Diseño de un sistema informativo para la elaboración del presupuesto de Marketing (página 2)

Sociedad de la Información.

En los últimos años, los países avanzados han evolucionado hacia economías basadas en los servicios y en la información, alejándose de las economías basadas en los sectores primarios o en la transformación.

El porcentaje de trabajadores que utilizan como recurso la información para la producción de valor económico se ha incrementado de forma notable en las últimas décadas.

Se produce así un desarrollo de organizaciones basadas en la información dentro de una "sociedad de la información", desencadenada fundamentalmente por los siguientes factores:

• Tecnologías de la información en todas partes y todo momento. La combinación de los avances de la informática y las telecomunicaciones ha sido el catalizador que ha posibilitado la transformación de la sociedad industrial en la sociedad de la información.
• Desaparición de las fronteras y globalización de la economía. Cada vez son más las empresas que reconocen que existe un único mercado. La competencia entre empresas ya no se lleva a cabo a escala nacional sino internacional. Las empresas deben responder más rápido a la demanda con ciclos industriales más cortos. La innovación se convierte en una estrategia básica en un mercado dominado por el cambio. Disponer de información sobre competidores, mercados e innovaciones tecnológicas es hoy más vital que nunca.
• Aparece una nueva industria: la industria de la información. Las fronteras tradicionales entre los sectores empiezan a desaparecer en muchos casos. Se configura un tipo de industria en la que el propio producto es información o tiene un elevado contenido de información.

Importancia de la Información para la empresa.

La Información es un recurso vital, producido por los sistemas de información. Las organizaciones utilizan también otros recursos como materiales, materias primas, energía y recursos humanos, todos ellos sujetos a cada vez mayores restricciones en su uso y crecimiento, debido a problemas de escasez y, por tanto, de coste.

Debe considerarse que un sistema de información no tiene porqué ser asociado a los sistemas informáticos, con los que muchas veces se les confunde. Por el contrario, un sistema de información puede ser una persona, un departamento, toda la empresa (o al menos toda parte o elemento de la empresa, o relación entre los mismos, que trate con información). El Sistema de Información comprende, pues, planificación, recursos humanos y materiales, objetivos concretos a corto, medio y largo plazo, etc., aunque también tecnología y técnicas.

La información es la parte fundamental de toda empresa para tener un alto nivel de competitividad y posibilidades de desarrollo.

De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información.

Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos.

Sistemas de Información.

Los Sistemas de Información fueron considerados inicialmente como un elemento que podía proporcionar ahorros de costo en las organizaciones, en la medida que podía dar soporte a actividades operativas en las que la información constituía el principal elemento implicado.

Hoy el Sistema de Información constituye la base para el desarrollo de nuevos productos o servicios, es el soporte principal del trabajo de los directivos, permite coordinar el trabajo dentro y entre organizaciones y sobre todo permite mejorar el funcionamiento, desarrollando nuevos modelos organizativos con una clara orientación a la información, coincidente con lo que hoy se conoce como "orientación a los procesos".

Las tecnologías de la información facilitan los nuevos diseños organizativos a los que hacemos referencia, al tiempo que dan lugar a nuevas formas y procedimientos de gestión, nuevas estrategias y nuevos valores. El grado de cambio introducido en base a las tecnologías y los sistemas de información dependerá fundamentalmente de la forma en que éstas se apliquen, pudiendo convertirse en el verdadero motor del cambio y principal fuente de ventajas competitivas, si el proceso de mejora se gestiona adecuadamente.

Características de un Sistema de Información.

Los Sistema de Información contribuyen activamente a la consecución de los objetivos de la empresa, por eso es imprescindible que el departamento de Tecnologías de la Información y Sistemas de Información comprenda y conozca el negocio, así podrá sugerir oportunidades basadas en las tecnologías y sistemas de información.

El encargado del departamento de Sistemas de Información ha pasado a ser una posición estratégica de la empresa ya que, como se menciona anteriormente, al comprender el negocio podrá aportar ideas para el mejor desarrollo del Sistema de Información, su tarea ya no es tan sólo de administración de la Tecnología; sino de planificación, desarrollo e implementación de Sistemas de Información para todas las áreas donde sea necesario.

