La guía para el manejo logístico de emergencias (página 2)

En conclusión, una gestión de inventarios es un procedimiento llevado a cabo para ayudar a que los administradores respondan interrogantes como ¿Cuánto debe pedir?, ¿Cuándo debe pedir? Y ¿con que frecuencia debe hacerlo?

2.4.2 Objetivo General Manejo de Inventarios

Lograr un equilibrio entre Servicio y Costo, de tal forma que se Minimicen costos con un nivel aceptable de inversión otorgando el nivel de servicio necesario para cada cliente.

2.4.3 Metas y Estrategias de la gestión de inventarios

2.4.4. Procedimiento General de Manejo de Inventarios

2.5 Mantenimiento de Inventarios

2.5.1 Marco Teórico

Una parte muy importante de los inventarios es el mantenimiento que se le haga a estos, debido a que un correcto mantenimiento en cada suministro de cada entidad, asegura la optimización de la disponibilidad de los equipos a utilizar. Cabe anotar que hay diferentes tipos de suministros en cada entidad, que varía desde arneses, medicamentos, poleas, motobombas, extintores etc. Al igual una buena planeación de mantenimiento, ayuda en varios aspectos a la entidad como por ejemplo, minimización de costos, evitar posibles accidentes etc.

2.5.1.1 Dentro de los tipos de mantenimiento se encuentra:

• Mantenimiento Preventivo: Este tipo de mantenimiento consiste básicamente en la a programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones básicas, análisis, limpieza, lubricación, calibración, fechas de vencimiento que deben llevarse a cabo en forma periódica con base en un plan establecido por cada entidad.

Su propósito es prever las fallas manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones productivas en completa operación a los niveles y eficiencia óptimos, así como el de tener los medicamentos u otros suministros de este tipo en total disponibilidad.

Con una buena programación de inspecciones muy seguramente se disminuirán costos de reparación, se logrará mayor duración de los equipos, se tendrá mayor confiabilidad en cada equipo en dado de caso que se requiera utilizar en una emergencia etc.

• Mantenimiento Correctivo: El manteniendo correctivo, consiste en un análisis detallado para corregir averías o fallas, cuando estas se presentan. Dentro de mantenimiento correctivo encontramos el planificado y no planificado. El mantenimiento planificado consiste en la reparación de un equipo o máquina cuando se dispone del personal, repuestos, y documentos técnicos necesarios para efectuarlo.

Generalmente los mantenimientos correctivos se dan, por una mala programación de inspecciones, por descuido etc.

• Aseo y Limpieza.

El proceso de aseo y limpieza aplica en ambos procesos de mantenimiento y consiste básicamente en barrer, aspirar, limpiar, lavar, desinfectar, encerar y brillar de acuerdo a un cronograma previamente establecido los pisos en general, baños paredes internas y externas, estanterías muebles y enseres, techos, barandas, cañuelas y demás elementos que así lo requieran, tratándolos en cada caso según sus características, en las instalaciones físicas del Centro o lugar utilizado.

Cabe anotar, que esta limpieza debe estar hecha por funcionarios de la empresa, o por contratista, dependiendo de la disponibilidad de personal que se posea, así como de los recursos e insumos que se tengan para realizar este proceso.

Para llevar a cabo este proceso, se debe primero establecer un cronograma de las actividades, tiempos, y responsable. Este cronograma debe estar estipulado por días, o semanas, preferiblemente en días.

Por otro lado se debe, tener preestablecidos unos controles para que ayuden a evitar caídas o demás, cuando se encere o se enjuague el piso.

En anexo se presenta un modelo de formato, que se puede llegar a utilizar para llevar un control sobre el mantenimiento de aseo.

Dadas las razones anteriores, se pretende que cada entidad, tenga un programa de inspecciones debidamente desarrollado en su plan de trabajo, y mediante este poder determinar si este procedimiento se hace directamente en la empresa o mediante un outsourcing.

2.5.2 Objetivo del Mantenimiento

Asegurar la confiabilidad de los equipos y demás suministros, a partir de un programa específico de inspecciones de cada uno de ellos, dependiendo de cada entidad, con el fin de disminuir costos de reparación, evitar incidentes, aumentar la seguridad de las personas y prolongar la vida útil de cada equipo de trabajo entre otras.

2.5.3 Metas y Estrategias del Mantenimiento

2.5.4. Procedimiento General de Mantenimiento.

CAPITULO 3

Distribución

Es el Proceso en el que se consolidan y alistan los pedidos a transportar y entregar a una zona, localidad o UPZ definidos, teniendo en cuenta la ruta optima para llegar a los centros de acopio, bodega, o cualquier otro punto que el SDPAE determine.

Este capitulo de de la guía abarca básicamente tres procesos fundamentales:

• Ingreso del pedido o solicitud de suministros

• Alistamiento de los suministros.

• Transporte y Entrega a población afectada, entidades operativas, centros de acopio, bodega, o cualquier otro punto que el SDPAE determine conveniente.

La gestión de pedidos inicia desde el momento en que el pedido es recibido por el personal encargado en el centro de distribución y son recolectados y consolidados, el pedido se constituye entonces en el disparador del proceso de seguimiento o tracking de pedidos en los procesos subsecuentes (alistamiento, transporte y entrega), la gestión de pedidos hace referencia al proceso que mediante el tracking realiza la priorización, coordinación e información en tiempo real del estatus de los pedidos con el objeto de cumplir con las necesidades de clientes internos y externos.

