La organización como proceso clave en la gestión administrativa

La presente investigación tuvo como objetivo analizar la organización como proceso clave en la gestión administrativa de la Agropecuaria Santa Rosa, S.A. La investigación se desarrolló bajo el paradigma cualitativo, el método utilizado fue el estudio de caso cualitativo, el tipo de investigación fue descriptiva y el diseño de campo no experimental,.El escenario donde se realizó la investigación fue en el área administrativade la Agropecuaria Santa Rosa, S.A., ubicada en la parroquia Santa Bárbara del Zulia. Los informantes claves fueron 2 empleados de la empresa; la administradora y la contadora y el gerente (Socio de la agropecuaria). A estos se les aplicó una entrevista a profundidad y los resultados permitieron hacer algunas reflexiones sobre la problemática que se presenta en esta empresa, donde no existe una estructura organizativa formal, cada trabajador conoce sus funciones, pero no existe una normativa que indique la responsabilidad de cada puesto de trabajo. Además, no se utilizan las diferentes herramientas organizativas, como el análisis FODA, diagrama de hilo, la utilización de manuales de organización. A esto se le puede sumar que las decisiones solo son tomadas por el gerente, por lo tanto, los empleados y obreros no participan u opinan en problemas que son comunes a los miembros de la organización. Se recomienda a la gerencia la aplicación del proceso organizativo de la empresa; donde se establezca claramente los departamentos existentes, se elabore un organigrama estructural y otro funcional, la jerarquía de cada cargo.

Descriptores: Organización, Gestión Administrativa.

Introducción

La complejidad de la sociedad actual conlleva a la activación de diferentes roles en cada una de las personas, lo cual según Núñez (2014) incluye novedosas maneras de organizarse e interrelacionarse, no obstante, esto amerita mayor responsabilidad de cada uno de los individuos para con la comunidad, del estado hacia los ciudadanos y otros estados, de las organizaciones para con su contexto externo como interno.

Todo esto es reflejo de los cambios y transformaciones que las organizaciones han experimentado en los últimos años, por lo tanto, se hace necesario que se desarrollen estructuras organizativas que les permitan a las empresas adaptarse a las nuevas circunstancias existentes. Ahora, no se puede establecer una estructura si no se lleva una buena organización de los procesos productivos y administrativos.

En este sentido para el buen funcionamiento de la organización, Socorro (2009) señala que cambiar "requiere responsabilidad, visión, holística e impacto profundo" (p.18), es decir que la gerencia debe tomar en consideración las consecuencias que puede causar adoptar ciertos cambios en la empresa, para ello debe realizar un análisis de los procesos administrativos y su gestión dentro de la organización.

De allí nace la importancia de desarrollar la presente investigación, la cual permite analizar la organización como proceso clave en la gestión administrativa de la empresa, estudiando la problemática existente mediante la utilización de técnicas y herramientas para la obtención de posibles soluciones que puedan generar un cambio positivo dentro de la organización. Todos estos argumentos son considerados para el desarrollo del presente trabajo, estructurado en cinco capítulos:

Capítulo I. El problema. En este capítulo se plantea la problemática existente en relación al tema de estudio, el objetivo general y los objetivos específicos, la justificación de la investigación y la delimitación de la investigación.

Capítulo II. Marco Teórico. Es la recopilación de todos los antecedentes de investigaciones que guardan relación con la presente investigación, de igual forma se formulan las bases teóricas que se sustentan por diferentes autores, igualmente se plantea el sistema de variables.

Capítulo III. Marco Metodológico. En este capítulo se define el tipo de investigación y su diseño, y las técnicas, métodos y procedimientos implementados necesarios, con el fin del desarrollo lógico de la investigación. Capítulo IV. Revisión de los resultados. En esta etapa se hace una estructuración de las respuestas de los informantes claves, organizados en cuadros, donde se presentan, haciendo un contrastación entre el discurso de

los informantes y los postulados teóricos.

Capítulo V. Reflexiones finales. En esta fase, que es la última se hacen algunas consideraciones sobre los resultados de la investigación.

Por último se presentan las Referencias Bibliográficas las cuales se encuentran ordenadas alfabéticamente, y los anexos

5, 6, 8, 9 Y 10 correspondientes, toda esta estructuración se basa en las normas establecidas en el Manual de Trabajo de Grado de la UNESUR.

