La gestión de la información: un reto en la actualidad

Resumen

La sistematización de los referentes teóricos que sustentan el proceso de Gestión de la Información en Cuba, muestran el origen y desarrollo que ha tenido este proceso en el ámbito educacional. Se observan como regularidades de la Gestión de Información, las exigencias de la sociedad del uso de las nuevas tecnologías en la afluencia de información, necesidades de cambios del modo de actuación profesional de los gestores de información, la sistematicidad en el proceso de Gestión de la Información así como, la educación de los usuarios potenciales.

Palabras claves: gestión de la información, recursos de información, bibliotecarios, gestor de información.

The information manage: a present-day challenge.

Abstract.

The systematization of the theoretical antecedents that support information manages in Cuba, shows the origin and development that this process has had in the educational field. Some regularities in information mange have been observed, for example, society demanding in the use of new technologies for the flow of information, necessities of the performance behaviors ways of the information manage, the systematization in the information manageress, as well as the education of potential user process.

Key words: information manageress, information resources, librarians, information manage.

Introducción

Uno de los temas académicos emergentes de gran interés en la bibliotecología es sin duda el relacionado con la Gestión de la Información (GI). Ésta involucra a su vez a la planificación estratégica orientada a la obtención de una mayor eficacia en las unidades de información y al uso integrado de las nuevas tecnologías.

Recientemente, se han visto grandes cambios en la administración de los recursos de información, en la manera en que se satisfacen necesidades y se ofertan servicios, que ha sido un intento por combinar estrategias de organización de los recursos de información con la gestión de los mismos, a fin de utilizarlos en materia de enseñanza, investigación, servicios de salud y administración. Esto ha originado en el Centro de Documentación e Información Pedagógica (CDIP) de la Universidad de Ciencias Pedagógicas (UCP) "Carlos Manuel de Céspedes" una fuerza motivacional que integra los recursos humanos, los procedimientos, el hardware, el software y los datos.

Muchos de los enfoques referentes a la planificación, los recursos humanos, la evaluación y el presupuesto se han formalizado y son altamente sofisticados. Por otro lado, actividades relacionadas con la organización, la contratación de personal, la capacitación y la evaluación, son realizados a través de metodologías estándar. Se han diseñado numerosos modelos acerca de estas actividades, que se diseñaron en una cultura previa a la computación y ahora se aplican en ambientes completamente tecnológicos.

La tecnología se mudó al ambiente laboral y de oficina. Mientras que para algunos administradores les fue difícil medir su impacto, para otros les ha sido fácil incorporar nuevos métodos de adquirir, organizar y utilizar información dentro de su administración. Una vez que la información fue reconocida como un recurso dentro de la organización, los tomadores de decisiones relacionaron su importancia, asignándole su valor y asociándola con la productividad y el desempeño.

En la UCP "Carlos Manuel de Céspedes" de la Isla de la Juventud se presentan estos elementos mencionados, con poco impacto sobre la GI debido a dificultades en el orden de los recursos tecnológicos y preparación del recurso humano, que aún no está a la altura de estos tiempos.

Antecedentes históricos de Gestión de la Información

A partir del análisis de las fuentes especializadas en la temática y publicadas durante la etapa republicana, se hallan escasos elementos que permiten afirmar que en este período se vislumbren antecedentes de la ciencia de la información en el país.

En Cuba esto no constituía una necesidad. La actividad científica nacional se enfrentó a un largo proceso de estancamiento que abarcó toda la etapa neocolonial. Mientras en el mundo, se imponía un desarrollo acelerado de la ciencia y la tecnología, la ciencia cubana se hallaba atada ante la escasez de financiamiento, la ínfima cantidad de científicos y especialistas en ejercicio de su profesión y el interés casi nulo que los variados gobiernos pronorteamericanos destinaron a esta rama de la actividad humana.