La priorización de pedidos debe ser definida de acuerdo a políticas generales para la atención de las emergencias derivadas del terremoto de Bogotá. La coordinación hace referencia a la organización adecuada del proceso de alistamiento teniendo en cuenta las necesidades planteadas por los clientes, y la información del estatus de los pedidos se refiere a que en tiempo real se pueda acceder a la información concerniente al proceso en el que se encuentra un determinado pedido de suministros.

Por otra parte, el Transporte y la Entrega tienen como objetivo hacer llegar los recursos funcionales y los suministros que se requieran en el momento, cantidad y lugar requerido tanto a clientes internos (Entidades Operativas) como externos (Población Afectada).

3. 1 RECEPCIÓN DE PEDIDOS

3.1.1. Marco Teórico

La Recepción de Pedidos hace referencia al proceso mediante el cual el pedido es recibido, Procesado, Priorizado para su posterior alistamiento o preparación.

En la recepcion de pedidos puede haber

La recepción se puede hacer a través de un sistema de información (deseable) o de modo manual, pero es indispensable contar con la siguiente información básica:

• Fecha y Horade solicitud.

• Quien Solicita (nombre, entidad, teléfonos)

• Tipo y Clase de Suministro

• Cantidad

• Unidad

• A quien Entregar (nombre, entidad, teléfonos)

• Fecha y Hora de Entrega

• Georeferenciación.

Es importante tener en cuanta qua la recepción de Pedidos es el disparador de todo el Proceso de Distribución.

Cabe anotar que para solicitar cualquier servicio de los citados en los CAPITULOS 4, 5, 6 y 7 se debe tener en cuenta la información básica antes mencionada.

3.1.2 Objetivo General Recepción de Pedidos.

Realizar la Recepción de Pedidos de suministros de tal forma que el proceso subsiguiente de Alistamiento, Distribución y Transporte sea efectivo dada una información mínima necesaria.

• Metas y Estrategias de la Recepción de Pedidos

3.1.4 Procedimiento General Recepción de Pedidos

3. 2 ALISTAMIENTO

3.2.1. Marco Teórico

El alistamiento es el conjunto de tareas y manipulaciones destinadas a extraer y acondicionar exactamente aquellos servicos o suministros que satisfacen las necesidades de los clientes, manifestadas a través del Proceso de Recepción de Pedidos.

Las operaciones que constituyen el alistamiento de pedidos son:

• Lanzamiento de Pedidos (impresión o en pantalla)

• Verificación de Prioridades de alistamiento

• Alistamiento (picking)

• Verificación y acondicionamiento de pedidos (reempaque y embalaje – packing)

• Consolidación y Cargue

La función de alistamiento de pedidos viene determinada por:

• El pedido: Es el centro sobre el que gira la temática, el cual será reflejo de una necesidad concreta. A menudo se cae en la creencia que su único origen proviene de la demanda de un cliente, cuando en realidad pueden ser varios, por ejemplo, de requerimientos de suministros o servcios de las entidades del SDPAE.

• El surtido: Cantidad de referencias o servicios con que se opera, que vendrá determinado directamente por la actividad y especialidad cada entidad.

• El sumnistro: Con sus características peculiares de peso, forma, volumen, dureza, peligrosidad. Necesidades de almacenamiento a temperaturas específicas, etc.

• El servicio: Con sus características peculiares de peso, forma, volumen, dureza, peligrosidad. Necesidades de almacenamiento a temperaturas específicas, etc.

• Unidad de puesto a disposición: La unidad de puesto a disposición para picking vendrá determinada por la característica del suministro y del surtido; la posición en la bodega, por el pedido (frecuencia de demanda) y característica del suministro.

• Flujo de Materiales: Las funciones básicas del flujo de materiales son:

• Puesta a disposición

• Forma de Movimiento

La puesta a disposición puede ser de tipo estático y dinámico; el primero hace referencia a que se tienen ubicaciones fijas dentro del almacén y el personal se dirige de ubicación en ubicación haciendo el alistamiento de uno o varios pedidos. El tipo dinámico hace referencia a que la mercancía es llevada a una zona de alistamiento de pedidos donde los operarios esperan los suministros y toman de un surtido lo que requieren para el alistamiento de cada pedido.

La forma de movimiento puede ser de un solo piso, es decir que todas las referencias almacenadas deberán tener una ubicación en piso, que es donde se realizara el alistamiento, esta técnica de recogida se utiliza normalmente en bodegas de:

• Alta rotación.

• Pocas referencias o surtidos.

• Mucho volumen de reserva.

• Muchas referencias por pedido.

• Suministros de mucho volumen o peso.

La forma de movimiento puede ser también con alistamiento en varios pisos o niveles. El operario trabaja con un montacargas o medio mecánico que le permite el acceso a los niveles altos del almacén.

El alistamiento de pedidos a alto nivel se realiza normalmente en bodegas con muchas referencias o surtido, suministros pequeños o de poco peso, escaso volumen de reserva.

El alistamiento también se puede hacer para servicios que se solicitan tales como: Instalaciones, Sistemas de Información, Comunicaciones, y Personal. Cabe anotar que los servicios anteriores también traen consigo un flujo de suministros los cuales serían un subproceso del alistamiento total de un servicio solicitado.

3.2.2 Objetivo General Alistamiento.

Realizar el alistamiento de los personal, servcios o suministros que se encuentran disponibles y deben ser preparados para ser distribuidos donde y a quien sea necesario en la cantidad y condiciones correctas.

