Evaluación y análisis del Sistema de Costo en la Empresa Constructora Guantánamo (página 2)

En la Empresa Constructora Integral de Guantánamo se encuentra situada la Unidad Básica de Producción Industrial dedicada a la construcción de prefabricados y compuesta por tres plantas:

• 1. Guantánamo I: Produce para los diferentes programas.

• 2. Guantánamo II: Su principal producción es para la Empresa Eléctrica.

• 3. Gran Panel IV: Produce para el programa especial de la vivienda de los médicos.

Como se observa las tres plantas para realizar su actividad productiva tiene como punto de partida las solicitudes o pedidos de las diferentes entidades que así lo requieran como por ejemplo: Empresa Eléctrica, Educación, Salud, Obras Escolares entre otras, cumpliendo estas solicitudes con características y especificaciones únicas, de ahí que emplean el costo por órdenes para obtener el producto, en este caso el Hormigón Armado.

Cuando analizamos las diferentes obras, como por ejemplo, la construcción de viviendas, se ponen de manifiesto las siguientes operaciones o procesos:

1ro Movimiento de tierra.

2do Cimentación.

3er Estructura

4to Instalaciones

5to Terminación o acabado

Para el desarrollo de esta tercera fase denominada Estructura, el elemento indispensable para su ejecución es el Hormigón Armado, es decir, que la obra recibe este elemento y lo emplea posteriormente en la construcción de dicha obra. Se origina entonces un costo por procesos ya que se van acumulando los costos según las operaciones realizadas hasta culminar la obra según las certificaciones que son elaboradas al efecto, al finalizar cada mes.

Después de analizar detalladamente el Sistema de Costo establecido en esta entidad debemos destacar que el mismo es una combinación de los dos sistemas de costo universales, el costo por órdenes y el costo por procesos; en este último señalamos que esta empresa se caracteriza por tener un proceso de producción secuencial ya que para poder realizar una vivienda se necesita de ese Hormigón Armado que fue fabricado anteriormente, es decir, que un proceso recibió la producción de otro sin el cual seria imposible la construcción de viviendas, hospitales, escuelas etc.

Para lograr el adecuado registro de las operaciones contables en materia de costo es indispensable la utilización de sus cuatro cuentas fundamentales para un análisis detallado, en el caso de la empresa que analizamos, la misma realiza un correcto registro de cada una de las operaciones utilizando cada una de las cuentas, las que relacionamos a continuación:

• Producción Principal en Proceso.

• Producción Auxiliar en Proceso.

• Producción Propia para Insumo en lugar de Producción Terminada establecido por el Ministerio de la Construcción según Lineamientos Ramales para la Planificación y Determinación del Costo de Producción.

• Gastos Indirectos de Producción.

• Costo de Ventas.

La Empresa Constructora Integral de Guantánamo posee una ficha de costo o "Fórmula Típica de Cálculo" que le permite determinar el presupuesto por centro de costo, reflejando así el costo planificado para una producción y sirven de base para el control de los costos reales en la asignación de los recursos. Esta ficha de costo es elaborada por cada obra que se realice e incluye la misma, presupuestos independientes, los cuales son actividades de apoyo a la obra. La Fórmula Típica de Cálculo se va realizando en cada obra a medida que se va certificando cada objeto de obra con el objetivo de poder realizar una comparación con el presupuesto diseñado inicialmente para dicha obra en ejecución.

Principales estrategias para perfeccionar el análisis de los costos

Para dar cumplimiento al objetivo de nuestro trabajo proponemos una serie de alternativas para perfeccionar el sistema de costo de la Empresa Constructora, el cual garantizará a los directivos de la misma tener un control más rápido y eficiente sobre los recursos laborales, materiales y financieros en el proceso de producción.

Cumpliendo con lo expuesto anteriormente es necesario resaltar la utilidad de los análisis de los costos, ya que permite:

• Conocer el uso de los recursos.

