3. Diseño
El portal municipal es la imagen del ayuntamiento y de la ciudad, por lo que ha de cuidar su diseño: combinación de colores, distribución espacial, etc. La imagen corporativa ha de estar presente en todas y cada una de las páginas del portal. Se ha de evitar, que el portal municipal sea la suma de diversos proyectos, que no tienen nada que ver unos con otros, como ocurre en muchas ocasiones. Se ha de buscar una coherencia y una estética que identifique la ciudad.
Los símbolos de la ciudad, esto es, escudo, bandera, signos identificativos estarán siempre presentes.
La distribución de los distintos apartados y secciones del portal, combinarán la estética con la claridad y con la facilidad de navegación.
La existencia de una presentación dinámica, significativa y de fácil descarga, conseguirá informar al internauta y atraerlo al mismo tiempo.
La página principal ha de tener un diseño atractivo, pero donde se muestre de forma clara y precisa los diferentes apartados del portal, y donde se resalten aquellos aspectos que hayan decidido los responsables municipales.
El portal municipal ha de ser lo más interactivo posible para dar participación a los internautas. Incorporándose siempre que sea necesario, animaciones, sonido, o aplicaciones multimedia.
Si se quiere ser realmente global, el portal municipal se ha de expresar en todas las lenguas oficiales del estado español: castellano, catalán, gallego, eusquera y al menos la oficiales de la Unión Europea.
4. Facilidad de navegación
Un requisito indispensable para un portal municipal ha de ser la facilidad de navegación para el internauta. El tiempo de espera en la descarga de cualquier página, tanto en la presentación como en la página principal o cualquiera otra, ha de ser mínimo y razonable. De lo contrario el internauta desistirá de la navegación por ese portal municipal, y por tanto, quedará invalidada su utilidad.
Las diferentes herramientas de navegación que conduzcan a las diferentes secciones han de ser claras y explícitas: índices clasificados en barra superior o / y barra lateral, búsqueda rápida, dirigida y no dirigida; todo ha de estar diseñado con un sentido práctico y que facilite la navegación.
Se incluirán en la página principal, además de las diferentes secciones, aquellas noticias o eventos que se quieran resaltar, evitando la masificación y la confusión.
El mapa del sitio web o del portal resulta muy útil y de gran ayuda para la navegación del internauta, por lo que es aconsejable incluirlo en la página principal.
Se han de evitar los enlaces quebrados, y se ha de hacer un gran esfuerzo por mantener actualizada toda la información y todos los enlaces.
5. Organización municipal del ayuntamiento
Pasando a analizar los contenidos que ha de tener el portal municipal, en el primero que nos detenemos es la Organización municipal del ayuntamiento. Comenzaremos con el Alcalde, como primera autoridad local. Incluiremos su biografía y su foto, a fin de que todos, tanto los ciudadanos locales como los ciberciudadanos, puedan conocerla. Existirá el mensaje de bienvenida del alcalde a todos los internautas en representación del ayuntamiento y de la ciudad.
No nos detendremos en analizar estos mensajes pormenorizadamente (que podría ser un estudio muy interesante) pero a groso modo los clasificaremos en tres categorías:
(A) El alcalde (es ciego) "cumple el expediente ", el portal municipal solo responde a una moda, no conoce las potencialidades de éste.
B) El alcalde (es miope), solamente ve de forma tradicional y clásica a los ciudadanos locales.
C) El alcalde (tiene vista de águila) conoce todas las potencialidades del Portal municipal, sabe ver a los ciudadanos locales y a los ciberciudadanos y conoce los nuevos paradigmas de la sociedad de la información.
En la presentación el alcalde invita al internauta a que contemple el portal municipal, no solo como portal del ayuntamiento, sino como portal de la ciudad, de toda la localidad, y por tanto, invita al internauta que adopte una actitud activa y participativa, por lo que incluiremos también una sección en la que podamos comunicarnos con el alcalde, tanto por vía de mensajes electrónicos, como por vía de teléfono.
En segundo lugar estarán todos los miembros electos de la corporación municipal e incluiremos también sus fotos, biografías, facilitando la comunicación con ellos tanto por correo electrónico como por teléfonos. (Es curioso observar que la mayoría de portales municipales existentes no tienen esta sección, ignorando la legitimación de los electos como representantes municipales, tanto por los ciudadanos locales, votantes directos, como para todos los ciberciudadanos que les interesa conocer la composición política de los ayuntamientos y la confianza que les merecen esas personas)
En tercer lugar se incluirán los órganos de gobierno y su funcionamiento. Dado que los ayuntamientos españoles tienen capacidad de autoorganización, pueden haber singularidades y diferencias de unos a otros, también se facilitará la forma de comunicarse con estos órganos de gobierno.