Además, el insuficiente desarrollo de la ciencia bibliotecológica en Cuba, unido a la casi inexistente producción editorial, constituyó otro factor que también frenó la aparición de signos que evidencien antecedentes en la actividad informativa, especializada en el área de la ciencia y la técnica.

A la vez que en el mundo nacían concepciones como la documentación, en Cuba, durante muchos años, las bibliotecas fueron lugares olvidados. No es hasta la década de los años treinta que comenzaron a darse pasos en aras de perfeccionar y consolidar el movimiento bibliotecológico nacional.

La falta de interés con que la actividad bibliotecológica era acogida por las estructuras de poder en Cuba se hizo evidente en los avatares que sufrió, durante todo el período de la república mediatizada, la Biblioteca Nacional. Dicha institución, con una vital importancia por su función de guardiana del acervo bibliográfico de la nación, no dispuso hasta el año 1958 de un edificio con las condiciones adecuadas para almacenar sus fondos documentales, que por cierto, no eran muchos.

La revolución produjo transformaciones sociales, políticas, económicas y culturales de gran magnitud donde hechos como la Campaña de Alfabetización posibilitaron el acceso de casi toda la población cubana a las fuentes de información sobre ciencia, tecnología, cultura y economía. Estos cambios vinieron aparejados con el éxodo de experimentados especialistas y técnicos hacia Estados Unidos. Se hizo necesario priorizar y crear condiciones para la formación de nuevos profesionales capaces de enfrentar el reto de desarrollar una base científica sólida en el país.

Frente a estas razones, se volvió impostergable la necesidad de establecer entidades de información especializadas que suministraran información actualizada en las áreas de la ciencia y la tecnología. Como parte de esa política, el 19 de abril de 1963, se fundó el Instituto de Documentación e Información Científica y Técnica (IDICT) que, adscrito a la Academia de Ciencias, tenía entre sus funciones establecer las bases para la organización de un sistema de información científica y técnica que se constituyera en un eslabón primario, el desarrollo científico y tecnológico del país.

Para el logro de este propósito fue de gran ayuda la colaboración brindada por el Instituto Estatal de Información Científica y Técnica de la URSS (VINITI). Las relaciones con este instituto facilitaron el acceso a cuantiosos recursos de información, la calificación intensiva de profesionales, así como la transferencia de tecnologías con un elevado nivel de desarrollo. Posteriormente, la inserción de Cuba en las estructuras de información internacional, perteneciente al Consejo de Ayuda Mutua Económica (CAME), estimuló directamente en el desarrollo de la actividad científico informativa en el país.

Desde la época de los setentas, con la automatización de las fuentes secundarias de información, surgió el interés por conocer el valor de la información. En efecto acceder por teleproceso a las diferentes bases de datos en línea, implica suscribirse a los servicios o pagar por un producto relativamente caro. En la década de los ochentas, aparecieron diferentes publicaciones sobre el valor de la información como insumo. Las unidades de información tenían que presupuestar la adquisición de nuevos ejemplares y servicios y debían justificar dicha adquisición. Esto motivó a realizar diferentes estudios que identificaran el papel de la información, dentro de la unidad de información. Estudios que persisten hoy día.

La desintegración del bloque de países socialistas tuvo también repercusiones en el acontecer de la actividad científico informativa. Enfrentado el país una grave crisis económica, se hizo necesario que la esfera informacional asumiese nuevas

funciones dirigidas, en gran medida, a garantizar el autofinanciamiento de su gestión. Aparecieron, por tanto, nuevos enfoques y tendencias dentro de la actividad que, a pesar de la crisis, la dotaron de un alto grado de dinamismo.

El entorno de la GI ha sufrido cambios sustanciales, desde su surgimiento hasta la actualidad, ya que ha dependido de cambios histórico-económicos en el desarrollo de la sociedad cubana. Se suma a esto, los nuevos enfoques gerenciales orientados a la aplicación de nuevas prácticas en la gestión de recursos de información.

