El control interno en el subsistema de activos fijos tangibles en las empresas (página 2)

NO.

ASPECTOS A VERIFICAR

SI

NO

NP

Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual

1.

Definidos los objetivos de trabajo de la entidad.

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2.

El plan anual de actividades asegura la correspondencia entre los objetivos de trabajo, las actividades y los recursos de la entidad, respondiendo a la instrumentación de las actividades recogidas en el plan de actividades principales del órgano u organismo al que se subordina, de acuerdo a las regulaciones aprobadas por el Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros para la planificación.

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3.

Para la elaboración del plan anual de actividades, se tiene en cuenta entre otros aspectos los siguientes:

– La misión de la entidad.

– Los objetivos de trabajo de la entidad

– Las funciones definidas de cada área y puesto de trabajo.

– Las actividades a realizar en cada proceso o subproceso.

– Los riesgos más relevantes o sea aquellos que ponen en peligro el cumplimiento de los objetivos y la misión de la entidad (Plan de Prevención de Riegos).

– El Plan de actividades debe contener las tareas de consulta y discusión del Plan económico y el Presupuesto anual con los trabajadores en todas sus etapas o procesos

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4.

Se analiza el cumplimiento de la planeación y se adoptan las medidas que correspondan

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5.

Elaborado el plan de trabajo mensual sobre la base de lo aprobado en el plan anual de actividades de cada nivel de dirección, puntualizando las actividades que hayan sufrido cambios y las nuevas, como resultado del proceso de dirección, teniendo en cuenta también que en el cumplimiento del mismo se incluyan las acciones de control y seguimiento a realizar por la propia entidad para solucionar las deficiencias o limitaciones que se detecten, lo que debe incidir en la actualización de los planes de Prevención de Riesgos.

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6.

Cada cuadro, funcionario y especialista elabora su plan de trabajo individual, teniendo presente el plan de trabajo mensual del nivel de dirección a que se subordina, el aseguramiento de los objetivos y tareas que responda a su responsabilidad y a las misiones asignadas. El jefe inmediato superior revisa, aprueba y analiza el cumplimiento del plan aprobado.

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7.

Se informa a los niveles que correspondan, el cumplimiento de los planes de trabajo.

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Integridad y valores éticos

8.

Firmado por los cuadros el Código de Ética de los Cuadros del Estado cubano. Se evalúan en las rendiciones de cuenta y en las evaluaciones la observancia de los preceptos éticos.

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9.

Identificados por los trabajadores los valores éticos de la entidad.

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10.

Cuenta la entidad con un Código de ética específico para la actividad.

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11.

Se conoce por los trabajadores y se aplica el Reglamento Disciplinario aprobado.

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12.

Se cumple el Convenio Colectivo de Trabajo elaborado conjuntamente entre la administración y la organización sindical, habiendo sido discutido y aprobado por los trabajadores, el que debe mantener su vigencia por un periodo máximo de tres años.

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13.

Creado y actualizado el registro consecutivo de medidas disciplinarias.

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14.

Existe evidencia de la preparación general de los cuadros y reservas, su vinculación con los demás trabajadores, para lograr una cultura de responsabilidad administrativa.

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Idoneidad demostrada

15.

Creado el comité de expertos y se conservan las actas de las reuniones, así como las recomendaciones emitidas en cada caso y cualquier otra información o documentación probatoria del asunto en cuestión.

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NO.

ASPECTOS A VERIFICAR

SI

NO

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16.

Se utilizan en las entidades que lo requieran las buenas prácticas para definir perfiles de competencia para cada cargo establecido según las normas cubanas.

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17.

Cada trabajador conoce sus tareas o funciones establecidas en el calificador de cargos y en los contenidos específicos de trabajo, y se refleja su cumplimiento en las evaluaciones de desempeño.

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18.

Elaborado y actualizado un registro de la plantilla de personal y el registro de trabajadores, de acuerdo con la legislación vigente del MTSS.

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19.