Una de las estrategias es la externalización de los servicios de Tecnologías de Información los cuales deben ser perfectamente gestionados para alinearlos a la estrategia de la empresa por su importante interacción con todas las áreas.

En general un Sistema de Información se fundará en los principios siguientes:

• Distribución (recepción) de información a (desde) todos los niveles jerárquicos.
• Clasificación analítica de las informaciones.
• Deducción directa del contenido informacional distribuido (recibido) partiendo de un análisis funcional (desde los puntos de vista recepción-elaboración-transmisión).
• Unión estrecha de la selección de informaciones, con la posición del individuo; con conocimiento, al menos potencial, de las informaciones recibidas, elaboradas, transmitidas, por las unidades bajo su control y por su campo de aplicación.
• Especificación explícita de las modalidades de comunicación de la información, tan trascendente como la selección de su contenido: informaciones periódicas, esporádicas, etc.
• Medición de la eficacia de la información a través de la comprensibilidad de su contenido y de la eficiencia de la gestión: procediendo al análisis serio de una función, el contenido informativo ligado a dicha función puede determinarse sin dificultad.
• Revisión del sistema informacional en función de las anomalías observadas y mediciones no alcanzadas; medida de la eficacia de la información y control de resultados.
• Verificación de que una misma información no se repita, ni sea producida paralelamente por fuerzas distintas.

Las características que debe tener un sistema de información son las siguientes:

• Contener información interna y externa a la organización.
• Consistencia e Integración. Asegurar una única fuente de información de gestión para todas las áreas de la empresa.
• Facilitar la comprensión de la información mediante una ordenación adecuada de las ideas.
• Ser utilizado por todos escalones de la estructura jerárquica. Cada escalón obtendrá información a su nivel. Se debe evitar que la alta dirección de la organización viva con una información creada y manipulada para ella misma.
• Proporcionar la información al ritmo que el negocio requiera.
• Facilitar a los directivos una gestión más ágil, mediante indicadores clave adecuados a los objetivos y estructura de la organización.
• Rápido acceso a la información actual e histórica.

Componentes de un Sistema de Información.

El sistema de información está constituido por los procedimientos, personas y medios técnicos que permiten capturar, tratar y difundir la información, de forma que pueda contribuir a la toma de decisiones o a la puesta en práctica de dichas decisiones, es decir a la ejecución de acciones concretas.

Los componentes de un sistema de información pueden ser clasificados en tres grupos:

1. Las herramientas tecnológicas (hardware, software, base de datos, telecomunicaciones).
2. Las personas.
3. Los procedimientos.

En relación a las herramientas tecnológicas se debe señalar que, como ya se ha comentado anteriormente, es importante matizar la función de "soporte" que las tecnologías de la información juegan para la implantación de sistemas de información. En este sentido, las tecnologías representan un ingrediente básico para la solución aunque no la solución en sí misma.

Los sistemas de información precisan las siguientes herramientas tecnológicas:

• Hardware: consiste en el equipamiento informático para llevar a cabo la entrada, proceso y salida de la información. Los dispositivos de entrada incluyen teclados, lectores de cinta magnética, etc. Los dispositivos de proceso incluyen la unidad central de proceso, memoria y almacenamiento. Existen múltiples dispositivos de salida como impresoras y pantallas de ordenador. Sin ánimo de profundizar en este tipo de recursos, podemos clasificar a los recursos de hardware en tres grandes categorías:

• Ordenadores, que además de los mini ordenadores y main frames utilizados desde hace varias décadas, merece destacar la presencia habitual en los puestos de trabajo del ordenador personal.
• Periféricos, los cuales incluyen toda una variada gama que abarca desde los elementos más comunes de entrada, visualización, almacenamiento y distribución de datos e información como pueden ser los teclados, módems, pantallas de rayos catódicos, cintas magnéticas e impresoras de impacto hasta los elementos más sofisticados, tales como un escáner, pantallas de vídeo gigantes, discos compactos e impresoras láser y de inyección de tinta, etc.
• Otro hardware, en especial el que permite la interconexión entre equipos informáticos.

