Campo de las finanzas para la administración de compras del fabricante o del distribuidor

El campo de las finanzas para la administración

La gestión financiera está íntimamente relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la financiación y a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la maximización del beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr estos objetivos una de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera sea realmente eficaz es la planificación financiera, el objetivo final de esta planificación es un "plan financiero" en el que se detalla y describe la táctica financiera de la empresa, además se hacen previsiones al futuro basados en los diferentes estados contables y financieros de la misma.

El área de Contabilidad está encargada del manejo de los estados financieros. 

 El área de Presupuesto administra el movimiento de los recursos financieros que ingresan y egresan.

El área de Servicios Administrativos se dedica a la coordinación y planeación de bienes y servicios necesarios para que las entidades funcionen, de manera tal que estos recursos estén disponibles en el momento requerido por la organización.

La función principal de Recursos Humanos es la de diseñar, desarrollar e implementar estrategias que permitan a los empleados alcanzar objetivos mediante el trabajo profesional y ético, desarrollado en un entorno de aprendizaje, cumplimiento de metas y bienestar. 

El ambiente de la empresa

Se encarga de ciertos aspectos específicos de una organización que varían de acuerdo con la naturaleza de acuerdo con la naturaleza de cada una de estas funciones, las funciones más básicas que desarrolla la Administración financiera son: La Inversión, El Financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de una organización.

La Administración financiera es el área de la Administración que cuida de los recursos financieros de la empresa. La Administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administración financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo.

Valores corporativos básicos, obligaciones y acciones

Las Finanzas Corporativas (Corporate Finance) (en adelante se hará uso en forma indistinta de los términos finanzas y finanzas corporativas) son un área de las finanzas que se centra en la forma en la que las empresas pueden crear valor y mantenerlo a través del uso eficiente de los recursos financieros.

El propósito de las finanzas es maximizar el valor para los accionistas o propietarios. Las finanzas están firmemente relacionadas con otras dos disciplinas: la Economía y la Contabilidad.

Las finanzas corporativas se centran en cuatro tipos de decisiones:

• Las decisiones de inversión, que se centran en el estudio de los activos reales (tangibles o intangibles) en los que la empresa debería invertir.

• Las decisiones de financiación, que estudian la obtención de fondos (provenientes de los inversores que adquieren los activos financieros emitidos por la empresa) para que la compañía pueda adquirir los activos en los que ha decidido invertir.

• Las decisiones de dividendos, debe balancear aspectos cruciales de la firma. Por un lado, implica una remuneración al capital accionario y por otro privar a la empresa de recursos financieros.

• Las decisiones directivas, que atañen a las decisiones operativas y financieras del día a día.

Siendo el objetivo de las finanzas el de maximizar el valor o la riqueza para los accionistas o propietarios, una cuestión central es poder medir si una decisión aumenta o disminuye ese valor. Para poder responder a esta cuestión se han creado las técnicas de valuación o valoración de activos

Estados financieros, depreciación y flujos de efectivo

Flujo de efectivo: Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a una fecha determinada.

Movimiento de dinero dentro de un mercado o una economía en su conjunto.

Estado de flujos de efectivo: Movimiento o circulación de cierta variable en el interior del sistema económico. Las variables de flujo, suponen la existencia de una corriente económica y se caracterizan por una dimensión temporal; se expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversión, la producción, las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Los flujos se relacionan en forma íntima con los fondos, pues unos proceden de los otros. De esta manera, la variable fondo "inmovilizado en inmuebles" da lugar a la variable flujo "alquileres", en tanto que la variable flujo "producción de trigo en el periodo X" da lugar a la variable fondo "trigo almacenado".

Estados Financieros

Son los documentos que concentran el registro de las operaciones de la empresa, en forma ordenada, confiable y accesible, con el objeto de que sean utilizados en el conocimiento y análisis de la empresa para la toma de decisiones.Por medio de los mencionados estados financieros se llega al conocimiento profundo de los que es una organización o un ente económico.

Análisis de los estados financieros

Es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasada, y los resultados de las operaciones de una empresa, con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.

El análisis de estados financieros descansa en 2 bases principales de conocimiento: el conocimiento profundo del modelo contable y el dominio de las herramientas de análisis financiero que permiten identificar y analizar las relaciones y factores financieros y operativos.

La importancia del análisis de estados financieros radica en que facilita la toma de decisiones a los inversionistas o terceros que estén interesados en la situación económica y financiera de la empresa.

