El sistema organizacional (página 2)

Partes: 1, 2

4) Tramo de control o tramo administrativo.
5) Departamentalización.
6) Centralización o Descentralización en la toma de decisiones.

Estos componentes definen la forma que tendrá la organización. La forma es sumamente importante por lo que influye sobre el trabajo de los individuos. Por ejemplo, una estructura muy vertical, con una larga cadena de mandos y tramos de control corto no va a favorecer el trabajo en equipo por el contrario si queremos incentivar el trabajo en equipo necesitamos una estructura mas horizontal. ¿Por qué? Pues pregúntese lo siguiente ¿Dónde se sentirá mas libre de dar sus opiniones en una reunión de trabajo: Con compañeros de jerarquía similar a las suya, o con su jefe o con el jefe de su jefe?

La Estructura Organizacional

Representa la percepción que tienen los miembros de la organización acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de su trabajo. La medida en que la organización pone el énfasis en la burocracia, versus el énfasis puesto en un ambiente de trabajo libre, informal e inestructurado.

Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de trabajo. Existen 6 elementos claves a los que necesitan enfocarse los gerentes cuando diseñan la estructura de su organización estos son:

Especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, tramo de control, centralización y descentralización y formación.

Características de los Sistemas Organizacionales

Es la disposición de las personas que lo forman de contribuir en acción: es decir disposición de sacrificar el control de su propio comportamiento para beneficiar la coordinación para alcanzar el objetivo que los une. Esta razón es la que fundamenta la existencia de roles y funciones dentro de las organizaciones: Diferenciadas pero interrelacionadas.

La complejidad de las organizaciones, tema que se vincula con las estructuras organizacionales; cabe mencionar que las organizaciones deben mantener un equilibrio de actividad con respecto al medio. Por lo general las iniciativas empresariales en sus inicios mantienen estructuras simples, sin mayores complejidades para los procesos productivos o humanos. Al crecer la demanda de lo ofrecido por la organización es natural que la organización crezca, en términos de estructura, para poder satisfacer la demanda existente. Este caso no es solo para las "salidas del sistema", el crecimiento afecta también las "entradas del sistema".

Según Chiavenato 2000 las principales características de la complejidad de un sistema son las siguientes

Complejidad: Referente a la estructura, diferenciación vertical y horizontal existente entre las organizaciones.
Anonimato: Referido al énfasis que se hace en las tareas u operaciones mas no en las personas.
Rutinas Estandarizadas: Procedimientos y canales de comunicación.
Estructuras personalizadas no oficiales: Propios de la estructura informal.
Tendencias a la especialización y la proliferación de funciones: el objetivo es separar las líneas de autoridad formal de la competencia profesional o técnica
Tamaño: Numero de personas y dependencias que conforma la organización.

A.) Modelo Básico de Sistemas Insumos, Procesos, Transformación, Salidas.

Es importante acotar, que dentro de los sistemas existen parámetros los cuales se definen como:

Insumos o influjos: abastecen al sistema de los necesarios para cumplir su misión.
Entradas: son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información. Estas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas; y suelen ser: en serie (resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa), aleatoria (al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico, estas representan entradas potenciales para un sistema) y retroacción (reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.)
Insumos y unidad de entrada: los insumos son todos los alimentadores de un sistema, y la unidad de entrada es por donde se reciben los insumos.
Proceso: es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc. En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas. En otras palabras se le conoce como la transformación de los insumos de acuerdo con los métodos propios de la tecnología del sistema.
Transformación: es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una "caja negra", utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido.
Salidas: Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
Retroalimentación: La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas de los sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección sobre la base de la información retroalimentada.
Ambiente: es el medio que rodea externamente al sistema. Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto.

Modelo de Sistemas Integrados: Subsistemas de Objetivos, y valores

Se considera la organización como un sistema socio técnico abierto integrado de varios subsistemas. Con esta perspectiva, una organización no es simplemente un sistema técnico o social. Mas bien, es la integración y estructuración de actividades humanas en torno de varias tecnologías. Las tecnologías afectan los tipos de entradas a la organización, la naturaleza de procesos de transformación, y los productos que surgen del sistema.

