La gestión por el conocimiento en la sociedad del conocimiento (página 2)

Ahora bien, es necesario diferenciar lo que es una "Economía basada en la Información" de una "Sociedad basada en el Conocimiento". La "Sociedad de la Información", tiene su eje central en el manejo y difusión de la información y las comunicaciones, más que en la generación de conocimiento. Se organiza sobre la base "del uso generalizado de información a bajo costo, del almacenamiento de datos y de las tecnologías de la transmisión".

En cambio, las "Economías basada en el Conocimiento y el Aprendizaje", se centran en la capacidad de innovar y crear valor más rápido en base al conocimiento y a su rápida actualización en diversos ámbitos por medio del aprendizaje (lugar de trabajo, laboratorios, centros de investigación, las aulas, etc.). Las estrategias de desarrollo a largo plazo visualizan al conocimiento como factor estratégico, por ello la resolución de problemas y la toma de decisiones se realizan básicamente por medio de operaciones cuyo soporte son:

• La disponibilidad de la información y conocimiento clave en tiempo real,

• La capacidad de analizar, clasificar, modelar y relacionar sistémicamente datos e información sobre valores fundamentales para dicha Sociedad,

• la capacidad de construir futuro de esa sociedad de forma integral y equitativa (direccionalidad a metas).

En definitiva el cambio se generó por la necesidad de búsqueda de mejores estrategias para aumentar la calidad y la eficiencia en el manejo de los recursos almacenados en las propias organizaciones: el conocimiento y en la capacidad para absorber nueva información. Según autores, el siglo 21 será la era de los servicios donde el triunfo ira para quien logre el uso sabio del conocimiento.

Sin embargo, también existen fuertes críticas al proceso en relación a la inequidad y a las brechas que va a generar la apropiación privada del conocimiento; más específicamente se visualizan como nuevos problemas sociales:

• La escasa movilidad de los trabajadores de la economía de base industrial a la digital,

• Las bases culturales sobre las cuales se sustenta el nuevo paradigma son diferentes de lo que sucede actualmente en la mayoría de las empresas de la región,

• Las brechas entre los que acceden a los beneficios del nuevo modelo y los excluidos serán mayores y mas enequitativas que las actuales.

Datos, información, conocimiento y tecnología.

Newman, (1997) ha creado un modelo que bajo la denominación de Datos-Información-Conocimiento-Tecnología, sostiene que el control y monitorización de los procesos sólo produce datos, pero el análisis de dichos datos realizado con técnicas estadísticas o de minería de datos (data mining) y su contextualización, es lo que proporciona información. Cuando, finalmente, la información es interpretada, ésta se transforma en conocimiento útil. En todo este proceso, el papel de las tecnologías de la información es imprescindible tanto en la obtención de los datos como en su análisis posterior y en la transmisión de la información resultante a diferentes agentes de la organización. De lo anterior se deduce que la explotación del conocimiento en aras de la obtención de una ventaja competitiva sostenible requiere una serie de procesos (análisis de datos, transmisión de la información, etc.), los cuales deberán ser convenientemente gestionados.

Figura 1.2: Jerarquia datos, información, conocimiento, tecnologías.

Fuente: http://www.raitec.es Gestión del conocimiento.

Sin embargo, es de todos admitido, que a diferencia de lo que sucede con la información, el conocimiento es intrínseco a las personas, y su generación ocurre como parte del proceso de interacción entre las mismas. En otras palabras, la información tiene poco valor por sí misma y sólo se convierte en conocimiento cuando es procesada por el cerebro humano. Aun así, no hay que perder de vista que la información, tanto la cuantitativa como la cualitativa es una parte fundamental del conocimiento y, por tanto, gestionarla correctamente será condición necesaria si se desea llevar a cabo una gestión del conocimiento de calidad.

Tipología del conocimiento. Ciclo de conversión.

En la literatura la naturaleza del conocimiento se ha clasificado y definido en variedad de formas. Aunque ha sido dominantemente bivalente: tácito y explícito también se presentan otras clasificaciones del conocimiento:

• Tácito y explícito (Nonaka y Takeuchi, 1995)

• Individual y colectivo (Spender y Grant, 1996)

• Externo e interno (Andreu y Sieber, 1999).

