- ¿Qué es un presupuesto?
- Motivos del fracaso de la presupuestación
- Ciclo presupuestario
- Presupuesto de capital
- Principios del control presupuestario
- Ajustes financieros
- Bibliografía
¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
1. Según la flexibilidad.
2. Según el periodo de tiempo que cubren.
3. Según el campo de aplicabilidad de la empresa.
4. Según el sector en el cual se utilicen.
PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION
1. Principios de Previsión
Determinación cuantitativa.
Predictibilidad.
Objetivo.
2. Principios de Planeación
Costeabilidad.
Previsión.
Flexibilidad.
Unidad.
Participación.
Confianza
Contabilidad por áreas de responsabilidad.
Oportunidad.
3. Principios de Organización
Comunicación.
Orden.
4. Principios de Dirección
Autoridad.
Coordinación.
5. Principios de Control
Conciencia de Costos.
Reconocimiento.
Normas.
Excepción.
MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.
CALENDARIO PRESUPUESTAL
Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO
Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha.
EL PRESUPUESTO DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO
Se entiende por planificación al acto de prever y decidir las acciones que nos puedan llevar hasta un futuro deseado, ahora bien al hablar de un plan estratégico nos referimos al proceso de establecer todos los futuros posibles y deseados (que queremos ser) a partir de un diagnostico interno (fortaleza y debilidades) y un diagnostico externo (amenazas y oportunidades), es decir un análisis estratégico de un entorno cada vez más cambiante así como los puntos altos y críticos de la empresa para a partir de ahí establecer los medios más adecuados (como hacerlo) para conseguir nuestras metas, todo esto con la finalidad de establecer una posición más ventajosa con respecto a nuestros competidores.
Dentro del ciclo presupuestario se van a dar una serie de etapas sucesivas, interrelacionadas entre sí que van a estar amoldadas de acuerdo al tipo de negocio, estilo de dirección e influenciados de acuerdo al entorno nacional e internacional que terminaron plasmándose en la adopción de una cultura organizacional. Estas fases o etapas se dan a partir de:
El marco establecido por la alta dirección hacia los centros de dirección para la elaboración de sus planes de acción, programas y presupuestos.
Los centros de responsabilidades establecidos por cada unidad de operación y para lo cual se programan las actividades presupuestarios dentro del plazo establecido por la alta dirección.
La coordinación y negociación de los miembros de las áreas de cada actividad para su ejecución de acuerdo a la experiencia adquirida en anteriores procesos presupuestarios, así como a los contingencias que puedan plantearse.
La aprobación por parte de la alta dirección, luego de los ajustes necesarios al finalizar el proceso de elaboración presupuestal de las unidades operativas, siguiendo la estructura formal por las personas encargadas de establecer la conexión entre los centros de responsabilidad y los altos montos.
El seguimiento necesario para establecer el grado de precisión entre lo proyectado dentro del presupuesto y lo real que permitirá corregir en el futuro las fallas o equivocaciones que pudieron haberse cometido.
PRESUPUESTO MAESTRO
Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.
Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.
PRESUPUESTO DE OPERACIÓN
Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio.
El presupuesto de operaciones se elabora considerando el corto plazo, es decir, para ser ejecutado en el lapso de un año: si bien puede prolongarse hasta dos o tres años, el grado de detalle que en estos programas se maneja dificulta tal proyección. Este presupuesto por lo general es fijo (estático), y permite la comparación con la situación real al cabo del periodo que abarque (usualmente un año), pues en caso de ser flexible, requerirla un cambio en todos los programas.
PRESUPUESTO FINANCIERO
Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa.
El responsable de elaborar estos presupuestos es la función Contabilidad o Finanzas. Cabe destacar también que la importancia de dichos presupuestos no sólo están en la previsión de resultados (ANTES), sino que permiten un posterior control de los resultados reales al ser comparados y medir sus variaciones, buscando la causa de esa diferencia (DESPUÉS). Asimismo, se puede aplicar un análisis financiero (ratios).
