La guía para el manejo logístico de emergencias

• Introducción a la guía
• Aprovisionamiento
• Distribución
• Transporte y Entrega
• Transporte y Entrega
• Instalaciones
• Sistemas de información
• Comunicaciones
• Personal
• Glosario

Introducción a la guía

El presente documento contiene una guía general para el desarrollo de un plan estratégico integrando con las entidades Distritales, Nacionales e Internacionales enfocado a la Logística para la atención de las emergencias derivadas tanto de un sismo de grandes proporciones en la ciudad de Bogotá como de emergencias recurrentes de menor magnitud como Inundaciones, Deslizamientos, etc.

Adicionalmente se constituye por su aplicación general en un manual para evaluar, diseñar e implementar procesos logísticos en cada una de las entidades que conforman el SDPAE, teniendo en cuenta que cada una dentro de su propia misión identificará los procesos en los que aplica y definirá sus propios objetivos, metas y estrategias basándose en los lineamientos ofrecidos en este documento.

Para cada proceso se presenta un breve marco teórico que pretende nivelar los conocimientos en logística en el SDPAE, posteriormente se establecen los objetivos que direccionan cada proceso y las metas y estrategias para alcanzarlos, de tal forma, que las entidades del SDPAE puedan utilizar esta información como marco general para el desarrollo de su propio plan estratégico logístico basados en la misión de cada una.

Muchas estrategias están formuladas hacia mejoras que se pueden implementar si necesidad de inversión financiera, son básicamente mejoras en procesos o diseño e implementación de aquellos que las entidades del SDPAE no poseen. Sin embargo, existen mejoras que representan proyectos de inversión a largo plazo y que de alguna manera requieren de un trabajo importante al interior de cada entidad.

Por último es de anotar que este documento está compuesto por procesos logísticos que surgieron de la interacción de los conceptos de la Logística Clásica y de la Logística para Atención de Emergencias[1]en donde su alcance va desde la recepción de suministros hasta la distribución misma de estos a las instalaciones fijas y temporales establecidas para la atención de heridos, victimas y personal durante la atención de la emergencia y estabilización.

CAPÍTULO 1

1. Que es un sismo? (probabilidad de un sismo en Bogotá)

Nuestro país está localizado en una región influenciada por la frecuente ocurrencia de sismos o terremotos, los cuales se constituyen en una constante amenaza para la mayoría de los colombianos. En Bogotá se han presentado fuertes terremotos en el pasado y se seguirán presentando en el futuro y a pesar de que éstos no se pueden predecir, debemos aprender a convivir con la posibilidad de vernos afectados por esta amenaza. Un terremoto puede ocurrir en cualquier momento y desde ya se pueden estimar los graves daños que este fenómeno causaría.

La corteza de la tierra está formada por grandes placas que se mueven y que chocan entre sí. El choque continuo de estas placas a lo largo de miles de años, ha producido la formación de montañas, cordilleras y fallas geológicas o rupturas de la corteza terrestre.

Un sismo es una liberación de energía que se manifiesta por medio de vibraciones del terreno. Se producen los sismos cuando hay desplazamientos repentinos a lo largo de los bordes de las placas. Los sismos también se pueden originar por el movimiento de las fallas geológicas.

El territorio colombiano está influenciado por el movimiento de tres placas: la de Nazca, la Suramericana, y la del Caribe

Para evaluar la amenaza sísmica es necesario conocer donde se pueden generar los sismos. Para todo el país existe un estudio que permitió determinar la amenaza sísmica en Colombia. Este dividió el territorio nacional en zonas de acuerdo con el nivel de amenaza: Alta, Intermedia y Baja.

2. Cuáles son los principales daños que se pueden presentar y los tipos de emergencias

• DAÑO DE EDIFICACIONES: Las construcciones pueden sufrir daños leves o graves, dependiendo de la calidad del diseño y de la construcción.

• INCENDIOS: Se producen cuando el terremoto ocasiona corto-circuitos, escapes de gas o contacto de combustibles con artefactos eléctricos.