Una aproximación conceptual a la Gestión de la Información

El recurso información en una sociedad basada en el conocimiento fue definido por Levitan (1982), como el "almacenamiento de información socialmente institucionalizada para su uso por uno o muchas clases de usuarios".[1] Levitan presentó un ciclo de vida de la información integrado por fases de generación, institucionalización, mantenimiento, desarrollo y distribución. El recurso información se mantiene justo en medio del ciclo de vida, integrando y coordinando los diversos autores y actividades de estas fases.

De acuerdo con Horton (1982), tratar a la información como un recurso significa utilizarla como:

• "Valor fundamental, como dinero y bienes capitales.

• Características que puedan medirse, tales como métodos de recolección, utilidades y usos; un patrón de ciclo de vida, con diferentes atributos a cada nivel y poder intercambiarlo por otros recursos.

• Un ingreso que pueda transformarse en útiles resultados, necesarios para cumplir las metas de la organización.

• Algo que pueda ser capitalizado; dependiendo de los propósitos administrativos.

• Un gasto para el cual se pueda desarrollar costos estándares, y del cual podrán utilizarse técnicas contables para el monitoreo y el control.

• Algo que presenta a quienes toman decisiones una variedad de oportunidades a elegir".[2]

Cuando se propuso a la información como un recurso, hubo mucha confusión dentro de las organizaciones. Algunas críticas resaltaban que la información es distinta de cualquier otro recurso porque es intangible, no es consumida cuando es usada y el transmisor no la pierde cuando la ponen en el mercado.

Por otro lado, de acuerdo a Lewis (1985), "la información es un bien comercial, esencial para la solución de problemas; es la base de innovación y del desarrollo de nuevos productos".[3] La información es un insumo que cuesta dinero (crearlo, almacenarlo, recuperarlo y diseminarlo), tiene un precio en el mercado y un valor para el usuario terminal. Levitan (1982) sin embargo, intentó demostrar que el recurso información, como un bien económico, no refleja el propósito sobre el cual se han construido los modelos económicos. puesto que involucrar procesos no lineales, faltos de equilibrio y evolucionarlos, aún cuando se ha realizado algunos estudios en este campo.

Barreto (1982); Oppenheimer (1988); Repo (1989), opinan que se requieren mayores investigaciones que separen los valores económicos e institucionales del recurso de la información.

En el contexto de la administración de una organización, Wiggins (1985) señaló acertadamente que "los trabajadores clave en una organización son los que cuentan con los conocimientos (knowledge workers), sean éstos referentes al mercado, los productos o la investigación científica y tecnológica".[4] Wiggns ve al consumidor como uno de los cuatro recursos fundamentales, al lado del capital, los recursos físicos y el tiempo, los cuales deben ser administrados adecuadamente para obtener una productividad eficiente en la organización. Wiggins concluye que el trabajador con conocimientos, a diferencia del trabajador manual, no puede ser reemplazado por capital de inversión.

Los factores relacionados con el insumo información que deben ser objeto de un análisis para una mejor gestión, son los siguientes, entres otros:

• Existencia de la fuente, objeto de búsqueda (poca o abundante).

• Accesibilidad (oral, manual, automatizada).

• Facilidad de uso.

• Costo.

• Calidad.

• Credibilidad / confiabilidad.

• Organización.

• Idioma.

El crecimiento exponencial de la información, aunado al interés por organizarla y administrarla eficientemente, ha llevado al surgimiento de un nuevo concepto, llamado Gestión de Información (GI). De acuerdo a Páez (1990), "la GI se refiere al manejo de la inteligencia corporativa de una organización, a objeto de incrementar sus niveles de eficiencia y efectividad en el cumplimiento de sus metas".[5] La inteligencia corporativa comprende todos los datos, la información y el conocimiento general, dentro y fuera de la organización. Orna (1994) por otro lado, la define como "el conjunto de instancias responsables por la identificación de políticas y acciones en la organización con relación a lo siguiente:

• La forma como la información se adquiere, se registra y guarda.