• Analizar el funcionamiento de programas o servicios.

• Actuar para mejorar los resultados.

Para lograr el perfeccionamiento en el análisis de los costos debemos realizar en primer lugar la clasificación de los gastos que permitirá un buen proceso de control y la correcta contabilización de cada elemento atendiendo a su origen y destino. Por ello proponemos sean utilizadas las siguientes:

De acuerdo a la función en que incurren:

De producción:

• Cemento

• Arena y piedra

• Otros materiales fundamentales. (Incluyen)

• Acero

• Ladrillos

• Bloques

• Hormigón Premezclado

• Prefabricado

• Otros materiales consumidos. (Incluye)

• Acetileno

• Consumo de Químicos

• Electrodos y Varillas de soldar

• Oxigeno

• Consumo de metales

• Agua

• Energía eléctrica

• Pieza de repuesto

• Depreciación y amortización de activos fijos

• Otros servicios productivos

• Aceites y lubricantes

• Salarios y jornales

• 25% de la fuerza de trabajo

• 12.5% de la seguridad social

• Subsidio

De distribución y Venta:

• Gomas, Cámaras y Baterías.

• Piezas de Repuesto

Combustible (Diesel)

• Depreciación y amortización de equipos de transporte

• Salarios y Jornales

• 25% de la fuerza de trabajo

• 12.5% de la seguridad social

• Otros gastos de distribución y venta

Generales y de Administración:

• Salario, Jornales y Sueldos –12.5% de la seguridad social -25% de la fuerza de trabajo

• Teléfono

• Energía eléctrica

• Capacitación

• Supervisión de calidad

• Servicio de Perfeccionamiento

• Otros gastos generales y de administración

Con relación al volumen de actividad: es decir, su variabilidad.

Variables:

• Cemento

• Arena y piedra

• Otros materiales fundamentales

• Otros materiales consumidos

• Combustible

• Grasas, Aceites y lubricantes.

• Piezas de Repuesto

• Energía Eléctrica

Semi. – Variables:

• Salarios, Jornales y Sueldos (Directos)

Fijos:

• Salario, jornales y Sueldos (indirectos)

• 25% de la fuerza de trabajo

• 12.5% de la seguridad social

• Depreciación y amortización de activos fijos

Mixtos:

• Agua

Según su identificación con algunas unidades de costeo:

Directos:

• Cemento

• Arena y piedra

• Otros materiales Fundamentales

• Agua

• Energía Eléctrica

• Salarios, Jornales y Sueldos (directos)

• 12.5% de la seguridad social

• 25% de la fuerza de trabajo

Indirectos:

• Otros materiales consumidos

• Energía eléctrica

• Piezas de repuesto

• Aceites y lubricantes

• Salarios, Jornales y Sueldos (Indirectos)

• Subsidio de trabajadores

• 12.5% de seguridad social.

• 25% de la fuerza de la fuerza de trabajo

• Depreciación y amortización de activos fijos.

• Gastos generales de administración

• Gasto de distribución y venta

Según el grado de control:

Controlables:

• Consumo de grasas y aceites

• Combustible (Diesel)

• Piezas y Repuesto

• Energía Eléctrica

No Controlables:

• Salario, Jornales y Sueldos

• 12.5% de la seguridad social

• 25% de la fuerza de trabajo

• Depreciación y amortización de activos fijos tangibles

• Otros gastos, por los que no se le puede exigir responsabilidad a su jefe aunque es posible que en otro nivel se encuentre el responsable.

Estos costos son los fundamentos para diseñar sistemas por áreas de responsabilidad o cualquier otro sistema de control administrativo.

Es sumamente importante para la Empresa Constructora Integral de Guantánamo la descentralización de sus actividades contables y regirlas por áreas de responsabilidad.

Esta descentralización de las operaciones le permitirá a la administración:

• Dedicar más tiempo a la planeación general, en vez de estar agobiada con las decisiones diarias.

