OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
1) Proporcionar la suficiente información que faciliten y respalden los informes. 2) Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. 3) Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. 4) Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de evaluación aplicados. 5) Servir de guia en revisiones subsecuentes. 6) Determinar el cumplimiento de las políticas y objetivos del manual de control interno.
Para el cumplimiento de los objetivos de los papeles de trabajo, deben contener en una manera ordenada los datos, calculos, análisis, extractos, y demás documentos que junto con el programa de evaluación y el analisís del manual de control interno, conduzcan a la emisión de recomendaciones ampliamente sustentadas que procuren el mejoramiento de los procedimientos y operaciones de la Empresa.
CLASIFICACION DE PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo se clasifican en dos tipos:
1) Archivo permanente: Consiste en el conjunto de documentos que se utilizan por su importancia en todas las evaluaciones. Entre ellos se pueden citar: – Constitución politica, leyes, decretos, estatutos, reglamentaciones y normas vigentes. – Historial legislativo sobre creación de la entidad (Ley). – Organigrama. – Manual de control interno. (Procedimienos Integral). – Manual de Funciones – Presupuestos. – Estados financieros. – Copias de actas. – Sistema de procesamiento electrónico de datos – Informes de la contraloria – Lista de directivos y asesores
2) Archivo Corriente: Está compuesto básicamente por el programa de evaluación
ELABORACION Y FORMATOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo deben ser preparados en hojas de tamaño estándar que permitan un adecuado archivo y salvaguarda.
1) Planificación y elaboración.- Los elementos base del exámen, así como los contenidos del programa de evaluación permiten determinar de acuerdo a su necesidad la elaboración de formatos predefinidos que contemplen los papeles de trabajo, en concordancia con la metodología planteada.
Para su elaboración deben determinarse una serie de requisitos que le permitirán al evaluador un manejo más apropiado, no solo por el orden, sino por la uniformidad y detalle conciso del trabajo ejecutado.
Todo papel de trabajo debe contener como mínimo los siguientes aspectos:
– En la parte central de la hoja debe anotarse: Nombre de la Empresa , división, sección o área a estudiar; t ema de la hoja de trabajo y fecha o período de evaluación.
– En la parte superior derecha de cada hoja de trabajo se debe anotar el código de la hoja dentro de los papeles de trabajo; numeración de la hoja si es parte de un grupo; nombre de la persona que prepara la hoja de trabajo.
– Los papeles de trabajo deben elaborarse a lapicero con el fín de que las listas que contengan cifras no sean modificadas.
– Para la economicidad de tiempo, deben utilizarse el microcomputador que permita reproducir la información de manera inmediata.
– Se deben referenciar claramente las fuentes o documentos base de la información, a fin de aclarar en un futuro posibles consultas.
– Debe indicarse el propósito y objetivos de cada papel de trabajo.
– En la primera hoja de trabajo debe aparecer una convención de los simbolos utilizados por el evaluador para indicar la labor efectuada.
– Debe haber referencias cruzadas con otros papeles de trabajo a fín de evitar la necesidad de copiar datos de otros informes.
– Deben utilizarse un solo asunto en una hoja de trabajo para evitar confusiones.
– Los papeles invalidados o anulados deben guardarse en un archivo aparte al de los papeles de trabajo.
– Deben evitarse los archivos individuales excesivamente cargados de documentos, pues esto imposibilita su adecuada manipulación.
– En cada archivo de los papeles de trabajo debe estipularse un índice que permita su fácil consulta y manejo.
2) Normas generales para la preparación.-
a) Totalidad y precisión.- Deben contener la suficiente información que respalde de manera apropiada los comentarios, conclusiones y recomendaciones que emita la oficina de control interno.
b) Claridad y comprensibilidad.- La información que contenga los papeles de trabajo debe ser completa, exacta, entendible y concisa.
c) Pertinencia.- La información que contenga los papeles de trabajo debe consistir en aspectos importantes que permitan la obtención de información acorde al cumplimiento de los objetivos específicos de la evaluación en concordancia con la planificación y programa de trabajo.
d) Simplificación y legibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser sencillos, evitar detalles excesivos y llevar un orden estricto que no permitan su posterior modificación, lo que conlleva a la pérdida de su validez durante la elaboración del resumen o informes que realice la oficina evaluadora.