Los tipos de análisis financiero son el interno y externo, y los tipos de comparaciones son el análisis de corte transversal y el análisis de serie de tiempo.

Con el análisis financiero se evalúa la realidad de la situación y comportamiento de una entidad, más allá de lo netamente contable y de las leyes financieras, esto tiene carácter relativo, pues no existen dos empresas iguales ni en actividades, ni en tamaño, cada una tiene las características que la distinguen y lo positivo en unas puede ser perjudicial para otras. Por lo que el uso de la información contable para fines de control y planificación es un procedimiento sumamente necesario para los ejecutivos. Esta información por lo general muestra los puntos fuertes y débiles deben ser reconocidos para adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos para utilizarlos como fuerzas facilitadoras en la actividad de dirección.

Aunque los estados financieros representan un registro del pasado, su estudio permite definir guías para acciones futuras. Es innegable que la toma de decisiones depende en alto grado de la posibilidad de que ocurran ciertos hechos futuros los cuales pueden revelarse mediante una correcta interpretación de los estados que ofrecen la contabilidad.

Objetivo de los estados financieros: 

• Es proporcionar información útil a inversores y otorgantes de crédito para predecir, comparar y evaluar los flujos de tesorería.

• Proporcionar a los usuarios información para predecir, comparar y evaluar la capacidad de generación de beneficios de una empresa.

ADMINISTRACION FINANCIERA:

Se puede considerar como una forma de la economía aplicada que se funda en alto grado en conceptos económicos.

La Administración Financiera en la empresa es la planeación de los recursos económicos, para definir y determinar cuáles son las fuentes de dinero más convenientes (más baratas), para que dichos recursos sean aplicados en forma óptima, y así poder hacer frente a todos los compromisos económicos presentes y futuros, ciertos e imprecisos, que tenga la empresa, reduciendo riesgos e incrementando la rentabilidad (utilidades) de la empresa.

Objetivos de la administración financiera

El objetivo de la Gerencia Financiera y Administrativa es el manejo óptimo de los recursos humanos, financieros y físicos que hacen parte de las organizaciones a través de las áreas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, Servicios Administrativos y Recursos Humanos.

El papel de la administración financiera

La administración financiera se encarga de la adquisición, financiamiento y la administración de los activos en la toma de decisiones; en las cuales las decisiones de inversión indican qué cantidad de activos son necesarios para la empresa para mantenerse funcionando; así como, para qué son destinados cada una de estas inversiones en dichos activos.

Las decisiones de financiamiento indican como esta compuesto el pasivo en la hoja de balance de una empresa; estas varían dependiendo que tan endeudada este la empresa así como las políticas de endeudamiento que las permiten, sean las convenientes esto se observa como una mezcla de financiamiento, estas a su vez deben balancearse con la cantidad de utilidades que la empresa retiene para financiamiento de capitales comunes.

La administración financiera eficiente requiere una meta u objetivo para ser comparativamente apropiado, esta es en suposición la maximización de la riqueza de los accionistas; este objetivo esta íntimamente ligado con el precio de las acciones; ya que son el reflejo de la inversión, financiamiento y administración de los activos; esto trae consigo las dificultades del entendimiento del término; ya que se tiene que ver cualserá el mejor proyecto de inversión que asegura un constante rendimiento en las acciones de los socios, y que reduce las especulaciones.

Otro punto importante a destacar es (como meta) maximizar la riqueza de los accionistas; pero siempre y cuando la manera con la que se conducen sea responsable y ética con el resto de la empresa; es decir con el objetivo de ésta hacia el consumidor, con sus empleados, con los salarios, los servicios prestados, etc.

La manera usual cómo se organiza la administración financiera consta de tres niveles encabezados por el vicepresidente de finanzas (en una gran empresa) el cual tiene la función de dirigir la administración y dar los informes al director general; en segundo lugar esta un tesorero y un controlador. 

El tesorero se encarga de las funciones de la administración financiera, esto es de la inversión, (elaborar presupuestos de capitas a invertir, etc); financiamiento (relaciones bancaria de inversión, comerciales, relaciones de inversionistas, desembolso de dividendos); y administración de activos (de efectivo y de crédito principalmente).

El Administrador interactúa con otros Administradores para que la empresa funcione de manera eficiente. Este a su vez trata de crear planes financieros para que la empresa obtenga los recursos financieros y lograr así que la empresa pueda funcionar y a largo expandir todas sus actividades.