CAPÍTULO I

El problema

Planteamiento del Problema

La historia contemporánea se ha caracterizado por el crecimiento vertiginoso de los humanos, no obstante, estas son algo más que un grupo de personas reunidos para alcanzar metas comunes, Según Serlin (2010) "la organización es la disposición de relaciones entre componentes o individuos que produce una unidad compleja, esta une de manera interrelacional elementos, eventos o individuos diversos que a partir de allí se convierten en un todo". (p. 39), por lo tanto, las organizaciones deben contar con estructuras definidas que les permitan funcionar y alcanzar los objetivos comunes.

Tomando en cuenta lo señalado, es importante hacer mención a los planteamientos de Kliksberg (1996) indica que "las organizaciones actuales presenta dos características bien diferenciadas en relación a sus predecesoras; su magnitud y su complejidad" (p. 20), por lo tanto, su estructura organizativa debe estar a la par de las nuevas exigencias.

En este orden, cabe señalar que en la actualidad las organizaciones se enfrentan a un constante cambio debido a las diferentes necesidades que tienen de cumplir con las exigencias de sus clientes, en este sentido Koontz, Weihrich y Cannice (2008) citados en Pérez y Jiménez (2014) plantean que las organizaciones del siglo XXI deben tomar en cuenta aspectos como la globalización, la tecnología y la manera de orientar al personal, sumado a esto, la forma como las empresas se organizan han cambiado buscando la practicidad de sus acciones.

De acuerdo a lo planteado, la estructura organizativa de las empresas debe dar respuestas a estas nuevas exigencias, no solo del mercado, sino del contexto externo e interno en general, lo cual incluye a los clientes, proveedores, ambiente y comunidad, y en la dimensión interna, los trabajadores. Esto porque la organización permite establecer reglas para que los individuos desempeñen adecuadamente el rol que le corresponde en la empresa para alcanzar las metas estipuladas.

Sin duda, la organización, entendida como una de las funciones de la administración, es el pilar fundamental para el buen funcionamiento de la empresa, por ende es necesario que exista armonía entre los factores externos que puedan afectar la empresa y la organización interna como tal. Por consiguiente, se necesita estudiar exhaustivamente la gestión Administrativa que se genera en la organización, de manera que su funcionamiento sea lo más eficiente posible.

En este sentido, la gerencia y sus trabajadores deben complementarse, ya que es difícil ser un buen líder si no hay una buena comunicación con sus empleados en este sentido Robbins y Judge (2009) expresan que si el gerente de la empresa es capaz de motivar a los empleados "dirigen las actividades de otros, seleccionan los canales de comunicación, más eficaces, o resuelven conflictos entre los miembros, están enfocados en dirigir" (p. 6). De igual manera, es importante señalar que la desorganización influye de manera negativa en la productividad obteniendo como consecuencias perdidas en tiempo y dinero.

Esto representa el aspecto diferencial de las empresas exitosas, lo cual es aplicable a cualquier sector de la economía, sea este el primario, secundario o terciario. No obstante, en el primer tipo, las unidades de producción agropecuarias presentan una realidad que refleja una situación contraria a lo planteado en los párrafos anteriores. Al respecto, Martínez (2005) señala:

El sector agropecuario en Venezuela, ha sufrido una serie de transformaciones a causa de la crisis que ha venido experimentando durante muchos años. Esto se debe, fundamentalmente, a las erróneas políticas agrícolas que se han implementado, a la falta de motivación, educación y orientación hacia la actividad agropecuaria en general (p. 10)

De acuerdo a lo señalado, las empresas dedicadas a la producción agropecuaria deben desarrollar nuevas formas de organizarse, de manera que cada uno de los elementos presentes en el proceso productivo y administrativo interactúe eficientemente. Siguiendo este enfoque, es importante señalar que según Calderón e Inciarte (2009)en diferentes sectores de la zona Sur del Lago, el manejo de las fincas se hace de una forma empírica, no tomando en cuenta el uso de los procesos administrativos, alejando la posibilidad de ser más eficientes en el manejo de sus recursos, por lo tanto, sus posibilidades de éxitos en una situación de crisis económica es más difícil.

En este contexto, Martínez (ob. cit.) plantea que uno de los problemas principales de las unidades de producción agropecuarias en el país, es la falta de organización y control administrativo y contable, en todas sus operaciones. Esto hace que las crisis económicas por las cual puede atravesar el país, afecten de manera significativa a estas empresas.