3) Señales de evaluación Consisten en una serie de símbolos que se utilizan para describir el proceso realizado, el conjunto de transacciones, informes de actividad, etc. determinando su validez, frente a otros datos o información pertinente previamente analizada. Para evitar posibles confusiones debe existir uniformidad y unidad de criterio en su elaboración y utilización en todo el conjunto de papeles de trabajo. Las marcas de evaluación comúnmente utilizadas para referenciar las verificaciones practicadas: Para indicar que se comparó con la cantidad de la fuente, documento o listado origianal.
Computo o cálculo verificado.
Excepción: deben enumerarse consecutivamente por cada programa y para una observación de la misma naturaleza se utilizará el mismo número.
Concuerda con el valor o el saldo.
Verificado y de acuerdo
Documento soporte verificado correcto
Concuerda con registros, listados, comprobantes contables y contratos.
Concuerda con registros en libros de control.
Se pueden utilizar otras marcas, pero en forma obligatoria deben relacionarlas con su significado en el papel de trabajo donde se utilicen.
4) Preparación de Resumenes.- El trabajo de la evaluación se acumula en gran cantidad de papeles de trabajo, que contienen información suficiente y heterogénea que respalda el trabajo de evaluación desarrollado.
Para poder determinar la importancia de esta información es necesario analizarla, organizarla y comprenderla con el propósito de determinar el resultado de los datos allí contenidos, para tal efecto deben prepararse resúmenes que permitan describir en forma clara, concisa y entendible el resultado obtenido representado ésto en una conclusión que conlleve a la emisión de una recomendación al más alto nivel jerárquico de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia y tome las acciones correctivas pertinentes.
EL PROCESO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN GENERAL.-
Las etapas que se siguen en la ejecución de una evaluación se agrupan en las siguientes fases:
FASE DE PLANEACION.-
Consiste en decidir previamente los procedimientos que se van a emplear, la extensión que se le dará a las pruebas de evaluación , la oportunidad de su aplicación, los papeles de trabajo que se utilizarán para evidenciar los resultados y la asignación del personal de la oficina de control interno en grupos de trabajo, a las distintas áreas que se van a evaluar, la participación de otros profesionales: Administradores, Contadores, Economistas, Médicos, Abogados, Ingenieros, etc, para determinar puntos débiles y fuertes del control interno, identificación de áreas de gran riesgo y la especificación de otro tipo de recursos que se requieren para el normal desarrollo de la evaluación . Ademas contempla la posibilidad de planear con los jefes de cada dependencia evaluada el personal que debe colaborar.
En caso de no ser una primera evaluación, deben consultarse los papeles de trabajo e informes de evaluaciones anteriores, como guia y al mismo tiempo verificar si se han corregido las deficiencias reportadas.
El producto de la etapa de planificación consiste en un plan de evaluación documentado que incluye programas detallados. Es importante destacar que todas las consideraciones sobre planificación se basan en la experiencia y conocimiento originados en los exámenes anteriores. Se debe, no obstante, aumentar cada vez la eficiencia y efectividad del plan a desarrollar.