• Distribuir la responsabilidad de tomar decisiones entre más personas, así cada responsable tendrá tiempo suficiente para dedicar a los asuntos la atención adecuada.

• Se logra mayor control de los recursos materiales, financieros y humanos, ya que la administración puede moverse más rápidamente para efectuar las correcciones requeridas.

La contabilidad por área de responsabilidad es un sistema diseñado para acumular y reportar los costos a través de niveles individuales de responsabilidad. Cada área de producción se encarga tan solo de los costos por los cuales es responsable y sobre los cuales tiene control. Permite la elaboración adecuada de presupuestos por centros responsabilidad. No importa que tan bien diseñado este un sistema de costo, para que tenga éxito debe enmarcarse por centros de responsabilidad. Es por lo que le proponemos a la entidad realizar la descentralización de sus actividades para una evaluación del desempeño de la siguiente forma:

Centros de Costos: Unidad o subdivisión mínima en el proceso de registros contables, en el cual se acumulan los gastos de la actividad productiva de la empresa a los fines de facilitar la medición de los recursos utilizados y los resultados económicos obtenidos.

Cada área de responsabilidad, centro de costo, en una entidad, debe tener un responsable para el control de los gastos y para la planificación, base fundamental para evaluar y mejorar los resultados para el propio control. Cada centro de costo debe tener un presupuesto de sus actividades con el fin de medir la eficiencia administrativa según los resultados de las contabilizaciones a los fines de control.

En el caso de esta entidad definimos como Áreas de responsabilidad las siguientes:

• Contingente Emilio Daudinot

• Contingente Braulio Coroneaux

• Contingente Abilio Fragosa.

Las mismas al ser conformadas reciben un código nacional emitido por el Ministerio de Economía y Planificación.

Dentro de estas áreas de responsabilidad se ubican las diferentes obras que realiza la empresa fuera y dentro de la provincia donde cada una de ellas constituye un centro de costo codificado a nivel nacional por el Ministerio de Finanzas y Precios.

Además de las obras constituyen centros de costo:

• U/B de Producción Industrial ( Código 301-399 )

• U/ B de Transporte ( 401-499 )

• Centro de Uso de Equipos ( 501- 599 )

• Talleres ( 601- 699 )

Centro de Utilidad: El mismo constituye un segmento de la organización que ha sido designado para el control sobre la generación de ingresos y la incurrencia de costos. Dentro de la empresa encontramos como centro de utilidad:

• Subdirección de Economía (Económico).

Centro de Inversión: Además de tener el control sobre la generación de ingresos y la incurrencia de los costos, tiene también el control sobre la adquisición de activos del centro de inversión, en este caso encontramos:

• Subdirección de Economía y dentro de esta el área de Planificación y Estadística.

Con el objetivo de tener un mejor control de la actividad económica y poder realizar un análisis del comportamiento de los costos de un periodo a otro, se necesita la creación de modelos y registros que eviten distorsiones en cuanto a la información que se procesa.

Es importante señalar que se podrá crear tantos modelos como sea necesario para el registro de las informaciones, siempre y cuando se defina su objetivo con anterioridad a su creación, elaboración y llenado.

Es por lo que le proponemos a la empresa implementar los siguientes modelos independientemente de los que elos utilizan:

Hoja de distribución de Gastos Indirectos: Este modelo está estructurado de tal forma que permite distribuir la totalidad de los gastos indirectos entre los diferentes productos que se elaboren utilizando una base de reparto común para todos ellos, preferentemente proponemos: los salarios directos, información que puede obtenerse a través de la Hoja de distribución de nómina. Los gastos indirectos provienen del Submayor de Gastos por elementos y de los comprobantes que afectan las diferentes cuentas. (Anexo # 1).

