El control interno en el subsistema de activos fijos tangibles en las empresas

Introducción

Para que una entidad tenga conocimiento pleno de su contabilidad y resultados de trabajo en el control de sus recursos se deben dominar con exactitud las normas, regulaciones, condiciones, características, situación real y posibles vulnerabilidades de sus medios y recursos para el desempeño de su trabajo entre los que se encuentran los Activos Fijos Tangibles prestos a caracterizarse en la UEB objeto de estudio, proceso que será llevado a cabo en esta investigación, que además recoge el programa de auditoría a los Activos Fijos Tangibles. .

Caracterización del sistema operativo CONDOR aplicado en el control de en una UEB

Dentro del sistema operativo CONDOR el módulo "Control de Activos Fijos", automatiza los procedimientos establecidos para el Control Interno y la contabilización de los Activos Fijos Tangibles e Intangibles; de acuerdo a las normativas dictadas por el Ministerio de Finanzas y Precios, (MFP), y a las disposiciones emitidas por la Dirección de Contabilidad y Precios. Permite el enlace con Contabilidad General Condor a través del Comprobante Resumen de las operaciones efectuadas en el mes. Puede ser comercializado con clientes que no pertenezcan al sistema.

El Módulo Control de Activos Fijos, está constituido por dos etapas bien definidas que son: la carga inicial de los datos y la explotación del sistema, la primera etapa culmina con el cierre de apertura y da paso a la segunda etapa, o sea, la explotación del sistema. La carga inicial de los datos es muy importante, porque de la calidad de la misma depende la futura explotación del sistema. Para comenzar la carga inicial, el usuario debe crear las condiciones necesarias para llevar a cabo la misma con éxito. Es posible acceder a las diferentes opciones del módulo, a través de un sistema de menús que se abren en forma de cascadas donde el usuario puede seleccionar cada una, dando clic o enter en la barra sombreada. Además dispone de una barra de herramienta con las opciones más usadas, que puede ejecutar desde fuera del menú. Para la correcta utilización del sistema se siguen los siguientes pasos:

1.- Creación de los permisos de acceso a los usuarios del sistema, de acuerdo al nivel jerárquico que se desee otorgar a cada uno. Se sugiere eliminar al usuario cóndor una vez que se haya definido un usuario con permiso a todas las opciones del sistema.

2.- Revisión de los códigos que se emplearán en la explotación del sistema. Si lo requiere puede modificar la información contenida en los nomencladores, donde se debe tener presente que esos códigos serán los que aparecerán en los registros y reportes que brinda el sistema.

Los códigos propuestos corresponden al plan de cuentas del sistema y son los siguientes:

– Nomenclador de cuentas de valor y depreciación: Se muestran los grupos de Activos Fijos definidos y las cuentas Valor y Depreciación asignadas a los diferentes grupos y los rangos de tasas de depreciación y amortización. Si se es un cliente que no pertenece al sistema, se pueden definir sus propios grupos de Activos Fijos con sus correspondientes cuentas valor y depreciación y los rangos de tasas de depreciación y amortización de acuerdo a las normativas del MFP. A partir de este nomenclador es posible fijar el grupo al cual pertenecen los Activos Fijos en los movimientos de altas o durante la carga inicial de los datos.

– Plantilla de contabilización: revisar los códigos de las diferentes cuentas asignadas a los movimientos de activos fijos, verificar que se ajustan al clasificador general de cuentas que se debe utilizar.

– Cuentas de movimientos: los códigos de las cuentas que aparecen por tipo de movimiento en este nomenclador, deben coincidir con los de la plantilla de contabilización, si se está de acuerdo con la contabilización propuesta por el sistema en cada asiento contable. En caso contrario Ud. puede crear sus propios códigos en este nomenclador y modificar las contabilizaciones generadas por el sistema.

– Elementos de Gasto:

– Subelementos de Gasto: los códigos de ambos nomencladores se refieren a entidades que tienen la categoría de empresas (es decir financiadas con fuentes propias). Si la categoría de su entidad es otra, debe modificar los códigos propuestos.

– Subcuentas de activos:

– Subcuentas depreciación: la estructura de las cuentas empleadas en ambos nomencladores, corresponden a la contabilización del plan de cuentas del sistema, si no se adecua al mismo puede modificarse.

– Subcuentas corrientes: los códigos propuestos corresponden al segundo nivel de las Cuentas por Pagar y las Cuentas por Cobrar.

– Situación del Activo Fijo: los códigos propuestos corresponden a cómo participa el Activo Fijo en la actividad de la empresa.

– Componentes de obras: los códigos propuestos corresponden al tercer nivel de las cuentas de los Activos Fijos en ejecución o inversiones materiales.