• Debe saber Administrar los recursos financieros de la empresa para realizar operaciones como: compra de materia prima, adquisiciones de maquinas y equipos, pago de salarios entre otros.

• Debe saber invertir los recursos financieros excedentes en operaciones como: inversiones en el mercado de capitales, adquisición de inmuebles, terrenos u otros bienes para la empresa.

• Manejar de forma adecuada la elección de productos y de los mercados de la empresa.

• La responsabilidad de la obtención de calidad a bajo costo y de manera eficiente.

• Y por último la meta de un Administrador Financiero consiste en planear, obtener y usar los fondos para maximizar el valor de la organización.

Compras del fabricante o del distribuidor

¿ Dónde hacer las compras? Existen varios tipos de asociaciones comerciales especialmente para inducir al comprador a patrocinar al vendedor mayorista, el intermediario, o un almacén distribuidor de artículos.

Compras por el distribuidor son la justificación para usar los canales de distribución que se encuentran en los servicios que pueden prestar, si los mayorista manejan varios productos de diversos fabricantes y distribuyen los costo de distribución entre la variedad de artículos, están en posibilidad de entregar los producto en la planta del comprador a menor costo, especialmente cuando la unidad de venta es pequeña.

También puede manejar unas existencias de artículos mayor que las que puede disponer un fabricante en el almacén de su propia actividad y por tanto esta en mejor posición para hacer los envíos rápidos y satisfacer las ordenes de emergencia.

El sentimiento local puede estar a favor de cierto intermediario, ejemplos de estos son las oficinas públicas que muchas veces son susceptibles a estas influencias.

También algunas organizaciones grandes buscan formas de negociar fuera de la casa mayorista, particularmente cuando se requiere de un abastecimiento grande o cuando los embarque se hacen directamente del fabricante original y donde no se hace ningún esfuerzo por vender al mayoreo, algunos manejan sus propias casas distribuidora para lograr grandes descuentos, otros han persuadido al fabricante a establecer descuentos por cantidad.

Otros han tratado de desarrollar fuentes de abastecimiento entre los pequeños fabricantes que no tienen una organización distribuidora ampliamente extendida.

1.9.1.La localización geográfica se puede analizar en dos bases.

• 1. En que una fuente local puede ofrecer frecuentemente un servicio más dependiente que si está localizado a distancias. Por ejemplo, las entregas se pueden hacer más rápida debido a que la distancia es más corta y porque se reducen los riegos de interrupción en el servicio de transportación. Puede haber mayor flexibilidad para satisfacer los requerimientos del comprador y los proveedores locales pueden estar justamente tan bien equipados y con instalaciones, tecnológicas y fuerza financiera como cualquiera de los localizados en puntos distantes. También en el sistema de producción Justo A Tiempo, la proximidad de la planta del vendedor a la del comprador es vital.

• 2. Una segunda base es el lugar, la organización debe mucho a la comunidad local, porque al estar centrada en la comunidad es de donde se toma la mayoría de los empleados y a menudo una mayor parte de su soporte financiero, también una parte de su venta es de carácter local. La comunidad proporciona al personal de la compañía sus casas, escuelas, iglesias y vida social.

Por consiguiente, si se puede encontrar una fuentes local de abastecimiento que pueda proporcionar a un comprador un artículos tan bueno como el localizado en otra parte, se le debe dar apoyo. Además los compradores deben intentar desarrollar fuentes locales cuando exista algún potencial.

1.9.2 Desventajas:

Existen dos elementos desventajas en la localización:

• La responsabilidad principal del agente de compras es comprar bien, porque muchas veces la emoción puede suplantar el buen juicio comercial, cuando esto se hace a largo plazo es prestar a la comunidad local un servicio inadecuado.

• La dificultad para definir lo local, porque muchas veces los cambios han afectado no solamente el tamaño y la distribución de los centros de la población, sino también la estructura comercial y de negocios.

1.9.3 Relaciones Comerciales

Las relaciones también llamada reciprocidad es la práctica de dar preferencia al comprar a aquellos vendedores quienes son cliente de la compañía compradora, en oposición a los vendedores que no compran de la compañía.

La reciprocidad se basa en la creencia de que la práctica es una variación de los principios fundamentales ya sea de comprar o vender. La venta de un producto debe estar basada en las cualidades del producto que se vende y en el servicio que se presta en la transacción.