• El cómo la información se usa y acumula.

• La manera como las personas manejan la información, aplican sus habilidades y cooperan entre ellas.

• La efectividad con que las actividades relacionadas con la información contribuyen al logro de los objetivos de la organización y los individuos.

• La forma como se usan las tecnologías de la información en todas estas actividades.

• Los costos y beneficios que conllevan las actividades de información".[6]

Orna (1994) pone énfasis en una gestión de la información centrada en los contenidos de la información, por arriba de otras que privilegia el manejo físico de la información, incluyendo las nuevas tecnologías. Ello no quita que se produce un balance entre el contenido de la información, los recursos empleados y las tecnologías necesarias para su administración.

La imposibilidad de las organizaciones para producir con sus propios medios toda la información que necesitan, hacen que producto y componente del servicio de información que se obtiene desde el entorno sea una dimensión que cruza todos los aspectos de la gestión de información.

Tanto Páez (1990) como Orna (1994) coinciden en que la disertación en que la concertación entre la funciones de una GI y los problemas -expectativas de una organización, se establecen a través de una política que equivale a los cursos de acción o estrategias que serán asumidas institucionalmente para superar tales problemas o satisfacer tales expectativas.

Las autoras asumen este criterio y coinciden con ambos autores, pero advierten que en este contexto, las expresiones de una política de información deben ser las siguientes:

• Definición clara de los objetivos organizacionales y una interpretación compartida del significado de tales objetivos.

• Definición compartida del conocimiento que se necesita para alcanzar los objetivos, y de los recursos de información que se requieren para mantener vigente la base de conocimientos.

• Actualización permanente de la base de conocimientos mediante la interacción de investigadores, otras organizaciones afines, proveedores, inversionistas y consumidores.

• Monitoreo del entorno en que opera la organización, a fin de mantener al día la base de conocimientos; hacer posible la combinación de información interna con la externa, y activar la comunicación vertical y horizontal de los resultados.

• Política o estrategia para usar información en apoyo de los objetivos clave, relacionando el uso de información con los objetivos de la organización.

• Ejecución de inversiones en recursos humanos capaces de agregar valor a la información.

• Ejecución de inversiones en tecnologías de información basadas en una comprensión de lo que la organización necesita hacer con la información; y cómo las tecnologías pueden potenciar la calidad de su personal en el uso y mejoramiento de sus conocimientos y habilidades.

De acuerdo a Páez (1990), los cursos de acción se seleccionan según programas. Un programa implica un conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo, el cual servirá de base para la elaboración de un plan o conjunto de acciones a ser cumplidas a corto plazo.

Las acciones de un plan se formulan bajo la forma de objetivos / metas y las actividades necesarias para lograr tales objetivos sobre la base de los recursos de las organizaciones.

La GI cuenta con cinco clases de recursos para el cumplimiento de sus actividades. Estas son las siguientes:

• 1. Los recursos conceptuales equivalen al conjunto de conocimientos teóricos y metodológicos que utiliza la GI para lograr el cumplimiento de sus objetivos.

• 2. El personal directamente involucrado en la GI lo constituyen sus recursos humanos como serían los especialistas en información, en informática, en sistemas.

• 3. Los recursos de información comprenden las bases de datos institucionales y extrainstitucionales, la documentación formal e informal de la organización, las fuentes secundarias y terciarias de información.

• 4. Los recursos técnicos comprenden las operaciones y herramientas.

• 5. Los recursos tecnológicos comprenden el equipo de cómputo, el software, los equipos periféricos, las telecomunicaciones, las redes y los equipos de reproducción.

De las definiciones anteriores se pueden rescatar diversos elementos involucrados con la GI y que las autoras creen de gran importancia mencionar, ellos son:

a) La información como fuente; insumo; recurso.

b) El usuario de la información.

c) El canal de comunicación entre la fuente y el usuario.

El usuario es un elemento clave en la relación acceso uso de información. Desde la identificación de las necesidades de información (las cuales no siempre son claras), hasta la satisfacción de las mismas, el usuario juega un papel importante en todo el ciclo. Es por ello que ha sido el blanco para promover los fondos bibliográficos, ofrecer servicios de información y documentación como facilitador del gestor. El usuario ha sido también motivo de investigación para identificar y solucionar problemas referentes al consumo de información; diseño de sistemas de información; y evaluación de los servicios y fondos tanto en blanco y negro, como digitales, por solo mencionar algunos.

La adquisición de tecnologías de información es de vital importancia en toda gestión de la información para acercar de manera eficiente las fuentes de información al usuario. Las tecnologías de punta no necesariamente son las adecuadas para toda unidad de información. En efecto, en toda gestión, es necesario adecuar las necesidades de información a la satisfacción de dichas necesidades, con los recursos existentes. En ocasiones, las mejores tecnologías originan caos en las unidades de información si no se cuenta por ejemplo, con los recursos humanos capacitados para su manejo.

Bearman y colaboradores (1985) opinan que: "Toda unidad de información necesita considerar cómo las tecnologías pueden ser utilizadas para añadir valor a la información".[7] Las autoras del presente artículo, añaden que: la información se hace más útil cuando se explota su uso y el usuario se apodera del contenido, siempre que no existan las siguientes limitantes:

• La existencia del canal (manual automatizado);

• rol en el trabajo (dentro del diseño organizacional);

• relaciones interpersonales;

• existencia de políticas o normas dentro y fuera de la institución, relacionadas con el acceso y uso de información;

• influencias externas a la institución;

• burocracia.

• barreras.

Alrededor de los elementos descritos (la información como recurso, el usuario, y el canal que los une), pueden surgir diversas barreras o problemas relacionados con el acceso y uso de la información. Es muy importante que en toda gestión de información, se identifiquen los problemas y se busquen soluciones que redunden en beneficio de la unidad de información. Uno de los enfoques que se sugiere utilizar es el de la investigación – acción, empleando metodologías holistas que consideren los elementos socioeconómicos, culturales y políticos involucrados.

A criterio de las autoras, estas son las barreras detectadas:

• El usuario carece de una educación adecuada para aprovechar los fondos bibliográficos y recursos existentes.

• Los servicios de información y documentación al estar subordinados a diferentes sectores e instituciones, conducen a la limitación y estancamiento de los insumos: a la duplicidad en la adquisición de los mismos (por ejemplo, en revistas científicas): a la mala utilización y desperdicio de los recursos.

• Los resultados de la investigación científica no se divulgan adecuadamente entre la comunidad de usuarios potenciales.

• La producción científica y tecnológica nacional no se encuentra organizada debidamente para explotar su uso. En ocasiones, se tiene que recurrir a una base de datos extranjera para obtener información sobre el trabajo de un investigador nacional.

• El proveedor (intermediario) de los fondos bibliográficos y servicios de información, en ocasiones, carece de preparación para orientar al usuario de dichos servicios.

• La adquisición de nuevas tecnologías de información se realiza sin establecer análisis situacionales sobre la capacidad del gestor para aprovechar con eficacia dichas tecnologías.

• Las organizaciones adquieren tecnologías y diseñan sistemas de información sin diferenciar entre actividades de desarrollo de sistemas (análisis, diseño e implementación) y las de organización y administración de los recursos.

• Limitaciones de recompensas, reconocimientos, y oportunidades de cursos de superación, licenciatura en la especialidad de bibliotecología y otras afines.

• Falta de personal calificado en alta gerencia, para el manejo de la información.