En cuarto lugar se incluirán los organismos y empresas municipales que se hayan creado, su organización, funcionamiento y funciones, así como la forma de comunicarse con ellas.
Y finalmente la estructura administrativa de la que se ha dotado el ayuntamiento, su funcionamiento y competencias así como los responsables administrativos y la forma de comunicarse con ellos.
6. Ubicación física de las dependencias municipales
La dirección postal y el teléfono del ayuntamiento y dependencias municipales, deberán constar de forma destacada en el portal municipal.
Curiosamente hemos observado que en muchos de los portales analizados, esta información o bien se omite o bien está muy escondida.
Creemos que es una información relevante y necesaria, por lo que hemos creído oportuno introducir un apartado único, aunque tenga una valoración de tan solo el 11 por mil de la valoración de todo el portal.
7. Gestión administrativa on line
Existen diferentes niveles de gestión administrativa que van evolucionando a una gran velocidad.
El primer nivel sería cuando el ayuntamiento informa de los trámites y requisitos de la acción administrativa, horario y lugar.
El segundo nivel cuando se pueden tramitar algunas solicitudes o reclamaciones de forma on line.
El tercer nivel cuando se pueden descargar algunos documentos, (modelos) que una vez rellenados se han de presentar de forma presencial.
En ocasiones se pueden realizar hacer autoliquidaciones y el pago de algunos impuestos, a veces con la colaboración de algunas entidades bancarias.
El cuarto nivel es el trámite finalista, que permite el trámite íntegro sin desplazamiento. Las descarga, rellenar el impreso, el envío on line y la identificación digital o por vía de una contraseña autentificada.
En este apartado también tendremos en cuenta como se organiza la información, así como la segmentación de los diferentes públicos que hay que atender.
Por último se pensará en la calidad de la información, que ha de ser, directa sencilla y entendible, y lógicamente fiable y se garantizará la confidencialidad y privacidad de los datos.
La Unión Europea en su documento E-europe 2005, plantea como objetivo la total implantación de la gestión administrativa on line para el año 2005, para sus Estados Miembros.
8. Contratación y convocatorias on line
Las nuevas tecnologías permiten realizar unos procesos de contratación desde el ayuntamiento más transparentes, ágiles y flexibles. A través del portal municipal se puede gestionar la oferta de empleo público y su contratación, la contratación de obras y servicios y las ayudas, subvenciones y premios. Puede incluir todo el proceso, desde la información y publicidad, permitir descargar las bases de adjudicación, los impresos pertinentes, la presentación on line de la documentación y evitar los desplazamiento si se resuelve la firma digital y la identificación fiscal.
De esta forma se consigue una administración más ágil, eficaz y eficiente.
En el documento eEurope – 2005. Una sociedad de la información para todos, de la Comisión de la Unión Europea, se dice textualmente:
"Contratación pública. Antes de finalizar 2005, los Estados miembros deben efectuar por medios electrónicos una parte significativa de la contratación pública. La experiencia del sector privado demuestra que se consigue reducir más los costes mediante el uso de Internet en la gestión de la cadena de la oferta, incluida la contratación electrónica. El Consejo y el Parlamento adoptarán lo más rápidamente posible las medidas legislativas sobre contratación." (Bruselas, 28.5.2002 COM(2002) 263 final )
9. Derecho del ciudadano a estar informado
El portal municipal permite al ayuntamiento mantener informado permanentemente al ciudadano de todas las decisiones que toman los diferentes órganos de gobierno. Esta información es instantánea, desde el mismo momento en que se produce. Algunos portales municipales retransmiten en directo los Plenos Municipales.
Se insertará aquella información relevante para el ciudadano: ordenanzas municipales, plan de ordenación urbanístico, plan de calidad, cartas de servicios, presupuesto municipal, e informaciones económicas.
Se incluye también las campañas ciudadanas y la agenda ciudadana, ya que debemos incluir no solamente actos y eventos organizados por el ayuntamiento, si no también, como portal ciudadano, los organizados por éstos y las entidades ciudadanas.
Para el ciberciudadano puede ser de gran interés la sección de la ciudad en cifras: datos estadísticos relevantes del municipio: datos de población, económicos, anuarios, etc.
Muchos portales municipales suelen incluir revistas municipales generales, temáticas o ambas.
Las nuevas tecnologías permiten que de forma sencilla y económica se pueda personalizar la información a los ciudadanos y les pueda llegar diariamente vía correo electrónico.
