Evaluación y diseño de un sistema de gestión de mantenimiento (página 3)

16. Mantener un seguimiento constante de los elementos cuantificables en cada sistema, tales como: tiempo entre fallas, tiempo para reparar, costos asociados (directos e indirectos), personal asociado a la actividad de mantenimiento, tiempos administrativos y tiempos logísticos.

17. Tercerizar aquellas actividades que no aporten valor agregado al proceso medular de mantenimiento (disponibilidad del sistema ferroviario), basado en las políticas del Estado (cooperativas, empresas cogestionadas, entre otros).

18. Optimizar los procesos de adquisición de partes y repuestos, minimizando así los niveles de existencia, especialmente los perecederos, o de elevado costo de almacenamiento.

19. Prioridad a la endogenización del proceso de mantenimiento.

5 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA GERENCIA DE EQUIPAMIENTO

El Sistema de Información en la Gerencia de Equipamiento abarcará todos los procesos, procedimientos y recursos involucrados que faciliten mantener una organización en funcionamiento, con una realimentación a través de su propia producción de información, y a través de la generación de información externa, ejerciendo el control sobre los parámetros vitales de la misma.

El Sistemas de Gestión propuse permitirá convertir las acciones de mantenimiento en unidades de negocios rentables. Al hacer más eficientes todas las actividades, se optimizarán la Confiabilidad, Disponibilidad y Mantenibilidad, bajando los costos de los procesos, y por tanto mejorando la rentabilidad de la empresa.

El Sistema de Información en la Gerencia de Equipamiento es de gran utilidad en Mantenimiento, porque:

1. Facilita la presentación de los reportes de costos y tiempos con un análisis de tendencias

2. Muestra instantáneamente el estado de ejecución de los programas

3. Permite la presentación gráfica y precisa de logros a la gerencia

4. Mejora la preparación y presentación de informes

5. Contribuye al control de las desviaciones de los objetivos y facilita su corrección prematura

6. Posibilita la simulación de las decisiones y sus resultado

A continuación se presenta los procedimientos y formatos que fueron diseñados como parte del Sistema propuesto de la Gestión de Mantenimiento.

5.1 PROCEDIMIENTOS

El concepto de sistema de información de mantenimiento, exige estandarizar los pasos y procedimientos para llevar acabo las tareas operativas y administrativas, relacionadas con la conservación y mantenimiento de la infraestructura y de los equipos.

Con este objetivo el Sistema de Gestión de Mantenimiento propuesto contemplará 11 procedimientos del sistema de información que serán básicos para optimizar a los sub-sistemas con el objeto de obtener la máxima eficiencia y producción en la Gerencia de Equipamiento.

A continuación se describe los procedimientos del Sistema de Gestión:

1. Inventario Técnico: Es el registro descriptivo permanente de los equipos de la Organización, sobre el cual se basa la planeación, programación, adquisición de partes y la ejecución de otras acciones operativas propias del servicio de Mantenimiento. El jefe de mantenimiento es el responsable de la actualización periódica del inventario técnico, los técnicos de mantenimiento son los encargados de realizar todas las tareas necesarias para la recopilación de la información requerida.

2. Rutinas de MPP: Es la guía para la ejecución de acciones técnicas de los procedimientos propios del mantenimiento preventivo sobre los equipos e instalaciones, con el objeto de obtener la máxima eficiencia y producción del equipamiento existente. Estas son programadas por el jefe de mantenimiento a través del programa anual de MPP. Además es el responsable de supervisar la calidad de ejecución, así como de la información registrada en el formato. El técnico de mantenimiento, es el encargado de ejecutarla y de registrar la información necesaria en el formato.

3. Programa Anual de MPP: Es la planificación y registro de las actividades del mantenimiento preventivo en la que se detallan frecuencia y tiempos para su ejecución. El jefe de mantenimiento es el encargado de elaborarlo, ya sea directamente o a través de los coordinadores de cada sección. Este puede ser desglosado en programas mensuales de MPP.

4. Presupuesto Operativo: Es el documento que muestra el detalle de los gastos proyectados para el mantenimiento en un año, y a la vez permite orientar y canalizar la utilización de los recursos económicos disponibles. El jefe de mantenimiento se encarga de elaborarlo, basándose en el plan operativo del departamento.

5. Solicitud de Mantenimiento: Es un documento básico diseñado para el control y programación de las actividades de la Gerencia de Mantenimiento, así como para su manejo técnico y administrativo. El jefe del servicio solicitante la elabora y la hace llegar al jefe de mantenimiento, el cual la revisa y decide si amerita una orden de trabajo.

6. Orden de Trabajo: Es el documento a través del cual se lleva control del trabajo de mantenimiento y se contabiliza los costos ocasionados por el mismo. El jefe de mantenimiento la elabora a partir de una solicitud de trabajo recibida, o de las planificaciones realizadas. El encargado de ejecutarla es el técnico designado, quien es responsable de registrar toda información que sea requerida en dicha orden.

7. Informe de Actividades de Mantenimiento: Es el documento que proporciona información suficiente que permite a la jefatura de la Gerencia de mantenimiento y a las autoridades del establecimiento, evaluar los esfuerzos realizados por la Gerencia de Mantenimiento para el cumplimiento de su gestión y la utilización de los recursos disponibles. El jefe de mantenimiento es el encargado de elaborar el informe, basándose en los registros y reportes de las distintas secciones.

8. Ficha de Vida: Es el registro de la recopilación, en forma permanente, de la información básica y específica de cada acción de mantenimiento y/o reparación realizada sobre los equipos. Mediante este registro se puede determinar y/o decidir con el transcurso del tiempo, el estado físico- funcional del equipo, necesidad de descarte o reemplazo, análisis de costo/beneficio, etc. El jefe de mantenimiento y el coordinador de la sección, son los encargados de iniciar y actualizar el formato, cada vez que así se requiera.

9. Encuesta para Jefes de Mantenimiento: Es un instrumento para evaluar la calidad y eficiencia de los servicios de la Gerencia de Mantenimiento, que permite una retroalimentación del accionar de mantenimiento, así como también detectar necesidades de capacitación en el personal operador del equipo. El jefe es el responsable de informar al jefe del servicio los objetivos de la encuesta, distribuir el formato a los diferentes servicios, y procesar y analizar los resultados de la encuesta. El encargado de llenarla es el jefe del servicio encuestado.

10.Censo de Personal Técnico de Mantenimiento: Es el registro de los datos que conforman el inventario del personal, tales como educación formal, capacitaciones recibidas, expectativas de capacitación, etc. El jefe de mantenimiento es el responsable de implementar y actualizar el censo para cada uno de sus trabajadores. La actualización se hará una vez por año. El técnico es quien se encarga de registrar y actualizar la información en el formato.

11.Solicitud de Compras: Es un documento diseñado para determinar los insumos necesarios a adquirir, de una forma programada y ordenada. El jefe de mantenimiento es el encargado de evaluar las necesidades de compra y realizar la solicitud correspondiente. El responsable de la implementación de estos procedimientos es el jefe de Mantenimiento, con el apoyo del director y administrador.

A continuación se presentan los formatos resultantes del estudio con sus respectivas guías de uso y ejemplos de cómo implementar dichos procesos de mantenimiento.

5.1.1 Inventario Técnico

Objetivos

a) Conocer el universo de acción de la Gerencia de Mantenimiento;

b) Tener una base de datos con información técnica y administrativa de los equipos;

c) Disponer de información para fines de planificación y toma de decisiones;

d) Conocer el estado y la ubicación del equipo.

Procedimiento de uso del formato:

1. Identificar grupo y subgrupo a que pertenece el equipo, para así identificar el formato a utilizar. (Ver cuadro de clasificación de grupos y sub-grupos de equipos en manual para elaboración de inventario técnico).