Partiendo de lo ya descrito se fundamenta la presente investigación, debido a que actualmente las empresas agropecuarias se enfrentan a marcados cambios económicos y sociales por tanto se toma como punto focal esta investigación la Agropecuaria "Santa Rosa", la cual se establece como una empresa agropecuaria y que actualmente presentan algunos problemas relacionados al funcionamiento deficiente del manejo organizativo. En esta empresa se presentan algunos elementos que reflejan una problemática, entre estos; la dualidad de roles, por lo tanto, en algunos casos dos trabajadores realizan la misma labor, mientras en otras oportunidades, no hay quien resuelva un problema debido a dicha dualidad. También exteriorizan situaciones donde pareciera

inexistente un orden jerárquico, así como la división de las funciones en la unidad de producción.

Todo esto puede ser producto de un ineficiente manejo de la organización de la unidad de producción, lo cual a su vez esté afectando la gestión administrativa, dificultando la consecución de las metas propuestas. En este sentido, cabe destacar la necesidad de solucionar tal situación problemática, lo contrario acarrearía consecuencias negativas para la empresa, como afectación en el desarrollo de las actividades planteadas, entre ellas la sobrecarga laboral, presionando al trabajador más allá de sus capacidades físicas y con ello enfermedades laborales, ausentismo, no consecución de los objetivos estratégicos.

Todo lo planteado genera una serie de interrogantes, las cuales se mencionan a continuación:

¿Cómo es el proceso de organización en la Agropecuaria Santa Rosa?

¿Cuáles son las herramientas organizacionales utilizadas en la Agropecuaria Santa Rosa?

¿Cómo son los elementos de la gestión administrativa presentes en la Agropecuaria Santa Rosa?

Objetivos de la investigación Objetivo General

Analizar la organización como proceso clave en la gestión administrativa de la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Objetivos específicos

Diagnosticar el proceso de organización en la Agropecuaria Santa Rosa. Determinar las herramientas organizacionales utilizadas en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Describir los elementos de la gestión administrativa presentes en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Justificación de la investigación

En el mundo, las organizaciones se enfrentan a un entorno dinámico y cambiante, bien sea en materia económica, social y tecnológica, los factores de cambio pueden alterar la estructura organizativa de la empresa, pero también pueden operar ayudando a los individuos a trabajar mejor en equipo. Debido a ello se puede considerar que es importante adaptarse a estas transformaciones, lo cual amerita la coordinación y el esfuerzo de todos en la organización.

La presente investigación tiene como objetivo general analizar la organización como proceso clave en la gestión administrativa en la Agropecuaria Santa Rosa, de acuerdo a lo cual se plantea la pertinencia de la misma desde dos perspectivas; una teórica y otra social.

Desde el punto de vista teórico, la investigación se justifica porque busca recopilar y analizar elementos teóricos que permitan reflexionar sobre el funcionamiento de la organización dentro de la empresa y con ello establecer conclusiones sobre las causas y consecuencias que generan las mismas. Además, los hallazgos encontrados, podrán servir como referencia a otros investigadores que aborden el estudio de este tipo de problemática.

Asimismo, desde el punto de vista práctico y social, los resultados de esta investigación servirán como información que la gerencia de la empresa podrá utilizar al momento de formular sus estrategias gerenciales, así para la toma de decisiones, beneficiando de esta manera, no solo a los propietarios y trabajadores de la empresa, sino al contexto social donde estos se desenvuelven.

También es importante señalar, que el estudio servirá de antecedente y base para otras investigaciones que se realicen en la Universidad Nacional Experimental Sur del Lago (UNESUR) y en otras casas de estudio, permitiendo conocer la importancia de la organización dentro de la empresa, esta investigación servirá para que otras organizaciones identifiquen con mayor rapidez los problemas que le puedan estar afectando.

Delimitación de la investigación

La investigación se desarrolló geográficamente en la población de Santa Bárbara de Zulia, específicamente en la sede administrativa de la Agropecuaria "Santa Rosa", ubicada en las instalaciones de Escalante Motors, C.A, se constituye por tres (3) trabajadores en el departamento de administración. Se realizó en el periodo académico AR- 2016 abril- junio2016, y teniendo como objetivo analizar la organización como proceso clave en la gestión administrativa de la Agropecuaria "Santa Rosa".

CAPITULO II

Marco teórico

El marco teórico es una herramienta fundamental en una investigación ya que permite, respaldar las teorías de investigaciones pasadas y evita que el investigador cometa los mismos errores en su investigación. En efecto, el marco teórico es la recopilación de datos y antecedentes relacionados al tema de la investigación, al respecto, Arias (2006) señala que es la "recopilación de ideas, posturas de autores, conceptos y definiciones que sirven de base a la investigación" (p.106).

