Análisis y Diseño de Sistemas de Información (página 2)

En la figura se muestran la diversidad de sistemas de información que pueden desarrollar los analistas. Observe que la figura presenta estos sistemas de abajo hacia arriba, indicando que el nivel operacional, o más bajo, de la organización está apoyado por el TPS, y el más alto o estratégico, el de las decisiones semiestructuradas o sin estructura, está apoyado por el ESS en la parte más alta. Este texto usa los términos sistema de información gerencias, sistema de información, sistema de información computarizada y sistema de información de negocios computarizado en forma indistinta para referirse a sistemas de información computarizada que dan soporte al rango más amplio de actividades de negocios por medio de la información que producen.

La necesidad del análisis y diseño de sistemas.

El análisis y diseño de sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de sistemas, busca analizar sistemáticamente la entrada de datos o el flujo de datos, el proceso o transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información dentro del contexto de un negocio particular. Además, el diseño y análisis de sistemas es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios que pueden ser logradas por medio del uso de sistemas de información computarizados. La instalación de un sistema sin la planeación adecuada lleva a grandes frustraciones, y frecuentemente causa que el sistema deje de ser usado.

Usuarios finales.

Cualquiera que interactúe con un sistema de información en el contexto de su trabajo en la organización puede ser llamado un usuario final. A lo largo de los años se han hecho borrosas las distinciones entre usuarios. Además, cualquier categoría de usuarios empleada no debe ser vista como excluyente. Sin importar cómo se hayan clasificado los usuarios finales, un hecho es pertinente al analista de sistemas: el involucramiento del usuario a lo largo del proyecto, es crítico para el desarrollo exitoso de los sistemas de información computarizados. Los analistas de sistemas, cuyos papeles dentro de la organización se tratan a continuación, son el otro componente esencial para el desarrollo de sistemas de información.

c) EL PAPEL DE EL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas como consultor.

El analista de sistemas frecuentemente actúa como consultor y, por lo tanto, puede ser contratado específicamente para que se encargue de los asuntos de los sistemas de información dentro de un negocio. Esto puede ser una ventaja, debido a que los consultores externos pueden llevar con ellos una perspectiva fresca que no poseen otros miembros de la organización. Pero también puede decirse que los analistas externos están en desventaja, debido a que la verdadera cultura organizacional nunca puede ser conocida por un extraño.

El analista de sistemas como experto de soporte.

Otro papel que tal vez requiera desarrollar es el de experto de soporte en un negocio donde se está empleado regularmente en alguna actividad de sistemas. En este papel el analista se apoya en su experiencia profesional relacionada con el hardware y software de computadora y su uso en el negocio. Este trabajo frecuentemente no es un proyecto de sistema completo, sino solamente pequeñas modificaciones o decisiones que afectan a un solo departamento.

El analista de sistemas como agente de cambio.

El papel más comprensivo y responsable que toma un analista de sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo al negocio. Como analista se es un agente de cambio cada vez que se ejecuta cualquiera de las actividades del ciclo de vida del desarrollo de sistemas (tratado en la siguiente sección) y se está presente en el negocio por un periodo extendido (desde dos semanas hasta más de un año). Un agente de cambio puede ser definido como una persona que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el cambio y trabaja junto con otros para facilitar ese cambio.

d) EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

En la primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del resto de proyecto, debido a que nadie quiere desperdiciar el tiempo subsecuente resolviendo el problema equivocado. La primera fase requiere que el analista observe honestamente lo que está sucediendo en un negocio. Luego, junto con los demás miembros de la organización, el analista hace resaltar los problemas. Frecuentemente estos ya han sido vistos por los demás, y son la razón por la cual el analista fue llamado inicialmente. Las personas involucradas en la primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto. Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, sumarización del conocimiento obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación de los resultados. La salida de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del problema y la sumarización de los objetivos. Luego los administradores deben tomar una decisión para ver si continúan con el proyecto propuesto.

Determinación de los requerimientos de información.

