Procedimiento para la evaluación del programa auditoría de gestión

Resumen

La presente investigación se realiza teniendo en cuenta la necesidad que existe en la Filial Universitaria Municipal (FUM) del Ministerio de Educación Superior (MES) en Gibara, de realizar mejoras al programa de Auditoría de Gestión, que tiene como objetivo general elaborar el diseño de un procedimiento para realizar la evaluación del programa Auditoría de Gestión en la Carrera de Contabilidad y Finanzas en la FUM Gibara. Para lograr el objetivo se analizan las características principales del proceso de enseñanza–aprendizaje de la disciplina y las posibilidades de utilizar las diferentes metodologías, entre otras informaciones de interés, que contribuya a la gestión del conocimiento. En la tesis se aborda el problema encaminado a cómo favorecer la evaluación del programa Auditoría de Gestión, a partir de la realización de acciones de mejoras, para elevar la calidad del estudiante y del egresado luego de la culminación de sus estudios, obteniendo de esta forma un mejor desempeño del profesional, a partir de la identificación de las debilidades que afectan el logro de los objetivos del programa y de la propuesta, para erradicar las deficiencias, lo que se concreta a través de la ejecución del procedimiento desarrollado, mediante seis fases que comienza desde la exploración hasta culminar con el control y seguimiento.

Palabras claves

Evaluación, Evaluación de programas, Auditoría de Gestión, Procedimiento

Desarrollo

La evaluación de programas resulta de gran significación para lograr la mejora continua del proceso docente educativo, el cual se realiza de forma planificada con el objetivo de facilitar la toma de decisiones. Su puesta en marcha responde a una programación sistemática, para valorar si un programa consiguió o no alcanzar los objetivos para el que fue ideado.

Por la diversidad de los modelos y metodologías existentes para realizar la evaluación de programas educativos y la importancia que tiene, se hace necesario evaluar los programas que se imparten con el propósito de valorar si requiere de mejoras, encaminadas a un mejor desempeño profesional, para lo cual se escogió el programa Auditoría de Gestión que se imparte en la Carrera de Contabilidad y Finanzas dentro de la Disciplina de Auditoría en el noveno semestre.

La Auditoría de Gestión es una poderosa herramienta de apoyo efectivo a la gestión de las empresas, ya que permite conocer las variables y los distintos tipos de controles que se deben producir en las mismas. Tomando en consideración la descripción y análisis del control estratégico, el control de eficacia, el cumplimiento de los objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecución y un análisis detallado del control, como factor clave de competitividad.

En la actualidad el control, supervisión y el asesoramiento son factores claves y decisivos para el desarrollo de las entidades y para el logro de sus objetivos, por lo que determinar los grados de las (3E) la efectividad, la economía y la eficiencia alcanzadas por la organización permite reforzar el control como actividad de gestión.

La tendencia internacional es establecer métodos o formas para la estandarización, en el caso del control de gestión, se aplica mediante el análisis, estudio y evaluación de la información contable, financiera, legal, técnica, administrativa, estadística y demás elementos propios de los diferentes procesos desarrollados por la entidad en el cumplimiento de su objetivo social; a través de instrumentos de evaluación como: indicadores de gestión, cuadros analíticos, análisis de la contratación administrativa, recurso humano y financiero, relación beneficio / costo, programas de auditoría, entre otros, etc.

Por la importancia que tiene lo anteriormente planteado, en los escenarios de la Nueva Universidad Cubana, la práctica ha demostrado que:

• A. Existen insuficientes procedimientos para realizar la evaluación de programas educativos.

• B. Los estudiantes luego de la culminación de sus estudios, no son capaces de enfrentarse a realizar auditorías en las empresas donde comienzan a desempeñarse como profesionales integrales.

• C. Para cumplimentar este trabajo formador, es necesario perfeccionar los programas impartidos, a través de acciones de mejora, encaminados a coincidir la teoría con la práctica, específicamente el programa Auditoría de Gestión, por poseer un contenido extenso, ser el último que se imparte en la carrera y tener un carácter abarcador e integral dentro de la multidisciplinaridad.