• DESLIZAMIENTOS: Los sismos producen deslizamientos que se originan en las laderas inestables.

• LICUACIÓN DEL SUELO: Sucede en suelos arenosos sueltos, con un alto contenido de agua. Estos pierden su capacidad de soporte durante un sismo, lo cual origina el hundimiento de las edificaciones.

• CRECIENTES DE RÍOS Y QUEBRADAS: Se presentan cuando se rompen las represas y cuando los deslizamientos taponan el cauce de los ríos y las quebradas.

3. Que es el SDPAE?

El Sistema Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias (SDPAE) que forma parte del Sistema Nacional del mismo carácter creado y organizado por el Decreto Extraordinario 919 de 1989, es el conjunto de procesos articulados que, en el ámbito de sus competencias, con sus propios recursos y conforme a las normas, relaciones funcionales y regulaciones aplicables, adelantan las entidades públicas y privadas que de manera autónoma y armónica deben realizar planes, programas, proyectos y acciones específicas, con el objetivo central de asegurar el manejo integral de los riesgos existentes en Bogotá. El SDPAE busca contribuir a mejorar de manera equitativa la calidad de vida de las generaciones presentes y futuras, y propiciar un desarrollo seguro mediante la prevención de los riesgos y la minimización del impacto de los desastres, calamidades y emergencias de origen socio-natural o tecnológico sobre la población, la infraestructura y la economía pública y privada. Para este efecto, el Sistema promoverá la realización, entre otras, de las siguientes actividades:

• Planear, gestionar y realizar los programas y proyectos pertinentes.

• Generar y establecer espacios y procesos de discusión, concertación y compromiso sectorial e institucional.

• Establecer mecanismos de interrelación entre las entidades que los conforman.

• Fortalecer la capacidad de coordinación, gestión y ejecución de las entidades distritales.

• Organizar e integrar los esfuerzos y mejorar la asignación y manejo oportuno y eficiente de los recursos humanos, técnicos, administrativos y económicos.

• Definir las responsabilidades y funciones de sus integrantes en las diferentes fases del proceso de prevención y atención.

• Realizar el seguimiento, evaluación y control de los planes y programas propios del sistema.

• Propiciar una adecuada articulación con las instituciones del sector privado y, en especial, con organizaciones gremiales, universidades y entidades asociativas de profesionales.

El Sistema Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias tiene la siguiente organización:

• El Alcalde Mayor

• El Comité Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias.

• La Secretaría de Gobierno

• La Dirección de Prevención y Atención de Emergencias del Distrito.

• El Fondo de Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá.

• Los Comités interinstitucionales Distritales

• Los Alcaldes locales

• Los Comités locales de emergencias

• El Cuerpo Oficial de Bomberos, la Cruz Roja y la Defensa Civil

• Las Secretarías, Departamentos Administrativos y entidades descentralizadas Distritales en cuanto sus competencias y funciones tengan relación con las actividades de prevención y atención de desastres, calamidades y emergencias Distritales.

• Las entidades nacionales y regionales públicas y privadas en cuanto sus competencias y funciones tengan relación con las actividades de prevención y atención de desastres, calamidades y emergencias Distritales y tengan dependencias o ejerzan funciones en el territorio del Distrito Capital.

4. Qué es Logística en la atención de emergencias

En situaciones de Emergencia la movilización de Personal, Equipo, Accesorios, Herramientas, Consumibles varios, Insumos, Recursos[2]y Ayuda Humanitaria para el trabajo del Personal Operativo (Cliente Interno) o la atención de la Población Afectada (Cliente Externo) requieren un sistema logístico integral y efectivo, ya que de lo contrario serían una carga para todos los actores y un punto de retraso en toda la cadena de respuesta a emergencias

Teniendo en cuenta esto la Logística en la Atención de Emergencias es el proceso encargado del manejo de suministros, personal y servicios de apoyo, haciendo que el requerimiento solicitado sea el adecuado para el tipo de Evento o Emergencia, en la cantidad requerida, con las condiciones adecuadas, al Costo necesario y en el Lugar y Tiempo precisos.

