Consejos útiles para crear presentaciones exitosas (página 2)

• Revistas y publicaciones del sector
• Información suministrada por colegas
• Cuestionarios

A partir del uso de estos recursos debo obtener información sobre el público como:

– Posición en la Empresa o Grupo

– Nivel de conocimiento sobre el tema

– Intereses

– Prejuicios y Sesgos

– Preocupaciones

– Poder de discusión.

Debemos recordar que quién hace la presentación necesita al público, por lo que los intereses de este deben guiar cada paso del proceso de presentación.

Una vez realizada la investigación del público debe determinarse si el tema y el objetivo son adecuados, ya que enfrentamientos desacertados no brindan los resultados deseados, por lo que puede ser necesario:

• Ajustar el tema
• Volver a examinar el objetivo

A.3) Comprobación de la logística

En este paso lo primero es determinar cuánto tiempo puede durar mi presentación para no tener que cortarla o determinar el largo que quiero que tenga.

En la misma deben incluirse de 2 a 5 ideas principales, no más ya que de lo contrario el público se atormentaría y no sacaría nada en claro.

La duración afecta la cantidad de detalles. Cuando tenemos la oportunidad de que la presentación sea larga, podemos entrar en más detalles y brindar mayor profundidad a los puntos o ideas principales, que como ya dijimos anteriormente no debe ser más de 5.

Para el caso en que se desarrollen presentaciones en grupo es necesario definir de ante mano:

1. Orden en que intervendrá cada miembro del grupo
2. Aspecto o tema que cubrirá cada uno
3. Objetos materiales y audiovisuales u otros materiales de apoyo que usará cada miembro del grupo
4. Cuánto hablará cada persona.

Como parte de la Logística es importante determinar:

1. Cuándo se va a desarrollar la presentación
2. Dónde exactamente es.
3. Cómo llegar hasta allí
4. Cuánto durará el viaje
5. Los medios de transporte par allegar al lugar.

Una vez determinada la sala donde se hará la presentación, es necesario conocer:

1. Cuál es la disposición de los Asientos
2. Qué largo tiene
3. Dónde están las ventanas
4. Dónde están los tomacorrientes
5. Dónde se encientes las luces

1. Redactar la Presentación

B.1) Apertura

Dónde comienzo y cómo estructuro la presentación es muy importante, ya que una presentación es como un viaje y el público desea saber qué tu tienes en mente, cual es el objetivo de tu viaje y cómo llegarás allí.

La Apertura es el momento donde se roba la atención del público, por lo que en ella debes mostrar lo que les vas a decir.

Establecer tu dirección: Es necesario hacerle saber al público lo que se va a decir; mostrando un cartel o pancarta donde se indique el viajes con los temas a cubrir.

Establecer los beneficios de escuchar: Es necesario hacerle saber al público qué ganará de las palabras que acompañan nuestra presentación. Qué ganará al Escarcharte. Qué ganará con tus palabras. Es necesario dar una razón para escuchar.

Establece tu credibilidad: Para esto es necesario mencionar:

• Título

• Rol
• Experiencia
• Logos
• Dirección de la Presentación
• Objetivo de la presentación
• Si hay preguntas decir cuándo responderlas
• Darse importancia aleja al público

B.2) Desarrollo

En este momento debo determinar por donde comienzo, Anotar el objetivo que definí. Dar un bosquejo,agrupar las ideas, añadir detalles de apoyo y filtrar los que son más necesarios.

Se debe identificar:

• lo esencial
• lo que es bueno conocer
• lo que se debe descartar.

La información "que es bueno conocer" se debe reservar para las preguntas.

Toda presentación debe seguir una estructura adecuada, la cual deberá ser escogida por el autor en dependencia de la siguiente clasificación

Es importante en esta fase de Desarrollo de la presentación ir reforzando el punto principal mediante:

• Hechos
• Cifras
• Citas de fuentes de credibilidad
• Ayudas audiovisuales
• Anécdotas
• Repeticiones

Con el objetivo de establecer Credibilidad, y para hacerlo memorable es necesario intentar generar el interés y el deseo.

B.3) Conclusiones

El éxito de la presentación depende de la Apertura y las Conclusiones. La presentación completa puede fracasar si una de estas fracasa.

