- Objetivos
- Propuesta de Escritura
- División trabajo para la formalización de la Empresa
- Esquema de producción
- Directrices estratégicas
- Diseño organizacional
- Conclusiones
- Manual de funciones
- Bibliografía
Se va a realizar una propuesta para la creación de una empresa en la cual podremos determinar y visualizar las bases fundamentales de una organización y los pasos que se requieren para la su constitución, dentro de los cuales tenemos, la minuta que es una serie de factores que nos sirven como guía cuando se procede a registrar la empresa en la Cámara de Comercio, las directrices estratégicas que nos dan explicación del como esta constituida la empresa, y el organigrama donde se puede observar el orden jerárquico de la organización con su respectivo manual de funciones el cual permite dar a conocer los cargos y quehaceres que desempeña cada funcionario dentro de la empresa.
Además el presente trabajo tiene como objeto afianzar los conocimientos adquiridos, de tal forma que los pongamos en práctica haciendo un primer bosquejo de los pasos necesarios que se deben tener en cuenta para la constitución de la empresa y posterior desempeño dentro de un mercado.
a). Plantear una propuesta para la creación de una empresa definiendo sus directrices estratégicas, además de analizar su situación actual, medio interno y medio externo.
b). Diseñar la minuta del proyecto-idea de creación de una empresa, además presentar el ciclo del proceso productivo y cada una de las funciones que se realizaran dentro de la empresa.
c). Llevar a cabo la división del trabajo para formalizar la empresa en la Cámara de Comercio donde se establezca la misma.
d). Proponer un diseño organizacional acorde con las directrices estratégicas donde se muestre la jerarquía, su tamaño y la forma en la cual la empresa estará coordinada.
I. NOMBRE Y DOMICILIO, NACIONALIDAD Y DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DE LOS SOCIOS
TRANSVERSAL 17 # 17-32
COLOMBIANA
CC.33.377.568 DE TUNJA
- PILAR CASTRO BUSTOS
AVENIDA COLON #28-35
COLOMBIANA
CC.52.716.904 DE BOGOTA
- YINA ROCIO ALFONSO
CALLE 11#8-55
COLOMBIANO
CC.7.186.206 DE TUNJA
- OSCAR JAVIER CALLEJAS PEREZ
CALLE 35A #17-39
COLOMBIANO
CC.7.182.390 DE TUNJA
- EDISON JAVIER MACANA GARCIA
- JIMMY ALEXANDER GUTIERREZ
CARRERA 6 # 41-07
COLOMBIANO
CC.80.097.968 DE BOGOTA
II. CLASE O TIPO DE SOCIEDAD:
SOCIEDAD LIMITADA: Porque la responsabilidad de los socios esta limitada al monto de los respectivos aportes.
El capital debe pagarse totalmente cuando se constituya la sociedad o cuando se establezca un aumento del mismo, además el capital se divide en cuotas de igual valor, cada una de las cuales da derecho a un voto.
III. DOMICILIO DE LA SOCIEDAD Y DE SUS SUCURSALES, SI LAS TIENE
Carrera 14 con Calle 19 en la Cuidad de Tunja.
IV. OBJETO SOCIAL
La sociedad IRON WORK & CIA. LTDA. se dedica a la compra y venta de insumos que se requieren para la Fontanería , Carpintería y Construcción.
V. CAPITAL SOCIAL
IRON WORK & CIA. LTDA. está conformada por 5 (cinco) socios cada uno de los cuales dispondrá a aportar un capital financiero de $20.000.000. La sociedad en conjunto poseerá $100.000.000 de capital financiero.
VI. RESERVA LEGAL
Como se estipula en la ley, la reserva legal será del 10% de las utilidades liquidas de cada ejercicio que ascenderá por lo menos al 50% del capital suscrito; y las demás que se establezcan en los estatutos.
VII. EPOCA Y REFORMA DE CONVOCAR A ASMBLEAS ORDINARIAS
Las asambleas se realizaran cada 2 meses en las cuales se hará lo siguiente:
- Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos.
- Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio.
- Aprobar las cuentas que se debe rendir al Administrador.
- Disponer de las utilidades sociales.
- Hacer las elecciones, elegir y remover las personas libremente.
- Consignar los informes de los Administradores sobre el estado de los negocios sociales.
- Constituir las reservar ocasionales.
VIII. FECHAS DE INVENTARIOS Y BALANCE GENERAL
Los inventarios se realizaran de forma constante el ultimo viernes de cada mes.
