Metodología para desarrollar trabajo de sistemas (página 2)

Debe preguntarse continuamente si los datos que se han facilitado son verdaderamente actuales o no. Una de las definiciones útiles de la palabra hecho, es que se trata de un acuerdo sobre algo que existe y es real, y está basada en una serie de observaciones y puede verificarse. La observación directa es el estudio de las informaciones disponibles dentro de la organización, así como el repaso de las situaciones similares que se presenten en la literatura del campo.

La actitud en el análisis del sistema es la clave para el éxito. Si trata de llegar a comprender las cosas desde el punto de vista de la persona a las que se interrogan, tendrán posibilidades muchos mayores de lograr el establecimiento de una buena comunicación en ambos sentidos.

• Análisis de los hechos: mientras las etapas anteriores y posteriores pueden suplementarse perfeccionarse y rehacerse, en caso necesario, la base del análisis es singular, decisiva, difícil de estructurar y totalmente profesional. Es esa parte del análisis de sistemas la que más se parece a un arte. La mecánica de análisis se inicia con la división del problema en sus partes componentes mas pequeñas, poniendo posteriormente en tela de juicio cada una de esas partes.

Por lo general, el analista recoge más datos de los que necesita. Algunos no tendrá influencia sobre el sistema mejorado, otros habrán sido superados o necesitarán una actualización. Los que se aplican al sistema en estudio deben agruparse bajo los puntos principales del análisis. Al evaluar la información se estará realizando una organización a partir de varios puntos de vista. El analista debe acostumbrarse a captar las ideas a medida que surgen, puesto que estas ideas pueden ocurrírsele en cualquier momento. "El analista debe aprender a escribir en la oscuridad, pues es un deber profesional".

Cuando este tenga ideas debe ponerlas a prueba tan pronto como sea posible con las personas que se estén ocupando realmente de realizar el trabajo. Permita la ayuda, mediante la expresión de críticas constructivas.

• Desarrollo de soluciones alternativas: la definición del problema, la reunión de datos actuales y su análisis, producen una gran cantidad de entradas para el analista de sistemas. Sus procesos mentales tantos conscientes como inconscientemente, relacionan, evalúan, integran, descartan, cancelan, confirman, eliminan y sintetizan siempre de acuerdo con los objetivos del sistema que se esté estudiando. Todas y cada una de las alternativas que quedan deberán incluirse en una lista, con sus respectivas ventajas y desventajas y a cada una de estas se le aplicará un valor cuantitativo. El efecto de aplicación deberá evaluarse de acuerdo con las metas a corto y largo plazo.

El analista deberá tener mucho cuidado al establecer el sistema y recordará que necesita de la aprobación de los administradores para la implementación. Por lo tanto, la proposición deberá hacerla en términos generales haciendo hincapié en los resultados, de acuerdo con los objetivos de la organización. Debe expresarse con hecho prácticos y ser breve.

• Aplicación de la solución, comprobación y modificación, en caso necesario: cuando se selecciona para su aplicación alguna de las alternativas desarrolladas en la etapa cuatro, es preciso planear de manera detallada un programa, etapa por etapa, para la instalación del nuevo sistema. El plan debe incluir lo siguiente:

• El programa de tiempo para cada etapa de conversión del sistema presente al nuevo.

• Los requisitos de adiestramiento necesario, quien se ocupará de la preparación del programa de instrucción y como se administrará.

• El procedimiento para comprobación del cambio, que lo comprobará y cuales son los criterios que deben utilizarse.

• El tiempo de espera necesario para pedir las formas, obtener los equipos y designar el personal necesario.

• La preparación final de todos los procedimientos y los métodos que se apliquen.

• El funcionamiento paralelo del sistema antiguo y el nuevo, durante la fase de conversión.

Se efectúan modificaciones a medida que se van evaluando los resultados del funcionamiento de un nuevo sistema en las condiciones reales. Puede que esto con lleve a repasar por las fases anteriores, pero en este caso el analista tendrá más conocimiento de la situación. Con seguridad se hará una fase completa de supervisión.

1.2 Relevamiento de la información

La importancia y necesidad del relevamiento: es que con ella se recogen los elementos que permitirán deducir si es correcto el diagnóstico de la situación que se arribe y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de solución que se propongan. Para lograr información en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta la importancia de obtener la información de fuentes originales y autorizadas.

Las causas más comunes de errores al relevar son la aceptación de expresiones indefinidas, la falta de cotejo y verificación de la validez de los datos que se obtienen, la falta de sistematización de la información obtenida y la falta de equilibrio en la cantidad de información relevada. El tipo de información a relevar está directamente vinculado a la finalidad del estudio.

• Organización estructural.

• Distribución del trabajo en un órgano.

• Procedimientos de trabajo.

• Sistema de información.

