Gestión de monitoreo en la ejecución de proyectos agropecuarios

Presentación

Este documento es una guía práctica de apoyo para el trabajo de los profesionales y técnicos encargados de monitorear la ejecución de proyectos o programas agrícolas, pecuarios y otras.

El monitoreo es una herramienta de gestión para controlar el avance de los proyectos en ejecución, según la idea básica de comparar su desempeño efectivo con los planes, y medir los resultados reales en función de los previstos.

El monitoreo es parte integrante de la ejecución de proyectos, no siendo más que una forma para controlar el avance de los proyectos en forma eficaz y proporcionar información sistemática, uniforme y fiable sobre el avance de los mismos.

Una vez establecido, el plan de monitoreo le ahorra tiempo y trabajo al jefe o al supervisor del proyecto, facilita el control y preparación de los reportes correspondientes.

Proporciona información para presentarla ante las entidades financieras, en reuniones periódicas y para realizar reportes mensuales del avance físico y financiero.

Facilita una base para la toma de decisiones sobre las modificaciones que sea necesario hacer al proyecto, ya que tal vez haya que reajustar la utilización de recursos, modificar la escala de prioridades e introducir actividades nuevas. Así se le da mayor flexibilidad y agilidad a la gestión del proyecto.

Bases generales de la Administración de Proyectos

1. ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

La gestión es la acción y el efecto de administrar o como la acción principal de la administración, es decir, gestión y administración son términos complementarios y deben ser entendidos como parte de un proceso integral.

Por tanto, la gestión es el proceso mediante el cual el gerente o jefe de proyecto determina las acciones a seguir (planificación), según los objetivos institucionales, necesidades detectadas, cambios deseados, nuevas acciones solicitadas, implementación de cambios de mandos o necesarios y la forma como se realizaran estas acciones (estrategias, acción) y los resultados que se lograran.

2. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde Proyectos Agrícolas, Ganadería, Piscicultura, Unidades Educativas, Organizaciones Económicas Campesinas (OECAs), Minería, Hidrocarburos, en la dirección de instituciones públicas y privadas, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

3. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION

La administración general, como la administración de proyectos en particular, se norman por principios que son el fruto de la experiencia en el manejo institucional y que según el carácter de la institución de que se trate se priorizan unos u otros. En el contexto de la Administración de proyectos destacamos los siguientes:

• División del trabajo: En función a los objetivos y necesidades del proyecto o empresa. Tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo.

• Autoridad y Responsabilidad: Es esencial en toda institución que alguien asuma el rol de autoridad responsable de la misma. Esta autoridad puede ser permanente o transitoria, e investirse del suficiente poder.

• Disciplina: Entendida como respeto al reglamento de trabajo

• Orden: La adecuada distribución y el uso conveniente de la infraestructura y recursos, constituye el orden material. La organización y sincronización del accionar de las personas para su mejor desempeño, constituye el orden social.

• Estabilidad: En la tenencia del cargo o puesto siempre que cumpla los deberes con idoneidad

• Equidad: Trato de benévolo y justiciero de los administradores hacia sus subalternos

• Iniciativa: El administrador debe permitir a sus subalternos el ejercicio de las más sutiles satisfacciones que el hombre inteligente puede experimentar.

• Espíritu de grupo: Como materializado del ideal de "la unión hace la fuerza". Proporciona el trabajo en grupo

Estos principios son validos en la administración moderna. Todo administrador, público o privado, debe conocer y practicarlos flexiblemente en razón de su realidad

4. ADMINISTRACION INSTITUCIONAL

4.1 Concepto de Institución

Es un ente a través del cual se busca lograr ciertos objetivos concretos , puede tratarse de una empresa, un gremio, OECAs, etc.

4.3 Efecto de la Administración

La administración permite integrar los recursos y las acciones destinadas a lograr las metas y objetivos de la institución

5. FUNCIONES BASICAS DE LA ADMINISTRACION

La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en dos: en la mecánica (planificación, organización) y en la dinámica (dirección, control y evaluación):

• Planificación

Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.

• Organización

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.

Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

• Ejecución

Es la etapa mediante la cual se pone en acción o funcionamiento lo planificado y organizado a través de diferentes estrategias y acciones específicas. La ejecución es un proceso integrado de comunicación (informar, hacer saber lo que se debe hacer), coordinar (tomar acuerdos y concertar instancias), dirección (dirigir, dar pautas de acción), acción (operar, ejercer, ejecutar, actuar, desarrollar, procesar), mantenimiento e incentivación de las buenas relaciones humanas (integrar al personal psicológica, afectiva, profesional y socialmente) y asesoramiento o supervisión en la realización de las tareas (vigilar, ayudar, cooperar, aconsejar, asesorar el trabajo a realizar). En esta fase se da énfasis en las funciones de dirección y operación

La función de dirección es uno de los campos más importantes del proceso administrativo. Por ejemplo, para que el trabajo se realice dentro de un marco de cooperación, es necesario establecer direcciones claras sobre el curso de la acción, el momento en que debe ser iniciada y la coordinación que ha de regular los esfuerzos.

La función operativa se refiere a la puesta en marcha de los proyectos (plan de acción) lo cual es competencia de los responsables asignados para cada tarea. Es muy importante en esta fase la coordinación y comunicación entre la dirección y la operación (quien dirige y quienes realizan las tareas), que tiene que ser en doble flujo, ascendente y descendente, para asegurar el éxito en el trabajo.

• Control y Evaluación

Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de existir desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario (seguimiento y monitoreo)

En el proceso de control y evaluación se da respuestas a preguntas tales como:¿Cuál debe ser la calidad de trabajo?, ¿con que calidad se está llevando a cabo?,¿ qué acciones correctivas deben introducirse en la fase de ejecución?, si el trabajo¿ está realizando en el tiempo previsto y los costos son razonables? .Por tanto , el control y evaluación implica: verificar, valorar y retroalimentar en el proceso administrativo.

Finalmente, la administración es un proceso circular que está constituido de: Planificación, Organización, Ejecución, Control y Evaluación se repite indefinidamente

6. QUE ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTO

El administrador de proyectos puede ser definido como el sujeto que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.

7. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTO

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son: desarrollar y mantener los planes del proyecto, definir el calendario y financiamiento adecuado al proyecto, evaluar y reportar su avance.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:¿ Qué se va a hacer ?,¿ Cuándo se va a hacer ?,¿ Por qué se va a hacer ?, ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?, ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?

Planificación de programas y Proyectos

1. CONCEPTOS BASICOS DE PLANIFICACION

La planificación es un proceso de preparación de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir con lo que se condicionan-posibilitan futuras decisiones. Este proceso se basa en un pronóstico, previamente elaborado según métodos específicos y se articula, basándose en competencias especializadas, según las áreas de actividad del sistema; por ejemplo: planificación financiera, planificación de personal, planificación de la producción de bienes o servicios, planificación de seguimiento y control operativo de proyectos agrícolas etc.

La planificación es entendida aquí como el conjunto de actividades en que se prepara, por reflexión y trabajo metódico de preparación y se toman decisiones sobre alternativas de solución de problemas que posibiliten, enmarquen y ayuden a la futura toma de decisiones y lanzamiento de actividades del sistema a planificar (por ejemplo: planificación financiera; de producción, personal, de cooperación entre empresas, unidades de la Administración etc.).

La planificación debe entenderse siempre como la primera dimensión de un proceso de organización que debe ir acompañado por el Con trolling-sin ese control racional de lo que se prepara y realiza, ni puede hablarse, en estricto sentido "organizacional", de una planificación.

La planificación es el Proceso de formulación y definición de objetivos y prioridades a nivel macro social (Nacional, Departamental, Mancomunidad y municipal), o bien en relación a una rama o sector (económico, social o cultural), es un proceso de tipo global, que se formula en función de las demandas sociales y del programa de gobierno.

El planeamiento se clasifica según los niveles operacionales: en plan, programa, proyecto, actividades y tareas, según la cobertura temporal: Largo, mediano y corto plazo.