Antecedentes de la investigación

Cuando se habla de una investigación, los antecedentes cumplen un rol significativo en la investigación, ya que involucra, trabajos e investigaciones anteriores que guardan relación con el estudio de la problemática a desarrollar, es decir, son todos aquellos trabajos que sirven como soporte para la investigación. En este contexto Díaz (2006) indica, que se refiere a la "historia del objeto de estudio en cuestión" (p. 27).

En este sentido, es importante señalar que existen diversos aportes relacionados de alguna u otra manera con el tema de investigación, entre ellos están: el trabajo de Ardila (2015), denominado"La organización como función administrativa en la calidad de servicios del departamento de desarrollo agrícola en la alcaldía Jesús María Semprum", la naturaleza de la investigación es de tipo cuantitativa y tipo descriptiva con un diseño de campo, no experimental. La población se conformó por dos tipos de sujetos, cinco (5) internos y quince (15) sujetos externos, para la medición de las variables se utilizó como técnica la encuesta y como instrumento el

cuestionario simple estructurado con preguntas cerradas con alternativas de sí, y no. La validez del instrumento estuvo al juicio de tres (3) expertos.

Los análisis fueron realizados mediante estadística descriptiva, señalando la frecuencia absoluta y relativa de las alternativas de respuestas, lo que demostró a través de los resultados, debilidades en el proceso de organización y por ende en su estructura organizacional debido al mal funcionamiento de la misma, así como el incumplimiento de las diferentes etapas y beneficios del proceso de organización.

En este sentido, es evidente la relación del antecedente presentado con la investigación actual ya que refleja problemáticas similares debido al mal funcionamiento organizativo, también, la investigación brinda un gran aporte metodológico permitiendo identificar las deficiencias en cuanto a la estructura organizacional y a la organización en general.

Asimismo, Barroso y Ramírez (2015), realizaron un trabajo titulado "Estrategias gerenciales para optimizar los procesos administrativos de los pequeños productores agropecuarios del Sector San Miguel Municipio Catatumbo Edo Zulia". El objetivo del estudio realizado fue proponer estrategias gerenciales para optimizar los procesos administrativos de los pequeños productores agropecuarios del Sector San Miguel Municipio Catatumbo Edo Zulia, el estudio se enmarcó dentro de la investigación descriptiva de campono experimental, bajo la modalidad de un proyecto factible.

La población estuvo delimitada a diez (10) productores, se administró un cuestionario compuesto por veintiún (21) ítems, con preguntas abiertas. La validez de dicho instrumento se realizó mediante juicio de expertos, concluyendo que existen fallas en cuanto a las estrategias y procesos administrativos enmarcadas por las prácticas ancestrales, es decir, obsoletas.

Este estudio es relevante para la investigación ya que se relaciona y hace énfasis en la variable referente a las fallas en los procesos administrativos por prácticas obsoletas, por lo tanto el presente estudio es tomado como referencia para el fortalecimiento de las bases teóricas y a su vez como aporte para la solución de los problemas existentes.

Por otro lado, Contreras y Mendoza (2012) realizaron un trabajo investigativo titulado "Gestión administrativa como herramienta para el mejoramiento de la calidad del servicio en la estación de servicio El Vigía La Creole, C.A.", el tipo de investigación fue de tipo descriptiva, con diseño de campo, bajo la modalidad de proyecto factible. La población estuvo constituida por cinco (5) directivos, once (11) administrativos y responsables de servicio al cliente RSC, de los trescientos cuarenta y tres (343) clientes, y de dos (2) proveedores, se tomó una muestra de sesenta y nueve (69) sujetos. Los instrumentos de recolección de datos que se aplicaron fueron tres (3) cuestionarios por separado de 32 preguntas redactadas bajo una escala tipo Lickert con categorías de respuestas, siempre, casi siempre, a veces, casi nunca y nunca, el cual fue validado cualitativamente por tres expertos.

El análisis de los resultados permitió concluir que los directivos reconocen la gerencia administrativa como el punto de apoyo para cumplir objetivos y metas, además, la empresa posee los recursos suficientes para convertirse en líder en el mercado, de identificar las deficiencias en el servicio, mejorarían su calidad y por último se identifican las fases de una gerencia administrativa pero no se aplican por lo que hay limitaciones.

El trabajo seleccionado se enlaza con el estudio de una variable significativa que es la gestión administrativa, ambas investigaciones presentan una similitud en cuanto a que no son aplicadas las fases de la gerencia administrativa y por ende resulta difícil llevar a cabo una buena organización. La investigación planteada sirve como apoyo para el presente estudio.

