La Comunicación en la Gestión de Proyectos

Resumen

Reflexiones acerca de la comunicación en los proyectos socioculturales como eje transversal en todo el proceso del proyecto para facilitar de toma de decisiones, las relaciones con las instituciones y las relaciones interpersonales de los involucrados en el proyecto

Palabras clave: proyectos socioculturales –diagnóstico–comunidad –actores-estrategias

La década de los noventa significó cambios sustanciales en la sociedad cubana y como parte de ellos, el trabajo comunitario adquirió una dimensión particular, porque propiciaba la participación social y la autogestión como vías para la solución de problemas puntuales en el ámbito local y a los que el Estado no podía ofrecer una atención inmediata.

La complejidad de las condiciones conllevó la búsqueda de vías que permitían la búsqueda de alternativas para el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y de sus escenarios vivenciales A partir de esta situación los proyectos socioculturales ocuparon un espacio importante en las posibilidades de cambio en las comunidades

La comunidad paso a ser el principal escenario para realizar diferentes experiencias que al generar propuestas, estaban encaminadas hacia la defensa de los valores y principios del sistema social cubano.

La gestión de proyectos ´socioculturales es una de las alternativas para satisfacer necesidades, y lograr dinamizar y materializar los procesos de transformación que apuntan al desarrollo ciudadano en los diferentes espacios de convivencia

Los proyectos sociales y culturales se caracterizan, por tener a la comunidad como espacio donde se encuentran las unidades sociales con ciertas características entre las que se destacan: su organización, un lugar establecido, todos los elementos de la vida social y sus instituciones, jerarquías e intereses, así como manifestaciones de la conciencia social, entre las que se señalan el sentido de pertenencia y el de comunión.

Los proyectos socioculturales son entendidos como un conjunto de acciones planificadas que involucran y articulan a personas interesadas en provocar cambios o transformaciones en su realidad y en sus modos de actuación.

La forma en que son planificados e implementados algunos de los proyectos nos remite a una propuesta metodológica conocida como gestión de proyectos que se orienta hacia la solución de problemas concretos y que contribuyen al desarrollo humano Esta propuesta se caracteriza por estimular procesos participativos con una concepción dialéctica e integral, al tiempo que privilegia la construcción colectiva del conocimiento, el trabajo articulado y grupal; ubica a los actores involucrados como sujetos de su propia transformación potencia y desarrolla capacidades; prioriza varias dimensiones como: la educativa comunicativa,ambiental,economico-financiera, investigativa, ética, estética, artística directiva, humanista y de género.

Los proyectos se nutren de procesos endógenos; es decir, que nacen de la propia comunidad, además contribuyen al fortalecimiento de redes sociales y al establecimiento de relaciones entre las instituciones y organizaciones que están presentes en la comunidad y fuera de ella.

Todo esto hace que las personas cambien, desarrollen capacidades y habilidades que les permiten gestionar soluciones a sus problemas y con ello hacer sostenibles sus proyectos en la base y como parte de estos procesos se encuentra la comunicación como elemento clave, no sólo porque es imprescindible la relación interpersonal, sino porque se trabaja en grupo.

Consideraciones acerca de la dimensión comunicativa en la gestión de proyectos

La comunicación es inherente al ser humano, ya sea en la trasmisión de información, como reguladora de los comportamientos y para canalizar los estados afectivos. En los proyectos socioculturales es una dimensión que se genera de forma natural.

Si pensamos en la información, por ejemplo, considerada como un componente esencial en el proceso de comunicación, nos percatamos de cuán útil puede ser contar con información oportuna y pertinente en cada fase del ciclo de vida de un proyecto, porque permite ser más conscientes a los participantes de las actividades y procesos, tomar decisiones más certeras, ofrecer un tratamiento acorde con los problemas y disminuir los riesgos.

En cuanto a los comportamientos, permite la convivencia y la comprensión necesarias para la relación grupal y por ultimo el aspecto afectivo propicia sentimientos de unión, de amor por lo que se realiza y a las personas con quienes se comparte, lo que es muy importante a la hora de involucrar y persuadir en aras de lograr cooperación para las diferentes acciones de beneficio común.

La comunicación, en sentido general, contribuye a desarrollar procesos de sensibilización y articulación entre los distintos actores involucrados. Permite identificar fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades que pueden viabilizar o entorpecer el camino del proyecto y crear un clima favorable de trabajo al interior del grupo gestor. Esta dimensión constituye un enlace necesario entre las demás dimensiones y propicia la participación. . .

En el orden del crecimiento personal, la comunicación contribuye al desarrollo de las capacidades y habilidades que deben tener los gestores de proyectos, como son: habilidad de diálogo, coordinación, elaboración y estructura de mensajes, mediación de conflictos, escucha, conocimiento del interlocutor, dominio de la comunicación extraverbal, por solo mencionar algunos elementos que constituyen pequeños pilares que forman la base de los futuros procesos de participación, articulación y gestión.

