El sistema integrado de gestión administrativa en la fuerza aérea del Perú

Descripción del proyecto

• ANTECEDENTES

Los antecedentes son los siguientes:

La efectividad de las decisiones financieras en la Fuerza Aérea del Perú consiste en el logro de las metas, objetivos y misión. Al respecto se tiene el siguiente antecedente: Guardia (2006)[1], quien resalta que no hay efectividad financiera en los Gobiernos Locales, lo que afecta el cumplimiento de metas, objetivos y la misión institucional; por tanto propone al gerenciamiento corporativo con benchmarking para solucionar dichos incumplimientos, incidiendo especialmente en la prestación de servicios y participación vecinal activa. En cumplimiento de la Ley de Derechos de Participación y Control ciudadano- Ley No. 26300; es necesario que los vecinos tengan un papel protagónico en varios eventos municipales, porque todo lo que hacen las municipalidades les incumbe directamente. Este trabajo facilitará información para que la FAP desarrolle sus actividades tal como corresponde de acuerdo a Ley y logre sus metas y objetivos.

La gestión administrativa permite gerenciar las decisiones financieras en la Fuerza Aérea del Perú, tomando en cuenta a todos los grupos de interés de la institución. Al respecto se cuenta con el trabajo de Guardia (2006)[2], quien ante la problemática de los gobiernos locales, propone el modelo de gestión administrativa, de tal modo que una adecuada logística, patrimonio y presupuesto se pude lograr la mejora de las finanzas institucionales. Esta forma de gobernar una entidad es mucha de importancia, por tanto se tomará en cuenta para que las decisiones financiera de la FAP.

El control interno es una herramienta de mucha utilidad en las instituciones. Al respecto se tiene el trabajo de León & Zevallos (2005)[3], quienes resaltan el control de las distintas actividades administrativas, financieras, contables, legales y la relación de la municipalidad con la comunidad, elemento que desde siempre ha sido necesario resaltar y sobre el cual no se ha hecho mucho. Este trabajo tiende a propiciar un moderno y eficaz instrumento de control administrativo que implica un cambio en la estructura del órgano responsable que el control interno funcione de manera integral, efectiva y eficiente que asegure en lo posible un control permanente de todos los procedimientos del organismo municipal a fin de que cada acción sea ejecutada ejerciendo una estricta y permanente vigilancia del cumplimiento de las medidas de control previo, concurrente y posterior. Este trabajo será de mucha utilidad porque en esta investigación se tiene un control que tiene deficiencias de todo orden; por lo que es necesario tomar los aportes de los colegas.

La FAP, como cualquier otra entidad busca ahorrar en costos, racionalizar recursos y lograr sus propósito; al respecto se tiene el trabajo de Hernández (2008)[4], quien menciona que ha determinado falta de eficiencia, economía y efectividad de los gobiernos locales lo que afecta el cumplimiento de su misión institucional por lo que propone un modelo de control que facilite el gerenciamiento corporativo de los gobiernos locales, lo que permitirá finalmente tener los servicios que exige la comunidad. Dentro de ese contexto los sistemas de administración financiera juegan un papel importante. Ante las deficiencias de las decisiones financieras, se tomará como referencia este trabajo para mejorar el control y la gestión financiera institucional.

La instrumentalización y retroalimentación adecuada de los sistema de administración financiera es un reto para la FAP; al respecto se tiene el trabajo de Hernández (1986)[5], quien hace referencia a las normas, principios, procesos y procedimientos de la organización administrativa y contable de la sede central del SENAMHI. Esta entidad como cualquier otra del Estado ha implementado los sistemas de administración financiera; por tanto esta experiencia servirá para organizar adecuadamente las decisiones financieras de la FAP, de modo que viabilicen adecuadamente la gestión de los recursos asignados. Este trabajo está relacionado con la solución que se propone, es decir con el sistema integrado de gestión administrativa, los cuales deben instrumentalizarse en forma adecuada de modo que faciliten los procedimientos y técnicas de presupuesto, tesorería y contabilidad

El sistema de contabilidad tiene como misión facilitar la información financiera, económica y patrimonial de la FAP; al respecto se tiene el trabajo de Villaverde (2003)[6], quien hace referencia a todos los aspectos normativos para la formulación, presentación, análisis y utilización efectiva de la información financiera y económica en la gestión del nivel central o nacional de las entidades del sector público. La información contenida en los estados financieros es muy importante para tomar decisiones financieras sobre endeudamiento, inversiones, rentabilidad y riesgo.