3.2.3. Metas y Estrategias del Alistamiento

3.2.4 Procedimiento General Alistamiento

3. 3 TRANSPORTE Y ENTREGA

En cuanto a transporte y la entrega es necesario saber que este es el componente necesario para hacer llegar los suministros, servcios o recursos al sitio donde son necesarios, teniendo en cuenta:

• Descripción detallada de suministros y recursos requeridos

• Rutas óptimas y alternas

• Clases y tipos de medios de trasporte necesarios, combustibles y aceites para estos medios de transporte, tiempos de respuesta, medios alternos, puntos de distribución, abastecimiento.

3.3.1 ENTREGA Y TRANSPORTE

3.3.1.1 Cross Docking

Cross docking es un sistema de distribución en el que la mercancía recibida en un centro de distribución no es almacenada sino preparada inmediatamente para su próximo envío. Es la transferencia de las entregas desde el punto de recepción directamente al punto de entrega, con un periodo de almacenaje limitado o inexistente. El cross docking se caracteriza por manejar plazos muy cortos. Se necesita una gran sincronización entre todos los embarques entrantes y salientes (inbound y outbound). Se pueden considerar dos tipos de cross docking:

• Cross docking directo: Los packages (pallets,cajas,etc),pre-seleccionados por el proveedor de acuerdo a las órdenes de los locales, son recibidos y transportados al dock de salida para consolidarlos con los packages similares de los proveedores en los vehículos de entrega a locales sin que haya mayor manipulación.

• Cross docking indirecto: Los packages son recibidos, fragmentados y re-etiquetados por el centro de distribución dentro de nuevos packages para ser entregados a los locales, por ejemplo roll containers. Estos nuevos packages luego se transportan al dock de salida para la consolidación con packages similares de otros proveedores en los vehículos de entrega a locales.

En la siguiente grafica se pueden observar la mezcla entre almacenamiento normal y bajo plataforma corssdocking. Donde es posible despachar vehículos con suministros previamente almacenados y suministros que acaban de llegar a la bodega y deben ser despachados de inmediato de acuerdo a la estrategia de distribución denominada Cross docking.

3.3.1.2 Transporte

El transporte es el componente de la red de valor que permite que los suministros lleguen a los centros de acopio y luego a los clientes internos y externos del SDPAE. Cada entidad del sistema debe contemplar la oferta de transporte y su flota propia, si la posee, para determinar su capacidad de transporte y cómo este apalanca la misión de cada entidad.

Cada una de las actividades de la gestión logística contribuye al servicio de atención de emergencias del cliente interno y externo, el impacto del transporte es muy significante.

Características del transporte que afectan la atención de emergencias:

• Consistencia en el servicio

• Tiempo en transito

• Cubrimiento (capacidad de proveer servicio puerta a puerta)

• Flexibilidad (Manejo de una variedad de suministros)

• Perdidas o Daños de los suministros transportados

• Comunicación con los vehículos

En el siguiente cuadro se pueden identificar las variables necesarios para decidir entre un modo de transporte frente a otro. Teniendo en cuenta que el número "1" representa una calificación de muy bueno, el número "2" una calificación de Bueno, el número "3" una calificación de Regular y por ultimo el número "4" es una calificación de Deficiente

Adicionalmente a esta herramienta de selección, es necesario establecer de acuerdo a la carga, el modo de transporte recomendado ha ser usado, se presenta a continuación un grafico que facilitara la decisión mediante este parámetro.

Carga, desde el punto de vista del transporte es un conjunto de bienes o mercancías protegidas por un embalaje apropiado que facilita su rápida movilización.

3.3.1.3 Tipos de Carga

Existe adicionalmente un factor exógeno al transporte, importante en la disminución de averías de suministros en el mismo, este factor es el embalaje.

El tipo de embalaje se selecciona teniendo en cuenta las características del producto y el modo de transporte en el que viajaran los suministros, se proponen a continuación las variables básicas a tener en cuenta.

• Cantidad de protección requerida de acuerdo al producto o suministro

• Resistencia a la humedad

• Resistencia del embalaje

• Resistencia a la grasa

• Protección Contra la sal de mar o elementos corrosivos

• Resistencia a microorganismos y contaminación cruzada por olores

• Hurto

• Facilidad de marcación y etiquetado, sellado y empacado

Oferta de Transporte del sector privado

De acuerdo con el ministerio de transporte, el siguiente cuadro presenta el esquema de configuración de los vehículos de carga, basada en la disposición de los ejes, con la que el SDPAE puede establecer el tipo de vehículo que requerirá contratar:

Teniendo en cuenta la información hasta aquí ofrecida en este documento se desarrollará los objetivos, metas y estrategias para este proceso del SDPAE.

3.3.2 Objetivo General del la Entrega y el Transporte

Este proceso tiene como objeto garantizar que los suministros y recursos funcionales para la operación de cada entidad del SDPAE, lleguen a su destino en excelente estado, con las condiciones requeridas y a tiempo, mediante la utilización de una entrega adecuada y diferentes medios y modos de transporte.

3.2.3. Metas y Estrategias de la Entrega y el Transporte

3.3.4 Procedimiento General de Entrega y Transporte

CAPÍTULO 4

Instalaciones

4.1 Marco Teórico

Este proceso contempla la gestión de Instalaciones Fijas y Móviles para la Atención de Emergencias, asignado responsables para su seguimiento, proporcionando servicios de seguridad, mantenimiento, limpieza y servicios básicos como energía, teléfono, y agua. Adicionalmente se debe desarrollar la desmovilización de estas cuando su uso finalice.

