La Comunicación como herramienta para el desarrollo del Capital Humano en las organizaciones (página 2)
Enviado por Reina A. Carball� Pi��n
La comunicación empresarial o institucional como también suele decirse, es el proceso de interacción social inherente a los grupos humanos y, por ende, a los trabajadores, que se materializa mediante mensajes, a partir de un código común al emisor y receptor, con el propósito de crear significados. Es también información para el conocimiento, análisis y discusión sobre un tema o asunto, y un principio esencial que garantiza la participación de los trabajadores en la toma de decisiones y en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización y en la búsqueda de soluciones a los problemas.
La comunicación empresarial es el conjunto de actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de informaciones dentro de la empresa y entre ésta y su entorno. Debemos aclarar que se utilizan los términos "comunicación e información" en estrecha relación pero que cada uno de ellos cuenta con una acepción en particular y que, aunque existe una profunda interdependencia, son conceptos diferentes que colaboran entre si.
La comunicación organizacional se puede llevar a cabo por medio de reportes, reuniones de trabajo, conversaciones informales, asambleas y otras modalidades.
La comunicación organizacional se manifiesta de dos formas: interna o endógena y externa o exógena. Si pretendemos identificar problemas, causas o efectos de los elementos (objetivos o subjetivos) involucrados en las acciones para alcanzar los objetivos de la organización, debemos acudir incuestionablemente al análisis de los procesos de comunicación interna.
La comunicación interna está determinada por la interrelación que se desarrolla entre el personal de la institución o entre los miembros de los diferentes o similares niveles de las estructuras jerárquicas; tiene sus repercusiones en el clima organizacional, en la optimización del entorno interno y posibilita la identificación entre los miembros, como parte de la Identidad Corporativa.
Las variables que intervienen en la comunicación interna son:
Estructurales: –Redes (jerárquicas y espontáneas)
-Roles (facilitadotes, porteros y receptores)
Del proceso
Exactitud, completamiento, transparencia, apertura, honestidad, distorsión y sobrecarga.
En la comunicación en redes jerárquicas puede suceder que los superiores y subordinados tienen una percepción diferente del tiempo empleado en las comunicaciones; la distorsión de la comunicación hacia arriba es típica cuando se tiene con personas de alta jerarquía y se modera con la satisfacción de las necesidades de seguridad, la confianza en el superior y la motivación. Los subordinados evitan comunicar las informaciones negativas o desfavorables, aunque las personas más efectivas afrontan el riesgo de hacerlo. La satisfacción de los subordinados con la supervisión y el control, es producto no solo de una relación y confianza entre las partes, sino también de la habilidad del superior para satisfacer las necesidades sentidas, lo que significa tener influencia en la organización jerárquica; esa satisfacción crece en la medida que el estilo de comunicación de la dirección está más centrado en los trabajadores, en las relaciones y menos en el jefe, en la tarea. Los superiores más efectivos tienden a tener en cuenta la comunicación, escuchan y están atentos a los detalles, son sensibles a las necesidades defensivas y sentimientos de los subordinados y procuran ser abiertos en su información; en fin, utilizan la empatía en sus tácticas de dirección.
La distancia superior-subordinado suele estar originada en la distancia de la "información semántica" o falta de acuerdo entre ellos, producido por las "meta- percepciones", o sea la visión del punto de vista de la otra persona.
La comunicación externa es toda proyección de la Imagen Corporativa hacia el entorno de la institución, para crear bases motivacionales, a fin de mantenerse en un espacio y en un posicionamiento que le permita satisfacer las necesidades (locales, regionales, nacionales) por las que fué creada.
La Imagen Corporativa tiene carácter:
-Promocional: cuyo objetivo es obtener la reacción inmediata del público, para que adquiera los servicios que ofrece la institución.
-Motivacional: cuyo objetivo es orientar la opinión del público hacia metas de identificación o empatía con la institución en cuestión
Herramientas para la proyección de la imagen
–Medios para proyectar la imagen promocional: Publicidad, Mercadeo.
-Medios para proyectar la imagen motivacional: Propaganda, Campañas de relaciones públicas, Comunicación comunitaria…
Debe elaborarse un sistema de influencias por pasos o etapas basándose en una identidad real establecida con un mensaje diáfano dirigido a un público bien identificado.
La aplicación de un correcto sistema de comunicación, permite influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los trabajadores de la empresa y los públicos externos, con el fin de cumplir con mayor eficiencia y rapidez los objetivos de la empresa.
