Herramientas administrativas
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: DIAGRAMA DE AFINIDAD.
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA:
El diagrama de afinidad ayuda agrupar aquellos elementos que están relacionados de forma natural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave. El uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo que produce conceso por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión. El procedimiento es enunciar el asunto en una oración completa, usar ideas usando frases cortas en notas autoadherentes, pegarlas para que las vea el equipo, clasificar las ideas en grupos lógicos y formar encabezados descriptivos concisos para cada grupo.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR UN DIAGRAMA DE AFINIDAD
PASO 1
Plantee el asunto que se está analizando en una oración completa.
Sugerencia: Desde el inicio, se debe llegar a un consenso con relación a las palabras que se van a usar. Los planteamientos neutrales funcionan bien, pero las preguntas positivas, negativas y orientadas hacia soluciones también funcionan.
PASO 2
Busque y analice al menos 20 ideas o asuntos.
Registre cada idea en una hojita de papel Post-it, en letras grandes y oscuras, para que sea visible desde una distancia de 1 metro. Use como mínimo un sustantivo y un verbo. Evite usar palabras aisladas. De cuatro a siete palabras está bien.
Sugerencia: Un diagrama de afinidad "típico" tiene de 40 a 60 elementos; no es inusual tener de 100 a 200 ideas.
PASO 3
Separe/clasifique las ideas simultáneamente en 5-10 columnas.
Mueva las hojitas Post-it hacia donde mejor encajen según su opinión; no pregunte, simplemente mueva cualquier nota que piense deba estar en otra columna. La clasificación disminuirá o se detendrá cuando cada persona se sienta lo suficientemente cómoda con los agrupamientos.
Sugerencia: Separe/clasifique en silencio para concentrarse en el significado de las ideas y las conexiones entre todas las ideas en lugar de analizar las emociones y la historia que a menudo surgen en las discusiones.
Sugerencia: Según una idea es movida hacia un lugar u otro trate de ver la conexión lógica que la otra persona está haciendo. Si el movimiento continúa más allá de un punto razonable convenga en crear un Post-it duplicado y colocarlos en columnas diferentes.
Sugerencia: Está bien si algunas ideas se quedan solas. Estas "solitarias" pueden ser tan importantes como otras que encajan en agrupamientos de manera natural.
PASO 4
Para cada columna, cree tarjetas resumen o de encabezamiento usando el consenso.
a) Obtenga un consenso rápido del equipo con respecto a una palabra o frase que capte la idea/tema central de cada columna o agrupamiento; regístrela en una hojita Post-it y colóquela arriba de cada columna. A estas hojitas se les llama borradores de tarjetas de encabezamiento.
b) Para cada agrupamiento convengan en una oración concisa que combine la idea central del agrupamiento y lo que todas las notas Post-it especificas añaden a dicha idea; regístrela y sustituya la versión del borrador. Esta sería la tarjeta de encabezamiento final.
c) Divida los agrupamientos grandes en sub-agrupamientos según sea necesario y cree los subencabezamientos apropiados.
PASO 5
Dibuje el diagrama de afinidad final conectando todas las tarjetas de encabezamiento finalizadas.
Este último paso es muy importante para integrar las diferencias en ideas, en alternativas, en soluciones. Casi siempre es posible integrar las diferentes ideas en una nueva idea que incluya las ideas anteriores.
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: DIAGRAMA DE RELACIONES
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA
El Diagrama de Relaciones es una técnica que permite entender las relaciones causa-efecto existentes entre los diferentes factores causales de un problema, es conocido también como Diagrama de Interrelaciones o Diagrama de Causa Efecto Multidireccional.
Cuando un equipo de trabajo se encuentra ante un problema complejo, en los que no es fácil contar con datos cuantitativos y se requiere probar el grado de contribución de las causas a un problema, es necesario emplear esta técnica ya que permite observar las relaciones entre causas en un mapa completo. Este tipo de diagramas permite adquirir un conocimiento profundo de las diferentes variables que intervienen en el problema y la forma como se relacionan entre ellas. Esta técnica se puede aplicar cuando:
-Un problema es complejo y existe dependencia entre las diferentes causas.