2. Encabezado.

3. Para la identificación y ubicación del equipo detallar:

3.1 Nombre del Equipo

3.2 Marca

3.3 Modelo

3.4 Serie

3.5 Código Financiero

3.6 Año de fabricación

3.7 Año de instalación: Si hubiere problema para identificar el año de instalación, las acciones que se podrían realizar para su asignación son:

3.7.1 Investigar en el Departamento de Financiero Contable si existe un registro el año en que entró el equipo.

3.7.2 Por medio de los operarios con mayor tiempo de servicio en la Gerencia de Equipamiento, para hacer una estimación del año en que se instaló el equipo.

3.8. Precio: Debe ser el precio de adquisición, si se desconoce, las acciones que se podrían realizar para su asignación son:

3.8.1 Investigar en el Departamento de Financiero Contable.

3.8.2 Consultar al distribuidor.

3.8.3 Hacer la consulta a Nivel Central

3.9 Servicio: es un departamento o una subdivisión de éste, al cual está asignado el equipo, que realiza funciones especificas en uno o más ambientes.

Ambiente: espacio físico cerrado dentro de un servicio o departamento donde se realizan funciones determinadas. Basándose en lo anterior, detallar en la casilla correspondiente el Servicio y el Ambiente donde se encuentra ubicado el equipo. Las casillas restantes, son para registrar los cambios que se hayan dado en cuanto a la ubicación del equipo.

3.10 Para asignar el número de inventario técnico al equipo se hará de la siguiente manera:

N° INV. TECNICO: ID:

a/ b/ c/ d

a –En estas casillas se ubicarán los dos dígitos del número de grupo al que pertenece el equipo. (Ver clasificación de Grupos y Subgrupos de Equipos en Manual de Inventario Técnico).

b –En estas casillas se ubicarán los dos dígitos del número de subgrupo al que pertenece el equipo. (Ver clasificación de Grupos y Subgrupos de Equipos en Manual de Inventario Técnico).

c –En esta casilla se ubicará el número correlativo, que diferencia a equipos similares.

d –En esta casilla se ubicará el número de identificación (ID). Este número se compone de 4 dígitos y es asignado por el Sistema Computarizado de Administración del Mantenimiento.

4. Para los Datos Técnicos, detallar la información requerida en el formato utilizado.

5. Completar la información del Fabricante, Suministrante y Representante en el país.

6. Marcar en la casilla correspondiente la información técnica existente, el resto de casillas son para futuras actualizaciones, si se cuenta con nuevos manuales o si se ha perdido la información, puedan registrarse en la hoja del inventario técnico del equipo.

7. El estado del equipo se registrará en la casilla correspondiente, dependiendo de la situación en que se encuentre el equipo (Bueno, Reparable o Descartable) en el momento de realizarse el inventario, esto se hará siempre que se actualice el inventario técnico. El formato está diseñado para poder ser actualizado en nueve ocasiones.

8. Una vez registrados los datos de la hoja del inventario técnico del equipo, detallar en el espacio correspondiente, el nombre, cargo, la firma y fecha en que se realizó el inventario, y el sello de la Gerencia de Mantenimiento.

Para las actualizaciones completar con el nombre y la firma del encargado de realizar dicha actualización y la fecha en que se realizó.

A continuación se muestra el formato nº 5.1 Inventario Técnico.

Formato Nº 5.1 de Inventario Técnico

5.1.2. Rutinas de Mantenimiento Preventivo Planificado

Objetivos

a) Lograr que se alargue la vida útil del equipo;

b) Disminuir costos operacionales del equipo;

c) Mantener la confiabilidad y continuidad de los equipos; d) Racionalizar el uso de los recursos para mantenimiento; e) Mejorar el rendimiento o efectividad del personal;

Descripción del formato:

El cuidado para llenar el formulario de cada rutina es muy importante, pues así no se descuidan detalles que hacen al MPP más efectivo. Por esta razón se ha estimado conveniente describir cada una de las partes que constituyen el formato de las rutinas, para luego determinar los pasos a seguir partes que componen el formato son:

A. Encabezado

Existen dos tipos, uno utilizado para equipo médico y básico, y otro para planta física, cada uno solicita la siguiente información:

Encabezado para equipo básico

1. Nombre de la obra

2. Marca

3. Modelo

4. Número de serie

5. Servicio en que se encuentran (lavandería, laboratorio, etc.)

6. Ambiente

7. N° de inventario técnico

8. Número de Identificación (ID).

Encabezado para Obra

1. Nombre de la Obra

2. Tipo

3. Cantidad de elementos (mingitorios, inodoros, longitud de canales, etc.)

4. Ubicación

5. Características

6. N° de inventario técnico

B. Registro de pasos de rutina

Este contiene lo siguiente:

1. Frecuencia con que se ejecuta la rutina.

2. Pasos de la operación de MPP.

3. Casillas, que deben ser marcadas con un cheque, cada vez que se ejecutan los pasos del MPP. Cada paso contiene varias casillas, es decir que cada formato está diseñado para utilizarse varias veces (generalmente un año).

C. Registro de datos

Se deberá detallar la siguiente información:

1. Fecha de realización

2. Código del técnico

3. Firma del técnico

4. Tiempo de ejecución, el cual comprende desde el momento en que se inicia la ejecución de la rutina, hasta que se termina de ejecutar la misma (incluyendo la prueba de seguridad eléctrica). Para efectos de programación, se deben considerar también los tiempos de preparación de material, herramienta y repuestos necesarios para la ejecución de la rutina.

D. Material

Cada rutina tiene incorporado una lista de materiales gastables, repuestos, herramientas y equipos, mínimos que un técnico necesita para realizarla. Esto no limita que para casos especiales se necesiten otros materiales.

E. Observaciones

En el reverso del formato de cada rutina se incluye un espacio para que cada vez que sea ejecutada la rutina, se escriban las observaciones pertinentes sobre el estado y funcionamiento del equipo.

F. Prueba de seguridad eléctrica

La mayoría de equipos médicos incluyen en la rutina una serie de pruebas de seguridad eléctrica. Algunas pruebas de seguridad eléctrica, que están separadas de las rutinas de MPP correspondientes, tienen un encabezado que solicita la misma información que el de la rutina. Este también debe ser completado.

Procedimiento de uso del formato:

1. Buscar la hoja para ejecutar la rutina correspondiente.

2. Preparar el material, las herramientas, el equipo y los repuestos necesarios para ejecutar la rutina.

3. Dirigirse hacia el lugar donde se encuentra el equipo.

4. Llenar el encabezado del formato.

5. Hablar con el operador para detectar fallas en el funcionamiento del equipo

(Ejecutar una prueba de funcionamiento junto con el operador si es posible)

6. Ejecutar paso por paso las instrucciones indicadas en el formato, señalando con un cheque después de ejecutar cada paso (no olvide leer las recomendaciones al pie de página del formato).

NOTA: si existe algo inusual o que merezca anotarse, registrarlo en el espacio para observaciones al reverso de la hoja.

7. Si el problema indicado por el operador no ha sido corregido, anotarlo en observaciones para que el jefe de mantenimiento pueda programar una visita para brindar el mantenimiento correctivo.

8. Regresar la hoja a la Gerencia de Mantenimiento para la firma de aceptación. Recuerde que cada formato está hecho para usarse varias veces. Por ejemplo si la frecuencia de la rutina es trimestral, la primera ejecución se señala bajo el número uno. La 2ª bajo el número 2, etc.

Nótese que para que estos pasos puedan darse, la rutina debe haber sido previamente programada.

A continuación se muestra el formato nº 5.2 rutina Mantenimiento Preventivo Planificado. Este, al igual que la descripción del formato, y el procedimiento de uso del mismo han sido tomados de el Manual de Mantenimiento Preventivo Planificado (MPP).