Es evidente que el factor humano es fundamental en la toma de decisiones a todos los niveles; desde el gerencial, para adquirirlo o diseñar un sistema hasta el operativo, para implementarlo. Muchas de las barreras y fracasos en la implementación de sistemas de información se deben a la falta de inhabilidad de percibir las necesidades de todos los actores involucrados en el sistema. Estos actores tienen sus propios puntos de vista y actitudes sobre un sistema de información, acorde a sus necesidades. No tomar en cuenta puede obedecer a la filosofía de la unidad de información o a la actitud que se tiene hacia las nuevas tecnologías. Ello termina usualmente en el fracaso del sistema de información. El reto es técnico, político y administrativo.

En consonancia con Farkas-Conn (1995), "lo que hace un buen gestor de información, es algo más que sus habilidades en el uso de las nuevas tecnologías de información. Es su habilidad para comunicarse acertadamente con los diversos miembros de la organización. Su perfil va acorde con el desarrollo de los planes estratégicos integrados, considerando no sólo su formación personal sino también procurando el desarrollo del personal de la organización".[8]

Las autoras reflexionan que en la GI, la conexión existente entre elevar la profesionalización del docente en su desempeño con el uso de métodos de trabajo científico investigativo y la de convertir a la actividad de ciencia e innovación tecnológica, en la vía estratégica para impulsar las transformaciones que conducen a elevar la calidad de la educación, se establece a partir de las demandas que el desarrollo educacional plantea a la identificación y solución de problemas profesionales por la vía científica, a tono con las exigencias de la revolución científico-técnica, el desarrollo sostenible y la formación moral y ciudadana.

En CDIP de la UCP "Carlos Manuel de Céspedes", se ha probado la urgencia de renovar la informatización de la sociedad ante la exigencia de que cada vez la información sea más amplia y actual.

Ante los diversos criterios y definiciones que se han abordado sobre la GI, las autoras opinan que son valorados por el momento y contexto en que fueron conceptualizadas, y que todas poseen elementos que aportan a la definición que a su juicio la aborda Páez en 1990 y que Orna en 1994 le tributa otro elemento que lo hace más general y completo.

Conclusiones

Las investigaciones educativas en Cuba y a nivel internacional, hacen énfasis en el acceso a información actualizada, como la base fundamental del desarrollo humano. En particular, priorizan el seguimiento y evaluación de las transformaciones que se producen en la Educación Superior y el impacto del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el aprendizaje de los estudiantes.

El desarrollo de la actividad de información es premisa fundamental para el progreso científico técnico y el desarrollo socio económico, de ahí su importancia estratégica. Ello se evidencia en el papel que la gestión de la información ha desempeñado en el proceso pedagógico.

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Autor:

Lic. Argelia Feito Gácita.

MSc. Marlene Pantoja Martinez.

Universidad de Ciencias Pedagógicas "Carlos Manuel de Céspedes".

[1] LEVITAN, K. B. Information resources as goods in the life cycle of information. – JASIS, 1982. – 3 (1); 44-54.

[2] HORTON, F. W. Needed : A new discipline for information resources management : In Information management and public administration. – Edited b y F. W. Horton and D Marchand. Arlington: Information Resources Press, 1982.

[3] LEWIS, D. Expanding horizonns. In : Information management, from strategies to action. – Cronin. London: Aslib : Ed. by B, 1985.

[4] WIGGINS WIGGINS, B. What do we really mean by information management? : information management and technology, vol. 27,4 (1985). – 162-168.

[5] PAEZ URDANETA, IRASET. Gestión de Inteligencia, aprendizaje tecnológico y modernización del trabajo informacional : retos y oportunidades. – Caracas : Universidad Simón Bolívar, 1990.

[6] ORNA, E. Practical information policies. – Londres : ASLIB / Gpwer, 1994.

[7] BEARMAN, T. C. Information and productivy / P. Guynup, S. N. Milevski. – JASIS, 1985, 36 (6). – p. 369.

[8] FARKAS-CONN, I. Converging technologies and the new information managers. – Bulletin of the American Society for Information Sciencie, 1995, 21 (2). – pp. 19.