-Se ha percibido que el tema de estudios no es una causa sino un síntoma.
-Cuando se cree que existe una causa raíz que no ha sido identificada.
-Cuando existen numerosas opiniones verbales sobre el tema y es necesario priorizar estos aportes.
Dar una visión de conjunto de la complejidad de un problema. Este diagrama presenta, en visión de conjunto, que causas están en relación con determinados efectos y cómo se relacionan entre si diferentes conjuntos de causas y efectos. Este diagrama facilitara la identificación de las causas de un problema, clarifica la estructura del mismo con lo que permite identificar mejor los medios más adecuados para resolverlos.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR UN DIAGRAMA DE RELACIONES
PASO 1
Enunciar el problema por escrito.
PASO 2
Listar las causas probables del problema, encerrar cada causa en un círculo.
PASO 3
Identificar el resultado que corresponde a cada causa, cada resultado se escribe y se encierra en un círculo.
PASO 4
Relacionar la causa con su resultado con una flecha.
PASO 5
Cuando un resultado es causa de otro resultado, se pone una flecha partiendo del resultado-causa hacia el resultado correspondiente
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: DIAGRAMA DE ÁRBOL
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA
El Diagrama de Árbol, o sistemático, es una técnica que permite obtener una visión de conjunto de los medios necesarios para alcanzar una meta o resolver un problema.
Partiendo de una información general, como la meta a alcanzar, se incrementa gradualmente el grado de detalle sobre los medios necesarios para su consecución. Este mayor detalle se representa mediante una estructura en la que se comienza con una meta general (el "tronco") y se continúa con la identificación de niveles de acción más precisos (las sucesivas "ramas"). Las ramas del primer nivel constituyen medios para alcanzar la meta pero, a su vez, estos medios también son metas, objetivos intermedios, que se alcanzarán gracias a los medios de las ramas del nivel siguiente. Así repetidamente hasta llegar a un grado de concreción suficiente sobre los medios a emplear.
Es empleado para obtener una visión de conjunto de los medios mediante los cuales se alcanza una determinada meta. Se logra mediante una organización sistemática de metas y los medios para alcanzarlas. Muy útil para presentar el conjunto organizado de medidas con las que se pretende lograr un determinado objetivo o propósito. Similar al diagrama de relaciones, en el diagrama de árbol cada medio se convierte a su vez en una meta a alcanzar.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR DIAGRAMAS DE ÁRBOL
PASO 1
Reunir un equipo apropiado.
PASO 2
Elegir la declaración de objetivo. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes:
El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un diagrama de afinidad.
La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto
El aspecto clave de un diagrama de árbol
Un aspecto clave identificado por el equipo
Generar los encabezados de primer nivel del árbol.
Como punto de inicio, usar los siguientes tres encabezados de primer nivel del árbol
Si el objetivo es un aspecto clave de un diagrama de afinidad, usar las tarjetas de encabezado. Si el objetivo es la tarjeta crítica de encabezado, usar las tarjetas bajo tal encabezado
Si el objetivo es una causa o efecto raíz de una gráfica doble de interrelaciones, usar las tarjetas que llevan a ella
Si el objetivo es un aspecto clave identificado por el equipo, realizar una tormenta de ideas cuyo enfoque sea la implantación
PASO 3
Completar el diagrama de árbol bajo cada encabezado principal.
PASO 4
Revisar el diagrama de árbol terminado.
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: DIAGRAMA MATRICIAL
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA
Los diagramas matriciales son herramientas que se emplean para revelar las correlaciones entre ideas, tares y responsabilidad y que aparecen en diversas formas matriciales, es posible emplear estas herramientas para organizar y comparar dos o más conjuntos de artículos para mostrar cuáles de ellos están relacionados, asimismo pueden mostrar la fortaleza estadística y la dirección de influencia de cada relación.
Los diagramas matriciales se emplean para mostrar la relación entre las tareas de un diagrama de árbol y otras características o funciones, son herramientas de extrema flexibilidad, pueden manejar cualquier tipo de contenido de información y comparar cualquier número de variables.