Entre las herramientas utilizadas para definir los requerimientos de información en el negocio se encuentran: muestreo e investigación de los datos relevantes, entrevistas, cuestionarios, el comportamiento de los tomadores de decisiones y su ambiente de oficina y hasta la elaboración de prototipos. En esta fase el analista está esforzándose por comprender qué información necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios, típicamente los administradores de las operaciones y los trabajadores de las operaciones.

Análisis de las necesidades del sistema.

La siguiente fase que realiza el analista de sistemas involucro el análisis de las necesidades del sistema. Nuevamente, herramientas y técnicas especiales ayudan para que el analista haga las determinaciones de los requerimientos. Una herramienta de éstas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones del negocio en forma gráfica estructurado. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos, que lista todos los conceptos de datos usados en el sistema, así como sus especificaciones, si son alfanuméricos y qué tanto espacio ocupan cuando se imprimen. Durante esta fase el analista de sistemas también analiza las decisiones estructuradas que se hacen. Las decisiones estructuradas son aquellas para las que pueden ser determinadas las condiciones como alternativas de condición, acciones y reglas de acción. Hay tres métodos principales para el análisis de decisiones estructurales: lenguaje estructurado, tablas de decisión y árboles de decisión.

Diseño del sistema recomendado.

En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista usa la información recolectada anteriormente para realizar el diseño lógico del sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos, a fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean correctos. Además, el analista también proporciona entrada efectiva para el sistema de información mediante el uso de técnicas para el buen diseño de formas y pantallas.

Desarrollo y documentación del software.

En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista trabaja con los programadores para desarrollar cualquier software original que se necesite. Durante esta fase, el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, incluyendo manuales de procedimientos. La documentación le dice al usuario la manera de usar el software y también qué hacer si se suceden problemas con el software.

Pruebas y mantenimiento del sistema.

Antes de que pueda ser usado, el sistema de información debe ser probado. Es mucho menos costoso encontrar problemas antes de que el sistema sea entregado a los usuarios. Algunas de las pruebas son realizadas por los programadores solos, y otras por los analistas de sistemas junto con los programadores. Primero se ejecuta una serie de pruebas para que destaquen los problemas con datos de ejemplo y eventualmente con datos reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema y de su documentación comienza en esta fase y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información.

Implementación y evaluación del sistema.

En esta fase del desarrollo del sistema el analista ayuda a implementar el sistema de información. Esto incluye el entrenamiento de los usuarios para que manejen el sistema. Algún entrenamiento es hecho por los proveedores, pero la supervisión del entrenamiento es responsabilidad del analista de sistemas. Adicionalmente, el analista necesita un plan para una conversión suave del sistema antiguo al nuevo. La evaluación se muestra como parte de esta fase final de ciclo de vida del desarrollo del sistema, principalmente para efectos de discusión. De hecho, la evaluación se realiza durante cada fase. Un criterio principal que debe ser satisfecho es si los usuarios pretendidos ya están usando el sistema.

La importancia del mantenimiento.

Después de que el sistema está instalado se le debe dar mantenimiento, esto significa que los programas de computadora deben ser modificados y mantenidos actualizados. La figura muestra la cantidad promedio de tiempo empleada en mantenimiento en una instalación MIS típica.

El mantenimiento se realiza por dos razones. La primera de estas es para corregir errores de software. Sin importar que tan completamente se pruebe el sistema, se deslizan errores en los programas de computadora. Los errores del software comercial para microcomputadoras son a veces documentados como "anomalías conocidas", y son corregidos cuando son lanzadas nuevas versiones del software o versiones intermedias. En el software personalizado los errores deben ser corregidos conforme son detectados. La otra razón para realizar el mantenimiento del sistema es para mejorar las capacidades del software en respuesta a las necesidades organizacionales cambiantes y, por lo general, involucran algunas de las siguientes tres situaciones:

1. Los usuarios frecuentemente solicitan características adicionales después de que se familiarizan con el sistema de cómputo y sus capacidades. Estas características solicitadas pueden ser tan simples como el desplegado de totales adicionales en un reporte o tan complicadas como el desarrollo de nuevo software.