Teniendo como elementos de justificación y conociendo que existen coincidencias en principios, enfoques, filosofías, requisitos de gestión, procesos y componentes, que han facilitado la integración y aplicación en un perfil amplio en constante evolución, pues en el ámbito teórico y práctico existen estudios previos que han avalado los demás programas de evaluaciones.

Tomando en consideración en la investigación a las insuficiencias anteriores, ante la problemática planteada y partiendo del análisis precedente, se concibe el siguiente problema científico. ¿Cómo favorecer la evaluación del programa Auditoría de Gestión en la Carrera de Contabilidad y Finanzas en la FUM Gibara?

El objeto de la investigación se centra en la Disciplina Auditoría de la Carrera de Contabilidad y Finanzas en la FUM Gibara, y como objetivo general se propuso elaborar el diseño de un procedimiento para realizar la evaluación del programa Auditoría de Gestión en la Carrera de Contabilidad y Finanzas en la FUM Gibara.

Para resolver el problema y alcanzar el objetivo propuesto de la investigación se derivan las tareas siguientes:

1. Fundamentar la base teórica- metodológica que sustentan la evaluación de programas.

2. Determinar las características del la Auditoría de Gestión y el Programa Auditoría de Gestión.

3. Elaborar el diseño de un procedimiento para realizar la evaluación del programa Auditoría de Gestión.

4. Aplicar parcialmente el procedimiento diseñado en la FUM Gibara.

5. Valorar el procedimiento propuesto a través del Criterio de Expertos.

El Aporte de la investigación lo constituye la propuesta de procedimiento para la evaluación del programa Auditoría de Gestión en la Carrera de Contabilidad y Finanzas en la FUM Gibara y la Novedad, el diseño de un procedimiento, a través de diferentes fases que facilita la evaluación del programa Auditoría de Gestión en la FUM Gibara.

Procedimiento para la evaluación del programa Auditoría de Gestión

El procedimiento se caracteriza por favorecer su contextualización del contenido de trabajo, en el complejo y cambiante entorno de la actividad laboral de la FUM, en la que se expresan las relaciones dinámicas que se establecen entre los sujetos al realizar sus acciones diseñadas de tal forma que puedan ser útil para solucionar tareas y funciones de una determinada clase, en un ambiente psicolaboral participativo y flexible donde se favorezca el ascenso a un desempeño profesional competente que exprese su idoneidad para el cumplimiento de las exigencias del puesto para el cual se está seleccionando.

El procedimiento está basado en el estudio de principios, objetivos, premisas y características.

El procedimiento para la evaluación del programa Auditoría de Gestión permite cómo hacerlo y medir cada indicador, estableciendo un proceso de mejora continua que se sustenta en las siguientes razones:

• Diagnosticar el programa para brindar y proponer vías de soluciones una vez que se conozcan los fallos y se hayan formulado los problemas existentes, dándole un nuevo enfoque.

• Mayor flexibilidad en el uso de técnicas y actividades que estén acordes con el desarrollo del programa que se evalúa.

• Monitorear la evolución futura para mejorar el desempeño de los estudiantes.

El éxito de la aplicación del procedimiento depende del cumplimiento de ciertas premisas y objetivos que dependerá del establecimiento de las políticas y los indicadores que la FUM debe medir cualitativa y(o) cuantitativamente para lograr su mejora en la evaluación de los programas que se imparten.

El procedimiento cuenta con seis fases las cuales se relacionan a continuación.

FASE 1. Exploración

Objetivo:

Lograr un ambiente afable en la organización para propiciar el desarrollo del trabajo y establezca la relación entre los implicados y el equipo evaluador. Conocer además, el ambiente organizacional; así como definir un conjunto de aspectos que son de vital importancia para lograr una familiarización con la situación actual de la organización.