Es importante que se deje ver cuando se está llegando al final, y en ese momento se debe hacer un llamado a la acción, ya que está demostrado que la gente recuerda mejor, lo último que escuchó. Por lo tanto en las Conclusiones tocaremos los puntos principales una vez más.

Es necesario Indicar que llegó el momento de concluir por lo que se sugiere el uso de frases como:

"Para terminar…", "Como colofón quisiera…" ,"En conclusiones…" , "Permítanme Resumir diciendo…", estas frases aumentan la atención del público.

A continuación en las conclusiones se debe:

a) Resumir brevemente los puntos principales

b) Mencionar lo que el público ha ganado o ganará.

c) Mencionar los Beneficios

d) Vincular las conclusiones a la Introducción, esto es muy importante y para ello se requiere de:

– Volver a declarar los objetivos

– Regresa a tu analogía, historia cita o estadística

e) Pedir lo que uno desea. Esto se refiere a planificar qué hacer después de la presentación. Por Ejemplo:

Ventas: Solicitar un compromiso de Compra.

Equipo: Presentar a un Colega.

Casi siempre: Ofrecer una sesión de Preguntas y respuestas.

B.4) Cuida tu discurso

Este consejo es vital para atraer al público, usar las palabras adecuadas, ya que los oídos captan muy bien las frases mal construidas, las redundancias y las frases verbosas.

Por lo que se debe poner especial atención en:

Primer Paso: Buscar oraciones pasivas y hacerlas activas:

Ej: La zanja puede cruzarse con el empleo de una soga. (pasiva)

Usa la soga para cruzar la zanja (Activa)

Segundo paso: Buscar las palabras vagas y hacerlas concretas.

Ej. Agarra la soga, cuélgate y balacéate del otro lado del canal

Las oraciones activas y las palabras concretas animan al público. Cuando uno siente algo contribuye a transmitir la idea, por lo que debe usarse palabras dramáticas para comunicar ideas nuevas

1. Apoyo Audiovisual

C.1) Sonido e Imagen

Es muy importante el uso de textos, tablas, diagramas ya que:

– Transmiten las ideas 50 veces más rápido que las palabras.

– Refuerzan, aclaran y hacen memorables las presentaciones.

– Ahorran tiempo y mantienen la atención del público.

D) Exponer la Presentación

D.1) Exposición:

Sin aprenderse la presentación palabra por palabra, deben utilizarse notas o breve bosquejo para no perderse.

D.2) Canales de Comunicación

Cómo canales de comunicación identificamos la voz, el lenguaje corporal (gestos y expresiones faciales y del cuerpo en general) y el tono con que hablamos, ellos ayudan a conseguir el mensaje.. Estos aspectos son intuitivos, naturales y espontáneos y logran comunicar entre el 76 y el 100% de lo que queremos decir, claro que en gran parte depende de quién escucha.

También debemos tener en cuenta que las personas escuchan nuestra voz por lo que en una presentación se debe controlar el aspecto de la voz.

D.3) Aspecto Personal

En este aspecto influye el lenguaje corporal, las expresiones faciales y el contacto visual comunicando ideas y apoyando el mensaje completo.

El lenguaje corporal transmite sentimientos y actitudes y determina cómo enfrentar al público, deben mantenerse los brazos libres, los hombros hacia atrás y relajados. Se debe evitar relajar los brazos o llevar las manos a los bolsillos, Sentarse a mantenerse de pie según la ocasión y el público. Moverse sin movimientos repetitivos que provoquen distracción en el público.

Siempre tratando de mantenerse natural y recalcando el mensaje.

El Contacto Visual es poderoso y aumenta la credibilidad, creando una relación con el público. No se debe mirar por encima de la cabeza del público sino a los rostros.

El Vestuario es igualmente importante ya que el público examina tu ropa, pero si te vistes de forma adecuada, será mejor. Esta depende del lugar; si la presentación es interna se puede usar un vestuario informal, si la presentación es externa o de ventas u oro tipo lleva formalidad.

El uso de los colores es importante ya que los colores oscuros aseguran autoridad, y deben evitarse los colores que produzcan aspecto enfermizo, por lo que se debe vestir de forma atildada.

La voz, incluye el tono, la velocidad, el volumen y las frases de relleno. Variar el ritmo y el tono añade vida a las palabras. El objetivo es ser profesional, claro, preciso, Interesante y persuasivo. Debe comprobarse que se nos entiende con facilidad por lo que debes hablar con mayor lentitud para dar énfasis y hacer las pausas necesarias, para enfocar la atención.

El volumen debe ser el apropiado con el lugar y la cantidad de público.

Debe ponerse mucho cuidado al uso indiscriminado de frases de relleno, ya que distraen al público, lo que se debe evitar a toda costa.

D.4) Dominio Verbal

La energía nerviosa es difícil de controlar totalmente y eso es bueno ya que ella en su justa medida puede trabajar en nuestro favor transformándola en entusiasmo y convicción.

"Imagina el Éxito, espéralo y lo alcanzarás" "Di, puedo y voy a lograrlo"

El contacto facial ayuda a reducir la reducir la ansiedad. Imagina que conversas individualmente con el público, no te centres en una persona porque esta puede sentirse incómoda y el resto ignorado.

D.5) Uso de Notas

Los actores memorizan pero los empresarios no, porque resulta exagerado, por lo que se sugiere el uso de notas, ya que ayuda a la exposición. Contiene frases cortas o palabras claves que ayudan a recordar lo que se va a decir. Los colores añaden énfasis, es como una chispa que activa muestra memoria; también se pueden usar símbolos u otras señales de ayuda visual.

D.6) Uso del Apoyo Audio Visual

El espacio, la cantidad de público y la hora pueden determinar que apoyo audiovisual se vas a escoger. Por ejemplo, las diapositivas animan a la siesta, los pequeños portafolios son dinámicos; diapositivas o computadoras pueden usarse cuando hay varias personas.

E) Interactuar con el público

E.1) Responder las preguntas

La sección de preguntas y respuestas necesitan preparación para que no se conviertan en brutales. Es bueno y seguro que el público se sienta satisfecho.

Algunos prefieren dejarlas para el final, otros prefieren hacerlo antes. Quién hace la presentación debe decidir.

Pueden solicitarse preguntas en cualquier momentos, antes, durante o después de a presentación, no importa el momento lo que es realmente importante es informárselo al público, para que sepa cuando puede participar

Es importante también siempre que sea posible, repartir volantes sobre el contenido de la presentación ya que ayudan al público a comprender y recordar el mensaje, antes, después y durante la presentación. Es una buena idea porque quedan en forma de recordatorio.

E.2) Respeto

Es un aspecto muy importante en toda presentación mostrar seriedad y respeto. Quién realiza la presentación debe

Préstale atención, date por enterado de la pregunta

Muestra que lo tratas en serio.

Preparación para las preguntas y respuestas

¡A la gente le resulta difícil ser lo primeros en hablar!

1. Prepárate para esto, sonríe y enfréntalo
2. Pregunta tu mismo
3. No dejes que se haga incómodo. Da las gracias al público y despídete con gracia.

CONCLUSIONES

A manera de Conclusiones presentamos las ideas esenciales que debe tenerse en cuenta a la hora de hacer una "PRESENTACION EXITOSA"

A) Planificar la Presentación

Definir Objetivo Principal y Específicos

• Ser expresado en una oración clara.
• Especificar la acción que se desea producir.
• Centrar la presentación en el logro de la acción definida en el objetivo

Conocer al público al cual va dirigida la presentación y con el cual contamos para desarrollar la acción reflejada en nuestro objetivo

• Averigua quiénes conforman tu público e identifícalo
• La posición en la Empresa o Grupo.
• Sus intereses debe guiar cada paso de la presentación

Comprobación de la logística

• Examinar solo 5 puntos principales, no importa cuánto hables.
• Averiguar cuál será tu turno al hablar
• Adoptar presentaciones competitivas para desafiar a los opositores.
• Felicitar a tus colegas en las presentaciones
• Revisar el local con antelación.

2. Redactar la presentación

Apertura

• Establecer tu dirección
• Establecer los beneficios de escuchar
• Establece tu credibilidad

Desarrollo

• Usar asociación libre de ideas para crear tu plan general
• Identificar punto o acápites principales
• Eliminar aspectos no esenciales
• Escoge la estructura más adecuada
• Apoyar cada punto para establecer credibilidad y hacerlo memorable
• Intentar general interés o deseo.