La comunicación es un complemento útil para el proyecto y es posible incorporarla conscientemente como una dimensión; se puede ofrecer un tratamiento integral a los problemas de comunicación con el objetivo de fortalecer el funcionamiento del grupo gestor, la articulación de actores, estimular la participación, así como la promoción y la divulgación Sin embargo, no es recomendable diseñar e implementar un conjunto de acciones de comunicación a ciegas, primero es necesario conocer los problemas y profundizar en otros elementos a través de un diagnóstico de comunicación con carácter participativo.

Una mirada a las fases del proyecto desde la comunicación: El diagnóstico

Un acercamiento al diagnostico de comunicación nos revela las posibilidades de conocer cono es el comportamiento de los procesos de comunicación en la comunidad, en las instituciones y sobre todo entre las personas, de esta manera l se evidencia la comunicación comunitaria, institucional e interpersonal respectivamente.

El diagnóstico de comunicación en el proyecto sociocultural, permite profundizar en los problemas, mediante un análisis de causa y efecto; posibilita valorar a las relaciones personales y grupales que se establecen al interior del grupo gestor; indaga en experiencias de comunicación vividas por los habitantes de la comunidad; profundiza en las necesidades informativas de los individuos, grupos y actores claves, así como en las características de la población; permite establecer las relaciones de las instituciones, las personales y de poder; además, considera en qué medida y cómo la comunicación actuará en los procesos que el proyecto genere.

Una de las cuestiones que se hace necesario puntualizar es identificar la presencia y actividad de líderes formales e informales, quienes a veces coinciden con ser líderes de opinión y gozan de prestigio e influencia en determinados grupos. Estos líderes pueden servir como portavoces para socializar informaciones que por otros canales serian más difíciles de trasmitir.

También se encuentran las fuentes formales e informales generadoras de mensajes. En el espacio geográfico de la comunidad coexisten diversas instituciones sociales, las cuales se convierten en fuentes generadoras de mensajes e información con un carácter oficial y están presentes en ellas los grupos informales y amigos que pueden, en un momento determinado, ser fuentes trasmisoras de información.

Algunas de las instituciones también intervienen directamente en el diagnóstico ya que pueden tener identificados determinados tipos de públicos necesarios para el proyecto.

Otros elementos que pueden ser diagnosticados son las relaciones que se establecen entre instituciones e individuos y los flujos de comunicación entre ellos, además de los espacios comunicacionales formales e informales que se generan en su interacción, es decir, cómo circula la información en la comunidad.

Se diagnostican también de manera importante, las necesidades comunicativas e informativas de los actores involucrados en el proyecto, cuestión imprescindible para el trabajo en grupo, en cuanto a la comprensión de las tareas a asumir y el conocimiento preciso y oportuno de las diferentes situaciones que se suceden en la comunidad.

En otro sentido resulta válido poder establecer , el papel de los medios de comunicación más efectivos en la comunidad, ya que mediante estos puede fluir una comunicación que ayude a entender los beneficios del proyecto y las acciones que el mismo propone al escenario comunitario

Resulta necesario entre las técnicas e instrumentos metodológicos para realizar el diagnóstico de comunicación, incluir los instrumentos cualitativos y cuantitativos. que propiciarán una mirada integradora del objeto de estudio La información obtenida se ordena, se procesa y se analiza con el fin de llegar a conclusiones que allanen el camino del proyecto en su dimensión comunicativa

Identificación

En la fase de identificación las comunicaciones han de crear las condiciones que permitan sensibilizar, motivar y comprometer a todos y para ello es vital la realización del diagnóstico que facilita el análisis de la realidad en la que se actúa, los entornos sociales, los sistemas de relaciones y los recursos para la consecución de los objetivos propuestos entre otros aspectos a considerar.

Desde la planificación

Después de realizado el diagnostico de comunicación, en la fase de planificación, se deben realizar los ajustes correspondientes para poder trabajar con los resultados y si es posible integrarlos en una estrategia de comunicación. que tendrá en cuenta las otras fases del proyecto

La planificación considera a la comunicación como facilitadora de los procesos grupales necesarios para la toma de decisiones relacionadas con la organización del trabajo, en esta fase hay que tener en cuenta que la estrategia de comunicación debe integrar todas las herramientas comunicacionales: promoción , relaciones públicas, protocolo, publicidad etc alrededor de los objetivos y las acciones, de forma que el proyecto genere confianza y credibilidad en los públicos ,logrando una coherencia en su discurso–acción.