Al establecer las instalaciones en un incidente deben considerarse los siguientes factores:

• Necesidades prioritarias

• Duración que cada instalación estará en operación

• Costo del establecimiento y operación de la instalación

• Elementos ambientales que pueden afectar las instalaciones

• Organización física de cada instalación.

• Encargados de cada instalación a montar.

• Servicios de seguridad para cada Instalación.

• Servicios de mantenimiento de las instalaciones, servicios higiénicos, alumbrado y limpieza.

• Plan de Desmovilización.

Las principales Instalaciones son:

• Centro de Operaciones de Emergencia (COE): es el conjunto de representantes de las diferentes instituciones que tienen la responsabilidad de asistir a la comunidad afectada por una emergencia, reunidos en una instalación fija previamente establecida con el objeto de coordinar el uso eficiente de los recursos de respuesta y de retornar la situación a la normalidad. Desde el COE se ejerce el Comando de las Operaciones de Emergencia a nivel de esa comunidad.

• Puesto de Mando Unificado (PMU): es una organización de carácter temporal que se establece en un área segura, próxima a la zona de impacto. El PMU estará integrado por una persona de cada institución de las que se encuentren en el lugar y debe ser ubicado en un lugar desde el cual se aprecie claramente el lugar de la emergencia y desde donde se tenga fácil acceso a él.

• Campamento: Espacio físico aparte de la base, dentro del área general de la emergencia, equipado y atendido para proporcionar al personal un lugar para alojamiento, alimentación e instalaciones sanitarias.

• Áreas de Espera: Lugar donde se concentran los recursos mientras esperan sus asignaciones. Es manejada por la sección de operaciones.

• Helipuertos: lugar de estacionamiento, reabastecimiento, mantenimiento y equipamiento de helicópteros para cumplir operaciones del SCI. Hay emergencias que pueden requerir más de un helipuerto. Un círculo conteniendo una H es la señal de Helipuerto.

• Helipunto: lugar preparado para que los helicópteros puedan aterrizar, despegar, cargar y descargar personal, equipo y materiales. La señal distintiva de Helipunto es un círculo de color negro con una gran H y un número.

• Bodegas y Centros de Acopio: lugar en donde se almacenan temporalmente o permanentemente suministros y desde el cual se realizará el transporte y distribución, ya sea para el cliente interno o externo.

• Área de concentración de víctimas: espacio establecido para efectuar clasificación, estabilización y derivación de las víctimas de una emergencia.

• Morgues: Medicina legal cuenta con morgues para la realización de necropsias e identificación de cadáveres, la morgue debe permanecer en refrigeración positiva, es decir arriba de los 0 grados Celsius. El SDPAE establecerá morgues alternas para incrementar la capacidad de medicina legal frente a la atención de las victimas del terremoto en la ciudad de Bogotá.

• Alojamiento Temporal: la instalación física permanente o improvisada que tiene por objeto dar alojamiento y bienestar a las personas evacuadas o victimas de un desastre

Pueden existir las siguientes clases:

• Alojamiento Familiar

• Alojamiento Social

• Alojamiento Institucional

• Alojamientos para Emergencias Niveles 4 o 5

• Alojamientos Fijo

• Alojamientos por Campamento de Tienda

• Alojamientos Permanentes

Se debe contar con un plan de Instalaciones, este incluirá la asignación de roles y funciones del personal y los equipos, al igual que el diseño y puesta en marcha de los planes de emergencia y salud ocupacional.

4.2 Objetivo general del Proceso de instalaciones

Organizar, activar y mantener las instalaciones requeridas por el SDPAE en la Atención de una Emergencia ya sean móviles o fijas, incluyendo procesos de adecuación y dotación.

4.3 Metas y estrategias en la implementación de las instalaciones:

4.4 Proceso:

CAPÍTULO 5

Sistemas de información

El sistema de información soporta toda la organización de prevención y atención de emergencias, no solo en el proceso logístico, sino también en los procesos de operaciones, planificación, administración y finanzas.

Los requerimientos generados por cada una de estas secciones deben estar administrados de manera conjunta y centralizada, garantizando en todo momento los niveles de seguridad en el almacenamiento, transmisión y procesamiento de la información y el enlace de la misma entre las entidades pertenecientes al SDPAE.

La información trasmitida por las diferentes secciones es consolidada y enviada como requerimiento a la sección logística para que esta sección se encargue de alinear el flujo de información con el flujo físico de producto, mediante los procesos de alistamiento, transporte y distribución de los suministros solicitados por el cliente externo y el cliente interno.

Finalmente, el sistema de información proveerá al SDPAE los datos históricos del comportamiento y distribución de los suministros y recursos funcionales, su ubicación actual, el inventario total y la disponibilidad de las instalaciones.

5.1 Marco Teórico

Un sistema logístico enfocado en el cliente puede operar de manera costo-efectiva si existe un sistema de información, dedicado a la generación oportuna, relevante y confiable de la información.

Este sistema de información debe estar diseñado bajo el esquema del ciclo de la orden de pedido del cliente, este esquema incluye el tiempo desde que el cliente final genera un requerimiento, hasta que recibe el suministro en óptimas condiciones para su almacenamiento temporal o su uso inmediato. El diseño de los sistemas de información logísticos debe ir paralelo al flujo físico de suministros y no puede ser considerado de manera independiente.

Para soportar efectivamente el desarrollo de un proceso de información y tecnología, se debe tener un enfoque estructurado compuesto por:

• 5.1.1. Definición del proyecto:

Se deben establecer los términos de referencia del proyecto para determinar los objetivos del usuario. Esto debe incluir:

• Límites: Definen el alcance del sistema.