3.- Creación de los siguientes nomencladores:

– Clasificador general de cuentas: debe contener todos los códigos de último nivel del Plan de cuentas correspondientes a la contabilización de los Activos Fijos. No es obligatorio crearlo previamente porque el sistema le brinda al usuario la posibilidad de ir creando los códigos interactivamente en los formularios de actualización de datos. Se aconseja actualizarlo interactivamente y no por el nomenclador, ya que de esta forma este último solamente tendrá la información que va requiriendo el sistema.

– Nomenclador de centros de costo. Se puede actualizar interactivamente, pero se recomienda actualizar el nomenclador una vez que se hayan definido correctamente todos los centros de costo con sus correspondientes Cuentas de Gasto y cerciorarse de que coinciden con los establecidos en contabilidad general Cóndor.

– Nomenclador de áreas. Se puede actualizar interactivamente, pero se recomienda actualizar el nomenclador una vez que se hayan definido correctamente todas las áreas de responsabilidad de la entidad.

– Cliente / proveedor. Se puede actualizar interactivamente; pero debe conocer que de esta forma solamente se crea el código y la descripción del cliente, el resto de la información debe introducirse a través del nomenclador. Se recomienda hacerlo por el nomenclador teniendo en cuenta la cantidad de información que se debe reflejar por cada cliente.

– Nomenclador de monedas. Es obligatorio crearlo a través del nomenclador. Debe contener al menos la moneda CUC, USD y CUP.

4.- Creación del tarjetero o carga inicial de los datos.

5.- Efectuar el cierre de apertura

6.- Comenzar la explotación del sistema.

El sistema no le permite efectuar el cierre de mes, si queda algún movimiento efectuado en el mes que su contabilización no se haya confirmado, o si el comprobante resumen se haya descuadrado, en ese caso se debe revisar cada movimiento efectuado que haya generado contabilización, sin necesidad de restaurar la información que previamente salvó antes del cierre.

Constituyen estas las fundamentales características del sistema operativo CONDOR (Colectivo de Autores.,1999)

Diagnóstico del Control Interno en el subsistema de AFT

Como parte del dictamen o diagnóstico a la situación de los Activos Fijos Tangibles se utilizará como base la Guía Metodológica de evaluación del sistema de Control Interno establecida en la Resolución No 60/2011 de la Contralora General de la República y otras guías de verificación física del subsistema de Activos Fijos Tangibles. Se comprobarán todos los puntos, obteniendo resultados, que se ubicarán según su naturaleza dentro de los componentes del Control Interno y en la forma que corresponda.

Además se realiza la verificación de algunos de los movimientos y operaciones del registro contable como el de la depreciación, si las tasas aplicadas están en correspondencia con la Resolución 379/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios y se comprobará la habilitación de los submayores relacionados con el subsistema, para de esta forma proponer medidas que sean aplicadas por la unidad, de esta manera perfeccionar el sistema de Control Interno del subsistema de los Activos Fijos Tangibles, relacionados a través de los cinco componentes desarrollándose el trabajo en la UEB seleccionada

A partir de la Guía de Autocontrol, (Ver Anexo No. 1), en correspondencia con la norma del sistema de Control Interno aprobada mediante la Resolución No 60/2011 de la Contralora General de la República se realiza la exploración del sistema de Control Interno de la entidad para obtener una visión de su situación previa al desarrollo de la auditoría. A través de las respuestas de la misma se obtiene de manera anticipada una perspectiva del programa de auditoría a elaborar y posteriormente fundamentar juicios concretos que servirán de base más tarde a la profundidad de las comprobaciones y al grado de responsabilidad que deberá ser asumido, exponiéndose a continuación los aspectos negativos de la misma:

A fin de lograr establecer el conocimiento de los procedimientos a tener en cuenta para el trabajo con los Activos Fijos Tangibles en la esfera económica de la entidad objeto de la auditoría y para tener una mejor visión de los aspectos a tener en cuenta a la hora de emitir un criterio evaluativo y siendo parte integral del diagnóstico se han revisado diferentes regulaciones al respecto tales como: Resolución No. 446 de 2002 del Ministerio de Finanzas y Precios, que establece el movimiento de activos fijos tangibles, excepto los inmuebles, entre entidades estatales y las organizaciones y asociaciones vinculadas al presupuesto central, que se llevara a efecto mediante compraventa, suscribiendo al efecto el correspondiente contrato, cuestión respetada por la entidad. La Resolución No. 37 de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios, que establece el procedimiento contable y financiero para cuando un activo fijo tangible es dado de baja y como consecuencia de su desmantelamiento se decida por la autoridad competente venderlo como chatarra a otra entidad, cuestión en la que existen deficiencias al no tener los documentos de destino final que establece la presente Resolución de los medios que han sido entregados a Materias Primas después de disponer de la baja de los mismos, lo que viola la presente. La Resolución No. 10 de 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, que pone en vigor los datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta al momento de diseñar los modelos del subsistema de Activos Fijos Tangibles