Lo anterior y para optimizar el proceso de Atención Logística en emergencia se requieren los siguientes componentes:

1. Aprovisionamiento

*Abastecimiento

*Recepción

*Almacenamiento

*Gestión, Control  y Mantenimiento de Inventarios

2. Distribución.

*Recepción de Pedidos

*Alistamiento

*Transporte

*Distribución

3. Instalaciones.

4. Sistemas de Información

5. Sistemas de Comunicación.

6. Personal

*Inventario de Personal

*Servicio Atención Médica

*Servicio Psicológico y Familiar

*Servicio Alimentación

*Servicio Descanso y recuperación

Este proceso soporta todo el esquema organizacional en la atención de una emergencia y es indispensable cuando las operaciones se cumplen en grandes extensiones y cuando son de larga duración.

CAPÍTULO 2

Aprovisionamiento

El proceso de Provisiones en el SDPAE posee un alcance que incluye los procesos de Abastecimiento, Recepción, Almacenamiento, y Gestión, Control  y Mantenimiento de Inventarios, de todos los suministros necesarios para la atención de las emergencias derivadas de un sismo en la ciudad de Bogotá.

2.1. Abastecimiento.

Este proceso hace referencia al conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los suministros que la entidad requiere para su operación, ya sea de fuentes internas y/o externas.

2.1.1 Marco Teórico

Dentro del abastecimiento encontramos 3 tipos que son:

• Compras

• Préstamos

• Donaciones

2.1.1.1 Las actividades realizadas en el proceso de abastecimiento por compra son las siguientes:

• 1. Identificación de la necesidad de suministros:

• Crear un Maestro de Suministros (Ver Anexo 1. Formato Maestro de Suministros)

• Determinar la urgencia del requerimiento.

• Confirmar las necesidades de entrega.

• Definir los parámetros de cantidad, por ejemplo tamaños mínimos de empaque.

• Desarrollar el formato de Solicitud a proveedores.

• 2. Desarrollar un sondeo de mercado con a los proveedores potenciales:

• Identificar todos los proveedores posibles.

• Diseñar el Maestro de Proveedores. (Ver Anexo 2. Formato Maestro de Proveedores)

• Solicitar las especificaciones y condiciones de entrega ofrecidas.

• Desarrollar un Estudio de los requerimientos (Especificaciones del suministro, costos, tiempos de entrega, sitios y embalajes)

• Comparar con lo solicitado en la actividad de "Identificación de necesidad de suministro" y cambiar lo necesario para que la solicitud sea viable y el proceso de compra se inicie.

• 3. Presentar una solicitud formal de cotización a los proveedores potenciales, especificando:

• Especificaciones del suministro y su entrega,

• Obligaciones

• Especificaciones de la forma de pago

• Especificaciones del Proveedor, teniendo en cuenta lo siguiente entre otros puntos:

• Seriedad en cotizaciones y argumentos

• Calidad de los suministros

• Trayectoria y reconocimiento

• Confianza

• Imagen de las marcas

• Capacidad de producción

• Recursos técnicos

• Recursos financieros

• Puntualidad en la entrega.

• Tiempo entrega.

• Capacidad de entrega en múltiples lugares.

• Condiciones (descuentos, forma pago, despacho, devoluciones, averías, reclamos)

• Precio.

• Capacidad de generación y envío de información referente al suministro enviado, características del suministro, tipo de elemento y cantidad.

• 4. Recepción de Propuestas y Selección del Proveedor

• Recibir propuestas

• Comparar las cotizaciones bajo los mismos parámetros.

• Evaluar las garantías y el servicio post-venta ofrecidos.

• Evaluar las condiciones de venta incluyendo la forma de pago.

• Selección del Proveedor

• 5. Desarrollo del Contrato

• 6. Generación de la orden de compra/pedido

Diseñar un formato de orden de pedido, cotización, orden de compra, según lo definido internamente por cada entidad. Los requerimientos mínimos a tener en cuenta se enuncian en documento: Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud, Organización Panamericana de la Salud – Organización Mundial de la Salud, pág.65. Se deben acordar e institucionalizar indicadores de desempeño

• 7. Seguimiento a los pedidos

Teniendo en cuenta el acuerdo de servicio establecido con los proveedores cada entidad deberá realizar el seguimiento a sus pedidos, observando, especificaciones, cantidades, documentación, tiempos de entrega y soporte técnico, como variables mínimas a considerar.