2. El negocio cambia a través del tiempo. Se debe modificar el software para abarcar cambios tales como nuevos requerimientos de reportes gubernamentales o corporativos, la necesidad de producir nueva información para clientes, etcétera.

3. El hardware y software están cambiando a un ritmo acelerado. Un sistema que usa tecnología antigua puede ser modificado para usar las capacidades de una tecnología más nueva. Un ejemplo de tal cambio es el reemplazo de una Terminal de macrocomputadora con una estación de trabajo de microcomputadora, o una microcomputadora con una computadora de escritorio.

La figura ilustra la cantidad de recursos, por lo general tiempo y dinero, gastados en el desarrollo y mantenimiento del sistema. El área bajo la curva representa la cantidad total de dólares gastada. Se puede ver que a lo largo del tiempo es probable que el costo de mantenimiento exceda al del desarrollo del sistema. En cierto punto es más conveniente realizar un nuevo estudio del sistema, debido a que el costo de mantenimiento continuado es claramente mayor que la creación de un sistema de información completamente nuevo. Resumiendo, el mantenimiento es un proceso continuo a lo largo del ciclo de vida de un sistema de información. Después de que es instalado el sistema de información, el mantenimiento por lo general toma la forma de corrección de errores de programa no detectados previamente. Una vez que son corregidos, el sistema alcanza un estado estable proporcionando servicios contables a sus usuarios. El mantenimiento durante este periodo puede consistir en la eliminación de unos cuantos errores no detectados anteriormente y la actualización del sistema con una cuantas mejoras menores. Sin embargo, conforme pasa el tiempo y cambia el negocio y la tecnología, los esfuerzos de mantenimiento se incrementan dramáticamente.

e) USO DE LAS HERRAMIENTAS CASE.

A lo largo de este libro enfatizamos la necesidad de un enfoque sistemático y profundo al análisis, diseño e implementación de los sistemas de información. Reconocemos que para ser productivos los analistas de sistemas debe ser organizado, preciso y completo en lo que se proponen hacer. En los últimos años los analistas han comenzado a beneficiarse de nuevas herramientas de productividad que han sido creadas implícitamente para mejorar su trabajo rutinario mediante un apoyo automatizado. A estas se les llama herramientas CASE, que significa herramientas para ingeniería de software asistido por computadora. Los analistas se apoyan en las herramientas CASE para aumentar la productividad, comunicarse más efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que realizan en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida.

Aumento de la productividad del analista.

Estas herramientas permiten que sus usuarios tracen y modifiquen diagramas fácilmente. Por nuestra definición, el analista puede entonces llegar a ser más productivo simplemente por la reducción del tiempo considerable que es gastado típicamente en el trazo manual de diagramas de flujo de datos hasta que son aceptados.

Mejora de la comunicación del analista-usuario.

Para que el sistema propuesto se convierta en realidad y sea usado de hecho, es esencial una comunicación excelente entre los analistas y usuarios a lo largo del ciclo de vida del desarrollo del sistema. El éxito de una eventual implementación del sistema depende de la capacidad de los analistas y usuarios para comunicarse en una forma significativa. Hasta ahora los analistas que actualmente usan las nuevas herramientas CASE han experimentado que su uso promueve una comunicación mayor y más significativa entre usuario y analistas.

Integración de las actividades del ciclo de vida

La tercera razón para el uso de herramientas CASE es para integrar las actividades y proporcionar continuidad de una fase a la siguiente a lo largo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Las herramientas CASE son especialmente útiles cuando una fase particular del ciclo de vida requiere varias interacciones o retroalimentación y modificación.

Evaluación precisa de los cambios del mantenimiento

La cuarta razón, y posiblemente una de las más importantes para el uso de herramientas CASE, es que permite que los usuarios analicen y valoren el impacto de los cambios de mantenimiento. Por ejemplo, puede ser que el tamaño de un elemento, tal como un número de cliente, necesite ser agrandado.