Tácito y explícito (Nonaka y Takeuchi, 1995):

Para avanzar en cualquier sistema de gestión del conocimiento es imprescindible distinguir entre conocimiento explícito y conocimiento tácito, entre el conocimiento que se puede representar fácilmente en documentos o bases de datos y el que sin estar recogido en documento alguno, nos sirve para desarrollar con acierto nuestra actividad y trabajo diario, es decir, somos capaces de utilizar pero no podemos explicar. El origen de esta distinción está en (Nonaka y Takeuchi, 1995), quien define el explícito como aquel que puede ser estructurado, almacenado y distribuido, y el tácito como aquel que forma parte de las experiencias de aprendizaje personales de cada individuo y que, por tanto, resulta sumamente complicado, si no imposible, de estructurar, almacenar y distribuir. Está cercano al talento, al arte o a un determinado modelo mental, y se compone de actitudes, capacidades y de la mayoría de los conocimientos abstractos, complejos o sofisticados de las personas. Sin embargo, si nos fijamos bien, estos dos tipos de conocimiento no son más que dos dimensiones de un mismo concepto, ya que ambos conocimientos se entrelazan y confunden sin distinción demasiado precisa.

Es importante tomar conciencia de que las TIC han ayudado a ampliar el rango de lo que se puede considerar como conocimiento explícito: algunas formas de conocimiento que antes eran consideradas como conocimiento tácito han pasado a ser conocimiento explícito gracias a las posibilidades que ofrecen las redes de comunicación, los archivos multimedia y las tecnologías audiovisuales. Queda claro, pues, que es posible y conveniente almacenar este tipo de conocimiento en bases de datos, intranets, extranets y todo tipo de bases documentales. Sin embargo, por lo que se refiere al conocimiento tácito, su naturaleza desestructurada y compleja no le hace susceptible de ser almacenado, razón por la que cualquier proyecto de gestión por el conocimiento contempla como la mejor estrategia para gestionarlo la creación de redes de colaboración entre las personas que componen la organización e incluso con personas externas a la misma, y la elaboración de un mapa de conocimiento al que todo el mundo pueda acceder y en el que se especifiquen los conocimientos de los miembros de la organización. Una vez localizado, el conocimiento tácito será tanto más valioso cuanto mayor sea su incorporación al proceso productivo de la organización. De hecho, dadas sus características originarias, la transmisión de conocimiento tácito no resulta fácil entre las organizaciones o las personas, y es prácticamente inviable a través de la relación de mercado. Para que pueda ser rentabilizado es necesario, por tanto, sustraerlo del contexto de origen y formalizarlo, con lo que se genera un "ciclo de conversión" que (Nonaka, 1995) describe en cuatro procesos:

• De tácito a tácito (socialización del conocimiento). Equivale a compartir conocimiento tácito de forma práctica, mediante la conversación personal, el ejemplo, la demostración, etc.

• De tácito a explícito (externalización del conocimiento). Consiste en cualquier proceso de codificación del conocimiento tácito, mediante sistemas informáticos, etc.

• De explícito a explícito (combinación del conocimiento). Consiste en la suma o estructuración de múltiples conocimientos explícitos.

• De explícito a tácito (internalización del conocimiento). Consiste en la incorporación del conocimiento tácito por parte de los agentes de cualquier organización.

Individual y colectivo (Spender y Grant, 1996): Una segunda distinción del conocimiento hacen entre conocimiento individual y colectivo. Los nuevos conocimientos siempre comienzan en el individuo y se convierten en conocimiento colectivo al ser puesto a disposición de toda la organización. El conocimiento colectivo consiste en los principios de la empresa, las rutinas y prácticas, el esquema directivo de la alta dirección, la cultura organizativa, y el consenso de experiencias pasadas, metas y misiones, las cuales están ampliamente difundidas entre los miembros de la organización. Resolver problemas colectivos es más complicado que resolver problemas individuales, lo que implica que imitar el conocimiento colectivo puede ser más difícil que imitar el conocimiento individual.

Externo e interno (Andreu y Sieber, 1999).

Una tercera tipología de conocimiento es la que está basada en su origen: conocimiento externo o interno. El conocimiento externo es aquel que no es único o exclusivo de una empresa, sino que existe en el entorno, por lo que se le considera un bien público. Por su parte, el conocimiento interno es difícil de conseguir en el mercado y es característico de cada organización. El conocimiento generado dentro de la empresa es especialmente valioso ya que tiende a ser único, específico y con un gran componente tácito. El conocimiento interno reside en las personas, incorporado en las conductas, procedimientos, software, equipo, almacenado en varios documentos o en bases de datos en línea.

Poner a disposición de la organización el conocimiento individual y lograr su transformación en conocimiento colectivo constituye el reto fundamental de la gestión del conocimiento; un reto que se orienta al aprendizaje organizacional y que autores como, por ejemplo, (Nonaka y Takeuchi, 1997) han analizado a través de la denominada Espiral o ciclo del Conocimiento.