Formato Nº 5.2 Rutina de Mantenimiento Preventivo Planificado

5.1.3 Programa Anual MPP Objetivos

a) Administrar de manera racional el mantenimiento de los equipos;

b) Controlar los recursos de la Gerencia de Mantenimiento;

c) Disponer de datos para elaboración del presupuesto d) Planificar el empleo de recursos humanos;

Procedimiento de uso del formato:

1. Se deberá hacer un Programa Anual de MPP por sección (Equipo Médico, Equipo Básico y Planta Física).

2. En el formato, se deberá detallar:

2.1 Año en el que se ejecutará el programa anual (casilla superior izquierda).

2.2 En la columna correspondiente a Nº, se colocará un número correlativo a cada actividad.

2.3 En la columna correspondiente a Actividad se detallará el nombre del equipo, número de inventario y el tipo de rutina que se programa (semanal, mensual, trimestral, semestral o anual)

2.4 En el cuerpo central del formato se encuentra un cronograma, sobre él se deberán marcar las casillas de la fila PLAN (Planificado) que intercepten con el número de las semanas para el cual se está programando las diferentes rutinas de MPP.

2.5 A medida que se van ejecutando las rutinas, se deberán marcar las casillas de la fila REAL (Realizado), donde corresponda registrarla.

2.6 Registrar suma de horas, tanto planificadas como realizadas.

2.7 Registrar suma de rutinas, tanto planificadas como realizadas.

2.8 Registrar el nombre del Técnico responsable de ejecutar cada una de las actividades.

2.9 En la parte inferior del formato está destinada para escribir el nombre del responsable de que se ejecute el programa y la firma.

2.10 En el Total se anotará la suma de todas las horas planificadas y abajo de ésta la suma de todas las horas ejecutadas; la suma de las rutinas que se programaron y debajo de ésta la suma de las rutinas realizadas.

A continuación se muestra el formato nº 5.3 programa anual de mantenimiento preventivo planificado.

FORMATO Nº 5.3 PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICADO

5.1.4 Presupuesto Operativo

Para la elaboración del presupuesto operativo, primero el jefe de mantenimiento recibe la información de los insumos que cada sección necesita para realizar las actividades de MPP, MC, etc., en el formato "lista de insumos por sección y tipo de trabajo". A partir de estas listas, el jefe de mantenimiento elabora el presupuesto operativo, para lo cual utiliza el formato "detalle consolidado del presupuesto". Ambos se explican a continuación:

5.1.4.1. Lista de Insumos por Sección y Tipo De Trabajo.

Objetivos

a) Determinar los insumos necesarios para ejecutar el mantenimiento;

b) Reducir imprevistos;

c) Asegurar la sostenibilidad financiera de las actividades de mantenimiento;

d) Asegurar la ejecución del plan anual operativo;

Procedimiento de uso del formato:

1. En la parte superior del formato, especificar el año.

2. Indicar la sección y tipo de trabajo para el cual se listan los insumos

3. Descripción: En esta columna se debe detallar todos los insumos o materiales que se necesiten para ejecutar el plan de actividades de mantenimiento.

NOTA: No se debe incluir insumos que no tengan relación directa con la ejecución del mantenimiento, por ejemplo el combustible para la operación de calderas y plantas de emergencia.

4. Unidad medida: Es el patrón o unidad en que se expresa la cantidad del ítem solicitada.

5. Cantidad: Escribir la cantidad de cada ítem que se utilizará al año, teniendo en cuenta la unidad de medida especificada.

6. Precio unitario: Es el costo unitario de cada ítem según la unidad de medida.

7. Total: Es el resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario de cada específico. Es recomendable detallar un subtotal por página

5.1.4.2. Detalle Consolidado del Presupuesto

Objetivos

a) Poseer una guía para tener un mejor control de los gastos;

b) Reducir imprevistos;

c) Contribuir a asegurar la sostenibilidad financiera de las actividades de mantenimiento;

Procedimiento de uso del formato:

1. En la parte superior del formato, especificar el año.

2. Cuenta, Subcuenta y Específico: Utilizar estas columnas para anotar el número de clasificación de cada cuenta, subcuenta y específico a utilizar para describir los gastos presupuestados para el año en mención. (Diferenciar remarcando con líneas horizontales lo que incluye la cuenta, subcuenta o específico).

3. Descripción: En esta columna se debe describir y detallar por específico, los egresos de todas las secciones de la Gerencia de Mantenimiento incluyendo los de la parte administrativa, consolidando lo registrado en la "LISTA DE INSUMOS POR SECCION Y TIPO DE TRABAJO". Esta descripción se deberá hacer de acuerdo al nombre de como lo conoce mantenimiento. Para cuando se utilice la cuenta, subcuenta o específico deberá indicar el nombre de éstas.

4. Cantidad: Escribir la cantidad de cada egreso descrito, teniendo en cuenta la unidad de medida especificada.

5. Unidad medida: Es el patrón o unidad en que se expresa la cantidad del ítem solicitado.

6. Costo unitario por año (Bs.): Es el costo unitario en colones de cada ítem según la unidad de medida.

7. Subtotal (Bs.): Es el costo en colones que resulta al multiplicar la cantidad por el costo unitario correspondiente a cada egreso detallado dentro un determinado específico.

8. Total (Bs.): Es el resultado de hacer sumatoria de costos. Detallar los siguientes totales:

8.1 Específico: En esta columna se debe anotar la sumatoria de los sub- totales de egresos por cada específico detallado.

8.2 Subcuenta: En esta columna se debe anotar la sumatoria de los totales por específico que pertenecen a una misma subcuenta.

8.3 Cuenta: En esta columna se debe anotar la sumatoria de los totales por subcuenta que pertenecen a una misma cuenta.

NOTA: Es recomendable detallar una cuenta por página.

El orden de la presentación del detalle consolidado del presupuesto, deberá estar ordenado siguiendo un orden ascendente en la enumeración de lo detallado:

01. Remuneraciones y salarios

02. Bienes de consumo

03. Servicios no personales

04. Bienes capitalizables.

A continuación se muestra los formatos nº 5.4.1 y formato 5.2.2 para la ejecución del procedimiento de presupuesto operativo y presupuesto consolidado.

FORMATO 5.4.1 PRESUPUESTO OPERATIVO

FORMATO 5.4.2 PRESUPUESTO OPERATIVO CONSOLIDADO

PRESUPUESTO OPERATIVO. DETALLE DE CONSOLIDACION DEL PRESUPUESTO AÑO:

5.1.5 Solicitud De Mantenimiento

Objetivos

a) Planificar en orden de prioridades el Mantenimiento Correctivo;

b) Respaldar a la Gerencia de Mantenimiento y servicio solicitante del trabajo a realizar.

Procedimiento de uso:

1. Los formatos de solicitud deberán ser distribuidos a todos los servicios de la organización, si la solicitud es realizada vía telefónica, la persona que recibe la llamada en el Dpto. de Mantenimiento, deberá completar el formato detallando que fue recibida por teléfono.

2. El solicitante deberá detallar:

2.1 Servicio o Obra que solicita el trabajo.

2.2 Número o extensión telefónica del servicio solicitado.

2.3 Fecha y hora de la solicitud

2.4 Describir brevemente el trabajo solicitado

2.5 Si el trabajo solicitado es para un equipo, deberá identificarlo por el número de inventario técnico o por el número de ID

3. En toda solicitud deberá registrarse el nombre y firma de la persona que solicita, junto con el sello del servicio.

4. Cuando la solicitud es recibida por la Gerencia de Mantenimiento, se deberá registrar:

4.1 Nombre y firma de la persona que recibe

4.2 Fecha y hora de recepción

4.3 Entregar una contraseña de recibido.

5. Una vez que la solicitud ha sido recibida, deberá analizarse si el trabajo solicitado califica dentro de los servicios de mantenimiento y conservación de los equipos e instalación de la Gerencia de equipamiento.

Si califica deberá priorizarse y asignarle un número de orden de trabajo. Si no califica deberá retornarse la solicitud al servicio que la generó, detallándose en ella la razón por la cual la solicitud no será atendida.

6. Una vez creada la orden de trabajo, la solicitud deberá ser archivada junto con ésta como respaldo de la orden de trabajo.

A continuación se muestra el formato nº 5.5 solicitud de servicios.