• Problemas Actuales: Identificados, explicados y cuantificados.

• Objetivos: Definidos completamente.

• Limitantes: Dinero (presupuesto disponible), talento humano, hardware, privacidad, seguridad, cronogramas, ambiente de negocios futuro (cambio en el sistema dentro del periodo de recuperación de la inversión).

• 5.1.2. Investigación de sistemas:

La documentación física o generada por el sistema existente ayuda a entender como funciona el flujo de información. Para conocer este funcionamiento, se pueden utilizar entrevistas y cuestionarios dirigidos a las personas que manejan e interactúan con la información, para establecer los datos y los procesos necesarios para producir información útil. En este proceso es necesario visualizar el flujo de información generado por los diferentes procesos:

• 5.1.3. Análisis de requisitos de información:

Se deben evaluar las necesidades de información. En otras palabras, qué salidas de información se requieren de determinados datos ingresados, qué debe producir el sistema. Cada entidad debe determinar:

• Contenido: lo que se requiere

• Acceso: cómo se otorga – una lista, un registro específico, una clasificación.

• Oportunidad: para qué periodo de tiempo es requerida la información

• Tiempo de respuesta: qué tan rápidamente se necesita.

• Privacidad: qué niveles de autoridad deben tener acceso a qué información.

• Formato: cómo se debe producir la salida – en pantalla, impresa, en tablas, en gráficas.

• 5.1.4. Análisis costo/beneficio:

La decisión de implementar un sistema es una decisión de inversión. Es una decisión que compromete recursos en un proyecto, por esto el sistema resultante deberá mejorar la eficiencia y reducir los costos de operación futuros.

En el estudio se deben contemplar varias opciones que deberán ser identificadas. Estas deben ser evaluadas para determinar:

• Cuáles son costo-efectivas en términos de retorno sobre la inversión.

• Si más de una puede ser justificada, entonces cuál es la preferida.

• 5.1.5. Especificaciones del sistema:

Habiendo establecido la situación actual y los objetivos del nuevo sistema, es necesario especificar los requerimientos reales.

• 1. Diseño Inicial Una solución implica el análisis de problemas. Es útil también ver lo que los demás hacen, usar equipos multi-disciplinarios para investigar soluciones o usar métodos de pensamiento creativo.

• 2. Refinamiento La solución inicial diseñada en el paso anterior debe ser refinada generando una propuesta concreta.

• 3. Consulta El diseño preferido debe ser consultado con los grupos afectados para recibir sus comentarios y sugerencias.

• 4. Validación Examinar el diseño para asegurarse de que cumple con los objetivos requeridos.

El sistema físico ha sido especificado, pero deben considerarse los elementos fuera de lo común y las excepciones.

Una vez que se ha establecido la viabilidad del sistema, se ordena la producción mediante un modelo comprensible de especificaciones. El modelo de especificaciones debe ser:

• Gráfico, claro y conciso.

• Inteligible para el inexperto.

• Riguroso para el diseñador.

• Especificar requerimientos, pero no métodos para ser utilizado.

• De fácil mantenimiento.

• Especificar limitantes físicas:

• Velocidad requerida.

• Seguridad

• Auditoria.

• Volúmenes y tiempos.

• 5.1.6. Construcción del sistema.

La discusión entre los beneficios de programas estandarizados y de programas diseñados a la medida ya no es tan clara, ni tan radical. Los programas diseñados a la medida por la propia compañía o por una compañía de software tienen la ventaja, como su nombre lo indica, de estar específicamente diseñados para necesidades individuales de una compañía. Esto, sin embargo, es a un elevado costo, y cuando se desarrolla el programa completamente, es a un alto riesgo. Las escalas de tiempo son largas y los períodos de eliminación de problemas prolongados. En cambio, los paquetes comerciales son más baratos, han sido probados y examinados, y son más rápidos de implementar.

Sin embargo, rara vez satisfacen el 100% de las necesidades operacionales, habiendo sido desarrollados precisamente bajo parámetros generales. La adaptación de paquetes comerciales a sistemas existentes es con frecuencia una de las labores más difíciles y cuando esto implica modificar el paquete, rara vez funciona. Es frecuentemente, más fácil alterar los sistemas para que puedan utilizar los paquetes, por esto la adaptación de paquetes comerciales es práctica sólo cuando el paquete satisface el 95% de las necesidades.

• 5.1.7. Control del proyecto:

Una vez que se han creado las especificaciones y se ha colocado la orden de compra del sistema seleccionado, el usuario deseará controlar el proyecto. Esto puede hacerse utilizando una variedad de métodos.

En primer lugar, se puede usar metodología de producto final o finalización de producto. Se establece una fecha de finalización y se deja al proveedor la administración del proyecto. Esto es adecuado cuando:

Hay especificaciones claras disponibles.

El proyecto es pequeño.

La escala de tiempo no es crítica.

Se confía plenamente en el proveedor.

En segundo lugar, se puede usar una metodología de desarrollo incremental. La mayoría de proyectos grandes permiten que se haga uso progresivo de esta metodología durante el desarrollo. Los beneficios de este sistema son:

Se especifican fechas de entrega por etapas. En cada fecha de entrega

Se puede monitorear si algo se olvida.

Se puede hacer un control de calidad en cada etapa.

El progreso es visible y la continuidad se mantiene.

Mediante la programación de actividades y los elementos que dependen de ellas, la fecha propuesta de terminación, la fecha de inicio y la duración de cada actividad, se puede crear un análisis del progreso del proyecto. Se pueden establecer fechas de terminación de cada etapa.