1.2.1 Recolección interna de datos

Consiste en el desarrollo de un conjunto de técnicas dirigidas a reunir toda la información necesaria de la organización y de los sistemas que son objeto del trabajo de análisis. Entre ellos encontramos:

• Encuestas: se desarrollan mediante el diseño de cuestionarios específicos que se dirigen a los componentes de la organización: usualmente se utilizan tres tipos de formularios: los dirigidos a niveles gerenciales, a los supervisores y al personal de línea. Para que una encuesta tenga efectividad debe ser concreta, no muy extensa, de fácil respuesta y deben acompañarse de los cuestionarios con instrucciones relativas a como completar cada punto de la misma.

• Entrevistas: son el medio más idóneo para llevar a cabo la recolección interna de datos. Consisten en un intercambio directo de información entre un analista y un componente de la organización, en donde el analista, de acuerdo a un plan de trabajo elaborado previamente, desarrolla una actitud actual de conducción de la reunión.

1.2.2 Recolección externa de datos

Involucra la búsqueda de antecedentes relacionados con el estudio que se está desarrollando, que puedan hallarse disponibles en el mercado, fuera del ámbito de la empresa misma. Son tres las fuentes de este tipo de datos. La primera es la bibliografía, técnica, la segunda es la carpetas de análisis y la adquisición de proyectos modulares. La importancia de la recolección de datos frente a la interna ha ido evolucionando, a tal grado que actualmente se le tiende a dar igual nivel de jerarquía.

1.3. Análisis y diagnósticos

El propósito de esta etapa es poner de manifiesto los errores, problemas, deficiencias, retrasos, despilfarros que presenta el sistema actual, plantear propuestas concretas de cambio y fundamentarlas en términos técnicos y empresarios, que puedan obtener para fortalecer su diagnóstico.

Para ello se parte de los diagramas que representan la situación actual en donde se marcan las operaciones y/o sectores donde se han identificado problemas.

1.4. Diseños

Es la etapa donde se desarrolla la actividad creativa de un programa de análisis de sistemas. En ella, el analista, sobre la base de los antecedentes reunidos en la etapa de relevamiento, formula sus objeciones sobre el sistema actual y presenta su proyecto alternativo que tienda a superarlas. La labor de diseño consiste en combinar los datos obtenidos en el relevamiento con los conocimientos técnicos que aporta el analista, para producir un sistema propuesto que tienda a optimizar la eficiencia y eficacia.

A pesar de ciertos aspectos sobre el detalle están sujetos a análisis o cálculos automáticos, por lo tanto, ninguna solución practica particular es la mejor para todos los problemas. El diseño del nuevo sistema, quizá sea el paso más importante en el proceso de reorganización de una empresa.

El empleo del término "ideal" no esta referido en el sentido de construir una organización totalmente eficiente o perfecta, sino más bien se refiere con la organización actual. Por lo que se refiere al diseño de sistemas específicos dentro de una organización, el analista debe tener en mente los siguientes puntos:

• Como trabajar el sistema propuesto.

• Que personal utilizara y como estará organizado.

• Que cantidad y clase de equipo será necesario.

• Cuáles serán los costos de operación del nuevo sistema.

Por lo tanto el diseño de un nuevo sistema consistirá principalmente en:

• Diseñar un sistema básico, es donde el analista desarrolla su plan de trabajo, donde indicara las actividades por orden de importancia; logrará esto tomando notas de los siguientes aspectos:

• Opinión general de la actividad más importante.

• Actividades que resulten muy costosas.

• Actividades de larga duración.

• Actividades en las que haya ineficiencia.

• Actividades que indique la gerencia.

Una vez seleccionada la actividad con la que se dará principio al diseño del sistema, se desarrollan los siguientes pasos:

• Actividades que indique la gerencia.

• Identificar y evaluar los elementos de análisis.

• Diseñar y escoger las mejores alternativas de proceso.

• Finalmente elaborar los diagramas de flujo conteniendo la descripción general de las alternativas escogidas en el punto anterior.

• Analizar la consolidación o integración de sus actividades, una vez que se ha llegado a este punto se analizan todas las actividades y se deberá tratar de encontrar relaciones entre ellas de tal manera que sea posible lograr consolidaciones entre algunas de las mismas. Hecho esto es ocasiones es posible adelantar conclusiones del equipo que será utilizado.

• Determinación de la configuración del equipo necesario, la finalidad que persigue este paso es encontrar el equipo necesario e indicado para satisfacer las necesidades requeridas, procurando evitar caer en el error y adaptar las necesidades a un equipo determinado.

• Preparación del plan preliminar para la implantación del sistema, en esta fase se define el tiempo y costo que tomará implementar el sistema, mediante las siguientes sugerencias:

• Definición de la organización que va a llevar a cabo el proyecto.

• Iniciar el programa de educación y entrenamiento.

