Sistema de control de matrículas para una Institución educativa (página 2)

·              PHP Version 4.3.11

·              MySQL 3.23.49

Se puede realizar una actualización de ese software cuando hay nuevas versiones disponibles de PHP y MySQL, utilizando las herramientas del Control Panel proporcionado por Yahoo! Geocities, aunque se debe mencionar la limitante que aunque una nueva versión ya se encuentre en el mercado, podría todavía no ser posible realizar la actualización, ya que es el servidor o los administradores y programadores Yahoo! Geocities quienes decidirán el momento oportuno para hacer que las versiones estén disponibles para sus clientes.

Para la generación de los formularios en los que se introducirá y mostrará la información contenida en la base de datos, se usarán recursos disponibles en http://pear.php.net, donde se proporciona código de formularios prediseñados para luego programarlos y trabajar eficientemente en la autenticación de usuarios y contraseñas vinculados a la base de datos de MySQL. Pero gracias a que los recursos de PEAR son gratis, no se incurrirá en gastos. PHP, MySQL y los recursos disponibles de PEAR es todo el software que se necesita para programar este sistema.

FACTIBILIDAD OPERACIONAL

Es completamente posible que este nuevo sistema se use como se ha planeado, pues no representa procesos complejos ni difíciles de usar para los administradores o autoridades de la institución educativa. Además, lo que se pretende es sustituir un sistema obsoleto como es el registro manual de matrículas, el cual tiene muchas desventajas. Si el centro escolar no utilizara un registro manual sino que uno basado en computadoras pero de forma local (guardando la información en hojas de cálculo como Excel o bases de datos como Access o FoxPro por ejemplo), este novedoso sistema ofrecerá grandes ventajas y seguridad, pues se tendrá toda la información en línea y disponible desde cualquier computadora con acceso a internet. Aunque siempre hay personas que se resisten al cambio y que tienen miedo pensando que la información en internet no está segura o que no es confidencial, la factibilidad de este sistema no deja de ser alta por esa razón, tomando en cuenta que la tendencia de todas las empresas actuales es de manejar información a través de internet y que ahora se cuenta con herramientas seguras que guardan información confidencial sin ningún problema. Además, tener sistemas que funcionen sólo localmente en las computadoras de una institución presenta muchas desventajas, como por ejemplo que alguien podría robar información confidencial de las computadoras, o que las computadoras podrían ser robadas o destruidas y la información se perdería si no se tuvieran copias de respaldo.

La portabilidad resulta mucho más complicada que si se maneja todo desde internet. Trabajar localmente también genera muchísimos más gastos de hardware y licencias para manipular software. Este sistema tiene muy altas posibilidades de aceptación por parte de los usuarios, por lo que se aprecia que tiene una muy buena factibilidad operacional y que debería ser implementado. Este sistema no llegará a ser obsoleto en poco tiempo, pues el internet es tecnología de punta que es imposible que desaparezca de la noche a la mañana. Por el contrario, se puede observar que más y más gente acepta el internet y disfruta de todas las ventajas que esta maravilla tecnológica ofrece.

Para que este sistema no represente un golpe hacia todos aquellos que se oponen al cambio, puede irse implementando paulatinamente, permitiendo que el sistema antiguo no desaparezca de la noche a la mañana sino que siga funcionando paralelamente a este sistema, y que conforme se vayan viendo los resultados y la efectividad de este modelo, los administradores sientan confianza y seguridad y de esa forma que finalmente dejen de lado el sistema antiguo, ya sea este el registro manual o el registro utilizando bases de datos de forma local en las computadoras.

FACTIBILIDAD ECONÓMICA

Para determinar la factibilidad económica se debe tomar en cuenta el análisis de costos y beneficios asociados con este proyecto. El fin que se persigue es que los beneficios excedan a los costos. Con este sistema se obtiene un excelente rendimiento y economía, pues no se hace necesario gastar en caros recursos de hardware ni en licencias caras de software debido a que todo el funcionamiento estará basado en internet. Los costos de implementación son muy económicos ya que la institución no necesitará gastar en complicadas capacitaciones debido a que el sistema será muy fácil de usar y la información estará segura y accesible las veinticuatro horas del día y los trescientos sesenta y cinco días del año. No se tendrán costos de hardware ni de software, pues todo el sistema estará disponible desde cualquier computadora con acceso a internet.

Entre los costos cuantificables o tangibles se tienen el pago del dominio y alojamiento del sitio en internet, así como también el pago que recibirán los programadores del sistema. Se tienen beneficios tangibles como lo es el evidente ahorro en equipo de hardware y en licencias de software, ya que no será necesario incurrir en estos gastos para el desarrollo y funcionamiento de este sistema.