Sin embargo, el sistema social determina la afectividad y eficiencia en la utilización de la tecnología

B.1) Subsistema de Objetivos y Valores: Es uno de los más importantes. La organización toma muchos de estos valores de un medio ambiente sociocultural más amplio. Una premisa básica es que la organización como subsistema de la sociedad debe lograr ciertos objetivos determinados por el sistema que la envuelve. La organización cumple con una función para la sociedad, y si quiere tener éxito en recibir entradas, debe responder a los requerimientos sociales.

B.2) Planeación: (filosofía, objetivos)

Fijación de Objetivos: Identificar los objetivos organizacionales es una función básica del administrador. Siempre hay objetivos, por lo menos implícitamente. El sistema de objetivos hace hincapié en las condiciones futuras deseadas que la organización trata de alcanzar. Las metas específicas incluyen cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas límite para la terminación del trabajo.

Planeación:

Una vez que se tienen los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los medios de alcanzarlos; decidir de antemano qué se va a hacer y cómo. Esto implica el desarrollo de una estrategia global y políticas generales más programas específicos y procedimientos. La integración de la toma de decisiones a través de la organización y en el tiempo. La planeación ofrece un medio a los administradores y a las organizaciones para enfrentar los cambios en su medio ambiente. El ritmo acelerado del cambio en los factores políticos, tecnológicos, económicos y otros, destaca la necesidad de una atención permanente a la estrategia de reformulación.

B.3) Subsistema técnico (tecnología, equipos, conocimientos, enfoques gerenciales)

El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas. La tecnología organizacional incluye técnicas, equipos, procesos e instalaciones utilizados en la transformación de los insumos en productos. El subsistema técnico está determinado por el propósito de la organización y varía conforme a los requerimientos de la tarea, incluyendo las técnicas utilizadas en la transformación de entradas en productos. Esta determinado por los requerimientos de trabajo de la organización, y varia dependiendo de las actividades particulares. La tecnología para fabricar automóviles difiere sustancialmente de la utilizada en una refinería de petróleo o una compañía electrónica. De la misma manera, los requerimientos de trabajo y la tecnología en un hospital son diferentes a los de una universidad. El subsistema técnico adquiere su forma de acuerdo con la especialización de conocimiento y habilidades requeridas, los tipos de maquinaria y equipo implicados, y la disposición de las instalaciones. La tecnología afecta la estructura de la organización, así como su subsistema psicosocial.

Tecnología: es el conjunto de habilidades que permiten construir objetos y máquinas para adaptar el medio y satisfacer nuestras necesidades. La actividad tecnológica influye en el progreso social y económico, pero también ha producido el deterioro de nuestro entorno (biosfera). Las tecnologías pueden ser usadas para proteger el medio ambiente y para evitar que las crecientes necesidades provoquen un agotamiento o degradación de los recursos materiales y energéticos de nuestro planeta.

Conocimiento: Es lo que el Intelecto permite comprender y aprender a través de los sentidos y lo que en la realidad es.

B.4) El subsistema estructural (Tareas, Flujo de Trabajo, Flujo de Información, Procedimientos, reglas)

Se refiere a las formas en que las tareas de la organización están divididas (diferenciación) y son coordinadas (integración). En un sentido formal, es el conjunto de roles de las interacciones deliberadamente planificados y diseñados. El subsistema estructural se concreta en la estructura, es un sistema artificial diseñado con el fin de aumentar la eficiencia del subsistema psicosocial.

Cuando el subsistema estructural se aplica al subsistema psicosocial surgen los subsistemas informales como consecuencia de los desajustes normales que se producen al unir los dos primeros subsistemas.

A partir de esta diferenciación sistémica de la organización se plantea la necesidad lógica de estudiar la interacción entre los subsistemas organizacionales que se originan en la diferenciación, para lo cual, se introducen en el modelo los procesos que sirven como vínculos o enlaces entre dichos subsistemas. Estas relaciones se mantienen mediante los procesos de comunicación, influencia y decisión, a través del subsistema administrativo de la organización.