Teniendo en cuenta el diagnóstico realizado y para establecer una evaluación de los resultados del mismo se tiene en cuenta la Resolución número 36 de fecha 9 de febrero de 2012, de La Contraloría General de la República que en su artículo 2, segundo acápite establece que en los casos que solo se verifique un tema, proceso o área específica, el criterio a emitir sobre la entidad auditada solo se hará hasta el nivel comprobado en la acción de control, lo que debe quedar explícito en las conclusiones.

Del propio artículo 2, en su tercer acápite se establecen los elementos para otorgar la calificación a la entidad auditada que se relacionan a continuación:

a) Los resultados obtenidos en el control y administración de los recursos financieros, materiales y humanos vinculados con su actividad principal y las de apoyo, en correspondencia con el sistema de control interno implementado.

b) Si se encuentran creadas las condiciones para la comisión de presuntos hechos delictivos y presuntos hechos de corrupción administrativa, o se compruebe su existencia, definiendo en todos los casos las causas y condiciones que generaron estos hechos.

c) El control administrativo, cuyo estado pueda generar daño económico significativo o que conlleve a la pérdida, destrucción y otras causas que perjudiquen el adecuado archivo de los documentos y que no garanticen su salvaguarda según lo dispuesto.

Las categorías a otorgar según el artículo 3 de la misma Resolución pueden ser satisfactorio, aceptable, deficiente o malo, por lo que en este caso se otorga la categoría de deficiente, teniendo en cuenta que no se han conformado la mayoría de los documentos fundamentales referidos a la constitución de la organización, al marco legal de las operaciones aprobadas, a la creación de sus órganos de dirección y consultivos, a los procesos, sistemas, políticas, disposiciones legales y procedimientos en correspondencia con lo legislado; además, los documentos aprobados no están al alcance o no son del dominio de la máxima dirección y el resto del colectivo; ni se cumple con algunos de los principios básicos del Sistema de Control Interno, ni con el ordenamiento jurídico y técnico establecido por los organismos rectores para la realización de los distintos procesos; las bases establecidas para la identificación y análisis de los riesgos no permiten una adecuada clasificación, evaluación de sus vulnerabilidades y determinación de los objetivos de control, por lo que el Plan de Prevención de Riesgos no permite que estos se gestionen, incidiendo en el cumplimiento de sus objetivos y la falta de control sobre el patrimonio de la entidad; se aplican de forma parcial las políticas, disposiciones legales y procedimientos de control, detectándose afectaciones en la calidad de la gestión y la seguridad razonable de la contratación económica y los requerimientos institucionales, lo que contribuye al incumplimiento de los objetivos y su misión; no es fiable la información financiera, ni se cumplen las disposiciones legales correspondientes, pudiéndose determinar atrasos en los registros contables objeto de revisión, los que influyen en el cierre contable, aunque no de forma reiterativa; además, existen incumplimientos de las regulaciones establecidas que pueden generar daño económico de escasa entidad, así como ineficiencia e ineficacia en las operaciones que se realiza, no estando de acuerdo con su objeto social o encargo estatal; son insuficientes las actividades continuas y las evaluaciones puntuales que se realizan, por lo que la entidad no detecta todos los errores e irregularidades no determinados por las actividades de control, además, no en todas las ocasiones realizan las correcciones y modificaciones necesarias, a juicio del auditor la probabilidad de ocurrencia de los hechos detectados es mediana y su impacto económico o social también es medianamente significativo.

Programa de auditoría para evaluar el subsistema de AFT y su depreciación

El siguiente programa de auditoría presenta los procedimientos pertinentes para el examen de los Activos Fijos Tangibles y su depreciación acumulada, que se aplica para la realización de la auditoría.

1. Estudio y evaluación del Control Interno para los Activos Fijos Tangibles.

1.1 Obtener una descripción del Control Interno sobre los Activos Fijos Tangibles y las políticas de depreciación que se aplican de acuerdo a la legislación vigente.

1.2 Comprobar las transacciones con los Activos Fijos Tangibles y su depreciación.

1.3. Evaluar el Control Interno de los Activos Fijos Tangibles

2. Pruebas sustantivas acerca de los Activos Fijos Tangibles con los rendimientos y gastos relacionados.

2.1. Determinar si los submayores de Activos Fijos Tangibles están de acuerdo con las cuentas de control en el Mayor General.

