Importancia del control interno y su incidencia en la gestión de las mypes

Descripción del proyecto

• Antecedentes

Debido a los últimos acontecimientos ocurridos en el sistema económico mundial que ha dado como consecuencia fenómenos como la globalización de la economía y los mercados, y sumado a eso con la tecnología en las comunicaciones ha provocado que el mundo elimine sus fronteras y estén cada día más cerca uno de otros realizando negocios y transacciones comerciales de gran magnitud. Esto significa un gran cambio en el interior de las organizaciones para poder enfrentarse a esta realidad.

Las empresas, sobre todo aquellas que son de menor envergadura como las Medianas y Pequeñas empresas (MYPES) se han visto en la necesidad de ser más competitivas y mejorar sus niveles de producción, sus procesos productivos, optimizar la gestión de sus procesos, adecuarse a los nuevos cambios y tecnologías, en suma, mejorar y ser más eficientes y eficaces pues entran a competir en otros ámbitos como por ejemplo la calidad total que aplican las grandes empresas con las que deben competir cuando se apertura un tratado comercial como es el caso de nuestro país que viene firmando TLCs con muchos países; esto conlleva a que las empresas de este tipo deban ser más competitivas.

En este entorno podemos notar que actualmente en el ámbito de las MYPEs existen muchas deficiencias aún por resolver y que las empresas aún no toman conciencia al respecto y continúan operando todavía como trabajaban desde hace muchos años, en forma familiar o muchas veces artesanal, sin aplicar una adecuada metodología o técnica para poder administrar o gestionar sus empresas y obtener los resultados esperados.

En ese sentido consideramos importante que las MYPEs deban aplicar el control interno como una herramienta de apoyo para optimizar su gestión y cumplir con las metas propuestas.

Si bien es cierto existe mucho camino por recorrer pues estas empresas no aplican mucho el control interno para mejorar sus actividades o sus resultados de gestión, también es cierto que es necesario que las MYPEs apliquen el control interno donde les sea posible pues su estructura como organizaciones muchas veces no lo permite, sobretodo en aquella que son muy pequeñas, pero en aquellas que son medianas y que tiene volúmenes de movimientos económicos, contables y financieros; si es posible aplicar métodos y técnicas de control interno, de alguna manera porque en una empresa de este tipo es fácil poder cometer actos que vayan en perjuicio de la empresa, sin que sean detectados a tiempo y tenga las obvias consecuencias en perjuicio de la organización.

Es por estos motivos que un sistema de información debidamente manejado y controlado permitirá a la gerencia y alta gerencia tener información a la mano y oportuna para tomar decisiones en los momentos precisos para beneficiar a sus organizaciones. La toma de decisiones en una empresa es un elemento básico que debe tenerse en cuenta luego de hacer un buen planeamiento y posteriormente haber fijado objetivos.

La situación problemática viene después, cuando en el área de Contabilidad se analizan los importes a pagar y se dan con la sorpresa que no se reflejan aparentemente muchas ventas por los motivos antes expuestos, y tienen dificultades para descontar o deducir las ventas y disminuir el pago de impuestos.

Como consecuencia directa por ejemplo diremos que la empresa tiene que pagar altos impuestos si es que no se toman algunas medidas alternativas ante esta situación y genera ciertos problemas de iliquidez o retraso en el pago a los proveedores, entre otros problemas.

Finalmente, el análisis de la contabilidad es importante porque permite, de manera eficiente y oportuna, mantener informado a los ejecutivos y alta gerencia, pudiendo éstos últimos tomar las decisiones correctas para la organización..

• Problema

Problema Principal

¿De qué manera incide el control interno en la gestión empresarial de las MYPEs (Medianas y Pequeñas Empresas) dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima Metropolitana?

Problemas Secundarios

• a.  ¿De qué manera el cumplimiento de los objetivos del control interno inciden en los resultados de gestión de las Medianas y Pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima Metropolitana?

• b.  ¿Cómo la formulación de acciones de control interno influyen en los procesos administrativos de las Medianas y Pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima Metropolitana?

• c.  ¿En qué medida la aplicación de técnicas adecuadas de control interno influye en el cumplimiento de las estrategias planteadas en las Medianas y Pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima Metropolitana?

OBJETIVOS

Objetivo General

Analizar si las acciones de control interno influyen en el resultado de la gestión empresarial de las Medianas y Pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima Metropolitana.

Objetivos Específicos

• a. Establecer si el cumplimiento de los objetivos del control interno inciden en los resultados de gestión de las Medianas y pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima Metropolitana.

• b. Determinar si las acciones de control interno influyen en los procesos administrativos de las Medianas y pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima Metropolitana.

• c.  Analizar si la aplicación de técnicas adecuadas de control interno influye en el cumplimiento de las estrategias planteadas en las Medianas y pequeñas empresas dedicadas al rubro de instalaciones eléctricas en Lima Metropolitana.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Justificación

El estudio que se va a realizar reviste mucha importancia pues el Control Interno es una herramienta que muy pocas veces es utilizado y aplicado en las MYPEs, sin embargo consideramos que es muy necesario por los múltiples beneficios que puede traer a este tipo de empresas.

Importancia

El estudio que se va a realizar reviste mucha importancia pues el control interno es muy importante para este tipo de empresas, que usualmente no emplean este tipo de herramientas, pues por lo mismo que han ido creciendo en un entorno familiar o poco formal, no considera necesario aplicar las técnicas y métodos de auditoría que son muy determinantes sobretodo cuando la empresa esta creciendo y está abarcando muchos otros aspectos que no lo hacía cuando era pequeña.

Marco teórico

2.1. Conceptualización de Control Interno

Se denomina Control Interno al sistema integrado de controles, tanto financiero como de otro tipo, establecidos por la administración de la Entidad para llevar de manera ordenada la gestión de la organización y asegurar hasta donde sea práctico y posible, la exactitud y confiabilidad de los registros, así como para proteger sus activos y demás recursos, garantizar el cumplimiento de la política establecida y lograr el máximo de eficiencia en la utilización de los recursos (MFP-Cuba, 1995).

En lo relacionado al Control Interno, al consultar la bibliografía especializada sobre esta temática, encontramos diferentes conceptos entre los autores, al respecto según Panez(1998), "los procedimientos mínimos de auditoria supone en primer tiempo el estudio y evaluación el Control Interno.

Conforme lo ha establecido el Comité de Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Públicos, en todo trabajo de auditoria debe existir un examen de Control Interno, para efectos de una evaluación y consecuentemente para el conocimiento de cómo está la empresa salvaguardando sus activos y controlando sus pasivos" (Panez, 1998).

Por otro lado, encontramos diferentes alcances que nos dá Montoya (1999), desde el punto de vista de la contabilidad financiera, al referirse que antiguamente la expresión "Control Interno" no significaba nada en absoluto para los incipientes banqueros, ya que ellos mismos se encargaban de colocar y recuperar sus capitales.

Estos "banqueros" conocían a la perfección sus negocios y tenían el control de todas las operaciones, ya que se realizaban en pequeña escala y si se originaba algún error, conocían de inmediato sus causas.

Como consecuencia de la revolución industrial en el siglo XIX, el volumen de los negocios aumentó en todo sentido y estos empresarios se vieron en la obligación de emplear a terceras persona para que los ayudaran, con lo cual el control de las operaciones se les hacía más difícil, optando por delegar parte de sus funciones de control a colaboradores de confianza, pero sin llegar a tener una certeza total de estás eran cumplidas eficazmente por carecer de conocimientos y procedimientos técnicos para controlar las operaciones efectuadas por sus subalternos (Panez, 1984).

Actualmente, los esquemas anteriores han variado completamente a raíz de la evolución técnica y envergadura de las empresas financieras, y se ha hecho necesario que las personas que deseen dirigirlas tengan estudios altamente capacitados y que posean sentido de organización y administración del negocio bancario.