• 8. Recepción de los suministros (ver numeral 2.2)

• 9. Evaluación de desempeño post-adquisición

Una vez que el servicio ha sido realizado o los suministros entregados, el desempeño del proveedor debe ser evaluado para determinar si cumplió con las necesidades del usuario. En caso negativo, las causas deben ser investigadas y la acción correctiva debe ser realizada. Las necesidades deben ser presentadas al proveedor sin demora alguna.

• 10. Control y pago de facturas.

Revisión de Remisiones y Facturas contra los pedidos para realizar el pago posterior y demás procedimientos administrativos.

2.1.1.2 El proceso de abastecimiento por préstamo[3]incluye personas, organizaciones o empresas privadas, que canalizan su contribución mediante la modalidad de la prestación gratuita de servicios o el préstamo de equipos y materiales durante una fase específica de la atención de la emergencia. Aunque muchos serán ofrecimientos y envíos espontáneos en el momento de la emergencia, es también importante tenerlos identificados y establecer acuerdos con anterioridad durante la fase de planificación. El proceso se describe a continuación:

• Identificar la necesidad de suministros por préstamo

• Verificar los documentos para el préstamo

• Generar el pedido

• Realizar el seguimiento a los pedidos.

• Recepción de del pedido (ver numeral 2.2)

2.1.1.3 El proceso de abastecimiento por donación[4]constituye la proporción más grande de los suministros que se manejan en una emergencia. Cuando se trata de suministros que no han sido solicitados, no prioritarios o inadecuados para la situación de emergencia, resultan en una complicación logística. Sin embargo, estas siguen siendo muy importantes ya que si son pertinentes, pueden prestar un gran servicio y convertirse en un gran alivio, no solo para la población afectada, sino también para los costos de operación de las organizaciones. Además, estimulan y fortalecen la solidaridad. El proceso se describe a continuación:

• 1. Identificar la necesidad de suministros por donación

• 2. Verificar los documentos para la donación

• 3. Generar el pedido

• 4. Realizar el seguimiento a los pedidos.

• 5. Recepción de del pedido (ver numeral 2.2)

2.1.2. Objetivo General del abastecimiento

Adquirir los suministros a un costo final compatible con las condiciones económicas que rodean el suministro comprado (solo para compras), salvaguardando el estándar de calidad, la continuidad del servicio y la población a atender

2.1.3 Metas y Estrategias del Abastecimiento

2.1.4 Procedimiento General Abastecimiento

a. Compras

B. Donaciones

c. Prestamos

2.2. Recepción de Suministros

2.2.1 Marco Teórico

Este proceso hace referencia al conjunto de actividades necesarias para recibir todo tipo de suministro y es el primer contacto que se tiene con los suministros que se va a almacenar, por lo que es un momento oportuno para realizar inspecciones de calidad y cantidad.

Las actividades realizadas en este proceso son las siguientes y su ampliación se verá en el flujograma 2.2.4.

• Descargue de Suministros:

El descargue de suministros hace referencia al proceso mediante el cual todos los suministros que han llegado a el almacén o bodega son descargados del vehiculo que los transporto, el descargue puede estar a cargo del transportista contratado el cual puede o no ofrecer el servicio de descargue, de otra parte este proceso puede estar a cargo de los responsables de la bodega o almacén de la entidad en cuestión.

• Verificación de Calidad y Cantidad de documentos y suministros:

Dentro de las verificaciones a realizar cuando un vehiculo llega con mercancía a un almacén o bodega se encuentran las revisiones de calidad, definida esta como la capacidad de un elemento de ser usado al 100% de sus características, y de cantidad, definida esta como el número de elementos que están siendo esperados. Estas verificaciones garantizan que se reciba lo esperado con los documentos correctos.