• Software: consiste en los programas e instrucciones que se dan al ordenador. Estos programas e instrucciones permiten al ordenador procesar la información. Podemos clasificar el software en los tres siguientes grupos:

• Software de sistemas; se trata de un componente estrechamente asociado al propio hardware, que permite a éste operar y soportar software específico para las aplicaciones.
• Software de aplicación; que es el conjunto de programas que permitirán realizar las funciones previstas para el sistema de información.

En la figura 1.1 se representa como se relacionan entre sí los componentes del sistema de información. En esta figura se destaca un núcleo tecnológico, constituido por el sistema informático y los recursos complementarios que lo hacen funcionar adecuadamente dentro de las organizaciones: los elementos humanos y los procedimientos.

Figura 1.1 Componentes del sistema de información.

Clasificación de los Sistemas de Información.

Los sistemas de información deben diseñarse para responder dinámicamente a los componentes de la empresa que necesitan saber y tener acceso a todos los conocimientos de la empresa como respuesta a los cambios locales y rápidos del entorno de trabajo.

En una empresa los sistemas de información desempeñan un papel crítico. Por ejemplo, los directores de productos, que se enfrentan a los cambios del mercado, han de ser capaces de anticiparse y responder a estos cambios lo antes posible. Los sistemas de información deben suministrar la información a tiempo, no sólo la información referente a los mercados y productos, sino también la que se refiere a los recursos (know-how, procesos,…) disponibles en la organización para responder a la demanda de productos.

Los sistemas de información también tienen un papel crítico para los procesos directivos. En una empresa, los procesos directivos se deben de poder enfocar hacia el desarrollo de los procesos capacitativos que responden a los cambios en el entorno. Los responsables de los procesos no sólo necesitan saber el campo de variabilidad de la demanda de producto de hoy, sino también el de mañana para poder desarrollar procesos capacitativos que respondan a estas nuevas necesidades.

Las cuestiones hasta ahora planteadas van a tener respuesta a través de sistemas de información que podemos clasificar como de dos tipos y que a continuación se revisan:

• Los Sistemas de Información verticales.

Los sistemas de información verticales son los que permiten a la organización obtener, almacenar y suministrar un acceso a la información referente a los cambios del mercado, los cambios de productos, y el uso de procesos.

De alguna forma los sistemas verticales juegan un papel similar al de los sistemas de control clásico. Sin embargo los sistemas verticales permiten tomar decisiones efectivas y en tiempo real frente al cambio de productos y servicios.

Los elementos clave de un sistema vertical cada vez son más accesibles, y están siendo comercializados como sistemas de soporte de decisión. Los sistemas de soporte de decisión permiten a los directivos desarrollar sus propios modelos de decisión, bases de datos, etc,. Los sistemas de soporte de decisión aportan flexibilidad y se adaptan a las necesidades cambiantes.

Los sistemas de soporte de decisión que están más bien orientados hacia los directivos se suelen llamar sistemas de información para ejecutivos.

El término sistema de soporte de decisión de grupo, también es bastante frecuente.

• Los sistemas de soporte de decisión.

Los sistemas de soporte de decisión se caracterizan al menos por:

• Soportar tomas de decisión semiestructuradas o no estructuradas.
• Ser lo suficientemente flexibles como para responder a los cambios de necesidades de la persona que toma las decisiones.
• Ser fáciles de usar.

Podemos definir las decisiones estructuradas como aquellas que se toman fácilmente a partir de una serie de entradas. Este tipo de decisión – como por ejemplo vender unos stocks bajo una serie de condiciones de mercado – son relativamente fácil de programar.

Sin embargo decisiones semiestructuradas o no estructuradas son decisiones en las que la información obtenida a partir de un sistema computerizado es sólo una parte de la información necesaria para la toma de decisión.

La flexibilidad de los sistemas de soporte de decisión es realmente importante. Por ejemplo un director de ventas puede necesitar el precio de un producto determinado. Sin embargo, unos segundos más tarde, dicho director puede pedir la lista de vendedores de varios productos. Luego, puede necesitar la clasificación de los últimos dos meses de los mejores vendedores en una región definida. Un sistema de soporte de decisión bien diseñado ha de ser capaz de responder casi instantáneamente a cualquier pregunta que se la haga.

Los sistemas de soporte de decisión han de ser fáciles de usar, por eso se utiliza cada vez más interfaces gráficas.

