Ceremonial y Protocolo

Ceremonial y Protocolo

Indice1. Ceremonial y Protocolo. 2. Precedencia 4. La Ley de la derecha, orden lineal y lateral 5. Bibliografía

1. Ceremonial y Protocolo.

Se denomina ceremonial al conjunto de reglas que se establecen para determinar el modos de operar de actos solemnes que hayan sido previamente normados por la respectiva autoridad civil, eclesiástica, militar o diplomática. La finalidad de estas ceremonias llevan siempre una honda significación en el campo histórico, político o institucional. Ejemplo de ellas son las ceremonias de conmemoración de la muerte de un héroe nacional o la celebración de efemérides. Asimismo, actos de juramentación, toma de posesión, condecoraciones o reconocimientos, recibimiento de una personalidad relevante, firma de un convenio (u otro documento de importancia), entrega de informe elaborado por las comisiones Ad Hoc, inauguración, develación, etc., Ameritan la aplicación de reglas fijas en ceremonias, lo que evita confusión y disgustos, al tiempo que favorece el ahorro de tiempo y de eficiencia.

El protocolo, por su parte, determina la precedencia, así como el tratamiento y la equivalencia entre autoridades gubernamentales, diplomáticas, religiosas y del sector privado.

El origen de la palabra protocolo viene del Griego "Proto" (primero) y "Kollao" (pegar), denominación con que se identificaba la primera hoja, pegada a un documento Estado con las firmas que la autenticaban. Del latín "protoculum" nombre que le asignaron al libro donde se asientan los documentos autenticados del Estado. En castellano "Protocolo", es el libro donde se asientan los protocolos de un registro público autenticados con la firma de la autoridad oficial correspondiente. Por extensión, la palabra "protocolo" se aplica a la correspondencia oficial, entre el Estado y los encargados de las relaciones diplomáticas y, en este sentido amplio se dice, que "protocolo" es el conjunto de normas y formalismo que rigen las relaciones entre los Estados y sus representantes diplomáticos.

El termino también se usa y se aplica al quehacer común de las relaciones humanas, como el conjunto de conductas y normas a conocer, respetar y cumplir no sólo en el medio oficial ya establecida, sino también en el medio social, Laboral, académico, político, cultural y militar. Hoy día, toda organización que se aprecie como tal, tiene su protocolo interno basado en la jerarquía de las autoridades que forman la misma; esto le permite llevar a cabo sus eventos privados o públicos, hacer y recibir invitaciones y retribuirlas, pues de acuerdo a sus principios y obligaciones dictan las pautas necesarias para proyectar la unidad e imagen de la organización. El protocolo cuida los aspectos más variados y sensibles relacionados con el trato y precedencia de los personajes con jerarquía, pertenezcan estas, al medio Oficial, Diplomático, Eclesiástico, Militar o Social en general.

2. Precedencia

Uno de los términos más importantes del Ceremonial es el de la precedencia. Es la parte del Protocolo que establece el orden de prelación entre los asistentes a un acto, generalmente las autoridades. La prelación viene a ser la Antelación o preferencia con que una persona debe ser atendida respecto de otra u otras. El sistema de precedencias significa ordenar a las personas, de forma jerárquica por razones de cargo o categoría, que acuden a un determinado acto.

Criterios para la precedencia Entre los diferentes criterios que se citan para definir precedencia, se prefieren los que responden a un razonamiento jurídico y lógico. A continuación se detallan los siguientes criterios utilizados al momento de definir la jerarquización:

La Antigüedad: Este criterio va a resolver muchos problemas en situaciones de aparente absoluta y se define por el tiempo de existencia. Por ejemplo Rafael Caldera tiene mayor precedencia que Herrera y Lusinchi, porque el mandato fue anterior; y estos tres tienen mayor rango que Larrázabal, porque aquellos fueron electos por el pueblo y éste no. Este mismo principio va a ser válido en el caso de dos oficiales con el mismo grado, pero donde uno tiene más tiempo de graduado que el segundo.

El alternado y el orden alfabético. Como medio de evitar los conflictos de precedencia en las firmas de los tratados o convenios, se estableció el procedimiento del sistema del "alternado". Es decir, el reconocimiento del derecho que tiene cada Jefe de Estado y su representante a que en el ejemplar correspondiente al archivo de su Chancillería figuren sus nombres con precedencia sobre los demás. Cada país adquiere, alternativamente al primer rango en la firma del acto internacional. Cuando se da el caso de la firma de un acto o convenio entre varios países, los plenipotenciarios de Viena adoptaron el sistema del orden alfabético. Cuando las firmas se estampan en dos columnas, que es el caso más frecuente, el lugar superior de la columna derecha, es decir, de la que se encuentra a la izquierda del lector, es considerado como el primero. El segundo es el que se halla en la siguiente columna, y así sucesivamente.