Hoy en día, la expresión "Control Interno" es utilizada para describir todas las medidas tomadas por los propietarios y directores de empresas para dirigir y controlar a sus empleados y precaverse contra posibles debilidades humanas en:

• a) La custodia de activos valiosos;

• b) La ejecución del cumplimiento de sus funciones de acuerdo con su voluntad; y

• c) La provisión de información digna de confianza, sobre lo que tanto él como otros puedan fundamentar satisfactoriamente, las importantes decisiones operativas y financieras.

Es así que se ha hecho necesario establecer planes de organización, que provean una separación apropiada de responsabilidades funcionales, sistemas de autorización y procedimientos de control razonables elaborados para hacer a sus colaboradores directamente responsables de cualquier irregularidad y faltas y mejorar su grado de calidad personal proporcional a sus responsabilidades, mediante prácticas sanas de contratación y entrenamiento del personal. Estos procedimientos de control se describen como el sistema de control interno y la contabilidad viene a constituirse como la columna vertebral del mismo (Montoya, 1997).

Por otro lado, en la averiguación de los informes sobre el control interno, Bravo (1999) nos dice que para el consiste en:

En términos generales comprende el plan de organización y el conjunto coordinado de los métodos y medidas adoptadas dentro de una empresa para:

a) Salvaguardar sus activos (función de protección);

b) Verificar la exactitud y veracidad de su información contable (función de registro); y

c) Promover la eficiencia de las operaciones (función de eficiencia).

El Sistema de Control Interno se extiende no sólo a las áreas de contabilidad y finanzas, sino también, comprende también entre otros aspectos, los siguientes:

• El Control Presupuestario.

• Costos estándar

• Informes periódicos de operación.

• Análisis estadísticos.

• Un programa de entrenamiento destinado a ayudar al personal en el cumplimiento de su responsabilidad.

• Un cuerpo de auditores internos que proveen a la gerencia de una seguridad adicional, con respecto a la adecuación de los procedimientos delineados y al grado en que están siendo efectivamente seguidos (Ani, 1999).

Dentro de un aspecto general y particularmente dentro del aspecto financiero, un sistema de control interno satisfactorio comprendería:

1) Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales.

2) Un sistema de autorización y procedimiento de registro adecuado para proveer un control contable razonable, sobre los activos, pasivos, costos, ingresos y gastos.

3) Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada departamento de la organización y,

4) Un grado de calidad de personal, proporcional a sus responsabilidades (Bravo, 1999).

El control interno es un esfuerzo sistemático que tiene por objetivos fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, para diseñar los sistemas de retroalimentación de la información, para comparar el desempeño real con los niveles determinados de antemano, para determinar si hay desviaciones y medir su importancia y para tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible en la obtención de los objetivos de la organización.

El Control Interno en la empresa podría definirse como el "conjunto de normas que garantizan razonablemente que los activos de la empresa están completos y protegidos, que los datos que se procesan son exactos y que las transacciones están debidamente autorizadas. Aunque esta definición es bastante general, puede aplicarse perfectamente a las unidades de proceso de datos y a los registros contables que en ellas se manipulen (Holmes, 1996).

Dentro del control interno cabe distinguir entre dos modalidades:

• Controles Generales, que afectan a todo el entorno de proceso de datos. No se centran en ninguna aplicación concreta, sino que afectan a toda la organización. Como ejemplo típico podríamos citar el siguiente: "Todas las personas que pertenezcan al departamento de datos llevarán un identificativo especial. No se permitirán el acceso a dicho departamento a ninguna persona ajena al mismo, sin la debida autorización de la Dirección.

Existen una serie de controles generales cuya implantación en el proceso de datos es de suma importancia; la implantación o el alcance de algunos de ellos dependerá del tamaño de instalación de ordenador que se tenga, los diferentes controles son: Controles de gestión, operativos (de explotación), de desarrollo de aplicaciones (programación ), de acceso (a instalaciones, datos y ficheros), otros controles (fundamentales físicos, sobre estándares, sobre posibles oficinas de servicio externas a la empresa, etc.)

• Controles específicos, que afectan a las aplicaciones en particular y a su tratamiento mecanizado, con sus facetas de introducción de datos (entrada), proceso, emisión de datos de salida, creación y tratamiento de ficheros de datos y documentación. Por ejemplo: "En la primera página de cada listado de salida, se identificará claramente el nombre de la unidad destinataria y de la persona responsable, quien firmará el acuse de recibo".

En lo concerniente al control interno Holmes (1996), opina que está referido a los métodos seguidos por una compañía: para proteger sus activos, para proteger a la empresa en contra del mal usos de activos, para evitar que se incurra indebidamente en pasivos, para asegurar la exactitud y la confiabilidad de toda la información financiera y de operación, para evaluar la eficiencia en las operaciones y para cerciorarse si ha habido una adhesión a la política que tenga establecida la compañía.

La evaluación de un sistema de control interno, constituya la base para determinar la extensión de las pruebas la revisar las transacciones financieras. El efecto que tiene sobre la auditoría la instalación y operación de un sistema adecuado de control interno, es que en la actualidad la auditoría gira en torno de las técnicas de auditoría de la revisión, del análisis, del muestreo estadístico y pruebas selectivas, culminando con una evaluación y en juicio final profesional, respecto a la adecuada presentación de la información financiera.

El control interno se puede clasificar como control administrativo y control financiero.

El control interno administrativo normalmente se refiere a actividades que no se puedan considerar como de naturaleza financiera, siendo el ejemplo de ellas la política de una compañía con respecto a que cada uno de sus agentes vendedores en los viajes que realicen, elaboren y envíen a la casa matriz un informe diario que señale el número de visitas que hicieron a los clientes; órdenes o pedidos recibidos, rechazados y las razones para ello. El control interno financiero se refiere a las actividades financieras y podrá ejemplarizarse en la separación de funciones del personal que maneja el efectivo con el personal que contabilice las operaciones relacionadas con el efectivo. El control interno financiero también puede describirse como un sistema en que la responsabilidad de quien maneje los activos y el trabajo de una persona sea comprobada por otra persona sin que exista duplicidad en la función o esfuerzo desempeñado (Robert, 1964).

Tanto el control interno financiero como el control interno administrativo son funciones de la administración. En muchos casos, el control interno financiero y el control interno administrativo, se confunden no existen fronteras que separen uno de otro. Un buen control interno se logra mediante un buen control por parte de la administración de las transacciones financieras y de la contabilidad financiera. En una auditoría, al auditor le preocupa más el control interno financiero que el administrativo. Cuando se trate de un trabajo distinto al de auditoría y que se refiere a servicios de consultoría administrativa, el auditor podrá tener mayor interés en el control administrativo que el financiero.

Una operación efectiva de un sistema de control interno dependerá de registros contables y financieros que estén debidamente diseñados y que se lleven en forma adecuada y de una segregación efectiva del personal de la compañía.

Al tratarse sobre el tema del control interno, también encontramos que su campo de aplicación y principios se dá a nivel organizacional, PANEZ (1998), refiere que el auditor como base para su examen debe estudiarlos, conocerlos, evaluarlos en sus aspectos consistentes y en sus aspectos débiles. Esta evaluación constituye el procedimiento interino de auditoria.

Los aspectos a ser considerados en un examen interno, es decir en el examen de control interno, cubre los siguientes segmentos:

• El examen general;

• El examen aplicable a los procedimientos de caja y bancos;

• El examen sobre las ventas, cuentas por cobrar, inventarios e ingresos de caja;

• El examen sobre sistemas de cotos – inventarios;

• El examen sobre planillas, y

• El examen sobre inmuebles y equipos.

Por su parte dentro de estas definiciones desde el punto de vista contable financiero, MONTOYA (1999), refiere que en las relaciones del control interno con la gerencia, la instalación y mantenimiento de un buen sistema de control interno es responsabilidad de la gerencia.

La misión del control interno en este sentido constituye una garantía para la gerencia de que los informes, estados y datos generales provenientes de la contabilidad son correctos y están formulados de acuerdo a las necesidades del caso particular que se trate.

Es imposible concebir sistema de control interno que prevea todas las salvaguardas y que cumpla con los requerimientos de cada entidad financiera, cualquiera que sea su tipo y envergadura. Cada empresa tiene sus propios problemas particulares y las medidas que son aplicables en una pueden no serlo en otra; pero en resumen, si en una empresa existen sistemas de control interno debidamente instalados y por lo tanto, la rutina de las operaciones está encauzada en forma conveniente, es posible obtener informes contables exactos y oportunos acerca de la explotación en todas sus faces importantes y hay prevención en contra de errores y fraudes; además se conocerá si los departamentos, funcionarios y empleados están rindiendo eficientemente.

La responsabilidad de la gerencia no termina con la instalación de los procedimientos de control que se consideren necesarios inicialmente. El sistema de control de interno debe estar bajo constante vigilancia para determinar primordialmente:

• a) Que la política prescrita es interpretada y seguida correctamente;

• b) Que los cambios en las condiciones de operación no hagan que los procedimientos se vuelvan engorrosos, inadecuados u obsoletos; y,

• c) Que cuando aparezcan grietas en el sistema se toma prontamente medidas correctivas.

Cualquier sistema, independientemente de su solidez fundamentalmente se deteriorará si no es revisado periódicamente.

La negligencia es contagiosa y si se deja que se propague, hará que las medidas de control pierdan pronto su utilidad, y es en este momento que se hace necesario crear un departamento de auditoría interna que se encargue de mantener y supervigilar el sistema y también de sugerir mejoras al mismo de acuerdo con las circunstancias (Holmes, 1996).

MONTOYA (1999), en su estudio sobre las relaciones del control interno con la gerencia, reproduce los doce puntos de ROBERT N., Anthony para un buen control gerencial:

• 1. El sistema debe contar con respaldo efectivo de la gerencia y debe entender que es una parte integral en la organización del proceso general.

• 2. El nudo de control está en los centros de responsabilidad de la organización, en cuya cabeza hay un funcionario responsable.

• 3. Los costos utilizados para medir los resultados pueden ser razonablemente controlados por la persona a cargo de cada centro de responsabilidad.

• 4. Las bases utilizadas para medir los resultados programados tienen en cuenta los elementos de ingresos y salidas que son esenciales en las circunstancias.

• 5. El funcionario responsable participa en el proceso de determinar las metas y comprende las bases sobre las que va ha juzgar su rendimiento.

• 6. El periodo de control es lo suficientemente corto para que la gerencia pueda invertir oportunamente, antes que los problemas se compliquen, pero tan cortos como para que el sistema sea restrictivo o demasiado caro de operar, ó este sujeto o variaciones insignificantes o sin sentido.

• 7. Los resultados de la ejecución son recogidos por la contabilidad según las mismas definiciones y conceptos utilizados al determinar las normas de la eficiencia.

• 8. El sistema de información llama la atención a las partidas excepcionales, es decir, a aquellas que han resultado significativamente diferentes de lo planeado.

• 9. La gerencia ajusta el sistema a las diferentes personalidades del equipo ejecutivo.

• 10. Si se utiliza un sistema de incentivos financieros, las partes responsables están de acuerdo en que las bases del sistema son justas.

• 11. Se prohibe la confección de informes innecesarios dentro del sistema y periódicamente se revisa el mismo para eliminar las partes innecesarias.

• 12. Los informes son claros, objetivos, oportunos y fácilmente entendibles y, cuando es posible, indican las causas y motivos del mismo (Robert, 1964).

Dentro de estas definiciones en el entorno de la auditoría, se resalta la opinión de HOLMES (1996), la cual enfoca los principios del Control Interno Financiero, al hecho de que un buen control interno financiero descansa en asumir y delegar las responsabilidades y trabajo, cuyos principios básicos del control interno financiero son los siguientes:

• 1. Se deberá hacer una separación entre la contabilidad y las operaciones financieras, no debiendo estar encargada una sola persona de toda una transacción comercial. Un empleado no deberá tener acceso en forma simultánea a los registros contables y a los datos o contenido que se contabiliza.

Como un ejemplo de lo anterior: Un empleado no deberá tener autoridad para efectuar pagos y a su vez registrarlos.

• 2. La responsabilidad para la realización de cada trabajo deberá asignarse a cada persona.

• 3. Se deberá llevarse a cabo verificaciones para poder asegurarse de la corrección de la operación de que se trate y a su vez de su correcta contabilización. Como ejemplo tenemos: El total de efectivo recibido durante un día deberá compararse con los totales de las cintas de las cajas registradoras, o con las facturas o notas de ventas numeradas consecutivamente, o con las etiquetas de precios correspondientes a las mercancías vendidas.

• 4. De ser posible, deberá existir una rotación de los empleados en sus puestos, exigiéndose que las personas encargadas de puestos claves tomen sus vacaciones. De esta manera se reducen las posibilidades de fraude.

• 5. Los empleados deberán estar afianzados esto con el fin de proteger al patrón y desalentar a un empleado que se vea tentado a cometer fraude.

• 6. Será necesario que las órdenes o instrucciones se den por escrito, bajo la forma de manuales de operación.

• 7. Siempre que sea posible se deberán utilizar cuentas de control. Este principio sirve para comprobar la corrección de los saldos de las cuentas, así como el trabajo realizado por los empleados.

• 8. La contabilidad deberá llevarse por partida doble, sin embargo, el solo hecho de llevar la contabilidad por partida doble no sustituye la existencia de un control interno financiero como medida de protección.

• 9. Siempre que sea posible se deberá usar equipo mecánico o electrónico, los cuales contendrán los aditamentos para comprobar la corrección en su operación o manejo(Holmes, 1996).

En lo relacionado con el estudio y evaluación del Control Interno, PANEZ(1984), indica que debe estudiarse y evaluarse apropiadamente el sistema de control interno de la empresa, cuyos estados financieros se hallan sujetos al examen como base para determinar el grado de confianza que merece, y consecuentemente, para determinar el alcance de las comprobaciones que deben efectuarse mediante los procedimientos de auditoría.

En el estudio especial efectuado por el Comité de Procedimientos de Auditoría del Instituto Americano de Contadores, denominado "Control Interno-elementos de un sistema coordinado y su importancia a la gerencia y al Contador Público independiente", se define al Control Interno como sigue: "El Control Interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia".

La definición reconoce que el control interno se proyecta más allá de aquellas cuestiones que se relacionan con las funciones de los departamentos de contabilidad y financieros.

Así el estudio consigna: "El control Interno, es un sentido amplio, incluye, controles que pueden ser contables y administrativos como sigue:

• a) Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluye controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas relativas a la anotación de registros e informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los controles físicos sobre los activos y la auditoría interna.

• b) Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que estén relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión de las políticas gerenciales y que, por lo común, sólo tienen que ver indirectamente con los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como los análisis estadísticos, estudios de tiempo y movimientos, informes de actuación, programas de adiestramiento del personal y controles de calidad (Masgran, 1992).

Frente a esta amplitud que tiene el control interno, coincide con la opción de que en el examen de estados financieros para los efectos del dictamen y para cumplir con la norma de auditoría generalmente aceptada que señala:

"debe estudiarse y evaluar apropiadamente el sistema de Control Interno…" solo es obligatorio para el auditor el examen de aquella parte del sistema general de Control Interno que se relaciona con los métodos y registros que sirven de base para la preparación de los estados financieros sobre los que se va a dictaminar (Masgran, 1992).

Algunos auditores en el Perú consideran que en el caso de una empresa que han auditado en ejercicios anteriores, no deben realizar anualmente de Control Interno, por que ya conocen esa área. Desde mi punto de vista, el estudio y evaluación de control interno debe hacerse cada año, procurando adoptar una base rotativa de las áreas de evaluación y profundizando su incidencia en aquellas áreas donde se advierten mayores deficiencias.

Opino también que el auditor al avaluar el control interno, deberá determinar sus deficiencias, observando en cuanto a su gravedad y posibles repercusiones, y si las fallas de control interno son graves y el auditor no logra suplir esa limitación de una manera práctica, deberá necesariamente calificarla en su dictamen y según las circunstancias opinar con salvedad o en todo caso con abstención de opinión.

Al tratar sobre la Evaluación del Control Interno desde el punto de vista contable financiero MONTOYA (1999), reconoce las siguientes etapas de desarrollo:

• El relevamiento de información, y

• La evaluación o ponderación del sistema de control interno.

• a) El relevamiento de información:

O sea la investigación o toma de conocimiento del sistema del control interno utilizado en la empresa que consiste, en general, en dos etapas diferenciadas:

• 1. La recopilación de antecedentes formales a través de las lecturas de manuales de procedimientos y visualización de rutinas de trabajo, si existen. En su defecto, consulta con los funcionarios o empleados de la organización afectados al sistema que se revela. Podría decirse que esta etapa consiste en la búsqueda de control interno formal; y;

• 2. La comprobación o verificación de que lo utilizado en la práctica coincide o no con lo prescrito o señalado formalmente. Por aquello de que el "mapa no es el terreno" es necesario satisfacerse en forma directa con el cumplimiento de las fases indicadas en la información recibida (escrita, verbal o graficada). Acéptese denominar a este paso determinación del control interno formal o real.

• b) La evaluación o ponderación:

Es decir, la evaluación propiamente dicha. Aquí es donde se pone en juego los conocimientos técnicos especializados para:

• Programar el trabajo a realizarse y planificar la actuación posterior.

• Emitir juicios sobre el sistema de control interno analizado, acompañando recomendaciones de modificación si son necesarias.

Según Rusenas (1999) los métodos usuales de "toma de conocimiento" del sistema de control interno son el descriptivo, el de cuestionarios y el de utilización de cursogramas que veremos seguidamente.

Método Descriptivo

Consiste en describir las diversas características del control interno, clasificados por actividades, departamentos, funciones y empleados o registros de contabilidad que intervienen en el sistema. Es un método muy sencillo, pero presenta los inconvenientes propios de la descripción:

• a) Muchas personas no tienen la habilidad de expresarlos por escrito con claridad y concisión.

• b) Es bastante común dar una visión incompleta o una impresión incorrecta, simplemente por el uso incorrecto de palabras o frases equívocas

• c) La efectividad de lo descrito depende del lector o revisor, del cuidado que éste ponga en la lectura, de su capacidad de análisis y de su memorización o retentiva.

Método de Cuestionarios

En el que se plantean las cuestiones que usualmente constituyen los aspectos básicos del control interno. Estos temas se desarrollan de antemano en forma de listas de preguntas que posteriormente se contestan en las oficinas de la empresa en presencia de las medidas de control realmente en vigencia.

El cuestionario se estructura en general, de manera que las respuestas sean "si" para indicar que el procedimiento es satisfactorio, en tanto que una contestación "no" sea representativa de una debilidad o defecto (Rusenas, 1999).

De otro lado, dentro de estas definiciones desde el punto de vista de la auditoría, en forma categórica HOLMES (1996), refiere que como un paso preliminar al llevar a cabo una auditoría, o bien durante el curso de ella, el contador público independiente habrá de estudiar el sistema de control interno, tanto financiero como administrativo, que tenga en operación la empresa auditada. Las finalidades que se persiguen con el estudio de control interno (básicamente del financiero). Son:

• 1. Poder concluir respecto a la extensión en que se habrán de aplicar las pruebas y procedimientos de auditoría, en el desarrollo del trabajo de investigación.

• 2. Cerciorarse de la bondad o de las deficiencias del sistema

• 3. Juzgar si es o no adecuado el sistema de control interno, de tal forma que sea una de las bases en las cuales descansará el auditor para poder expresar una opción respecto a la correcta presentación de los estados financieros.

Es bastante común que un auditor inicie el estudio del control interno antes de llevar a cabo cualquier fase de trabajo relacionado con la verificación de las transacciones. Esto lógico debido a que las conclusiones respecto del control interno afectan el alcance o el detalle de la revisión, sin embargo, no se podrá llegar a una conclusión final respecto a todas las fases del control interno hasta el tanto no haya terminado un auditor con todas las fases de su revisión. Por lo tanto, muchos auditores mezclan su estudio y evaluación del control interno con el proceso real de la auditoría. Por ejemplo, un estudio de control interno sobre las entradas de efectivo, por parte del auditor, y una revisión de las transacciones relacionadas con entradas de efectivo, podrán convencerlo de que están debidamente controladas, consideradas y registradas, sin embargo un estudio del control interno referente a salidas de efectivo puede convencerlo de que están debidamente controladas, pero al llevar a cabo una revisión de los desembolsos concluye que en realidad no lo están. Derivado de esto, auditor modificará su evaluación que previamente había hecho del control interno sobre desembolsos de efectivo, procediendo a ampliar su revisión de las transacciones referentes a pagos (Alvin, 1997).

Resulta sencillo operar un sistema de control interno financiero, y métodos adecuados de control interno podrán implantarse en cualquier negocio, sin embargo, conviene recalcar que cualquier sistema de control interno financiero, por bueno que sea éste, podrá fracasar si existe colusión entre dos o más empleados.

Un sistema de control interno adecuado, debidamente operado, le ahorra bastante tiempo al auditor, reduciendo el costo de la auditoría externa para el cliente y le asegura al auditor la confiabilidad de los estados financieros. Un adecuado control interno financiero también reduce el trabajo del auditor interno. Si una transacción comercial se maneja en forma desordenada al originarse, la auditoría se hará más fácil y más costosa, reduciéndose la confiabilidad de la revisión. Supongamos que en un tenedor de libros abre la correspondencia que incluye en ocasiones cheques y efectivo enviado por los clientes. El podría perfectamente apropiarse de los fondos, para luego cargar a una cuenta de gastos con crédito a cuentas por cobrar o ventas. Si tal situación existiera, el auditor se vería obligado a ampliar su revisión de los cargos cuando se acredite a cuentas por cobrar o ventas.

Una norma de auditoría reconocida establece que se debe tener confianza en la eficacia del sistema de control interno, de tal forma que el auditor tenga una base para determinar la cantidad de verificación detallada que deberá llevar a cabo en el curso de una auditoría.

El estudio del sistema de control interno financiero podrá adoptar la forma de preguntas orales, o podrá referirse a un cuestionario bien elaborado que incluya cada sección de la auditoría. Tratándose de una primera auditoría, es aconsejable afrontar el estudio del control interno desde el punto de vista de las transacciones financieras, de tal forma que el flujo de trabajo y las persona que serán responsables de él, se puedan determinar (Holmes, 1996).

En lo relacionado a la Evaluación del Riesgo y Control Interno, al consultar la bibliografía especializada sobre esta temática, encontramos diversas conceptualizaciones; al respecto la SAS-64 del Instituto Americano de Contadores Públicos – AICPA (1996), señala que "el auditor debe considerar el riesgo de auditoría y la importancia, tanto el proceso de planeamiento del examen, como en el diseño de los procedimientos. El auditor es responsable de planear su trabajo de modo tal que el riesgo de auditoría se limite a un nivel que a su nivel que a su juicio pueda catalogarse como apropiado para emitir una opinión sobre los estados financieros.

Como parte de la auditoría se efectúa la evaluación del sistema contable y de control interno. Esta evaluación incluye: la revisión del ambiente dentro del que opera el sistema contable, la identificación de los controles internos de la entidad que se diseñaron para asegurar un registro completo de las transacciones, la documentación del flujo de información y el proceso de probar las aseveraciones de integridad" (Instituto Interamericano de Auditoria y Contabilidad, 1997).

Por su parte dentro de estas definiciones encontramos las Normas de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de la República, que señala "que se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del Control Interno, para identificar las áreas críticas que requieran un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de la aplicación de procedimientos de auditoría".

En lo relacionado al tema la Contraloría General de Estados Unidos de Norteamérica-GAO, señala, "que el auditor debe tener compresión suficiente de la estructura de Control Interno para planear la auditoría, determinar la naturaleza, oportunidad y el alcance de las pruebas a ser aplicadas" (Instituto Interamericano de Auditoria y Contabilidad, 1997).