2. COMPRENSIÓN DE LOS ESTILOS ORGANIZACIONALES Y SU IMPACTO SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

a) FUNDAMENTOS ORGANIZACIONALES

Para analizar y diseñar adecuadamente los sistemas de información, el analista de sistemas necesita comprender las organizaciones en que trabaja como sistemas conformados por la interacción de tres fuerzas principales: los niveles de administración, el diseño de la organización y la cultura organizacional. Las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas interrelacionados. Los subsistemas son relacionados por tres amplios niveles de administradores que toman decisiones (operación, administración media y administración estratégica) y que cortan horizontalmente a través del sistema organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influencian la manera en que se interrelaciona la gente en los subsistemas.

b) LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Las organizaciones son conceptualizadas en forma útil como sistemas diseñados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Las organizaciones están compuestas de sistemas más pequeños interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven a funciones especializadas.

La interrelación e interdependencia de los sistemas

Todos los sistemas y subsistemas están relacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los analistas de sistemas que buscan ayudarlos a lograr mejor sus objetivos. Cuando cualquier elemento de un sistema es cambiado o eliminado, también son impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema.

Retroalimentación del sistema para planeación y control

La retroalimentación es una forma de control del sistema. Como sistemas, todas las organizaciones usan planeación y control para administrar sus recursos en forma efectiva.

Ambientes para sistemas organizacionales

La retroalimentación es recibida desde el interior de la organización y del ambiente exterior que la rodea. Cualquier cosa que esté fuera de las fronteras de una organización es considerada como un ambiente. Varios ambientes, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio ambiente en donde existe la organización. Aunque se pueden planear cambios en el estado del ambiente, frecuentemente no pueden ser controlados directamente por la organización.

Apertura y restrictividad en las organizaciones

La apertura y restrictividad existen en forma continua, ya que no hay una cosa tal como una organización absolutamente abierta o totalmente cerrada. La apertura se refiere al libre flujo de información dentro de una organización. Los subsistemas tales como los departamentos creativos o artísticos frecuentemente son caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre sus participantes y muy pocas restricciones sobre quién obtiene tal información y en qué momento un proyecto creativo está en su infancia. Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del departamento de defensa asignada para trabajar sobre la planeación muy confidencial que afecta la seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditación, la información en su momento es una necesidad y el acceso a la información se da con base en la que "es necesario saber". Este tipo de unidad está limitada por muchas reglas.

Cómo tomar una perspectiva de sistemas

La toma de una perspectiva de sistemas permite a los analistas de sistemas iniciar la clarificación y comprensión de los diversos negocios con los que entrarán en contacto. Es importante que los miembros de subsistemas se den cuenta que su trabajo está interrelacionado.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE SISTEMAS

Un sistema o subsistema, tal como existe dentro de la organización corporativa, puede ser representado gráficamente en varias formas. Los diversos modelos gráficos muestran las fronteras del sistema y la información usada dentro del sistema.

Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto

El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (también llamado modelo ambiental). Los diagramas de flujos de datos se enfocan en los datos fluyendo hacia adentro y fuera del sistema y el procesamiento de los datos. Estos componentes básicos de todo programa de computadora pueden ser descritos a detalle y usados para analizar el problema con respecto a su precisión y totalidad. El diagrama a nivel de contexto emplea solamente tres símbolos: (1) un rectángulo con esquinas redondeadas, (2) un cuadrado con dos orillas sombreadas y (3) una flecha, tal como se muestra en la figura.

Los procesos transforman los datos de entrada en información de salida, y el nivel de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema completo. La entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe información de sistema pero que no es parte del sistema. Esta entidad puede ser una persona, un grupo de personas, una posición corporativa o departamento u otros sistemas. Las líneas que conectan las entidades externas con el proceso son llamados flujos de datos y representan datos.

Un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel contexto se encuentra en la siguiente figura. En este ejemplo se representan los elementos básicos de un sistema de

Reservaciones de una línea aérea.