Bases Teóricas

Las bases teóricas son requeridas para tipo de investigación, ya que permite esclarecer las dudas con respecto a la problemática planteada, y a su vez simplifica el desarrollo de variables sobre la organización y la gestión administrativa, mediante técnicas metodológicas como la recopilación de trabajos, estudios y teorías.

Al respecto, Arias (2006) establece que, "conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado" (p.107). En pocas palabras quiere decir que, el objetivo de las bases teóricas sirve como guía y estructura para la elaboración de la investigación.

Historia de la Agropecuaria Santa Rosa, S.A

Fundada el 18 de febrero de 1975, conformada su Sociedad Anónima S.A: por Patricia Astolfo, Cesar Herrera, Giorgio Astolfo y Vittorino Astolfo. La misma está ubicada en el Sector Guaimaral municipio Colón estado Zulia, su sede administrativa se encuentra en Santa bárbara de Zulia Municipio Colón específicamente en las instalaciones de Escalante Motors, C.A.

El Personal que labora en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A son: 3 Personas en el Área Administrativa divididas entre Encargada, Nómina y Seguros. Además tienen 60 Obreros en la agropecuaria, Santa Rosa realiza actividades comerciales como la venta de leche y venta de carne y actividades no comerciales como la producción de silo para consumo interno.

Figura 1. Mapa de la Agropecuaria Santa Rosa

Organización

Diferentes autores han definido organización en distintos sentidos, cabe resaltar que también comprende diferentes puntos de vista y no solo se centra en el mundo empresarial. En este sentido se puede decir que la organización es un proceso que abarca dos aspectos importantes, la organización como trabajo en conjunto, tal como expresa Stoner (1996) definiendo que "son dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, para alcanzar una meta" (p.6).

Adicionalmente, otra definición de este término y el punto focal de la investigación, la organización como función y dirección, aquella que es capaz del diseño de normas y estructuras, y la división del trabajo para el cumplimiento de las actividades, en este sentido Melinkoff (2010), revela que al referirse a la organización "se habla de coordinar, presupuestar, etc., procesos estos de la dirección, que utiliza a la organización como instrumental. (p.17). En efecto, aunque dichas actividades mencionadas por el autor son pertenecientes a la conceptualización de la dirección, sin embargo son elementos claves para el concepto de la organización como proceso administrativo.

Según la UNA (2006) "un significado de la palabra organización viene del enfoque de la escuela clásica, en el cual, organización implica el proceso de ordenar las funciones y relaciones jerárquicas de la empresa" (p. 164), desde esta perspectiva la organización es una función administrativa, que es el enfoque dado en esta investigación.

Etapas de la organización

En las organizaciones es necesaria la elaboración de una estructura organizativa, y la función de las etapas de la organización consiste precisamente en la delimitación, diseño, y determinación de las actividades que se realizaran en la empresa con el fin de un buen funcionamiento organizativo y la simplificación del trabajo, por ende es importante conocer cada una de las etapas que se exponen a continuación:

• (a) División y especialización del trabajo: la autoridad de la empresa o su administrador, se encargan de la división de los deberes que el trabajador debe realizar dentro de la entidad, esto quiere decir que, es el conjunto de funciones ya fraccionadas que la persona debe cumplir. Para Stoner, Freeman y Gilbert (1996) la división del trabajo consiste en "dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos" (p. 332), en este sentido se puede determinar que para el buen funcionamiento organizativo dentro de la empresa es de vital importancia que cada trabajador conozca el rol y que esté capacitado para la labor que ejercerá dentro de la organización.

• (b) Departamentalización: surge como consecuencia de la división del trabajo, es la forma en el que la empresa distribuye las funciones que se establecerán dentro de la organización. Existen diferentes maneras de departamentalizar, al respecto Koontz y Weihrich (2007) señalan que se puede organizar la empresa desde diferentes perspectivas, entre estas:

La departamentalización por funciones consiste en agrupar sus actividades de acuerdo a las funciones que tiene la empresa, como producción, ventas, finanzas. Lo que se busca es reunir los actores y recursos de manera ordenada y coordinada para lograr la eficiencia necesaria y de esa forma poder competir en los mercados.

La departamentalización por territorio o geográfica, este tipo de departamentalización se utiliza para dividir los departamentos de la empresa de acuerdo a los territorios donde esta tiene presencia o donde lleva a cabo sus actividades productivas y comerciales.