FORMATO Nº 5.5 SOLICITUD DE SERVICIOS

5.1.6 Orden de Trabajo

Objetivos

a) Documentar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo; b) Llevar un control de las actividades de la Gerencia de Mantenimiento; c) Llevar un control de costos;

d) Evaluar la eficiencia de la Gerencia de mantenimiento;

e) Elaborar informes.

Procedimiento de uso:

1. Existen tres tipos de formato de Orden de Trabajo:

1.1 Para equipos.

1.2 Para instalaciones.

1.3 Para uso con el Sistema Computarizado.

2. En los formatos, se deberá detallar:

2.1 Número asignado para la Orden de Trabajo.

2.2 Razón por la que fue generada: MPP, MC u Otros (Capacitaciones, Supervisiones, etc.).

2.3 Servicio que solicita el trabajo.

2.4 Nombre de la persona que solicita y el número de extensión telefónica del servicio.

2.5 Fecha en que se genera la Orden de Trabajo.

2.6 Tipo de servicio, si es externo identificar el nombre de la empresa.

2.7 Si la Orden de Trabajo es para Equipo:

2.7.1 Completar con datos requeridos como modelo, serie, marca y fabricante.

2.7.2 Identificar el equipo con su número de inventario y número de identificación (ID).

2.7.3 Detallar la última medida aplicada en el equipo y la fecha en que se realizó.

2.8 Si la Orden de Trabajo es para Instalaciones:

2.8.1 Marcar dentro de las opciones, el tipo de trabajo a realizar, si no cae dentro de ninguna categoría, especificar en otros.

2.8 Nombre del Técnico al que se le asigna el trabajo.

2.9 Una breve descripción del trabajo solicitado.

2.10 Firma y sello de autorización para ejecutar la Orden de Trabajo.

2.11 Si la Orden de Trabajo es generada con el Sistema, el mismo sistema se encarga de registrar los datos necesarios

3. Una vez ejecutada la Orden de Trabajo (para equipo o instalaciones) completar en el formato:

3.1 Mano de Obra:

3.1.1 Fecha en que se realizó el trabajo.

3.1.2 Código del técnico.

3.1.3 Cantidad de horas hombre (HH) utilizadas.

3.1.4 Costo de la hora hombre del técnico que realizó la orden.

3.1.3 En la columna del "Valor", colocar el resultado de multiplicar la cantidad de horas hombre y el costo de la hora hombre.

3.1.4 Si hubo un gasto que no fue interno, se coloca en la columna de "Otros Costos".

3.1.7 El total es la suma de las columnas del "Valor" y "Otros Costos".

3.2 Información Técnica:

3.2.1 Marcar dentro de las opciones las fallas detectadas, si no cae dentro de ninguna categoría, especificar en otros.

3.2.2 Marcar dentro de las opciones las medidas aplicadas, si no cae dentro de ninguna categoría, especificar en otros.

3.3 Materiales:

3.3.1 Describir los materiales utilizados, la unidad de medida y el precio unitario.

3.3.2 En la columna de Valor, colocar el resultado de multiplicar la cantidad utilizada por el precio unitario.

3.3.3 Si necesita agregar una mayor cantidad de materiales, hacerlo en el espacio asignado en el reverso de la hoja.

4. Después de completar la información anterior, el Técnico procede a informar y anotar las observaciones hechas durante la ejecución de la Orden de Trabajo (si necesita más espacio, hacerlo en el reverso de la hoja), firma el informe y presenta la Orden para ser revisada y firmada por el Jefe.

5. Una vez revisada la Orden, es presentada al servicio que lo solicitó y para la recepción del trabajo, deberá registrarse con la fecha y hora en que se entrega, nombre y firma del encargado del servicio y el sello del servicio.

6. Una vez recibido el trabajo, la Orden deberá ser archivada según el número.

A continuación se muestra los formatos nº 5.6, 5.7, 5.8, 5.9 de orden de trabajo de equipos e instalaciones.

FORMATO Nº 5.6 ORDEN DE TRABAJO DE EQUIPOS

FORMATO 5.7 REVERSO DE ORDEN DE TRABAJO DE EQUIPOS

FORMATO 5.8 ORDEN DE TRABAJO DE INSTALACIONES

FORMATO 5.9 REVERSO DE ORDEN DE TRBAJO DE INSTALACIONES

5.1.7 Informe de Actividades de Mantenimiento

Objetivos

a) Informar a autoridades superiores sobre actividades realizadas por la Gerencia de mantenimiento en un período determinado;

b) Apoyar la toma de decisiones;

c) Evaluar la eficiencia de de la Gerencia de Mantenimiento;

d) Retroalimentar para un nuevo plan;

e) Conocer la producción de mantenimiento.

Procedimiento de uso del formato:

1. En el formato, se deberá especificar el período para el cual se están informando las actividades.

2. El informe de actividades de mantenimiento se hará a través de dos partes:

2.1 Informe de Actividades de Mantenimiento Preventivo Planificado (MPP) y

Mantenimiento Correctivo (MC).

2.2 Informe de Actividades de Supervisión, Capacitación y Otros.

3. En ambos informes se detallará, separadamente para las secciones de equipo médico, equipo básico y planta física.

4. Informe de Actividades de MPP y MC

4.1 Para el MPP detallar:

4.1.1 N° de equipos: este espacio se utilizará para indicar el número de equipos a los cuales se les planificó y ejecutó MPP en el período indicado.

4.1.2 N° de Rutinas: se especificará el total de rutinas de MPP que se planificaron y el total de rutinas ejecutadas durante el período del informe.

4.1.3 N° de Horas: se refiere al número de horas hombre requeridas para realizar las rutinas planificadas, así como el número de horas hombre que se utilizaron en las rutinas ejecutadas.

4.1.4 Costo mano de obra (Bs.): este espacio se ocupará para anotar el costo total de la mano de obra que se utilizó en la ejecución de rutinas de MPP durante el periodo en mención.

4.1.5 Costo de materiales (Bs.): en esta columna se especificará el costo de los materiales que se utilizaron en las rutinas ejecutadas.

4.1.6 Subtotal mano de obra y materiales: en este espacio se anotará el siguiente resultado:

Subtotal mano de obra y materiales (Bs.) = costo mano de obra (Bs.) + costo materiales (Bs.) Estas cantidades corresponden a costos de MPP.

4.2 Para el Mantenimiento Correctivo detallar:

4.2.1 N° de Ordenes: solo se utilizará el espacio para las órdenes de trabajo ejecutadas.

4.2.2 N° de Horas (H): en planificado se anotará el número de horas hombre estimadas para atender las órdenes de MC, en ejecutado el número de horas hombre que se ocuparon para atender el MC.

4.2.3 Costo mano de obra (Bs.): se anotará el costo de mano de obra de las órdenes de MC ejecutadas durante el período.

4.2.4 Costo de materiales (Bs.): en el espacio de lo ejecutado se anotará el costo de los materiales utilizados en las órdenes de MC atendidas.

4.2.5 Subtotal mano de obra y materiales: en este espacio se anotará el siguiente resultado: Subtotal mano de obra y materiales (Bs.) = costo mano de obra (Bs.) + costo materiales (Bs.) Estas cantidades corresponden a costos de MC.

4.3 En el área correspondiente a Subtotal MPP y MC se anotarán los resultados de las operaciones detalladas a continuación:

4.3.1 Horas (H) = Horas MPP (H) + Horas MC (H).

4.3.2 Mano de obra (Bs.) = costo mano de obra MPP (Bs.) + costo mano de obra MC (Bs.)

4.3.3 Materiales (Bs.) = costo materiales MPP (Bs.) + costo materiales MC (Bs.)

4.3.4 Total Mano de Obra y Materiales (Bs.): existen dos formas de calcular este resultado:

a) Total mano de obra y materiales (Bs.) = Mano de obra MPP + MC (Bs.) (Ver

4.3.2) + Materiales MPP + MC (Bs.) (Ver 4.3.3)

b) Total mano de obra y materiales (Bs.) = Subtotal mano de obra y materiales

MPP (Bs.) (Ver 4.1.6) + Subtotal mano de obra y materiales MC (Bs.) (Ver 4.1.6)

Nota: Para asegurarse que el total mano de obra y materiales sea el correcto, se recomienda verificar que el cálculo hecho por ambas formas dé el mismo resultado.