Hoja de análisis del costo real y el costo predeterminado: Este modelo juega un papel primordial para tomar decisiones, ya que permite comparar el costo real con el estimado y de ésta forma se puede detectar las posibles variaciones, en el caso que se produzcan, facilitando el análisis de las causas que la originaron. Este análisis debe realizarse por cada partida de gasto en la ficha de costo. (Anexo # 2).

Es sumamente importante al cierre de cada mes durante el análisis de los costos, tener en cuenta para la toma de decisiones, la comparación del costo real de la producción con el costo predeterminado, la determinación de las posibles causas que influyen en la eficiencia económica de los centros productivos, la objetividad de este análisis depende de saber si los costos se corresponden con el periodo contable, si son controlables o no, entre otros aspectos.

Con la utilización de los documentos y modelos que registran y controlan el costo, explicados anteriormente más lo que existan en la empresa objeto de estudio , se estará en condiciones de realizar un análisis profundo y detallado del comportamiento de los costos en cada uno de los elementos, destacando los datos relevantes para la toma de decisiones.

Al analizar el costo de cualquier empresa debemos asegurarnos de que cada uno de los productos o servicios que se presten responda con la calidad necesaria, de no ocurrir esto se estaría incurriendo en costos de calidad. La Empresa Constructora no está ajena a esta situación, como lo destacamos en el caso de U/B de Producción Industrial para la elaboración del Hormigón Armado, tiene establecido dosificaciones para su uso en la obra, con el objetivo de que utilizando la cantidad de cemento, agua, piedra y arena establecida este hormigón quede con la calidad requerida para su posterior utilización en la obra de lo contrario se incurriría en costos de calidad.

Ejemplo: Antes de ser elaborado el Hormigón Armado se separa una muestra de la materia prima a utilizar, la misma es llevada al laboratorio para ver si cumple con los requisitos establecidos, en este momento se pondría de manifiesto el Costo de Prevención ya que se incurrió en costos para evitar que fuese elaborado un hormigón que posteriormente no pudiese ser utilizado. En ocasiones cuando el hormigón sale del molde y se realiza a través de una muestra que se recoge y se examina en el laboratorio y se descubre que el mismo tiene anomalías, se procede a comunicársele al cliente y a realizar una nueva producción, mientras la que ya había sido realizada y no se apegaba a las especificaciones será demolida, se incurrirá en gastos adicionales y por tanto en Costos de Fallas Internas.

Cuando este Hormigón Armado es trasladado hacia cualquiera de las obras y en las mismas le realizan la prueba de fortaleza y deciden que no cumplen con las normas de calidad establecidas es devuelto a la unidad y se incurren en gastos por concepto de transporte, combustible, entre otros lo que demuestra que se incurrió en Costos de Fallas Externas.

Una condición indispensable dentro del desarrollo del proceso productivo de la entidad lo constituye la buena calidad de cada una de las producciones, lo que contribuye al incremento de las ventas, la competitividad, la innovación, la nueva tecnología de punta, el reconocimiento de la empresa, la reducción de desperdicios, menos reproceso o retrabado, se reducen los costos de producción del producto, etc.; para lograr esto es necesario incurrir en Costos de Evaluación antes y después de finalizada la actividad económica.

La calidad no se ha convertido únicamente en uno de los requisitos esenciales del producto, sino que en la actualidad es un factor estratégico clave del que dependen la mayor parte de las organizaciones, no sólo para mantener su posición en el mercado sino, incluso, para asegurar su supervivencia, por eso se le recomienda a la entidad utilizar el uso de diferentes conceptos acerca del tema y elevar su cultura económica en materia de calidad y así como aplicar programas que le posibiliten evaluar cuantitativamente los resultados obtenidos.

Si en la Empresa Constructora Integral de Guantánamo se aplica correctamente todo lo referido en este trabajo, entonces estará en condiciones de determinar el nivel de eficiencia en que se producen los diferentes niveles de producción, de los recursos gastados en el proceso productivo, además de utilizar todo esto como eficaz instrumento en la toma de decisiones, en el proceso de planeación de las actividades y en el proceso de dirección estratégica.