Existen también costos que no pueden cuantificarse o que son intangibles, como por ejemplo la desconfianza que muchos le tienen a los sistemas basados en internet, pues algunas personas tienden a pensar que son inseguros y que la información puede no ser confidencial y que puede ser perdida o alterada. En cuanto a los beneficios intangibles, la seguridad de tener un sistema que no dependerá de unas pocas computadoras físicas ubicadas dentro de la empresa representa un gran beneficio a largo plazo, tomando en cuenta que la información estará disponible las veinticuatro horas del día de forma segura y oportuna.

A continuación se presenta un resumen detallado del análisis costo-beneficio para este sistema:

Además de lo que ya se ha mencionado, se puede agregar también que este sistema tiene también otros beneficios como lo es la excelente portabilidad (pues no necesita de hardware especial sino que funciona desde cualquier computadora o dispositivo que cuente con un navegador web y si se cuenta con acceso a internet. El acceso a la información es las veinticuatro horas del día (siempre que se tenga acceso a internet). La información estará segura en manos de los administradores de la institución educativa, y se contará con excelente confiabilidad y gran innovación al implementar esta tecnología de vanguardia.

Es importante también reconocer que este sistema tiene ciertas desventajas respecto a un sistema basado en computadoras de escritorio y no en un modelo basado totalmente en internet. Entre estas desventajas se puede mencionar la velocidad de captura, que es más lento que si se trabajara con una base de datos localmente, aunque mucho depende de qué tan rápida sea la velocidad de conexión a internet. Otra desventaja es que si no se tiene acceso a internet, el sistema no funciona.

Una siguiente desventaja es que en caso que se perdiera la contraseña de acceso a la cuenta de Yahoo! Geocities Pro, si no se tuvieran copias de respaldo de forma local en dispositivos de almacenamiento o en computadoras, toda la información de la base de datos así como el sistema completo se perdería, así como el acceso al sistema para realizar modificaciones. Este nombre de usuario y contraseña deberán ser por tanto confidenciales y deberá pensarse en medidas contingenciales en caso que la o las personas que tengan este nombre de usuario y contraseña llegaran a faltar algún día (por ejemplo en casos lamentables como accidente o muerte de la o las personas que tengan el nombre de usuario y contraseña).

Luego de este análisis, se considera que este sistema es factible porque tiene más ventajas que desventajas y resultaría útil para un centro escolar que quiera tener un eficiente control de matrículas como el que se propone en este documento.

DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIÓN (UTILIZANDO EL DIAGRAMA DE BLOQUES PEPSU)

NIVEL 0

NIVEL 1

NIVEL 2 SUBPROCESO INFORMACIÓN Y SOLICITUD

NIVEL 2 SUBPROCESO VERIFICACIÓN

NIVEL 2 SUBPROCESO RESOLUCIÓN FINAL Y PAGO SI APLICA

DIAGRAMA DE ENTIDAD-RELACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE MATRÍCULAS PARA UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

NOTA: una relación de muchos a muchos se crea haciendo dos relaciones de uno a muchos utilizando una tabla de intersección. Aunque en el diagrama presentado arriba no se ha hecho eso, se podrá apreciar en el diccionario de datos mostrado a continuación.

DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE MATRÍCULAS PARA UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

FK = Foreign Key (llave foránea)                                                 

PK = Primary Key (llave primaria)

SINT = Small Integer (entero corto)

INT = Integer (entero)

FCHAR = Fixed carácter length (longitud fija de caracteres)          

VCHAR = Variabla carácter length (longitud variable de caracteres)

DECML = decimal

BOOLEAN = booleano (ejemplo: SI-NO, VERDADERO-FALSO)

DATE = fecha

X() = Denota un número de caracteres determinado por el valor dentro del paréntesis, por ejemplo X(50) significa una cadena con 50 caracteres alfanuméricos.

9999-9999 = Esta máscara de entrada significa que se deben introducir 4 dígitos, luego un guión y finalmente otros 4 dígitos, por ejemplo: 2440-8891.  De manera análoga se representan otras máscaras de entrada que involucran dígitos.

DISEÑO DE PANTALLAS – PANTALLA DE INICIO

AGREGAR PARTE I

AGREGAR PARTE II

EXPLICACIÓN DE LAS PANTALLAS, GENERACIÓN DE REPORTES Y CONTRASEÑA DE USUARIOS

Las pantallas para Modificar son idénticas a las pantallas para Agregar, con la única diferencia que antes de realizar la modificación se pide el código del alumno o el código del encargado para trabajar en el registro correspondiente de la base de datos (el listado de códigos de alumnos y encargados se presenta en una lista desplegable para que sea seleccionado). Para Eliminar, igualmente se hace en base al código del alumno o del encargado, y se pide confirmación para esa acción.