La dama: Cuando tiene jerarquía, se le da la que ostenta; y cuando no la tiene asume la del esposo, pero solo en cuestiones protocolares y no administrativas. Sin embargo, algunas damas como la esposa del Presidente asume la Presidencia de la Fundación del Niño por solo el hecho de ser Primera Dama. En los entes públicos ha surgido la tradición de los Comités de Damas, destinados a prestar una labor social en los despachos que dirigen sus esposos. Muchos de estos comités funcionan como asociaciones o fundaciones y se rigen por las normas del derecho privado.

La representatividad: Este criterio es de gran importancia y evita la organización de un presidium tumultuoso, que a veces cae en el campo de lo ridículo o de lo anecdótico. Deben evitarse actos con un presidium de tres o cuatro filas. Esto ocurre, casi siempre, cuando el acto lo patrocina un organismo colegiado, de tipo gremial o corporativo. Lo recomendable en estos casos es que el Presidente de la entidad represente a toda la organización en el presidium y así damos la posibilidad de que los invitados especiales, o por lo menos algunas de ellos, pueden estar en el estrado con lo que se le podría dar mayor relevancia al acto.

El cónyuge hombre: El hombre no recibe el mismo tratamiento que su esposa, cuando es ella la que ostenta el rango. Sin embargo, por razones de cortesía y por respeto a la dama que está en el presidium y que se siente incómoda viendo a su marido no recibe ninguna deferencia, la sugerencia protocolar es que a los cónyuges hombres se les ubique inmediatamente después de la línea protocolar en un asiento en donde se coloque la tarjeta con su nombre.

El ente responsable del acto: Cuando se está organizando un acto en donde el motivo del mismo se centra en un departamento, Dirección o Gerencia media, y al mismo asistirá la máxima jerarquía de la organización, debe reservarse un puesto en el presidium a su representante.

La jurisdiccionalidad: Este principio se refiere a que cuando el acto ocurren la jurisdicción de un magistrado, éste preside.

La puntualidad: Los eventos deben ocurrir con toda puntualidad. Una vez que comienza el acto nadie puede subirse al presidium, a amenos que quien lo presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonias. Si un Ministro llega retardado y el acto comenzó, debe quedarse en el sitio que le indique el funcionario de protocolo.

El área de protocolo: Allí deben ubicarse los invitados especiales, cónyuges de los miembros del presidium y cuerpo directivo de la organización, en ese orden. Luego, puede reservarse una línea para imprevistos con tantos puestos como la indique la lógica. Si fallan personas con puestos reservado deben correrse los puestos a fin de que no hayan lugares vacíos en las primeras filas, lo que da mal aspecto a las fotos e imágenes de televisión y cine.

El invitado de honor: El invitado de honor ocupará la derecha de su anfitrión. El dueño de casa: Este criterio se refiere a la ausencia de normativa. Cuando éste es el caso el anfitrión oficial debe actuar con el criterio del "dueño de casa", presidiendo y cediendo sus privilegios cuando la cortesía lo requieran.

Los entes autónomos:La tradición venezolana a la norma jurídica cuando se trata del Presidente de la República. Siempre se le concede el puesto de honor, aún en nuestra propia casa. Sin embargo, la excepción es cuando hay actos en universidades Legislativa, Concejos Municipales y otros poderes públicos.

4. La Ley de la derecha, orden lineal y lateral.

El lugar de honor es la derecha. Este criterio debe ser respetado siempre, incluso cuando se desfila dentro del orden protocolar. La persona de mayor rango se coloca siempre de pie o sentada, en el centro o a la izquierda de la precedencia inmediatamente inferior; excepto en los comités de recepción, donde el que preside se coloca de primero en la extrema derecha. Los demás se colocan tomando como base el principal. En una mesa ocupada en todos sus lados, el "punto honorable" es aquel que se encuentra frente a la puerta principal de entrada o aquel que se halla frente a las ventanas. Si esta disposición de la mesa no fuese posible, el primer asiento del centro es el que recibe la luz del día por la izquierda, teniendo cuidado de que la persona que ocupe ese lugar no de la espalda a la puerta de entrada, lo que se debe evitar en todo momento.