Son importantes los públicos los mensajes y los medios. Los públicos ya estarán bien identificados y caracterizados, los mensajes han de ser tratados con un enfoque creativo, y serán dinámicos, entendibles, construidos desde y para los públicos involucrados La estrategia de medios deberá contribuir a la utilización de los canales más usados para garantizar su efectividad

La comunicación y la ejecución del proyecto

En esta fase el sentido de comunicar se articulará a los diferentes actores viabilizando la cooperación y la integración en aras del desarrollo de todo lo propuesto La integración de todas las acciones requiere de un sistema de comunicación que posibilite el intercambio de significados entre los involucrados de manera satisfactoria.

En este momento se refuerzan las relaciones con instituciones y personalidades que apoyan al proyecto para que pueda cumplir su misión. Se hace imprescindible que todos los canales determinados en el diagnostico , sean utilizados, ya que las acciones planificadas comienzan a sucederse con una dinámica que requiere un flujo de comunicación interno y externo efectivo para que todos los involucrados estén en sintonía y no surjan barreras que puedan entorpecer los objetivos y su cumplimiento .

¿Control de la comunicación o comunicación en el control?

En esta fase la dimensión comunicativa no deberá ser evaluada por sí sola, sino en función del proyecto. Es decir se debe medir la eficiencia y eficacia de la comunicación en función del proyecto. La comunicación asegura la retroalimentación a los gestores, y contribuye a la reflexión colectiva entre lo programado y lo ejecutado, los cumplimientos de los objetivos y los resultados alcanzados.

Es importante medir la comunicación grupal al interior del grupo gestor, cómo circula la información y cómo es su relación con los colaboradores más activos de la comunidad; también es necesario valorar en esta etapa final si se ha favorecido o no el proceso de articulación de actores con la implementación de acciones de comunicación.

Otros elementos que merecen ser evaluados son: la elaboración de productos comunicativos; la recepción de mensajes (incluyendo las distorsión, decodificación e interpretaciones realizadas); la pertinencia de los medios empleados las acciones de Relaciones Publicas. Además, se puede incluir en la mirada evaluativa, el nivel de información que tiene la población sobre el proyecto y su relación con la participación y la cooperación

Para realizar la evaluación es muy útil contar con un conjunto de variables e indicadores que resumen lo que es necesario evaluar. Estas herramientas deberán estar expresadas en la estrategia de comunicación e integradas a todas las fases del proyecto

Los diseños comunicacionales en cada fase marcan sus propias acciones y armonizan y hacen coherente la gestión

Las estrategias de comunicación en un proyecto sociocultural

Cuando se concluye el procesamiento de la información obtenida durante el diagnóstico, podemos decir que contamos con el mapa de comunicación del proyecto, donde se describe cómo funciona el proyecto y la comunidad.

Este documento contiene todos los elementos necesarios para crear una estrategia de comunicación que facilitará el desarrollo del proyecto. Es aquí donde se percibe la relación entre la información obtenida durante el diagnóstico y la estrategia de comunicación como propuesta alternativa La estrategia resume la intención y el cómo se quiere orientar el terna de comunicación no sólo hacia la comunidad, sino también hacia el interior del propio proyecto.

La estrategia o estrategias del proyecto son un conjunto de acciones programadas y planificadas que se implementan a partir de ciertos intereses y necesidades en un espacio de interacción humano y en un tiempo determinado, para lo que se necesita disponer de determinados recursos.

Debe tenerse en cuenta en el momento de diseñar una estrategia de comunicación participativa, la definición clara y precisa de los objetivos comunicativos y los coprotagonistas de la estrategia. Este es uno de los aspectos que legitima el carácter participativo de este conjunto de acciones. Una representación de los pobladores de la comunidad y algunos miembros del grupo gestor deben diseñar e implementar la estrategia de comunicación. En la elaboración de los productos comunicativos también debe estar una representación de la comunidad; son ellos quienes dominan los códigos de lenguaje para llegar a la comunidad, pues son parte de ella.

A modo de cierre

La comunicación debe reconocerse como una dimensión importante en el desarrollo de un proyecto sociocultural y como un elemento que ayuda a tener una visión más integral de la transformación de lo que se pretende cambiar.

La dimensión comunicativa, constituye la base de importantes procesos que garantizan el éxito del proyecto como son: la articulación de actores, la participación, la capacitación, la integración y fortalecimiento del grupo gestor, el conocimiento y difusión de información sobre el proyecto y la relación proyecto- comunidad.

La estrategia de comunicación forma parte de un conjunto de estrategias que marchan paralelas al proyecto. Sin embargo, una estrategia comunicativa diseñada con un sentido integrador puede llegar a convertirse en un sistema de comunicación que acompaña y facilita el desarrollo del proyecto y su éxito

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Autor:

Lic. Santa Muguercia Ortiz

Esp. Juana Irene Horman Fure.

Profesoras Asistente, de la Carrera de Comunicación Social de la Universidad Jesús Montané Oropesa, de la Isla de la Juventud. Cuba