Manual de Organización

Manual de Organización

DIRECTOR

• Ubicación Organizacional:
• • Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarquía dentro de la organización.

• Coordinación:
• • Este puesto tiene coordinación con todos los demás puestos del organigrama.

• Descripción Genérica del Puesto:
• • Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organización (materiales, humanos y financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.

• Descripción Específica:
• • Lleva a cabo una junta periódica para la elaboración del "Plan General de Desarrollo Anual" de la empresa.
  • Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con el encargado del departamento de Administración y Finanzas.
  • Participa en la elaboración y modificación de los planes de estudio en unión con el departamento Académico.
  • Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales como: Certificados, boletas y constancias de estudio.
  • Recluta y selecciona el personal necesario para la organización.
  • Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, así como de los alumnos de la institución.
  • Colabora en la realización de las campañas publicitarias de la institución, junto con el departamento de Mercadotecnia.
  • Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico, así como permisos a los alumnos.

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

• Ubicación Organizacional:
• • Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización, subordinado a la dirección de la misma.

• Coordinación:
• • Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el departamento de Mercadotecnia; con el Despacho Contable y proveedores hacia fuera de la misma.

• Descripción Genérica del Puesto:
• • Se encarga de tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa, mediante la emisión, análisis e interpretación oportuna de la información financiera que arroga la organización.

• Descripción Específica:
• • Participa en la creación del "Plan General de Desarrollo Anual", en coordinación con la dirección.
  • Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con la dirección.
  • Se encarga de la sistematización de los procesos administrativos de la institución.
  • Realiza y aprueba el pago de honorarios, impuestos, mantenimiento, renta y demás gastos relacionados con la actividad de la empresa.
  • Lleva la contabilidad financiera y se encarga de emitir la información correspondiente.
  • Mensualmente proporciona al despacho contable información necesaria para la elaboración de la contabilidad fiscal.

MERCADOTECNIA.

• Ubicación Organizacional:
• • Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización, subordinado a la dirección de la misma.

• Coordinación:
• • Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el departamento de Administración y Finanzas; y con distintos medios publicitarios hacia fuera.

• Descripción Genérica del Puesto:
• • Se encarga de proporcionar al publico una buena imagen corporativa del Instituto de Inglés "William Shakespeare", así como ver que sus deseos de aprender el idioma inglés sean satisfechos.

• Descripción Específica:
• • Se encarga de diseñar distintas campañas publicitarias de acuerdo a las temporadas de inscripción señaladas en el "Plan General de Desarrollo Anual" que es elaborado con su participación.
  • Selecciona los mejores medios publicitarios para atraer a los clientes.
  • Sugiere ideas de atención al cliente.
  • Se encarga de mejorar continuamente el servicio que se ofrece, de manera que se satisfagan las necesidades de aprendizaje del alumno.
  • Debe realizar anualmente una investigación de mercados en la cual se analice los más actuales requerimientos del mercado, en cuanto al idioma inglés se refiere.
  • Constantemente debe vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen competencia para el Instituto.
  • Periódicamente debe aplicar cuestionarios de retroalimentación a los alumnos del plantel para escuchar su opinión acerca del servicio ofrecido.

DEPARTAMENTO ACADÉMICO (MAESTRO).

• Ubicación Organizacional:
• • Se encuentra ubicado en el tercer nivel jerárquico de la organización, subordinado al Director de la misma.

• Coordinación:
• • Su principal coordinación se lleva a cabo con la Dirección y con el departamento de Apoyo Técnico Académico, así como con los alumnos de la institución de manera externa.

• Descripción Genérica del Puesto:
• • Instruir a los alumnos de manera que dominen el idioma inglés, a través de técnicas avanzadas de aprendizaje, y evaluando su desarrollo de forma periódica.

• Descripción Específica:
• • Transmitir los conocimientos del idioma inglés a un grupo de alumnos, de acuerdo con el nivel de los mismos.
  • Elaborar y aplicar evaluaciones periódicas al alumno y realizar un reporte del aprovechamiento del mismo, así como llevar un control de su asistencia a clases.
  • Desarrollar actividades practicas, con las cuales los alumnos participen de manera directa con el ámbito real de desenvolvimiento del individuo bilingüe.
  • Deben sugerir a la dirección los cambios que crean necesarios a los planes de estudio correspondientes, a través de las juntas académicas, basados en la constante modernización y tecnificación del lenguaje.
  • Periódicamente deben obtener la capacitación necesaria en coordinación con el departamento de Apoyo Técnico Académico.

APOYO TÉCNICO ACADÉMICO.

• Ubicación Organizacional:
• • Se encuentra ubicado como departamento de asesoría. Su puesto inmediato superior es el Director.