El pasajero (una entidad) inicia una petición de viaje (flujo de datos). El diagrama a nivel contexto no muestra suficientes detalles para indicar exactamente lo que sucede (y tampoco se pretende que se muestre), pero podemos ver que se envían las preferencias del pasajero y los vuelos disponibles al agente de viajes, que envía de regreso al proceso información sobre los boletos. También podemos ver que la reservación del pasajero es enviada a la línea aérea.

Los sistemas y el modelo entidad-relación

Una manera en que un analista de sistemas puede definir las fronteras adecuadas del sistema es usar un modelo entidad-relación. Los elementos que conforman un sistema organizacional pueden ser llamados entidades. Una entidad puede ser una persona, un lugar o una cosa, tal como un pasajero en una línea aérea, un destino o un avión. En forma alterna, una entidad puede ser un evento, tal como el fin de mes, un periodo de ventas o la falla de una máquina. Una relación es la asociación que describe la interacción entre las entidades. El formato estándar para trazar un diagrama entidad-relación (o E-R),

Mostrado en la figura, usa solamente dos símbolos: un rectángulo y un rombo. El rectángulo es usado para mostrar una entidad, y el rombo representa la relación entre esa entidad y otra entidad. El diagrama siempre es trazado poniendo en la parte superior a la entidad primaria.

La figura muestra los cuatro tipos diferentes de diagramas E-R. El primero es una relación uno a uno (1:1). Aquí a cada EMPLEADO le es asignada solamente una EXTENSIÓN TELEFÓNICA, y cada EXTENSIÓN TELEFÓNICA es única para cada EMPLEADO. El segundo diagrama muestra una relación muchos a uno (M:1). Un DEPARTAMENTO puede tener muchos EMPLEADOS, pero el EMPLEADO puede pertenecer a solamente un DEPARTAMENTO.

El tercer tipo de diagrama (E-R) muestra una relación uno a muchos (1:M). Por último, el cuarto diagrama muestra una relación muchos a muchos (M:N). Un VUELO puede llevar muchos PASAJEROS y un PASAJERO puede tener muchos VUELOS en su itinerario. Los diagramas entidad-relación son usados frecuentemente por los diseñadores de sistemas para ayudar a modelar el archivo o base de datos. Sin embargo, es todavía más importante que el analista de sistemas comprenda desde las primeras etapas las entidades y relaciones en el sistema organizacional. Para trazar algunos diagramas E-R básicos el analista necesita:

1. Listar las entidades de la organización para obtener una mejor comprensión de la organización.

2. Escoger entidades clave para estrechar el alcance del problema a dimensiones manejables y significativas.

3. Identificar cuál debe ser la entidad primaria.

4. Confirmar los resultados de los pasos 1 a 3 por medio de otros métodos de recolección de datos (investigación, entrevistas, administración de cuestionarios, observación y elaboración de prototipos).

NIVELES DE ADMINISTRACIÓN

La administración existe en las organizaciones en tres amplios niveles horizontales: control operacional, planeación y control administrativo y administración estratégica, tal como se muestra en la siguiente figura. Cada nivel tiene sus propias responsabilidades y todos trabajan para el logro de metas y objetivos organizacionales en su manera propia.

Administración de operaciones

El control operacional forma el nivel inferior de la administración a tres niveles. Los administradores de operaciones toman decisiones usando reglas predeterminadas que tienen resultados predecibles cuando son implementadas correctamente. Los administradores de operaciones son los tomadores de decisiones cuyo trabajo es el más claro, debido al alto nivel de certeza en su ambiente de toma de decisiones.

Administración media

La administración media forma el nivel segundo, o intermedio, del sistema de administración de tres niveles. La administración media realiza decisiones de planeación y control a corto plazo sobre la manera en que son mejor asignados los recursos para satisfacer los objetivos organizacionales. La administración media experimenta muy poca certeza en su ambiente de toma de decisiones.