Conclusiones

• Tocar de Nuevo los puntos principales
• No Añadir Información Nueva
• Orientada a la Acción
• Mencionar lo que gana el público
• Incluye un Llamado directo a la Acción
• Planifica lo que haces cunado pares de hablar
• Dar Gracias al Público

Cuida tu discurso

• Palabras familiares, si es posible
• Frases activas para añadir dinamismo
• Lenguaje familiar.
• Lenguaje adecuado para el público que escucha
• Palabras dramáticas para aspectos importantes

C) Apoyo Audiovisual

• La selección de diapositivas concisas y vigorosas
• La sincronización de las imágenes fuertes con los sonidos pintorescos
• La selección del gráfico o diagrama adecuado para el tema.
• La comprobación de la disposición y facilidad de comprensión del texto
• Haber ensayado suficientemente la presentación en aras de no tener que leerla
• La utilización de tiempo adecuado.

4. Interactuar con el Público

Dominio de las Expresiones faciales

• Relajar conscientemente los músculos faciales
• Sonreír con los ojos
• Hacer contacto visual
• No reaccionar con hostilidad a las preguntas difíciles
• Relajarse y hacer contacto visual
• Cuando el público parezca frío mantener la sonrisa.
• Controla tu apariencia

Control de la Energía Nerviosa

• La energía nerviosa es normal pero debe controlarse adecuadamente.
• Entregar energía, a través de: gestos, expresiones faciales, contacto visual
• Eliminar las distracciones, a través de: gestos nerviosos, movimientos espasmódicos, ropa inadecuada.
• La energía nerviosa es normal pero debe controlarse adecuadamente.
• Convertir en energía teatral que contenga entusiasmo.
• Reducir la ansiedad: Conociendo el tema, practicando en alta voz, imaginando el éxito
• Desarrollar una rutina que te relaje antes de comenzar a hablar, como inhalar fuerte y sonreír

Dominio Verbal

• Responder al lenguaje corporal del público.
• Practicar una y otra vez
• Obtener retroalimentación de Colegas y Amigos.
• Controla la voz
• No hablar ni muy rápido ni despacio
• Usar el volumen y tono para enfatizar
• Eliminar frases de relleno como: "saben" "ehh".
• Establecer contacto visual, inmediatamente.

Usar Notas

• Las notas son el mejor amigo durante la presentación
• Permiten una respuesta rápida y adecuada a la reacción del público
• El uso de notas se simplifican con un código taquigráfico que puede incluir: letras de molde, viñetas, colores, señales para el apoyo visual.
• Escoger los instrumentos visuales según el lugar y colocarlos con cuidado
• No leer al público en voz alta

Interactuar con el Público

• Ensayar para estar seguir del tiempo y aumentar tu confianza
• Eliminar los elementos visuales que distraen en cuanto termines con ellos
• Planificar cuando entregar el material impreso.
• Anticipa todas las preguntas que se te ocurren.
• Practica tus respuestas en Alta voz
• Nunca te burles de una pregunta.
• Cuando no sabes la respuesta dilo y luego averigua
• Responde las preguntas largas fuera de la sesión
• Reconoce las preguntas que no lo son y manéjalas en consecuencia.
• Las sesiones de preguntas y respuestas representan oportunidades para aumentar el compromiso del público. Aprovéchalas

RECOMENDACIONES

La recomendación más importante que se puede hacer a quién pretenda hacer una presentación exitosa es: Ensayar, Ensayar y Ensayar.

BIBLIOGRAFÍA

CD Multimedia Presentaciones Exitosas

DATOS SOBRE LOS AUTORES

Nombre: Alicia Rodríguez Ocampo

País de Residencia: CUBA

Ciudad de Nacimiento: Villa Clara

Estudios Realizados: Licenciatura en Cibernética -Matemática

Año de Graduación: 1992

Centro de Estudios: Universidad Central de las Villas

Profesión: Especialista en Ciencias Informáticas

Estudios en Curso: Maestría en Administración de Negocios

Nombre: Eduardo Quiñones Jiménez

País de Residencia: CUBA

Ciudad de Nacimiento: Cienfuegos

Estudios Realizados: Licenciatura Economía

Año de Graduación: 1987

Centro de Estudios: Universidad Central de las Villas

Profesión: Especialista en Capital Humano

Estudios en Curso: Maestría en Administración de Negocios

Autor:

Alicia Rodríguez Ocampo

Eduardo Quiñones Jiménez

País: CUBA

Ciudad: SANTA CLARA

Fecha: Junio de 2008