2.2. Realizar conteo físico de los Activos Fijos en las áreas de responsabilidad que representen del 30 al 35% del total, verificando su propiedad legal.

2.3. Confrontar los movimientos realizados con su registro en los comprobantes de operaciones, mayor y submayores pertinentes, además de la consecuente actualización de los controles de Activos Fijos Tangibles por áreas de responsabilidad.

2.4. Hacer inspección física de los aumentos sustanciales de los Activos Fijos Tangibles.

2.5. Revisar la documentación correspondiente a las transacciones de bajas de activos en cuanto a su debida autorización por las personas facultadas para ello y la evidencia documental del destino final del activo.

2.6. Analizar los expedientes que sustentan las transacciones o saldos al cierre o durante el período de la auditoría en relación a la determinación de faltantes, sobrantes o pérdidas de Activos Fijos Tangibles, las causas que dieron lugar a estos, las investigaciones o comprobaciones realizadas, el monto de la depreciación acumulada de los Activos Fijos Tangibles, la denuncia en caso de faltantes ante la autoridad competente conforme a lo establecido en la legislación penal y sea presumible la comisión de delito, o el importe exceda la escasa entidad de acuerdo con lo dispuesto en la legislación vigente sobre responsabilidad material; así como el documento emitido por el órgano estatal competente en el que conste que fue aceptada la denuncia no siendo necesario esperar sentencia para su cancelación.

2.7. Investigar la situación de la propiedad que no se usa.

2.8. Obtener y preparar un análisis sumario que muestre los cambios durante el período en los Activos Fijos Tangibles

2.9. Verificar los gastos por impuestos sobre el transporte terrestre mediante la inspección de los cheques pagados y su adecuada contabilización

2.10. Determinar la correcta presentación en el balance general, analizando los saldos de las cuentas de Activos Fijos Tangibles, confrontándolos con los saldos del Mayor e investigando las causas de las diferencias detectadas y su impacto en la razonabilidad de la información financiera.

2.11. Analizar la inclusión en el área contable de los expedientes correspondientes y registros oportunos de errores contables de años anteriores cuya solución implique afectaciones positivas o negativas al resultado financiero de la entidad; diferencias que se detecten en proceso de actualización o depuración de la contabilidad, cuya solución afecte el resultado.

2.12. Obtener o preparar un análisis sumario de la depreciación acumulada para las principales clasificaciones de Activos Fijos según lo muestren las cuentas de control del Mayor General, donde se detallen los saldos al inicio del período, variaciones del año actual y saldo final.

2.13. Verificar las deducciones de la depreciación acumulada por los activos retirados, probando la exactitud de la depreciación acumulada a la fecha de retiro.

El programa de auditoría expuesto anteriormente podrá ser aplicado a cualquier entidad previa comunicación formal mediante carta de presentación.

Conclusiones

1.- La auditoría financiera a los activos fijos tangibles y su depreciación en los escenarios actuales de transformaciones en el orden económico que se llevan a cabo en Cuba, requiere de procedimientos basados en los fundamentos teóricos y metodológicos nacionales e internacionales.

2.- Para realizar el diagnóstico al Control Interno del subsistema de los Activos Fijos Tangibles y su depreciación se empleara como base la Guía Metodológica de evaluación del sistema de Control Interno establecida en la Resolución No 60/2011 de la Contralora General de la República y otras guías de verificación física del subsistema de Activos Fijos Tangibles.

3.- Se propone un Programa de auditoría para posterior evaluación del subsistema de Activos Fijos Tangibles y su depreciación en la Unidad Empresarial de Base objeto de estudio.

Bibliografía

• Consejo de Estado Y Consejo de Ministros., (2009) Ley 107 de la Contraloría General de la República de Cuba. Cuba.

• Contraloría General de la República., (2011) Res 60/2011. Normas y Procedimientos de los Activos Fijos Tangibles dentro del Sistema de Control Interno. Cuba.

• Decreto Ley 92/1999. Cuba.

• Decreto Ley 219/2001 de Auditoría. CGR. Cuba.

• Enciclopedia de auditoría., (1999).Ediciones Oceanum. España. SL Barcelona.

• Ministerio de Finanzas y Precios., (2003) Res 297/2003. Control Interno. Cuba.

• Oficina Nacional de Auditoría., (1995) Dec. Ley 159 de Auditoría. Cuba

• Norma internacional de auditoría, (2000). Instituto Mexicano de contadores públicos. A.C Boletín 3050.

• Resolución económica del VI Congreso del PCC (2010). Cuba.

• Resolución 512/2013. CGR.Cuba.

• Resolución 36/2012. CGR.Cuba.

• Resolución 10/2007. MFP .Cuba.