El seguimiento se logra con pruebas a lo largo del proyecto. Estas deben ser realizadas por los usuarios, no por los programadores, ellos son quienes detectan las fallas y de esta forma también se les incentiva la participación.

• 5.1.8. Instalación del sistema.

La instalación del sistema incluye la creación de archivos (cuando no existe un sistema anterior). Esto significa construir la información, por ejemplo, los archivos de clientes. Los archivos existentes contienen información no-volátil, como nombres y direcciones, e información volátil, como saldos diarios. La información volátil debe ser ingresada al sistema en la parte final del proceso, para que esté vigente cuando se inicie el funcionamiento del sistema.

• 5.1.9. Revisión del sistema.

Finalmente, será necesario realizar una revisión del sistema a la luz de la experiencia. Debe realizarse una revisión del proyecto dentro de los primeros seis meses para determinar el éxito del desarrollo. Debe también realizarse otra revisión del sistema entre 6 y 12 meses después de la instalación para medir el desempeño del sistema y contestar preguntas como:

¿Está cumpliendo con sus objetivos?

¿Qué problemas de usuario se están detectando y cuáles son las tasas de error?

¿El sistema es seguro y auditable?

¿Cuáles son los costos de operación?

¿Se han hecho realidad los beneficios proyectados?

¿Es operacionalmente efectivo?

¿Que mejoramientos se requieren de acuerdo con la experiencia?

Como se puede observar, para llevar a cabo el desarrollo e implementación de un SI se necesita de la cooperación de todas las entidades del SDPAE, y del compromiso de cada uno de los actores en el proceso a llevarse a cabo.

5.2 Objetivo general del (os) sistema(s) de información

Servir como medio para administrar los procesos de abastecimiento, recepción, almacenamiento, gestión de pedidos, transporte y distribución, de una manera óptima y logrando una toma de decisiones efectiva en el SDPAE.

• Metas y estrategias en la implementación del(os) sistema(s) de información:

Tabla . Requerimientos básicos por proceso

5.3 Diagrama requerimientos de información:

CAPÍTULO 6

Comunicaciones

6.1 Marco Teórico

ste proceso se encarga de garantizar y mantener las comunicaciones en emergencia entre todo el personal y zona activadas en la emergencia, a través de un Plan de Comunicaciones que contenga:

• Tipos de Comunicaciones

• Frecuencias de operación

• Gestión de Suministros necesarios

• Instalación y prueba de los equipos de comunicaciones

• Gestión de Infraestructura-Instalaciones necesarias.

• Personal necesario

• El uso efectivo del equipo e instalaciones de comunicaciones en la emergencia.

• Seguimiento de la información generada en la emergencia.

• Mantenimiento y reparación del equipo de comunicaciones.

• Desmovilización todos los suministros utilizados cuando este proceso finalice.

La comunicación de datos, el intercambio de información, la confirmación de movimientos son algunas de las necesidades que los sistemas de comunicación ayudan a resolver durante las operaciones logísticas.

Hoy en día existe un sin número de equipos para telecomunicaciones, pero lo que hay que tener en cuenta son los costos, y que los equipos que tengan se puedan interrelacionar entre ellos.

Para que este proceso funcione debe interactuar con el proceso de Instalaciones, el cual provee lo necesario para que cada parte de este proceso pueda implementarse.

Algunas de las características más importantes de algunos de los equipos utilizados dentro del SDPAE se muestran a continuación.

Radio: Es quizás la solución más flexible, dinámica y económica y la más utilizada en el terreno. Sus opciones son de lo más diversas. Radios de alta frecuencia (HF por High Frecuency): los equipos de radio de alta frecuencia o de onda corta permiten un rango de contacto corto, medio o largo dependiendo de la frecuencia en la que se esté modulando.

Radios de Muy Alta Frecuencia (VHF por Very High Frecuency): VHF es utilizado para la comunicación local de voz. Existen equipos manuales (tipo walkie talkie) pero lamentablemente su cobertura se limita a distancias relativamente cortas, por lo cual una red en VHF requerirá radio bases (con antenas fijas), radiomóviles en los vehículos, e incluso estaciones repetidoras para enlazar diferentes estaciones.

Radios de Ultra Alta Frecuencia (UHF por Ultra High Frecuency): Los equipos UHF son similares al VHF pero dan mejores resultados en áreas urbanas densas.

Sistema de RadioTrunking (troncalizado): Es aquel en el cual los usuarios del sistema comparten en forma automática los canales de radio disponibles. Esto se realiza por medio de un canal de control de tal manera que no siempre (como en el sistema convencional) le corresponde usar las mismas frecuencias para comunicarse con un mismo grupo de trabajo. Las ventajas de este sistema es que se optimiza el espectro electromagnético debido a que el canal (frecuencia) que este libre le es asignado al usuario que solicita una comunicación. En el convencional a cada grupo de trabajo le es asignado un canal (frecuencia fija) si este canal queda fuera de servicio no puede comunicarse. En el sistema troncalizado los usuarios se dividen en grupos y subgrupos de trabajo o también llamados flotas y subflotas.

Teléfono: Como ha sido dicho, el servicio telefónico podría quedar afectado indefinidamente; el acceso al servicio podría ser muy limitado o poco confiable y en el peor de los casos podría no existir del todo. Esto es igualmente aplicable a los teléfonos móviles o celulares. Sin embargo, cuando el servicio es asequible se convierte en una solución ágil y confiable.