En esta sección también tendremos en cuenta como se estructura el acceso a la información: noticias destacadas, secciones, búsqueda dirigida y no dirigida de la información.
También es importante planificar como se presenta la información y como se segmentan sus destinatarios: ciudadanos, empresas, entidades ciudadanas, inmigrantes. O bien según otros criterios: la casa, cuidemos la ciudad, circulación vehículos, transportes, familia, parejas hijos, impuestos y tasas, la escuela, salud pública, animales domésticos, etc.
Lógicamente se tendrá en cuenta la calidad de la información: directa, sencilla, entendible y actualizada.
Y para acabar se cuidará de forma especial la seguridad de la información y la privacidad de los datos, de acuerdo con la legalidad vigente.
10. Derecho del ciudadano a ser escuchado
El portal municipal ha de ser interactivo. No solamente el ayuntamiento ha de informar, sino que también ha de escuchar a los ciudadanos y sus organizaciones. A través del correo electrónico se pueden dirigir mensajes y sugerencias al alcalde y a todos los electos, así como a los responsables de los órganos de gobierno y de la administración.
En muchos portales municipales existe la sección de quejas y reclamaciones, que puede estar estructurada de forma general o temática, facilitando así su clasificación y resolución.
Cuando existe voluntad de escuchar al ciudadano, se pueden insertar en el portal encuestas de opinión y de nivel de satisfacción e insatisfacción de los servicios.
Algunos portales incluyen la conexión con la institución del defensor del ciudadano, que se preocupa de los derechos de los ciudadanos.
11. Derecho del ciudadano a participar en las deliberaciones
Las nuevas tecnologías y los portales municipales permiten, si existe voluntad política, el que los ciudadanos y sus organizaciones puedan participar en las deliberaciones de los temas antes de tomar una decisión. Esto se puede hacer de diferentes formas:
- Se pueden plantear encuestas sobre temas ciudadanos, para conocer las diferentes opiniones y posiciones de los vecinos y sus organizaciones.
- También se pueden desarrollar foros de debates o sistemas similares, que permitan justamente el debate de un gran número de ciudadanos.
- También se pueden plantear chats temáticos, que permiten crear opinión y contraste sobre temas concretos.
12. Derecho del ciudadano a participar en la decisión
Las nuevas tecnologías y los portales municipales permiten de forma sencilla y económica el que una decisión determinada la puedan tomar de forma directa los ciudadanos. Cabe la posibilidad de establecer referéndum on line, y conocer la voluntad mayoritaria de los ciudadanos. Este proceso permitiría pasar de la democracia representativa a la democracia directa y participativa.
Tenemos que reconocer que no hemos encontrado ningún portal municipal de los muchísimos estudiados y analizados que hayan desarrollado este sistema, ni siquiera para temas menores o incluso para algún tema de forma experimental. También hay que destacar que las leyes actuales, atribuyen exclusivamente la capacidad de decisión a los cargos electos y sus órganos de gobiernos.
No obstante hay que destacar las potencialidades, no como una utopía, sino como realidad posible el conseguir la democracia directa y participativa, que seguro no tardará en llegar.
13. El territorio, la ciudad, ubicación
Los pueblos y ciudades en la nueva sociedad del conocimiento, no solo compiten con los pueblos y ciudades de su propia comarca, como sucedía tradicionalmente, ahora se compite de forma global. Con la globalización de la economía la localización y deslocalización de las empresas, por ejemplo es algo cotidiano.
También los ciudadanos viajan más a la hora de hacer turismo.
Es por ello, que tanto al ayuntamiento y a los ciudadanos locales les interesa promocionar su ciudad, su territorio. El ciberciudadano también necesita conocer el territorio y sus potencialidades.
En el portal municipal debe existir una sección que permita localizar geográficamente la ciudad, informar de las vías de accesos, por tierra, mar y aire. Se ha de disponer de los planos de la ciudad, que permita moverse por la ciudad y localizar los lugares destacados y de interés para el visitante.
14. Impulso y desarrollo cultural de la ciudad
El portal municipal se puede utilizar para promocionar e impulsar el desarrollo cultural del municipio. Tanto para los visitantes locales como para los globales, puede resultarles de gran interés conocer la historia de la ciudad y sus hechos más destacados: las fiestas y ferias, los lugares destacados de la ciudad tales como museos, bibliotecas, etc; las rutas turísticas que se pueden realizar, tanto urbanas como externas; disponer de un directorio de centros de ocio; conocer su gastronomía; poder disponer de un álbum de fotos y postales de la ciudad y también finalmente disponer de un directorio de centros de enseñanzas.