La departamentalización por clientes, en este sentido los departamentos son responsables por clientes, esto incluye los aspectos productivos y hasta administrativos.

La organización matricial, su esencia es la combinación de la departamentalización, por funciones, productos y proyectos en la misma estructura organizacional

• (c) Jerarquización: En la empresa, establecer un jefe por cada departamento es importante, ya que representa la figura de autoridad y es el encargado de organizar y ordenar las funciones y actividades de acuerdo a las exigencias y requerimientos de un área en específico o a nivel general en la organización, existen herramientas como los organigramas que permiten la visualización de las diferentes unidades de mando que puede existir en una empresa. En este sentido, Reyes (2009) expresa que "Para cada función debe existir un solo jefe". (p.214), asimismo, si muchas personas dirigen conllevaría a una desorganización y no se cumplirían las actividades estipuladas, en este contexto se puede establecer que, la jerarquización es la encargada de dar estructura y forma a la organización.

• (d) Descripción de funciones: Actualmente, como ya es conocido, las organizaciones se encuentran en constante cambio y transformaciones es por ello que los niveles de exigencias en ellas cada vez son más altos, por esta razón es necesario contar con personal altamente calificado. El funcionamiento organizativo de la empresa dependerá de cada trabajador realice la labor que le corresponde, para ello, es fundamental que el profesional tenga conocimiento sobre su función dentro de la empresa, Reyes (2007) establece que "mientras no se establezca una forma precisa y clara lo que cada quien debe hacer, no existirá una estructura adecuada". (p.285).

• (e) Coordinación del trabajo: Se puede definir como, la unificación y equilibrio de las capacidades y esfuerzos, entre las actividades de la empresa y sus trabajadores, facilitando que las funciones de la empresa estén organizadas, para el logro exitoso de las metas estipuladas. Melinkoff (2008) considera que, "es necesario un proceso integrador que reúna y armonice las partes, para formar un todo orgánico" (p.55).

Herramientas de la organización

Las herramientas para la organización, permiten la simplificación del trabajo y la visualización y descripción de las unidades que están dentro de la empresa, además de ayudar al buen manejo organizativo y a su vez interviene en el orden de las funciones. Cada organización implementa la herramienta que más le sea útil para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

• (a) Organigrama: Es una herramienta o instrumento necesario que sirve para llevar a cabo una buena organización ya que se encarga del diseño de los niveles jerárquicos, el establecimiento de las funciones y la visualización de las líneas de autoridad y de responsabilidad que pueden existir dentro de la organización, en pocas palabras, el organigrama refleja el funcionamiento y la departamentalización de la empresa. Reyes (2009) describe que son "hoja en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto". (p.226).

• (b) Manuales: Toda empresa, elabora y diseña documentos, donde específica información sobre sus funciones, normativas y lineamientos e información de la organización. Benjamín y Fincowsky (2009) expresa que "sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y

transmitir en forma ordenada y sistemática la información". (p.244), es indispensable para la organización del manual ya que proporciona información sobre todo lo relacionado a ella y permite con facilidad la elaboración de la estructura organizacional.

• (c) Análisis de procesos: Cada organización aplica y ejerce diferentes procesos dentro de su estructura organizativa ahora bien, es fundamental el análisis y evaluación de las mismas, ya que permite, saber con exactitud las ventajas y desventajas de la aplicación de planificación dirección organización y control, es decir el análisis de procesos en la organización, permite la creación de estrategias empresariales para el funcionamiento organizativo adecuado.

• (d) Análisis FODA: Análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, es una herramienta metodológica, que permite el conocimiento de la situación en la que se encuentra la empresa, mediante un diagnostico exhaustivo, además de encargarse de proporcionar información precisa para la elaboración y diseño de estructuras adecuadas para el funcionamiento organizativo.

En relación con la presente investigación, la empresa requiere conocer: si su desempeño es óptimo, a esto se le llama fortaleza, debe reconocer a que oportunidad le puede sacar provecho para impulsar la labor, además necesita identificar las fallas y debilidades que puedan estar afectando, y por último prevenir los posibles eventos futuros, es decir las amenazas que se presenten en un momento dado. En este contexto Thompson, Gamble, Peteraf, Strickland (2012) señalan que el análisis FODA "ofrece las bases para idear una estrategia que capitalice los recursos de la empresa" (p.101).

• (e) Diagramas de Hilo: Es una técnica que ayuda al estudio seguimiento y control, sirve como representación visual para obtener información, principalmente de un área en específico dentro de la empresa, midiéndose con un hilo la trayectoria de lo que se desea estudiar, permitiendo la ubicación veras de maquinarias y materiales en la empresa y también el movimiento de los trabajadores es decir del momento y tiempo en el que un trabajador se encuentre desarrollando una actividad.