Telefax: Cada día menos utilizado desde la llegada de Internet, el fax sigue siendo una opción de bajo costo para el envío de información impresa, siempre y cuando se cuente con acceso a líneas telefónicas.

Comunicaciones por satélite: Una opción que, aunque es de muy alto costo, es sumamente confiable. El equipo en sí mismo podría no ser tan caro, aunque el precio de las conexiones sí lo es. Existen equipos, actualmente, que además de ser cómodamente portátiles, pueden conectarse a Internet y transmitir también datos gráficos.

Repetidoras (para equipos en VHF): Una repetidora es básicamente un equipo de radio que sirve como enlace automático entre otros equipos de radio operando en sus mismas frecuencias. De hecho, las repetidoras requieren dos frecuencias. Tienen que ser ubicados en un punto alto para que puedan dar una buena cobertura. Hay que tener en cuenta que una avería en la repetidora dejará fuera de servicio a toda la red. Otro aspecto a analizar es la seguridad del equipo instalado como repetidor, ya que con frecuencia se encontrará en sitios solitarios o alejados.

Para ampliar en este punto se debe consultar el manual de SCI actualizado.

6.2 Objetivo general del Proceso de Sistemas de Comunicación

Garantizar la comunicación en SDPAE en un momento dado, teniendo en cuenta los equipos de comunicación así como el de la correcta coordinación entre las diferentes entidades respecto al los sistemas de comunicación que se posean.

6.3 Metas y estrategias en la implementación del(os) sistema(s) de información:

6.4 Proceso del Sistema de Comunicación

CAPÍTULO 7

Personal

7.1 Marco Teórico

Toda vez que el personal operativo es el componente necesario para que todas las actividades en una respuesta a emergencia se desarrollen, este proceso se encarga de prestar el servicio a las personas del SDPAE que hacen parte de la atención.

El personal que realiza las labores de rescate y atención de la emergencia, genera requerimientos al SDPAE, como su transporte, alimentación, salud, un lugar donde alojarse en las mejores condiciones etc. Estos requerimientos deben hacer parte del plan logístico, en el cual se contemplen:

• 7.1.1. Inventario de personal:

Se refiere a contar con la información del personal disponible en cada entidad por cada tipo de emergencia y su disponibilidad para atender la misma.

• 7.1.2. Atención médica:

Se refiere a la atención que se debe prestar al personal involucrado en la atención de emergencias durante y después del suceso, para esto es necesario definir:

• Las entidades encargadas de cumplir esta función.

• Definir los requerimientos para brindar la atención médica requerida a corto, mediano y largo plazo. En cuanto a medicamentos y especialistas de la salud.

• Diseñar un plan de suministro de medicamentos y demás insumos que las entidades puedan requerir.

• 7.1.3. Alimentación:

Se refiere a la rutina o programa de alimentación que se llevará a cabo antes, durante y después de la emergencia para el personal encargado. Este programa deberá cumplir con las especificaciones necesarias para que el personal se encuentre en las mejores condiciones para desempeñar su labor.

• 7.1.4. Apoyo familiar y psicológico:

Hace referencia a las garantías ofrecidas (atención inmediata, alimentación y apoyo psicológico) por el SDPAE, al personal que esté prestando un servicio de atención a la comunidad y a su familia.

• 7.1.5. Descanso y recuperación:

Se debe establecer, de acuerdo al inventario de personal y sus respectivas especialidades, turnos que permitan descanso adecuados al personal para que se pueda recuperar.

Para que el Proceso de Personal funcione debe interactuar con los procesos de aprovisionamiento, distribución, instalaciones y transporte, los cuales provee lo necesario para que cada parte de este proceso pueda implementarse.

Es necesario resaltar que en la atención del cliente interno se recomienda designar una persona encargada de los procesos de gestión de pedidos, almacenamiento, alistamiento, transporte y distribución de los suministros y atención requerida por el personal en campo y administrativo, diferente a la que desarrolla estas actividades para el cliente externo.

Para ampliar este punto de debe consultar el manual de SCI actualizado.

7.2 Objetivo general del Proceso de Servicio al Personal

Prestar el soporte al personal que hace parte de la respuesta a emergencias en lo referente a la atención médica, alimentación, y apoyo familiar y psicológico.

7.3 Metas y estrategias en la implementación del proceso de Servicio al Personal:

7.4 Proceso:

Glosario

ABC Clasificación: Clasificación de un grupo de ítems en orden descendente de acuerdo a los volúmenes de millones de pesos. Este arreglo después es dividido en tres clases llamado ABC. El grupo A representa del 10 al 20% en número de ítems, y un 50 y 70 % en volumen proyectado de pesos. El siguiente grupo, B, corresponde al 20% de los números de ítems y cerca del 20% del volumen de pesos. El grupo C, contiene el 60 o 70 % de los ítems y representa cerca del 10 al 30 % en volumen de pesos.

Aviso de Despacho: Específica los detalles acerca de los bienes despachados o listos para el despacho bajo ciertas condiciones previamente acordadas.

Cross Docking: Es un sistema de distribución en donde la mercancía recibida en la bodega o centro de distribución no es almacenada, sino que por el contrario es despachado a los diferentes clientes que se necesite. Cross Docking requiere una sincronización en todos los movimientos de la mercancía. Con este sistema se elimina almacenaje, operaciones de selección, entre otras y por tanto ayuda a reducir costos.

Entrega Paletizada: Es la entrega en la que se hace uso de la estiba estándar y teniendo ya definidos los criterios de conformación de estibas, acordados entre el proveedor y comerciante. El objetivo es lograr un trámite ágil en la recepción, manipulación y entrega de los productos en la cadena de abastecimiento.