• Diseño de los planes de instalación de equipo.

• Diseño de sistema detallado.

• Establecimiento de procedimientos de conversión de sistemas.

• Adaptación del local y accesorios.

• Selección y entrenamiento del personal de operación.

• Conversión del sistema y pruebas piloto.

Personal: según las proporciones de las actividades se estimará el número de analistas de sistemas programadores que requieran.

Tiempo y costo: con base en las estimaciones antes hechas de las actividades, se obtendrá el tiempo y costo del periodo de implantación.

• Determinar el impacto del nuevo sistema en las utilidades de la empresa, para hacer una correcta evaluación de la utilidad que producirá el nuevo sistema, se deberá balancear, por una parte, los gastos y beneficios intangibles que el mismo ocasiones. Para obtener los beneficios hay varios procedimientos:

• Comparar los costos reales del sistema actual contra los del sistema propuesto, tomando como base un lapso de tiempo cualquiera o el de un ejercicio contable.

• Comparar los costos departamentales que arrojen los dos sistemas, con base también en los tiempos.

Para determinar los beneficios intangibles es necesario hacer estimaciones en los siguientes aspectos:

• Impacto en la clientela por un mejor servicio.

• Mayor eficiencia en la operación de la empresa.

• Tener prevista la operación de la empresa para los próximos años.

1.4.1. Global

En la etapa del diseño global, se debe formular el proyecto de sistema que, incorporando los cambios aceptados, de cómo resultada el sistema propuesto. Dicho diseño se realiza mediante la formulación de diagramas de procesos similares a los utilizados para exponer la situación actual, mediante ellos se planifica globalmente el sistema, sin omitir secuencia de procesos y planteado un cuadro consistente y completo.

1.4.2. Detallado

Este diseño involucra:

• La redacción de manuales de procedimientos.

• La redacción de manuales de organización, recopilando funciones y tareas por sector.

• El diseño de los registros y la identificación de archivos.

• El diseño de los registros y la identificación de archivos.

• La formulación de los diagramas de lógica de los programas definidos en los diagramas de lógica de los programas definidos en los diagramas de sistemas propuestos en la etapa de diseño global.

• La preparación de la carpeta de programación.

• La redacción de los programas.

• La compilación y correcciones a nivel maquina hasta dejarlos en condiciones de procesar.

• La realización de las pruebas con datos reales y depuración de problemas hasta dejarlos en condiciones de funcionar.

Esta etapa concluye cuando se terminan los manuales de procesamiento y organización.

1.4.3. Mejoras-Rediseño

Al igual que un activo fijo requiere de mantenimiento o reparaciones menores, un sistema de información también necesita de modificaciones y mantenimiento, ya sea a nivel de la estructura de los datos o a los programas que componen el sistema de información. En esta fase todo sistema necesita que se le realicen modificaciones o mejoras menores para mantener su operatividad. Una reparación mayor de n activo fijo puede a veces resultar insatisfactoria, por lo que la adquisición de un activo nuevo solucionaría las deficiencias de funcionamiento del activo viejo. Igualmente, el mantenimiento a un sistema de información puede no resultar suficiente y se hace necesario, le inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo de sistemas. El mantenimiento de un sistema de información contable, se realiza enfocado a corregir errores en:

• El mantenimiento a las bases de datos que almacenan la información, se presenta por errores en la información, inconsistencias o pérdidas de la misma por causas ajenas a interacción directa con los datos, tales como fallas del procesador central o caídas de tensión. Un error de inconsistencia se presenta como consecuencia directa de la interacción con los datos y genera información errada en su organización lógica.

• El mantenimiento a los programas de un sistema contable, generalmente se presenta por errores en la programación o nuevas necesidades de información, no previstas en un principio de acuerdo con los requerimientos iniciales. Debe ponerse especial cuidado a las señales que emite un sistema de información cuando está en el momento de requerir el inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo de sistemas.

1.5. Implementación

Es el proceso mediante el cual el sistema propuesto es llevado a las prácticas, sustituyendo al anterior. Constituye la etapa que adquiere mayor relevancia, pues todo trabajo que queda a nivel de proyecto no tiene utilidad real para la organización que lo adquirió.

Una vez que se ha encontrado la solución a un problema y se cuenta con el mejor sistema, es posible que existan diversos criterios de agrupaciones de conceptos. Algo importante en lo relativo a las aprobaciones necesarias en las distintas fases de desarrollo del sistema, pues es fácil encontrar que nuestro mejor sistema habiendo sido desarrollado en todo detalle no es aprobado y es necesario volver a empezar.

Mucho depende del nivel de área de sistemas sobre quien debe tomar las decisiones de aprobación o rechazo. Es cierto que en numerosas ocasiones un magnifico sistema no puede ser implantado porque no se sabe lograr su aprobación, porque no se sabe vender, porque no se logra cooperación para vencer la resistencia al cambio. A continuación se señalan conceptos más generales sobre el particular:

• Presentación del sistema: Debe prepararse cuidadosamente la presentación del sistema. Esta es la principal herramienta con que cuenta el analista.