Administración estratégica

La administración estratégica comprende el tercer nivel del control administrativo de tres niveles. Los administradores estratégicos ven fuera de la organización hacia el futuro, tomando decisiones que guiarán a los administradores medios o de operación en los meses y años por venir. Los administradores estratégicos trabajan en un ambiente de toma de decisiones altamente incierto.

Implicaciones para el desarrollo de sistemas de información

Cada uno de los tres niveles de administración tiene diferentes implicaciones para el desarrollo de sistemas de información para la administración. Algunos de los requerimientos de información para los administradores están bien definidos y, en cambio, otros son difusos y se traslapan. Los administradores de operaciones necesitan información interna que es, por naturaleza, de bajo nivel y repetitiva. Tienen gran dependencia sobre la información que captura el desempeño actual y son grandes usuarios de recursos de información en línea de tiempo real. La necesidad de los administradores de operaciones de información sobre el desempeño pasado y la información periódica es solamente moderada. Ellos tienen poco uso para información externa que les permita proyecciones futuras o creación de escenarios "qué pasa si".

En el siguiente nivel de administración, la administración media, que tanto planea como controla, se necesita información de corto y largo plazo. Debido a la naturaleza de su trabajo de resolver problemas, los administradores medios experimentan necesidades extremadamente altas de información en tiempo real. Para poder controlar adecuadamente también necesitan información actual del desempeño medido en comparación a juegos de estándares. Los administradores estratégicos (difieren, en buena medida, de los administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de información. Son altamente dependientes de información de fuentes externas que les proporciona noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de corporaciones con las que compiten.

Debido a que la tarea de la administración estratégica demanda proyecciones hacia un futuro incierto, los administradores estratégicos tienen una gran necesidad de información de naturaleza predictiva e información que les permita la creación de muchos escenarios "qué pasa si". Los administradores estratégicos también muestran grandes necesidades de información reportada periódicamente cuando buscan adaptarse a cambios rápidos.

Los planeadores estratégicos necesitan información general resumida, en vez de los datos burdos altamente detallados requeridos por los administradores de bajo nivel. La información para los planeadores estratégicos puede ser más antigua y estimada y, en cambio, los administradores operacionales necesitan información precisa y actual.

Por último, el planeador estratégico necesita información cualitativa, principalmente de fuentes externas, en vez de la información cuantitativa de fuentes internas requerida por la administración de operaciones.

3. DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD Y EL MANEJO DE LAS ACTIVIDADES DE ANÁLISIS Y DISEÑO

Los cuatro puntos principales que el analista de sistemas debe manejar son:

a) Iniciación del proyecto,

b) Determinación de la factibilidad del proyecto,

c) Calendarización del proyecto, y,

d) Administración de los miembros del equipo del análisis del sistema.

El revisar la salida, la observación del comportamiento de los empleados y el escuchar la retroalimentación, son maneras que ayudarán al analista a resaltar los problemas y oportunidades de los problemas.

Los proyectos pueden ser solicitados por muchas personas diferentes dentro del negocio o por los mismos analistas de sistema. La selección de un proyecto es una decisión difícil, debido a que serán solicitados más proyectos de los que pueden ser hechos. Cinco criterios importantes para la selección de proyectos son:

a) Que el proyecto solicitado esté respaldado por la administración,

b) Que tenga el tiempo adecuado para la asignación de recursos,

c) Que mueva al negocio hacia la obtención de sus objetivos,

d) Que sea practicable, y,

e) Que sea lo suficientemente importante para ser considerado en vez de otros proyectos posibles.

Si un proyecto solicitado satisface estos criterios, entonces puede ser elaborado un estudio de factibilidad de sus méritos operacionales, técnicos y económicos. Por medio de este estudio los analistas de sistemas recopilan datos que permiten a la administración decidir si continúan con un estudio de sistema completo.