El manejo del dinero es un tema de siempre y de todas las instituciones; al respecto se tiene el trabajo de Namuche e Idrogo (2000)[7], quienes aplican los principios, normas y procedimientos de organización y administración de la Unidad de Tesorería de un órgano descentralizado en el marco del Sistema Nacional de Tesorería; asimismo aplica las denominadas Normas Generales de Tesorería para centralizar, custodiar y canalizar los fondos y valores que le asigna el Ministerio de Economía y Finanzas, de modo que este trabajo ayudará a comprender el manejo de la tesorería institucional.

La administración o gestión institucional y los diversos mecanismos que comprende y que es de mucha utilidad para la FAP; al respecto se tiene el trabajo de Flores y Zevallos (2000)[8], quienes toman como referencia todas las formalidades aplicables al sector público, para llevar a cabo el proceso administrativo de una dependencia municipal. En este trabajo, el proceso administrativo, entendido como la aplicación de las normas de presupuesto, tesorería y contabilidad está aplicado al nivel local y a través del mismo se aprecian las previsiones, flujos de efectivo y equivalentes de efectivo, así como el diferimiento, provisión y realización de las transacciones que son presentadas por la contabilidad. Será de mucha utilidad utilizar la información que presentan en su trabajo.

La información financiera, económica y patrimonial de la FAP termina en la Cuenta General de la República, por lo que es necesario conocer, comprender y aplicar los procedimientos que para tal efecto son necesarios. Para dicho propósito se tiene al trabajo de Boza (2001)[9], quien hace referencia a los procedimientos para llevar a cabo la consolidación de la información presupuestaria y patrimonial de las entidades y organismos del sector público para mostrar el resultado de la entidad y luego el resultado integral de la gestión del Estado a través de la Cuenta General de la República.

El hecho de llevar la contabilidad de la FAP en forma correcta y de acuerdo con las NIC-SP, se facilita con el trabajo de García (2002)[10], quien formula las recomendaciones para la aplicación exacta y efectiva de las Normas Generales del Sistema de Contabilidad gubernamental en el nivel nacional, regional y local del Sector Público. Asimismo, se menciona a la relación de estas normas con las normas presupuestarias para mostrar el resultado integral de la gestión de las entidades públicas. Es de mucha utilidad este trabajo.

La implementación, desarrollo, evaluación y retroalimentación de los sistemas de administración financiera es un imperativo para concretar en un gestión óptima institucional, al respecto se cuenta con el trabajo de Iberico y Ventura (2002)[11], quienes hace referencia a los sistemas de administración financiera del Sector Público, como presupuesto, tesorería, endeudamiento y contabilidad. Las autoras, hacen referencia que la planeación, organización y ejecución de estos sistemas dentro de los Institutos Superiores tecnológicos Públicos, facilitará la gestión institucional y por ende mejores servicios educativos para la comunidad. Al tratarse de los sistemas de administración financiera resultará de mucha utilidad este trabajo.

• PROBLEMA

• DESCRIPCION

Se han identificado los siguientes síntomas:

Pese al esfuerzo de los respectivos mando de la Fuerza Aérea del Perú, existe deficiencias en la dirección financiera de la institución; lo que se traduce en la falta de una estructura optima del capital financiero (deudas); lo que se refleja a su vez en las inversiones, como en el capital de trabajo no adecuado y los bienes de capital que no permiten a la institución cumplir sus metas, objetivos y misión institucional. La deficiencia de capital de trabajo no permite cumplir con las deudas de corto plazo como el pago a proveedores de medicinas, insumos para oficinas, insumos para limpieza, insumos para comunicaciones, pago de combustible para aviones, helicópteros, vehículos terrestres; asimismo la demora en el pago de las remuneraciones del personal en actividad; pensiones y otras obligaciones de corto plazo. En el periodo de investigación se ha presentado un déficit promedio del 20% entre las deudas de corto plazo y la disponibilidad de recursos para afrontarlas. Por otro lado, se tiene que la falta de bienes de capital afecta directamente la operatividad institucional al no tener los aviones, helicópteros y otros bienes de esta naturaleza en condiciones operativas, tal como lo exigen las estrategias persuasivas modernas.

Las causas que se han identificado son las siguientes: La deficiente asignación de recursos de parte del Estado (presupuesto insuficiente); falta de voluntad política para comprar nuevos aviones o reflotar los existentes; no generación de recursos directamente recaudados (recursos propios) para ayudar a la asignación presupuestal.

De continuar esta situación, se agrava la falta de operatividad de la institución; así como el no cumplimiento de las obligaciones con trabajadores, pensionistas, proveedores, acreedores y otros agentes puede ir acumulando mayores déficits que afectarían seriamente la credibilidad de esta institución tutelar de la patria.