Pueden tener cualquiera de las siguientes formas:
Forma de L, forma de T, forma de Y, forma de X, forma de C
Es posible crear diagramas matriciales para mostrar diversos tipos de relaciones, una forma de usarlos es desarrollar las nuevas actividades contra lo que en ese momento hace una organización, para desplegar una solución genérica.
Facilitan la identificación de la relación que pueda existir entre los factores de un problema, dado que son esquemas que permiten relacionar, mediante un sistema de columnas e hileras, los diferentes elementos o factores del problema que se analiza. El análisis se realiza con el propósito de identificar las acciones más convenientes a tomar para solucionar el caso en estudio.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR UN DIAGRAMA MATRICIAL
1. Identificar los dos factores o aspectos a relacionar entre sí y escribirlos en el ángulo superior izquierdo del diagrama, separados por una línea diagonal
2. Desarrollar por temas cada uno de dichos aspectos. Los títulos de los temas mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado debajo de la diagonal pasan a ser los encabezados de la primera columna, los títulos de los temas mediante los cuales se desarrolla el aspecto colocado arriba de la diagonal pasan a ser los encabezados de la primera hilera.
3. Se procede ahora a llenar cada uno de las celdas de la matriz con los datos correspondientes con las relaciones sean fuertes, medias o débiles.
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA:
Ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este, El Flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento. En la actualidad los flujogramas son considerados en la mayoría de las empresas, como uno de los principales instrumentos para la explicación gráfica, en la realización de métodos o sistemas que tenga como fin la optimización o mejora de los procesos particulares que la misma desarrolla.
Es importante este tipo de esquema en toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias (puntos, críticos) y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
En términos generales consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o actividades o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. El flujograma(Diagrama de flujo) o también llamado Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica, según su formato o propósito puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.
Se puede resumir las funciones principales de un flujograma de la siguiente manera: Un flujograma permite al analista asegurarse que se hayan desarrollado adecuadamente todo lo relacionado con el procedimiento que se quiere representar. Otra de las funciones de un flujograma es que con ella se pueden escribir cierta información de manera clara y con un orden lógico. Y otro aspecto importante de este es que no es costoso, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados, como por ejemplo: algún software especial para elaborarlo, que generalmente los software son muy caros.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
A continuación se muestra de manera específica los pasos que se deben de seguir para elaborar un diagrama de flujo:
Debemos definir para cada proceso:
a) Determinar el marco teórico y los límites:
1. Objetivo
2. Cliente
3. Origen
4. Resultado
5. Responsable
6. Participantes
7. Definiciones
b) Determinar los pasos del proceso:
Se debe Realizar una lista con las actividades principales, entradas (inputs), salidas (outputs) y decisiones.
c) Dibujar el diagrama de flujo, con la simbología correspondiente:
Utilizaremos los símbolos citados anteriormente. Antes de comenzar, tenemos que etiquetar cada actividad de la lista. En general, se nombran las acciones con verbos en infinitivo: comprar, hacer, entregar, revisar, etc.
Para hacer el diagrama, se empezará identificando qué actividad, hecho, información o producto inicia el proceso: este hecho irá dentro de un rectángulo de aristas redondeadas. Luego se determinará la actividad, o en su caso actividades, inmediatamente posterior o posteriores.
A medida que se realiza el diagrama, para las actividades en que se considere necesario, se irá rellenado una "plantilla" en la que se indica:
" Qué ", que es lo que se hace
" Quién ", quién lo hace
" Cuándo " debe hacerlo
" Cómo ", cómo debe hacerlo
"Registros ", los registros y/ o documentos que se hayan generado y que nutren la siguiente actividad.
c) Comprobar el diagrama de flujo:
El diagrama tiene por objetivo representar la realidad del proceso, por tanto:
1. Comprobaremos que los símbolos están bien utilizados.
2. Verificaremos que están identificados claramente las actividades y elementos del proceso.
3. Cada camino debe conectar hacia atrás o hacia adelante con otra actividad.
4. Si sale más de una flecha de un símbolo de actividad, necesitaremos un rombo de toma de decisiones; a veces es necesario no usar preguntas de bifurcación explicando mediante un texto corto sobre flechas el camino a elegir.