1) Conocimiento general de la entidad: Todo el personal que intervenga en la ejecución de la evaluación debe tener un conocimiento suficiente acerca de la estructura, funciones y objetivos de la empresa estudiada, para levar a cabo la evaluación con efectividad. El conocimiento de la entidad es un proceso continuo y se logra a través de la inspección de las instalaciones, observación de operaciones, estudio de manuales, normas, memorandos, actas de la junta directiva y de comités importantes, informes, papeles de trabajo de evaluación o EVALUACIONs de años anteriores y otros documentos importantes, conversaciones con funcionarios de la entidad, entrevistas, documentos, disposiciones legales y demás normas internas y externas aplicables. 2) Conocimiento del ambiente de control: El ambiente de control consiste en el establecimiento de un entorno que estimule la influencia la actividad del personal con respecto al control de sus actividades, es decir refleja la filosofia, actitud y compromiso de la gerencia de una Empres, para establecer una atmosfera positiva al implementar y ejecutar las operaciones. El ambiente de control influye sobre la efectividad de los sistemas establecidos y en consecuencia afecta las evaluaciones de los riesgos. Un ambiente de control con bases sólidas, permite depositar mayor confianza en los procedimientos aplicados. 3) Evaluación Global del sistema de control interno: Un control interno adecuado, juega un papel importantísimo para determinar el alcance de las técnicas de evaluación . La clase y amplitud de las pruebas selectivas se ven afectadas por la fortaleza o debilidad del sistema de control interno. Se debe ejecutar una evaluación preliminar de los controles internos para determinar si son confiables para los fines de la evaluación. Esta evaluación se realiza mediante las pruebas de procedimientos cuya intención es establecer el grado en que se puede confiar en los controles para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos sustantivos de evaluación. 4) Desarrollo de un plan general de evaluación : En esta etapa se debe formular el plan general del trabajo, incluyendo entre otros los siguientes temas: -Identificación de las áreas importantes y de alto riesgo de EVALUACION. o control -Determinación de los niveles de importancia relativa para la evaluación . -Otras consideraciones que requieran atención especial. -Existencia de controles internos, y el grado esperado de confianza en ellos. -Naturaleza y amplitud de las evidencias de evaluación a obtener. -Coordinación de los procedimientos de evaluación a aplicar. -Participación de otros especialistas. -Temas administrativos, tales como el uso de personal de la dependencia evaluada, supervisión, personal y presupuestos de tiempo.
5) Elaboración de los programas de evaluación : Los programas de evaluación son el conjunto de instrucciones sobre la forma como se desarrollará la evaluación, constituyen una guia y un medio de supervisar el trabajo, por cuanto contienen la naturaleza, amplitud y oportunidad de las pruebas. Cada programa debe contener las siguientes partes:
1) Objetivo: Descripción que índica para que se va a efectúar la evaluación.
2) Revisión y evaluación especificos del control interno: Comprende el plan de organización, la forma y procedimientos especificos para el registro, proceso, resumen e informes que permitan determinar las debilidades y fortalezas del sistema; la naturaleza, la extensión y la oportunidad de las pruebas que deben aplicarse y obtener una base para formular sugerencias y recomendaciones. En este punto se aplica el método de evaluación del sistema de control interno a través de cuestionrios y planillas, que se explicará en capitulo posterior.
3) Conclusiones: Una vez realizada la revisión y evaluación del sistema de control interno, el evaluador debe resumir sus conclusiones sobre lo adecuado del mismo. Como resultado de dicha revisión y evaluación, se debe informar a la Gerencia sobre cualquier debilidad importante que se haya detectado, comunicar sus recomendaciones y pronunciarse sobre si los controles actuales cumplen, o no, los objetivos planeados.
4) Revisión y Aprobación: Es indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado, e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con el alcance de la revisión y evaluación del sistema de control interno.
5) Procedimientos de evaluación : Son instrucciones directas y claras para los evaluadores, los cuales son redactados en forma imperativa y se constituyen en guias de las labores especificas del exámen.
6) Conclusiones: Resuma las conclusiones, una vez desarrollados los procedimientos de evaluación .
7) Revisión y Aprobación.- Es indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado, e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con el alcance y lo adecuado de la ejecución de los procedimientos de evaluación .
FASE DE EJECUCION.-
En esta fase se aplican los procedimientos diseñados en los programas de evaluación , con el propósito de obtener evidencia sufuciente, a fin de tener una base razonable para el informe.