• Coordinación:
• • Su principal coordinación dentro de la organización es con el Director y con el departamento Académico.
• Descripción Genérica del Puesto:
• • Proponer soluciones a los distintos problemas que se presentan en la empresa relacionadas con el desarrollo académico, desde la capacitación a maestros hasta las herramientas de enseñanza-aprendizaje necesarias.

• Descripción Específica:
• • Colabora en la elaboración del "Plan General de Desarrollo Anual", junto con el Director de la empresa.
  • Participa de forma directa en la elaboración y actualización de los planes de estudio de la institución.
  • Colabora en la elaboración y celebración de exámenes para su estandarización.
  • Convoca periódicamente a reunión de Maestros y Director para la actualización de los planes de estudios existentes. También es responsable de darles a conocer su estructura final.
  • Esta encargado de capacitar anualmente a los maestros dándoles a conocer las más recientes técnicas de enseñanza de un idioma extranjero.

SECRETARIA.

• Ubicación Organizacional:
• • Se encuentra ubicado en primer nivel bis de la estructura organizacional, trabaja bajo las ordenes de la Dirección.

• Coordinación:

• Su principal relación con la organización se establece con la Dirección y con el Departamento Académico. De manera externa se relaciona con los alumnos.

• Descripción Genérica del Puesto:
• • Es la encargada de elaborar las formas y documentos correspondientes al giro del Instituto. También realiza actividades de apoyo a la Dirección y de atención al cliente.

• Descripción Específica:
• • Elabora documentos tales como: boletas, cartas, certificados, expedientes y demás documentos necesarios.
  • Lleva a cabo funciones de caja.
  • Recibe el pago de inscripciones y colegiaturas emitiendo el correspondiente recibo.
  • Realiza compras y efectúa pagos de cantidades no significativas.
  • Es la encargada de atender al cliente brindándole la información que requiera.
  • Hace y recibe llamadas telefónicas.
  • Llevar el control de asistencia de los maestros.

MANTENIMIENTO.

• Ubicación Organizacional:
• • Ocupa el tercer nivel jerárquico de la organización, subordinado a la Dirección.

• Coordinación:
• • Se coordina únicamente con la Dirección.

• Descripción Genérica del Puesto:
• • Se encarga de conservar en condiciones óptimas de limpieza las instalaciones del plantel.

• Descripción Específica:
• • Aseo de salones y de las oficinas de la Dirección.
  • Mantener en buenas condiciones los pizarrones y mesabancos de cada salón.
  • Anualmente debe pintar las partes más deterioradas de la institución.

Políticas Administrativas

• El plazo para el pago de las colegiaturas no deberá exceder de 10 días después de su vencimiento.
• Sólo las vacaciones del mes de diciembre se cobrarán a los alumnos.
• Los aspirantes a alumnos podrán ingresar a cualquier nivel, sin previo examen, siempre y cuando sus conocimientos los respalden.
• Con la finalidad de obtener una mejor ubicación para el alumno a un grupo de acuerdo con su nivel, éste podrá asistir como oyente, sin compromiso de ningún pago, a un máximo de 3 clases.
• Tendrán los alumnos derecho a cambios de horario de clases, libremente, dependiendo de sus necesidades, siempre y cuando el nivel del curso sea el mismo o inferior
• Las constancias de estudio sólo se expedirán a los alumnos que hayan asistido como mínimo a un mes de clases y siempre y cuando sean alumnos constantes.
• Los alumnos no deberán retirarse de su salón sin haber recibido la clase aún en caso de que el maestro faltase, el cual deberá ser sustituido.
• La tolerancia de llegada a clases para los maestros no excederá de 15 minutos después de la hora de entrada.
• Los alumnos que obtengan una calificación menor al 7 deberán presentar nuevamente un examen, para mejorar su calificación anterior.
• No se laborará los días especificados por la Secretaría de Educación Pública.
• No habrá "puentes" por causas de días festivos, a menos que la mayoría de un grupo lo solicite a la dirección.
• Los libros y diccionarios, propiedad de la institución, sólo serán prestados a la hora de clases y hasta los dos primeros días del curso, en el caso de los libros.
• Sólo el encargado del Departamento de Administración y Finanzas tendrá acceso al archivo temporal.
• Se presentará trimestralmente la información financiera correspondiente a dicho periodo.
• Bimestralmente se evaluará el avance programático de los maestros de acuerdo a el plan de estudios.

Flujograma del Ciclo de Ingresos

Ciclo de Ingresos.

• Se registrará en tarjetas especiales de "Inscripción y pagos" a los nuevos alumnos.

• Se cobrará la inscripción (única) y la colegiatura (mensual) a los alumnos.

• Se elaborará el recibo correspondiente que ampara el cobro de la inscripción y/o colegiatura y la copia se enviará al archivo.

• Se depositará en caja el efectivo obtenido.

• Se registrarán diariamente las entradas de efectivo por concepto de pago de colegiaturas en las tarjetas de "inscripción y pagos", según recibos del archivo.