Debe contener un informe con los antecedentes del estudio, objetivos, método de desarrollo, descripción del sistema propuesto, costo, limitaciones y recomendaciones.

• Notificación de áreas afectadas: este punto es sumamente importante, ya que se debe comunicar por escrito a las áreas que afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentación acudan todas las personas involucradas. Esta comunicación se puede hacer por medio de memoranda donde se notifica que se esta en disposición de presentar el informe para mostrar el procedimiento señalado.

• Tiempo y lugar adecuado: se deberá escoger con sumo cuidado el tiempo en que efectuara la presentación del sistema, pues de ello dependerá el éxito o fracaso de la venta final de la idea. No menos importante es el lugar donde se va a efectuar la presentación del sistema. Deberá ser en un lugar cerrado libre de distracciones, y las personas puedan oír a los exponentes y ver lo que se presenta.

• Dirección de juntas: Es importante para la presentación del sistema, la mayor coordinación posible. Es recomendable establecer un orden para la toma de la palabra, con el objeto de que al hacer la presentación, según se exponga se vallan resolviendo dudas acerca del tema en cuestión. Para esto se establecerá un moderador que puede ser el ejecutivo correspondiente.

• Ayuda audiovisuales: Es de mucha ayuda los audiovisuales tiene la ventaja de aclarar cualquier duda que surja en la comprensión del sistema. Uno de los objetivos principales de este medio es atraer la atención de los presentes, por lo que deben ser lo más amenos y gráficos posible; así servirá de guía para la explicación del analista y ayudara a resolver dudas de funcionamiento del sistema y sus beneficios.

• Aprobación de los ejecutivos: En caso de ser aprobado el sistema el analista deberá explicar al ejecutivo que hacer para la implementación; en este caso se presenta dos fases:

• Actividades a desarrollar: es donde se establece una lista de pasos a seguir, como son:

• Comunicación al personal sobre la decisión de la dirección.+

• Elaboración del programa de acción.

• Selección del área que realizara el nuevo sistema.

• Selección del personal de análisis y adestramiento de sistema.

• Prueba de instalación.

• Instalación de los nuevos procedimientos.

• Revisión o auditoria de dichos procedimientos.

• Plan de acción a seguir: al final, se presentará una grafica de actividades donde aparezcan en forma ordenada y consecutiva todas las actividades que se van a realizar con sus respectivos tiempos y una fechas exactas de la implantación del sistema; también se anexará una hoja para ser firmada por los ejecutivos donde afirman su conformidad con el plan. Es importante, que en esta fase inicial de implementación se señalen las responsabilidades. Se aconseja usar un cuadro de distribución de actividades y responsabilidades:

1.5.1. Planeación y entrenamiento

La introducción de cambios en un sistema en una empresa conlleva dificultades, por eso toda institución debe tener un plan para realizar en el proceso; un sistema básico de tal planeación incluirá:

• Necesidad y objetivos del enfoque de la administración de proyectos: En ocasiones cuando se intenta introducir nuevos sistemas se encuentra alguna resistencia, una exposición convincente de la necesidad de conceptos, métodos e instrumentos para administrar e proyecto convertirá la resistencia potencial en un apoyo activo. Con esto una exposición concisa de los objetivos que se tienen para la implantación del nuevo sistema, dará una mejor comprensión a los directivos.

• Política de administración de proyectos: estas políticas deben definir lo que siguiente:

• Los tipos de esfuerzos que serán considerados como proyectos formales.

• Las categorías de proyectos.

• El enfoque de la administración y organización que será utilizado.

• La autoridad y responsabilidad formales del director del proyecto en varias categorías de proyectos.

• Las relaciones entre el director del proyecto y los directores auxiliares.

• Los medios para solución de un conflicto.

• Las responsabilidades en el desarrollo, implantación y operación de los sistemas de administración de proyectos, si es que van a utilizarse.

• Enseñanza y capacitación: Hay que contar con algunos medios para presentar y explicar la necesidad, los objetivos y la política de la administración de proyectos. No es suficiente la mera distribución de instructivos, manuales e información escrita similar. Se requiere clase de capacitación en estas áreas.

Si esta capacitación se efectúa apropiadamente, brindará resultados considerables al lograr la comprensión del personal principal asignado a algún proyecto en lo que respecta los problemas a que se enfrentan diversas partes de la organización.

• Estructura de la organización: Se debe preparar un plan para llevar a la práctica la política de administración de proyectos que tenga la organización. Esto incluirá la serie de medidas y la correspondiente programación relacionadas con las fases del ciclo de duración de los proyectos, para lograr la cabal identificación del proyecto en la organización desde su comienzo hasta su terminación.