2. NIVELES OPERACIONALES Y TEMPORALES DE PLANIFICACION

La planificación se enmarca en una visión estratégica de desarrollo humano y pone en práctica los principios fundamentales de la integralidad y la participación social, definidos en el Sistema Nacional de Planificación (SISPLAN) y se concreta considerando el tiempo y el espacio.

2.1 Niveles Operacionales

Los términos plan, programa y proyecto se utilizan con alcances diferentes en el lenguaje de la planificación. De acuerdo a Ander-Egg cada uno de estos términos indica distintos niveles de concreción:

a) Plan: Es un término de carácter global, hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o de los desarrollos departamentales o regionales (PGDES, PDD, PEI, PDM), que está constituido de programas y proyectos.

b) Programa: Hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos, relacionados, coordinados entre sí y que son de determinada naturaleza.

c) Proyecto: Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios, capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas. Si bien el programa y el proyecto se concretan a través de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre sí, la diferencia radica en la magnitud, diversidad y especificidad. (Programa es un conjunto de proyectos)

d) Actividad: Es el medio de intervención sobre la realidad secuencial e integrada de diversas acciones necesaria para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto.

e) Tarea: Acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad, un conjunto de tareas configura una actividad entre las muchas que hay que realizar para concretar un proyecto.

2.2 Dimensiones Temporales y Espaciales

La planificación se realiza con éxito, cuando se toma en cuenta la dimensión temporal y espacial o territorial:

a) Dimensión Temporal

Comprende la planificación a largo plazo, a mediano plazo y a corto plazo.

Largo Plazo: La planificación a largo plazo es de mucha importancia para el desarrollo de un país, departamento, regiones y municipales, por que orienta y da continuidad al proceso. Generalmente es normativo y abarca periodos de tiempos mayores a cinco años.

Mediano Plazo: Al igual que el anterior, es normativo y orientador del desarrollo de regiones. Se desarrolla en periodos de tiempo variable entre tres a cinco años. Los fines están definidos en forma de objetivos generales, los mismos que se fijan como metas propuestas y expresadas en forma cualitativa y cuantitativa.

Corto Plazo: Es eminentemente operativo y generalmente, comprende periodos de un año. Se define con objetivos concretos y metas alcanzables, considerando que la ejecución responda a lograr acciones estratégicas en detalle.

b) Dimensiones espaciales o territoriales

La planificación tiene también su aplicabilidad no solo en el tiempo, sino también en el ámbito territorial, el cual determina su alcance, abarcando aéreas geográficas en el que se desarrolla la planificación del desarrollo rural. Siguen las normas de SISPLAN se han establecido básicamente tres niveles: Nivel nacional, Departamental y municipal. A esto se suman otros ámbitos como mancomunidad de municipios y territorios de pueblos indígenas y originarios.

A nivel nacional

La planificación nacional, responde al desarrollo de políticas de estado plurinacional. En municipal y autonomías regionales, el estado estable por ley que se debe desarrollar una política de desarrollo que norme las acciones que se deben realizar. La Ley de autonomías Regionales y Ley Orgánica de municipalidades.

Esl sistema depende del Ministerio A nivel departamental

Producto de la descentralización administrativa se reorganiza los gobiernos autónomos departamentales y se desarrollan planes de desarrollo a nivel departamental. En el sector productivo" el nivel departamental tiene jurisdicción y competencia en el territorio del departamento respectivo". En el área productiva existe la Secretaria Departamental de Desarrollo Productivo y Servicio Departamental Agropecuario (SEDAG), para atender las demandas en todo el departamento creándose una estructura administrativa conformada por secretarios, directores de unidades, jefes de unidades y responsables de área, quienes tienen la jurisdicción y competencia sobre el desarrollo productivo agropecuario en las comunidades campesinas e pueblos indígenas y originarios.

A nivel municipal

Los municipios son unidades autónomos de administración y planificación territorial, que cuentan con metodologías de planificación participativa para organizar la gestión en el territorio municipal. El sistema de planificación señala que la planificación participativa municipal es un conjunto de reglas atreves de las cuales se establece procedimientos, mecanismos de operación, definiciones técnicas y administrativas y el marco institucional para el proceso de la planificación del desarrollo municipal y el desempeño de roles y funciones de los actores involucrados.

3. NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE PLANIFICACION NACIONAL

La planificación en Bolivia esta rígida por las normas legales establecidas por el Sistema de Planificación (SISPLAN),que se define "un conjunto de proceso que se expresa en normas y procedimientos de cumplimiento general, de orden político, técnico y administrativo, que establece la forma y 1os mecanismos de participación de los niveles nacional, departamental y municipal en la racionalización de la toma de decisiones para la asignación de recursos públicos y en la definición de políticas de desarrollo.

El SISPLAN tiene su base legal en la Resolución Suprema No 216779 y norma la realización de planes y proyectos de desarrollo a mediano y largo plazo en los niveles: nacional, departamental y municipal. A demás se relaciona con la Ley de autonomías, la Ley de Descentralización Administrativa y la Ley 1178(SAFCO).

El sistema depende del Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente. A nivel normativo está conformado pòr las siguientes instancias.

• El Comité de Desarrollo Nacional(CODENA)

• El Plan General de Desarrollo Económico y Social de la República(PGDES)

• El Plan de Desarrollo Departamental(PDD)

• Plan de Desarrollo Municipal(PDM)

El SISPLAN comprende los siguientes sistemas:

• El sistema Nacional de Inversión Publica(SNIP)

• El Sistema de Contabilidad Integrada(SCI)

• El Sistema de Programación de Operaciones(SPO)

Para lograr una gestión eficiente el SISPLAN se plantea como objetivos:

a) Institucionalizar el proceso de planificación mediante normas y procedimientos que orienten la elaboración de los planes de desarrollo.

b) Garantizar la elaboración y formulación de planes y programas de mediano y largo plazo a nivel nacional, departamental y municipal, como instrumento de política de gestión pública, para organizar el uso adecuado de los recursos públicos y orientarlos hacia el logro del desarrollo sostenible.

c) Asegurar la compatibilidad de los planes y programas de mediano y largo plazo a nivel nacional, departamental y municipal entre sí y con los lineamientos establecidos por el Plan General de Desarrollo Económico y Social de la República.

d) Efectuar la programación de mediano y largo plazo para establecer los lineamientos del programa anual de inversiones.

e) Determinar, a través de los planes y programas de mediano y largo plazo, las actividades del Sistema Nacional de Inversión Pública, del Sistema de Programación de Operaciones y del Sistema de Presupuesto.

f) Establecer un marco de referencia para la inversión privada y generar condiciones adecuadas para la misma.

g) Canalizar y sistematizar la oferta estatal en procura de lograr la máxima satisfacción de las prioridades de la demanda social establecidas por las instancias competentes.

h) Establecer los mecanismos para la adaptación continua de los planes mediante la concertación de acciones de planificación con los actores de la sociedad civil y la promoción de su participación en el logro de los objetivos del Plan General de Desarrollo Económico y Social de la República.

3 ENFOQUES DE PLANIFICACION

Una de las alternativas para superar la planificación verticalista, tecnocrática y tradicional, es la planificación estratégica, que viene cobrando vigencia en el seno de las instituciones, públicas y privadas.

Por eso, los planes de desarrollo rural en el ámbito nacional y municipal, se enmarcan en la actualidad dentro de un enfoque estratégico de planificación que se proyectan en el mediano y largo plazo, tomando en encuenta la planificación como una instancia de concreción de los programas quinquenales y lo proyectos de comunidades de desarrollo comunal.

a) Planificación Estratégica

El término estrategia viene del griego strategos que significa "un general". A su vez, esta palabra proviene de raíces que significan "ejercito" y "acaudillar". El verbo griego, stratego significa "planificar la destrucción de los enemigos en razón del uso eficaz de los recursos"[1]

En el caso de los empresarios modernos con inclinación competitiva, las raíces del concepto de estrategias se presentan con un atractivo evidente. Aunque los estrategas de las empresas no proyectan la destrucción de sus competidores en el mercado, sí tratan de vender más que sus rivales y obtener más y mejores resultados que ellos.

Peter Drucker, en su libro The Practice of Management (1954), afirmaba que la estrategia requiere que los gerentes analicen su situación presente y que la cambien si es necesario. Parte de su definición partía de la idea que los gerentes deberían saber qué recursos tenía su empresa y cuáles debería tener.

La planificación estratégica parte del análisis de la realidad social, económica y política del medio, lo que permite establecer las necesidades prioritarias de los beneficiarios. Es una poderosa herramienta de diagnostico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, acerca del quehacer actual y el camino que deben recorrer en el futuro las comunidades, organizaciones económica productivas e instituciones. En resumen podemos decir gráficamente que planificación es el proceso que permite construir un puente entre:

• Proceso de Planificación Estratégica

El proceso de la planificación estratégica consiste básicamente en la toma de decisiones sobre cada uno de estos elementos. Esto implica un trayecto que empieza con el análisis de la situación actual ¿Dónde estamos?, la definición de un futuro deseado ¿hacia dónde queremos ir? Y una vez que se determina esto, definir el ¿Qué hacer? Y como hacerlo?

• Características del enfoque estratégico

El plan estratégico produce beneficios relacionados con la capacidad de realizar una gestión más eficiente, liberando recursos humanos y materiales, lo que redunda en eficiencia productiva y en una mejor calidad de vida y trabajo para los miembros de la organización.

• Ayuda a establecer con claridad la visión, la misión y las estrategias con la participación de los actores involucrados

• Permite la conformación y el desarrollo de equipos de trabajo en un ambiente de compromiso y responsabilidad para el logro de las metas institucionales del sector..

• Permite aprovechar mejor y lograr más con los recursos existentes (humanos, materiales, financieros, etc.)

• Se elaboran propuestas de desarrollo regional consensuadas con la participación de actores sociales que responden a las necesidades, demandas y aspiraciones propias de cada sector.

• Son propuestas regionales y sectoriales son de largo plazo

• Pasos en la planificación estratégica

Las actividades de planificación estratégica exige la necesidad de conformar un equipo de planificación, en el que estén representados por los actores sociales. El equipo de planificación estratégica es el responsable de participar en todo el proceso y seguir los siguientes pasos:

• Realizar el diagnostico del municipio, mancomunidades o regiones

• Elaborar el marco conceptual del desarrollo rural del sector

• Elaborar la visión y misión del documento

• Generación de estrategias y líneas de acción

• Elaboración del documento final

b) Planificación Operativa

La planificación operativa constituye el nivel de planificación mas analítico y detallado, implica la elaboración de planes y proyectos de acción, a partir de los problemas priorizados, la demanda consolida y las necesidades de desarrollo de los municipios y regiones. En la elaboración de estos planes se toman en cuenta las decisiones con respecto a los objetivos a lograr en cada área de gestión, las actividades y los recursos necesarios para llevar a cabo.

Los planes operativos constituyen los instrumentos de planificación a través de los cuales se concretan la visión y misión de cada institución u organización productiva.

La planificación operativa: Se establece a corto plazo, es específica y está orientada a la consecución del objetivo determinado. La planificación operativa convierte los conceptos generales del plan estratégico en cifras claras, en pasos concretos y en objetivos evaluables a corto plazo. La planificación operativa demanda una aplicación de recursos que sea eficiente y efectiva en costes en la solución de problemas y consecución de los objetivos establecidos.

c) Planificación Participativa

La planificación participativa es un hecho social y su propósito es encontrar los mejores procedimientos para la solución de problemas con la intervención de todos los actores. Este aspecto está apoyado en las nuevas leyes que crean y consolidados con las nuevas unidades de gestión publica.

En este sentido, la planificación participativa es el instrumento metodológico que efectiviza la participación de la sociedad civil en los proceso de elaboración de Planes Estratégicos Instituciones(PEI),Planes de Desarrollo Departamentales (PDD), Planes de Desarrollo Municipal(PDM) y Planes de desarrollo sectoriales.

Para que la planificación sea participativa y se haga efectiva, se crean nuevas instancias y actores locales, involucrando a toda las organizaciones económica y sociales en el diseño y manejo de su propio destino y desarrollo.

Por tanto, la planificación en los niveles nacional, departamental y municipal, ya no debe ser un proceso vertical, centralizado y sectorializado, sino mas bien debe ser un proceso participativo que involucra a los actores de la sociedad en todas las fases y etapas del proceso de planificación con el fin de definir los objetivos estratégicos y priorizar y concertar la demanda social para alcanzar el desarrollo sustentable.

4. INSTRUMENTOS DE PLANIFICACION

Los programas y proyectos productivos y agropecuarios que promueve el Ministerio de Desarrollo Rural y tierras, Gobiernos autónomos departamentales y Municipios, constituyen la instancia en la que los actores sociales tienen la oportunidad de participar en todas las fases y etapas del proceso de planificación.

Estos programas y proyectos constituyen los instrumentos de planificación participativa en los departamentos y municipios del país, los cuales hacen posible que los gobiernos municipales, planifiquen, ejecuten y evalúen las acciones de los proyectos en el ámbito municipal

5. TECNICAS DE PLANIFICACION Y CONTROL

Son herramientas técnicas que constituyen para la ejecución eficiente de los proyectos y para aprovechar al máximo el factor tiempo y recursos disponibles:

a).Diagrama de Gantt: es un diagrama cartesiana, que partiendo de dos ejes se puede estudiar la relación existente entre actividades y duración de las mismas en el tiempo.

-Como medio de control demuestra el estado actual del proyecto en cada una de sus actividades y permite comparar con el estado actual propuesto

–Muestra la magnitud de los retrasos existentes, permite una apreciación visual de todo el proyecto

b) Programa Evaluacion and Revier Technique: PERT– Se emplea para proyectos de tipo probabilístico, es decir para actividades desconocidas y pone especial énfasis en los eventos que deben ser alcanzados

-Establecer secuencias lógicas

-Permite al programador una mayor adaptación a los cambios en las premisas.

c)Critical Paht. Method: CPM.- Se emplean para proyectos en los cuales ya se conozcan antecedentes y sus actividades son conocidas.

La gestión de proyecto

1. EL DOCUMENTO DEL PROYECTO

El documento del proyecto, que se elabora en la etapa final de preparación del mismo, es una descripción sistemática de dicho proyecto, incluido. un presupuesto y un cronograma establecido, y tiene por objeto orientar la fase de ejecución.

Constituye asimismo la base para los convenios oficiales que las entidades celebran con instituciones financiadoras nacionales e internacionales.

2. PREPARACION DE PLAN DE EJECUCION Y PRESUPUESTOS ANUALES

El documento del proyecto abarca el plazo de este en su totalidad, y para traducirlo en programación operativa se debe desglosar en planes de trabajo y presupuestos anuales. Las tareas, actividades y gastos se programan en forma anual (o abarcando otro plazo elegido). De hecho, el plan de trabajo es un calendario de las actividades que deberán realizarse en un cierto período, y del gasto financiero estimado relacionado con dichas actividades, y en él se identifica asimismo al responsable de su ejecución.

El plan de trabajo y el presupuesto anual pasan a formar la base para el Seguimiento del avance del proyecto.

3. RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE PROYECTO

Para que un proyecto pueda ejecutarse en forma exitosa, los gerentes deben asumir las siguientes responsabilidades:

• administrar todos los recursos;

• producir los resultados (previstos) del proyecto;

• realizar un monitoreo tanto técnico como financiero;

• alertar a la alta gerencia cuando

– existe incertidumbre en cuanto al logro de los resultados esperados

– el proyecto adolece de problemas capaces de poner en peligro el logro de su objetivo

– hay cambios en el entorno del proyecto que repercuten negativamente sobre éste; recomendar ajustes y medidas correctivas.