Los balances Generales se harán en la misma fecha de los inventarios.
IX. FORMA DE HACER LIQUIDACIONES Y CAUSALES DE LA MISMA
Para liquidar a un trabajador se tendrá en cuenta el Código Sustantivo del Trabajo, del cual se retomara los artículos 61, 62, 64 y 66 para tal fin.
X. DISTRIBUCION DE UTILIDADES
Se hará en proporción a la parte pagada de las cuotas o parte del interés de cada asociado, si en el contrato no se ha previsto validamente otra cosa.
Para distribuir utilidades se deberá justificar por balances reales y fidedignos: no podrán distribuirse utilidades mientras no se cubran las pérdidas de ejercicios anteriores.
XI. DURACION DE SOCIEDADES
El tiempo definido para la duración de la sociedad será establecido en los estatutos de la empresa.
La sociedad podrá continuar con los herederos.
XII. SOLUCION DE DIFERENCIAS QUE OCURREN EN LA SOCIEDAD
Las diferencias que puedan ocurrir entre los asociados entre sí o con la sociedad serán tomadas por los amigables componedores.
XIII. REPRESENTANTES
- JIMMY ALEXANDER GUTIERREZ
CARRERA 6 # 41-07
- PILAR CASTRO BUSTOS
TRANSVERSAL 17 # 17-32
Funciones de los representantes:
- Administrar la empresa para cumplir objetivos y lograr las metas propuestas.
- Representar nuestra sociedad en cualquier tipo de evento que sea realizado.
- Las demás pactadas en el estatuto.
XIV. CAUSALES DE DISOLUCION
- Por vencimiento de término previsto.
- Por imposibilidad de desarrollar la empresa social.
- Por reducción del número de asociados.
- Por declaración de cierre permanente de la sociedad.
- Por decisión de los socios.
- Por decisión de autoridad.
- Por perdidas que reduzcan el capital por debajo del 50% o cuando el número de socios excede a 25.
Fuente: Guía para Construir y formalizar una Empresa. Cámara de Comercio de Tunja.
II. DIVISION TRABAJO PARA LA FORMALIZACION DE LA EMPRESA
OSCAR CALLEJAS
Se encarga de:
Presentar ante una notaria el acta de constitución de la sociedad.
Presentar a la Cámara de Comercio :
- Formularios diligenciados.
- Copia de la escritura publica de la constitución de la sociedad.
- El documento de identidad del representante legal.
JAVIER MACANA
Se encarga de:
Solicitar el estudio del nombre de la empresa y verificar si este puede ser matriculado. (ver anexo)
Obtener las copias pertinentes de la escritura publica.
YINA ALFONSO
Se encarga de:
Pagar los derechos de matricula en el Registro Mercantil.
Obtener el certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
JIMMY GUTIERREZ
Se encarga de:
Adquirir y diligenciar los formularios de Matricula Mercantil.
Solicitar la liquidación.
PILAR CASTRO
Se encarga de:
Elaborar los estatutos de la sociedad donde figuren como mínimo los siguientes datos básicos:
- Nombre o razón social.
- Objeto social.
- Nacionalidad.
- Representante Legal y sus facultades.
- Clase de sociedad
- Nombre de los socios.
- Aportes de capital.
- Distribución de Utilidades.
- Duración
- Domimicilio.
- Causales de Disolución.
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VENTAS:
YINA ALFONSO
Persona encargada de hacer el mercadeo directo de los productos de la empresa a través de la venta personal o la comercialización a domicilio.
COMPRADOR:
PILAR CASTRO
Tiene como función mantener las relaciones de la empresa con los proveedores, actualizar los Kardex de inventarios y planear cual es la política de compras e inventarios necesaria para la empresa.
DISTRIBUIDOR:
JAVIER MACANA
Su función principal es hacer eficientes los canales logísticos externos de la ferretería así como propender por la calidad del producto a la hora de su entrega.
GERENTE:
OSCAR CALLEJAS
Persona que se encarga de velar por el buen funcionamiento de la empresa, a través del mercadeo, las compras y las finanzas de la misma; busca mantener un clima organizacional adecuado y asegurar que la finalidad de la empresa se cumpla
CONTADOR:
JIMMY GUTIERREZ
Persona que se encarga de llevar la contabilidad de los recursos de la empresa, analiza los estados financieros de la misma y propende porque se tomen buenas decisiones para mantener la estabilidad financiera de la empresa.