• Sistemas de manejo de proyectos: El plan de implantación debe incluir el diseño, el desarrollo o la obtención, de sistemas apropiados de administración de proyectos. Se tomaran provisiones para probar en forma adecuada el sistema, antes de comprometerse a fondo en utilizarlo. En la mayoría de las organizaciones, se indicara el desarrollo y el mejoramiento continuos.

• Implantación en proyectos específicos: El proyecto inicial que va a ser administrado según los nuevos enfoques será seleccionado cuidadosamente para minimizar dificultades y aumentar el grado de éxito inicial. Un plan de implantación detallado también aumentara las posibilidades de éxito. Se recomienda un enfoque evolutivo para no exceder el número máximo de cambios que pueda asimilar el medio en que se introducen.

• Funcionamiento del manejo de proyectos: Los procedimientos operativos que lleva a la práctica, la política de la administración del proyecto deben ser establecidos.

• Administración de proyectos simultáneos al nivel colectivo: En el ambiente de varios proyectos simultáneos hay que establecer los medios para interrelacionarlos y alcanzar metas colectivas a nivel superior.

• Evaluación de la administración del proyecto: Se lleva a cabo una evaluación continua para determinar los siguientes factores:

• ¿Se alcanzan los objetivos de la política?

• ¿Funciona realmente el enfoque? En caso negativo, ¿cuál es la razón?

• ¿Se descubren otros problemas que requieran la atención de la administración?

• ¿Se mantiene el debido equilibrio entre la administración del proyecto y las necesidades ajenas a ella?

1.5.2. Desarrollo de las tareas

La función del analista en esta fase previa al comienzo del sistema propuesto no se circunscribe a esperar que cada responsable cumpla con la tarea asignada, sino que, se extiende a:

• Efectuar el seguimiento activo.

• Resolver problemas sobre la marcha.

• Desarrollar algunas de las funciones preparatorias.

1.5.3. Lanzamiento

Es el momento en que el sistema se inicia efectivamente en operaciones. Para implementar un sistema existen varias formas para este objetivo, entre ellos tenemos:

• Método instantáneo: este método podrá ser implantado si cumple con los siguientes requisitos:

• El sistema anterior no debe implicar un gran volumen de operaciones ni un número excesivo de unidades administrativas.

• No debe requerir la utilización de locales separados entre si; y si se necesita, debe contarse con medios adecuados para el desplazamiento del personal.

• El personal tendrá que estar convencido de la validez del sistema con que se operará.

• Prueba piloto: este método consiste en un ensayo en una parte de la organización, con el fin de comprobar su eficiencia; aunque esto no quiera decir que podrá tener la mima validez en el resto del total.

• Implantación en paralelo: cuando el sistema nuevo comprende complejos y de gran envergadura, es recomendable el método en paralelo. Consiste en que por un tiempo determinado se operará con los dos sistemas, ya que nos permitirá realizar ajustes y modificaciones al nuevo sistema sin llegar a ocasionar problemas graves; además proporciona la familiarización pausada por parte del personal afectado.

• Método parcial o por aproximaciones sucesivas: Este método consiste en la implementación de una parte del nuevo sistema, para no causar grandes alteraciones; una vez normalizada esta parte, hay que avanzar a la siguiente parte, y así sucesivamente, hasta obtener la implantación completa. En esta fase el analista resulta importante y critico. Debe estar presente para conseguir que el sistema se ponga en marcha, debe actuar para solucionar los problemas que puedan presentarse y dar el asesoramiento necesario a aquello que tengan dudas respecto de cómo desarrollar las tareas que le competen.

1.6 Control de resultados

Esta fase se extiende desde el lanzamiento del sistema hasta el momento en que el mismo funciona con el grado de aplicación que se ha fijado como satisfactorio, o hasta cuando con un informe final crítico el analista anuncia el fracaso de la implementación. Durante esta etapa el analista busca evaluar el grado de cumplimiento de las normas de procedimiento emitidas, para determinar la real aplicación del nuevo sistema. La faz de seguimiento culmina con un informe final, en donde se detallan los logros obtenidos y los puntos que han quedado pendientes.

1.7 Los manuales de sistemas

Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.

Agustín Reyes Ponce: el concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: "significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa".

Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo."

Los manuales son un medio de comunicación muy especializado y requieren habilidades de comunicación especializadas; habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o en el trabajo. Los manuales son un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos; es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar, supervisar y vitalizar o estimular; es la concentración de las cartas de descripción del método.

Los manuales de organización son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.

Los manuales son un conjunto de normas, reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procesos administrativos. Tiene como función lo siguiente:

• Transmiten a los responsables las normas establecidas.

• Sirven de guía para poder explicar a los responsables los lineamientos de procedimiento a implementar.