Todo esto puede cumplir una doble función: ayudar a cohesionar a la ciudadanía local y atraer a los ciberciudadanos.
15. Impulso a la vida asociativa ciudadana
El ciudadano cada vez más adopta un papel más protagonista y activo. Se relaciona y asocia con sus vecinos para realizar un gran número de actividades sociales. Los políticos locales y el ayuntamiento, adoptan un rol de intermediación y promoción de esa vida asociativa, que da sentido a la comunidad local y cada vez más a la comunidad global.
Es por ello que en el portal municipal, que es un portal verdaderamente ciudadano, ha de existir una sección de "impulso y promoción de la vida asociativa ciudadana" que puede incluir un directorio de entidades ciudadanas, una relación de links a las páginas webs de las entidades y un subportal de entidades ciudadanas. A través de la agenda de ciudad se pueden divulgar las actividades que realizan las asociaciones ciudadanas y se pueden implementar un gran número de servicios: correos electrónicos, formación, etc.
16. Impulso y desarrollo económico a la ciudad
Una de las funciones de los ayuntamientos y los poderes locales es el impulso y el desarrollo económico de su población. Hay que pensar globalmente y actuar localmente. Con la sociedad de la información los paradigmas han cambiado y, a la economía tradicional ahora hay que añadir la nueva economía, es decir, la globalización de la economía. Ya no existen fronteras, el comercio electrónico también ha quebrado el concepto del tiempo, ahora se pueden realizar compras y ventas, las 24 horas del día, los 365 días del año. También se han generado unas nuevas relaciones sociales. Las nuevas tecnologías son iguales para todos, sus costos económicos están al alcance de cualquiera, favoreciendo la aparición de los nuevos emprendedores mucho más activos y dinámicos. La economía se hace más flexible, ya no está limitada ni por el tiempo ni por el espacio, por tanto el comercio de la ciudad y sus profesionales compiten a nivel global.
Con esta nueva perspectiva el portal municipal del ayuntamiento ha de servir para impulsar y desarrollar la economía de la ciudad. Puede incorporar información sobre la económica de la ciudad; las asociaciones empresariales; los sindicatos; las entidades financieras; cualificación de la mano de obra. Puede también difundir medidas de atracción empresarial, tales como política de impuestos, situación estratégica, infraestructuras, polígonos industriales, y toda aquella información que pueda ser de interés para los nuevos empresarios.
Se puede difundir y promocionar los productos típicos de la tierra.
Se puede incluir una sección con el directorio de todas las empresas y profesionales de la ciudad. También si es posible puede haber una sección de enlaces a las páginas webs de las empresas y profesionales, o mucho más ambicioso y completo, se puede hacer un subportal de empresas, o de negocios o actividad económica, según se le quiera llamar o enfocar.
17. El ciudadano y su ciudad
El ciudadano en la nueva sociedad del conocimiento se caracteriza por ser un ciudadano informado, activo, protagonista de su identidad ciudadana. Por tanto no adopta una actitud pasiva, sino preactiva, demanda unas políticas ciudadanas y defiende sus derechos de ciudadano como consumidor. Vela por el medio ambiente y una ciudad sostenible. Anhela una sociedad solidaria, cohesionada, flexible, donde convivan todos los vecinos con respeto a la diversidad de sexos, edad, religión, procedencias, ideologías. Demanda una ciudad educadora que desarrolle plenamente a sus ciudadanos y reclama un plan de sociedad de la información consciente de que vivimos en una nueva era: la sociedad del conocimiento y la globalización.
18. La ciudad y su futuro
En una sociedad permanentemente en cambio como la que vivimos actualmente, el ayuntamiento no contempla solamente el presente, también contemple el futuro. En su portal municipal incluirá una sección de "la ciudad y su fututo", donde incluirá apartados tales como el plan estratégico de ciudad, el plan de cohesión ciudadana y los proyectos de promoción general de ciudad, todo ello de gran interés tanto para los ciudadanos locales, como para los ciberciudadanos.
19. Singulares específicos del portal
Cada municipio tiene su especificidad y cada gobierno local singulariza sus políticas públicas adaptándolas a su municipio y a sus propios intereses legítimos, ya que han sido elegidos democráticamente y representan los intereses de la mayoría. Es por esto que además de las secciones que hemos descrito en las páginas anteriores, cada municipio, cada ayuntamiento, incluirá en su portal municipal, aquellas secciones más específicas, más singulares que respondan a sus necesidades.
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"Este artículo es obra original de Perico García Azorín y Lidia García Guardiola y su publicación inicial procede del II Congreso Online del Observatorio para la CiberSociedad: http://www.cibersociedad.net/congres2004/index_es.html"
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