Para ello será necesario realizar la caracterización de la Filial Universitaria, teniendo en cuenta los aspectos generales que serán necesarios analizar como son:

• Nombre de la entidad y pertenencia ramal.

• Cartera de productos o servicios.

• Matricula, fuentes de ingreso, cantidad de estudiantes por carrera y profesores.

• Cantidad de egresados de la Carrera de Contabilidad y Finanzas.

Técnicas:

• Técnicas de captación de información

Actividades a desarrollar:

a) Compresión y análisis de los diferentes conceptos implícitos en la auditoría de gestión.

b) Realización de charlas y debates, donde se brinde conocimiento e información sobre los aspectos más importantes de la auditoría de gestión y se propicie su mejora.

c) Indagar para conocer las principales debilidades en el conocimiento del grupo a formar.

d) Verificar la adecuación de los programas de estudio (para que haya garantía de la continuidad del aprendizaje).

FASE 2. Involucramiento

Objetivo:

Determinar los objetivos del proceso evaluativo, para la preparación de los directivos en la dirección del mejoramiento del desempeño profesional del docente y del estudiante, y lograr su sensibilización en el éxito de la adhesión de las personas claves que dirigen los puestos de trabajo, en la búsqueda del compromiso colectivo con todo el proceso de evaluación.

Técnicas:

• Técnicas de captación de información y de trabajo en grupo.

Actividades a desarrollar:

a) Realización de reuniones con los docentes para analizar el procedimiento y escuchar sus criterios.

b) Para llevar a cabo esta fase se realizarán talleres y tormenta de ideas con la participación de los directivos de la FUM, profesores propios y a tiempo parcial, sobre aspectos claves del proceso de auditoría de gestión, auxiliándose para ello de los profesionales con amplia experiencia en esta modalidad.

c) Comprensión de la necesidad de la dirección del proceso para el mejoramiento del desempeño profesional del estudiante.

FASE 3. Diagnóstico.

Objetivo:

Diagnosticar la situación que presentan los estudiantes y egresados de la carrera de Contabilidad y Finanzas en la FUM Gibara, con el fin de determinar el estado actual que poseen para desarrollar Auditorías de Gestión, para el mejor desempeño profesional y manejo en la consolidación de la formación del estudiante y precisar en la práctica la existencia de los problemas identificados.

Técnicas:

• Entrevistas

• Cuestionarios

Actividades a desarrollar:

a) Aplicación de encuestas a los estudiantes que cursan estudios, así como a los egresados de la carrera de Contabilidad y Finanzas.

b) Realización de entrevistas a directivos y profesores a tiempo parcial sobre las consideraciones a cerca del programa Auditoría de Gestión en la FUM Gibara.

FASE 4. Determinación del tipo de evaluación

Objetivo:

Disponer de una herramienta para la comprensión y compromiso del docente, para llevar a cabo un proceso de cambio en el programa auditoría de gestión.

Técnicas:

• Observación

• La revisión de documentos.

Actividades a desarrollar:

a) Utilizar los referentes de partida conocidos que se consideren para concebir el proceso de mejoramiento.

b) Tener en cuenta las dimensiones como parte del contenido del mejoramiento del desempeño profesional del estudiante y del egresado.

c) Conocer los principales procesos en que se concreta el mejoramiento del desempeño profesional y los diferentes tipos de evaluación aplicados.

d) Considerar en la evaluación la efectividad del proceso, para el mejoramiento del desempeño profesional, en la ejecución de la variable más óptima en la evaluación.

FASE 5. Control y Evaluación

Objetivo:

Realizar el control y evaluación de las variables e indicadores, que permitan medir la calidad del proceso de auditoría de gestión y emitir juicios sobre los niveles de asimilación y desarrollo del estudiante.