El plan anual de capacitación se confecciona a partir de lo establecido en la legislación vigente del MTSS, considerando además la integración del diagnóstico o determinación de las necesidades de preparación y el plan individual de capacitación.

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Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad

20.

Se cuenta con la disposición que aprueba la constitución de la entidad y su objeto social o encargo estatal, según proceda.

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21.

Poseen los certificados de inscripción en los registros públicos correspondientes según la actividad que realiza la entidad (Registros de la Oficina Nacional de Estadística e Información y la Oficina Nacional de Administración Tributaria, entre otros).

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22.

Se cuenta con la documentación que aprueba la plantilla de cargos, así como con el organigrama de la entidad, los que se corresponden con la estructura organizativa de la entidad y sus necesidades.

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23.

Identificados los procesos, actividades y sus responsables, a partir de las funciones de la entidad, para dar cumplimiento a los objetivos trazados.

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24.

Elaborado y aprobado por la máxima dirección, el manual de procedimientos, donde se relacionan los procedimientos a seguir en cada uno de los procesos fundamentales.

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25.

Elaborado:

– El manual de funcionamiento interno, donde se establecen las funciones y relaciones entre las áreas y puestos de trabajo de acuerdo con los procesos y actividades que se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos de trabajo de la entidad, así como la autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo, encontrándose aprobado por la máxima dirección.

– El Reglamento Orgánico, según corresponda.

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26.

Se aplica el sistema de información del Gobierno, conforme a lo establecido en la legislación vigente.

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27.

Se aplican las normas obligatorias emitidas por la Oficina Nacional de Normalización para los procesos que lo requieran.

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28.

Cuentan con asesoramiento jurídico y se le da seguimiento a los dictámenes sobre aspectos legales de la gestión que desarrolla la entidad.

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29.

En los casos que proceda, se controla y exige la tramitación ágil y oportuna de las demandas judiciales para el reconocimiento de deudas entre las partes del contrato, considerando lo siguiente:

– Si existen obligaciones de cobro no ejecutadas.

– Están estas obligaciones de pago reconocidas por la entidad deudora.

– De no estar documentadas se ha instado ante el tribunal en el proceso correspondiente.

– De haberse obtenido fallo favorable del tribunal, medidas adoptadas para su cumplimiento.

– Si el fallo del tribunal fue desfavorable, medidas adoptadas para su cobro y delimitación de responsabilidades.

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30.

Se elaboran y controlan los diferentes tipos de contratos derivados de las relaciones de trabajo, monetarias y mercantiles, pactados con personas naturales y jurídicas, según lo establecido en las normas vigentes, teniendo

en cuenta:

– Se exige por la calidad del proceso de negociación, elaboración, firma, ejecución, reclamación y control de los contratos.

– Se controlan según lo establecido por la legislación vigente los contratos vinculados con el comercio exterior, los convenios, y proyectos de colaboración, cumpliendo estas relaciones contractuales las disposiciones de la Aduana General de la República.

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31.

Elaborado y actualizado el plan de seguridad informática de acuerdo con la legislación vigente.

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32.

Elaborado y actualizado el plan de seguridad y protección física conforme a lo establecido legalmente.

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33.

Los cuadros, funcionarios y trabajadores designados cuentan con las resoluciones de nombramiento, así como se debe contar con los contratos de trabajo en los casos que corresponda y tener definido por escrito sus deberes, derechos y la responsabilidad material de los recursos que custodian.

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34.

Existe evidencia del proceso de entrega y recepción del cargo y se evalúa con rigor el plan de medidas elaborado para solucionar las deficiencias y limitaciones presentes en la organización.

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35.

Cuentan con las disposiciones que aprueban la constitución de los órganos de dirección, colegiados y consultivos y se conservan las actas de sus respectivas reuniones.

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36.