Conclusiones

Por todo lo analizado en el desarrollo del trabajo podemos concluir que:

La toma de decisiones no es más que una categoría de la Dirección Científica, donde existen alternativas de acción y selección del mejor curso, con la finalidad de obtener objetivos específicos, por tanto el costo; debe ayudar a la dirección de una manera más o menos acertada a decidir cuál es el mejor camino a seguir ante una determinada línea de trabajo que le posibilite: maximizar la economía y lograr eficiencia y eficacia en sus actividades económicas, ahí radica la importancia de las propuestas hechas para realizar la Evaluación y Análisis del Sistema de Costo no sólo a la Empresa seleccionada en este trabajo sino para todas las actividades de producción y de servicios que precisan del uso y control de los recursos materiales, financieros y laborales para cumplir con sus objetivos económicos propuestos.

La acertada elaboración, aplicación y uso del Sistema de Costo servirá como punto de partida para evaluar la gestión estratégica de la misma en cuanto a: disminución de los costos, la calidad de los productos elaborados o servicios prestados, la evaluación del desempeño de las diversas áreas que intervienen en el proceso, la aplicación de técnicas novedosas en la planificación, registro, cálculo y análisis de los resultados obtenidos, de forma tal que se demuestre su nivel competitivo en el mercado mundial.

Recomendaciones

Para cumplimentar el objetivo trazado para el desarrollo de nuestro trabajo y atendiendo a las conclusiones arribadas, se recomienda:

• Elaborar y analizar los informes periódicos sobre el costo con la sistematicidad requerida desde la base y oportunamente.

• Clasificar los gastos tomando en cuenta los criterios propuestos en la investigación realizada.

• Promover los diferentes conceptos básicos de costos de calidad y sus diferentes clasificaciones para su posterior utilización.

• Proponer a la entidad utilizar los diferentes variantes de centros de responsabilidad que se muestran en el trabajo para lograr una eficiente descentralización de las actividades a la hora de evaluar el desempeño.

• Lograr la capacitación del personal del área económica y de los trabajadores en general, en materia del control y disminución de los costos además de la incidencia de los costos de calidad.

Con la aplicación de estrategias propuestas en este trabajo en la Empresa Constructora Integral de Guantánamo se lograría un perfeccionamiento en el análisis de sus costos y gastos, un eficiente uso de sus recursos y la calidad en sus resultados.

Bibliografías

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17-Dr. Ivnisky, Morina. "Introducción a la teoría de los costos. Monografías. Com.

Anexos

Anexo No. 1 Propuesta a utilizar en los Centros de Costo

Hoja de distribución de gastos indirectos.

*Coeficiente de distribución = Total de gastos indirectos

Salario total

* Salarios que reflejan la hoja de costo

** Para su cargo a cada producto

Fuente: Idea del Autor.

ANEXO No. 2 Propuesta para el análisis del comportamiento del costo.

Fuente: Idea del Autor.

Autor:

Maria del Pilar Garzón Wilson

Graduada en la especialidad de Economía, es Master en Ciencias

Profesor Auxiliar y labora en el Departamento de Contabilidad y Finanzas como profesora en la Disciplina de Costo, en el Centro Universitario de Guantánamo.

El tema tratado forma parte de su Proyecto de Investigación, acerca de la necesidad y efectividad de los sistemas de costos en las diferentes actividades económicas.

Lic. Carmen Torres González

Licenciada en Contabilidad y Finanzas

Profesor asistente y labora en el Departamento de Contabilidad y Finanzas como profesora en la Disciplina de Auditoría.

Licenciado Rafael Matos Vidal

Profesor Asistente y Jefe de la Disciplina Auditoría.

Autores:Maria del Pilar Garzón Wilson

Lic. Carmen Torres González

Licenciado Rafael Matos Vidal