Las evidencias son el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del evaluador y se obtienen mediante la aplicación de las diferentes técnicas de evaluación las cuales pueden ser verbales, por escrito, por revisión del contenido de los documentos y por exámen fisico.
1) Técnicas de verificación ocular.-
a) Comparación: La comparación establece la relación que hay entre dos o más conceptos. Una de las comparaciones más comunes en evaluación es la realizada entre los ingresos percibidos y/o los gastos efectuados y las estimaciones incluídas en el presupuesto.
También es común la comparación del movimiento mensual de un determinada operación con aquellos del mes anterior o del mismo mes del año inmediatamente anterior.
Normalmente se comparan los saldos de los diferentes datos, de un año a otro, para determinar si han aumentado o disminuído significativamente y si merecen una mayor evaluación.
Una gran parte de la evaluación se fundamenta en la comparación de resultados o realidades con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluación por el evaluador y la formulación de conclusiones y recomendaciones.
b) Observación: Por medio de la observación el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas operaciones. Son ejemplos de esta técnica, presenciar el proceso de elaboración de comprobantes, la toma de inventarios, etc.
c) Revisión selectiva: Es el examen ocular rápido para separar mentalmente asuntos que no son típicos o normales.
La revisión selectiva constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen u otras circunstancias no están comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda.
En la aplicación de esta técnica el evaluador debe prestar mayor atención a la identificación de operaciones fuera de lo común en el aspecto sujeto a revisión.
d) Rastreo: Consiste en seguir una operación de un punto a otro dentro de su procesamiento.
Al revisar el sistema de control interno, es muy común que el evaluador seleccione algunas operaciones o transacciones representativas o típicas de cada clase o grupo, con el objeto de rastrearlos desde su inicio hasta el fin de los procesos normales.
2) Técnicas de verificación verbal.-
a) Indagación: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia algún funcionario, o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicación de esta técnica.
La indagación es de especial utilidad, cuando se examinan áreas especificas no documentadas. Sin embargo, los resultados de la indagación por sí solos no constituyen evidencia suficiente o competente y se hace necesario combinarlas diferentes técnicas.
3) Técnicas de verificación escrita.-
a) Análisis: Con frecuencia, el evaluador utiliza la técnica de análisis a un valor, un contrto o unacuenta, con el fin de determinar la composición o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el año y clasificarlas de manera adecuada y ordenada; debidamente respaldado en papeles de trabajo. La aplicación más común de esta técnica, está relacionada con la evaluación financiera. Por otro lado, el evaluador podrá analizar un contrato complejo, separándolo en sus componentes y cláusulas, clasificando el efecto de cada una. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o pasos especificos para poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo de análisis se efectua mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su análisis. b) Conciliación: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes. El ejemplo más típico de esta técnica, es la conciliación bancaria. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la técnica de la conciliación puede ser aplicable. c) Confirmación: Consiste en obtener constatación de una fuente independiente de una Empresa y sus registros. La confirmación normalmente consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la confirmación escrita de una persona o institución independiente de una Empresa y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada; por lo tanto, puede informar de una manera válida sobre ella. La confirmación puede ser positiva o negativa y directa o indirecta. Es positiva cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al evaluador si está o no conforme con los datos que éste desea confirmar. Cuando en la solicitud de confirmación se suministran los datos pertinentes a fín de que sean verificados se trata de una confirmación directa; cuando no se suministra dato alguno al confirmante y se solicita proporcionar al evaluador los datos de su propia fuente, se trata de una confirmación indirecta. La confirmación es negativa cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar el evaluador, únicamente en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envían.
4) Técnicas de verificación documental.-
a) Comprobación: Se basa en el exámen para verificar la evidencia que apoya a una transacción u operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.