La estructura y organización de las áreas económicas y contable se corresponden con la misión de su organización y el volumen de las operaciones para garantizar los procesos de revisión sobre:

– Elaboración, ejecución y cumplimiento del Plan Económico y el Presupuesto Anual asignado

– Veracidad de la información administrativa

– Cumplimiento de los deberes formales del Sistema tributario

– Análisis económico-financieros y su situación de producirse cambios técnico – organizativos.

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37.

Integrados y armonizados los sistemas de gestión que aplica la entidad al sistema de control interno.

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Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos

38.

Tienen los procedimientos, las políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos para el reclutamiento, selección y aprobación del personal.

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NO.

ASPECTOS A VERIFICAR

SI

NO

NP

39.

Se conservan las actas de conformación de los órganos de justicia laboral de base, y las correspondientes a las asambleas con los trabajadores para el análisis de la eficiencia.

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40.

Está elaborado y se cumple un programa de salud y seguridad de los trabajadores.

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41.

Está elaborado y se cumple el procedimiento de acogida a nuevos trabajadores.

X

NO.

ASPECTOS A VERIFICAR

SI

NO

NP

Identificación del riesgo y detección del cambio

42.

Conformado el grupo para la identificación y análisis de los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización, sean externos e internos, clasificados por procesos, actividades y operaciones de cada área, con la participación de los trabajadores.

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43.

Se analizan periódicamente los riesgos identificados en cada proceso, actividad y operación, que afectan el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.

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Determinación de los objetivos de control

44.

En reuniones presididas por la máxima autoridad, el dirigente sindical, representantes de las organizaciones políticas y los trabajadores, se realiza un diagnóstico utilizando el informe emitido por el grupo de trabajo y se realiza la determinación de los objetivos de control.

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45.

Se conservan las actas de las reuniones por áreas con los trabajadores para la determinación de los objetivos de control y fueron antecedidas de un trabajo de información y preparación de los trabajadores.

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NO.

ASPECTOS A VERIFICAR

SI

NO

NP

Prevención de riesgos

46.

Elaborado el Plan de Prevención de Riesgos de la entidad, a partir de los riesgos más relevantes contenidos en los respectivos planes de Prevención de Riesgos de las áreas y considerando el autocontrol como una de las medidas.

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47.

Se consideran en el Plan de Prevención los riesgos más relevantes relacionados con la seguridad informática, la seguridad y protección física, la protección de la Información Oficial en la entidad y la actuación ética.

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48.

Aprobado el Plan de Prevención de Riesgos por parte del órgano colegiado de dirección y los trabajadores, dejando evidencia documental mediante acta de la reunión.

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49.

Existe evidencia de la evaluación y actualización sistemática del Plan de Prevención de Riesgos a partir del análisis de las causas y condiciones y las vulnerabilidades identificadas por diferentes acciones de control.

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50.

De existir riesgos financieros en su entidad, estos son administrados para la toma de decisiones, considerando lo siguiente:

í Pérdidas por el impacto del cambio en la política cambiaria.

í Pérdidas por variación de precios.

í Pérdidas por variación de la tasa de interés.

í Otros.

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NO.

ASPECTOS A VERIFICAR

SI

NO

NP

Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles de autorización

51.

Se garantiza la división de funciones y la contrapartida en las tareas y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos.

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NO.

ASPECTOS A VERIFICAR

SI

NO

NP

52.

Se incrementan las acciones de supervisión y control, en los casos que no es posible la división de tareas y responsabilidades.

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53.

Relaciones de familiaridad:

í Realizado el levantamiento de relaciones de familiaridad y en este se encuentran identificadas las relaciones que afectan la contrapartida.

í Está elaborado y se cumple el plan de acción para dar solución a las relaciones de familiaridad cuando se afecta la contrapartida.

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54.

Comprobadas las responsabilidades por áreas y los niveles de autorización definidas en el Reglamento Orgánico y en el Manual de Funcionamiento,

según corresponda.

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55.

Están definidas las firmas autorizadas para las diferentes transacciones y operaciones de la entidad.

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Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

56.