4. EL MARCO LOGICO

El Marco Lógico para la gestión de proyectos proporciona los elementos básicos necesarios para diseñar proyectos complejos y facilitar su ejecución, monitoreo y evaluación. Es una herramienta que facilita la gestión de proyectos.

Se espera que los proyectos diseñados con el enfoque de marco lógico tengan objetivos bien Formulados y metas cuantificables, para posibilitar el monitoreo de su avance físico-financiero y la evaluación de sus resultados. Hay que establecer indicadores, determinar medios de verificación y definir supuestos en forma explícita.

CUADRO No 1 ENFOQUE DE MARCO LOGICO PARA LOS PROYECTOS

Fuente: Formulación y Administración de Proyectos (2005)

5. HASTA DONDE LLEGA LA RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE PROYECTO

La matriz del Marco Lógico también define las responsabilidades relativas a un proyecto.

Los niveles más bajos de la jerarquía definida por el Marco Lógico, que abarcan hasta los resultados esperados inclusive, están bajo el control de la gerencia. Por consiguiente, el gerente del proyecto es responsable del logro de los resultados esperados, debiendo dar cuenta de ello. Es lo que a veces se denomina contrato de gestión.

A su vez, el logro del propósito del proyecto depende en parte de factores que escapan al control del gerente del proyecto, por lo que este no puede hacerse responsable, ni rendir cuenta del logro del propósito del proyecto y, menos aún, del logro del fin. No obstante, el gerente del proyecto se compromete a trabajar en pro del logro de la finalidad y la meta del proyecto, y a informar a sus superiores si hay evidencias o probabilidad que lleve a temer por ese logro.

CUADRO No 2 MML Y RESPONSABILIDADES A UN PROYECTO

Fuente: Formulación, Gestión y Evaluacion de Proyectos(2008)

Ciclo de proyecto y el empleo de herramientas de evaluación

1. CICLO DE VIDA DE PROYECTO

Durante el desarrollo del proceso del proyecto, estos pasan por tres estados, en los cuales se plantean importantes consideraciones económicas, técnicas y presupuestarias.

Estas fases con sus etapas pueden ser recorridas por un proyecto dependiendo de su complejidad, el volumen de inversión comprometido o las pautas establecidas por los organismos encargados del financiamiento.

CUADRO No 3 FASES DE CICLO DE UN PROYECTO

Fuente: Formulación, Gestión y Evaluacion de Proyectos (2008)

a) Pre inversión:

Consiste en el proceso de elaboración y evaluación del proyecto que se llevará a cabo para resolver el problema o atender la necesidad que le da origen. La pre inversión se desagrega en las siguientes etapas: Idea del Proyecto, Perfil, Pre-Factibilidad, Factibilidad, en los proyectos de inversión pública solo se desagrega en dos: Estudio Técnico Económico Social y Ambiental (TESA) y Estudio de Identificación (EI)

b) Fase de Inversión

En este estado ya está tomada la decisión de implementar el proyecto, existiendo además el financiamiento para ello.

Donde se realizan todas aquellas acciones pendientes a ejecutar físicamente el proyecto, en el tiempo y costo que fue especificado en el estado de pre inversión.

En este estado, un equipo multidisciplinario distinto se hace cargo del proyecto, cuya experiencia y/o especialidad está relacionada con los problemas que plantea a desarrollar y coordinar múltiples actividades que presentan la ejecución de un proyecto, tales como ingeniería. Adquisiciones, construcciones, etc. En este estado se distinguen dos etapas: Diseño Final y Ejecución

c) Estado de Operación

Es la puesta en marcha o funcionamiento del proyecto, donde empieza a generar los beneficios identificados y estimados, es decir, el proyecto comienza a producir cantidades constantes de productos o servicios para el mercado.

El proyecto se convierte en una unidad transformadora de operación permanente, mientras subsiste la necesidad o problemas que pretende atender. El proyecto se 'institucionaliza" mediante la creación de una organización responsable por su operación en el tiempo, o mediante la transferencia de dicha responsabilidad a una entidad existente.

1. TIPOS DE EVALUACION ASOCIADOS AL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO