La estandarización del costo del proceso de negocio

Una vez que haya sido posible establecer el entramado perfecto de los procesos, se debe hacer un seguimiento y medición de los mismos, con el fin de demostrar mediante datos objetivos el quehacer en todas sus actividades. La organización por procesos ha concebido el ambiente de control necesario entre los procesos mediante tareas de medición y de mejora que se cumplen en el subproceso estratégico denominado "revisión por la dirección" para proporcionar información de cómo se está desarrollando la totalidad de los procesos de la empresa. Aquí podemos encontrar actividades de auditoria interna, programas de mejora continua, planes de satisfacción al cliente, tareas de análisis de datos, de inspección y control, etc., etc…

Desde una perspectiva teórica, la medición del trabajo o análisis de cargas de trabajo, corresponde al estudio de los procesos para establecer los puestos de trabajo que en cada dependencia desempeñen las actividades requeridas por los diversos procesos. Este es un estudio que puede ser utilizado para varios propósitos, tales como: la determinación de la capacidad disponible, la utilización de los recursos y materiales, el cálculo del coste de un servicio, la reducción de costos, la comparación de los métodos de trabajo, el mecanismo para facilitar la programación de las actividades y la adopción de incentivos salariales.

Como punto de partida para la realización de un estudio de cargas de trabajo y la selección de la metodología apropiada para determinar el tamaño y características de la planta de personal de una empresa, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Los procesos objeto de estudios deben estar normalizados, es decir solo involucran operaciones necesarias que agregan valor

• Los procesos a ser analizados deben estar debidamente documentados

• Los roles y responsabilidades por el desarrollo de las diferentes operaciones deben estar claramente definidas

• Las interrelaciones entre procesos dentro de la concepción del sistema empresa, deben estar claramente establecidas.

Existen diferentes técnicas que permiten determinar el número de personas requeridas, de acuerdo con la información recolectada. Entre las más usuales, podemos citar:

• Análisis de procesos, consistente en una descripción de los métodos de trabajo, la información que se genera, los tipos de materiales requeridos, las máquinas, la gente, el medio ambiente y las mediciones que se utilizan de manera conjunta para obtener los productos o servicios con valor agregado para los clientes indicados. Una vez definido el catálogo de procesos a nivel de subprocesos, operaciones y productos, se calcula el número de personas y cargos requeridos para la producción.

• Referenciación de procesos, también conocida como "benchmarking", es un proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente productos, servicios o procesos de trabajo de las organizaciones. 1) Identi?car las organizaciones que son líderes o las mejores del sector y de cada país para determinar cuáles vale la pena investigar. 2) Estudiar la mejores prácticas con el de compararnos mejorar y proponer nuevos objetivos. 3) Adoptar o adaptar las mejores prácticas, distribuir la información a toda la organización y establecer objetivos medibles que deberán cumplirse dentro de un plazo de tiempo especi?cado.

• El Método de los estándares subjetivos, consiste en determinar el tiempo de una tarea a partir de estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas. Usualmente, es un procedimiento útil para medir trabajos de tipo administrativo y de caracteres intelectuales y por lo general pertenecientes a las mismas empresas seleccionadas para la referenciación de los trabajos operativos.

• El Panel de expertos, consiste en la presentación de cálculos de expertos previamente invitados quienes en un foro de discusión referido a la información obtenida mediante los demás métodos de análisis introducen ajustes conducentes a los cálculos definitivos.

En el siguiente cuadro se muestra un informe contable matricial que relaciona la actividad en horas de utilización del emplazamiento de la maquinaria y equipo industrial dedicadas a los productos obtenidos. Precisamente, esta matriz constituye la base de distribución de los costes variables de producción vinculados a los tiempos de funcionamiento de las máquinas:

Cuadro N° 10: Requerimientos de fuerza laboral

A partir de los registros y análisis de los trabajos, se sintetiza la siguiente información de operaciones que han sido señaladas como agregadoras de valor que demandan los usuarios:

La externalización de los trabajos

Para las empresas de hoy resulta muy conveniente y estratégico recurrir a la contratación externa u "outsourcing" de aquellos equipos y trabajos que tienen una especialidad particular y que no constituyen su núcleo tecnológico, externalización que en contrario a su lastre aparente, muchas veces se constituye en una especie de ventaja comparativa.

Usualmente, las directrices utilizadas para identificar los equipos y trabajos susceptibles de ser externalizados son

• Que no correspondan a procesos misionales, salvo que se trate de equipos o trabajos pertenecientes a procesos o actividades cuya inversión en capacitación y desarrollo de personal para atender de manera propia estos equipos y trabajos no ofrezca la suficiente garantía de generar el valor agregado requerido.

• Que existan en el mercado mayores desarrollos tecnológicos cuyo nivel de variación o de actualización sea muy alto para las condiciones actuales de la empresa.

• Que puedan ser desarrollados por terceros de manera más económica, efectiva y eficiente.

De todas maneras, resulta importante aclarar que la externalización no significa delegar en terceras personas la responsabilidad por los procesos. Por ello, un proceso de contratación externa implica el diseño de especificaciones técnicas de los servicios a contratar, así como la explicitación de condiciones y requisitos que garanticen la estabilidad, flexibilidad, oportunidad y costos apropiados. Igualmente, se deberá asignar la responsabilidad por la interventoría de los contratos para asegurar el cumplimiento de los requisitos contractuales establecidos.

En el caso del trabajo directo que nos ocupa, la empresa Calcáreos ha optado por contratar en arrendamiento financiero la estación de gas líquido, el sistema de calderas, el instrumental para el control de procesos y los equipos de laboratorio en general, por un canon nominal de $46.000/hr.mes. Los siguientes registros permitirán calcular el costo del Alquiler real del equipo y la demanda de la capacidad del alquiler.

Esta elaboración conduce a la construcción de un diccionario de los proyectos y programas de la empresa, como la siguiente:

Proyecto N° 1: PLAN ESTRATEGICO

Este proyecto comprende los proyectos de la Planeación estratégica y la presupuestación mensual de la producción y las ventas

Programa 1.1.: GESTION DE RECURSOS FISICOS

Esta gestión consiste en gestionar los recursos físicos, el despliegue del personal, el procesamiento de la información contable y la prospección de los recursos financieros.

Proyecto N° 2: CONTROL DE GESTION

El Control de Gestión consiste en orientar y evaluar en forma permanente la gestión económica, social y ambiental en todos los niveles, funciones y procesos, buscando su eficacia, eficiencia y sostenibilidad y con el objetivo de minimizar la incertidumbre.

Programa 2.1.: CONTROL DE GESTION

Programa 2.2.: ELABORACION DE INFORMES

Diseño de formatos de gestión y elaboración de informes para los diversos productos y servicios que requiere el funcionamiento de la empresa.

Proyecto N° 3: SERVICIOS DE APOYO

Programa 3.1.: GESTION DE SERVICIOS TECNICOS

Programa 3.2.: ELABORACION DEL PLAN DE PRODUCCION

Proyecto N° 4: DESARROLLO DE PROYECTOS

Programa 4.1.: DESARROLLO DE PROYECTOS

Consiste en la búsqueda de nuevos negocios, la innovación de productos, el estudio y desarrollo de proyectos.

Proyecto N° 5: MERCADEO DE PRODUCTOS

Programa 5.1.: GESTION COMERCIAL

Las ventas directas a Bodegas de mayoristas de materiales de construcción, Ferreterías de barrios y Constructores de edificaciones, genera un rubro apreciable por comisiones de ventas. También debido a la fragilidad de los materiales de que están hechos los productos, el productor garantiza la entrega de los materiales puestos en las obras.

Programa 5.2.: COACHING DE VENTAS

Este programa incluye un servicio de entrenamiento en el uso y el proceso de elaboración de productos cerámicos a los clientes potenciales, capacitación en mercadeo y formas de venta a los vendedores, y la promoción propiamente dicha en los puntos de venta.