• Los sistemas de soporte de decisión en grupo.

Además de los sistemas de soporte de decisión, se están destacando cada vez más los sistemas de soporte de decisión en grupo. Estos sistemas permiten a varios miembros del grupo tener información de ficheros o bases de datos simultáneamente y así poder todos trabajar en las mismas tareas a la vez.

El poder trabajar en un proyecto común con un sistema de soporte de decisión en grupo se debe normalmente a la conexión de las estaciones de trabajo con redes de telecomunicación.

• Los sistemas de información para ejecutivos.

Un Sistema de Información para Ejecutivos es un sistema de soporte a la decisión que esta destinado a la alta dirección de una organización.

Los sistemas de información para ejecutivos suelen tener acceso a información financiera, de marketing, de ventas, información de recursos humanos, de fabricación, e información estratégica y competitiva.

Mientras los sistemas verticales que hemos mencionado anteriormente son sistemas importantes de "conocimiento" (porque implican el desarrollo, la acumulación, el almacenamiento, y la difusión de varios tipos y niveles de información), la empresa necesita también sistemas de "actuación". Es decir sistemas que coordinen, controlen, e integren la información y las tecnologías a través de las distintas limitaciones o fronteras.

Las empresas necesitan unas capacidades de procesamiento de información que sean de "cruce funcional" y de "cruce organizacional", o sistemas horizontales, que son flexibles, modulares, de propósito general, y capaces de enlazarse con otras plataformas existentes dentro y fuera de la organización.

• Los sistemas horizontales.

Los sistemas horizontales cortan lateralmente tanto las funciones como los departamentos.

Bajo una demanda de producto importante, es necesario tener distintas combinaciones de requerimientos de procesamiento de información para producir y entregar productos y servicios. Así, si los requerimientos de los productos cambian rápidamente, también han de cambiar los sistemas de procesamiento de información.

Los sistemas horizontales no solo aceleran nuestra respuesta al mercado y la habilidad de la empresa en suministrar mejores productos deseados por los clientes, sino que también mejoran la eficiencia y efectividad de importantes actividades de nuestros procesos.

Estos sistemas facilitan el que todas las áreas de la empresa estén conectadas entre sí con flujos rápidos de información.

Puesto que las empresas hoy se enfrentan a ciclos de vida de los productos más cortos, a un incremento de la competencia, y a la necesidad de repartir la capacidad de producción a través de los requerimientos de los productos que se caracterizan por sus cambios, han descubierto que los sistemas horizontales integrados son vitales si quieren responder dinámicamente y de forma eficiente a los cambios del mercado.

Pero, ¿qué implica el diseño para los sistemas horizontales?, los sistemas horizontales requieren algo más que unas capacidades de proceso que permitan una funcionalidad cruzada y tener como objetivo la entrega rápida y adecuada del producto. Un sistema que por ejemplo reduce el tiempo de llegada del producto al mercado puede tener ventajas competitivas a corto plazo, pero las especificaciones del producto cambian.

Los sistemas horizontales tienen que estar diseñados teniendo en cuenta los cambios – cambios en las especificaciones de los productos, en el requerimiento de los productos, en las necesidades del servicio.

De este modo, la tendencia hacia arquitecturas abiertas, la moduralidad, la flexibilidad, la posibilidad de reutilización, y otras capacidades que permitirán en el futuro ciertos cambios, son esenciales en el proceso de diseño de los sistemas horizontales.

I.1.2 Aspectos teóricos sobre marketing.

El concepto de marketing.

El concepto de marketing es una filosofía comercial que surge como un reto ante conceptos previos. Aunque tiene una larga historia, sus principios no cristalizaron totalmente sino hasta mediados de los años cincuenta del pasado siglo.

El concepto de marketing sostiene que la clave para alcanzar las metas organizacionales consiste en determinar las necesidades y deseos de los mercados meta, y entregar los satisfactores deseados de forma más eficaz y eficiente que los competidores.

El concepto de marketing se ha expresado en diversas pintorescas maneras:

• Encuentra deseos y satisfazlos.
• Produce lo que se venderá, en lugar de tratar de vender lo que puedes producir.
• Ama al cliente, no tu producto.
• Hazlo a tu manera.
• Usted es el jefe.
• Haz cuanto esté en tu poder para que el dinero del cliente rinda con valor, calidad y satisfacción.