4.4 Desviación. En esta casilla se pondrá la diferencia de lo planificado menos lo ejecutado. Desviación = Planificado – Ejecutado.

4.5 Total de lo ejecutado. Se anotará el total de sumar sólo lo ejecutado de cada sección. Total Ejecutado = Ejecutado Equipo Médico + Ejecutado Equipo Básico + Ejecutado Planta Física.

4.6 Comentarios. En este espacio incluir las observaciones que se crean convenientes respecto a lo que se esta informando.

5. Informe de Actividades de Supervisión, Capacitación y Otros.

5.1 Para Actividades de Supervisiones a Terceros, se entenderán aquellas actividades destinadas a la supervisión de empresas externas a la organización que realizan mantenimiento a equipos, instalaciones, etc., detallar:

5.1.1 N° de Horas: se refiere al número de horas hombre requeridas para realizar las supervisiones planificadas, así como el número de horas hombre que se utilizaron en las supervisiones realizadas.

5.1.2 Costo mano de obra (Bs.): este espacio se ocupará para anotar el costo total de mano de obra (en colones) que se utilizó en la ejecución de las supervisiones durante el periodo en mención.

5.2 Para Actividades de Capacitaciones, tanto las capacitaciones impartidas como las recibidas, detallar:

5.2.1 N° de Capacitaciones: este espacio se utilizará para indicar el número de capacitaciones planificadas y ejecutadas.

5.2.2 N° de Horas: se refiere al número de horas hombre requeridas para realizar o para recibir las capacitaciones planificadas, así como el número de horas hombre que se utilizaron en las capacitaciones ejecutadas o recibidas.

5.2.3 Costo de mano de obra (Bs.): este espacio se ocupará para anotar el costo (en colones) de la mano de obra que se utilizó en la ejecución de las capacitaciones durante el periodo en mención.

5.2.4 Costo de materiales (Bs.): en este espacio se anotará el costo de los materiales utilizados en la capacitación.

5.3 En "Otros" son las actividades que no caen dentro de lo que es MPP, MC, Supervisiones o Capacitaciones (Ej.: Modificaciones, reestablecimiento de un equipo, planificación, etc.), y en este espacio se deberá detallar:

5.3.1 N° de Órdenes: solo se utilizará el espacio para las órdenes de trabajo ejecutadas.

5.3.2 N° de Horas (H): en planificado se anotará el número de horas hombre estimadas para realizar otras actividades, en ejecutado el número de horas hombre que se ocuparon para realizar dichas actividades.

5.3.3 Costo mano de obra (Bs.): se anotará el costo de mano de obra de otras actividades durante el período.

5.3.4 Costo de materiales (Bs.): en el espacio de lo ejecutado se anotará el costo de los materiales utilizados en las actividades realizadas.

5.3.5 Subtotal mano de obra y materiales: en este espacio se anotará el siguiente resultado:

Subtotal mano de obra y materiales (Bs.) = costo mano de obra (Bs.) + costo materiales (Bs.).

5.4 En el área correspondiente a Total (MPP, MC, Supervisiones, Capacitaciones y Otros) se anotarán los resultados de las operaciones detalladas a continuación:

5.4.1 Horas (H) =Horas Subtotal MPP y MC (Ver 4.3.1) + Horas Supervisiones (Ver 5.1.1)+ Horas Capacitaciones (Ver 5.2.2) + Horas Otros (Ver 5.3.2).

5.4.2 Costo de Mano de obra (Bs.) = Costo mano de obra subtotal MPP y MC (Ver 4.3.2) + Costo Mano de obra Supervisiones (Ver 5.1.2) + Costo Mano de obra Capacitaciones (Ver 5.2.3) + Costo Mano de obra Otros (Ver

5.3.3).

5.4.3 Costo de Materiales (Bs.) = Costo materiales subtotal MPP y MC (Ver

4.3.3) + Costo Materiales Capacitaciones (Ver 5.2.4) + Costo Materiales

Otros (Ver 5.3.4).

5.4.4 Total mano de obra y materiales (Bs.) = Mano de obra y materiales Subtotal MPP y MC (Ver 4.3.4) + Mano de Obra Total (Ver 5.4.2) + Total Materiales (Ver 5.4.3).

5.5 Total de lo ejecutado. Se anotará el total de sumar sólo lo ejecutado de cada sección. Total Ejecutado = Ejecutado Supervisiones + Ejecutado Capacitaciones + Ejecutado Otros.

5.6 Comentarios. En este espacio incluir las observaciones que se crean convenientes respecto a lo que se está informando.

5.7 Una vez terminado el informe detallar en el espacio correspondiente, el nombre del encargado, la firma y la fecha en que ha sido realizado el informe.

A continuación se muestra el formato nº 5.10 y 5.11 informe de actividades de mantenimiento.

FORMATO 5.10 INFORME DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

Sigue…

FORMATO 5.11 CONTINUACIÓN DE INFORME DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

5.1.8 Ficha de Vida

Objetivos

a) Registrar la incidencia y frecuencia de fallas;

b) Planificar la reinversión en equipos;

c) Registrar el expediente técnico del funcionamiento de cada uno de los equipos, incluyendo fallas, MPP, MC y análisis de costos;

d) Resumir actividades técnicas en el equipo;

Procedimiento de uso del formato:

1. En el formato, se deberá detallar:

1.1 Nombre del Equipo.

1.2 Identificarlo con su número de inventario técnico ó número de identificación (ID).

1.3 Modelo.

1.4 Número de serie.

1.5 Marca o fabricante.

1.6 Fecha en que fue instalado el equipo.

1.7 Precio de adquisición.

1.8 Marcar en las casillas correspondientes, cuando se disponga de manuales. Si no existe ningún manual solamente debe marcar la última opción.

1.9 Fecha de inicio del registro.

1.10 Servicio y Ubicación del equipo y la fecha, en caso de que el equipo sea trasladado hacia otro servicio, detallar el nuevo servicio y su ubicación y la fecha en que ha sido trasladado.

2. En forma sucesiva se procede a detallar en cada intervención al equipo los siguientes parámetros:

2.1 Actividad ejecutada (por ej. : MPP, MC, etc.).

2.2 Fecha en que se realizó.

2.3 Costo de la actividad (Según dato registrado en Orden de Trabajo).

2.4 Costo acumulado, es decir la suma del costo de la actividad y el costo de actividades anteriores.

2.5 Porcentaje del costo de acumulado de mantenimiento con respecto al costo del equipo, que es el resultado de dividir el costo acumulado [B] entre el precio de adquisición [A] x 100.

Nota: Si este valor llegara al 50% en un período corto ameritará un análisis especial.

2.6 Horas de funcionamiento acumuladas por el equipo, cuando se realiza la actividad. (Este dato podrá ser obtenido para aquellos equipos que tengan instalado horómetros).

2.7 El número de Orden que fue generada por la actividad.

2.8 Observaciones acerca de la actividad realizada.

A continuación se muestra nº 5.12 formato de ficha de vida de equipos

FORMATO 5.12 FICHA DE VIDA DE EQUIPO

5.1.9 Encuesta para Jefes de Mantenimiento

Objetivos

a) Evaluar la calidad y eficiencia de los servicios de la Gerencia de Mantenimiento b) Detectar necesidades de capacitación

c) Concientizar al personal operador

d) Retroalimentación del accionar de mantenimiento

Procedimiento de uso

1. La encuesta deberá ser completada por cada uno de los jefes de los diferentes servicios.

2. La frecuencia con que se hará la encuesta será anual.

3. El encuestado deberá detallar:

3.1 Servicio de la organización bajo su cargo

3.2 Fecha en que se contestó la encuesta

3.3 Nombre del Jefe del servicio (encuestado)

4. Cada pregunta deberá ser leída con cuidado, y contestada de forma objetiva. Por tanto, se debe explicar al jefe de servicios encuestado, el objetivo de la encuesta, y la importancia de objetividad en las respuestas, y debe asegurarse, el entendimiento de las preguntas, de modo que las dudas puedan ser aclaradas antes de completar la encuesta.