El exámen del elemento de juicio documental que respalde los asientos de las transacciones efectuadas, debe cubrir los siguientes puntos: -Que se obtenga una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento. -Se debe examinar la propiedad de la operación realizada con el fin de determinar si fue efectuada para la entidad. -Se debetener la seguridad completa de que la operaciónha sido aprobadapor medio de las firmas autorizadas o de los documentos que la fundamenten.
-Debe determinarse si las operaciones han sido registradas en forma correcta.
Frecuentemente, la comprobación de ciertas transacciones se efectua en forma paralela al análisis de la cuenta correspondiente al mayor general.
b) Computación: Esta técnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numéricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemáticas previamente efectuadas sean correctas.
Requieren ser verificados los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de la contabilidad, cálculos dedepreciación, amortización, liquidación de facturas, contratos etc. Esta técnica prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo, por lo tanto se requerirá de otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluídas en una determinada operación.
Ejemplo de aplicación de esta técnica: El importe de intereses ganados que puede haber sido calculado originalmente sobre la base de cómputos mensuales de operaciones individuales, puede ser calculado y comprobado en forma global aplicando la tasa de interés a todo el período de inversión.
5) Técnicas de verificación física.-
a) Inspección: Es el examen físico y ocular de los activos, obras, documentos, valores, con el objeto de demostrar su existencia y autenticidad, actualmente se justifican con fotos y videos.
La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado con la computación de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares; la verificación de activos tales como documentos por cobrar, títulos, acciones y bonos se efectúa mediante esta técnica. La inspección de contratos para obras públicas; así como la inspección de las obras durante y después de su construcción, para determinar calidad de materiales, terminados etc. acordes con el contrato.
INFORMES FASE DE INFORME
Al concluir el ejercicio de control, los evaluadores deben elaborar y presentar un informe que comprende el resultado del examen practicado.
Los informes de la Dirección de Control Interno y los organismos de Control tienen como finalidad proporcionar a la gerencia, un conocimiento oportuno y completo acerca del funcionamiento de todas y cada una de las áreas de servicios, oficinas y dependencias y del estado de los planes y programas, para que cuente con los elementos de juicio que le permita evaluar la actividad administrativa, sus resultados y efectividad de los mismos.
Los informes de evaluación se presentarán de conformidad con las normas de aceptación general, cubriendo los siguientes requerimientos mínimos:
1) Deben exponer los hechos, un análisis de los mismos, las conclusiones y recomendaciones para su aplicación adecuada. 2) Para su óptima presentación y utilidad en la elaboración de los informes de evaluación se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
a. Debe ser completo, claro, conciso y referido concretamente a la materia que se quiere mostrar.
b. Se redactará utilizando un lenguaje simple, agil y preciso.
c. Descubrirá concretamente las situaciones, hechos o procedimientos aplicados o ejecutados en desarrollo de la vigencia y estará sustentado con los documentos y evidencias obtenidas en el ejercicio del control fiscal.
d. Solamente se incluirán los hechos demostrables, evitando afirmaciones o aseveraciones que no puedan comprobarse o verificarse objetivamente.
e. Se presentarán correctamente desde el punto de vista gramátical y lbre de enmendaduras.
f. Se evitará incluír datos y documentos que no tengan relación directa con el tema del informe.
g. Los datos se respaldarán en lo posible con gráficas, cuadros y tablas que se explicarán en el texto para que su significado sea accesible.
h. Se indicarán las fuentes de todos los datos para que el informe tenga sentido en cualquier época que sea consultado.
i. Los informes de evaluación se presentarán nítida, oportunamente y organizadamente.
ACCESO A LA INFORMACION.-
La Dirección de Control Interno y en cumplimiento de los programas de control, y demas funcionarios de la Dirección de Control Interno tendrán acceso, salvo restricciones expresas, a todas las fuentes de información, archivos físicos y magnéticos, libros, actas y demas similares, para que sean verificados los bienes y recursos.
En el manejo de esta información se guardará la debida discreción y se cumplirá estrictamente las disposiciones sobre reserva documental.
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