Las ventas se enfocan en las necesidades del vendedor; el marketing en las necesidades del comprador. Las ventas se preocupan con la necesidad del comprador de convertir su dinero en efectivo; el marketing lo hace con la idea de satisfacer las necesidades del cliente por medio del producto y todo lo relacionado con su creación, entrega y consumo final.

El concepto de marketing se sustenta en cuatro pilares principales, que son: enfoque hacia el mercado, orientación hacia el cliente, marketing coordinado y rentabilidad. Estos conceptos se muestran en figura 1.2, en contraste con una orientación hacia las ventas. El concepto ventas adopta una perspectiva de adentro hacia afuera. Empieza con la fábrica, se enfoca en la existencia de productos de la empresa y requiere un esfuerzo de ventas y promoción muy fuertes, que le produzcan ventas redituables. Por otra parte, el concepto de marketing cuenta con una perspectiva de afuera hacia adentro, empieza con un mercado bien definido, se centra en las necesidades del cliente, coordina todas las actividades que los afectarán y genera utilidades al crear su satisfacción. En esencia, el concepto de marketing es un enfoque hacia el mercado, orientación hacia el mercado, y un esfuerzo coordinado de marketing; todo ello encaminado a generar su satisfacción como la clave para alcanzar las metas organizacionales.

Enfoque hacia el mercado.

Ninguna empresa puede operar en todos los mercados ni satisfacer todas las necesidades. Tampoco puede realizar una buena labor dentro de un mercado extenso. Las empresas funcionan mejor cuando definen cuidadosamente su mercado objetivo y, realizan su mejor labor cuando preparan un programa de marketing a la medida de cada mercado meta.

Orientación hacia el cliente.

Una empresa puede definir cuidadosamente su mercado y seguir fallando en su idea acerca de la orientación hacia el cliente. Una mentalidad orientada hacia el cliente requiere que la empresa defina cuidadosamente las necesidades del mismo desde el punto de vista del cliente, no desde su propio punto de vista. Todo producto implica alternativas y mediadas la administración no puede saber cuales sin hablar ni investigar con los clientes. Después de todo, el objetivo de vender es lograr la satisfacción de las necesidades del cliente.

1. Figura 1.2 Contraste entre los conceptos de ventas y de marketing.

2. El plan de marketing en la empresa.

El plan de marketing es la herramienta básica de gestión que debe utilizar toda empresa orientada al mercado que quiera ser competitiva. En su puesta en marcha quedarán fijadas las diferentes actuaciones que deben realizarse en el área del marketing, para alcanzar los objetivos marcados. Éste no se puede considerar de forma aislada dentro de la empresa, sino totalmente coordinado y congruente con el plan estratégico, siendo necesario realizar las correspondientes adaptaciones con respecto al plan general de la empresa, ya que es la única manera de dar respuesta válida a las necesidades y temas planteados.

En marketing, como en cualquier otra actividad gerencial, toda acción que se ejecuta sin la debida planificación supone al menos un alto riesgo de fracaso o amplio desperdicio de recursos y esfuerzos. Si una acción no planificada tiene éxito, nos deberíamos preguntar qué hubiésemos conseguido de más al operar bajo un plan. Intentar que un proyecto triunfe sin servirse de un plan de marketing es como tratar de navegar en un mar tempestuoso sin cartas marítimas ni destino claro.

El plan de marketing proporciona una visión clara del objetivo final y de lo que se quiere conseguir en el camino hacia la meta, a la vez, informa con detalle de la situación y posicionamiento en la que nos encontramos, marcándonos las etapas que se han de cubrir para su consecución. Tiene la ventaja añadida de que la recopilación y elaboración de datos necesarios para realizar este plan permite calcular cuánto se va a tardar en cubrir cada etapa, dándonos así una idea clara del tiempo que debemos emplear para ello, qué personal debemos destinar para alcanzar la consecución de los objetivos y de qué recursos económicos debemos disponer.