Gestión Administrativa

Las organizaciones a diario, enfrentan diferentes decisiones que pueden, beneficiar o perjudicar a la empresa, por ende, es necesaria la aplicación de procedimientos administrativos útiles para optimizar el desempeño de la organización. Expresa Melinkoff (2008), que "los procesos administrativos han sido y son tratados de diversas maneras". (p.3). En efecto, cada organización actúa de manera distinta, y es por ello, que cada quien adapta su administración rigiéndose por el procedimiento más acorde a ella, con la finalidad de alcanzar una buena gestión organizativa.

Por tal motivo, se define que, gestionar es trabajar, con la gestión administrativa se puede, generar, formular e integrar ideas y propuestas con el fin de aprovechar al máximo los recursos de la empresa, conllevando al mejoramiento del proceso administrativo en la organización y a la obtención de las metas planteadas.

Elementos de la gestión administrativa

En primer término, los elementos en la gestión administrativa funcionan como un complemento, mediante el cual, se desarrollan los procesos administrativos. Cabe destacar que, dichos elementos se encargan de proporcionar una estructura organizacional, ya que, cumplen con la tarea de analizar, encaminar y evaluarla función administrativa en la empresa, a continuación los presentes elementos son:

• (a) Planificación: Trata sobre, el análisis de las posibles estrategias gerenciales y los diferentes caminos para el logro de las actividades, partiendo de una idea principal. De esta forma Melinkoff (2008) define que la planificación "involucra la transformación en actividad de la actitud racional que se adopta, coordina los objetivos, prevé hechos". (p.48), asimismo, es la encargada del estudio de las variables existentes en la empresa, es el primer paso a realizar antes de ejecutar cualquier plan para el funcionamiento organizativo, del mismo modo Benjamin y Fincowsky (2009) señalan que consiste en "precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los "términos de referencia" para orientar su ejecución". (p.35).

Para Schermerhorn (2006) "La planificación es el proceso de establecer objetivos y determinar las acciones que deberían realizarse para alcanzarlos" (p. 62). Desde esta perspectiva la planificación es la primera fase del proceso administrativo, la misma cuenta con una serie de elementos los cuales se mencionan a continuación:

Visión: es un conjunto de ideas gerenciales, alguna de ellas abstractas, que proveen el marco de la referencia de lo que una empresa quiere ser y espera verse en el futuro, no se expresa en términos numéricos, la define la dirección de la empresa, debe ser amplia e inspiradora, conocida por todos e integrar el equipo gerencial a su alrededor, requiere de líderes para su definición y para su cabal realización.

Así mismo, según Schermerhorn (2006,) la visión señala el camino que permite la gerencia establecer el rumbo para logra el desarrollo esperado de la organización del futuro, esta sirve de guía en formulación de las estrategias a la vez que le proporciona un propósito a la organización, esta visión debe reflejarse en la misión, los objetivos y las estrategias de la institución y se hace tangible cuando se materializa en proyectos y metas específicas, cuyos resultados deben ser medibles.

Misión: A criterio de Schermerhorn (2006), la declaración de la misión debe ser precisa al identificar el campo en el cual pretende operar la organización, incluyendo, los clientes a quienes pretenden servir, los productos y/o servicios que pretende proporcionar, y el lugar en el cual pretende operar.

La misión hay que explicitarla y debe quedar formulada. Lo relevante durante la elaboración de la misión por parte del equipo directivo es el proceso de reflexión en común que se desarrolla; es la única forma de que sea realmente interiorizada. Permite reencontrarse con la esencia competitiva de la empresa. La misión debe ser comunicada internamente entre el personal; a los directivos les proporciona orientación clara sobre su actuación estratégica y a todo el personal le transmite seguridad y confianza.

Objetivos:Según Schermerhorn (2006), señala que los objetivos "dirigen las actividades hacia resultados claves y específicos, a un plazo más corto comparados con la misión de la empresa y permiten medir los resultados de desempeño reales como indicadores del progreso y del mejoramiento continuo de la organización" (p. 61).

Por esta razón, los objetivos son los ideales y los sueños viables de los empresarios, de allí la importancia de fijar un objetivo primario o global de la institución y formular objetivos básicos por las distintas actividades o funciones. Los objetivos proporcionan coherencia en el proceso de toma de decisiones; además indica las prioridades de la organización y presentan la base para la selección de estrategias.