Tanto en el orden lineal como en el lateral, la precedencia se sujeta a normas diferentes, según la circunstancia. Cuando se trata de dos personas que caminan una detrás de la otra, la precedencia corresponde al que va adelante. Si son tres, o cualquier número impar, el sitio del medio es el primero; el que precede es el segundo; el que le sigue el tercero. Si son cuatro, la persona que marcha en primer término ocupa el último lugar; la que le sigue el segundo; la subsiguiente el lugar de honor, y la última el tercer sitio. Este es el único caso en que el sitio de precedencia corresponde al penúltimo. Esta situación varía en las universidades, de acuerdo a lo establecido en cada reglamento.

Presidencia en los actos protocolares La presidencia en los actos protocolares viene determinada por la Teoría del Dueño de Casa, es decir, presidirá el máximo representante del organismo y institución que invita. Esto es válido para los actos oficiales públicos o privados. Por lo tanto la precedencia será determinada por la Dirección de Protocolo o de Relaciones Públicas del organismo que organiza el acto.

Ejemplo: sí en la sesión especial de la Asamblea Nacional (AN) con motivo de los trescientos años de Maracay, hubiese asistido el presidente de la República, debía ir sentado a la derecha del presidente de la AN, William Lara, quien presidía la sesión especial. Por lo tanto se respeta la Teoría del dueño de casa, en este caso la AN.

Equivalencia protocolar La equivalencia protocolar viene determinada por el artículo 227 y 259 del Reglamento de Ceremonial y Protocolo del Ministerio del Interior y Justicia, el cual es el siguiente:

Equivalencia en la jerarquía diplomática venezolana entre civiles y militares:

Criterios principales en los actos protocolares Hay una serie de criterios protocolares escritos, algunos varían y otros no de acuerdo al anfitrión. Es norma común que los actos sean presididos por la máxima autoridad del organismo que invita, pero los criterios van a variar de acuerdo a los eventos. A continuación se detallarán los criterios protocolares en tres actos:

Ofrendas florales. Las ofrendas florales ante estatuas o monumentos nacionales, pueden ser realizadas por: Autoridades nacionales, civiles o militares; Autoridades extranjeras, diplomáticas o militares residentes en el país o de visita oficial. Cuando una autoridad o misión miliar extranjera desee colocar una ofrenda floral en un momento, se efectuarán las coordinaciones correspondientes a fin de determinar: Día y hora para la celebración de la ceremonia. Unidad y Banda Marcial que rendirán los honores correspondientes. Nombramientos de comisiones de oficiales de la guarnición que asistirán al acto. Personal de la policía para guardar el orden y garantizar la seguridad. Personal de Tránsito y Policía Municipal necesario. La ceremonia de ofrendas florales se efectuarán en la siguiente forma: La unidad militar o paramilitar hará calle de honor colocándose perpendicularmente al frente del monumento y las filas dándose el frente entre sí. El personal de protocolo coordinará la colocación de los asistentes dentro de la calle de honor, dando el frente al monumento, en filas de acuerdo a la categoría. La primera fila, debe quedar a la altura en que se inicia la calle de honor y las demás cubriendo la primera. Las personas señaladas para colocar la ofrenda floral se situarán en el centro de la primera fila, cualquiera sea su categoría o grado. La ofrenda floral debe encontrarse previamente colocada a la altura y a la derecha de donde se inicia la calle de honor. En el momento de colocar la ofrenda floral la unidad presentará armas y la Banda tocará el Himno Nacional. Cuando se trate de autoridades o misiones extranjeras se tocará el himno nacional correspondiente y seguidamente el de Venezuela. Cuando la ofrenda sea hecha por autoridades o misiones extranjeras, una vez terminada la ceremonia las autoridades venezolanas les saludarán agradeciéndoles el homenaje. Para esta ceremonia no se llevará la Bandera Nacional.

Ejemplo de una ofrenda floral: Ofrenda floral ante el sarcófago que guarda los restos de El Libertador con ocasión de conmemorarse la firma del Acta de la Independencia de Venezuela. Lugar: Panteón Nacional. Fecha: 5 de julio.

1. Solicitud de permiso para iniciar la ceremonia, por el Ciudadano Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación.
   1. Ejecutivo Nacional: Acompañan al ciudadano Presidente de la República, el ciudadano Vicepresidente de la República, los señores Ministros del Interior, Relaciones Exteriores, de la Defensa, Educación, Secretaría de la presidencia de la República y el Gobernador del Distrito Federal.
   2. Himno de la República Bolivariana de Venezuela.
   3. Asamblea Nacional: Presidente y Vice presidentes.
   4. Poder Ciudadano: Fiscal General, Contralor General y Defensora del Pueblo.
   5. Poder Electoral: Presidente del CNE y miembros de la Directiva.
2. Ofrenda Florales.
3. Participación de haber concluido la ceremonia por el Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histórica de la Nación.
4. Se retira el Ciudadano Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, acompañado de su señora esposa y de la Casa Militar.