PRESUPUESTOS DE INVERSIONES
El presupuesto de inversiones considera aquellos movimientos contables y financieros de corto y largo plazo, que se producirán en la empresa como resultado de un programa de inversiones. Se enfocan principalmente en la compra e activos fijos.
El efecto de estas inversiones en los programas de la empresa se reflejan en el Balance General (aumento de activo no corriente), en el presupuesto operativo (cambio en los costos de mantenimiento, de depresión; mayor capacidad de venta), en el presupuesto de gastos financieros (si la inversión se financia, debe considerarse intereses a pagar) y principalmente en el presupuesto de flujo de caja (desembolsos de dinero).
PRESUPUESTO DE VENTAS
Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo.
PRESUPUESTO DE GASTO DE VENTAS (PGV)
Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero.
Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.
PRESUPUESTO DE INVENTARIOS
Una vez predeterminadas las ventas cuyos presupuestos es un elemento indispensable en la formulación del programa de trabajo de casi todas las funciones de las empresas, es necesario proyectar la producción. Para formular el presupuesto de producción es indispensable predeterminar la existencia necesaria para cubrir eficientemente las ventas precalculadas.
PRESUPUESTO DE PRODUCCION
Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado.
PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCIÓN
Son estimados que de manera especifica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción.
PRESUPUESTO DE PUBLICIDAD
Es el conjunto de medios necesarios para despertar el interés de los consumidores en potencia y crear hábitos de compra a través de mensajes, de igual forma el impacto que produzca la presentación del producto beneficios que ofrezca el mismo , la calidad, etc.
PRESUPUESTO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES (PRM)
Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.
PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS Y PARTES COMPONENTES
Para asegurar que se tengan disponibles las cantidades adecuadas de materias primas y partes componentes, en el momento en que hayan de necesitarse, así como para planificar los costos di tales insumos.
Dentro de esta herramienta, encontramos que, son los procesos de la planeación de los gastos correspondientes a aquellos activos de la empresa, cuyos beneficios, se esperan que se extiendan en plazos mayores a un año fiscal.
La clasificación de los proyectos en los cuales se basa esta técnica es variada, las tenemos desde los proyectos de reemplazo; como son; mantenimiento del negocio consistente en la continuación de elaboración de productos mediante los procesos actuales de producción. También en los proyectos de reducción de costos tales como la mano de obra, materias primas, etc. que den como beneficio un menor costo de producción.
PRESUPUESTO DE EFECTIVO
El presupuesto de efectivo es una herramienta altamente significativa en los procesos de control y planeación financiera de empresas de negocios. Es una proyección de las entradas y salidas futuras de efectivo a lo largo de un intervalo de tiempo. Esto proporciona al administrador financiero un marco de referencia para revisar y controlar las entradas y las salidas futuras de efectivo en el futuro.
PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA (PMO)
Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.
PRESUPUESTO DE GASTO DE FABRICACIÓN
Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.
EL PRESUPUESTO DE CAJA
El presupuesto de caja les ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilización y manejo.
PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS (PGA)
En este presupuesto se incluyen aquellos gastos que se deriven directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades d la empresa, ya que su contenido es tan amplio y que la determinación de su naturaleza, dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle en particular.
CONTROL PRESUPUESTARIO
Etapa del proceso presupuestario que consiste en el registro de operaciones realizadas durante el ejercicio presupuestario, a fin de verificar y valorar las acciones emprendidas y apreciar el cumplimiento de los propósitos y políticas fijadas previamente, a fin de identificar desviaciones y determinar acciones correctivas. Es un sistema compuesto por un conjunto de procedimientos administrativos mediante los cuales se vigila la autorización, tramitación y aplicación de recursos humanos, materiales y financieros integrantes del gasto del Sector Público Federal en el desempeño de sus funciones.
SISTEMAS DE CONTROL
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. También, permite mantener a la organización o sistema en buen camino.