ASESOR LEGAL Y TRIBUTARIO:
JIMMY GUTIERREZ
Busca que la empresa cumpla con sus obligaciones tributarias, soluciona conflictos con proveedores y clientes, además que la empresa trabaje dentro de la normatividad comercial señalada en el área de influencia.
IRON WORK & CIA. LTDA. Proveerá insumos necesarios para la Construcción, Carpintería y Fontanería en la ciudad de Tunja.
MISION
La misión de IRON WORK & CIA. LTDA. Es prestar un servicio eficaz con calidad y excelencia basándonos en valores como la cordialidad, el respeto, la responsabilidad y la puntualidad en la comercialización de insumos relacionados con la Construcción, Fontanería, y Carpintería que ayuden a satisfacer las necesidades de los Arquitectos, Ingenieros y Obreros que soliciten nuestro servicio en la cuidad de Tunja.
VISION
Nos vemos en cinco años como una empresa líder en la proveeduría de insumos para la Construcción, Fontanería y Carpintería en la cuidad de Tunja, con la calidad que nos caracteriza y buscando una empresa desarrollada a través de un portafolio de servicios completo, eficaz y eficiente.
OBJETIVOS
GENERAL:
Satisfacer las necesidades de insumos para la Construcción, Carpintería y Fontanería de nuestros clientes siendo estos Arquitectos, Ingenieros y Obreros, además obtener una rentabilidad de un 10% en un periodo de 2 años.
ESPECIFICOS:
- Identificar y evaluar la dinámica estructural que en sus componentes de oferta y demanda presenta el mercado de ferreterías en la ciudad de Tunja.
- Capacitar el 20% del personal que compone las diferentes áreas de la empresa con un mínimo de 120 horas por cada empleado al año, con el fin de que en los 5 años siguientes se logre capacitar por lo menos al 80% del total del personal con que cuenta la empresa.
- Lograr que IRON WORK & CIA. LTDA. Se consolide en el mercado como un establecimiento de comercialización y distribución de insumos de Construcción, Carpintería y Fontanería mediante la penetración del mismo, logrando adquirir el 20% del mercado de la ciudad de Tunja para los próximos 2 años.
ETRATEGIAS:
- Para lograr que IRON WORK & CIA. LTDA. se posicione en el mercado de la ciudad de Tunja, debe ofrecer un servicio excelente el cual debe ajustarse a las necesidades de sus clientes, esto a través de campañas publicitarias que generen expectativas, curiosidad y motivación en los mismos para asegurar su fidelidad en la adquisición de nuestros productos y servicios.
- Innovar en la prestación del servicio al cliente utilizando las diferentes políticas establecidas por la empresa.
- Para lograr obtener la rentabilidad establecida por la empresa utilizaremos planes de mercadeo que permitan aumentar la demanda hacia nuestros productos en relación a los productos de las empresas competidoras, generando así utilidades.
POLITICAS:
- Se ofrecerá una atención con amabilidad y respeto hacia los clientes para lograr que sus preferencias se centren en nuestros productos y servicios lo cual se convertirá en una fuente de ventaja competitiva para nosotros que nos diferenciara en el mercado.
- Mantener a los clientes satisfechos con el fin de que su permanencia sea constante en la adquisición de nuestros productos y servicios.
Escogimos la organización de tipo Línea-Staff por las siguientes razones:
- En la actualidad es el tipo de organización mas empleado.
- Los órganos de Staff tienen autoridad de asesoría, Planeación y Control, de Consultoría y Recomendación (Autoridad Funcional).
- El área de línea tiene autoridad para ejecutar y decidir los asuntos principales de la organización.
- Este tipo de organización asegura asesoría especializada e innovadora, además mantiene el principio de autoridad única.
- Las principales funciones del staff son las siguientes¹:
- Servicios: Actividades especializadas, como la contabilidad, compras, personal investigación y desarrollo, procesamiento de datos, publicidad, etc., realizadas y ejecutadas por el Staff.
- Consultoría y Asesoría: Actividades especializadas, como asistencia jurídica, métodos y procesos, consultoría laboral, etc., proporcionadas por el staff, a manera de orientación y recomendación.
- Monitoria: Seguimiento y evaluación de cierta actividad o proceso, sin intervenir en él o influenciarlo. En general, el staff se encarga de la recolección de datos, elaboración de informes e investigaciones, seguimiento de procesos , etc.