La planeación del proyecto incluye la estimación del tiempo requerido por cada una de las actividades del analista, su calendarización y la agilización de ellas, si es necesario, para asegurar que un proyecto sea terminado a tiempo. Una técnica de que dispone el analista de sistemas para la calendarización de tareas es la gráfica de Gantt, la cual despliega actividades en forma de barras en una gráfica. La calendarización de proyectos basada en computadora, es ahora una práctica común, debido principalmente al uso de interfaces de usuario gráficas. Adicionalmente, se pueden usar los administradores de información personales (PIM) por los analistas para planear, crear depósitos de números telefónicos y de fax y hasta ejecutar otros programas.

Una segunda técnica, llamada PERT (evaluación de programas y técnicas de revisión), despliega las actividades como flechas en una red. El PERT ayuda a que el analista determine la ruta crítica y el tiempo de holgura, que es la información requerida para el control efectivo del proyecto. Cuando es necesario terminar un proyecto en menor tiempo, el analista puede reducir la duración total del proyecto identificando y agilizando las actividades principales.

Una vez que ha sido juzgado factible, el analista de sistemas debe administrar a los miembros del equipo, sus actividades, tiempo y recursos. La mayor parte de esto se logra mediante la comunicación con los miembros del equipo. Los equipos están constantemente buscando un balance entre trabajar sobre las tareas y mantener las relaciones con el equipo. Deben ser solucionadas las tensiones que suceden al intentar lograr este balance. Frecuentemente emergen dos líderes en un equipo, un líder de tarea y un líder socioemocional. Los miembros deben valorar periódicamente las normas del equipo para asegurarse de que sean funcionales en vez de disfuncionales para el logro de los objetivos de equipo.

Es importante que el equipo de análisis ponga objetivos de productividad razonables para las salidas tangibles y las actividades del proceso. Las fallas del proyecto pueden ser evitadas, por lo general, examinando las motivaciones de los proyectos solicitados, así como los motivos del equipo para recomendar o evitar un proyecto particular.

UNIDAD II

Análisis de los requerimientos de información

4. MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS.

El proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población es llamado muestreo. El objeto del muestreo es seleccionar y estudiar documentos, tales como facturas, reportes de ventas y memorándums, o tal vez seleccionar y entrevistar, dar cuestionarios u observar a miembros de la organización. El muestreo puede reducir costos, velocidad de recolección de datos, hacer potencialmente que el estudio sea más efectivo y posiblemente reducir la ascendencia en el estudio. Cuatro tipos principales de muestras que tiene el analista. Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos en el diseño de una buena muestra. Primero, se tiene la necesidad de determinar la población misma. Segundo, se debe decidir el tipo de muestra. Tercero, se debe calcular el tamaño de muestra. Por último, se deben planear los datos que necesitan ser recolectados o descritos. Tipos de información buscada en la investigación Los tipos de muestras útiles para un analista de sistemas son: de conveniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. El último tipo incluye las subcategorías de muestreo sistemático y muestreo estratificado. Hay varios lineamientos a seguir para la determinación del tamaño de muestra. El analista de sistemas puede hacer una decisión subjetiva en relación con el estimado de intervalo aceptable. Luego se selecciona un nivel de confianza y puede ser calculado el tamaño de muestra necesario.

El analista de sistemas necesita investigar datos relevantes, incluyendo reportes, documentos, estados financieros, manuales de procedimientos y memorándums. Los datos relevantes muestran dónde ha estado la organización y hacia dónde creen sus miembros que están yendo. Es necesario que sean analizados documentos cuantitativos y cualitativos.

Debido a que los documentos son mensajes persuasivos, debe ser reconocido que el cambiarlos también puede cambiar a la organización. Las consignas que se colocan revelan la cultura oficial de la organización Hay muchas formas de analizar documentos cuantitativos y cualitativos. Sin embargo, es importante recordar que la investigación de los datos archivados tiene ventajas y desventajas. Debido a que muchas de las desventajas pueden ser superadas, vale la pena la investigación de archivos. Una de las desventajas del uso de datos archivados es que los datos pueden ser importantes solamente para aquel que originalmente los guardó.