• Se registrarán semanalmente, en contabilidad, todas las entradas de efectivo.

• Se elaborarán los "papeles de cobro" correspondientes, en caso de que los alumnos se retrasen en el pago de sus colegiaturas.

Flujograma del Ciclo de Nómina

Ciclo de Nómina.

• Se reclutará y seleccionará al nuevo personal.

• Se contratará al personal.

• Se efectuará la inducción del nuevo personal para lo cual se les mostrará las instalaciones y los procedimientos a que estarán sujetos.

• Se realizará el control de asistencia de los maestros a través de hojas de firma por hora-clase.

• Se autorizarán los préstamos a maestros, en caso de ser autorizados se realizará el descuento correspondiente en nómina.

• Se elaborará, quincenalmente, la hoja de nómina a través de los registros de las hojas de firma por hora-clase y descontando los prestamos a maestros.

• Se pagará quincenalmente la nómina, solicitando a cada maestro el respectivo recibo de nómina que se enviará al archivo.

• Se registrarán en contabilidad las salidas de efectivo, según los recibos de nómina d

Flujograma del Ciclo de Compras

Ciclo de Compras.

• Se realizarán todas las compras previa requisición de las mismas.

• Se seleccionará al proveedor tomando en cuenta precio, lugar de venta y producto a comprar.

• Se realizarán funciones específicas de compra.

• Se efectuarán desembolsos de efectivo correspondientes.

• Se realizarán solicitudes de facturas de compra.

• Se registrarán en contabilidad, semanalmente, las salidas de efectivo según las facturas, notas y tickets de compra.

TARJETA DE REGISTRO

FRENTE

REVERSO

1. En la parte frontal de la tarjeta de registro se escriben los datos de los alumnos de nuevo ingreso.
2. En la parte del reverso de la tarjeta se coloca el número de recibo de ingresos y la fecha de su elaboración correspondiente al mes del pago de su colegiatura.

RECIBO DE INGRESOS

1. Sobre la línea número 1 se coloca el nombre de la persona que realiza el pago por concepto de inscripción y/o colegiatura.
2. Se escribe la cantidad pagada por el cliente en número y letra.
3. En caso de que el cliente requiera que el recibo contenga los requisitos fiscales correspondientes, se desglosará el IVA y se escribirá el RFC del cliente.
4. Con una cruz se debe marcar el concepto por el cual se recibe el pago.
5. Se escribe el mes que cubre el pago de la colegiatura.
6. Se escribe la fecha en que se recibe el pago.
7. Por último se coloca la firma de autorización del recibo por parte de la dirección del Instituto First Game

Hoja De Firma Por Hora De Clase

1. En la parte sombreada del formato se coloca el nombre del maestro, el nivel en el que se encuentra impartiendo la clase, la hora asignada y el mes correspondiente.
2. En la primera columna se coloca la fecha del día hábil que se labora.
3. En la segunda columna se coloca la hora de llegada del maestro.
4. En la tercera columna el maestro escribe la unidad y función que impartirá ese día.
5. La cuarta columna es un espacio para alguna observación adicional que pudiera realizar el maestro.
6. La última columna es donde estampa su rúbrica el maestro, como señal de que asistió a impartir su clase.

Hoja De Nómina Por Pagar

1. En la parte sombreada del formato se coloca la fecha de la nómina a hacer pagada.
2. En la primera columna se coloca el nombre de los maestros que recibirán honorarios por sus servicios prestados.
3. En la segunda columna se coloca la hora de la clase que será pagada.
4. En la tercera columna se escribe el nivel que se esta cursando en la clase correspondiente.
5. Sobre la cuarta columna se escribe el monto a pagar por hora de clase.
6. En la quinta columna se coloca el número de clase que se impartieron durante la quincena correspondiente a la nómina por pagar.
7. En la sexta columna se coloca el importe a pagar por cada una de las clases impartidas por cada maestro.
8. En la última columna se escribe la suma total del pago de las clases por cada maestro.

Pólizas de Registro

1. Sobre la primera fila sombreada se coloca el Nº de Póliza consecutivo y la fecha de elaboración de la misma
2. En la primera columna se anota el número de las cuentas que se afectan.
3. Sobre la segunda columna se anota el numero de las subcuentas que se afectan.
4. En la tercera columna se anota la descripción de las cuentas y subcuentas afectadas.
5. Sobre la columna PARCIAL se registra el importe correspondiente a las subcuentas.
6. En las columnas de DEBE y HABER se registra el importe correspondiente a las cuentas que se van a cargar y abonar respectivamente.
7. Sobre la segunda fila sombreada se coloca el resultado de las sumas de las columnas Debe y Haber, y las sumas deben ser iguales
8. Se describe la operación que dio origen al registro, en la fila de CONCEPTO.
9. Por último se anota las iniciales de quien elaboró, revisó, autorizó.