Sin un plan de marketing nunca sabremos cómo hemos alcanzado los resultados de nuestra empresa, y por tanto, estaremos expuestos a las convulsiones del mercado.

Utilidad del plan de marketing.

El plan de marketing es uno de los principales activos en la obtención de los resultados. Pero además, aporta a la empresa que opera, bajo una óptica de marketing, una visión actual y de futuro que le servirá para marcar sus directrices con el mínimo error y las máximas garantías. A continuación indicamos las principales utilidades:

• En todo momento operamos con la vista puesta sobre un mapa en la que se nos refleja la situación actual.
• Es útil para el control de la gestión.
• Vincula a los diferentes equipos de trabajos incorporados a la consecución de los objetivos.
• Permite obtener y administrar eficientemente los recursos para la realización del plan.
• Estimula la reflexión y el mejor empleo de los recursos.
• Nos informa correctamente de nuestro posicionamiento y de la competencia.
• El futuro deja de ser un interrogante de grandes dimensiones y grave riesgo.
• Se pueden controlar y evaluar los resultados y actividades en función de los objetivos marcados.
• Facilita el avance progresivo hacia la consecución de los objetivos.

Cómo se organiza un departamento comercial.

La organización del departamento comercial viene dada por las diversas alternativas que una empresa tiene para estructurar las diferentes actividades comerciales; siempre estará condicionada a una serie de factores internos y externos, como pueden ser: el tamaño de la empresa, la filosofía que se va a seguir, los recursos económicos, la proyección de futuro, el tipo de mercado y producto.

Su principal logro radica en la realización y consecución de los objetivos comerciales dados por la empresa. Al igual que no existe un «vendedor tipo» en las organizaciones comerciales, tampoco hay una serie de modelos estándar de organización, debido principalmente a la enorme diversidad de clientes y mercados. Los estudios realizados sobre organización comercial han dado como resultado una seria de premisas que en principio son necesarias:

• Se deben definir y comunicar claramente los objetivos empresariales, departamentales e individuales.
• Se debe delegar, tanto como sea posible, la responsabilidad (y necesaria autoridad) para la consecución de resultados.
• Las personas en las que se ha delegado el poder han de ser capaces de ejercerlo y creer en lo que están haciendo, ya que en caso contrario ninguna estructura organizativa servirá para nada.

Capítulo II: Diseño del sistema de información en la Sucursal CIMEX Las Tunas

II.1 Caracterización de la empresa.

La Sucursal Cimex, Las Tunas cuenta con una estructura funcional a través de la cual desarrolla toda su actividad, formada por 7 Gerencias Funcionales, General, Administrativa, Economía, Auditoria, Servicios Técnicos, Recursos Humanos y Grupos Electrógenos, con 599 trabajadores, de ellos 294 hombres y 305 mujeres, con el 35 % de profesionales. El anexo 1 muestra el organigrama de la empresa.

Su objeto social aprobado por el MEP y certificado por la Asesoría Jurídica, está relacionado con la realización de actividades productivas de carácter comercial mayorista, minorista y de servicios y entre las que se pueden relacionar las siguientes:

• Comercialización de forma mayorista y minorista de mercancías en general en MLC, que incluye la de productos alimenticios y no alimenticios tales como: confituras, bebidas alcohólicas, helados, juguetes y souvenirs, artículos del hogar, de bisutería, óptica, productos eléctricos, electrónicos y de ferretería, médicos, confecciones textiles, calzado, quincallería y cualquier otro de consumo familiar o personal.

• Comercialización mayorista y minorista en MLC de materias primas, componentes, accesorios, piezas de repuesto, insumos y mercancías con destino a entidades nacionales y extranjeras.
• Comercialización mayorista y minorista en MLC de modalidades de soporte de información en cualquier formato, como equipos y medios audiovisuales.
• Comercialización mayorista y minorista en MLC de combustible, lubricantes, accesorios para vehículos automotores, sus partes y piezas y demás productos.
• Comercialización mayorista y minorista en MLC de medios de publicidad gráfica y para televisión, cámaras, rollos y otros artículos fotográficos y de reproducción de imágenes, así como de publicaciones tales como libros y revistas.
• Prestación de servicios gastronómicos, fotográficos, de revelado y montaje de diapositivas.
• Prestación de servicios de reparación y mantenimiento energético y de bienes muebles e inmuebles.
• Prestación de servicios de garantía y postventa de las producciones y mercancías que comercializa.
• Prestación de servicios relacionados con Western Union.

Misión

La misión de la Sucursal Cimex, Las Tunas es la de captar las divisas que por diversas vías llegan a la población de nuestro territorio, mediante el Comercio Minorista, en las actividades de tiendas, servicentros, centros gastronómicos y de servicios fotográficos y de venta de alquiler de películas, música y accesorios.

Asimismo debemos participar en la solución de las necesidades de las entidades del turismo, sector recaudador de divisas y otras entidades que dispongan de fondos en MLC, mediante el Comercio Mayorista de mercancías, insumos y servicios tecnológicos o de otro tipo.

Nuestro trabajo está encaminado a prestar un servicio de excelencia, de cara a la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, basado en la profesionalidad y ética de nuestro personal y al empleo de tecnologías y sistema de gestión de avanzada.

Visión

Se definió una visión compartida para el colectivo de la Sucursal, en los siguientes términos:

Es una entidad integrada por diferentes áreas de trabajo, con visión de futuro y pensamiento único, diversificada en distintas actividades comerciales minoristas, mayoristas y de servicios tecnológicos, con una posición líder entre las organizaciones de nuestro tipo en el sector de recuperación de divisas. Desarrollamos además, algunas actividades productivas, tanto para el aseguramiento propio como para venta a terceros clientes.

Trabajamos con tal dinamismo, flexibilidad y sentido innovador, que nuestra imagen corporativa se ha fortalecido, dándonos aún más credibilidad, destacándonos en el comercio tanto minorista como mayorista, habiendo aumentado nuestros clientes, que están altamente satisfechos. Hemos logrado la potenciación de las cualidades y valores de nuestros Cuadros y trabajadores.

II.2 Propuesta del sistema de información.

En el proceso investigativo realizado, intercambio con trabajadores y directivos de las área comercial, unidad administrativa (publicidad e inversiones), economía y Complejos, se pudo observar que los canales de información existentes no son los adecuados, si tenemos en cuenta que no se registran los elementos de gastos en las partidas o centros de costos idóneos que permitan conocer la información necesaria para la elaboración del presupuesto de marketing.

Acciones que están concebidas en el Presupuesto de Marketing en la Gerencia de Comercio de la Sucursal Las Tunas.

Actividades

• Realización de Estudios de Mercado para la apertura de nuevos Puntos de Venta
• Participación en eventos, ferias, exposiciones.
• Intercambio con clientes potenciales
• Intercambio con proveedores potenciales
• Investigaciones sobre el posicionamiento en el mercado
• Compra de productos para promoción.
• Otras actividades para lograr la diferenciación por los clientes, publicidad, promoción, degustaciones.

En todas estas acciones están presente partidas de gasto como, personal, materiales, transporte, alquiler de locales, solicitud de certificados comerciales, compra de productos promocionales, alquiler de medios de comunicación, entre otros, los que serían registrados por el personal de economía en los diferentes centros de costos creados para tales efectos, con el objetivo que al final de un período determinado se cuente con la información correspondiente a cada una de estas acciones y se pueda valorar por los directivos de la gerencia de comercio y de la Sucursal si estas acciones realmente están acorde con los objetivos estratégicos trazados por la entidad.

Actualmente estos gastos se llevan al presupuesto general de la entidad, como un elemento más, se analizan de forma general los gastos e ingresos sin poder detallar lo que realmente corresponde a estas acciones.

En todas las unidades existen las condiciones técnicas, recursos materiales y personal capacitado para lograr el registro eficiente de la información necesaria y que en un período determinado los directivos puedan conocer los ingresos y gastos relacionados a cada acción del Plan de Marketing.

La Gerencia de Comercio expone a los directivos de cada Complejo los objetivos estratégicos y las acciones que conforman el Plan de Marketing, estos lo adaptan a sus condiciones y alcance y determinan qué unidades participaran en la ejecución de dicho plan.

Las áreas económicas de cada Complejo tienen diseñado los elementos y partidas de ingresos y gastos correspondientes a cada acción del plan del marketing, ejemplo: "Campaña de Verano", ingresos, gastos de salario del personal, pago de certificación comercial, pago de utilización de locales, transporte, alimentación, señalética, publicidad, costo de la mercancía vendida, electricidad, transmisión de datos, remodelación y acondicionamiento de locales, entre otras, una vez ejecutada la acción se van registrando las partidas y al final del período se envían al departamento de Sistema el cual la consolida y expone a las diferentes áreas funcionales de la Sucursal los resultados económicos financieros de dicha acción, estos son tenido en cuenta por los directivos e especialistas evaluar la efectividad mejora continua de su Plan. El anexo 2 muestra el sistema de información propuesto.

CONCLUSIONES

Una vez realizado el trabajo y diseñado el Sistema de Información para el Presupuesto de Marketing, podemos concluir que:

1. Se logra un registro eficiente de todas las partidas que se tocan en las acciones del marketing.
2. Mejor desempeño en la toma de decisiones, beneficia la gestión empresarial y le brinda la información necesaria a directivos para no sólo ser eficiente sino eficaz.

RECOMENDACIONES

1. Recomendamos el seguimiento a la utilización del sistema informativo propuesto y verificar al término del período su eficiencia.

BIBLIOGRAFÍA

1. La información [en línea] Disponible en: tecnologias.gio.etsit.upm.es/sistemas-informacion/la-informacion-72.asp.htm [Consulta: 22 junio 2007].
2. Sociedad de la información[en línea]Disponible en: tecnologias.gio.etsit.upm.es/sistemas-informacion/sociedad-de-la-informacion-73.asp.htm [Consulta: 22 junio 2007].
3. Importancia de la información para la empresa [en línea] Disponible en: tecnologias.gio.etsit.upm.es/sistemas-informacion/importancia-de-la-informacion-para-la-empresa-75.asp.htm [Consulta: 22 junio 2007].
4. Sistemas de información [en línea] Disponible en: tecnologias.gio.etsit.upm.es/sistemas-informacion/sistemas-de-informacion–76.asp.htm [Consulta: 22 junio 2007].
5. Características de un sistema de información [en línea] Disponible en: tecnologias.gio.etsit.upm.es/sistemas-informacion/caracteristicas-de-un-sistema-de-informacion-77.asp.htm [Consulta: 22 junio 2007].
6. Componentes de un sistema de información [en línea] Disponible en: tecnologias.gio.etsit.upm.es/sistemas-informacion/ componentes-de-un-sistema-de-informacion–78.asp.htm [Consulta: 22 junio 2007].
7. Clasificación de los sistemas de información [en línea] Disponible en: tecnologias.gio.etsit.upm.es/sistemas-informacion/clasificacion-de-los-sistemas-de-informacion-79.asp.htm [Consulta: 22 junio 2007].
8. KOTLER, PHILIP. "Dirección de la mercadotecnia Análisis, Planeación, Implementación y Control" / Philip Kotler. – México, Ed. Prentice Hall. 1993.
9. El plan de marketing en la empresa en línea Disponible en: Consulta: 22 junio 2007.
10. Utilidad del plan de marketing en línea Disponible en: www.marketing-xxi.com/utilidad-del-plan-de-marketing-133.htm Consulta: 22 junio 2007.

ANEXO

ANEXO #1 ORGANIGRAMA SUCURSAL LAS TUNAS

ANEXO # 2 SISTEMA DE INFORMACIÓN PROPUESTO

Aurelio Francisco Higuera Díaz

Licenciado en Contabilidad y Finanzas el 13 de julio del 2002, graduado en el Centro Universitario "Vladimir Ilich Lenin", de la ciudad de Las Tunas, Cuba.

Nací en Las Tunas el 24 de mayo de 1973, en 1995 me gradué como Técnico medio en Economía, más tarde en julio del 2002 me gradué como Licenciado en Contabilidad y Finanzas, desde entonces he cursado diferentes postgrados relacionados con mi actividad, en enero del 2007 comencé la Maestría en Contabilidad Gerencial. Actualmente laboró en la Dirección Provincial de Cultura de Las Tunas.

Este trabajo constituye parte de la maestría que estoy realizando, fue confeccionado en el mes de mayo del 2007.