- Planeación y Control: Casi siempre las actividades de planeación y control están delegadas en los órganos del staff. La planeación y el Control financiero o presupuestal, la planeación y control de producción, la planeación y control del mantenimiento de maquinas y equipos, y el control de calidad, son actividades desarrolladas por el staff
El Staff en el organigrama nos ayuda a mejorar La gestión Tributaria y la gestión Financiera ya que la función de este es asesorar a la gerencia y al área contable.
a). Se logro plantear la propuesta de creación de empresa en la cual definimos las directrices estratégicas relacionadas con la situación actual, medio interno y medio externo.
b). Se diseño la minuta del proyecto–idea de creación de empresa y a la vez presentamos el ciclo del proceso productivo y las funciones que realiza cada uno dentro de la empresa.
c). Se realizo la división del trabajo para formalizar la empresa en la Cámara de Comercio.
d). Se propuso un diseño organizacional acorde con las directrices estratégicas donde se mostró la jerarquía, el tamaño y la forma en la cual la empresa está coordinada.
- Chiavenato Idalberto, Introducción a al teoría general de la administración, Ed. McGraw-Hill, pp. 265
Es el departamento encargado de planear y ejecutar las operaciones de ventas y acceso del consumidor final del producto, a través de diversos mecanismos formulados desde el área de la empresa con el fin de hacer efectivos las entradas de recursos financieros de la empresa.
COMPRAS:
Diseña, estructura y ejecuta los planes de compras, remisiones y administración de los proveedores a través de políticas de suministro, integración horizontal hacia atrás y necesidad de materias primas.
COMERCIALIZACION:
En base a los diferentes productos y servicios de la empresa, formula, estructura y lleva a cabo el plan de marketing de la compañía, en razón de los productos, precio, distribución y promoción a realizar de manera efectiva para que sea adquirido por el mercado objeto.
FINANZAS:
Su función es registrar, analizar e integrar los movimientos de los recursos de la empresa en base a sus transacciones contables, a la optimización del efectivo, la administración del capital de trabajo, el buen uso de los activos fijos con el objeto de mantener un nivel de solvencia adecuado, liquidez para las operaciones diarias de la organización y garantizar un nivel de rentabilidad que cumpla con la finalidad de la empresa.
ASESOR LEGAL Y TRIBUTARIO:
Busca que la empresa cumpla con sus obligaciones tributarias, soluciona conflictos con proveedores y clientes, además que la empresa trabaje dentro de la normatividad comercial señalada en el área de influencia.
TALENTO HUMANO:
Diseña los planes de contratación del personal, desarrollo del recurso humano, capacitación y administración de salarios en base al plan de estratégico general formulado desde la alta gerencia.
NIVEL DE ALTA GERENCIA:
EMPRESA IRON WORK & CIA. LTDA.
Junta directiva gerencia general:
Las actividades se realizan de acuerdo a la visión, misión, objetivos y estrategias planteadas por la empresa.
Actividades:
- Establecer la filosofía de la empresa basada en valores.
- Proponer el tipo de negocio en el cual se establezcan las necesidades de los clientes y del mercado en el cual queremos entrar.
- Establecer políticas para posesionarnos en el mercado de Tunja y ofrecer un gama servicios.
- Definir las funciones en cuanto a la descentralización del poder, para la creación de filiales en un futuro.
- Implantar una metodología en cuanto a la organización, presentación del producto y la prestación del servicio al cliente.
- Formular estrategias para la empresa aplicando el souvenir como un medio de motivación en el cual se le den incentivos a los clientes con el fin de atraer.
- Definir los objetivos y las vías por los cuales los alcanzaremos.
- Elaborar el plan estratégico.
- Analizar los resultados obtenidos para ver sus aplicación y efectividad y verificar si son convenientes o es necesario su replanteamiento.
DIFERENCIACION VERTICAL:
La jerarquización prevista es la siguiente, teniendo similitud a una estructura plana distribuida así:
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Copias dadas en clase. Profesor Ernesto Pino Dussan.
Guías para la pequeña y mediana empresa. Cámara de comercio de Tunja.
Chiavenato Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Ed. Mc Graw Hill.
YINA ROCIO ALFONSO DUEÑAS
PILAR CASTRO BUSTOS
OSCAR JAVIER CALLEJAS PEREZ
JAVIER MACANA GARCIA
JIMMY ALEXANDER GUTIERREZ DIAZ
jimmyalexandergutierrezdiaz[arroba]yahoo.com
ESTUDIANTES DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS DE LA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA. SEDE CENTRAL TUNJA BOYACA