En toda empresa que se encuentre en el proceso de perfeccionamiento de su gestión empresarial debe establecerse un Sistema de Comunicación Empresarial mediante la búsqueda de la asesoría adecuada, la selección del personal, se debe efectuar un diagnóstico del estado de la comunicación, elaborar el manual de Gestión de Comunicación, elaborar el Manual de Identidad Corporativa y crear un área de comunicación o responsabilizar algunas de las existentes para llevar a cabo las acciones de comunicación; esta área de comunicación empresarial debe tener entre sus funciones las de diseñar e implantar el sistema de comunicación, evaluar el cumplimiento del Sistema de Comunicación, efectuar diagnósticos periódicamente, participar en el proceso de la elaboración del plan de la empresa u organización superior de dirección y en la definición del presupuesto de comunicación, informar al consejo de dirección de la empresa u organización superior de dirección los resultados del sistema de comunicación, importancia de observar la interrelación de todos los sistemas en la estrategia integral de la empresa, y de ésta con su Órgano Superior de Dirección y con las Unidades Empresariales de Base, que la empresa se asesore con personal externo a la entidad cuando no cuente con personal calificado para la implantación de los sistemas, la integralidad que deben tener estos sistemas con el resto de los sistemas descritos y el papel de los Órganos Superiores de Dirección como elementos aglutinadores de sus sistemas empresariales.
Para poder lograr un cambio, el mensaje debe ser importante para el receptor, es decir, debe causarle un cierto impacto. Los cambios que pueden lograrse son de tres tipos:
Debemos tener en cuenta que debe existir la competencia comunicativa, que es el conjunto de habilidades y hábitos (capacidades y destrezas) formados en la experiencia práctica que permite a dos o más miembros de una colectividad dada hacer uso de un sistema compartido de representaciones sociales, de signos y significados, y que puedan realizar transacciones intersubjetivas, afectarse mutuamente y elaborar significados que permiten el desarrollo individual y colectivo.
El comportamiento organizacional está determinado en buena medida por el clima organizacional y por la cultura organizacional.
El Clima organizacional es el resultado de las percepciones que el individuo tiene de las estructuras y la dinámica de los procesos que tienen lugar en su medio laboral.
Las percepciones se relacionan con:
1. Estructura
2. Responsabilidad (autonomía)
3. Recompensa
4. Desafío ante riesgos
5. Relaciones formales o no
6. Cooperación y apoyo mutuo
7. Estándares de rendimiento
8. Conflictos
9. Identidad
Resultados en la conducta y desempeño laboral
Aumento de la eficacia y la eficiencia, en los tres niveles de la rganización
Incremento de los flujos de comunicación
Incremento de la motivación y la satisfacción
La cultura organizacional es el término descriptivo, referido al sistema de significados compartidos que ostentan los miembros y que distinguen una organización de otra, no conlleva la valoración, ni la satisfacción con la misma, es el " pegamento" social o normativo que mantiene unida a una organización, expresa los valores o ideales sociales y las creencias que los miembros de la organización llegan a compartir, se manifiestan en elementos simbólicos, como mitos, rituales, historias, leyendas y un lenguaje especializado, afecta al comportamiento es un sistema de valores compartidos (expresa lo que es importante) y creencias (señala como funcionan las cosas) que interactúan con la gente, las estructuras funcionales de organización y los sistemas de control que instrumenta una entidad para lograr normas de comportamiento (indican "cómo se hacen las cosas aqui").
Funciones de la cultura organizacional
1. Transmite un sentimiento de identidad a los miembros
2. Facilita el compromiso con algo mayor que el yo mismo
3. Refuerza la estabilidad del sistema social
4. Ofrece premisas reconocidas y aceptadas para la toma de decisiones
La cultura organizacional se forma a partir de una concepción, por miembros "fundantes" y se mantiene mediante la selección, la dirección y la socialización, que trae como resultado mayor productividad, mayor compromiso y la decisión de quedarse o no.
El Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano a su vez incluye la comunicacion como uno de sus subsistemas y le otorga relevante importancia debido a que este es el responsable del flujo de la informacion de cualquier tipo y a cualquier nivel dentro de la organizacion y que es un proceso inherente al ser humano que contribuye al establecimiento de las relaciones interpersonales.
Se reconocen como Requisitos Obligatorios a cumplir para poder diseñar e implantar con efectividad un Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano los siguientes:
Voluntad Expresa: Debe ser reconocida públicamente en la Estrategia, ser coherente con la cultura imperante e implica perseverancia y convencimiento de su necesidad. Se expresa en la asunción de esta meta primero que todo por la alta dirección. Es vital saber que no se logra en dos días, requiere tiempo, y acelerar el proceso atenta contra su efectividad.