5. Validaremos el diagrama con personas imparciales: la propia Dirección revisa los diagramas antes de aprobarlos y ser presentados a la comisión de gestión.
Así como también se deben seguir las siguientes recomendaciones ya que son fundamentales para elaborar un bue diagrama de flujo: los diagramas de flujo deben ser sintéticos, es decir, que la representación que se haga de un sistema o proceso debe quedar resumida en pocas hojas, de preferencia solo en una, ya que los diagramas de flujo extensos dificultan su comprensión y asimilación por lo tanto estos deben ser prácticos. Los diagramas de flujo deben de tener una simbología correcta (se deben de conocer todos los símbolos y los significados de estos), ya que esto facilita a los analistas a no tener que hacer anotaciones excesivas, repetitivas y confusas y así sean fácil de interpretar. A continuación se muestra la simbología y el significado de estos:
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: TORMENTA DE IDEAS
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA:
La lluvia de ideas (en inglés brainstorming), también denominada tormenta de ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.
Esta herramienta fue ideada en el año 1938 por Alex Faickney Osborn, cuando su búsqueda de ideas creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.
El uso de técnicas como la de la lluvia de ideas en la empresa es cada vez mayor. Muchas empresas se apoyan en los resultados de brainstorming, además del habitual estudio de mercado, a la hora de tomar decisiones estratégicas. Es por esto que cada vez están surgiendo más programas software y herramientas online que permiten a las empresas realizar sesiones de brainstorming con sus empleados, clientes o con el público en general.
El propósito en general de la tormenta de ideas es trabajar como grupo para identificar un problema, y hallar, a través de una intervención participativa, la mejor decisión de grupo para un plan de acción que lo solucione.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR UNA TORMENTA DE IDEAS
Requerimientos
Un problema que solucionar,
Un grupo con potencial para trabajar en equipo. Puede ser desde un pequeño equipo operacional o gestor de entre cinco y diez personas (por ejemplo instructores, trabajadores sobre el terreno, un sindicato), hasta una reunión de todo un pueblo de cien o doscientas personas
Un tablero, grandes hojas de papel en blanco o algo que sea fácilmente visible por todos, y algunos rotuladores grandes para escribir, y
Un moderador (usted). Alguien cuya función es provocar las sugerencias de los participantes, no imponerles sus opiniones, aunque con aptitudes de liderazgo para mantener el orden y el propósito de la sesión.
Las reglas básicas
El moderador dirige cada sesión.
El moderador pide sugerencias de los participantes.
No se permite la crítica (a las sugerencias de cualquiera) por parte de nadie y
Todas las sugerencias se registran en la pizarra (incluso las disparatadas).
Procedimiento
PASO 1
Definir el problema:
Pida sugerencias de cuál es el problema más importante.
No permita las críticas (a las sugerencias de los demás) por parte de nadie.
Escriba en la pizarra todos los problemas propuestos.
Agrupe los problemas similares o relacionados, y después
Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes).
PASO 2
Señalar la meta:
Invierta la definición del problema (su solución).
La solución al problema definido en la etapa anterior es la meta.
Defina la meta como solución al problema.
Escriba la meta en la pizarra, luego
Recuerde al grupo que esta meta es la que han elegido.
PASO 3
Definir el objetivo:
Explique la diferencia entre una meta y un objetivo.
El moderador debe saber que un objetivo debe ser medible, finito y tener una fecha de conclusión (SMART).
Pida al grupo que sugiera objetivos.
Escriba todos los objetivos propuestos en la pizarra.
No acepte críticas (a ninguna sugerencia) por parte de nadie.
Agrupe los objetivos similares o relacionados.
Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes), luego
Recuerde al grupo que son ellos los que han generado el (los) objetivo(s) principal(es).
PASO 4
Identificar recursos e impedimentos:
Pida al grupo que sugiera recursos e impedimentos.
Escriba todos los recursos e impedimentos en la pizarra.
No acepte críticas (a ninguna sugerencia) por parte de nadie.
Agrupe los recursos similares o relacionados.
Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes).
Recuerde al grupo que son ellos, no usted, los que han generado la lista.
Agrupe los impedimentos similares o relacionados.
Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes), luego recuerde al grupo que son ellos los que han generado el orden de la lista.