Figura 1.3: La espiral del conocimiento.

Fuente: Nonaka y Takeuchi (1997).

A través del cual se produce el conocimiento organizacional y se refleja con sus matices intrínsicos según el modelo oriental de generación del conocimiento en la siguiente figura:

La Gestión por el Conocimiento.

En los epígrafes anteriores se han definido conceptos en que se sustenta la GC, a partir de aquí, definimos la misma, partiendo de que no existe un acuerdo generalizado para su definición, pero entre las más avanzadas tenemos:

(Benavides y Quintana,) GC es el conjunto de actividades relacionadas con la dirección y administración de la totalidad de flujos de conocimientos en la organización.

(Beijerse) GC es lograr los objetivos de la organización a través de la motivación dirigida por la estrategia, facilitando a los empleados desarrollar, estimular y utilizar sus capacidades para interpretar datos e información y darles un significado.

Hay también una definición más sencilla que, sin embargo, refleja fielmente su esencia: gestionar el conocimiento es poner al alcance de cada empleado la información que necesita en el momento preciso para que su actividad sea efectiva.

La Gestión por el Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la gestión por el conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta.

Muchos autores identifican como factores esenciales de la Gestión por el conocimiento las personas, los procesos y la tecnología. En función del modelo de gestión del conocimiento de que se trate, cada uno de estos factores tomará un mayor o menor protagonismo.

(Petrides y Nodine, 2003), citado por (Quintana, 2006), presentan estos tres recursos de la siguiente manera:

Personas: Son las personas, y no el sistema, las que gestionan el conocimiento. La organización debe, sin embargo, desarrollar un sistema que incluya la cultura, la estrategia, etc., para crear el entorno adecuado, en el que las personas estén formadas y motivadas para desarrollar y compartir el conocimiento necesario para el desempeño de su trabajo.

Procesos: El flujo interno de información de una organización está afectado y formado por procesos. Así, métodos como la evaluación y revisión, mejora continua, auditorias etc., pueden ayudar a la organización a establecer unos procesos que capaciten a las personas a captar y difundir la información y conocimiento necesario para su trabajo.

Tecnología: La tecnología no constituye un motor de la gestión del conocimiento, sino un elemento facilitador para el soporte de la eficacia y eficiencia de la organización. Las organizaciones invierten mucho en tecnología, pero, por otro lado, no entienden todos los factores humanos que influyen en la difusión y transferencia de conocimiento, perdiendo una gran parte del potencial de su inversión.

Los procesos, las personas y la tecnología son considerados, según esta definición, como los tres factores claves de la Gestión por el Conocimiento.

Procesos de la Gestión por el Conocimiento.

Diferentes han sido las definiciones de la gestión por el conocimiento por los distintos autores, entre los cuales:

(Pavez, 2000): Define seis procesos de la GC (detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar). Además presenta una perspectiva de cómo pueden existir diferentes tipos de proyectos de Gestión por el Conocimiento.

(Blázquez Soriano, 2004): (generar y adquirir, almacenar, acceder-utilizar).

(Peludo, 2005): Considera los procesos de la GC como (generación, distribución, utilización).

Manual del método ARIS (adquisición, presentación, transferencia, utilización y eliminación) del conocimiento.

Según este último:

Adquisición de Conocimiento: El conocimiento puede ser adquirido externamente, Ej: de institutos de investigación o por la contratación de expertos, o puede ser creado y desarrollado internamente, por ejemplo, en la investigación y desarrollo o por la obtención de experiencia por la operación de un proceso. Desde que el conocimiento puede desactualizarse rápidamente, siempre necesitará ser mejorado y actualizado.

Presentación de Conocimiento: Para ser útil a otros, el conocimiento necesita ser documentado, estructurado y relacionado a otros conocimientos. También es importante documentar la meta–estructura del conocimiento, por ejemplo: qué tipo de conocimiento está disponible, cómo esta estructurado y cómo puede ser consultado en una cierta materia.

Transferencia del Conocimiento: Antes de ser aplicado, el conocimiento necesita ser llevado a las personas que lo necesitan. El conocimiento documentado puede ser directamente trasmitido a través del correo electrónico, transferencia de archivos, o distribución de documentos en papeles. Otra posibilidad es la provisión de conocimiento en una forma que los usuarios de este conocimiento pueda acceder a él activamente, Ejemplo: en una biblioteca o en una intranet. En este caso, la transferencia de conocimiento es solo completa cuando el usuario del conocimiento busca y encuentra el conocimiento requerido. Para acceder al conocimiento humano que no esta documentado explícitamente, los respectivos poseedores de conocimiento necesitan ser encontrados y contactados.