5. ENTREVISTAS.

El proceso de las entrevistas es un método que usa el analista de sistemas para la recolección de datos sobre los requerimientos de información. El analista de sistemas escucha buscando objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en entrevistas con los tomadores de decisiones de la organización. También vende el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son diálogos de preguntas respuestas planeados por anticipado entre dos personas.

Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeación previa de la entrevista:

1. Lectura de material de fondo

2. Establecimiento de objetivos de la entrevista

3. Decisión de a quién entrevistar

4. Preparación del entrevistado

5. Decisión sobre el tipo y estructura de las preguntas

Las preguntas tienen dos tipos básicos: abiertas y cerradas. Las preguntas abiertas dejan abiertas todas las opciones de respuesta para el entrevistado, Las preguntas cerradas limitan las opciones posibles de la respuesta. Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero le solicitan al interlocutor una respuesta más detallada. Las entrevistas pueden estar estructuradas en tres formas básicas, estructura de pirámide, de embudo o de rombo. Las estructuras piramidales comienzan con preguntas cerradas y detalladas y se amplían a preguntas más generales. Las estructuras de embudo comienzan con preguntas abiertas generales y luego se estrechan a preguntas cerradas más específicas. Las estructuras de rombo combinan las fuerzas de las otras dos estructuras pero se llevan más tiempo para realizarse. Hay compromisos involucrados sobre la decisión de cómo estructurar para realizar las preguntas y secuencias de preguntas de la entrevista. Las entrevistas deben ser grabadas por medio de grabadoras de cinta o la toma de notas. Después de la entrevista, el entrevistador debe escribir un reporte que liste los puntos principales que se proporcionaron, así como opiniones acerca de lo que fue dicho. Es extremadamente importante documentar la entrevista lo más pronto posible después de que haya sido realizada. Para reducir tanto el tiempo como el costo de las entrevistas personales, los analistas pueden considerar el diseño conjunto de aplicaciones (JAD) como una alternativa. Mediante el uso del JAD los analistas logran tanto el análisis de requerimientos como el diseño de la interfaz de usuario con los usuarios en un lugar de reunión de grupo. La valoración cuidadosa del lugar de reunión para la organización ayudará a juzgar al analista si el JAD es una alternativa adecuada.

6. USO DE CUESTIONARIOS.

Mediante el uso de cuestionarios los analistas de sistemas pueden recolectar datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y características de gentes importantes en la organización. Los cuestionarios son útiles sí: las personas de la organización están ampliamente dispersas, muchas gentes están involucradas con el proyecto de sistema, se necesita un trabajo exploratorio antes de recomendar alternativas o hay una necesidad para la sensibilización del problema antes de que se realicen entrevistas. Una vez que han sido articulados los objetivos del cuestionario, el analista puede comenzar a escribir preguntas abiertas o cerradas. La selección de la redacción es extremadamente importante y debe reflejar el lenguaje de los miembros de la organización. Idealmente, las preguntas deben ser simples, específicas, sin ascendencia, sin menosprecio, técnicamente precisas y dirigidas a aquellos que tienen el conocimiento. La asignación de escalas es el proceso de asignar números u otros símbolos a un atributo o característica. Tal vez quiera el analista de sistemas usar escalas para medir las actitudes o las características de los interlocutores o para hacer que los interlocutores actúen como jueces sobre el tema del cuestionario.

Las cuatro formas de medición son escalas nominales, ordinales, de intervalo y de relación. La forma de medición es frecuentemente indicada por los datos, y el análisis de los datos es a su vez indicado en alguna medida por la forma de medición.

Los analistas de sistemas necesitan tomar en consideración la validez y la confiabilidad. La validez significa que el cuestionario mide lo que el analista de sistemas pretendió medir. La confiabilidad significa que los resultados son consistentes.

Los analistas deben ser cuidadosos para evitar problemas como lenidad, tendencia central y el efecto de halo cuando construyen escalas. El control consistente del formato y estilo del cuestionario puede dar como resultado una mejor tasa de respuesta. Adicionalmente, el ordenamiento y agrupamiento significativo de las preguntas es importante para ayudar a que los interlocutores comprendan el cuestionario.