• Creación de una unidad de embalaje:

Se puede definir unidad de embalaje como aquella que contiene uno o varios suministros, para que puedan ser transportados, trasladados o almacenados manteniendo sus características para ser usados y contabilizados. En este orden de ideas, crear una unidad de embalaje se refiere a que a partir de la unidad en la que se reciba el suministro, la bodega esta en posibilidad de reempacar o agrupar dichas unidades recibidas en unidades de embalaje diferentes para facilitar su almacenamiento y distribución.

2.2.2. Objetivo General Recepción de Suministros.

Garantizar la recepción adecuada de suministros mediante un procedimiento adecuado teniendo en cuenta el Descargue, la Verificación de Calidad y Creación de Unidad de embalaje principalmente.

2.2.3. Metas y Estrategias de la recepción de Suministros

El procedimiento general a seguir por cada entidad no es requerido pero si preferido, lo que implica que cada entidad puede tomar como marco el procedimiento que se expondrá a continuación para el desarrollo e implementación del propio.

2.2.4 Procedimiento General de Recepción

2.3 Almacenamiento

2.3.1 Marco Teórico

El proceso de almacenamiento es el inmediatamente siguiente al de recepción y reúne todas las actividades necesarias para guardar y conservar suministros en condiciones óptimas de calidad y distribución interna en la bodega desde que llegan hasta que son requeridos por el cliente final.

2.3.1.1 Las actividades realizadas en este proceso incluyen:

• Identificación y Rotulación de los suministros.

• Cargue del inventario en el sistema de información.

• Ubicación de la mercancía en la bodega.

• Control de inventarios.

2.3.1.2 Existen dos tipos generales de almacenamiento:

• Almacenamiento asignado.

Es la asignación de ubicaciones específicas para un determinado suministro, respetando esta asignación incluso cuando no haya existencias en el inventario.

• Almacenamiento Caótico o Aleatorio.

Un suministro puede ser asignado a cualquier ubicación dentro de la bodega, pero se requiere un programa que permita conocer en que ubicación se encuentra una determinada referencia.

2.3.1.3 Formas de Almacenamiento

• Almacenamiento al piso.

El almacenamiento en bloques se refiere a unidades de embalaje apiladas una sobre otra, almacenadas en el piso en líneas (bloques) de almacenamiento en donde se encuentran de 2 a 10 arrumes de profundidad. Según el peso y estabilidad de las cargas, los arrumes pueden extenderse desde 2 tendidos hasta una altura determinada por los límites de seguridad aceptables, la habilidad de apilamiento de la carga, la capacidad de altura que pueda alcanzar el vehículo o herramienta con la que se va a movilizar la carga, el grado de resistencia de los corrugados o embalajes, la altura y la disposición de luz de la bodega o instalación. Los embalajes almacenados sobre piso deben seguir el control LIFO (Last in first out – último en entrar, primero en salir), este tipo de control es muy sensible (aún más cuando se necesita realizar un estricto control de lotes y fechas de vencimiento) para el control FIFO (first in first out – Primero en entrar primero en salir) el almacenamiento sobre piso no es un método de almacenamiento factible para este caso. Este tipo de almacenamiento es factible en particular cuando hay estibas múltiples de la misma mercancía y cuando el inventario tiene una alta rotación.

Cuando la mercancía es retirada de un espacio de almacenamiento, un fenómeno de pérdida de espacio ocurre con el almacenamiento en bloque o sobre piso, ya que solo un tipo de mercancía puede ser almacenada en la ubicación designada y los espacios vacíos no pueden ser usados eficientemente hasta que el espacio completo sea liberado completamente. Por lo tanto, a fin de mantener la utilización alta de las ubicaciones de almacenamiento disponibles la profundidad del bloque (el número de arrumes almacenados en el pasillo) debe ser determinado cuidadosamente:

Profundidad óptima del bloque = [(Ancho del pasillo x tamaño del lote)

/(2 x longitud de la carga x altura del arrume)]1/2

La inversión en un sistema de almacenamiento sobre piso o en bloque es baja. Este tipo de almacenamiento es fácil de implementar y permite la flexibilidad infinita para la configuración del espacio disponible.