PASO 5
Identificar una estrategia:
Pida al grupo que sugiera estrategias.
Escriba las estrategias propuestas en la pizarra.
No acepte críticas (a ninguna sugerencia) por parte de nadie.
Agrupe las estrategias similares o relacionadas.
Ordénelas y lístelas por orden de prioridad (empezando por las más importantes).
Recuerde al grupo que son ellos los que han generado la lista.
Elija la estrategia situada al principio de la lista.
PASO 6
Resumir en la pizarra las decisiones del grupo:
el problema,
la meta,
los objetivos,
los recursos,
los impedimentos y
la estrategia.
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: PORQUE-PORQUE O LOS 5 PORQUE
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA:
Los Cinco Por Qué, es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas, en el cual esta su objetivo es buscar posibles causas principales de un problema, para luego tomar una decisión y así llegar a la solución del problema.
Durante esta fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. Esto podría convertirse en un inconveniente al identificar las causas principales más probables del problema debido a que no se ha profundizado lo suficiente.
La técnica requiere que el equipo de trabajo pregunte "Por Qué" al menos cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle. Una vez que sea difícil para el equipo responder al "Por Qué", la causa más probable habrá sido identificada.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR LAS PREGUNTAS DE POR-PORQUE
PASO 1
Realizar una sesión de Lluvia de Ideas normalmente utilizando el modelo del Diagrama de Causa y Efecto.
PASO 2
Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar "¿Por qué es así?" o "¿Por qué está pasando esto?"
PASO 3
Continuar preguntando Por Qué al menos cinco veces. Esto reta al equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya "probadas y ciertas".
PASO 4
Habrá ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando Por Qué para poder obtener las causas principales.
PASO 5
Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar "Quién".
Es muy importante recordar que el equipo está interesado en las causas del problema y no en las personas involucradas.
Sugerencias
Esta técnica se utiliza mejor en equipos pequeños (4 a 8 personas).
El responsable deberá conocer la dinámica del equipo y las relaciones entre sus miembros.
Durante los Cinco Por Qué, existe la posibilidad de que muchas preguntas podrían causar molestia entre algunos de los miembros del equipo, de ahí la importancia de centrarnos en las causas del problema y no en las personas que lo originaron.
Un ejemplo de utilización
1. Se descubrió que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando más rápido que cualquiera de los otros monumentos de Washington D.C, – ¿Por qué?
2. Porque se limpiaba con más frecuencia que los otros monumentos -¿Por qué?
3. Se limpiaba con más frecuencia porque había más depósitos de pájaros en el monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento -¿Por qué?
4. Había más pájaros alrededor del monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento, particularmente la población de gorriones era mucho más numerosa – ¿por qué?
5. Había más comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln – específicamente ácaros -¿por qué?
6. Descubrieron que la iluminación utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de los otros monumentos y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros.
7. Cambiaron la iluminación y solucionaron el problema.
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: COMO-COMO
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA
Diagrama Cómo-Cómo es similar al diagrama Por qué- Por qué. Busca identificar los pasos necesarios para implementar una solución. En vez de preguntar "¿Por qué?" el solucionador de problemas debe de preguntar cómo.
Vender una idea requiere diferentes conductas que las necesarias para inventarla. Esta es una técnica diseñada para ayudar en el contexto de la acción.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR UNA TABLA DE COMO-COMO
PASO 1
Definir correctamente cual es el problema o lo que se quiere mejorar.
PASO 2
Elaborar una tormenta de ideas, en este caso una tormenta de solución.
PASO 3
Organizar la información, seleccionar las ideas o soluciones que mejor se adaptan al problema.
PASO 4
La solución obtenida del problema se coloca en la parte izquierda de la hoja de papel.
PASO 5
Un árbol de decisión se construye preguntando ¿Cómo? en cada acción.
PASO 6
Continuar el proceso hasta un nivel de detalle suficiente.
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: 5W + 2H
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA
El objetivo de esta herramienta es planear, guiar y coordinar los esfuerzos de un equipo que busca desarrollar una mejora que puede ser crear algo nuevo o mejorar algo existente. Es una herramienta de planeación a prueba de errores y condiciones.
Esta herramienta de planeación es muy eficaz por que el plan se elabora rápidamente siguiendo un proceso de pensamiento muy lógico. ¿Qué?, ¿Por qué? ¿Cómo?
La pregunta porque evita que se realicen coas innecesarias y se desperdicien recursos; declara que las actividades se justifican solo por los resultados que persiguen.
La pregunta como evita confusiones y da a los miembros del equipo una guía clara de acción.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR DIAGRAMAS DE ÁRBOL
PASO 1
Debe establecerse el objetivo del plan. El sistema propuesto sugiere que el horizonte de planeación operativa sea de uno a tres meses. Los objetivos nacen de las necesidades de los clientes, y cuando la empresa tiene directrices anuales, los objetivos deben guiarse por ellas. Tan pronto como se ha definido el objetivo es necesario traducirlo a una meta.
PASO 2
La meta cuantifica el objetivo. Hay dos formas para establecer metas.
1. Meta temporal. Es el cumplimiento de determinado trabajo. En este caso debe quedar muy bien definido cual es el entregable al final del plan y la fecha límite. Ejemplo: lograr cierto reconocimiento o el cumplimiento de una norma para determinada fecha.
2. Meta por resultados. Es el alcance de un nivel específico en la variable determinada por el objetivo. Ejemplo: aumentar las ventas en determinado porcentaje para tal fecha.
Una vez definidos el objetivo y la meta, se construye el método que permitirá alcanzar la meta.
PASO 3
¿Qué? (What). En esta señalan las acciones que han de llevarse a cabo para alcanzar la meta. Las acciones tienen que ser las suficientes para que la meta sea alcanzada. Para seleccionarlas es útil hacer una tormenta de ideas usando una hoja de papel para cada acción.
PASO 4
¿Por qué? (Why). Esta parte es de suma importancia en el plan, siempre debe determinarse el porqué una acción que debe ser llevada a cabo; esto va evitar que se realicen acciones necesarias, que consumen recursos. Con esta pregunta unimos la acción con el resultado.
PASO 5
¿Cómo? (How). Es una pregunta que tiene gran importancia en el plan. Ella detalla, de forma concreta, como la acción (que) se llevara a cabo. La respuesta a esta pregunta debe ser concreta y no dejar lugar a dudas. El cómo debe generar evidencia que puede ser auditable.
PASO 6
¿Quién? (Who). Es el responsable de ejecutar el cómo.
PASO 7
¿Dónde? (Where). Es el lugar donde se ejecutara el cómo.
PASO 8
¿Cuándo? (When). Es la fecha de inicio y fin del cómo.
PASO 9
¿Cuánto? (How much). Son los recursos que consumirá el plan.
Ejemplos en el orden de la metodología
Qué:
¿Qué hacer?
¿Qué se está haciendo?
¿Qué debería hacerse?
¿Qué otra cosa puede ser hecha?
¿Qué otra cosa debería hacerse?
Por qué:
¿Por qué él/ ella lo hace?
¿Por qué lo hace?
¿Por qué lo hace allí?
¿Por qué de esta manera?
¿Por qué en ese momento?
Cómo:
¿Cómo se está haciendo?
¿Cómo debería ser hecho?
Quién:
¿Quién hace la tarea?
¿Quién debería estarla haciendo?
¿Quién más puede hacerla?
¿Quién más debería estar ayudando?
Dónde
¿Dónde hacerlo?
¿Dónde se está haciendo?
¿Dónde debería ser hecho?
¿Dónde más puede hacerse?
Cuándo:
¿Cuándo debe de estar terminado?
¿Cuándo debe de iniciar?
¿Cuándo se evalúa?
Cuánto:
¿Cuánto cuesta?
¿Cuánto está costando?
¿Cuánto debería costar?
¿Cuánto deberíamos ahorrar?
Herramientas estadísticas
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: HOJAS DE VERIFICACIÓN
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA:
Una hoja de verificación es un recurso para registrar datos y en esta esencia se trata de una lista de categorías. Conforme ocurren eventos de estas categorías, se coloca una marca en la categoría correspondiente de la hoja de verificación. Dada una lista de elementos o eventos, e usuario de la hoja de verificación marca la cantidad de ocasiones que ocurre un evento o elemento específico. Una hoja de verificación tiene muchas aplicaciones y el usuario puede adaptarla a cualquier situación particular.
