Diseño de un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total

AGENDA DE PRESENTACIÓN EL PROBLEMA (Gp:) Tipo de estudio Población y muestra Instrumentos Procedimientos RESULTADOS DISEÑO METODOLÓGICO OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN (Gp:) Diagnostico de la situación actual Descripción de los resultados PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO RESULTADO DEL ESTUDIO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Gp:) General Especifico

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES P.M.H, tiene como función principal procesar y despachar mineral de Hierro de acuerdos a los requisitos exigidos por los clientes. FERROMINERA Altos niveles de Calidad Y Productividad Unidades Productivas Iniciativas Eficiencia en la gestión de los recursos y procesos internos

TOMA DE DECISIONES Se deriva la necesidad de Diseñar un Sistema de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Productividad Total PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Necesidad de una nueva herramienta de gestión Falta de indicadores claramente definidos Necesidad de mejoras Cantidad de información de uso diario Exigencias de los clientes El cumplimiento de los objetivos, no se refleja bajo informes de gestión Superintendencia de Operaciones P.M.H Factores que intervienen en el proceso productivo Conocer la productividad de la unidad

OBJETIVO GENERAL DISEÑAR UN SISTEMA DE GESTIÓN AUTOMATIZADO PARA LA MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LA PRODUCTIVIDAD TOTAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES DE P.M.H EN C.V.G FERROMINERA ORINOCO C.A

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar los fundamentos teóricos sobre, indicadores de gestión, sistemas de control de gestión y sistemas de medición y análisis de la productividad, productividad total. Diagnosticar la situación actual de la Superintendencia de Operaciones de P.M.H en torno a: entradas y salidas de los procesos, actividades, control de gestión, manejo de información y recursos. Identificar los factores que afectan actualmente la productividad en la Superintendencia de Operaciones de P.M.H. Determinar los requerimientos de los usuarios, para incorporarlos al sistema de gestión propuesto.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar los diferentes diagramas de flujo de datos del sistema de gestión propuesto. Definir los indicadores de gestión que permitan medir las diferentes variables que intervienen en las actividades de la Superintendencia de Operaciones P.M.H. Diseñar el sistema de gestión propuesto, elaborando un prototipo, que satisfaga los requerimientos de los usuarios. Elaborar el manual del usuario del sistema de gestión propuesto.

TIPO DE ESTUDIO APLICADA: El estudio está orientado a un problema específico como lo es la ausencia de un sistema de gestión para la medición y análisis de la productividad total en la superintendencia. El diseño del sistema es una aplicación de la investigación. DESCRIPTIVO: Comprendió la descripción, registro, análisis e interpretación de la situación actual en cuanto a la productividad en la Unidad, esto permitió trabajar sobre realidades de hechos y características fundamentales.

POBLACIÓN Y MUESTRA La población coincidió con la muestra, la cual estuvo conformada por las operaciones que se llevan a cabo en la Superintendencia tales como: procesos medulares, procesos de soportes, objetivo funcional, servicio y clientes. Para efectos de la aplicación del instrumento de recolección de datos como cuestionario y entrevistas, se tomó en consideración el personal adscrito a la Superintendencia de Operaciones P.M.H.

INSTRUMENTOS Para la recolección de los datos e información necesaria se utilizaron los siguientes instrumentos: Entrevistas. Cuestionario. Observación directa. Manual de la empresa. Informes internos de la empresa. Paquetes computarizados. Red Internet y bibliotecas.

PROCEDIMIENTOS Revisión bibliográfica Diagnostico de la situación actual Requerimientos de los usuarios Factores que afectan la productividad Definición de los indicadores Elaboración de formatos Diseño de los diagramas de flujo Diseño y desarrollo del sistema Elaboración del manual del usuario Aplicación del instrumento de recolección de datos

(Gp:) Jefatura de Área Servicio de Limpieza (Gp:) Gerencia General de Operaciones (Gp:) Gerencia de P.M.H (Gp:) Superintendencia de Operaciones de P.M.H (Gp:) Jefatura de Turno Operaciones (Gp:) Supervisión Servicio de Limpieza Línea de Producción (Gp:) Supervisión Servicio de Limpieza Línea de Transferencia y Despacho (Gp:) Supervisión de Operaciones Línea de Producción (Gp:) Supervisión de Operaciones Línea de Transferencia y Despacho Descripción de la unidad: DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS Dada la estructuración del proceso productivo en la Superintendencia de Operaciones, se procesa, transfiere y despacha mineral de Hierro y se ejecuta programas de limpieza en todo el sistema de procesamiento.

Plan de producción (P.M.H – 2.005): “a) mantener una disponibilidad de los sistemas de volteo, trituración, secado, apilamiento y despacho mayor o igual a 85%, b) cumplir el programa de seguridad e higiene industrial en 90% de las actividades planificadas y registrar un índice de frecuencia máximo de 9, c) continuar con los cronogramas de los sistemas de gestión de la gerencia, calidad, ambiente y seguridad, d) cumplir el 80% del programa de mantenimiento preventivo de equipos pesados”. DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS El objetivo funcional: “Asegurar el cumplimiento de los programas de producción establecidos por la gerencia de P.M.H, tanto en los procesos de producción como en el de transferencia y despacho en términos de calidad, oportunidad y costos”

Funciones de la unidad: Participar en la elaboración de los planes y programas de las áreas de volteo, trituración, transferencia y despacho del mineral. Cumplir con el SGC y el SGA. Ejecutar efectivamente las operaciones en cada una de las áreas. Coordinar con los clientes externos las actividades necesarias para lograr el cumplimiento del suministro del mineral de Hierro. Cumplir con los estándares de costo. DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS

EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) PROCESO DE PRODUCTIVIDAD MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LA PRODUCTIVIDAD (Gp:) Aplicación de Modelo (Gp:) DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN (Gp:) Sistema de Indicadores (Gp:) CODIFICACIÓN EN VISUAL BASIC (Gp:) Sistema de Gestión Propuesto (Gp:) RESULTADOS (Gp:) Informe de Gestión (Gp:) Modelo de Excelencia de Gestión (Gp:) Diagnóstico (Gp:) ENTREVISTA OBSERVACIÓN DIRECTA (Gp:) Toma de Decisiones

EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA Y DESPLIEGUE DE OBJETIVOS 1.1 Análisis y Planes Estratégicos (67%) – Revisión de la estrategia del negocio considerando el FODA. – Formulación de Objetivos y Proyectos Estratégicos. – Mecanismos de seguimiento y control periódico. 1.2 Despliegue de objetivos (55%) – Mecanismos para el despliegue de objetivos estratégicos hasta niveles operativos. – Cada unidad posee y ejecuta planes, programas y proyectos. 1.3 Proyecciones de Desempeño e índices a mediano plazo (76%) – Elabora proyecciones de desempeño considerando los aspectos de mercado, financieros, recursos humanos, parámetros operacionales claves y de clientes. INFORMACIÓN Y ANALISIS 2.1 Tipo y Alcance de la Información (65%) – Definición de indicadores y estándares en todas las áreas. – Normalización de los reportes y conocidos en todos los niveles. 2.2 Sistema de Información y Control de Gestión (55%) – Disposición de un sistema de información integral con base a indicadores y estándares. – Evaluación periódica del sistema de información. 2.3 Utilización de la Información e Indicadores (48%) – Toma de decisiones en base a los indicadores en los reportes de información – Aplicación de practicas gerenciales tales como: tablero de control, pizarras, entre otros.

EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Existe un cumplimiento del 38%. “Suceptibles a mejoras”

Mano de obra DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Capacitados tanto interno como externamente de la empresa. Los operadores son rotados de una línea a otra y de una ocupación a otra. No se realiza medición de la productividad de mano de obra, por carecer de un instrumento de medición que le permita detectar las fallas en este aspecto.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Documentación y control No dispone de una herramienta eficaz que permita evaluar, controlar y comparar el desempeño actual de su gestión de una manera sinóptica a través de gráficos y cuadros comparativos. Toda la información concerniente al comportamiento de las variables inmersas en el proceso productivo es obtenida de los informe de gestión generados por la Superintendencia de Planificación y Control. Se especifica la actuación de la operaciones del proceso las 24 horas del día, en ellos se evidencia los indicadores y las variables más importantes que se encuentran el informe.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Documentación y control No posee los factores críticos (misión, visión) y objetivos estratégicos claramente definidos ni a corto, mediano y largo plazo. Su planificación se realiza tomando como base el plan corporativo de la empresa, los lineamientos y estrategias asociados a una unidad que se consideran que permitirán el cumplimiento del las metas de la organización. Se cuenta con un reporte de operaciones por turnos, el cual suministra toda la información referente a los resultados de las operaciones por turnos.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Documentación y control La información es manejada de manera general en la Superintendencia, lo que no permite que se conozcan las desviaciones específicas de cada unidad de gestión. La información es afectada por las opiniones subjetivas de quien la suministra, lo que impide su correcto procesamiento y confiabilidad. No se realiza un evaluación de los programas como base para continuar las actividades que conducen al logro de sus objetivos.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Materia prima La retraso en la llegada del mineral proveniente de la mina (esperando tren cargado), trae como consecuencia demoras en el sistema productivo ocasionando retrasos considerables en la producción, provocando paradas en el proceso por no tener vagones disponibles en el tiempo requerido para efectuar las operaciones en el volteo. Proveedor Superintendencia de Operaciones FFCC Gerencia de FFCC Cliente Superintendencia de Operaciones P.M.H Volteador de vagones

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Maquinarias y equipos Presentan fallas en sus componentes eléctricos y mecánicos esto afecta la efectividad de sus operaciones y repercute en las constantes demoras que se presentan en el proceso productivo, impactando de manera negativa la productividad de las maquinarias.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Maquinarias y equipos Las máquinas se mantienen ociosas a consecuencia de: En el cambio de turno los operadores no espera su respectivo relevo en su sitio de trabajo, trayendo como consecuencia interrupciones en las operaciones. Cuando no hay material disponible o cuando el operador decide apagar la maquinaria por razones personales. ESTAS CONDICIONES ROMPEN EL PROCESO DE PRODUCTIVIDAD

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Calidad y productividad Falta de un sistema de evaluación en base a indicadores. La productividad no ha sido una cultura que se ha cultivado en la mente de todos los trabajadores. La alta gerencia ha prestado más atención a la calidad de los productos que a la calidad de los procesos. Reflejan sus logros productivos en vallas y en anuncios de prensa, pero no dicen cuánto costó ese resultado y si el mismo respondía a las necesidades de los clientes.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Atención al cliente No se posee una encuesta de satisfacción del cliente. Es necesario destacar, la importancia de la utilización de un instrumento de medición de la satisfacción del cliente dentro de la Superintendencia, dado que a través de esta medición se podría descubrir como el cliente percibe el servicio que se le está brindando independiente de que este haya sido efectivo y eficiente.

PROCESO DE PRODUCTIVIDAD

FACTORES QUE AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD Factores tecnológicos No existe un control en la planificación de las horas extras. Excesivas demoras en el proceso productivo. Problemas en la calidad en el mineral proveniente de la mina, dado que el mineral por sus características físico-químicas presenta cierta grado de humedad y alto porcentaje de grueso. Regulación y decretos gubernamentales, estos afectan tanto al volumen de salidas como a la distribución de las entradas.

FACTORES QUE AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD Factores Técnico – Organizativos No existen programas que permitan medir y evaluar la productividad laboral dentro de cada unidad de gestión. Rigurosos métodos mediante los cuales se presenta y se lleva a cabo el trabajo (Procedimientos) Aumento en la demanda del tiempo de descanso (comida, tiempo de transporte, relevo del personal), lo cual influye en el retraso de los tiempos programados, trayendo como consecuencia el incumplimiento de las actividades en el tiempo previsto.

FACTORES QUE AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD Factores Motivacionales Actitud de los trabajadores. Influencia sindical. Condiciones sociales de los trabajadores. Ambiente organizacional. Condiciones egocéntricas de los trabajadores. Sistema de incentivo y motivación.

REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS Evaluar en forma periódica el avance en el cumplimiento los objetivos de las diferentes actividades. Almacenar toda la información referente a las actividades de trabajo diario y mensual de cada unidad de gestión. Proporcionar resultados exactos y confiables. Consultar los indicadores de gestión de las distintas unidades. Los usuarios requieren: Controlar los reportes e informe de gestión generados por el sistema. Detectar las fallas y sus causas, así como las acciones correctivas.