Técnicas:

• Técnicas de captación de la información

• Controles a clases

Actividades a desarrollar:

a) Medir el comportamiento de los indicadores y variables propuestos para la autoevaluación de la calidad del proceso de auditoría.

b) Los resultados globales de la suma de la puntuación de las variables, luego de la autoevaluación, permitirán realizar una evaluación cualitativa y cuantitativa de la calidad en el proceso de auditoría de gestión. De acuerdo con la siguiente escala propuesta:

Seguidamente se propone que se elabore el informe con los resultados, el que debe ser comunicado de manera oportuna a la dirección de la institución, el mismo debe elaborarse en un lenguaje sencillo, concreto y de fácil comprensión, para destacar aquellos aspectos más significativos del proceso y tomar las acciones correctivas pertinentes.

c) Proponer que se realice el control de los indicadores y criterios de evaluación que permitan medir la calidad del proceso del mismo, con una periodicidad semestral y anual, a través del trabajo en grupo por parte de los directivos de la FUM, para decidir las estrategias a seguir en los próximos cursos.

FASE 6. Mejora continua y seguimiento

Objetivo:

Definir el Plan de mejora continua del programa evaluado para realizar las correcciones necesarias y sea identificado como un mecanismo integrador y facilitador en los diferentes niveles del proceso docente educativo a través de los programas de estudios de la asignatura Auditoría de Gestión.

Técnicas:

• Análisis de documentos, textos y programas.

• Técnicas de captación de la información.

Actividades a desarrollar:

a) Definir los problemas que afectan la calidad del proceso de Auditoría de Gestión. Considerar al efectuar la autoevaluación de la calidad del proceso de auditoría en las fases anteriores, la posible determinación de los indicadores que afectan la misma, lo que posibilita detectar y definir los problemas con mayor rigor, así como, conocer con prontitud las causas que afectan la calidad del mismo.

b) Determinar los objetivos a alcanzar para mejorar la calidad del proceso, para lo cual se realizará el análisis de los problemas detectados que permitan tomar a tiempo las medidas necesarias para superar las deficiencias.

c) Definir y aplicar las acciones correctivas para contrarrestar el efecto de las debilidades en el más corto plazo.

Con el conocimiento de los objetivos propuestos se van a definir las acciones correctivas, que permiten erradicar las causas y problemas que más afectan la calidad del proceso docente como garantía de desarrollo de una correcta evaluación de los programas de estudio.

Aplicación parcial del procedimiento para la evaluación del programa Auditoría de Gestión en la FUM Gibara

Con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos del presente trabajo, se realizó la aplicación del procedimiento para la evaluación del programa Auditoría de Gestión en el Filial Universitaria Municipal de Gibara, para ello se realizó un análisis profundo que permitió identificar las posibles fallas y problemas que afecten al programa, proponiendo las mejoras que posibiliten un mayor desempeño profesional del estudiante a partir de la necesidad del cambio.

Fase 1 Exploración. En esta fase se realizó un recorrido por la Filial Universitaria Municipal de Gibara con el objetivo de conocer al colectivo de trabajadores que servirían de apoyo para la aplicación del procedimiento, se dieron a conocer los aspectos que serían evaluados para conocer sus opiniones y lograr la familiarización con la situación actual de la organización.

Se realizaron charlas donde se brindó conocimiento e información sobre los aspectos más importante de la auditoría de gestión con profesionales de mayor experiencia de trabajo en estos temas, logrando la compresión de los diferentes conceptos implícitos en el proceso a través de su análisis, permitiendo a su vez la identificación de las principales debilidades en el conocimiento de esta actividad en la entidad.

Se revisaron los documentos pertenecientes a la FUM de Carreras del MES Gibara con el propósito de realizar la caracterización de la organización.

Fase 2 Involucramiento. Para involucrar a todos los trabajadores, profesores y estudiantes se realizaron reuniones donde se explicó de forma coherente todo el procedimiento, los objetivos e importancia del mismo. Se desarrollaron grupos de discusión principalmente con los jefes de carreras a los que se les aclaró las dudas que tenían para la aplicación del procedimiento, así como la forma de implementarlo.