Este subsistema juega un papel central en la determinación de objetivos, planeación, diseño de la organización, control de actividades y en la relación de la organización con su medio ambiente.

Flujos de Trabajo

La actividad diaria de las organizaciones implica la definición y ejecución de flujos de trabajo es decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivo.

Los flujos de trabajo de muchas de estas organizaciones incluyen en su secuencia de tareas la gestión de documentos, como por ejemplo: la generación y aprobación de órdenes de compra, autorizaciones de notas de pedido, aprobaciones de crédito, procesos de reclamaciones, pago de facturas de proveedores, etc.

Este tipo de tareas se llevan a cabo normalmente de forma manual empleándose una gran cantidad de horas en trabajos administrativos (e incurriendo en grandes costes de explotación) debido al volumen masivo de documentos a manejar, la alta dependencia de papel, el traslado de información entre personas, la falta de conocimiento de los procesos de la empresa o la dificultad para medir el cumplimiento de estándares y costos involucrados.

Esto implica una ejecución lenta y sin un control fiable sobre la misma, en un entorno con demandas crecientes de competitividad, calidad y servicio al cliente; mejora continua de los procesos; mejor coordinación, comunicación y cooperación; mayor agilidad y flexibilidad de los sistemas que soportan el negocio.

El movimiento de información en la organización se denomina flujo de información.

Todo el personal administrativo y profesional en el programa de planificación familiar necesita utilizar información para tomar mejores decisiones. Una vez que se decide el tipo de información que cada persona o unidad requiere, debe determinarse la manera más eficiente para obtener y transmitir la información

El Procedimiento

Es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo.

A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que esta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos.

Se configura como una garantía que tiene el ciudadano de que la Administración no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado puede conocer y que por tanto no va a generar indefensión.

Los sistemas basados en reglas trabajan mediante la aplicación de reglas, comparación de resultados y aplicación de las nuevas reglas basadas en situación modificada. También pueden trabajar por inferencia lógica dirigida, bien empezando con una evidencia inicial en una determinada situación y dirigiéndose hacia la obtención de una solución, o bien con hipótesis sobre las posibles soluciones y volviendo hacia atrás para encontrar una evidencia existente (o una deducción de una evidencia existente) que apoye una hipótesis en particular.

B.5) Subsistema Psicosocial: (Recursos Humanos, Actitudes, Motivación, Liderazgo, Comunicación)

Integrado por individuos y grupos en interacción. Consiste en el comportamiento individual y la motivación, relaciones de función y posición, dinámica de grupos y sistemas de influencia. Se ve afectado también por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organización. Estas fuerzas crean el "clima organizacional" dentro del que los participantes humanos realizan sus actividades y desempeñan su función. Por tanto, se prevé que los sistemas psicosociales difieren significativamente entre las diversas organizaciones. Ciertamente, el clima para la persona en la línea de ensamble es diferente del de un científico en el laboratorio o el de un medico en el hospital.

El subsistema psicosocial integrado por individuos y grupos en interacción. Consiste en el comportamiento individual y la motivación, relaciones de función y posición, dinámica de grupos y sistemas de influencia. Se ve afectado también por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organización. Estas fuerzas crean el "clima organizacional" dentro del que los participantes humanos realizan sus actividades y desempeñan su función.

Este subsistema juega un papel central en la determinación de objetivos, planeación, diseño de la organización, control de actividades y en la relación de la organización con su medio ambiente.

Se ven íntimamente ligados a los siguientes aspectos:

Recursos Humanos

Se de denomina de esta manera al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de esa organización. Pero lo más frecuente es llamar así a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organización.

Cultura Organizacional, Clima Organizacional o Cultura Corporativa, comprende las actitudes, experiencias, creencias y valores, tanto personales como culturales, de una organización.

Se ha definido como "una suma determinada de valores y normas que son compartidos por personas y grupos de una organización y que controlan la manera que interaccionan unos con otros y ellos con el entorno de la organización. Los valores organizacionales son creencias e ideas sobre el tipo de objetivos y el modo apropiado en que se deberían conseguir. Los valores de la organización desarrollan normas, guías y expectativas que determinan los comportamientos apropiados de los trabajadores en situaciones particulares y el control del comportamiento de los miembros de la organización de unos con otros

Motivación:

Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzables a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la organización.