• Almacenamiento sobre estibas con Marcos Metálicos (estanterías).

Existen marcos de acero o metálicos que pueden ser atados a las estibas de madera estándares. Estos marcos son portátiles y permiten al usuario apilar el material con varios niveles o tendidos. Cuando no son usados, los marcos metálicos pueden ser desmontados y almacenados en un espacio mínimo.

Los marcos son utilizados comúnmente cuando la carga o mercancía no es regular y cuando otras alternativas como estanterías no son justificables económicamente. Estos también se usan cuando el inventario se debe mantener por un periodo de tiempo muy corto y se necesita aumentar la densidad de almacenamiento en un espacio normalmente abierto.

Todos los factores de control de FIFO, se aplican también a este tipo de almacenamiento, como se describió en el almacenamiento sobre piso.

El almacenamiento en estantería constituye la solución más adecuada para aquellas Bodegas que es necesario almacenar suministro paletizados con gran variedad de referencias.

La distribución y la altura de la estantería se determinan en función de las características de los montacargas o equipos de almacenamientos que se posee, y de las dimensiones e infraestructura de las bodegas.

A continuación se describirán algunas de las muchas estanterías que se utilizan a diario.

• Estantería Convencional: esta estantería tiene como características principales el acceso directo a cada estiba almacenada, posibilidad de retirar cualquier suministro sin necesidad de mover o desplazar otras estibas, fácil control de stocks, ya que cada ubicación pertenece a una estiba y adaptabilidad a cualquier tipo de carga, tanto por peso o por volumen.

• Estantería para paletización Drive-In: Este sistema de almacenaje esta constituido por un conjunto de estanterías que forman calles interiores de carga con carriles de apoyo para las estibas, los montacargas pueden ingresar dichas calles con la carga elevada por encima del nivel del que va a hacer depositada. Este tipo de estanterías se utiliza para suministros que cumplan con el principio LIFO (Primero en entrar, ultimo en salir).

• Estanterías para paletización Dinámica por gravedad: Esta estantería tiene como elementos básicos caminos de rodillos con una ligera pendiente que permite el deslizamiento de las estibas sobre los mismos; las estibas se introducen por el extremo más alto de los caminos para que por gravedad y una velocidad controlada se deslicen hacia el extremo frontal. Es un sistemas que cumple perfectamente el principio FIFO (primero en entrar, primero en salir). Solo requiere dos pasillos. El de entrada y el de salida.

• Estantería para Picking Dinámico: en este tipo de estantería, los suministros se almacenan sobre plataformas de rodachines o rodillos, diseñados en plano inclinado de modo que los suministros se desplazan por gravedad, estos se introducen por atrás y salen por adelante cumpliendo así el principio FIFO.

• Estanterías entre-plantas o mezanine: La instalación de una estantería de este tipo representa la solución ideal para un mejor aprovechamiento de la superficie de una bodega puesto que saca partido de la altura de la bodega o edificio, duplicando la superficie útil de la bodega.

• Estanterías Cantilever: este tipo de estantería son estructuras en voladizo aptas para almacenamiento de cargas largas tanto en su versión pesada como ligera.

2.3.1.4 Existen diferentes zonas a tener en cuenta dentro de una Bodega:

• Zona Administrativa

• Zona de Equipo para manejo de materiales

• Muelles y Zonas de maniobra de vehículos

• Zona de Recepción y control

• Zonas de almacenamiento, en estantería y/o en piso.

• Zona de Empaque y alistamiento de suministros

• Zona de Entrada

• Zona de Salida

• Zona de almacenamiento (Iluminación, ventilación, humedad, visibilidad, etc.)

2.3.1.4.1 Plano Propuesto

Opción N°1

Opción N°2

2.3.2. Objetivo General Almacenamiento de Suministros.

El objetivo de este proceso en el SDPAE, es que cada entidad asegure las condiciones óptimas de todos los suministros que deben ser almacenados para la atención de la emergencias, logrando:

• Definir la localización apropiada, dependiendo de las características de cada suministro.