• Constituyen una fuente de consulta para resolver situaciones específicas.

• Permiten una mayor flexibilidad en la distribución del personal.

• Facilitan la adaptación del personal que se incorpora.

• Constituyen un elemento de referencia que proporciona la versión oficial de la compañía.

• Sientan las bases para la solución uniforme de situaciones similares.

• Establecen una versión escrita que sirve para conocimiento de la evolución de los procedimientos en la organización.

Como crear un manual

El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr. Para hacer esto, el interesado se deberá hacer las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo de la organización al crear este manual?

• ¿Qué beneficios proporcionara el manual a los usuarios?

• ¿Qué espero yo (o mi departamento) lograr con este manual?

Además de alcanzar los objetivos de la organización, el manual debe ayudar también a su departamento. Si cuenta con un manual, posiblemente tendrá que hacer maneo preguntas y hacer manos reparaciones. Cuando este determinado los objetivos del manual, recuerde que todos tiene una meta en común: obtener resultados. El propósito del manual es asegurar que sus usuarios se comporten de una manera específica, ya sea que se trate de obedecer las reglas de la compañía o seguir un procedimiento en particular. Si un manual alcanza esta meta es un éxito definitivo.

¿Quién crea los manuales?

Los encargados de desarrollar los manuales no encajan claramente en el organigrama de la empresa como sucede con los tesoreros. Algunas veces forman parte del área de servicios administrativos o de comunicaciones de la corporación. Sin embargo con demasiada frecuencia están dispersos por la organización y cada departamento genera sus propios manuales. Cuando la producción del anual no esta centralizada, la organización termina con una proliferación de manuales de todos los tamaños y formas. Generalmente, cada manual tiene su propio formato, diseño y estilo y, lo que es peor, hay ocasiones en las que se contradicen entre sí. La solución de estos problemas es crear un departamento centralizado que se encargue de producirlos.

Como planear un manual

• Disponga del tiempo suficiente para la plantación. A la larga esto representara un ahorro de tiempo.

• Haga que otras personas revisen sus planes. La revisión no solo debe incluir a su supervisor, cuya aprobación puede ser obligatoria, sino también a personas que hayan participado directamente en la producción de manuales o que tengan una relación estrecha con el que esta haciendo.

• Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal. Muchas personas hacen estimaciones verbales "de momento", y posteriormente se olvidan de ellas.

• Planee desde ahora las actualizaciones. Incluso el mejor manual necesitara revisiones y actualizaciones dentro de los seis meses siguientes a su distribución.

• Anticípese a los problemas. Descubrirá que reparar los problemas antes que se presenten da como resultado un gran beneficio.

Redacción del manual

• El primer paso para planear la redacción es definir la materia de que se trata.

• El segundo paso consiste en determinar quien recopilara los datos.

• El tercer paso es, decidir quien escribirá el manual

• El último paso en la plantación de la redacción es establecer un programa temporal de trabajo.

En el proceso de redacción

• Uso de la voz activa.

• Escriban en tiempo presente.

• Omita las palabras innecesarias.

• Usen la estructura paralela de ideas coordinadas.

• Evítese incorrecciones y los adjetivos desplazados.

• Evítese los participios mal situados y confusos.

• Eviten las palabras rimbombantes y la jerga

• Exprésense con claridad.

• Sean humanos.

• Redacten las frases para que los nombres estén en plural.

• Reemplacen los pronombres con los nombres que representan.

• Omita los pronombres de tercera persona.

• Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con los del femenino entre paréntesis.

• Incluya una frase que indique que se usara masculino para referirse a ambos géneros.

• Usen a veces el masculino y, en otras ocasiones, el femenino.

Revisión de los manuales

Alguien que conozca el tema deberá revisar el texto, para verificar su contenido y exactitud. Esa persona no tendrá necesariamente autoridad suficiente para aprobar que el manual se use en la empresa; sin embargo, tendrá que ser un experto en el campo y tener la capacidad de suficiente para determinar si el contenido del manual es exacto.

También debe revisar el manual un miembro del personal especializado en asuntos legales de la organización. La revisión asegura que el manual respete las leyes pertinentes y satisfaga los requisitos de las dependencias reguladoras que tenga jurisdicción sobre la empresa.

El no revisar cuidadosamente la legalidad puede dar como resultado acciones judiciales importantes. Finalmente la revisión se refiere a la calidad y a la claridad de la redacción. La persona encargada de esta revisión debe estar muy familiarizada con los principios de la buena redacción.

Ventajas

• Logra y mantiene un sólido plan de organización.

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.

• Facilita el estudio de los problemas de la organización.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

• Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.

• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

• Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.

Desventajas

• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Los manuales generan costos en su desarrollo los cuales se subclasifican en:

• Costos de desarrollo: son todos los costos que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como:

Planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar, horas extras de trabajo por parte de los empleados, etc.