En este trabajo de investigación se considera que todo puede mejorar si se aplica correctamente el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) del Ministerio de Economía y Finanzas, porque permitirá ordenar y utilizar adecuadamente las finanzas institucionales. Este sistema contiene los procedimientos para que la Fuerza Aérea del Perú como unidad ejecutora pueda realizar en forma óptima las funciones de Logística, Patrimonio y Presupuesto por Resultados, todo para mejorar las finanzas institucionales. Asimismo, contiene los cambios y mejoras que se han desarrollado para cumplir con la normatividad vigente y las necesidades del Usuario. Presenta además una relación de reportes para facilitar información y seguimiento a sus operaciones. El módulo de Logística – ML; describen los procedimientos que debe realizar la Unidad Ejecutora, para efectuar la Programación de los bienes, servicios y viáticos, para el cumplimiento de sus metas durante el periodo anual. Asimismo, contiene los procedimientos para la ejecución de sus adquisiciones y el control presupuestal de los mismos. El Módulo de Patrimonio – MP; define los conceptos y procedimientos necesarios para que la Unidad Ejecutora realice los registros de los diferentes movimientos de los Bienes Patrimoniales, así como el control de los mismos, desde el Inventario Inicial hasta el cierre contable anual y la generación de la información para su envío a la Superintendencia Nacional de Bienes Patrimoniales. El Módulo de Logística en WEB; presenta procedimientos desarrollados para permitir a los Centros de Costo de las Unidades Ejecutoras, realizar la programación de bienes y servicios y generar sus pedidos de compra de acuerdo a la funcionalidad del Cliente Servidor. El Módulo de Presupuesto por Resultados – PpR; describe los procedimientos que debe seguir las Unidades Ejecutoras que trabajan con Metas Estratégicas para elaborar la información necesaria por Puntos de atención, de los Bienes y Servicios que requieren para realizar la programación del Cuadro de Necesidades en el Módulo de Logística.

• FORMULACION

PROBLEMA PRINCIPAL:

¿De que manera el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) podrá facilitar las decisiones financieras en la Fuerza Aérea del Perú?

PROBLEMAS SECUNDARIOS:

• 1) ¿De que forma la información de logística podrá facilitar las decisiones de inversión de la Fuerza Aérea del Perú?

• 2) ¿De qué modo la información sobre patrimonio podrá facilitar las decisiones de financiamiento de la Fuerza Aérea del Perú?

• 3) ¿De que manera el presupuesto por resultados podrá facilitar la obtención real de los resultados que desea obtener la Fuerza Aérea del Perú?

• OBJETIVOS

• OBJETIVO GENERAL

Determinar la manera como el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) podrá facilitar las decisiones financieras en la Fuerza Aérea del Perú.

• OBJETIVOS ESPECIFICOS

• 1) Establecer la forma como la información de logística podrá facilitar las decisiones de inversión de la Fuerza Aérea del Perú.

• 2) Especificar el modo como la información sobre patrimonio podrá facilitar las decisiones de financiamiento de la Fuerza Aérea del Perú.

• 3) Determinar la manera como el presupuesto por resultados podrá facilitar la obtención real de los resultados que desea obtener la Fuerza Aérea del Perú.

• JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

• JUSTIFICACIÓN METODOLOGICA

En este trabajo en primer lugar se ha identificado la problemática existente en la falta de decisiones financieras en la Fuerza Aérea del Perú, sobre dicha problemática se han formulado las posibles soluciones a través de las hipótesis; luego se ha establecido los propósitos que persigue el trabajo por intermedio de los objetivos. Todos estos elementos se han formado en base a las variables e indicadores de la investigación. Todo lo anterior tiene el sustento en una metodología de investigación que identifica el tipo, nivel y diseño de investigación, la población y muestra a aplicar; así como también las técnicas e instrumentos para recopilar, analizar e interpretar la información.

• JUSTIFICACION TEORICA

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) facilita las decisiones financieras de endeudamiento, inversiones, resultados y riesgos en la Fuerza Aérea del Perú; mediante la información en línea sobre logística, patrimonio y presupuesto por resultados.

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa–SIGA es un sistema informático direccionado hacia el Área de logística o abastecimientos y sirve como soporte para efectuar el control de las operaciones que se realizan en el Área de Abastecimiento de las Unidades ejecutoras–UE. Este es un aplicativo que contribuirá en el ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa en el marco de las normas establecidas por los órganos rectores de los sistemas administrativos especialmente en el aspecto logístico.