Se impartieron conferencias donde participaron los profesores propios y a tiempo parcial así como los directivos de la organización, donde se expuso y se consolidaron conocimientos a cerca de la importancia de realizar las auditorías de gestión en cualquier tipo de empresa, manteniendo la calidad y preparación de los auditores para desarrollarla, además de propiciar el intercambio entre los diferentes actores.

Fase 3 Diagnóstico. Se realizó atendiendo al estado actual que presentan los estudiantes para desarrollar auditorías de gestión en las empresas, así como del conocimiento alcanzado de los egresados de la carrera objeto de estudio, para lo cual se aplicaron encuestas, arrojando el siguiente resultado que se puede resumir en los siguientes criterios, por su reiteración y significación los que a continuación se describen:

• Consideran importante la asignatura Auditoría de Gestión dentro de la disciplina Auditoría que se imparte en la carrera Contabilidad y Finanzas debido a que:

– Enseña como evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia con que opera la empresa con el objetivo de medir el logro de los objetivos estratégicos.

– La Auditoría de Gestión ayuda a la administración a disminuir costos y aumentar utilidades, a aprovechar mejor los recursos humanos y materiales para lograr los objetivos para los cuales fue creada la empresa.

• Consideran que no existe correspondencia entre el contenido de la asignatura con las horas clases que se realiza para el mismo, por la mayoría de los encuestados tanto por los estudiantes que cursan la carrera como los egresados.

• Los encuestados coincidieron en que los términos o lenguaje que se utilizan en el programa impartido nunca les resulta de fácil comprensión.

• Consideran que los conocimientos adquiridos en la asignatura no le permiten desarrollar este tipo de auditoría a los estudiante luego de la culminación de sus estudios debido a :

– Resulta necesaria la actualización en cuanto a normas y decretos que se deben tener en cuenta para realizar estas auditorías.

– Los ejercicios propuestos en el programa no se corresponden con la práctica cuando se va a realizar la acción de control en la empresa.

– El contenido es muy extenso y abarcador.

– Dificultad para contextualizar lo aprendido en las diferentes fases para ejecutar la auditoría.

– Se presentan dificultades en la manera de interpretar el lenguaje del objetivo a lograr en las diferentes temáticas de estudio.

– Resulta difícil la confección del informe final con las conclusiones y resultados arrojados durante la auditoría desarrollada, ya que no se alcanzan los conocimientos en lo particular para aplicar los controles de forma explícita con el rigor que se necesita en todas las entidades por igual.

• Las recomendaciones sugeridas a realizarle al programa Auditoría de Gestión para lograr el mejor desempeño del profesional fueron las siguientes:

– Utilizar ejemplos de escenarios del comportamiento de la auditoría de empresas estatales, que permitan una mejor compresión en el desarrollo de la asignatura.

– Incorporar de forma más detallada el desarrollo de los pasos para el control de la auditoría, en la actividad docente.

– Desarrollar clases prácticas en convenio con las empresas.

– Incluir ejercicios integrales hasta la confección del informe final, en base a las experiencias de las organizaciones.

– Utilizar un lenguaje más aclaro y asequible de fácil entendimiento durante el desarrollo de las clases con ejemplos prácticos de las empresas.

– Lograr una mejor Integración de los contenidos por temas.

– Realizar una constante actualización de las Normas de Auditorías vigentes en las empresas para su aplicación en los ejercicios prácticos.

Los resultados anteriores conllevaron a concluir que, a pesar de que se reconoce la importancia del programa Auditoría de Gestión, es insuficiente el nivel de conocimientos teóricos y metodológicos que poseen los estudiantes que cursan la asignatura así como los egresados de la Carrera de Contabilidad y Finanzas en la ejecución de este tipo de Auditoría en las empresas estatales.

Resultados arrojados en la aplicación de las entrevistas a los directivos de la FUM y a los profesores, resumidos en los principales criterios expuestos por su coincidencia y significación los cuales se relacionan a continuación:

• Valoran el programa de Auditoría de Gestión de regular, ya que a los estudiantes les resulta difícil aplicar en la práctica lo aprendido en la asignatura, así como la integración del contenido del programa.

• Consideran que se cumple parcialmente con el objetivo del programa al terminar la culminación del mismo , debido a que a los estudiantes se apropian de los conocimientos pero no logran la aplicación de los mismos a través de las habilidades adquiridas que proporciona el programa luego de terminar la asignatura y realizar su evaluación final.

• Evalúan la preparación que poseen los estudiantes egresados de la carrera de Contabilidad y Finanzas para realizar Auditoría de Gestión al comienzo de su vida laboral de regular ya que aún no se logra la contextualizacion de la teoría en la práctica de los conocimientos que poseen los estudiantes al llegar a las empresas.

• Consideran necesario realizar algunas modificaciones al programa objeto de estudio teniendo en cuenta las principales dificultades que presentan los estudiantes para realizar este tipo de auditoría como es la necesidad de incluir diferentes ejercicios integrales partiendo de las características fundamentales de las empresas estatales fundamentales que integren el contenido de la asignatura, hasta la elaboración del informe final de auditoría, así como las normas y procedimientos para desarrollar las Auditorías de Gestión.

FASE 4 Determinación del tipo de evaluación. Para determinar el tipo de evaluación aplicado al programa Auditoría de Gestión con el objetivo de su perfeccionamiento y establecer el proceso de cambio del mismo, se precisa de la implementación del programa, de la valoración de su impacto y del comportamiento de la relación costo/beneficio/utilidad.

Todo lo cual se realizó a partir de la aplicación de las técnicas de observación para la caracterización de la misma a partir de los criterios, forma de organización de las actividades docentes, motivación de los actores principales y su protagonismo en el aula y la preparación de los responsables encargados de impartir el programa.

Además se realizó la revisión de documentos para conocer los principales procesos en que se concreta el mejoramiento del desempeño profesional y los diferentes tipos de evaluación, así como la evaluación de la efectividad del proceso para el mejoramiento del desempeño profesional, en la ejecución de la variable más óptima para la evaluación.

FASE 5 Control y Evaluación. Para su implementación se realizó una valoración por parte de los directivos de la FUM Gibara del cumplimiento de los indicadores que se proponen y la evaluación.

Variable Cumplimiento de los objetivos del programa, Calidad en la preparación de los estudiantes y el Desempeño profesional.

Luego los resultados globales de la puntuación de las variables obtienen un valor de 63 puntos, ubicándose en la escala entre 60 y < 70 puntos totales, por tanto el proceso se autoevalúa de "Regular".

Fase 6 Mejora continua y seguimiento. Se propuso un plan de mejora continua del programa evaluado, donde se relacionaron los problemas que afectan la calidad del proceso de Auditoría de Gestión, se determinaron los objetivos a alcanzar para mejorar la calidad del proceso, y definieron y aplicaron las acciones correctivas para contrarrestar el efecto de las debilidades.

Conclusiones

• 1. Basado en el análisis realizado acerca de la evaluación de programas educativos en el contexto actual en que se mueve la nueva universidad cubana, y los retos esenciales que se plantean, se pudo confirmar la necesidad y actualidad del problema asociado para perfeccionar la Auditoría de Gestión.

• 2. Se diseña un procedimiento para la evaluación de programas educativos, de la Auditoría de Gestión, compuesto por seis fases en las que se tienen en cuenta las funciones de la evaluación y el proceso de auditoría con una lógica interactiva.

• 3. Se logra implementar parcialmente el procedimiento en la FUM de Gibara, alcanzando como resultado la evaluación del proceso la categoría de Regular, en las que se definen y aplican las acciones correctivas, a través de un plan de mejora.

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Autor:

Lic. Tairi Hernández Alberteris[1]

MSc. Martín Alberto Ayala López

Enviado por:

Abelardo Alvarez Avila

[1] Licenciada en contabilidad y finanzas Universidad de Holguín, Oscar Lucero Moya. Ministerio de Educación Superior. Cuba