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS – Carta Estructurada (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATO (Gp:) S (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATOS (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MEN (Gp:) Ú (Gp:) (Gp:) INDICADORE (Gp:) S (Gp:) (Gp:) INICIO DE (Gp:) SESIÓN (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MEN (Gp:) Ú (Gp:) (Gp:) INDICADORE (Gp:) S (Gp:) (Gp:) PANTALLA (Gp:) (Gp:) INICIAL (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) SUB (Gp:) (Gp:) – (Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) INDICADORE (Gp:) S (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATO (Gp:) S (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATOS (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADOR (Gp:) ES (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATOS (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) DES (Gp:) CARGA DE (Gp:) (Gp:) DATOS (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) DESCARGA DE (Gp:) (Gp:) DATOS (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:) (Gp:) MENÚ (Gp:) (Gp:) PRINCIPAL (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) INFORME DE (Gp:) (Gp:) REPORTE DE (Gp:) (Gp:) GESTIÓN (Gp:) (Gp:) (Gp:) CALCULO DE (Gp:) (Gp:) INDICADORES (Gp:)

Variables del proceso Datos de indicadores Datos de Usuario Reportes Mensuales Informes Semanales Indicadores Informes Mensuales Informe Anual Sistema de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Productividad Total Fecha Requerimientos estadísticos Suptcia. de Operaciones Gerencia de P.M.H Sptcia. Planificación y Control DIAGRAMA DE CONTEXTO – NIVEL 0

DIAGRAMA DE CONTEXTO – NIVEL 1 Contraseña de Usuario Requerimientos Estadísticos Usuario Autorización del usuario Cálculos de 2 Descarga de Datos SISTEMA DE GESTIÓN 3 Generación reportes e informes de gestión Reportes y/o Informes de Gestión 1 Identificación del Usuario Usuario Indicadores

ESTRUCTURA PIRAMIDAL DE LOS INDICADORES Superintendencia de Operaciones Indicadores de productividad Indicador de costo Indicador de calidad Indicador satisfacción al cliente Medición de la Productividad Jefatura de Turno Operaciones Indicadores de Productividad Indicador de costo Indicadores de eficiencia Jefatura Área Servicios de Limpieza Indicadores de seguridad Indicadores de costo Indicadores de eficiencia Supervisión Línea de Producción Indicadores de Productividad Indicadores operacionales (eficiencia) Indicadores operacionales (varios) Indicadores de seguridad Supervisión Línea de Transferencia y Despacho Indicadores de Productividad Indicadores operacionales (eficiencia) Indicadores operacionales (varios) Indicadores de seguridad GESTIÓN ESTRATEGICA Control de gestión global GESTIÓN LOGISTICA Control de gestión funcional GESTIÓN TACTICA Control de gestión operacional

CRITERIOS DE DISEÑO El uso de formatos para la recolección de la data Números de trabajadores. Horas – trabajador. Seguridad – relaciones de lesiones personales. Días efectivamente trabajados. Adiestramiento al personal. Encuesta de medición de satisfacción al cliente.

CRITERIOS DE DISEÑO Estructura y definición de los indicadores de gestión Actividades objeto de seguimiento y control: Actividades del personal: se requiere medir el tiempo real de trabajo por cada turno, para determinar si los operadores están laborando eficiente y efectivamente. Atención de No conformidades: es necesario medir las no conformidades presentadas en un periodo de tiempo determinado han sido atendidas, esto le permitirá en caso de que no todas las no conformidades sean atendidos, determinar las causas raíces que han influido para que estas no se eliminen, luego tomar acciones que se consideren necesarias.

CRITERIOS DE DISEÑO Estructura y definición de los indicadores de gestión Actividades objeto de seguimiento y control: Atención al cliente: dado que los clientes son una fuente de información de gran importancia para la mejora de los procesos, es vital evaluar la satisfacción de los clientes y determinar si se cumple con sus requerimientos para así establecer acciones en búsqueda de la excelencia.

CRITERIOS DE DISEÑO Se definieron los indicadores de gestión, considerando su alineación con los objetivos de la Superintendencia Productividad laboral. Sobretiempo. Ausentismo. Número de trabajadores. Días efectivamente trabajados. Seguridad. Índice de adiestramiento al personal. ACTIVIDADES DEL PERSONAL:

ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN LA VERSIÓN DE DESCARGA