El SIGA permite administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información  acerca de la adquisición de bienes y/o contratación de servicios realizados por la unidad ejecutora (UE) en el marco del cumplimiento de sus metas institucionales con la finalidad de mejorar los procesos de abastecimiento y suministro de estos bienes y servicios de la población y de esa manera satisfacer sus necesidades.

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), desarrollado por el MEF, es un aplicativo que contribuye al ordenamiento y simplificación de los procesos de la Gestión Logística y Patrimonial en el marco de las normas establecidas por los órganos rectores de los sistemas administrativos y que guardan relación con el quehacer logístico. En la actualidad, el SIGA-ML se encuentra integrado al Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Publico (SIAF-SP) a través de interfaces.

La Fuerza Aérea del Perú como parte de sus objetivos de mejorar y modernizar la Gestión Administrativa en la Institución, asumió en el mes de Julio del 2008, el compromiso de implementar el SIGA en todas las Unidades a nivel nacional en forma progresiva, iniciando el proceso de Implementación a través del Módulo de Logística, como parte componente del Sistema, que permite administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre las operaciones realizadas por la Institución en el Cuartel General. En la fecha se encuentra en la etapa de implementación, según contrato N° 0525 CEP-SINFA del 30-11-11, actualmente en vigencia.

En este trabajo de investigación, se abarcara los aspectos de presupuesto, tesorería y contabilidad para ejecutar la cadena logística de la FAP; el cual, en primera instancia se inicia con la aprobación del Plan Anual de Obtención (PAO), siendo necesario el registro del Techo Presupuestal (Fase de Presupuesto), que sustenta el Cuadro de Necesidades (CN) y Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la Institución. En segunda instancia, la solicitud de los Certificados de Créditos Presupuestarios (CCP) para la ejecución del PAC a través de la generación de las OO/CC y OO/SS y la respectiva solicitud del CALCOM (Fase de Compromiso). En tercera instancia, la recepción del bien y/o servicio con la conformidad de los mismos (Fase de Devengado); y en cuarta instancia los registros de los comprobantes de pago (facturas) para la solicitud de autorización de giro y pago (Fase de Tesorería), cuyos resultados serán la simplificación de procesos, ordenamiento, estandarización, transparencia, ahorro de recursos, mayor productividad y calidad en la ejecución del gasto Institucional.

• JUSTIFICACION PRÁCTICA

Este trabajo, si fuera el caso, podrá ser aplicado por la Fuerza Aérea del Perú para administrar de mejor manera la logística, patrimonio y presupuesto por resultados.

• IMPORTANCIA

La importancia está dada por el hecho de presentar un modelo de investigación que busca resolver una problemática.

Asimismo, porque permite plasmar el proceso de investigación científica y desde luego los conocimientos y experiencia profesional.

Marco teórico

• SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA (SIGA)

Interpretando a Alvarado (2010)[12]; el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), es un sistema que supera el ámbito del SIAF, que contribuye al ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa en el marco de las normas establecidas por los Órganos Rectores (MEF) de los Sistemas Administrativos. Este sistema se viene desarrollando e implementando por etapas. A la fecha se cuenta con una versión del Módulo de Logística (SIGA-ML) y, del Módulo de Control Patrimonial (SIGA-MP). Estos módulos, integrados, permiten a la UE ejecutar los procesos de la cadena logística que van desde la programación del Cuadro de Necesidades y realización de los procesos de compras hasta la distribución de bienes de almacén y su registro patrimonial, esto último en el caso de un activo. En la actualidad, el SIGA-ML se encuentra integrado al SIAF-SP a través de una interface, En el Anexo "B", se ha establecido el flujograma de procesos SIGA – SIAF, que contiene el presente Manual FAP, en los Módulos de presupuesto, tesorería y contabilidad.

La Fuerza Aérea del Perú, en su empeño por mejorar y modernizar la administración de los procesos de bienes y servicios que realiza a nivel nacional, determinó utilizar dicho Sistema, adaptándolo a las necesidades e intereses de la Institución, teniendo en cuenta el Diagrama de Procesos: Sistemas Transversales en una Institución Pública de Anexo "C". Entre otras bondades propias del SIGA, las UU/DD podrán determinar o establecer el escenario, en el que se trabajará las distintas etapas del Proceso para la adquisición de bienes o prestación del servicio, con la opción "Año" en el Menú principal; asimismo, el registro y actualización de las siguientes opciones que se tratan en el presente Manual de procedimientos: i) Control de Etapas de Techo Presupuestal, el cual muestra las siguientes alternativas: Anteproyecto/Proyecto del Presupuesto y Aprobación del Presupuesto. En esta opción el usuario seleccionara la alternativa que conjugue con la etapa de la programación de bienes y servicios; ii) Control de Fase de Cuadro de Necesidades, muestra las siguientes alternativas: Requerido; Programación; Aprobación. En esta opción el Usuario tendrá la facilidad de elegir a partir de que etapa registrará su Programación de Bienes y Servicios. Luego de haber seleccionado y grabado la alternativa 1 Requerido, el Sistema mostrará los Centros de Costos y el Registro de Gastos Generales en la fase Requerido. De esta manera los responsables de los Centros de Costo podrán registrar su información en el Cuadro de Necesidades y Gastos Generales.

Interpretando a Argandoña (2011)[13]; La Fuerza Aérea del Perú cuenta en su estructura orgánica con UU/DD que de conformidad con la normativa vigente, tienen dentro de sus funciones actividades relacionadas a programación de necesidades para el cumplimiento de sus metas, contratación de bienes y servicios; así como, la administración, ejecución, control y evaluación de los presupuestos asignados: i) Comandancia General (COFAP): El Comandante General es la máxima autoridad administrativa de la Institución, quien, en virtud de las normas de organización interna, es responsable, en general, de la gestión técnica, administrativa, logística y financiera de la FAP y, en particular, de la integración de la información de los procesos de ejecución presupuestaria, financiera y contable, en base a procedimientos claros, uso de tecnología y eficiencia en el procesamiento de la información financiera del Estado; ii) Estado Mayor General (EMGRA): El Jefe del Estado Mayor General, como responsable del proceso de planeamiento en la FAP, es el encargado de consolidar todos los planes operativos, logísticos, presupuestales, financieros y contables de las UU/DD previamente evaluados y aprobados por los respectivos Comandos / Direcciones dependientes de la COFAP, disponiendo e implementando para ello, herramientas de gestión técnico – administrativa para registrar y evaluar los recursos asignados por el Estado; iii) Subunidades Ejecutoras: Los Comandantes y/o Directores Jefes de las Subunidades Ejecutoras, bajo responsabilidad, son los encargados de disponer las acciones de supervisión del registro, procesamiento, evaluación y control de los planes operativos, logísticos, presupuestales, financieros y contables de las UU/DD subordinadas; asimismo dar continuidad a los procedimientos establecidos en el presente Manual; iv) Dirección de Economía (DIREC): Es el órgano rector del Sistema Económico y Financiero y representante de la Unidad Ejecutora Fuerza Aérea del Perú; brinda el asesoramiento especializado y oportuno al Comandante General de la FAP. Emitirá periódicamente las regulaciones necesarias para que las Unidades de Operación presenten adecuadamente la información requerida por el SIGA-ML y el SIAF-SP. Asimismo, presta el asesoramiento integral, apoyo técnico, administrativo y documentario, según sea el caso, a todas las UU/DD que administran recursos públicos; v) Unidades y Dependencias FAP (UU/DD FAP): Los Comandantes/Directores/Jefes de las UU/DD, bajo responsabilidad, son los encargados de disponer las acciones de supervisión de registro de los procesos transversales en el Sistema SIGA-ML y SIAF FAP en los módulos de presupuesto, tesorería y contabilidad, de acuerdo a la normativa vigente; así como, dar continuidad a los procedimientos establecidos en el presente Manual; vi) Dependencias de Planes, de Abastecimiento y de Economía y Finanzas de las Unidades FAP: Son las encargadas de ejecutar los procesos uniformizados en el sistema transversal SIGA-ML y SIAF FAP, de acuerdo a la normativa vigente y a los procedimientos establecidos en el presente Manual.

Interpretando a Ayala (2010)[14]; los principios que rigen el sistema integrado de gestion administrativa son los siguientes: i) La Unidad de Caja, entendida como la administración centralizada de los fondos públicos de la Fuerza Aérea del Perú cualquiera que sea la fuente de financiamiento e independientemente de su finalidad, respetándose la titularidad y registro que corresponda ejercer a la Unidad responsable de su percepción; ii) La Economicidad, entendida como el manejo y disposición de los fondos públicos viabilizando su óptima aplicación y seguimiento permanente, minimizando sus costos; iii) La Veracidad, entendida como las autorizaciones y el procesamiento de operaciones en la DIREC se realizan presumiendo que la información registrada por la Unidad se sustenta documentadamente respecto de los actos y hechos administrativos legalmente autorizados y ejecutados; iv) La Programación, entendida como la obtención, organización y presentación del estado y flujos de los ingresos y gastos públicos, identificando con razonable anticipación sus probables magnitudes, de acuerdo con su origen y naturaleza, a fin de establecer su adecuada disposición y, de ser el caso, cuantificar y evaluar alternativas de financiamiento estacional; v) La Seguridad, entendida como la prevención de riesgos o contingencias en el manejo y registro de las operaciones con fondos públicos y conservar los elementos que concurren a su ejecución y de aquellos que las sustentan; vi) La Oportunidad, entendida como la percepción y acreditación de los fondos públicos en los plazos señalados, de forma tal que se encuentren disponibles en el momento y lugar en que se requiera proceder a su utilización así como al registro, procesamiento y presentación de la información contable en el momento y circunstancias debidas; vii) La Uniformidad, entendida como el establecimiento de normas y procedimientos contables para el tratamiento homogéneo del registro, procesamiento y presentación de la información contable; viii) La integridad, entendida como el registro sistemático de la totalidad de los hechos; ix) La transparencia, entendida como el libre acceso a la información, participación y control de las UU/DD FAP sobre la contabilidad de la Unidad Ejecutora Fuerza Aérea del Perú; x) La Legalidad, entendida como la primacía de la legislación respecto a las normas contables.

Interpretando a Atanacio (2007)[15]; la gestión administrativa gubernamental tiene sus formalidades, las mismas que deben cumplirse correctamente en cada institución del estado; siendo así la aplicación de los procedimientos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, se inicia con el Cuadro de Necesidades aprobados en cada UU/DD FAP, dentro del marco del presupuesto aprobado por el EMGRA, por toda fuente de financiamiento. La opción de Aprobación a través del Sistema SIGA, es utilizada por el Área de Planes o el Responsable de la Programación de los Bienes y Servicios de la UU/DD FAP. Mediante esta opción el usuario controlará las diferentes etapas que se ejecutarán para la Programación, entre ellas tenemos:

i) PROGRAMACION, es la fase inicial donde la UU/DD programará su Cuadro de Necesidades; ii) AJUSTE, en esta fase la UU/DD procederá a realizar los ajustes respectivos a los bienes o servicios programados de acuerdo al marco presupuestal aprobado; iii) REAJUSTE, en esta fase la UU/DD podrá reajustar lo programado inicialmente en el Cuadro de Necesidades; iv) FORMULACIÓN, esta fase es utilizada para exportar información de los Cuadros de Necesidades ajustados al Módulo de Formulación Presupuestal; v) APROBACIÓN, en esta etapa la UU/DD procederá a realizar los ajustes respectivos según el Presupuesto Inicial Aprobado (PIA), para su ejecución no sólo deberá de cambiar la fase a Aprobación, sino que también deberá de cambiar el flag en la opción de TABLAS/DATOS GENERALES/AÑO DE PROGRAMACIÓN/ FLAG PARA CONTROL DE ETAPAS DE TECHO PRESPUESTAL; vi) CIERRE DE APROBACIÓN, en esta fase se realiza el cierre de la programación. Esta fase limitará a la UU/DD a realizar cualquier variación posterior al cierre; vii) PAO, esta opción de fase es utilizada para la elaboración del Plan Anual de Obtención (PAO) de la UU/DD, en base a los Cuadros de Necesidades programados. Para realizar la autorización de trabajo en una determinada fase, se deberá seguir las siguientes opciones: Centro de Costo/Fases/Fase de CN/Autorizar.

Las UU/DD FAP, deberán contar con un PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) aprobado por el EMGRA, por toda Fuente de Financiamiento, para la aplicación de los procedimientos. El Área de Planes de las UU/DD FAP, generará el PAC definitivo, en el Sub-Modulo "Programación" del Sistema SIGA, sobre la base del Cuadro de Necesidades en "Estado de Cierre de Aprobación" obteniendo el reporte PAC por Fuente de Financiamiento de acuerdo a los procedimientos SIGA, para conocimiento y aprobación del Comando de la Unidad y elevación al EMGRA para su aprobación, vía Jefatura de Sub-Programa. En el PAC definitivo, los procesos se encuentran debidamente consolidado los Bs y Ss. que se adquirirán durante el ejercicio fiscal; así mismo, se precisa entre otros el Tipo de Compra de cada proceso: Compra Institucional (de la Unidad) o Encargos.

Las UU/DD FAP, ejecutaran la fase del Compromiso por toda Fuente de Financiamiento, de los procesos PAC que sustentan el Plan Anual de Obtención (PAO) de la Unidad. El Área de Planes de las UU/DD FAP, Ejecuta en el Sub-Modulo "Programación" del Sistema SIGA, el "Cierre del PAO", de acuerdo a los procedimientos SIGA, obteniendo el reporte "Cronograma de Adquisiciones por Fuente de Financiamiento" y comunica por escrito al Comando de la Unidad (copia al Dpto. de Abastecimientos y Finanzas), termino del Sub-Modulo Programación por el Área de Planes e inicio de la generación de Pedidos (OC/OS) en el Sub-Modulo "Ejecución" por el Dpto. de Abastecimiento.

Interpretando a Andrade (2009)[16]; el Sistema Integrado de Gestion Administrativa (SIGA) es un programa implementado por el Ministerio de Economía y Finanzas para el manejo de logística del sector publico. El Sistema Integrado de Gestion Administrativa – Modulo de Logística, como parte componente del Sistema Integrado de Gestion Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para el área de Abastecimiento, que le permitirá administrar, registrar y emitir información para la toma de decisiones acerca de la adquisición de Bs y/o Ss realizado por la Unidad Ejecutora.Sub Modulo de Procesos de Selección, se encuentra íntimamente relacionado con el Submodulo de Programacion, para lo cual previamente la UE habrá registrado su Plan Anual de Obtención, PAC, como producto de la consolidación de los cuadros de Necesidades por cada centro de Costos… este Sub Modulo permite realizar el registro, evaluación y seguimiento contractual de los procesos de selección, permitiendo la información requerida por el OSCE ente rector de las Contrataciones del Estado. Así es el Sistema Integrado de Gestion Administrativa Modulo Logística es una herramienta excelente para una adecuada integración de las áreas de logística a través de sus Sub Módulos Programacion, Pedidos, procesos de selección, adquisiciones, almacén y control patrimonial.

• DECISIONES FINANCIERAS INSTITUCIONALES

Interpretando a Brealey (2006)[17]; las decisiones financieras son medidas y/o acciones que provienen de la gestión financiera que aplique la Fuerza Aérea del Perú. Dentro de esto debe considerarse la aplicación de técnicas, métodos y procedimientos, con la finalidad de medir y mejorar la rentabilidad de los proyectos y programas. En ese sentido se debe prever los recursos financieros e invertir estos recursos en forma eficiente para el desarrollo óptimo de la entidad y la implementación de un buen sistema de control interno, que permita lograr los objetivos trazados por la institución.

La función financiera, puede dividirse en tres importantes áreas de decisión, presentes en toda institución: decisiones en materia de inversión, de financiamiento y de resultados. Cada una de ellas debe estudiarse teniendo en cuenta el objetivo básico de la institución. Sólo una combinación óptima de esos tres tipos de decisiones permitirá elevar al máximo el valor que tiene una institución como la Fuerza Aérea del Perú. Estando esas decisiones interrelacionadas, se debe estudiar la influencia conjunta que ejercen para determinar el valor institucional.

Las decisiones de inversión de la FAP, implica la toma de postura de autoridad, responsabilidad y relaciones entre los Órganos y las personas que trabajan en la institución. Este mundo de interrelaciones comienza con la participación del Área de Presupuesto, la cual debe tomar entre otras, las siguientes decisiones: a) Verificar y dar conformidad a los requerimientos que signifiquen egresos de fondos presupuestales; b) Emitir opinión técnico presupuestal que le sean requeridos por el Jefe del Departamento; c) Evaluar y controlar la Ejecución Presupuestal, en función al cumplimiento de sus metas y actividades, proponiendo las medidas correctivas pertinentes; d) Remitir al Estado Mayor General (EMGRA) y al Comando de Personal (COPER) mensualmente el avance de metas signadas a cada dependencia FAP; e) Formular el Anteproyecto de Presupuesto Anual, de acuerdo a las directivas emitidas por la Dirección de Presupuesto y Programación (DIPRE) y en base a los requerimientos de la Unidades; f) Solicitar las fuentes de financiamiento para el cumplimiento de actividades extra presupuestales no previstas en el requerimiento del presupuesto anual correspondiente; g) Ejecutar otras funciones inherentes al cargo, que disponga el Jefe de Departamento. El Encargado de la Sección Presupuesto, coordinará con los Jefes u otro personal de las demás secciones, sobre asuntos inherentes a su área que contribuyan al logro de la tarea asignada.

Otra Área que participa es Área de Economía y Finanzas; el mismo que debe realizar lo siguiente: 1) Asesorar al Comandante General en asuntos relacionados al aspecto económico financiero de la institución; 2) Formular en coordinación con los Departamentos de Planes y Abastecimiento el Anteproyecto de presupuesto de ingresos y egresos de la Unidad, clasificados por fuente de financiamiento; 3) Sustentar los anteproyectos de carácter Económico y Financiero de la institución; 4) Administrar en forma mancomunada con el Comandante General los fondos asignados a la institución, verificando y controlando la adecuada y correcta ejecución del presupuesto según lo programado; 5) Remitir en forma oportuna la información económica, financiera contable y presupuestal a la Dirección de Economía (DIREC) y la Dirección de Presupuesto (DIPRE) respectivamente; 6) Controlar y verificar que los fondos disponibles de la Unidad destinados a pagos en efectivo o para depósito en el banco, se encuentren debidamente asegurados por una póliza; 7) Gestionar ante la Dirección de Presupuesto, la calendarización de los Presupuestos asignados a cada Unidad por fuente de financiamiento; 8) Supervisar que el calendario mensual recepcionado de la DIPRE sea registrado en su totalidad en el software del SIAF asignado a la Unidad. El Jefe de de Economía y Finanzas, efectuará coordinaciones con los Departamentos y Secciones de la Unidad; asimismo con otros Organismos FAP y Extra FAP, sobre asuntos inherentes a su área, que contribuyan al logro de la tarea asignada.

Interpretando a Koontz (2009)[18], las decisiones financieras institucionales comprenden la planeación de las actividades y recursos, la organización adecuada de los procesos y procedimientos de las actividades financieras institucionales, la dirección táctica y estratégica de los recursos para los fines propuestos y la evaluación y control institucional. En la medida que este proceso sea conducido, ejecutado y evaluado convenientemente, estará orientado hacia el cumplimiento de la misión de la FAP. Las decisiones financieras institucionales constituyen un proceso que comprende planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos ordinarios, directamente recaudados y otros para alcanzar la optimización de la FAP.

Las decisiones financieras institucionales se llevan a cabo mediante la coordinación de las actividades de trabajo financiero de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas. Vienen a ser el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos financieros orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las actividades que corresponden a la institución. Las decisiones financieras institucionales son el conjunto de las funciones o procesos básicos de las finanzas gubernamentales (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la economía, eficiencia, efectividad y optimización de la FAP.

Interpretando a Moyer, Mcguigan y Kretlow (2005)[19]; las decisiones financieras institucionales, comprende cuatro tipos de decisiones: Las decisiones de inversión, que se centran en la eficiente aplicación de recursos para adquirir activos reales. Las decisiones de financiación, que estudian la obtención de fondos (provenientes de los inversores que adquieren los activos financieros emitidos por la institución) para que la institución pueda adquirir los activos en los que ha decidido invertir. Las decisiones sobre dividendos, debe balancear aspectos cruciales de la entidad. Por un lado, implica una remuneración al capital accionario y por otro supone privar a la empresa de recursos financieros. Las decisiones directivas, que atañen a las decisiones operativas y financieras del día a día (forman parte de las decisiones de inversión y financiación). A partir del objetivo básico de las finanzas que es maximizar el valor de la institución militar, una de las cuestiones fundamentales se centra en medir la contribución de una determinada decisión al valor del ente gubernamental. Para responder a esta cuestión se han creado las técnicas de valuación o valoración de activos. Mientras más rentabilidad social espera dar la institución, más riesgo está dispuesto a correr. Las autoridades son aversos al riesgo, es decir para un nivel dado de riesgo buscan maximizar el rendimiento, lo que se puede entender también que para un nivel dado de retorno buscan minimizar el riesgo. Es preferible tener una cantidad de dinero ahora que la misma en el futuro. Al dueño de un recurso financiero se le tiene que pagar algo para que prescinda de ese recurso, en el caso del ahorrador, es la tasa de interés, en el caso del inversionista la tasa de rendimiento o de retorno. El dinero en efectivo es necesario para el trabajo diario (capital de trabajo) pero a costa de sacrificar mayores inversiones. El costo de oportunidad es la tasa de rendimiento sobre la mejor alternativa de inversión disponible. Es el rendimiento más elevado que no se ganará si los fondos se invierten en un proyecto en particular. También se puede considerar como la pérdida que estamos dispuestos a asumir, por no escoger la opción que representa el mejor uso alternativo del dinero. Las inversiones a largo plazo se deben financiar con fondos a largo plazo, y de manera semejante se deben financiar inversiones a corto plazo con fondos a corto plazo. En otras palabras, las inversiones deben calzarse con financiación adecuada al proyecto. El buen empleo de fondos adquiridos por deuda sirve para aumentar las utilidades de una entidad.