El botón Imprimir genera un reporte con la impresión de los datos correspondientes a la matrícula de un alumno y toda la información relacionada a este, por ejemplo su información personal, el nombre de su encargado, grado y sección, profesores y asignados, y fecha en que se realizó la matrícula. Buscar sirve para realizar búsquedas de registros en la base de datos.

La sección FAQ muestra preguntas frecuentes que pueden surgir a los administradores del sistema. Acerca de da a conocer los encargados del soporte técnico y creadores del sistema, proporcionando información de contacto por cualquier inconveniente que se presente, como un medio de soporte técnico y garantía. Cada vez que se haga clic sobre el botón Enviar, la información será almacenada en la tabla correspondiente (ver diagrama de entidad-relación y diccionario de datos). 

Algunas tablas están relacionadas y requieren llaves foráneas, las cuales serán mostradas por el programa para que se seleccione el registro correspondiente con el que se desea efectuar la relación. No se mostrará el código de la tabla, sino que otro identificador más fácil de visualizar, aunque a la hora de guardarse en la base de datos, es la llave primaria la que se utiliza para que se hagan las relaciones.

Por ejemplo, cuando se introduce una materia, los tres campos que se tienen en el diccionario de datos son: cod_materia, cod_grado y materia. Sin embargo, el que esté manipulando el sistema solamente verá dos campos, uno en el que aparece un listado de grados con los nombres que cualquiera reconoce para cada grado (aunque internamente es cod_grado, como llave foránea de la tabla MATERIAS, la que se usa para establecer las relaciones, que es llave primaria en la tabla GRADOS) y el otro valor a introducir es el nombre de la materia.

El campo cod_materia automáticamente se incluye como autonumérico, que en el diccionario de datos se muestra como SINT, pues es un valor entero pequeño pero que tendrá un incremento automático o autoincremento. Tal como se acaba de explicar esto para la introducción de un registro en la tabla MATERIAS, sucederá para las otras tablas que tienen relaciones y que hacen uso de llaves foráneas. Se tiene la opción de Relaciones, que servirá para visualizar el diagrama de entidad-relación de esta base de datos (mostrado anteriormente), que tiene el objetivo de que el que se encuentre introduciendo los datos pueda ver el mapa de la base de datos en cuanto a las relaciones de las tablas.

Es importante mencionar que la introducción de un registro se hará cuando ya se hayan realizado los trámites respectivos y la aprobación correspondiente por parte de las autoridades de la institución (Véanse los diagramas de bloque PEPSU presentados anteriormente). Nótese que la pantalla inicial (página de inicio) pide nombre de usuario y contraseña. Esto es para que únicamente usuarios autorizados puedan tener acceso a realizar modificaciones en la base de datos, es decir el personal de la institución educativa encargado del proceso de matrícula.

ETAPA DE PROGRAMACIÓN Y PRUEBA

Antes de entregar este sistema para su uso, se harán muchas pruebas para garantizar que los errores se den antes de poner en marcha o en funcionamiento el sistema de control de matrículas, y no después. Las pruebas, como se recomiendan, las harán los programadores pero no solamente ellos, sino también personas totalmente ajenas a este proyecto, pues son ellos los que darán una evaluación que permitirá conocer si se cuenta con facilidad de uso y con un programa eficaz y a la vez eficiente.

Este sistema puede ponerse a funcionar paralelamente con el modelo anterior utilizado por el centro educativo, de manera que se tenga un periodo en el que la institución se familiarice y que no tengan ningún temor. Se garantiza que muy pronto se tendrá confianza en el sistema y serán los mismos administradores de la institución educativa quienes voluntariamente y con buen ánimo desecharán el sistema anterior al disfrutar de todas las ventajas y eficiencia de este nuevo sistema.

Se garantiza satisfacción y buen funcionamiento del sistema, y se ofrece soporte técnico ante cualquier error que pueda surgir.

MéTODO DE PROGRAMACIÓN Y PRUEBA DEL SISTEMA

El programa será desarrollado completamente en PHP y MySQL. El código generado en PHP será trabajado con orientación a objetos, es decir, creando clases y objetos y haciéndolo todo con módulos para tener un mejor orden en la programación y lograr con eso un fácil mantenimiento del sistema.

IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

Entre las recomendaciones, se propone  no abandonar de la noche a la mañana el sistema que ya tiene la empresa, sino que trabajar paralelamente al otro sistema los primeros días mientras la institución adquiere confianza con este nuevo sistema, y con gran prontitud desearán abandonar el sistema anterior al darse cuenta de la gran cantidad ventajas que se tienen con este modelo.

Se recomienda fuertemente que se manejen copias de respaldo locales en un disco duro para casos de emergencia en los que por alguna razón la empresa no tenga acceso a internet, por ejemplo cuando el proveedor del servicio de internet haga tareas de mantenimiento o reparación, que se tenga acceso a los datos de manera local por cualquier emergencia, o si en el peor de los casos, los administradores del sistema perdieran la contraseña de acceso, que el sistema no se perdiera en su totalidad. Igualmente se recomienda pensar en un eficiente manejo de la contraseña de acceso de administrador del sistema, pues es peligroso que ésta esté únicamente en poder de una persona, ya que genera dependencia total en esa persona y el día que éste individuo falte, el sistema se perdería completamente.

Los requerimientos mínimos para el funcionamiento ya se describieron con anterioridad, pero se mencionan nuevamente a continuación:

-                      PC Pentium III 500 MHz

-                      256 MB RAM

-                      10 MB libres en disco duro

-                      Resolución 800 x 600 pixeles

-                      Cualquier sistema operativo

-                      Navegador Internet Explorer 6.0, Mozilla 2.0 o equivalente.

-                      Conexión a internet de 512 KBPS

En cuanto a la instalación del sistema en el servidor, al darle de alta al servicio de Yahoo! Geocities Pro, inmediatamente se suben todos los archivos del programa, incluyendo el código de la página web e imágenes, así como la creación de la base de datos. Esto instala todo en el servidor y quedará listo para su uso.

La creación de respaldo es muy recomendable. Con este servicio de Yahoo! Geocities Pro se tendrá acceso a transferencia FTP, con lo cual se facilita y hace muy rápida la creación de copias de respaldo. La base de datos también se podrá exportar al disco duro.

El manual de usuario no requiere de explicaciones de grandes extensiones, pues el uso del sistema es muy amigable y no es complicado. Lo único que se incluye es la sección FAQ en la misma página web, con preguntas frecuentes como por ejemplo, cómo agregar un registro para una tabla, cómo modificarlo o eliminarlo, la manera de imprimir reportes, la estructura del diagrama de entidad-relación, así como también se ofrecerá el documento con el diccionario de datos completo de la base de datos, para poder visualizar el mapa completo de la base de datos. Se incluye en esta sección de FAQ también, como respuesta a preguntas frecuentes, el modelo de cada uno de los diagramas PEPSU, con lo cual gráficamente se aprecia con facilidad el procedimiento a seguir para llevar a cabo una matrícula.

En cuanto a la capacitación de personal, se ofrecerá una capacitación gratuita, en la que se explicará el funcionamiento del sistema y cómo se deberá manipular por parte de los encargados de realizar este proceso en registro académico y en la dirección del centro educativo. Se ofrece igualmente garantía y soporte técnico sobre el uso e implementación del sistema. Es fácil de deducir y comprender el manejo de este sistema, pues se ofrecen los diagramas de todo el funcionamiento, así como de la base de datos.  Es evidente que las ventajas son muchas y la satisfacción y beneficios que se obtendrán con este sistema está garantizada.

CONCLUSIÓN

Al concluir este documento se obtienen varias conclusiones importantes y que se pueden resaltar. En primer lugar, se ofrece una propuesta concreta y bien definida, que representa una excelente opción para una institución educativa. Igualmente se detallan ventajas y desventajas que tiene este sistema, por lo que no se esconden las debilidades que podrían tener este programa y su implementación.

Con este documento se ha detallado muy bien cada aspecto relevante de esta propuesta, y es seguro que cualquier director o administrador de una institución educativa podrá tener una idea y un panorama bastante claro de qué ofrece y cómo funciona este sistema.

Se concluye afirmando que este programa es de gran utilidad y representa una solución eficiente para muchas instituciones de educación, y aunque tiene un coste económico y de infraestructura organizacional, los beneficios superan a los gastos y por lo tanto es una excelente opción con grandes ventajas y soluciones atractivas para cualquier institución educativa.

BIBLIOGRAFÍA

Ing. Jesús Antonio Gaxiola M. Estudios de Factibilidad. Extraído el 14 de octubre, 2006, de

Autor:

Milton Omar Arévalo

Jennifer Esmeralda Chacón Carranza

Ronald Antonio Erazo Ramos

Glenda Maritza España Canalez

Jaime Oswaldo Montoya Guzmán

ASIGNATURA: Sistemas Informáticos

CATEDRÁTICO: Ing. Víctor Armando Latin Barrientos

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

Santa Ana, 21 de mayo de 2008

El Salvador