Son formatos para recolectar, presentar y analizar información.
Tipos de hojas de verificación:
1. Para visualizar distribuciones
2. Para registrar el total de defectos por cada tipo
3. Para localizar defectos
4. Para estratificar el registro del número de unidades defectuosas
5. Para registrar procedimientos
Se utiliza para reunir datos basados en la observación del comportamiento de un proceso con el fin de detectar tendencias, por medio de la captura, análisis y control de información relativa al proceso. Básicamente es un formato que facilita que una persona pueda tomar datos en una forma ordenada y de acuerdo al estándar requerido en el análisis que se esté realizando. Las hojas de verificación también conocidas como de comprobación o de chequeo organizan los datos de manera que puedan usarse con facilidad más adelante.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR DIAGRAMAS DE ÁRBOL
Las hojas de verificación se utilizan con frecuencia en conjunto con otras técnicas de aseguramiento de la calidad. Los pasos a seguir son:
PASO 1
Determinar claramente el proceso sujeto a observación. Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso.
PASO 2
Definir el período de tiempo durante el cual serán recolectados los datos. Esto puede variar de horas a semanas.
PASO 3
Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar. Asegúrese de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos.
PASO 4
Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegúrese de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad.
1.- NOMBRE DE LA HERRAMIENTA: EL ANÁLISIS DE PARETO O DIAGRAMA DE PARETO
2.-OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA:
El objetivo de esta herramienta es solucionar problemas, específicamente los problemas de calidad que se presentan como perdidas (productos defectuosos). La mayoría de las pérdidas se deberán a unos tipos de defectos, y estos defectos pueden atribuirse a un número muy pequeño de causas, por eso es muy importante aclarar el patrón de la distribución de la perdida. Si se identifican las causas de estos pocos defectos vitales, podremos eliminar casi todas las perdidas, concentrándonos en esas causas particulares y dejando de lado por el momento otros defectos triviales, es decir, defectos que no son de mucha importancia y que no afectan demasiado al producto. Es muy importante aclarar el patrón de la distribución de la perdida.
En 1897, el economista italiano V.Pareto presento una fórmula que mostraba que la distribución del ingreso es desigual. En 1907, el economista norteamericano M.C. Lorenz expreso una teoría similar por medio de diagramas. Estos dos estudiosos indicaron que una proporción muy grande del ingreso está en manos de muy pocas personas. Mientras tanto, en el campo del control de calidad, el Dr.J.M Juran aplico el método del diagrama de Lorenz como fórmula para clasificar los problemas de calidad en los pocos vitales y los muchos vitales, y llamo este método Análisis de Pareto. Este señalo que, en muchos casos, la mayoría de los defectos y de su costo se deben a un número relativamente pequeño de causas.
3.- METODOLOGÍA DE APLICACIÓN: COMO ELABORAR DIAGRAMAS DE PARETO
PASO 1
Decida qué problemas se van a investigar y como recoger los datos.
1) Decida qué clase de problemas son los que usted quiere investigar. Ejemplos: Errores que cometen los trabajadores (falta de capacitación), mala logística (que falten materias primas en el almacén y esto atrase la producción), mala administración, objetos defectuosos, perdidas en términos monetarios, ocurrencia de accidentes.
2) Decida qué datos va a necesitar y como clasificarlos. Ejemplos: Por área de trabajo, por el tipo de tarea o actividades que se realizan, por el tipo de defecto, proceso, maquina, trabajador, método.
Nota: Resuma los ítems que se presentan con poca frecuencia en la categoría "otros".
3) Defina el método de recolección de los datos y el periodo de duración de la recolección.
Nota: Se aconseja utilizar un formato de investigación. Ejemplo: se pueden usar las hojas de registro o elaborar un formato que se acomode a nuestras necesidades.
PASO 2
Diseñe una tabla para conteo de datos, con espacio suficiente para registrar los totales. Por ejemplo: Recolección de datos de fallas de escritorios.
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