Liderazgo:

En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera.

Comunicación:

La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en mas de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección

Comparación entre el Modelo de Sistemas Integrados y las Funciones Administrativas

Las labores administrativas pueden ser descritas en términos de funciones básicas que son realizadas a fin de que la organización alcance sus fines. Tomar decisiones que mantienen un equilibrio dinámico a tiempo que alcanza los objetivos que significan éxito, es decir el desempeño organizacional. Los administradores podrían no seguir consecuentemente un proceso formal de fijación de metas planeación integración de recursos, organización, implementación y control.

El sistema administrativo funciona con el contexto de un medio externo subsistemas internos metas y valores, técnicos, estructurales y sociales. La toma de decisión es central. Los administradores toman decisiones en una gran variedad de asuntos algunos son rutinarios y otros son mas complejos en general la labor administrativa incluye lo siguiente:

Decidir que hacer a pesar de la incertidumbre gran diversidad y una cantidad de información potencialmente relevante. Lograr que estas cosas rehagan a través de un conjunto grande y diverso de personas a pesar de de tener poco control de ellos sobre la mayoría de ellos.

Algunos planes, estrategias, prioridades son explícitos y son escritos. Los administradores tienen que preocuparse también por una amplia gama de asuntos menos explícitos que requieren decisiones cotidianas. Pocas decisiones administrativas son finales, mas bien la labor administrativa incluye una corriente continua de opciones y acciones que deben ser vigiladas para ver si el sistema esta marchando bien. Los administradores están literalmente en medio de mucho procesos interactivos que requieren un flujo continuo de decisiones a fin de mantener un equilibrio dinámico, los buenos administradores participan continuamente en la detención de problemas y oportunidades, también son capaces de desarrollar prioridades con base en criterios como importancia, urgencia y factibilidad, concentran su atención en los problemas de mayor prioridad, asuntos que marcan una gran diferencia en términos de desempeño en la organización. Al tiempo que reconocen la importancia de la adaptación y la innovación, los administradores son responsables de que un trabajo se haga, de mantener suficientemente estabilidad y continuidad para alcanzar los objetivos trazados.

a) Fijacion de objetivos: el sistema de objetivos hace incapie en las condiciones futuras deseadas que la organización trata de alcanzar. Las metas especificas incluyen cantidades de producción con objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas limites para la terminación del trabajo.
b) Planeación: una vez que se mantienen los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los medios de alcanzarlos, decidir de antemano que se va a hacer y cómo. Esto implica el desarrollo de una estrategia global y políticas generales, mas programas específicos y procedimientos. La integración de la toma de decisiones a través de la organización y el tiempo. La planeación ofrece un medio a los administradores y a las organizaciones para enfrentar un cambio en su medio ambiente.
c) Integración de recursos: los recursos son necesarios para realizar los planes y es responsabilidad de la administración integral, los recursos requeridos y vigilar que se utilicen eficazmente. Para cualquier operación u organización hay requerimientos financieros, materiales, humanos y tecnológicos. Las operaciones de rutina requieren una continua disponibilidad de recursos en la forma de flujo de efectivo, materias primas, esfuerzos humanos y métodos de trabajo.
d) Organización: la labor administrativa incluye también el desarrollo y mantenimiento de una estructura para la realización de los planes establecidos y el logro de los objetivos relevantes. Los diagramas de flujo de trabajo muestran el proceso de transformación utilizado en producir bienes y servicios. La labor administrativa incluye dividir el trabajo en componentes sustanciales y luego integrar los resultados.
e) Aplicación (implementación): los objetivos, planes, recursos y diseños son parte de la reparación; desarrollar la capacidad de actuar. Sin embargo nada ocurre hasta que se utiliza el esfuerzo para alcanzar los resultados deseados. Un nuevo producto debe ser producido y vendido. Un procedimiento para reducción de costos debe ser utilizado en lugar de los métodos existentes.

