Manual de Contabilidad Básica

Considerando que la Contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos de la Administración y de la Economía en una organización empresarial, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión.

Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo entregar contenidos básicos de la contabilidad, centrará su enseñanza en el material didáctico y participación del alumno en el desarrollo de situaciones y casos prácticos que deberá resolver, los que lógicamente estarán coordinados con los contenidos expresados en el programa de estudios presentado con anterioridad.

Se planteará en éste una pequeña reseña de los Objetivos, función y finalidad de la Contabilidad, para luego hacer un breve paso por la documentación mercantil y bancaria que son los documentos que registran los hechos económicos históricos ocurridos en la empresa y que se consolidan como la base de los registros contables elaborados posteriormente en los sistemas de contabilidad que llevará la institución.

Seguidamente, se entregarán los Conceptos de Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando finalmente, registros de procesos contables básicos que conduzcan a la elaboración, análisis e interpretación de Estados Financieros, finales, como son los Estados de Resultados de una empresa.

Definición

LA CONTABILIDAD es una técnica auxiliar de la Economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administración de una empresa de manera de aportarle eficiencia. La información que entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro de la organización.

Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresándolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea parcialmente características financieras y de interpretar sus resultados.

Funciones

Históricas, se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la empresa Ejm: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando.

Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de la empresa Ejm: Ver el crecimiento de la empresa en cinco años.

Económica, estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto Ejm: Costo – beneficio.

Financiera, analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ejm: Ver con que dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores.

Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ejm: Iva, Renta, Impuesto único, etc.

Legal, conocer los artículos del código de comercio, código del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad Ejm: Salud, AFP, etc.

OBJETIVO

• Proporcionar una imagen numérica de la que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el Patrimonio y sus modificaciones.

• Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones.

• Proporcionar la justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.

La contabilidad como sistema

Dentro del macro-sistema "empresa" existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de

Información Contable.

Características de la información contable

Principios contables

Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptación general.

Los principios son pocos y representan las presunciones básicas sobre las que descansan las normas. Necesariamente derivan de los factores económicos y políticos del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los negocios.

A continuación se resumen los Principios Contables de Aceptación General, los que son determinados por las características del medio ambiente en el cual se desenvuelve la contabilidad.

1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.

2.- Entidad Contable: Los estados financieros se refieren a entidades económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma.

3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad económica y por consiguiente, los cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos en que exista evidencias fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situación financiera.

4.- Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.

5.- Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.

6.- Período de Tiempo: Los estados financieros resumen la información relativa a períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.

7.- Devengado: La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.

8.- Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de devengado.

9.- Costo Histórico: El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

10.- Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.

11.- Criterio Prudencial: La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplicó.

12.- Significación o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicación de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable.

13.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.

14.- Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone énfasis en el contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente.

15.- Dualidad Económica: La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los diversos pasivos contraídos.

16.- Relación Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre si.

17.- Objetivos Generales de la Información Financiera: La información financiera está destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada.

18.- Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos delante a que se refiere.

Inventarios

• ECUACIÓN DEL INVENTARIO

Toda empresa se inicia con un inventario, denominado INVENTARIO INICIAL:

"Es un listado detallado de los bienes y deudas que posee el comerciante, y con los que empieza su actividad comercial".

Está compuesto por ACTIVO, PASIVO y CAPITAL.

Fórmula de la igual del inventario es:

Las deudas o PASIVO, pueden clasificarse en:

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• TEORÍA DE INVARIABILIDAD DEL CAPITAL

De esta forma, una empresa podrá comparar su Capital Inicial con el Capital Final y determinar si:

• Capital Inicial < Capital Final = Utilidad

• Capital Inicial > Capital Final = Pérdida

Recordar

El Capital aumenta con las utilidades; disminuye con las pérdidas.

Como el Capital no puede variar, se habilitan dos tipos de cuentas:

• a) De pérdidas

• b) De ganancias.

La cuenta

"Es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados a una persona o situación de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o título que los identifica."

Ejemplo:

Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrará en la cuenta llamada "Caja". Los dineros que están depositados en el Banco, se registrarán en Cuenta Banco."

• TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS "CUENTAS"

Se representa por una T. esquemática que tiene dos partes:

DEBE y HABER

Los que sólo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.