Programa 5.3.: RECEPCION DE PEDIDOS Y SOLICITUDES DE PRODUCTOS

Programa 5.4.: NUEVOS DISEÑOS DE PRODUCTOS

Programa 5.5.: PROTOCOLIZACION DE CONTRATOS

Proyecto N° 6: GESTION DE CALIDAD

Programa 6.1.: MEJORAMIENTO CONTINUO

Generalmente, el uso de los hallazgos o conclusiones del Control Interno, identifican oportunidades para la mejora, configurando un proceso continuo a través del análisis de los datos y la revisión por la dirección u otros medios. Las prioridades del mejoramiento que resultan del diagnóstico casi siempre serán: a) las actividades que afectan la aptitud de uso del producto y/o servicios a exigencias de contratos y, luego, b) las que afectan al coste por la ausencia de calidad.

Programa 6.2.: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Consiste en la identificación de fallos del producto, la determinación de criterios y tolerancias de calidad, los sistemas de registro y documentación para traza del producto.

Proyecto N° 7: SISTEMA DE INFORMACION

Proyecto N° 8: ORGANIZACIÓN Y METODOS

Con la información reportada desde los sistemas de medición de la empresa, es posible elaborar un informe contable matricial que relacione la actividad en horas de utilización del equipo de oficina (en orden numérico) y los programas de negocio originarios de su utilización (en orden alfabético). Precisamente, esta matriz constituye la base de distribución de los costes de administración y ventas vinculados a los tiempos de funcionamiento de los equipos:

El proceso estándar o normalizado

Un proceso estándar es aquel establecido mediante procedimientos científicos para indicar cómo han de ser las operaciones y costos esperados, antes de realizar determinada producción. A medida que avanza la estandarización de un proceso, todos los datos e informaciones obtenidas van siendo sometidos a pruebas de validación, de tal manera que la elaboración de productos u otros provechos, luego de su confrontación confirmatoria con los datos reales, adquieren la certificación de resultado predeterminado o de proceso estándar.

Durante la normalización de informaciones relacionadas con costos por materiales, mano de obra y costos indirectos de cada producto intervienen ingenieros, químicos y técnicos especializados en diversas áreas, aplicando las técnicas más avanzadas. A la vez, se efectúan entrevistas a las personas implicadas en los diferentes centros de servicios para que describan el tipo de tareas que realizan, cuanto tiempo dedican a ello, los recursos que consumen, las formas de medir el trabajo y el desempeño de los indicadores o controladores.

Un proceso estándar se establece sujeto a revisión cada vez que así lo requieran las condiciones verdaderas de la producción, es decir, cada vez que se observen resultados que estén muy alejados de los predeterminados. Para que el proceso estándar funcione, se requiere que la predeterminación de los datos se haga cada vez en el menor tiempo posible (cada semana, por ejemplo), donde las condiciones de trabajo lo permitan, para poder así hacer una confrontación rápida con los resultados reales del trabajo e introducir los correctivos de cualquier desviación.

Una vez determinados los costos predeterminados de un proceso o producto, se registran en una hoja de especificaciones estándares unitarias, denominada Hoja de Especificaciones" donde se analizaran en función del precio y de la cantidad estándar.

En esencia, los procesos estándares buscan satisfacer el deseo de la gerencia de mantener un control más eficiente sobre la producción antes de que ella se realice, para introducir las correcciones que sean necesarias y determinar las áreas donde con mayor frecuencia se presentan las deficiencias e irregularidades, donde se pierden las unidades o donde surgen los desperdicios (Gómez, p.234).

En general, el uso de estándares en la determinación de los costes de producción de un producto presenta como principal ventaja:

• a- control de la producción, al ofrecer a la gerencia la posibilidad de confrontar los datos reales con los predeterminados,

• b- política de precios, al permitir la fijación de precios antes de realizar la producción y,

• c- preparación de presupuestos, al proporcionar los datos para la elaboración de presupuestos globales y por productos.

Siguiendo los criterios mencionados, la empresa Calcáreos del Caribe S.A. fabricante de productos cerámicos presenta como costo estándar los siguientes guarismos, válidos para el próximo año que comienza:

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Autor:

Samuel Pérez Grau,

Barranquilla- Colombia