• Costos de implantación: estos son todos los costos relacionados para dar a conocer el contenido de los manuales y darles vigencia a todos los niveles que apliquen en la organización. Aquí se incluyen las horas de entrenamiento de personal, ejemplares de manual para empleados que lo requieran y cualquier otro costo necesario.

• Costos de mantenimiento: están representados por las actualizaciones periódicas que normalmente tiene los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgación de leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos. A medida que transcurre el tiempo los costos del manual van disminuyendo.

1.7.1. Manuales de organización

Dentro las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un determinado fin. Una clasificación de los manuales en el contexto de la organización es la siguiente:

• De sistemas, métodos y procedimientos manuales

• De sistemas computarizados.

A su vez se pueden subdividir los manuales en:

• Los manuales de técnicas: son aquellos en los cuales se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica.

Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en esa actividad

• Manuales de actividad: muestra todos los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo. Por ejemplo un manual de horario de trabajo.

• Manual de organización: Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas.

Un ejemplo de manual de organización puede ser el siguiente:

Un manual de organización debe tener al menos el siguiente contenido:

• Índice numérico.

• Introducción

• Breve reseña histórica de la empresa o departamento

• Justificaciones de la realización del manual

• Instrucciones para el manejo y modificaciones del manual

• Definición de conceptos básicos.

• Objetivos.

• Políticas.

• Responsabilidades.

• Relaciones de trabajo.

• Objetivos de la empresa.

• Estructura organizativa.

• Deberes y responsabilidades de los niveles directivos.

• Descripciones detalladas de cargo.

• Los manuales de políticas: estos documentan todas las guías de acción generales que tienen una empresa en distintas áreas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas, producción y otras. Las políticas se enuncian en forma declarativa y deben guiar la pauta de acción de los empleados para cada una de las tareas que se desee documentar.

• Manual de normas y procedimientos: detalla todos los procedimientos que se vienen realizando en la empresa de acuerdo con lo explicado. Por otra parte, este tipo de manuales establecen las pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización.

Una norma detalla la forma como debe llevarse a cabo un procedimiento. A diferencia de una política tiene un carácter específico y no general.

Un manual de normas y procedimientos debe tener al menos el siguiente contenido:

• Índice numérico.

• Introducción.

• Instrucciones para el manejo y modificaciones de los aspectos tratados en el

• manual.

• Normas.

• Procedimientos

• Instructivo de los formúlarios.

• Formularios.

1.7.2 Manuales de Procedimientos Administrativos

• Los manuales de sistemas computarizados documentan los sistemas que contemplan el uso significativo de un computador en un alto número de operaciones o procedimientos. Dentro de esta clasificación podemos encontrar manuales de:

• Usuario

• Operación

• Documentación de sistemas; los que a su vez se subdividen en:

• Diseño físico

• Procesos

• Salidas

• Manuales de usuarios: explican en forma general como funciona un sistema mecanizado e instruyen al usuario sobre la forma de interactuar con el sistema, es decir, le informan como puede utilizar y obtener del sistema la información que requiere. Por lo general debe incluir documentación tal como:

• Instalación de sistema

• Procedimientos para capturar y procesar la información

• Principales reportes

• Guía de errores o mensajes del sistema

• Manuales de operación: son similares a los manuales de usuario, la diferencia radica en el mayor nivel de detalle que muestran los manuales de operación de sistemas. Este es por lo general usado por usuarios expertos.

• Manuales de documentación de sistemas: estos plasman todo el proceso de análisis y desarrollo de un sistema que forman parte del ciclo de vida y desarrollo de los sistemas. Estos sirven para efectuar modificaciones y mejoras en los sistemas y representan una de las herramientas críticas para ser usadas por los analistas y programadores. Dentro de estos manuales podemos encontrar los Manuales de diseño físico, los cuales especifican la forma en la cual están organizados los datos en el computador. Esto manuales deben incluir aspectos tales como:

• Tipo de almacenamiento.

• Nombre del archivo.

• Diseño de registro.

• Periodicidad de actualización.

• Etiqueta que lo identifica en el medio de almacenamiento.

• Forma de organización.

• Manuales de procesos: muestran todos los aspectos referentes al procesamiento que se le dan a los datos en un sistema. Las herramientas que se pueden utilizar para elaborar este tipo de manuales son:

• Cartas estructurales.

• Diagramas HIPO (Hierachy Input Process Output).

• Tablas de decisión.

• Diagramas de flujos de datos.