Utilización del conocimiento: Este es el propósito del proceso del conocimiento -usar el conocimiento para llevar a cabo, apoyar y para mejorar las actividades que proporcionen valor agregado.

Eliminación del Conocimiento: El conocimiento que esta desactualizado o que se ha convertido en irrelevante necesita ser identificado y borrado de la memoria corporativa activa y archivada.externamente. Desde que el conocimiento puede desactualizarse rápidamente, siempre necesitará ser mejorado y actualizado.

Proyectos de la gestión por el conocimiento.

Los proyectos de gestión del conocimiento pueden ser tan variados como las propias organizaciones. Su estructura y sistemas dependen de múltiples factores. Sus dimensiones están estrechamente relacionadas con sus objetivos, recursos de la empresa y alcance de la implantación. Pero, en todos los casos, hay una misma base, que es la organización del capital intelectual en orden a la obtención de valor añadido.

Sin embargo, actualmente se pueden identificar una serie de proyectos que por su alcance, visión general de la empresas, etc., pueden considerase más comunes. Entre éstos están (Serradell):

1. Crear un Mapa del Conocimiento en la organización.

2. Identificar los conocimientos críticos de la organización.

3. Identificar los conocimientos clave para la productividad.

4. Crear espacios físicos o virtuales de conocimiento (repositorios), donde sea posible almacenar el conocimiento explícito de los individuos que componen la organización, para su posterior acceso y uso.

5. Crear soportes estables de comunicación que actúen como espacio permanente de consulta, donde, además, los usuarios puedan volcar comentarios, dudas, etc.

6. Desarrollar un Programa de CMR para conocer las necesidades y demandas de los clientes.

7. Facilitar el acceso al conocimiento mediante la utilización de la tecnología adecuada (intranets, extranets, redes, bases de datos, bases documentales, etc.).

8. Establecer líneas horizontales de comunicación que ayuden a socializar el conocimiento, y descargar de exceso de protocolo las líneas verticales, de forma que interactúen con más frecuencia y eficacia.

9. Fomentar un clima de cooperación que estimule la colaboración de los empleados para compartir y difundir el conocimiento que poseen.

Figura 1.7 Proyectos de GC.

Fuente: Serradell.

Herramientas y tecnologías de la Gestión por el Conocimiento.

La Gestión por el Conocimiento requiere de herramientas que den soporte a este proceso, haciendo posible el flujo de información entre los diferentes agentes que componen un grupo de trabajo, la selección e implementación de herramientas tecnológicas para la GC, es de suma importancia. Por su parte la tecnología es la que propaga e induce una mayor conciencia en nuestros días sobre la necesidad de «aprender a aprender» y transmitir y aplicar lo que se sabe para diferenciarse de la competencia, y es también la tecnología la que facilita la construcción, en definitiva de modelos dinámicos de Gestión por el Conocimiento que, con tanta fuerza se han difundido en los países de mayor desarrollo económico y social. Sin embargo, sólo el hombre es capaz de transformar los datos en información y ésta en conocimiento. La tecnología, por tanto, no transforma los mensajes en conocimiento porque carece de la capacidad de interpretación, ni tampoco es capaz de producir decisiones correctas ante los problemas complejos asociados a las situaciones de incertidumbre que crean los entornos cambiantes. La tecnología tampoco puede en ningún caso sustituir a la intuición, en su calidad de conocimiento inconsciente inducido por la experiencia, ni ofrecer por sí misma perspectivas sobre acontecimientos presentes y futuros. Pero no cabe duda de su extraordinario papel como elemento facilitador (además de beneficiario) en la generación de conocimiento. Existen un sinnúmero de herramientas para facilitar la gestión por el conocimiento, en este trabajo se hará especial énfasis en los mapas de conocimiento.

El mapa de conocimiento. Herramientas para su creación.

Toda organización que desee implantar un proyecto de gestión por el conocimiento debe conocer con anterioridad lo que se llama el estado de la situación, es decir, de qué conocimiento dispone.

Hay empresas tan concentradas, donde los niveles de información disponibles son tan escasos o el sistema de producción es tan básico que un proyecto de gestión por el conocimiento sería superfluo, y no aportaría suficiente valor añadido como para hacerlo rentable. Pero, otras, sí. La identificación de los datos, información y conocimiento disponible van a conducir como primera medida a la realización del llamado Mapa del Conocimiento, en el que la empresa debe integrar todos los objetos del conocimiento a modo de inventario, etiquetando cada uno con la tipología, categoría y localización que le corresponda.