• Minimizar el costo total de la operación, definiendo procesos eficientes y determinando los plazos para el reabastecimiento, teniendo en cuenta los niveles de inventario.

• Suministrar los niveles adecuados de servicio: en el apoyo al recibo y en el proceso de picking.

• Maximizar el espacio de almacenamiento (volumen)

• Conocer en todo momento datos 100% confiables de los niveles de disponibilidad de cada suministro.

• Lograr en todo momento que el inventario físico corresponda al inventario teórico

2.3.3 Metas y Estrategias del Almacenamiento de Suministros

2.3.4 Procedimiento General de Almacenamiento

2.4 Gestión y control de Inventarios

2.4.1 Marco Teórico

La Gestión y Control de Inventarios debe asegurar la confiabilidad de las existencias de suministros, como elemento clave para lograr alcanzar los niveles de servicio y eficiencia en caso de llegarse a necesitar en un momento determinado.

Dentro de la etapa de almacenamiento se realizan dos actividades básicas, la gestión y el control del inventario. Básicamente, un inventario es un recurso utilizable, que se encuentra almacenado para su uso posterior en un momento determinado.

2.4.1.1 En el manejo del inventario se deben manejar las siguientes actividades:

• Organización de las ubicaciones.

• Cierre documental

• Planeación del desarrollo de inventario (recursos tanto físico como humano y cronograma)

• Establecimiento de las fases del inventario

• Conteo

• Verificación

• Ajustes en caso de ser necesario

2.4.1.2 Tipos de Inventario:

• Inventario máximo: Este inventario se estima dado que puede haber el riesgo que la cantidad de un suministro determinado pueda llegar demasiado alto. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.

• Inventario mínimo: es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en bodega.

• Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la entrega o préstamo. Se debe tener en cuenta que hace referencia a el Inventario físico mas el de Tránsito menos el asignado menos el reservado para propósitos especiales

• Inventario de Tránsito: Están ubicados en el transporte. Si el tiempo de transporte es largo, pueden superar las existencias físicas en almacén.

• Inventario de Seguridad: Sirve para cubrir desviaciones inesperadas de demanda, tiempo de entrega o incumplimiento con el proveedor. Es también conocido como inventario de reserva, y es aquel en el cual se maneja una base para compensar los riesgos no planeados o aumento inesperado de los suministros para de los clientes. Este tipo de inventario es clave debido a que no hay nada seguro y menos en este tipo de situaciones, como lo puede ser cualquier emergencia que este a cargo de SDPAE. Claro esta, que un inventario de seguridad lleva consigo un aumento de costos, pero es claro, que es necesario tener un inventario de seguridad en cada entidad, y este inventario debe estar determinado por cada entidad.

• Inventario de previsión: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida como una situación de emergencia por invierno. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que el Inventario de previsión se calcula con base en una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

• Inventario en cuarentena o Temporal: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo dado legalización de papeles, ajustes previos

• Inventarios de lote o de tamaño de lote: estos son en tamaño que se piden en tamaño de lote por que es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.

• Inventario Cíclico o Regular: Requerido para satisfacer la demanda media durante periodos de reposición sucesivos.

2.4.1.3 Formas para el Control y Verificación de Inventarios:

• Inventario Total: En este control de inventarios lo que se plantea, es hacer la toma del inventario total de la bodega. En este proceso, se hace un conteo de todas las existencias dentro de un tiempo determinado, para posteriormente realizar una verificación y corroborar contra el sistema de información. Este tipo de toma de inventario físico puede ser por suministro o por ubicaciones de acuerdo a las políticas que defina la entidad.

• Inventario Cíclico: El conteo cíclico puede ser definido como una toma física del inventario que se efectúa una determinada frecuencia en suministros que forman parte del inventario, en intervalos predefinidos en forma aleatoria y/o predeterminada que puede ser por suministro o por ubicaciones. Una ventaja de manejar conteo cíclico es que se puede manejar por lotes lo que hace que no se detenga la operación total de movimiento de suministros.