• Flujogramas y diagramas Warnier/Orr (construcción lógica de programas)

El diagrama Hipo es aquel que indica cuales son las entradas a un proceso, después la elaboración de un proceso y también las salidas de un proceso. Se refieren al ciclo de vida de un proyecto (diseño y documentación de software). Este método fue creado con el propósito de ayudar a los diseñadores a no perder la pista de alguna función dentro de un sistema grande. Ésta es su principal ventaja con la que cuenta con respecto a otras notaciones, ya que este método permite tener una vista panorámica de las entradas, procesos y salidas de datos. Esto lo hace una herramienta útil para la documentación de programas, además de que le puede facilitar al autor de un programa el recordar lo que hace el sistema después de cierto tiempo.

Diagramas Warnier/Orr, este método ayuda al diseño de estructuras de programas identificando la salida y resultado del procedimiento, y entonces trabaja hacia atrás para determinar los pasos y combinaciones de entrada necesarios para producirlos. Los sencillos métodos gráficos usados en los diagramas de Warnier/Orr hacen evidentes los niveles en un sistema y más claros los movimientos de los datos en dichos niveles. En el podemos utilizar toda la terminología estudiada hasta ahora en lo que respecta a identificadores, constantes, variables, expresiones y operadores, teniendo en cuenta que la característica fundamental es la forma de diseñar el programa que será descendentemente y la representación utilizada.

• Manuales de salidas: muestran los reportes y como fueron diseñados, sean estas consultas por pantalla o sean reportes impresos. Las salidas de sistemas son frecuentemente documentadas en forma manual, a través de formularios denominados Spacin Charts, los cuales muestran un diseño físico para cada una de las salidas del sistema. Generalmente la documentación de sistemas se ha venido realizando en forma manual, sin embargo, existen programas que soportan la tarea de documentar los sistemas computarizados.

1.7.3 Manuales de contabilidad

Toda empresa tiene la necesidad de documentar el trabajo realizado. Para llevar esto a cabo disponen de manuales, que tiene como objeto sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización, instruir a los empleados en distintas áreas de la organización. Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. En esta área los manuales contables son:

• De políticas contables.

• Del código contable o de cuentas contables.

• De normas y procedimientos contables.

• Manuales de políticas contables detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general y ello debe ser declarado en los manuales. Estas políticas deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orfen que son presentadas las partidas en los estados financieros y a las que son asociadas. Los manuales de políticas de contabilidad se establecen dos subdivisiones:

• Políticas generales de contabilidad: son declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados Una entidad debe adoptar y así declarar los principios de contabilidad:

• Realización

• Periodo contable

• Costo histórico

• Negocio en marcha

• Unidad económica

• Revelación suficiente

• Políticas específicas de contabilidad: se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o transiciones de partidas específicas de los estados financieros. Estas políticas pueden ser enunciadas con base en el orden de presentación de las partidas en los estados financieros.

• Manual del código contable: detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan. Este tipo de manual es uno de los que tienen mayor uso en el área contable y que ayudan a explicar los movimientos que se manejan por cada una de las cuentas. Los movimientos de debido y crédito establecen la naturaleza final del saldo de cada cuenta.

• Manuales de normas y procedimientos contables detalla cada uno de los procedimientos contables. También puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un determinado procedimiento. Igualmente este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.

Conclusión

Cada más se hace necesario que los profesionales del área contable y de las disciplinas administrativas, adquieran conocimientos básicos de sistema. Debido a esto consideramos que los temas que desarrollamos en este trabajo nos han dado una muy valiosa guía, que podemos tomar en cuenta a la hora que nos toque desarrollar trabajos de sistemas.

Hemos obtenido los conocimientos necesarios de la metodología que debe llevarse en el desarrollo de trabajos de sistemas. Aprendimos con la elaboración de este trabajo los conceptos claves de cada uno de los temas que desarrollamos y en que consisten los mismos.

En lo relativo a metodología para desarrollar trabajos de sistemas, muy probable no tengamos un conocimiento cabal del tema, sin embargo ya contamos con la base necesaria para comprender y trabajar en la elaboración de un trabajo de sistemas.

Bibliografía

• En libros:

• Sistemas administrativos, análisis y diseño. Por GUILLERMO GOMEZ CEJA/ MCGRAW-HILL

• Organización de empresas: análisis, diseño y estructura. Por ENRIQUE BENJAMIN FRANKLIN/ MCGRAW-HILL

• En Internet:

• http://wikipedia.org

• http://tinpan.fortunecity.com/dreadlock/898/apuntes/oym/metodologia.html

• http://www.monografias.com/trabajos12/docmento/docmento.shtml#CONCLU

• http://users.dsic.upv.es/~alimartin/Publications_archivos/Tesis%20Maestria.pdf

• http://html.rincondelvago.com/tecnicas-de-diseno-de-programas.html

Autor:

Julia Guerrero

Evelin Rosado

Lenin Ferreiras

Lenny Mata

Melania Araujo

Asignatura: Sistemas de contabilidad I

Profesor: Rodolfo Martínez Lora

Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD)

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Santo Domingo, D.N.

19/10/2009