5. Las preguntas podrán ser contestadas marcando una casilla, o contestando en una línea continua, según se requiera.

6. Una vez contestada la encuesta, ésta debe ser entregada al jefe de mantenimiento, para la respectiva tabulación y análisis de datos.

A continuación se muestra el formato nº 5.13 de encuesta para jefes de mantenimiento.

FORMATO Nº 5.13 DE ENCUESTA PARA JEFES DE MANTENIMIENTO

5.1.10 Censo de Personal Técnico de Mantenimiento

Objetivos:

a) Conocer las capacidades del personal; b) Orientar la formación de especialistas; c) Evitar duplicación de capacitaciones;

d) Contribuir al análisis de ascensos.

Procedimiento de uso del formato:

1. Cada técnico deberá completar la información requerida por el formato, el cual esta dividido en cinco partes:

1.1 Datos personales

1.1.1 Nombre

1.1.2 Fecha de nacimiento

1.1.3 Sexo

1.1.4 Estado civil

1.1.5 Dirección

1.2 Datos generales y del empleo actual

1.2.1 Cargo actual

1.2.2 Nombramiento

1.2.3 Salario

1.2.4 Fecha de ingreso al MSPAS

1.2.5 Fecha de ingreso a la Gerencia de Mantenimiento

1.2.6 Tiempo en su cargo actual

1.2.7 Funciones relacionadas con mantenimiento

1.2.8 Otras funciones

1.3 Educación formal: detallar el nombre y lugar del establecimiento educativo donde ha recibido su educación formal, el período de tiempo y el grado o título obtenido.

1.4 Experiencia laboral: detallar empleos o cargos que ha desempeñado tanto dentro como fuera de la y el período de tiempo en cada empleo o cargo.

1.5 Capacitación recibida: registrar cursos, seminarios, adiestramientos, la sede o lugar en el que fue impartido, la fecha, la duración en horas de cada uno y la institución u organización patrocinadora.

1.5.1 Identificar áreas de capacitación necesarias para mejorar el desempeño en el puesto de trabajo: detallar las áreas en las que necesita un refuerzo o mayor conocimiento para mejorar en su trabajo, registrar la fecha última del censo, nombre y firma del jefe inmediato.

2. Completado todos los datos, registrar la fecha en que se realizó el censo, y el técnico firma en el espacio asignado para este fin, al Gerente de la Gerencia de Mantenimiento, revisa la información obtenida, verifica que este completa, firma y sella el censo en el espacio correspondiente

A continuación se muestra el formato nº 5.14 censo de personal técnico de mantenimiento.

FORMATO Nº 5.14 CENSO DE PERSONAL TÉCNICO DE MANTENIMIENTO

5.1.11 Solicitud de Compra

Objetivos

a) Determinar pormenorizadamente los insumos necesarios a adquirir, de una forma programada y ordenada.

Procedimiento de uso:

1. Completar, en el encabezado.

2. Orden No.: Dejar en blanco, pues este espacio es completado por la unidad de compras.

3. Solicitud No.: Registrar el número correlativo asignado a la solicitud correspondiente al año en curso, ejemplo: la solicitud No. 3 del año 1998, deberá escribirse así: 0 0 3 / 9 8

4. Fecha en que se emite la solicitud de compra

5. Plazo de entrega: marcar la casilla correspondiente al plazo en que se requiera que la empresa a adjudicar entregue el suministro.

6. Dirección: lugar y dirección donde deberá recibirse la mercadería.

7. Suministro o servicio: especificar el tipo de suministro, ejemplo: compra de material de fontanería o compra de Servicio de Mantenimiento para un equipo específico.

8. Monto presupuestario: es la cantidad calculada (en colones) para efectuar la compra.

9. Renglón: establece el número correlativo para cada artículo o compras.

10. Codificación: este dependerá de la codificación del almacén, alguna codificación que identifica los artículos, se podría utilizar la nomenclatura de los específicos utilizados en el presupuesto.

11. Descripción: en esta columna se debe detallar la especificación técnica del o los artículos o compras, y en caso de un servicio, debe anexarse a la solicitud de compra las condiciones contractuales.

12. Unidad de medida: es el patrón o la unidad en que se expresa la cantidad del renglón solicitado.

13. Cantidad: detallar la cantidad a comprar de cada renglón, teniendo en cuenta la unidad de medida.

A continuación se muestra el formato nº 5.15 solicitud de compra.

FORMATO 5.15 SOLICITUD DE COMPRA

6 SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

Los parámetros que serán manejados para la división de planificación y programación de mantenimiento son:

6.1 DISPONIBILIDAD

El parámetro de disponibilidad serán calculado a través de la siguiente formula:

Donde:

TTP= Horas normales del mes, tiempo total del período

TP= Total de horas de mantenimiento preventivo. TC= Total de Horas de Mantenimiento Correctivo. Fc= Horas por fallas operacionales (demoras)

Este parámetro será utilizado para medir la probabilidad de que un equipo esté disponible, para un período determinado, reflejado en un informe mensual.

6.2 TIEMPO ENTRE FALLAS:

Es una variable que se tomará en cuenta en la Gestión de mantenimiento, calculándose mediante la siguiente fórmula:

Donde:

TTM= Es el tiempo total dedicado a mantenimiento, y es igual a: TTM= TP+TC. ; (Ecuación 3).

El resultado obtenido con ésta ecuación, refleja el tiempo disponible operacional de los equipos, dentro de un período determinado.

6.3 EFECTIVIDAD:

La magnitud de le efectividad de la Gestión de Mantenimiento será obtenida a través de:

TPR= Tiempo para reparar que es igual a la suma total de horas de mantenimiento correctivo.

Es utilizado para conocer el tiempo durante el cual los equipos estarán fallados o fuera de servicio, y además de éste, pueden obtener otra información adicional, acerca de las horas promedio para reparar, éste es el tiempo promedio para reparar:

Porcentaje de mantenimiento Preventivo con respecto al mantenimiento total:

Es usado para obtener la proporción de mantenimiento preventivo y determina a través de la ecuación:

6.4 UTILIZACIÓN DE LA MANO DE OBRA

Empleado para comprobar el aprovechamiento o rendimiento de la mano de obra, se obtiene a través de:

La división de planificación de Mantenimiento recopilará diariamente los datos necesarios para la determinación de estas variables, acumulándolos para un período determinado (generalmente un mes); emite u reporte de comportamiento de éstos parámetros (determinados por u sistema) y éste reporte, será utilizado para graficar el comportamiento de los equipos, en cuanto a su operatividad.

6.5 CONFIABILIDAD

Parámetro que reflejará la probabilidad de que un equipo no falle durante la operación y se calculará utilizando la distribución de Weibull, con la siguiente

fórmula:

Ps= Confiabilidad o probabilidad de servicio.

t= Período de tiempo para el cuál será calculada.

v= edad característica para fallar y se obtiene de la gráfica o recta de weibull k= constante obtenida a partir de la gráfica de Weibull

Para obtener v y k es necesario graficar en el papel probabilístico de Weibull.

Usualmente es recomendable, tratar de relacionar el mantenimiento preventivo y correctivo, para determinar la eficiencia, y esto se logrará mediante:

El cálculo del índice de Mantenibilidad (IM), el cuál mide la probabilidad de que un equipo haya fallado y pueda ser reparado en un período de tiempo determinado.

Cálculo de índice de Reparación, que proporcionara un resultado, acerca de la eficiencia de mantenimiento para atender la falla es la siguiente:

Especificar el valor de la disponibilidad mínimo aceptable recomendándose el valor ideal entre 0.95 y 0.99.

Seleccionar equipos que tena una confiabilidad dentro de un rango determinado. Esto fija los valores del TPEF (tiempo promedio entre fallas), MTFS, TPEO (tiempo promedio entre reparación general ( overhaul), MTEO y los TPFS (tiempo promedio fuera de servicio) ó MTFS.

Especificar la duración máxima de la reparación (overhaul), esto se determina a partir del máximo IRO (o) índice de reparación por overhaul.

Especificar el máximo tiempo total permisible para la reparación del equipo

(MPRE) o tiempo promedio fuera de servicio máximo en operación.

Definir la política y el programa de mantenimiento de tal forma que permita lograr los dos puntos anterior y el máximo índice de mantenimiento (MI o CIM)

7 PROCESAMIENTO DE DATOS

En la planificación de mantenimiento, los datos se registraran manualmente, en los diferentes formatos, que se han determinado para la Gestión de mantenimiento, estos serán utilizados para realizar los informes mensuales, que reflejan la función de mantenimiento.

En principio los formato ya planteados en los procedimientos de este capítulo, representan una base para la recolección de información, son: La orden de trabajo, en la cual se especifica el tipo de mantenimiento que se va aplicar (preventivo, correctivo y programado), la cantidad de mano de obra necesaria, la duración de intervención, etc. y la solicitud de intervención, que se hace cuando se trata de mantenimiento por avería.

Con la información contenida en éstos formularios, se llenaran los reportes de horas diaria de mantenimiento según el numero de orden de trabajo o número de solicitud de intervención, los cuáles a su vez serán utilizados para resumir la información sobre las horas totales de mantenimiento correctivo y preventivo, y la utilización de la mano de obra a un período determinado, siendo éste resumen empleado para establecer los cálculos de los parámetros que se manejan; para luego realizar comparaciones de los resultado obtenidos con las metas establecidas.

Actualmente las metas pronosticas para cada año serán calculadas o establecida en base a un método de Pronóstico de Promedio Móvil, tomando en cuenta la disponibilidad de los equipos y otras variables. Siendo éstos valores usados como estándares evaluativos de los parámetros reales, haciendo más fácil la observación del comportamiento a través de gráficos de barras.

En lo que respecta al procesamiento de datos en Almacén, la información relacionada con los inventarios de recursos que se utilizarán por mantenimiento en la Gestión, iniciará con la elaboración de la solicitud de material a Almacén donde se avaluará la disponibilidad de ese recurso. De no encontrarse en existencia, mantenimiento emite una Solicitud de Compras luego compras realizará la gestiones necesarias para la llegada a la empresa (adquisición del material y/o repuesto); registrando el momento de la reposición del inventario y entregarlo al usuario el pedido exigido.

Almacén también procesa la información en lo que se refiere a la inclusión de un nuevo artículo o ítem solicitado por el usuario, al que se le determinará una codificación, nivel en inventario, punto de reorden, criticidad y otras características que se manejen.

Toda esta información será procesada por un Sistema integral de mantenimiento, que dentro de las mismas será manejada en sistema de inventario, a través del cual es posible obtener los diferentes reportes que reflejan las características o comportamiento de consumo de los artículos registrados y reportes solicitado por Almacén u otros Centros de costos para el control de disponibilidad de los recursos, identificar el momento de reordenar, las entradas y salidas de recursos y los renglones existentes en Almacén.

8 PLAN DE ACCIÓN

Considerando el análisis en el capítulo 4 de resultados, en la evaluación de la situación actual del Sistema de Gestión de mantenimiento, se definió el siguiente plan de acción que permitirá incrementar la eficiencia y eficacia del sistema.

El plan de acción estará constituido de manera que pueda cubrir los 12 sub- sistema del Sistema de información que están contemplados en la Norma covenin 3049-93, definiciones de mantenimiento, específicamente orientando las estrategias hacia las áreas donde mas debilidades dentro del sistema.

El plan de acción esta estructurado de maneras que las actividades están agrupadas en tres estrategias con el objeto de simplificar el estudio.

A continuación se detalla en las tablas Nº 5.1,5.2 y 5.3 el plan de acción, diseñado de la siguiente manera: en la primera columna están establecidas las estrategias que permitirá incrementar la efectividad del sistema, la segunda columna están planteadas las actividades que permitirán cumplir con las estrategias, en la tercera columna se definen los recursos necesarios para desarrollar la actividades planteadas, la quinta columna esta conformada por el tiempo de ejecución de cada actividad, la sexta columna se determinan los responsable de la ejecución de las actividades y la última columna una observación con respecto a las actividades.

TABLA Nº 5.1 PLAN DE ACCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO DE LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA.

TABLA Nº 5.2 PLAN DE ACCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO DE LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA.

TABLA Nº 5.3 PLAN DE ACCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO DE LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA.

A continuación se detallan las estrategias a utilizar en el plan de acción del

Sistema de Gestión de mantenimiento propuesto

Estrategias nº 1: Establecer los elementos estratégicos de la organización de Mantenimiento.

Las actividades que conforman esta estrategia están definidas de las siguientes maneras:

1.1 Establecer y difundir los elementos estratégicos definidos para la Gerencia de Equipamiento: visión, misión, objetivos y políticas de mantenimiento,

1.2 Establecer y los sistemas de Información para la divulgación de la información.

Estas actividades permitirán al sistema de control determinar si las acciones se están conduciendo o no al receptor en dirección a la situación deseada.

Estrategias nº 2: Planificar, programar y controlar la Gestión de

Mantenimiento.

Esta estrategia esta conformada por las siguientes actividades:

2.1 Establecer y difundir los objetivos y metas relacionadas con las actividades de mantenimiento.

2.2 Revisar toda información acerca de inventario de equipo, codificación e información técnica.

2.3 Actualizar el sistema de información de codificación de equipos y maquinarias.

2.4 Conocer los alcances y propósitos de los mantenimientos.

2.5 Diseñar los planes de mantenimiento y programación para todo el sistema, a nivel de mantenimiento Programado, Preventivo, Correctivo.

2.6 Establecer las prioridades para la ejecución de las actividades de mantenimiento.

2.7 Actualizar el sistema de mantenimiento que llevará las programaciones con sus respectivas ejecuciones.

2.8 Elaborar un historial de fallas.

2.9 Elaborar formatos de inspección.

2.10 Establecer y elaborar manuales de procedimientos de trabajos.

2.11 Actualizar Manual general de mantenimiento.

2.12 Establecer Indicadores de Mantenimiento.

2.13 Diseñar sistema para formar un Sistema integrado.

Estas actividades permitirán al Proceso de Control definir un conjunto de acciones efectuadas por el agente ejecutor con el propósito de que las actividades se realicen de conformidad con el plan. Estas acciones van obedecer a una secuencia determinada como; la definición de los parámetros de control: Meta y objetivo que son los elementos que permiten al sistema de control determinar si las acciones están conduciendo o no al receptor en dirección a la situación deseada.

Para la medición de los resultados en el sistema de control permitirá verificar por los medios para el resultado de cada actividad. Esta verificación se presentará bajo una forma cuantitativa.

La evaluación de los errores consistirá en la comparación entre los resultados que se pretendan obtener y aquellos efectivamente alcanzados. Es necesario determinar la magnitud de la diferencia comprobada y sus repercusiones sobre el proceso de ejecución del plano.

En la relación a la definición de las correcciones una vez verificado el error y evaluada la gravedad permitirá analizar las posibles soluciones existentes y seleccionar aquellas que parezcan mas adecuadas.

Con respecto a la ejecución de las correcciones, las soluciones encontradas deberán traducirse en el lenguaje apropiado para quien se encargue de ejecutarlas y con un grado de detalles más elevado, tomando en cuenta el nivel jerárquico del agente ejecutor.

Con la elaboración de instrumentos o formatos se establecerá el control dentro de las actividades de mantenimiento en función a registros por escrito sobre la realización de los mismos y de esta manera lograr un historial del mantenimiento ejecutado en cualquier organización; teniendo en consideración para ello la norma COVENIN 3049-93 y 2500-93.

Estrategias nº 3: Optimizar los recursos (humanos, materiales y financieros) de la Gestión de Mantenimiento.

Las actividades que contemplan esta estrategia se definen a continuación:

3.1 Redefinir el número óptimo de Recurso Humano para la Gerencia de

Equipamiento.

3.2 Contar con personal capacitado y motivado.

3.3 Establecer los recursos financieros que satisfagan las necesidades de la

Gestión de Mantenimiento.

3.4 Revisar y evaluar los equipos, instrumentos y herramientas con las actividades establecidas en las programaciones.

3.5 Establecer un sistema de calidad de repuesto que se encuentran en almacén.

3.6 Realizar evaluación de desempeño al personal activo

A continuación se presenta una tabla que muestra el tiempo total estimado para la ejecución de las estrategias planteadas:

TABLA Nº 5.4 ESTRATEGIAS DEL PLAN DE ACCIÓN

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA.

8.1 BENEFICIOS DEL PLAN DE ACCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

Al culminar de establecer e implementar el plan de acción traerá un conjunto de beneficios a la Gestión de Mantenimiento que permitirá incrementar su efectividad durante la implantación las cuales se definen a continuación.

1. Optimizará el proceso productivo del sistema

2. Reducirá los costos por averías

3. Maximizará la vida útil de los equipos

4. Optimizará la disponibilidad de los equipos al mínimo costo

5. Mantendrá en óptimo funcionamiento la maquinaria y equipo de la empresa.

6. Minimizará el número de paros en producción por falta de mantenimiento y refacciones.

7. Elevará la confiabilidad y seguridad de los sistemas.

8. Disminuirá el consumo de repuestos.

9. Reducción de tiempos de mantenimiento.

10. Disminuirá desmontajes innecesarios o retrabados de cualquier índole.

11. Disminuirá el número de reparaciones, el tiempo de los servicios de mantenimiento y los tiempos de parada de los sistemas.

12. Minimizará los costos de mantenimiento

13. Mejorará la efectividad de los equipos y del sistema

14. Evaluará el comportamiento de la organización de mantenimiento.

15. Incrementará la capacidad en la operaciones

16. Evaluará las relaciones de las labores de mantenimiento.

17. Mayor seguridad del personal.

18. Satisfacción de los Clientes.

19. Alta calidad en lo servicios.

Conclusiones

Después de haber culminado con el desarrollo de esta investigación, se llegó a las siguientes conclusiones:

1. Para establecer un Sistema gerencial de mantenimiento es importante contar con estándares que permitan establecer los elementos a considerar al momento de organizar las actividades relacionadas a la gestión de mantenimiento.

2. Los elementos necesarios para establecer un sistema gerencial se encuentran establecido en la Norma COVENIN 2500-93 donde se presentan doce (12) área relacionadas a la gestión de mantenimiento. La interpretación de las áreas esta directamente relacionado a la actividad productiva de la organización.

Las Áreas Contempladas dentro de la Norma COVENIN 2500-93 son: organización de la Empresa, organización del Mantenimiento, planificación del Mantenimiento, Mantenimiento Rutinario, Mantenimiento Programado, Mantenimiento Circunstancial, Mantenimiento Correctivo, Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento por Avería, Personal de Mantenimiento, Apoyo Logístico, Recursos

3. La evaluación del área establecida en la Norma COVENIN 2500-93, para la Gerencia de Equipamiento arrojo un resultado de 66% indicando que la estructura de mantenimiento no se encuentra totalmente definida.

4. Durante la evaluación de los resultados se consideró el análisis F.O.D.A con el objeto de generar una matriz F.O.DA. que proporcionó establecer las estrategias que orientaron al diseño del plan de acción.

5. Las estrategias fueron establecidas en tres grupos fueron: Elementos Organizacionales Planificación, Programación y Control del Mantenimiento. Recursos (Humano / Financiero / Material). fin de establecer vínculos entre las áreas y facilitar su interpretación.

6. Durante el diseño de la gestión de mantenimiento se definieron todos lo elementos Los procedimiento e instrumentos necesarios para controlar la gestión de mantenimiento se determinaron según los tres grupos establecidos para la interpretación de la Norma.

7. Se propuso un plan de acción donde se definieron las estrategias, acciones, recursos, tiempo y responsabilidades, considerando los elementos organizacionales; la planificación, programación y control del mantenimiento y los recursos (Humanos/ Financieros /Materiales).

Recomendaciones

Con los resultados obtenidos mediante el desarrollo de este trabajo se hacen las siguientes recomendaciones:

1. Utilizar técnicas que permitan guiar el diseño de Sistemas Gerenciales de Mantenimiento.

2. Analizar las necesidades de la organización en el área de mantenimiento, tomando en consideración los procesos operativos.

3. Aplicar instrumentos que permitan organizar, planificar, programar, controlar y evaluar la gestión de mantenimiento.

4. Procurar los recursos humanos, financieros y materiales necesarios para apoyar la gestión del mantenimiento.

5. Contar con un Sistema Gerencial de Mantenimiento evaluando con el objeto de verificar si cumple con los requisitos básicos, efectuándose con la ayuda de la ficha de evaluación presente en la norma COVENIN

2500-93.

6. Diseñar un sistema informático que permita integrar todas las informaciones de las diferentes áreas de gestión de mantenimiento con el objeto de permitir ayudar a la toma de decisión por los altos directivos.

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9. COETZEE JASPER. (1999). Ob. cit.

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11. COETZEE JASPER. (1999). Ibidim.

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19. HEINTZELAMN . (1999). Ob. cit

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23. KERLINGER. (2002). Metodología de la Investigación. Estados Unidos.

24. WIERESZY. (2002). Metodología de la Investigación. Estados Unidos.

AGRADECIMIENTOS

A Dios por permitirme llegar a este momento tan importante de mi vida y lograr alcanzar otra meta más en mi formación profesional.

A mi madre Gerturdis, mis hermanas Morys y Teresa, mi hermano Edwin, mi papás Teoscar y Frank, por su apoyo, su guía y su confianza en la realización de mis sueños, soy muy afortunada por tenerlos y contar siempre con su amor, comprensión y ejemplo.

A mis compañeros y amigos del Postgrado por ser unas personas increíbles con quienes compartía muchos momentos que siempre llevaré en mi corazón.

Ustedes han enriquecido mi vida con su experiencia, cariño y alegría. Gracias por permitirme recorrer este pequeño camino junto a ustedes.

A mis amigos Rosirys, Yamilet, Leo, José, Milagros, Douglas, que me han apoyado desmesuradamente, sólo puedo decirles mil gracias de todo corazón, que Dios los bendiga, porque ustedes han sido una bendición en mi vida.

A la profesora Scandra Mora y a la profesora Rosa de Narváez de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", Vice- Rectorado Puerto Ordaz, a quienes debo agradecer su guía y apoyo en la estructuración de esta investigación.

A todas aquellas personas que de alguna forma me han apoyado durante la experiencia en la conclusión de mi investigación que merecen las gracias porque sin su valiosa aportación no hubiera sido posible este proyecto.

DEDICATORIA

A Dios todo poderoso

A Gertrudys (Mi madre)

A mis hermanos y hermanas

A mis amigos

Autor:

Ing. Yrma De Lourdes Aguinagalde

Trabajo de Grado presentado ante la Dirección de Investigación y Postgrado del Vicerrectorado Puerto Ordaz como parte de los requisitos para optar al Título Académico de Especialista en Gerencia de Mantenimiento.

TUTOR: ING. SCANDRA MORA M.Sc.

Enviado por: Iván José Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO UNIDAD REGIONAL DE POSTGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE MATENIMIENTO

PUERTO ORDAZ 19 DE MAYO DE 2009