FACTORES DEL CONTROL
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
Tiempo
Cantidad
Calidad
Costo
PRINCIPIOS DEL CONTROL PRESUPUESTARIO
Principios de previsión
De predictibilidad.- es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.
De determinación cuantitativa.- debemos Determinar en pesos y centavos cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal.
De objetivo.- se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un objetivo.
Principios de planeación
De precisión.- los presupuestos son planes de acción y como tales deben expresarse en forma precisa y concreta.
De costeabilidad.- el beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de superar el costo mismo de instalación y funcionamiento del sistema.
De flexibilidad.- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.
De unidad.- debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.
De confianza.- el decidido apoyo y fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todo el grupo directivo de la empresa es factor importantísimo para su buena marcha.
De participación.- es esencial que en la planeación y control de los negocios intervengan desde el primero hasta el último de los empleados con el objeto de que se tenga el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.
De oportunidad.- los planes deben estar concluidos antes de que se inicie el periodo presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos.
De contabilidad por áreas de responsabilidad.- la contabilidad debe modificarse en tal forma que además de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirve para los fines de control presupuestal.
Principios de organización
Del orden.- la planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en una sana organización, esta organización debe estar claramente trazada en los organigramas preparados por los jefes de departamento; las líneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el área en que actúa.
De la comunicación.- la comunicación debe ser oportuna y concisa y siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la información se tergiverse.
Principios de dirección
De la autoridad.- este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.
De la coordinación.- el interés general debe prevalecer sobre el interés particular; el control presupuestal actúa como coordinador de todos los intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su objetivo central.
Principios de control
De reconocimiento.- debe reconocerse al individuo por sus éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.
De las excepciones.- los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo con los planes.
De las normas.- el establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.
De la conciencia de costos.- si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados tenderán a seguir su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la utilidad, precio de venta y posición de la empresa en relación con la competencia, es esencial para el éxito de los negocios.
SISTEMA DE CONTROL DEL RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSIÓN (ROI)
Sistema du pont:
Es un proceso que conjunta las razones de actividad y margen de utilidad sobre las ventas, y muestra la forma en que estas razones interactúan y determinan la rentabilidad de los activos.
Cuando este sistema se utiliza para el control de divisiones, el proceso se denomina Control del rendimiento sobre la Inversión (ROI). El rendimiento se mide mediante las utilidades en operación (el ingreso ante intereses e impuestos). Algunas veces la cifra de utilidades se calcula antes de la depreciación, y los activos brutos se miden antes de la deducción de la reserva para depreciación.
Los ajustes no solamente se aplican a los balance de la empresa sino también a los estados de pérdidas y ganancias en todos sus rubros, a los estados de costos y a los estados presupuéstales, de tal manera que los resultantes financieros permanezcan actualizados y uniformes ; sin embargo el proceso de presentar los datos con ajuste no está institucionalizado y ahora tímidamente las empresas apenas comienzan a utilizar esta herramienta internamente para efectos de desarrollo institucional o gerencial.
PROCESO DE PROGRAMACION-PRESUPUESTACION
Etapas interrelacionadas que forman parte del proceso de control administrativo en las que se definen objetivos y metas, así como los recursos que se requieren para alcanzarlos. Constituye la estrategia de acción a corto plazo que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público utiliza para definir competencias, responsabilidades y actividades a realizar tanto por las entidades globalizadoras como por las coordinadoras de sector y las entidades coordinadas sectorialmente en la formulación del proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación. Las etapas que lo integran son formulación, ejecución, control y evaluación.
EJEMPLO
Presupuesto de Capital:
Sean dos proyectos "A" y "B"
Flujo de efectivo para los proyecto "A" y "B"
Flujo neto de efectivo para el proyecto "A"
Período de recuperación = 2.33 años.
Flujo neto de efectivo para el proyecto "B"
Período de recuperación = 3.33 años.