Autocontrol y Participación: Requiere cambiar los estilos de dirección que se sustentan en el control externo y el castigo, al autocontrol y la motivación, donde cada individuo y área es responsable de definir sus metas de desempeño, esclarecer sus indicadores y participar decisivamente en la evaluación de su trabajo y resultados alcanzados. Implica participación de todos sin distinción de formación, nivel o cargo. Se destaca que agentes significativos (clientes y proveedores significativos, organismos rectores, entidades subordinadas u otros), con quienes existe una relación estrecha deben también participar en los procesos y etapas relacionados con la identificación y validación de las competencias, así como en la evaluación final de las competencias tras cada período determinado.
Retroalimentación: Imprescindible para conocer su efectividad y ajustar las etapas y ciclos sucesivos. Se propone contar con mecanismo para asegurar la retroalimentación participativa y la gestión del cambio desde la base con la creación y fomento de un grupo emprendedor o grupo gestor.
Como Principio General se sostiene la necesidad de diseñar, implementar y mantener el sistema de manera escalonada, o sea garantizando en cada ciclo el aumento de su complejidad, alcance y extensión, comenzando siempre por las competencias esenciales, las que están presentes en todos los miembros de la organización aunque se expresen a nivel de conducta de manera diferente. También la complejidad del entorno en el que se mueven las empresas, agravado por la propia complejidad interna de las mismas, hace muy difícil un análisis, diseño e implantación de Sistemas de Gestión en una sola etapa o nivel. Resaltamos que este planteamiento es válido para cualquier empresa aunque, de forma muy especial, para las empresas diversificadas, que desarrollan diferentes actividades en el sentido de que fabrican diferentes productos o que operan en diferentes mercados.
Para poder aplicar el modelo general es necesario contar con una metodología que defina qué debemos hacer, cómo y cuándo.
Para esclarecer un camino estratégico se requiere comenzar revisando y adecuando la misión y visión corporativas. Si por un lado, la misión y su desagregación en funciones constituyen una herramienta vital para este objetivo según el análisis funcional, las aspiraciones, en su dialéctica con el entorno, aportan elementos de cambio para la mejora continua de este sistema y favorecen la transformación cualitativa de las competencias a largo plazo, ya que no deben, ni pueden, permanecer inmutables en el tiempo. Además las exigencias organizacionales que impone la visión constituyen la base del análisis estratégico, como herramienta a tener en cuenta durante la determinación de competencias. Lograr una transformación tan vital y radical como la aplicación de este sistema exige primeramente declararla como gran meta pública de la organización en su visión corporativa y así encauzar esfuerzos y recursos. También se recomienda utilizar la dirección estratégica y por objetivos como herramientas para controlar y delegar las etapas correspondientes.
Conclusiones
Después de analizar estos aspectos, primordiales para el Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano, vemos por que es necesario adentrarnos en los procesos de comunicación del sistema organizacional, para poder conocer, comprender y controlar los factores que intervienen en dichos procesos y poder utilizarlos en el seguimiento de la misión de la institución, y en el alcance de los objetivos, las expectativas y la satisfacción de los intereses.
Se incrementará su autorespeto y la satisfacción por hacer alguna cosa con la suficiente capacidad para aumentar la confianza y seguridad en uno mismo y se mejorará su posición social, la aceptación y el respeto de los demás, al ser reconocida su capacidad para afirmar los derechos personales.
Recomendaciones
Para una comunicación efectiva usted debe clasificar sus ideas antes de comunicarlas, examinar el propósito de sus mensajes, considerar el contexto (físico y humano) en el que comunicará sus mensajes, cuando sea apropiado y posible, consulte con otras personas para diseñar más adecuadamente su comunicación, cuando comunique esté atento al contenido de su mensaje y la forma de expresarlo, trate de ver cuáles son las necesidades e intereses de su receptor, dé seguimiento a sus comunicados, asegúrese de que su conducta reafirma su comunicación y finalmente busque no sólo ser entendido sino también entender los mensajes.
Bibliografía
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Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros (2007). Decreto 281/2007. Bases del Perfeccionamiento Empresarial.
Cuesta, A. (2000). Gestión por Competencias.
________. (1997). Tecnología de Gestión de Recursos Humanos.
Autora:
Lic. Reina A. Carballé Piñón
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