Existe únicamente una base permanente para una relación cliente-proveedor continua:

La convicción por parte del comprador de que el producto de un vendedor en particular es el que se adapta mejor a su necesidad y su valor es el mejor que puede obtener. En la medida que el departamento de ventas concentra su atención en esta consideración, encontrara y mantendrá clientes permanentes.

Lo que normalmente se espera de un vendedor que utiliza la reciprocidad como argumento es que el comprador desea garantizar el precio, la calidad o las concesiones en él envió.

Los gobiernos también practican ampliamente una forma de reciprocidad. Por ejemplo una compañía extranjera puede recibir un contrato de un gobierno bajo condiciones de que satisfaga estricto requerimientos de contenidos local. Así el proveedor es forzado a desarrollar nuevas fuentes con frecuencias a un costo sustancial, para asegurar el negocios.

1.9.4 Actitud hacia las Gratificaciones.

Es una práctica que busca influir en el criterio de las personas responsables de tomar una decisión en la selección entre proveedores por medio de regalos, entretenimiento y también mediante soborno abierto.

Estas practica son dirigida hacia el personal de adquisiciones. Los gerentes de trabajos, supervisores y otro departamento de producción o de ingeniería quienes son responsables directamente o que influyen grandemente en las decisiones referentes a los tipos de materiales que se deben obtener.

Algunas organizaciones consideran tan seriamente este problema que a sus prohíben a sus empleados recibir cualesquiera tipos de regalos.

La Asociación Nacional de Compras y la Asociación de Administradores de Canadá en su código de ética, condenan enérgicamente las gratificaciones. Parte de la culpa recae en aquello que utilizan tentaciones ilegales para asegurar negocios. Por ejemplo, un agente de venta invita a un comprador a comer para poder discutir una transacción como un acto de cortesía, se puede considerar esta acción como un acto de buena voluntad, pero posteriormente el precio de la comida se cargara al precio de venta.

También se utiliza como publicidad porque cuando en un regalo para un comprador aparece el nombre del vendedor, por consiguiente se ha hecho como publicidad. La aceptación de un agente de un soborno de cualquier cosa en conflicto con los intereses de su patrón no esta permitidas legalmente.

Los males del soborno comercial son mayores de lo que parecen a primera vista. Aunque se hayan originado solamente con un interés, los soborno se convierten rápidamente en una práctica en toda la industria.

Estos puede afectar de forma drástica a un productor, no importa que la calidad de sus artículos sea superior o que tan bajo sea su precio encontrara sumamente difícil venderlos en competencia con los que practican el sobornos.

1.9.5 Comprar Unido con el Proveedor.

En ocasiones un departamento de compra se ve comprometido a comprar algunos artículos para los proveedores, con las creencias de que puede comprar más eficiente que ellos.

La relación que debe existir entre proveedores y compradores y comprador permitiría, además a los compradores conocer más de los costos de producción de esa, compañía y estar seguro de cuando está pagando un precio justo por los productos. Además el comprador podría estar seguro de la calidad de los materiales usado y aumentaría su poder de compra.

También una reducción del número de compradores de compradores en el mercado de materia prima podría haber una falsa baja en la actividad, y por consiguiente mayor estabilidad en los precios.

Frecuentemente cuando una compañía grande solicita cotizaciones de los proveedores individuales, estos a su vez vayan a los mercados de materiales para ver acerca de los precios y las cantidades disponibles.

1.9.6 Compras para el Personal de la Compañía.

Mucha compañía no solamente venden su propia mercancía a sus empleados con un marcado descuentos, sino que también les permiten comprar al costo cualquier mercancía comprada por la compañía para su propio uso, y aun facilitan que los empleados obtengan mercancías que la compañía misma ni fabrica, ni utiliza.

Existen muchas razones por la cual una compañía mantiene la política de compra de sus empleados, ejemplo:

• 1. Bajos cierta circunstancia, por ejemplos los pueblo mineros y aserraderos, la compañía prevé lo necesario.

• 2. Proporciona el medio de aumentar el salario real al mínimo costo.

• 3. Puede incrementar la lealtad de los empleados a la organización y así formar parte de los beneficios de la compañía.

Mucha compañía rehúsan adoptar esta políticos, porque es mínimo lo que se reduce en los precios comparados con los precios actuales, también para evitar descontentos con los detallista.

Desdichadamente, pocas gentes se dan cuenta de que tan difícil es para un departamento de compras manejar pequeña y numerosas solicitudes de naturaleza personal. Es una actividad que consume tiempo y que no es muy gratificante, ya que una investigación de mercado y cualquier problema en la calidad, el precio o el servicio que surja de las compras siempre recae sobre este departamento.