• CONCEPTOS

a) Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos.

b) Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos.

c) La suma de los cargos se llama: débitos

d) La suma de los abonos se llama: créditos

e) La diferencia entre débitos y créditos se llama saldo.

f) Cuando los débitos son mayores, se llama saldo deudor.

g) Cuando los créditos son mayores, se llama saldo acreedor

h) Cuando débitos y créditos son iguales, se dice que la cuenta está saldada

• TECNICISMO Y "CLASIFICACIÓN" DE LAS CUENTAS

• a) Cuentas de Activo

Cuando aumentan, se cargan,

Cuando disminuyen, se abonan.

• b) Cuentas de Pasivo

Cuando disminuyen se cargan

Cuando aumentan, se abonan.

• c) Cuentas de Resultado

Cuando hay pérdidas, se cargan

Cuando hay ganancias, se abonan

GANANCIAS > PÉRDIDAS = UTILIDAD DEL EJERCICIO

GANANCIAS < PÉRDIDAS = PÉRDIDAS DEL EJERCICIO

• TIPOS DE CUENTAS

CUENTAS DE RESULTADO

Recordar

• Las cuentas de Activo, si tienen saldo, éste siempre será Deudor.

• Las cuentas de Pasivo, si tienen saldo, éste siempre será Acreedor

• Las cuentas de Pérdida, tendrán saldo deudor.

• Las cuentas de Ganancias, tendrán saldo acreedor.

• PLAN DE CUENTAS

"Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice." (Ej. No es lo mismo la contabilidad de un hospital que la de un supermercado).

Requisitos del Plan de Cuentas

Ejemplo:

Ejercicio N° 10

CUADRO DE ANÁLISIS DE TRANSACCIONES.

Recordar

DEBE Y HABER, DEBEN SUMAR IGUALES.

Sistema Contable "Jornalizador"

Debe utilizar los Libros o Registros Contables exigidos por el Código en su artículo 25, que dice

Para que tengan validez legal, estos libros deben estar timbrados por el Servicio de Impuestos Internos.

Se prohíbe

Alterar el orden y fecha de las operaciones descritas, dejar espacios en blanco, hacer raspaduras o enmienda, borrar, arrancar hojas o alterar la encuadernación.

El Libro de Balances, se le llama de LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES:

Se registrará en éste la primera anotación contable que es el "Inventario Inicial del Comerciante, con sus Activos y sus Pasivos

LIBRO DIARIO

Consta de dos columnas: DEBE y HABER, las que al sumarlas, siempre deberán totalizar iguales, respondiendo al principio contable de la PARTIDA DOBLE

Las anotaciones que se registran en éste, se llaman ASIENTOS o PARTIDAS CONTABLES

Asientos contables

Se define como la representación gráfica de la "Partida Doble"

• Características:

a) Numeración correlativa; fecha cronológica

b) Cuentas deudoras (son las que registran "cargos")

c) Cuentas acreedoras (las que registran "abonos)

d) Cargos valorizados (Debe); Abonos valorizados (Haber)

e) Glosa: breve explicación de la operación comercial que se registra

• Tipos de Asientos

Asiento simple: consta de una cuenta deudora y una cuenta acreedora

Asiento compuesto: una o más cuentas deudoras y acreedoras.

Ejercicio N° 11

Con la siguiente información, registre "Libro Diario

– El comerciante inicia actividades con $1.570.000 en efectivo; muebles por $520.000; una deuda con letras por $250.000.-

– Abre una cuenta corriente con el 80% del efectivo

– Compra mercaderías por $1.680.000.- Cancela el 30% al contado con cheque, el saldo al Crédito Simple, con un 7% recargo.

– Arrienda un local comercial, $300.000.- paga con cheque

– Vende mercaderías por $560.000.- precio de costo, con un 35% de utilidad. Le cancelan el 20% al contado, el saldo al crédito simple con 8% recargo.

– Cancela, luz, agua, teléfono, $115.500.- con un cheque.

– Vende mercaderías por $618.000.- precio de costo, con un 40% utilidad. Le cancelan el 35% al contado, el saldo con 10% recargo con letras.

– Deposita el efectivo de las dos ventas.

– Paga con un cheque el 25% de la deuda inicial

– Paga con cheque el 30% de la deuda por mercaderías.

LIBRO DIARIO:

LIBRO MAYOR O DE CUENTAS CORRIENTES

Las transacciones registradas en el Libro Diario, se traspasan al Libro Mayor.

Este libro se representa por una T. Esquemática por cada cuenta con su Debe y Haber.

• Función

Agrupar la información y sintetizarla, de manera de proporcionar los datos necesarios para la confección del Balance.

Autor:

Juan Pablo Vergara R.

Ingeniero Comercial