FIFO (First In First Out): Mercancía que llega primero a la bodega es la primera en ser despachada.

Indicadores de Gestión (KPI Key process indicator): Es una medida la cual es de suma importancia a nivel estratégico dentro de una compañía o departamento. Por ejemplo se tiene entregas sin error de facturación, que se refiere al porcentaje de facturas que llegan sin fallas durante un tiempo de lapso dado.

Inhouse: Tareas realizadas al interior de la compañía.

Lead Time: Tiempo transcurrido entre el momento que se hace un pedido hasta que es entregado por parte del proveedor al cliente.

LIFO (Last in, First Out): Mercancía que llega de último es la primera en salir.

Orden de Compra: Específica los detalles acerca de los bienes o servicios requeridos o solicitados por parte del cliente hacia el proveedor.

Outsourcing: Tareas llevadas propias de una empresa llevadas a cabo por otras empresas especializa en la labor a realizar.

Packing: Acción de embalar y empacar una serie de productos para su reubicación en Bodega o Salida de esta.

Paletizar: Consiste en agrupar sobre una superficie (paleta o estiba) una cierta cantidad de objetos individualmente pocos manejables, pesados y/o voluminosos.

Pallet: Plataforma en donde los cartones son apilados de tal forma que después puedan ser utilizados para movilizar unidades como un grupo. Los pallets pueden ser hechos de madera o diferentes composiciones de materiales.

Picking: Es el proceso que involucra alistar los productos en el área de almacenamiento llevar los productos desde áreas de almacenamiento hasta la zona de despacho de acuerdo a unas cantidades y referencias solicitadas por un pedido.

Maestro de Suministros: Es el Inventario de suministros clasificados por Tipo de Abastecimiento. Adicionalmente cuantifica los diferentes niveles de Inventario, los cuáles están definidos de acuerdo a la misión institucional y al nivel de servicio estimado

Maestro de Proveedores: Es el Inventario de Proveedores clasificado por suministro y tipo de abastecimiento.

Maestro de Transporte: Es el Inventario de posibles proveedores de transporte, vehículos describiendo sus capacidades, horarios, costos y demás características propias de cada tipo de transporte

Punto de reorden: Nivel predeterminado de inventario en el cual se hace necesario ordenar más para almacenar o usar en los procesos de producción- Este mínimo nivel de inventario provee los diferentes procesos para satisfacer la demanda, mientras pasa el periodo de entrega de la mercancía solicitada anteriormente.

Red de Valor: Es la sincronización de todos los procesos para la obtención, utilización, distribución y retorno de bienes o servicios enfocados en la satisfacción del clientes final.

Tracking: Monitoreo y seguimiento a la mercancía desde su punto de origen hasta su destino final.

Unidad Logística: Es un suministro de cualquier composición utilizado para transporte y/o almacenamiento que debe ser administrado a través de la cadena de abastecimiento. Por ejemplo una estiba.

Warehouse Management System (WMS): Sistemas usados eficientemente en el manejo de los procesos de bodegas y las actividades directas de esta, incluyendo recepción, alistamiento, consolidación, e inventarios. También incluye soporte de radio-frecuencia, comunicaciones, información en tiempo real entre físico y sistema. También maximiza espacio y minimiza desperdicios de material, gracias a la automatización de los procesos.

Bibliografía

• ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES Y PRODUCCIÓN. Noori Hamid 2nd ed. Mc Graw Hill.1997. Cap 13.

• MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL. Jordi Pau, ed. Diaz Santos. Madrid 1998. Caps. 1 al 10.

• LOGÍSTICA Y GESTIÓN DE SUMINISTROS HUMANITARIOS EN EL SECTOR SALUD, Programa de Preparativos para Situaciones de Emergencia y Socorro en casos de Desastre Organización Panamericana de la Salud Washington, D.C., 2001

• FUNDAMENTALS OF LOGISTICS MANAGEMENT, Douglas M. Lambert, Ed. Mc Graw Hill 1998, 572 pg.

• SUPPLY CHAIN AND LOGISTICS TERMS AND GLOSSARY, Kate Vitasek, www.scvisions.com

• CURSO SICIE, Sistema de Comando de Incidentes en la Escena material de Referencia, Noviembre de 2002.

• LOGISTICA Y GESTIÓN DE SUMINISTROS HUMANITARIOS EN EL SECTOR SALUD, Organización Panamerica de la Salud, Organización mundial de la salud, Washinton DC 2001.

• Logística, Mejores Prácticas en Latinoamérica. Octavio Carranza. Thomson, 2004

ANEXOS

Anexo 3. Formato Resumen Control de Distribución

Autor:

Wilson Luna

Nicolás Moreno

Luz Andrea Torres

Consultores GS1 Colombia

Wilfredo Ospina Uribe

Coordinador Logístico DPAE

BOGOTÁ D.C., COLOMBIA

Abril 21 – 2014

[1] Tomados de Procedimientos Institucionales para la Atención de Emergencias en Bogotá, Sistema Comando Incidentes y del Documento: “Logística y Gestión de suministros humanitarios en el sector salud”

[2] De acuerdo a SCI (Sistema Comando de Incidentes), es la combinación del Equipamiento (Equipos) y el Personal que pueden ser utilizados en una acción táctica en una Emergencia.

[3] Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud, Organización Panamericana de la Salud- Organización Mundial de la Salud, pag.44

[4] Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud, Organización Panamericana de la Salud- Organización Mundial de la Salud, pag.44