2.4.1.4 Cuando pedir

Otro punto muy importante a tratar dentro de la gestión de inventarios es la de saber cuando se debe hacer una reposición de Inventarios. Esta puede ser hecha de diferentes formas. Hay que tener en cuenta siempre si la demanda es incierta o no. Para el caso específico de la atención de desastres por parte del SDPAE, dadas las circunstancias de que no se sabe si un desastre va ocurrir o no, y en qué magnitud, lo más probable es que se maneje sistemas de reposición de inventario cuando la demanda es incierta.

Cuando la demanda es incierta hay dos sistemas de reposición de inventario. Una que trata de revisión continua y la otra que es revisión periódica.

Es necesario estar revisando continuamente el nivel de inventario y hacer pedidos cuando descienda a un nivel preestablecido, o revisar con periodicidad y hacer el pedido cuando se requiera.

Para entender mejor de que se trata la revisión continua y la revisión periódica, se muestra a continuación un diagrama de flujo para entender cuando se debe hacer un pedido debido a reposición de inventario.

Ya sabiendo cuando se debe ordenar suministros, se estudiará la forma en predecir o dar un número más exacto de cuantas unidades del suministro se debe pedir: existen diferentes formulas, las cuales están dadas por el tipo de demanda que exista. Para el caso de un Pedido de Reorden Normal, la formula esta dada de la siguiente forma:

R =Dprom*E

Donde

• R=punto de reorden en unidades

• Dprom= Demanda promedio en unidades

• E= Tiempo de entregas.

Un ejemplo que puede pasar de cuantas unidades se necesitan, en un determinado momento es el siguiente:

Ejemplo: Debido al los aguaceros de la semana pasada, 100 familias del sur de Bogotá, se quedaron sin vivienda. Para esto el DPAE brindó cerca de 300 frazadas para esta población. Cuando se observó el día lunes el inventario, (debido a que hacen revisión continua del inventario) se encontró que el nivel del inventario esta por debajo del 10% de lo establecido. El nivel de inventario establecido es de 500 unidades. El tiempo de entrega de las frazadas esta en promedio por cerca de 3 días por parte del proveedor hacía DPAE. Por favor determinar el punto de reorden para este caso:

Solución:

Se sabe que el nivel de inventario establecido por DPAE es de 500 unidades.

Cuando revisaron se encontró que estaba debajo del 10%. Por tanto 500*0.1= 50

Por lo tanto Demanda promedio en unidades= 50

Tiempo de entrega= 3

R= 50 *3

R= 150 unidades se deben pedir.

A este Punto de Reorden se le puede suma el Stock de Seguridad si las políticas de la empresa así lo deciden

2.4.1.5 Sistema ABC de Clasificación de Inventarios:

De acuerdo a uno o varios criterios asigna a cada suministro del inventario una categorización con base en el volumen anual de movimientos:

• Categoría A: Pertencen a suministros cuyo volumen acumulado correspoden del 75% al 80% del valor total de las compras anuales del inventario. En general del 15% al 20% de los articulos estan comprendidos dentro de esta categoría.

• Categoría B: Abarca del 30% al 40% del volumen de suministros del inventario que representan cerca del 15% del valor total del inventario.

• Categoría C: Los suministros restantes de estos se hallan en esta categoría y conforman entre el 5% y el 10% del valor total del inventario.

Este sistema de clasificación sirve para que las personas encargadas de las bodega o almacen controlen el inventario y los costos relacionados con el mismo al dedicar tiempo y esfuerzo al suministro de mayor rotación. Los suministros de la categoría A, necesitan revisión más constante que la de las otras dos categorías teniendo registros de inventarios más detallados.

2.4.1.6 Costos.

Costos del suministro: Son los que se refieren al precio de compra de algún suministro que la entidad adquiera o el costo de un suministro que ésta produzca.

Costos de Mantenimiento: Son los gastos en que se incurre al mantener inventarios. Entre los ejemplos se encuentra administración, áreas destinadas, servicios, pérdidas, obsolescencia, primas de seguros, robos, personal a cargo de la Bodega y Mantenimiento y Limpieza de los inventarios entre otros.