Juramentación de un Alcalde electo. Ceremonial de recibimiento en el Palacio Municipal. El Alcalde o Alcaldesa electo (a), acompañado de su cónyuge, será recibido en la puerta principal del Palacio Municipal por el Director de Ceremonial Municipal, quien lo conducirá al salón de espera (destinado para estas ocasiones). El Director de Ceremonial se trasladará al recinto de la Cámara a fin de participar al Señor Concejal Director de Debates que, en Palacio se encuentra el Alcalde Electo. A continuación, el Director de debates exhorta a las comisiones designadas a acompañar al señor Alcalde electo a la Cámara Municipal. El Director de Ceremonial guía a dichas comisiones al salón predestinada, donde se encuentran el Alcalde Electo y su señora. Luego, son conducidos por las comisiones designadas hasta la puerta de la Cámara Municipal. La presencia del Alcalde Electo será anunciada a los señores Concejales por el secretario Accidental quien dirá: "Ciudadanos Concejales a las puertas de la Cámara Municipal se encuentra el señor Alcalde Electo del Municipio". Todos se pondrán de pie y no se sentarán hasta tanto lo haya hecho el Alcalde Electo. El cónyuge del Alcalde o Alcaldesa será ubicado (a) de acuerdo a la precedencia que determina el protocolo municipal. El Concejal uninominal que haya obtenido el mayor número de votos es quien toma el juramento correspondiente al Alcalde electo. Ubicación en el estrado de la Presidencia de la Cámara Municipal: El Director de Debates tendrá a su derecha al Gobernador del Estado y a su izquierda al Alcalde electo. Una vez que el Director de Debates toma el juramento de Ley el Alcalde Electo, asumirá la Presidencia del Cuerpo, ubicándose en la silla central que ocupaba el Director de Debates, incorporándose éste a su curul respectivo. De inmediato, el Alcalde toma el juramento en forma colectiva a los Concejales presentes y posteriormente se procede a elegir internamente la figura del vicepresidente del Concejo Municipal, quien prestará juramento ante el Ciudadano Alcalde. Una vez juramentado se ubicará a la izquierda del Alcalde.

Finalmente, en el orden del día, el Secretario municipal anuncia el discurso de orden del Alcalde. Concluida su alocución, se dará por terminado el acto. Condecoración "300 años de Maracay", en su 1ª, 2ª y 3ª clase. Lugar: Plaza Bolívar de Maracay. Hora: 10:30 a.m. La Condecoración entregada a personalidades del estado con motivo del Tricentenario de Maracay fue organizado conjuntamente por las Alcaldías del Municipio Girardot y Mario Briceño Iragorry. El presidium estaba conformado por Alcalde del municipio Girardot (centro) a su derecha estaba el Gobernador y Presidente del Consejo Legislativo; a la izquierda el Alcalde del municipio Mario Briceño Iragorry y Comandante de la IV División Blindada de Maracay. El espacio fue organizado en forma de tres naves, en la primera fila de la nave principal estaban la esposa del Alcalde (centro), a su derecha la esposa del Gobernador, y a la izquierda el Excelentísimo monseñor Obispo dela Diócesis de Maracay. En las filas posteriores estaban ubicados los legisladores del Consejo Legislativo. Posteriormente, los directores de las Alcaldías anfitrionas. En la nave derecha, ubicaron a los condecoradas de acuerdo a la clase que iban a obtener, entraban por la derecha al presidium para ser impuesta la condecoración y bajaban por la izquierda. En la nave izquierda, se encontraban familiares de los condecorados e invitados especiales. Luego de impuestas las condecoraciones se procedió a escuchar las notas del himno del estado Aragua.

5. Bibliografía

Ceremonial Y Protocolo, Constitución de 1999. Diseño y Producciones Plain Art. Caracas-Venezuela. Guia protocolar. Protocolo del Congreso de la República de Venezuela. Caracas-Venezuela. Protocolo, Ceremonial Y Etiqueta. Seciconal del IORFAN-Aragua. Maracay-Aragua.

Autor:

Rojino, Inmaculada. Pereiras, Heidi. Hidrobo, Yileima. Briceño, Julio. Luces, Máreli.