En general, la cantidad de esfuerzo humano implicado en la aplicación e implementación es una función de la capacidad del administrador para influir en otros subordinados como compañeros y jefes.

En los buenos administradores crean un clima dentro del cual la gente se siente motivada para actuar bien.

f) Control: medir y evaluar los resultados son pasos necesarios a fin de sopesar el desempeño organizacional y determinar que tan bien ha realizado su labor el administrador. Controlar es la función administrativa referente a mantener la actividad organizacional dentro de los límites permitidos, de acuerdo con las expectativas. Está muy interrelacionados con y depende de la planeación.
g) Las funciones administrativas básicas son altamente independientes. Tradicionalmente no se realizan paso por paso. Los administradores son al final responsable por la realización de las funciones básicas que son los medios para alcanzar el desempeño organizacional y para asegurar una capacidad continua para hacerlo.

Relación entre las Funciones Administrativas y el Análisis de Gestión

Es importante partir de la toma de decisiones para poder relacionar las funciones administrativas y el análisis de gestión.

La toma de decisiones es un proceso en que uno escoge entre dos o mas alternativas.

Existen pasos en el proceso de la toma de decisiones los cuales son:

Determinar necesidad de una decisión
Identificar los criterios de decisión
Asignar peso a los criterios (ponderar)
Evaluar las alternativas
Seleccionar la mejor alternativa

Funciones administrativa

La toma de decisiones invade las 4 funciones administrativas; de hecho esto explica porque los administradores cuando planean organizar dirigen y controlan, son con frecuencia llamados tomadores de decisiones.

La Planeación define las metas de la organización, establece una estrategia global para el logro de esas metas.

Ejemplo de decisiones en la planeación:

¿Cuáles son los objetivos de la planeación de la organización a largo plazo?

¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?

¿Cuáles deben ser los objetivos a Corto Plazo?

La organización diseña la estructura de la empresa incluye la determinación de las tareas a realizar, como se agrupan las tareas, quien reporta a quien y donde se toman las decisiones.

Ejemplo decisión en la Organización:

¿Como deben diseñar los puestos?

¿Quién esta mejor calificado para ocupar un puesto vacante?

¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente?

La dirección se encarga de motivar sus subordinados, redirige las actividades de otro, se escoge el canal de comunicación mas adecuado, se resuelve el conflicto entre miembros o se solucionan la resistencia al cambio.

Ejemplo decisión en la dirección

¿Como se maneja a un grupo de trabajadores que parezca tener una motivación baja?

¿Cómo afectara a un cambio especifico a la productividad del trabajador?

Ejemplo decisión de Control

¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas?

¿Cómo debo controlar esas actividades?

¿Cuándo esta la organización desempeñándose de manera efectiva?

Una vez explicada la influencia de la toma de decisiones en cada una de las funciones administrativas, cabe destacar las relaciones existentes entre las funciones y el análisis de gestión.

Cuando se comprende el análisis de gestión se va evaluar el grado de eficiencia y eficacia, con el cual se están cumpliendo la planificación, organización, dirección y control.

El analista debe empezar con la primera función administrativa, la planeación la cual permite establecer la misión, visión, estrategias de la empresa para luego estudiar las personas que ocupan los cargos si están desempeñando un gran trabajo, si los recursos que se utilizaron para el logro de los objetivos fueron indicados (organización), verificando a su vez como son las relaciones humanas en la empresa, si hay productividades los trabajadores, motivación (dirección) y en el ultimo lugar exponer los resultados con un control previo, dando propuestas, alternativas, corrigiendo las fallas

La gestión administrativa de una empresa de la empresa es un proceso dinámico donde conviven pasado, presente y futuro. En este proceso se combinan activamente, análisis del pasado (gestión), previsión y evaluación de alternativas futuras (planeamiento) y la instrumentación del plan presente.

El proceso de análisis de gestión puede resumirse en una serie de acciones:

La recopilación de los datos físicos y económicos.
La imputación de ingresos y egresos.
La homogenización de la moneda de cálculo.
El calculo de resultados.
El análisis de resultados.