Para (Bueno, 2003) el mapa de conocimiento es un conjunto de información formalizable y capaz de ser fácilmente asimilable, es decir, convertirse en conocimiento. Es un diagrama virtual, con estructura de red, como representación gráfica cercana a la que presentan las redes neuronales que permite encontrar, rápida y eficientemente información relevante para la toma de decisiones y la resolución de problemas. Además, es un directorio útil que describe una serie de categorías de información especializada relacionadas con una cierta lógica interna, indicando donde se encuentra aquella en su estado, como se puede obtener y cual es su valor y utilidad.

El mapa puede hacer referencia a personas, instituciones, documentos en cualquier soporte y bases de datos propias o externas.

Un mapa de conocimiento es la exposición visual de información capturada mediante texto, gráficos, modelos o números, así como de las relaciones existentes dentro de dicha información. Para (Seemann y Cohen, 1997), los mapas de conocimiento muestran dónde encontrar fuentes importantes de conocimiento en la organización, apuntando a repositorios de documentos importantes o a personas expertas en alguna materia. De otro lado, el uso de repositorios de documentos es más beneficioso si se construyen siguiendo los principios de los mapas de conocimiento. El mapa del conocimiento pretende ser la herramienta de diseño y mantenimiento del programa de gestión del conocimiento.

Los resultados de un mapa de conocimiento son:

• La generación de conocimiento.

• La presentación

• La transferencia e intercambio del conocimiento.

• La integración de este conocimiento en la organización y un medio para llegar hacia la "organización que aprende".

Herramientas para la creación de mapas de conocimientos.

Hay distintas herramientas en el mercado que proporcionan una importante ayuda a la hora de diseñar los mapas de conocimiento. Desde las herramientas más simples, como Visio de Microsoft, que es un software con utilidades de Flowchart, hasta adaptaciones de herramientas de modelos de procesos de negocio o, por supuesto, mapas conceptuales como MindMapper. Otros software como son InfoRapid KnowledgeMap, Knowledge Manager, IHMC CmapTools-Concept Map, FreeMind, así como las páginas Web diseñadas a tal efecto.

En la actualidad muchas empresas en todo el mundo utilizan los mapas de conocimiento como una estrategia para capturar y visualizar el conocimiento tácito y explícito que se encuentra disperso en las organizaciones.

La representación gráfica del conocimiento es crucial para la administración del mismo dentro de la organización.

Muchas empresas se han beneficiado con la implementación de mapas de conocimiento como una herramienta útil y práctica para capturar, visualizar y administrar el conocimiento existente en la empresa.

Referencias bibliográficas:

• 1. Bueno, E. (2000) "La Era de la Información, del Conocimiento y del Aprendizaje", Documento de trabajo de la sesión plenaria del Club Intelec, mayo.

• 2. Bueno, E. (2002). Enfoques principales en Dirección del Conocimiento (Knowledge Management) y tendencias. En R. Hernández (ed): "Gestión del Conocimiento: Desarrollos teóricos y aplicaciones". Cáceres: Ediciones La Coria, Fundación Xavier de Salas.

• 3. Bueno, E. (2002): La sociedad del conocimiento: un nuevo espacio de aprendizaje de las personas y organizaciones, en La Sociedad del Conocimiento, Monografía de la Revista Valenciana de Estudios Autonómicos, Presidencia de la Generalitat Valenciana, Valencia.

• 4. Curso de Gestión del Conocimiento (http://www.raitec.es ).

• 5. Nonaka, I.; Takeuchi, H. (1995). "The Knowledge-creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation", Oxford University Press, New York.

• 6. Nonaka, I.y Takeuchi, H. (1997). Die Organisation des Wissens. Wie japanische Unternehmen eine brachliegende Ressource nutzbar machen. Frankfurt am Main New York: Campus Verlag.

• 7. Peluffo Aragón, B. & Contreras Catalán, E. (2002). Introducción a la gestión del conocimiento y su aplicación al sector público.

• 8. Peluffo Aragón, B. (2005) La gestión del conocimiento y del aprendizaje aplicada a desarrollo universitario (PDF).

• 9. Quintana,Y. (2006). Ingeniería Industrial y Administración de operaciones. Tesis de grado en opción al título de Master en Ciencias.

• 10. Petrides, L. A. & Nodine, T. R. (2003) Knowledge Management in Education: Defining the Landscape. Half Moon Bay, California, March Institute for the Study of Knowledge Management in Education.

Autor:

Ing. Carlos Damián Vázquez Zamora.

Ing. Bárbara Cabrera Zayas.

Enviado por:

Sireida Carmenate Romero