El período de recuperación para que los ingresos recuperen el costo de la inversión será:
pr"A" = 2+(100/300) = 2.33 años.
pr"B" = 3+(200/600) = 3.33 años.
Como nota, recordemos que un proyecto mutuamente excluyente será aquel conjunto de proyectos en que solo se pueden aceptar a uno de ellos. Y los
proyectos independientes cuyos flujos de efectivo no se ven afectados por la aceptación o no de otros proyectos.
Ahora bien, el período de recuperación descontado será el plazo en que se requiere, para que los flujos de efectivo descontados sean capaces de recuperar el costo de la inversión. (Los flujos se descuentan a través del costo de capital del proyecto)
Costo de capital = 10%. ( este dato se determina mediante el análisis ponderado de los elementos del capital contable, para efectos de este ejercicio solo se presenta como dato supuesto).
PROYECTO "A"
flujo neto de efectivo descontado = 2.67 años.
PROYECTO "B"
Flujo neto de efectivo descontado 3.50 años.
FORMULA: fned = p + (-vp / pp), de donde:
p = último período negativo acumulado
vp = valor de p acumulado.
pp = valor del periodo posterior descontado.
De ahí que los resultados de cada proyecto sean:
proyecto "A" = 2.67 y
proyecto "B" = 3.50
Estos cálculos nos dan información de acerca del plazo en el cual los fondos permanecen comprometidos en un proyecto. El tiempo más corto proporciona mayor liquidez, además, el grado de riesgo se comporta menor ya que a mayor tiempo, mayor riesgo del proyecto.
Cabe mencionar que los riesgos de cada proyecto varían según el comportamiento de los factores exógenos del proyecto. Tal como el comportamiento de las tasas de mercado, movimientos devaluatorios de la moneda, factores políticos, inflación, etc. Es por eso que estos proyectos deberán de ser seguidos y revisados en forma constante para así establecer premisas sobre la base de los comportamientos exógenos. En cuanto a los endógenos es similar la actitud de supervisión y control, aunque estos factores de riesgos suelen ser mayormente controlables por los directivos de la empresa.
Podemos realizar un análisis mediante la aplicación del valor presente neto (VPN), el cual como técnica de flujo de efectivo descontado, iguala a cero los flujos en base al costo de capital a través del tiempo, dándole un valor al dinero. Es una técnica que da un valor a los activos de la empresa al igual que la tasa interna de rendimiento (TIR), esta última se presenta en % y el VPN en términos absolutos.
Cuadro Comparativo:
Como conclusión final tendríamos que inclinarnos por el proyecto "A", tiene menor período de recuperación (riesgo), su valor presente neto mejora sustancialmente que en le proyecto " B ", y aunque los dos proyectos están por encima de la tasa de descuento o sea la tasa del costo de capital, el proyecto " A ", siempre presenta mejores resultados. Algunos ejecutivos podrían establecer que el proyecto " B " sería el idóneo si tuvieran bien controladas las variables externas, dejando un pequeño margen para cualquier salvedad, o sea, sería la posición más cómoda para no tener complicaciones por si algo resultase mal en la planeación y ejecución del proyecto.
Enciclopédia Microsoft® Encarta® 2002. © 1993-2001 Microsoft Corporation.
LAWRENCE J, Gitman. Fundamentos de Administración Financiera. Editorial Mc Graw Hill. 7ma Edición. 1994. 1077 Págs.
WESTON, J Fred. Finanzas en Administración. Volumen II. Editorial Mc Graw Hill. 9na Edición. 1359 Pág.
www.finanzasfacil.com
www.google.com
www.monografias.com
Autor:
García, José
Salomón, Nathalia
Sandoval, Luís
Vargas, Dayana
Sección: T-1
Grupo: Nº 09
Profesor:
Ing. Andrés Eloy Blanco
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
INGENIERÍA FINANCIERA
PUERTO ORDAZ, FEBRERO DE 2009