Sistemas de información administrativa (Venezuela) (página 2)

1.3.- COMPONENTES DEL (S.I.A):

Todo S.I.A tiene cuatro componentes básicos, a saber:

2. Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones.
3. Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las computadoras.
4. Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.
5. Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar que información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentación.

Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:

2. Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados.
3. Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de salidas.
4. Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condicones.

1.4.- IMPACTO DEL S.I.A EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:

2. Preparación del estudio.
3. Registro de datos.
4. Análisis de los hechos.
5. Desarrollo de la mejor solución.
6. Implantación del nuevo procedimiento.
7. Mantenimiento de los procedimientos.

El sistema de información Administrativa (S.I.A), a sido de suma importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación del estudio y saber que se a a realiza el registro de datos y aquí es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en información de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.

2.- MANUALES ADMINISTRATIVOS

2.1.- DEFINICIÓN:

A continuación se dan algunas definiciones de lo que es un manual

Según Duhat Kizatus Miguel A., un manual es:

"Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".

Para A. Reyes Ponce, un manual es:

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".

Continolo G., define la manual como:

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Para nosotros los manuales administrativos son escritos que utilizan a manera de medios de información y acoplamiento que admiten buscar y emitir de manera concretada y consecuente la información y procedimientos referentes a políticas, organización, funciones, tácticas, etc. Los cuales se consideran obligatorios para la realización de las actividades y ocupaciones.

2.2.- TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Los manuales utilizados en una organización son los siguientes:

2. Manual de objetivos y políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
3. Manuales del empleado o de Bienvenida: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacion y programación de carrera de empleados, derechos, obligaciones, etc.
4. Manuales de Organización: describe la organización formal mencionando, para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
5. Manual de normas procedimientos: Llamados también manual de operaciones o de prácticas Standard, son documentos de gestión de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos. Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias.
6. Manual del especialista: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de actividades u oficios, se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
7. Manual de propósitos Múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección o mantenimiento.
8. Otros manuales de apoyo a la gestión

2.3.- ESTRUCTURA DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

• Contenido: en esta sección incluye enunciación de la codificación y Enunciación de la nominación de cada norma y la Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
• Objetivos: contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
• Responsabilidad: se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
• Alcance de los procedimientos: contendrá la explicación de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser Empleados o por la vía de excepción, cuales son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
• Instrucciones: deberá contener la Estructura (cual es la disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual), codificación (se indicará el sistema y criterios de codificación utilizados)., actualización y los criterios de cumplimiento.
• Normas de procedimientos:
• Glosario
• Índice Temático: en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del manual.
• Índice de referencias cruzadas
• Verificación y asesoramiento
• Indicación de fechas
• Numeración de páginas
• Formato
• Armado

2.4.- IMPACTO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS EN EL ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS

El Ambiente futuro en el que trabajan los gerentes será un medio de sistemas. Hemos hecho hincapié en que el enfoque de sistemas se identifica con las siguientes cualidades distintivas:

2. Integración, caracterizada por la sinergia, que produce un efecto total mayor que los de la suma de sus partes individuales.
3. La interdisciplina, que utiliza las técnicas y métodos de varias disciplinas.
4. La empírica, sujeta a la experimentación y a la comprobación científica.
5. La orientada hacia las decisiones, dirigida hacia la toma de decisiones para lograr una asignación optima de los recursos, uno de los principales objetivos del enfoque de sistemas en las aplicaciones de negocios.
6. La de información, la filosofía del enfoque de sistemas, es la información y la estructura es un sistema de información.

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas claves:

1. ¿Qué es lo que se hace? Esto representa a las acciones.
2. ¿Cómo se hace? Referente a los procedimientos
3. ¿Con que frecuencia se presenta?
4. Que tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?
5. Cual es el grado de eficiencia con el que se efectuaran las tareas?
6. ¿Existe algún problema?
7. Si existe algún problema, ¿Qué tan serio es?
8. Si existe algún problema, ¿Cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por que ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando no es posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organización.

Así mismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad.

Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre los requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe tenerle nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.

CONCLUSIÓN

Hasta ahora hemos insistido en que se necesita el enfoque de sistemas para enfrentarse a la complejidad. Para poder comprender el enfoque de sistemas y el diseño de sistemas de información para la gerencia es básico el concepto de los sistemas de información administrativa y la retroalimentación.

Esencialmente los sistemas de retroalimentación se ocupan de la forma en que se usa la información para fines de control y se aplican no solo a los sistemas de información administrativa y de negocios, sino también a sistemas biológicos, de ingeniería y muchos más.

Si los acontecimientos del pasado y las necesidades del futuro son un indicio, podemos esperar que la administración del mañana sufra varios cambios importantes. Los más significativos son el ensanchamiento del ambiente tecnológico, los cambios de organización dentro de la empresa y la creciente repetición entre ella y el ambiente exterior. Continuara el progreso de la intensidad tecnológica de los recursos de la empresa.

Los sistemas de negocios del futuro serán demasiado complejos para que puedan manejarse tan solo con la experiencia, las opiniones y las pericias de un solo individuo, independientemente de su capacidad, los gerentes tendrán que funcionar en un ambiente interdisciplinario.

Tendrán que enfrentarse a un verdadero reto, realmente a la necesidad de absorber y utilizar los métodos matemáticos y las ciencias físicas y naturales. Así como las investigaciones de las ciencias sociales y del comportamiento. Se necesita todo esto en el enfoque de sistemas adecuada administración de una empresa.

BIBLIOGRAFÍA

Proceso organizativo y la organización. Enciclopedia del MANAGEMENT. Editorial OCEANO.

Scandry Subero