El objetivo de esta norma es homogenizar los criterios de ordenamiento e imputación de dato, su expresión monetaria y la mitología de calculo. Resaltando su importancia en el objetivo final del análisis de resultados, tomando la información que nos brinda el análisis de gestión sobre las mejores decisiones sobre el uso de los recursos de la empresa. Esta metodología permite mejorar el plan de la empresa en base las conclusiones emergente del análisis y comparación de los resultados previstos y los obtenidos en el ejercicio analizado.

El analista de Gestión (Papel del analista de Gestión) frente a las funciones básicas administrativas

El analista de gestión administrativa, también llamado como Auditoria Administrativa o Auditoria Operativa, tiene como principal objetivo medir la eficiencia organizacional, y de igual manera, evaluarlos resultados de la acción de la acción gerencial, en términos de conocer si realmente se están logrando los objetivos y metas planeadas por la empresa, en todos sus áreas y funciones.

El profesional de la administración cuando realiza un análisis de gestión tiene como objetivo evaluar la calidad de la gerencia, a partir de determinar si las metas se están logrando con la optimización de los recursos disponibles, o sea, en este caso, los resultados de los estados financieros constituyen para el analista de gestión, solo un medio de cuantificar eficacia, la eficiencia y la productividad de la acción gerencial en cualquier área de la empresa.

Para el desarrollo de un análisis de gestión, se requiere la formulación previa de un programa de trabajo. Este programa es un plan detallado de todas las actividades que van a guiar el curso del análisis. Es necesario tener claro y preciso las preocupaciones y necesidades de la empresa- cliente, ello permitirá diseñar un programa de acuerdo a las condiciones particulares de la empresa y el alcance del trabajo.

La elección de las técnicas cualitativas o cuantitativas necesarias para hacer un buen trabajo de análisis de gestión va a depender de la experiencia, y conocimiento del profesional de la administración, y sobre todo de su capacidad para determinar la factibilidad de la aplicación. Las técnicas son variadas, por ello el analista de gestión debe contar con una bibliografía de consulta que incluya texto, revistas y trabajos relacionados con la ciencia administrativa y demás disciplinas complementarias.

Se puede resumir, entonces, que el perfil de un profesional que se desempeñe como un analista de gestión o auditor administrativo, tiene que contener las tres habilidades o destrezas básicas que propone el educador y ejecutivo Robert Katz, esta son:

Habilidades o destrezas técnicas
Habilidades o destrezas conceptuales o sistemáticas
Habilidades humanas.

No se debe dejar pasar por alto, la capacidad de líder que tendrá que tener un analista de gestión profesional, para ser un gran motivador de su equipo de trabajo. Su desempeño como líder- facilitador le exigirá adoptar un estilo moderno de dirección, con las características siguientes:

Ser colaborador, amigable y humano.
Ser participativo y generador re opciones.
Saber entender que su misión es detectar errores y lograr correcciones.
Ser respetuoso para hacer recomendaciones y observaciones.
Saber identificar problemas, sus causas y efectos.
Saber inspirar confianza
Saber compartir información.
Entre otros.

Conclusión

Se puede concluir diciendo que el analista de gestión es el mejor aliado de la sana administración de una sociedad empresarial, por cuanto que, aplicado por los Licenciados en Administración competentes y capacitados, disminuye los niveles de riesgo para que fracasen las empresas privadas o publicas del país.

Conceptos Básicos

Los factores que influyen en la organización son:

Culturales: Ideales, valores y normas prevalecientes en la sociedad.

Tecnológicos: Grado y perspectivas del avance científico y tecnológico.

Educativos: Niveles de escolaridad y preparación para el trabajo productivo.

Políticos: Sistema político y situación política general.

Legales: Legislación que afecta la interacción de las organizaciones.

Recursos naturales: Disponibilidad y condiciones climáticas, orografiítas, hidrográficas, etc.

Demográficos: Edad, sexo, número y distribución de recursos humanos.

Sociológicos: Estratificación y movilidad sociales.

Económicos: Estado de la economía y acción de los agentes económicos.

Autor: