El control interno en el área de efectivo en una empresa comercial de la Republica Dominicana

RESUMEN EJECUTIVO

La investigación realizada a través del tema EL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE EFECTIVO EN UNA EMPRESA COMERCIAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA, CASO GRUPO HF, S.R.L se trataron varios aspectos, divididos en cuatro capítulos, los cuales se detallan a continuación:

El capitulo I sobre las generalidades del control interno; En este se sintetiza la forma de cómo ha aparecido el control interno, así como su evolución, concepto, tipos, alcances, características del control interno, y la aplicación del efectivo en la administración de la empresa; de aquí podemos desprender que la esencia del control interno está ligada al concepto contable de la partida doble.

En el capítulo II, el cual trata sobre el concepto, naturaleza e importancia del efectivo. Se define el efectivo como el activo circulante de mayor liquidez con que cuenta la empresa, su importancia radica en que por medio a este se pueden hacer todas las transacciones económicas y financieras. Los métodos de recepción del efectivo que utilizan las empresas son las transferencias electrónicas, pago por ventanillas, depósitos en cuenta corriente, entre otros. La aplicación del efectivo que actualmente se utilizan en las empresas son: medios de intercambios, unidad de contabilidad y depósitos de valores. En este capítulo se define al equivalente de efectivo, como inversiones a corto plazo de gran liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo, por lo que las empresas deben revelar los componentes de la partida de efectivo y equivalentes al efectivo para presentarse en la conciliación de los saldos.

El capítulo III versa sobre el control interno del efectivo e indica como las empresas deben emplear y establecer controles eficientes para proteger y salvaguardar el efectivo.

Dentro de estos controles están el control interno del efectivo en las áreas de: caja general, caja chica, bancos, cuentas bancarias, cheques, ventas, compras y cuentas por pagar. El efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una vez al mes, sorpresiva y sistemáticamente, de igual manera el efectivo depositado en los bancos debe ser conciliado con la cuenta control de la empresa.

Finalmente el capítulo IV trata sobre el control interno en el área de efectivo en la empresa comercial Grupo HF, S.R.L, donde describe brevemente la historia de las entidades comerciales, además del concepto, características, elementos y clasificación de las entidades comerciales. De igual forma se menciona la historia del Grupo HF, S.R.L, los controles internos en el área de efectivo de dicha empresa y las razones por las cuales, esta empresa, mantienen los controles internos en el área de efectivo.

INTRODUCCION

En la actualidad las empresas comerciales han sido víctimas de múltiples desfalcos y malversaciones de fondos, debido a la falta de implementación y aplicación de controles internos que garanticen la eficiencia, confiabilidad, productiva y la protección de todos los recursos de la entidad.

La importancia de tener controles internos en las organizaciones, ha ido incrementada, en las últimas décadas, debido a lo fácil y seguro que resulta medir la eficacia y productividad de la empresa y cada uno de sus departamentos de esta.

Con la realización del presente estudio, como objetivo general se espera Conocer los controles internos en el área de efectivo en una empresa comercial, con la finalidad de proteger el efectivo, garantizando la exactitud y confiabilidad de las informaciones financieras. Los objetivos específicos planteados fueron Analizar el manejo de las cuentas de efectivo, obtener información financiera oportuna y confiable y prevenir los fraudes y malversaciones de fondos en el área de efectivo

En las empresas el efectivo es la sangre que le da vida a la organización, de ahí se desprende la importancia que tiene la buena administración del dinero, mediante la aplicación de sistemas y controles internos en el área de efectivo que contribuyan a salvaguardar los activos, garantizando así la concentración de todos los métodos que son parte de los controles internos aplicados a las actividades diarias de la empresa.

El control interno en el área de efectivo en una empresa comercial comprende: la obtención oportuna y confiable de la información financiera, que a su vez analiza, previene, anticipa, proporciona los procedimientos y las medidas para monitorear las principales actividades comerciales de la empresa, avalando detección de errores y reduciendo la oportunidad de que ocurran fraudes.

Este análisis comprende los años 2009-2011 donde se analizaron el control interno en el área de efectivo en la empresa comercial GRUPO HF, S.R.L.

La metodología usada en esta investigación fue el método deductivo, el cual parte de lo simple a lo complejo, de lo menor a lo mayor, empezando por la observación, segundo, la recolección de informaciones, tercero análisis y cuarto la interpretación. Dentro de las

Técnicas de investigación utilizadas están: las fichas bibliográficas, lecturas de textos especializados, periódicos, revistas y personas que laboran en el área de efectivo.

Las limitaciones del control interno en el área de efectivo se desprende de que ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de: costo beneficio, el control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar, la mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias y debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el sistema no sepa responder: el factor de error humano, Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

El trabajo está conformado por cuatro capítulos: el primero trata sobre las generalidades del control interno, el segundo sobe el concepto, naturaleza e importancia del efectivo, el tercero, control interno del efectivo, y el cuarto control interno en el área de efectivo en la empresa comercial GRUPO HF, S.R.L (2009-2011).

Capítulo I

GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

1.1.-Evolución del Control Interno

El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.

A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades.

El fraude es un problema que preocupa a los hombres de negocios. Cada día, mas empresas son desfalcadas por sus empleados y funcionarios, donde se ha establecido, que los grandes desfalcos corresponden a los altos ejecutivos. Según (Gustavo cepeda, 2007, p.7)

Junto al surgimiento de los controles internos ha nacido el personal calificado que da cumplimiento y evaluación a los controles internos establecidos, este personal, depende del departamento de auditoría interna de la empresa.

Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales. Atendiendo a la necesidad, de buscar mayor eficiencia, proteger los bienes de la empresa y aumentar la rentabilidad de las mismas, es que surgen los controles internos.

1.2 Concepto del Control Interno

El control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y exactitud de las informaciones contables, así como también llevar la eficacia, productividad en las operaciones para estimular las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.

De lo anterior se desliga, que los departamentos que conforman una empresa deben ser monitoreados y evaluados por otro funcionario interno, con la finalidad de pulir las políticas y funciones dentro de la organización

El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Control interno son los pasos que da un negocio para evitar el fraude, tanto por malversación de activos como por presentación de informes financieros fraudulentos. (Whittington, p. 172)

El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura ya que ésta es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y formulan programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe permitir también el manejo adecuado de los bienes,

Desde el punto de vista contable, el control interno se define como el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:

· Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la administración.

· Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

· Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de decisiones.

El control interno debe de consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales; en consecuencia se deberá concebir y organizar de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la organización.

Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.

En la actualidad el control interno compromete a todos los empleados con el mejoramiento de la calidad de la gestión, mediante el proceso de transformación que implica el mejoramiento de las organizaciones en:

· Establecimiento de una estructura flexible y dinámica que permita asumir los retos de la misión.

· Logro de una gestión administrativa y financiera comprometida con altos niveles de calidad y racionalidad en la utilización de los recursos.

· Recursos humano motivado y capacitado, dispuesto a comprometerse con su organización.

· Diseño de sistemas de planeación, información, operación, financieros, contables, control y seguimiento como apoyo a la nueva cultura organizacional.

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad del control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.

1.3 Tipos de Controles Internos

Estos se clasifican en control interno administrativo y control interno financiero.

1) Control Interno administrativo

Es el plan de la organización, procedimientos y registros que conocen los procesos de transacciones y de actividades administrativas y de proceso que fomentan la eficiencia de las operaciones. Debe velar porque todas las actividades y recursos de la empresa estén acorde con su plan general de metas y objetivos.

Los controles administrativos consisten en las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Ejemplo: un record sobre el trabajo defectuoso, o de los empleados de ventas, la gerencia puede evaluar el funcionamiento del personal y por tanto facilitar la cuenta de todas las remisiones con fines de control.

Los controles administrativos son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de dedicación que conducen a la aprobación de operaciones por la administración.

También está relacionado con la eficiencia en las operaciones establecidas por la entidad. El deber fundamental es hacer el máximo esfuerzo para asegurar que se diseñen e implementen y se ajusten a su misión y generen efectivamente los resultados esperados.

El control interno administrativo tiene como objetivos:

· Garantizar eficiencia y economía de las operaciones de la entidad

· Monitorear la evaluación oportuna y el seguimiento preciso a la gestión administrativa de la entidad.

· Velar y proteger todas las políticas y procedimientos administrativos y gerenciales de la empresa para que se cumplan en los plazos pre establecidos y se alcancen las metas trazadas.

2) Control Interno Financiero

Son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información financiera, ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial mensual y sorpresivo del inventario almacenado.

"También puede describirse como los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables"´. (Cepeda, 1997, p.7)

Los recursos financieros de una entidad empresarial son variados y realizan diferentes funciones, pero todo, están orientados a la consecución del mismo fin, obtener beneficios económicos para la entidad, en tal sentido, el establecimiento de los controles internos financieros es una de la prioridad de toda entidad, ya que con ellos, se puede incrementar la rentabilidad de la empresa, además de proteger el patrimonio y aumentar los ingresos de la empresa, reduce los costos y mejora las actividades por las cuales las empresas captan sus ingresos.

Consiste en el procedimiento y registro a la custodia de los recursos y la verificación de la exactitud de los registros contables, los estados financieros y los informes o dictámenes.

Todas las cuentas de los estados financieros básicos deben ser protegidas por la implementación de controles internos financieros, los cuales, deben ser sometidos periódicamente a la prueba de eficiencia y cumplimiento.

Dentro de los controles internos financieros están:

Control del efectivo, inventario, documentos y cuentas por cobrar, propiedad planta y equipos, documentos y cuentas por pagar, pasivos acumulados y capital contable.

1.4. Alcance del Control Interno

El control interno abarca todas las operaciones administrativas y financieras de la empresa así como el organigrama y está determinado por los elementos de costos, limitaciones, tamaño de la entidad, normas pre establecidas, basado en los conceptos de función, procedimiento y flujo grama de procedimiento.

El control interno varía significativamente entre una organización y otra, dependiendo de factores como su tamaño, la naturaleza de sus operaciones y los objetivos. Sin embargo, para un control interno satisfactorio en casi cualquier organización de gran tamaño, algunas características son esenciales. El control interno de una organización incluye cinco componentes o elementos:

1) El ambiente de control: consiste en acciones, políticas y procedimientos que reflejan la actitud general de los niveles de la administración, directores y propietarios de una entidad.

2) La evaluación del riesgo: es el dictamen financiero que identifica los riesgos relevantes de la administración en la preparación de los estados financieros.

3) Sistema de información contable y de comunicación: iniciar, registrar procesar y e informar de las operaciones de la entidad y mantener la responsabilidad por los activos relacionados.

4) Actividades de control: son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se implementen las acciones necesarias para abordar los riesgos que entraña el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

5) Monitoria del control: es la evaluación continua o periódica de la calidad del desempeño del control interno por parte de la administración, con el fin de determinar que controles están operando de acuerdo con lo planeado.

Los Controles Internos, son efectuados por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.

•La concepción Seguridad que puede considerarse razonable tiene un estrecho vínculo con el reconocimiento explícito de la existencia de limitaciones inherentes del Control Interno.

• En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción y fatiga.

• Las actividades de control dependientes de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a terceros.

• La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer controles que proporcionan protección absoluta del fraude y del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.

1.5 Características del Control Interno

· El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.

· Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.

· Debe considerar la separación de funciones, en la cual las actividades de autorización, registro, custodia y realización de conciliaciones estén separadas.

· Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de organización.

· No se mide desviaciones, permite identificarlas.

· Corresponde a la alta gerencia de la organización la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar las estructuras y características y la misión de la organización.

· Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres personas para evitar fraude.

· Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

· Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control.

1.6 Aplicación del efectivo en la Administración de las Empresas

Hoy en día ante tal crisis de envergadura la fuente de recurso más inmediata y factible es economizar. Para el cumplimiento de esta meta es necesaria una administración financiera adecuada a las necesidades de la empresa. El administrador debe proyectar las necesidades y excedentes de efectivo durante el año.

La administración del efectivo es de suma importancia, porque el efectivo es el medio aceptado para la adquisición de bienes y servicios. Y requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y procedimientos de control para protegerlos y salvaguardarlos de fraudes.

La administración del efectivo, se centra en dos importantes áreas:

· Elaboración del presupuesto de efectivo; mantenimiento de un sistema adecuado de control contable.

· Estado de cambios en la situación financiera con base en efectivo su presentación y concepto técnico.

Las estrategias básicas que deben seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo son las siguientes:

1) Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables.

2) Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.

3) Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo.

El problema principal de la administración del efectivo viene dada por la falta de coordinación entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos.

Para una empresa el nivel óptimo del efectivo depende de los siguientes factores:

· Las necesidades de dinero operacionales.

· La eficiencia de la administración del efectivo.

· Las exigencias de los bancos respecto al mantenimiento de saldos de reciprocidad en cuentas de cheques.

Capítulo II.

CONCEPTO, NATURALEZA E IMPORTANCIA DEL EFECTIVO

2.1 El Efectivo

"El efectivo constituye un recurso que puede ser utilizado para varios fines, generalmente está integrado por billetes y monedas, cheques, giros bancarios, depósitos a la vista y depósitos a plazos". (Toribio. P.79)

Es un activo circulante, es el de mayor liquidez con que cuenta la empresa para cubrir sus obligaciones inmediatas, se consideran como efectivo; Dinero de curso legal propiedad de la empresa, Depósitos realizados en bancos en las cuentas de ahorros y corrientes de la empresa, instrumentos de créditos de cobranzas inmediata, cheques ordinarios, viajeros, de gerencias, entre otros y Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la banca nacional.

El efectivo es el dinero depositado en bancos y cualquier renglón que los bancos acepten en depósito. Estos renglones incluyen no solamente monedas y billetes, sino también cheques, ordenes de dinero y cheques viajeros. Los bancos aceptan también firmados por clientes que utilizan tarjetas de crédito bancarias, tales como Visa y MasterCard. Por lo tanto, las ventas a los clientes que utilizan las tarjetas del banco son ventas de efectivo, no ventas de crédito, para la empresa que hace la venta´´. (Meigs, 1998, p270)

Es la partida del Balance General que los bancos aceptan a su valor nominal y está constituido por moneda de curso legal, cheques, giros, bancarios, depósitos a la vista en bancos comerciales, entre otros. Los depósitos en bancos cerrados no deben ser considerados como efectivo corriente.

El efectivo es considerado como el activo más liquido, por tal razón se presenta en el primer renglón del activo corriente en el balance general.

"El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista"· (Nic. 7. P.7)

Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo o siguiente:

El efectivo disponible incluye:

1) Billetes.

2) Monedas.

3) Instrumentos negociables como:

· Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.

· Giros bancarios no depositados.

· Órdenes de pago no depositado, como giros postales y de express.

El efectivo en banco incluye:

· Depósitos a la vista en cuentas de cheques.

· Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.

· Certificados de depósito a la vista.

2.2 Importancia del Efectivo

La importancia del efectivo radica en el hecho de que a través de él se pueden hacer todas las transacciones económicas y financieras, tanto en el orden empresarial, como individual, ya sean, públicas o privadas.

El efectivo constituye el principal elemento que tiene las empresas para realizar sus pagos, cubrir sus obligaciones y medir la frecuencia y la rotación con que se realizan los demás activos de la empresa.

"El hecho de que el efectivo constituya el principio y el fin del ciclo de operaciones de una empresa, le da al mismo su importancia; además de que representa la disponibilidad inmediata del poder de compra. Aunque el efectivo normalmente representa una pequeña porción del activo total, ninguna empresa puede operar de forma óptima sin tener efectivo, debido a que este es imprescindible para la realización de las operaciones normales de la misma y básico para su crecimiento". (Toribio, 1996, p79)

Las transacciones que se afectan diariamente entre empresas son infinitas, por tanto esas operaciones de compras, ventas y pagos requiere el uso del efectivo y de ahí su importancia como un medio eficaz de pago.

Los desembolsos o erogaciones de fondos, de acuerdo con las necesidades propias de una empresa tienden a determinar la importancia que tiene el efectivo; ya que es un medio de o poder legal de pago liberatorio de compromisos y de adquisiciones de bienes y servicios.

2.3 Fuentes a través de las cuales la empresa puede captar efectivo

· Ventas de mercancías en efectivo.

· Saldos de las cuentas por cobrar.

· Reembolsos de préstamos, personal y liquidación gastos de viajes.

· Ventas de activos.

· Ventas de materiales, desperdicios, etc.

· Ingresos varios por rentas.

· Préstamos a corto y largo plazo.

· Aumento de capital.

De lo anterior se desprende, que las empresas realizan tres actividades básicas para captar efectivo, las cuales son:

· Actividades de explotación: son las actividades que constituyen la principal fuentes de ingresos ordinarios de la empresa, así como otras actividades que no puedan ser calificadas como de inversión o financiación.

· Actividades de inversión: son las que adquisiciones, enajenación o abandono de activo a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes a efectivo

· Actividades de financiación: son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por parte de la empresa.

2.4 Métodos y formas de recepción de Efectivo

Entre los principales métodos y formas que utilizan las empresas para recibir el efectivo están:

Métodos de recepción de efectivo

a) Transferencias electrónicas b) Pagos por ventanillas

c) Por ventas de mostrador d) Mediante cobradores

e) Depósitos en cuenta corriente

Formas de recepción del efectivo

a) en efectivo

b) Por cheques

c) Ordenes de pagos

d) Letras de cambios

2.5 Aplicación y usos del Efectivo

En una empresa comercial, el propietario de un bien puede venderlo a cambio de dinero, que se acepta como pago y, así evita gastar el tiempo y el esfuerzo que requeriría encontrar a alguien que les ofreciese un intercambio aceptable. Por lo tanto, el dinero se considera como la pieza clave de la vida económica moderna.

Las aplicaciones o usos del efectivo que actualmente se emplean son las siguientes:

· Medio de intercambio, o medio por el cual se pueda adquirir todos y cada uno de los bienes y servicios.

· Unidad de contabilidad, es decir, que pueda subdividirse tanto como se quiera para presentar los diversos de artículos.

· Depósitos de valor y estándar de pagos aplazados, es decir, que permita conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades futuras. Un estándar de pagos aplazados hace que sea posible aceptar, en lugar de dinero propiamente dicho, un acuerdo o contrato institucionalmente aprobado para la entrega de cantidades especificas de poder adquisitivo, transferencias a una fecha futura.

2.6 Disponibilidad adecuada del efectivo

Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo generalmente debe ser presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los fondos de caja, estén sujetos a restricciones o limitaciones por su disponibilidad, razón por la cual deberán excluirse de la sección de activo circulante.

Una adecuada administración del efectivo es de suma importancia, porque el efectivo es un instrumento o medio aceptado para la adquisición de bienes y servicios. Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y procedimientos de control para protegerlo y salvaguardarlo de robos o fraudes.

Por ello es imprescindible contabilizar las negociaciones realizadas en efectivo, para disponer información confiable y sobre todo oportuna.

Las reglas de valuación y presentación incluidas dentro de este renglón, comprenden el efectivo en caja y el efectivo en bancos. Para efectos de facilitar la comprensión de estas partidas, efectuaremos su estudio de manera independiente.

2.7 El efectivo y su equivalente a efectivo

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC 7), define a los equivalentes de efectivo como inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

Los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propósitos de inversión o similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una inversión financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, es necesario que pueda ser fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por tanto, una inversión será equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Las participaciones en el capital de otras empresas quedarán excluidas de los equivalentes al efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes al efectivo, como por ejemplo las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento, siempre que tengan una fecha determinada de reembolso. (NIC 7).

La empresa debe revelar los componentes de la partida de efectivo y equivalentes al efectivo, y debe presentar una conciliación de los saldos que figuran en su estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes en el balance. Las empresas revelarán los criterios adoptados, para determinar la composición de la partida de efectivo y equivalentes al efectivo para dar cumplimiento a lo previsto en la NIC 1, Presentación de Estados Financieros. El resultado de cualquier cambio en las políticas de determinación del efectivo y equivalente sal efectivo se presentará en los estados financieros de la empresa, de acuerdo con la NIC8.

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