Las transacciones, operaciones y hechos cuentan con un soporte documental demostrativo, fiable y que garantice la trazabilidad de la misma.

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57.

El sistema costo implantado se corresponde con el tipo de actividad que realiza la entidad e incluye:

í Áreas de responsabilidad y centros de costo definidos.

í Métodos de cálculo del costo empleado.

í Análisis de las desviaciones del costo y su aplicación en la toma de decisiones.

í Fichas de costo y precio.

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58.

Utilizadas como herramientas de dirección los resultados obtenidos en el cálculo de las razones financieras con la situación real de la entidad considerando de proceder las siguientes:

í Razones de liquidez: general, inmediata y acida.

í Razones de actividad: ciclo de cobros, ciclo de pagos, ciclo de efectivo y ciclo de inventarios.

í Razones de endeudamiento: razón de endeudamiento, deuda-activos, deuda-patrimonio, calidad de la deuda y cobertura de los intereses.

í Razones de rentabilidad: margen de utilidad, rentabilidad financiera y rentabilidad económica.

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í Administración financieramente del inventario.

í La estructura del inventario y sus respectivos ciclos deben corresponderse con las necesidades de la entidad.

í La no existencia de inventarios ociosos y de lenta rotación.

í Conocimiento de los instrumentos de cobros y pagos que puede emplear y seleccionarlos adecuadamente.

Í Análisis de antigüedad de las cuentas por Cobrar y Pagar y que sus saldo estén conciliados y documentados.

59.

Revisado que los procedimientos contables cumplan con las normas de control interno de los subsistemas contables vigentes por el Ministerio de Finanzas y Precios.

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60.

Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Efectivo en Caja, teniendo en cuenta lo siguiente:

í El efectivo y valores equivalentes se mantienen en un lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. y el cajero tiene firmada el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo y otros bienes valores depositados en la caja de seguridad.

í Se cumple lo establecido con relación a la tenencia y custodia de la combinación de la caja seguridad.

í Son verificados el importe de los ingresos cobrados en efectivo y se corresponden con la suma de los documentos justificantes.

í Se controlan como está establecido los modelos de Recibo de Efectivo que se encuentran en poder del cajero.

í Se controla que los cobros en efectivo procedentes de ingresos, no se utilicen para efectuar pagos.

í Se realizan arqueos al efectivo en caja de forma sorpresiva y al término de cada mes.

í La suma del efectivo en caja más los documentos pagados y no reembolsados coinciden con el fondo autorizado.

í Se deposita en el banco al día hábil siguiente, el efectivo recaudado; de no ser así existe un documento por las personas facultadas que aprueba otro término.

í Se controlan los vales para pagos menores y sus justificantes como está establecido.

í Tienen establecido el registro para el control de los cheques emitidos, cargados por el banco, caducados y cancelados.

í Se revisan los documentos que dan origen a los cheques antes de firmarlos.

í Se controla que las personas autorizadas a firmar cheques no contabilicen dichas operaciones.

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61.

Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Efectivo en Banco, teniendo en cuenta lo siguiente:

í Existe control sobre los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados.

í Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.

í Las operaciones de las cuentas bancarias se concilian periódicamente y existe evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en

Banco, mensualmente.

í Se revisan las operaciones y justificantes correspondientes a cobros automáticos.

í Los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montos aprobados en los presupuestos correspondientes.

í Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas operaciones.

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NO.

ASPECTOS A VERIFICAR

SI

NO

NP

62.

Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios, teniendo en cuentan lo siguiente:

í Se cumple con la política de gestión de inventarios establecida por el Ministerio de Comercio Interior.

í La persona del almacén que cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos no tiene acceso al documento del suministrador (recepción a ciega).

í Los submayores de inventario del área contable deben estar al día.

í El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.

í Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, y cuando estos chequeos arrojen sistemáticamente diferencias, se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislación vigente.

í El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad, de acuerdo con lo establecido.

í Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.

í Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo

de la entrega de éstas.

í Se controla a través de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.

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