• (b) Organización: Según la UNA (2006) "un significado de la palabra organización viene del enfoque de la escuela clásica, en el cual, organización implica el proceso de ordenar las funciones y relaciones jerárquicas de la empresa" (p. 164). En este contexto, cabe señalar que la organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Elementos de la organización: La organización tiene varios elementos, según el libro de la UNA (2006), son cinco los elementos de la organización, estos son: individuos, organización formal, organización informal, tecnología y medio ambiente, los cuales se describen a continuación:

Individuos: Toda organización está formada por individuos, es el elemento básico, estos se comportan en función de su motivación, aptitudes y actitudes, necesidades, expectativas, por lo tanto se puede decir que no existen dos organizaciones iguales. En función de esto se puede señalar la importancia del comportamiento organizacional, sea este individual o grupal, en el desarrollo y consecución de los objetivos estratégicos de la organización.

La organización formal: Los aspectos relacionados con la estructura y organización de la empresa se expresan de manera escrita a través de manuales de operación y organigramas, donde se especifican las actividades, tareas, responsabilidades, procedimientos.

La organización informal: esta se forman principalmente por grupos de personas y amigos que se unen en base a la interacción dentro de la organización, sin embargo, no hay elementos formales de su constitución.

La tecnología: uno de los elementos que está ejerciendo un papel protagónico en el desarrollo de las organizaciones es la tecnología, esta desde la perspectiva de sistematización y automatización de los procesos productivos y de las tecnologías de la información y comunicaciones, ha cambiado los paradigmas sobre eficiencia y eficacia.

El medio ambiente: este es todo aquello que rodea a la organización y que influye en el desempeño y logro de los objetivos estratégicos de esta. Entre estos elementos se pueden citar el medio social, la sociedad, el sistema económico y político.

• (c) Dirección: Este elemento es de vital importancia para la organización, ya que es el encargado de encaminar y direccionar a la empresa en el sentido más conveniente, apropiado e idóneo para el alcance del éxito organizacional. Es necesario que se establezca un gerente o un administrador, ya que este, cumple con la función de guiar los recursos existentes en la organización.

En este sentido, Melinkoff (2010) expresa que "la organización y la dirección deben complementarse para desarrollar una actividad racional". (p.20), asimismo, no puede existir un manejo efectivo de la organización en la empresa, sino existe la aplicación correcta del proceso de dirección. Desde esta perspectiva es necesario hacer referencia a los aspectos relacionados con la dirección, al respecto se describen de manera breve.

Liderazgo:El concepto de liderazgo ha sido estudiado por diferentes autores, lo cual genera variadas definiciones, al respecto Hughes, Ginnett y Curphy (2007), hacen referencia a la definición de varios autores: "Dirigir y coordinar el trabajo de los miembros de un grupo (Fiedler, 1967), Proceso de influir en un grupo organizado hacia el cumplimiento de sus metas (Roach y Behling, 1984)" (p. 7). Estas definiciones comparten algunos aspectos en común, la influencia de un individuo sobre un grupo y el alcance de metas organizacionales.

Motivación.Según Stoner, Freeman, y Gilbert (1996), señalan que esta "es una característica de la psicología humana, el cual incluye factores ocasionales, canalizan y sostienen la conducta humana. La motivación habla de lo que hace que las personas funcionen", (p.485). De acuerdo a esta definición la motivación es actúa en el nivel emocional de las personas, llevándolos a tomar acciones en función de alcanzar objetivos personales y organizacionales.

En este orden se mencionan a continuación los impulsos motivadores; según Newstrom (2007), "las personas tienden a desarrollar ciertos impulsos como producto del ambiente cultural en que vive, los cuales afectan la forma en que la gente considera su empleo y enfoca su vida" (p. 102), estos impulsos de alguna forma son externos al individuo, el mismo autor haciendo referencia a McClelland, plantea que estos impulsos que llevan a las personas a lograr sus objetivos son: Logro Impulso para alcanzar objetivos y seguir adelante, afiliación impulso para relacionarse bien con otras personas y poder Impulso para influir en personas y situaciones.

Motivación del Logro: Según Newstrom (2007), este estimula al individuo para que consiga sus objetivos personales. El logro es visto como algo importante principalmente por sí mismo, la persona con un alto impulso de logro asumen la responsabilidad de sus acciones y resultados, controlan su destino, buscan retroalimentación periódica y les gusta ser parte de un esfuerzo individual o colectivo para ganar una meta.