1.9.7 Intereses Sociales, Políticos y Ambientales.

Ha habido un reconocimiento, aunque tardío de que los factores no económicos pueden tener una relación significativa sobre las decisiones de compras: Estas abarcan las áreas sociales, política y ambiental.

1.9.7.1 Social.

Algunos problemas sociales se pueden establecer por medios de las políticas de compras y sus acciones. Por ejemplos es posibles compras de proveedores que emplean adictos, expresidiarios o que tienen problemas físicos o mentales, estos se hace para ayudar a instituciones a dar empleos a este tipo de personas.

También es posible comprar a proveedores localizado en área geográfica de bajos ingresos económicos o de altos desempleos.

Los gobiernos muchas veces se encargan de hacer algunos acuerdos, para de estas forma estimular a los pequeños proveedores y minoristas.

La mayor parte de las más grandes organizaciones reconocen los problemas y las oportunidades que se presentan al ejercer su pode de compras en el área social.

Los gerentes de compras y los proveedores deben ponerse de acuerdo en que el "trato" debe significar un buen negocios y que un acuerdo basado en la caridad tarde o temprano se desintegra. Por lo tanto es necesario reconocer la debilidad del proveedor y la buena voluntad del comprador.

1.9.7.2 Políticas

En lo que respecta a esta área es difícil explicar porque mayor mente cuando se trata de políticas cualquier gerente o departamento no tiene la ultima palabra.

Se realizan diferente pregunta que no llenan muchas expectativas por ejemplo.

¿Se puede ver el área de adquisición como un medio de lograr objetivos políticos?

¿Qué cantidad debe pagarse para congraciarse con los dirigentes políticos?

¿Debe un agente de compras de una ciudad comprar autobuses del fabricante local con un sobre precio de 12% sobre los autobuses que se pueden obtener de otro estado o de otro país?

El papel de las políticas en los negocios aumenta las dificultades para el futuro. La resolución está lejos de ser fácil y requerirá mucho tacto y comprensión.

1.9.7.3 Ambiental

Los intereses por preservar el medio ambiente no son nuevos en nuestra sociedad y existe un interés del departamento de compra para ser una área de influencias potencial. Lo ambiental se deja a criterio de los gobiernos " si lo gobiernos lo permiten es que debe estar bien". Pero existe una consideración práctica de compras es que el gobierno puede cerrar la empresa de un productor contaminador, que está poniendo en peligro la seguridad del abastecimiento.

1.9.8 Mercadotecnia Inversa / desarrollo del Proveedor

Define la necesidad de desarrollar proveedores nuevos o ya existentes por ejemplo:

El comprador sabe que los beneficios se incrementan tanto para el proveedor como para el comprador, Estos beneficios se pueden limitar a la orden asignada en particular o pueden incluir resultados que van más lejos, tales como técnicos, financieros y proceso de administración, habilidades o niveles de calidad, reducción del esfuerzo de mercadoctenia; uso de pronósticos a largo plazo o permitir niveles constante de producción y un inventario mínimo.

Los argumentos más importante a favor de la mercadotecnia inversa, surgen de consideraciones futuras. Si el papel de la obtención se ve como abarcando no solamente la necesidad de satisfacer los requerimientos actuales sino también la necesidad de prepararse para el futuro.

Existen tres fuentes externas las cuales pueden sugerir la creciente necesidad de las iniciativas del comprador en la creación de las futuras fuentes de abastecimientos.

• 1. La tecnología, la velocidad creciente de desarrollo de productos, de materiales y de nuevos procesos, tiende a hacer la actividad de la mercadotecnia industrial aun más complejas y más abierta.

• 2. El desarrollo del comercio internacional, tiende a ampliar los horizontes y puede crear la necesidad de la agresividad del comprador para el desarrollo de fuentes extranjera de abastecimiento.

• 3. La administración de una subsidiaria, en un país subdesarrollado es el problema del desarrollo del proveedor, sobre todo la administración que tiene que ver con la calidad, envió, inventario, mejoramiento continuo y sistema. Estos requieren de compradores que sean más agresivos con los vendedores y que desarrollen nuevas fuentes para sus expectativas.

Bibliografía

Principios de Administración Financiera, J. GITMAN, Lawrence.8va. Edición, 2000. Pearson Educación.

Autor:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2014.