Técnicas cuantitativas para su gestión de la logística industrial

El término logística designa normalmente el conjunto de actividades relacionadas con el transporte, almacenamiento y alojamiento de las tropas. Después de la última guerra mundial, varias técnicas y términos pertenecientes a las operaciones militares fueron adaptados a la administración de empresas y la logística se identifico con las actividades de abastecimiento y distribución de productos, es así que se habla de logística industrial que es una parte importante de la administración de operaciones.

Logística Industrial

La organización del desplazamiento y de la manutención de los materiales (materias primas y productos), ya sea en el interior o exterior de la empresa, es el objeto de estudio de la logística industrial. La función de esta ultima consiste en vigilar la eficacia de las redes de distribución y abastecimiento, de los modos de manutención y transporte, de la localización de los departamentos y de la distribución física de los locales.

Las actividades de un sistema logístico pueden dividirse en tres categorías.

• 1. Localización, distribución física, manutención, acondicionamiento y empaquetado.

• 2. Planificación de la producción y administración de inventarios

• 3. Distribución física (recepción, transporte y aduana, tratamiento de los pedidos)

Estas actividades son interdependiente. Un retardo al nivel de la entrega de materias primas afectará el nivel de los inventarios, lo cual provocará tarde o temprano modificaciones en los planes de producción.

Localización, distribución física, manutención, acondicionamiento y empaquetado

Los tres factores que afectan en forma fundamental el sistema logístico de una empresa son las fuentes de abastecimiento, la red de distribución, el costo y el modo de transporte.

El estudio de localización de un sistema logístico tiene por objeto reducir el costo de transporte de materias primas y de los productos terminados.

La localización de la fabrica y de los almacenes debe analizarse teniendo en cuenta las redes de abastecimiento y distribución, puesto que estos son los vínculos de una empresa con sus fuentes de vida, también deben considerarse otros factores: alejamiento de la mano de obra servicios públicos, ventajas fiscales, etc.

La distribución física de los locales, cuando ha sido mal concebida, puede repercutir en la eficacia del sistema de producción. El emplazamiento de las maquinas y los equipos respecto a los materiales y a los trabajadores debe de ser analizado de tal forma que reduzcan los desplazamientos tanto dentro de la fábrica como dentro del almacén.

El estudio de manutención de los materiales tiene como finalidad integrar los equipos de manutención para que dicha actividad se desempeñe en forma eficaz y económica. El estudio de distribución física y manutención deben hacerse en forma simultánea.

El acondicionamiento de los productos debe concebirse en forma tal que se facilite el empaque. Ambas cosas están en función de los aparatos de manutención y de los modos de transporte el paquete o la caja deben tener forma, dimensiones y peso que no rebasen la capacidad de los vehículos.

Por otra parte, el espacio ocupado por el producto, depende del acondicionamiento: por ejemplo, el volumen de ocupación será más grande cuando el embalaje tenga forma cilíndrica en lugar de cúbica. Ello tendrá como efecto un aumento en el costo del transporte.

Planificación de la producción y administración de inventarios

Estas dos actividades están reagrupadas debido a que, como se ha visto, es esencial conocer las previsiones, el nivel de servicio y el nivel de los inventarios para planificar la producción. El nivel del inventario de productos terminados esta en función del nivel de servicio a los clientes. Un nivel de servicio elevado exigirá un inventario elevado, y en consecuencia, un aumento en los costos de almacenamiento.

Disminuir el nivel de servicio provoca la insatisfacción de la clientela y la pérdida eventual de clientes. Se trata de encontrar el nivel de servicios, que teniendo en cuenta otros elementos asegura a la empresa el mejor rendimiento.

Por este motivo la planificación u el control de la producción deben asegurar, en la cantidad requerida y en el momento oportuno, la alimentación de la red de distribución, e informar al departamento de abastecimiento las necesidades de materiales con demoras mínimas.

El almacenamiento también forma parte de la administración de los inventarios, y por ello debe tenerse en cuenta la magnitud y distribución física del almacén, la manutención y las condiciones de almacenamiento. Estos son los factores que influyen en la eficacia del sistema logístico.

Distribución física

Este el punto medular de la logística. Se compone de las siguientes actividades:

• 1. Recepción.- antes de su almacenamiento, la mercancía se guarda a menudo en una zona de control en espera de la inspección y verificación. El procedimiento de inspección varia de una empresa a otra, según la cantidad de mercancía y la importancia de la calidad. Si la eficacia de este procedimiento deja que desear, ello ocasionara retardos en la fabricación y en consecuencia una baja en el nivel de servicio.

• 2. Transporte y aduana.- el transporte añade al producto los valores de tiempo y de lugar. La elección de las formas de transporte y el control de los costos de este último se cuentan entre las actividades de la logística. Las decisiones concernientes a este dominio exigen el conocimiento de los modos de transporte, de su capacidad y de sus costos respectivos. Los ahorros que se obtendrán son importantes y justifican el tiempo consagrado al análisis de estas decisiones. Por otra parte, el departamento de aduanas, en caso de las exportaciones e importaciones, vigila los procedimientos aduanales para la recepción y expedición de las mercancías.

• 3. Tratamiento de los pedidos.- la recepción del pedido del cliente, la verificación y aprobación del crédito, la preparación y expedición de la mercancía, la facturación, la transmisión de los acuses de recepción a la contabilidad y el registro de las quejas, componen el ciclo de los tratamientos de los pedidos.

Es el departamento de pedidos el que se asegura de la coordinación de estas actividades y permite la reducción de las demoras de entrega. Por tanto, desempeña una importante función el sistema de logística. Las demoras de entrega dependen en parte de la ineficacia de este departamento. Si se mejora el tratamiento de los pedidos se mejora el servicio a los clientes.

Interdependencia de las principales actividades del sistema logístico

Se ha notado que estas actividades son interdependientes, si se efectúa un cambio en una actividad, deberán evaluarse sus consecuencias en las demás actividades. A menudo es difícil prever todas las consecuencias de un cambio. Y medir su importancia, debido a que el análisis de un sistema logístico es complejo. Por ejemplo: el aumento del volumen de carga tendrá como consecuencias: la disminución del costo de transporte, la posibilidad de aumentar el espacio de almacenamiento (lo cual aumentará los costos de almacenamiento), una reducción del numero de pedidos (lo cual ocasionará una disminución del costo del tratamiento de los pedidos), un aumento del nivel promedio de los inventarios( lo cual generará gastos suplementarios de almacenamiento), un aumento de los lotes por fabricar (lo cual reducirá el costo de la planificación y del control de la producción).

Lograr eficiencia y competitividad se ha convertido en los últimos años en una necesidad imperiosa de las empresas que se desenvuelven en un entorno cada vez más cambiante que indudablemente condiciona considerablemente su funcionamiento. El mayor o menor éxito que logren las empresas depende en gran medida de la forma adecuada o no en que se relacionan con el conjunto de elementos externos a la organización que se caracterizan por ser variables altamente dinámicas como: El comportamiento de los mercados, los costos, las innovaciones tecnológicas y aquellos aspectos sociales, culturales, políticos y legales. Se requiere por tanto aprender a interpretar las señales del entorno para poder establecer las estrategias mas adecuadas para adaptarse al mismo.

El entorno actual se caracteriza por la competencia, lo que contribuye a que las empresas que quieran mantenerse en el mercado desarrollen capacidades que le permitan introducirse, mantenerse y ampliarse en el mercado. Todas las empresas tanto productivas como de servicios desarrollan su actividad en un ambiente altamente competitivo.

¿Por qué unas empresas son más competitivas que otras? Mucho se ha escrito sobre este tema y no es nuestro objetivo abordar todo lo que autores reconocidos plantean sobre el mismo ¿Que puede destacarse al respecto? Que existe coincidencia por parte de los autores que han estudiado a las empresas de éxito en los factores que inciden en esos resultados. De ahí que éstos se han convertido en pautas a seguir por aquellas empresas que tengan como meta convertirse en empresas de éxito. ¿Qué se ha derivado además de todos estos estudios realizados? Que las formas clásicas de dirigir las empresas basadas en el análisis y optimización de cada una de las áreas funcionales van perdiendo vigencia a favor de enfoques de dirección sistémicos que tienden al logro de un funcionamiento satisfactorio del sistema a partir de un funcionamiento satisfactorio de todas sus partes en conjunto. Esto ha implicado que en los últimos años han ido surgiendo nuevos enfoques, con sus procedimientos y técnicas que constituyen nuevas formas de gestionar las empresas desde una perspectiva diferente a la tradicional. Es en este marco en el que cada vez con mas frecuencia se habla de la Logística.

El término logística es una palabra que proviene del griego. Ya en el año 480 ane se les llamaba logísticos a los funcionarios atenienses encargados del almacenamiento y traslado de cargas entre Atenas y las islas de la Liga de Delos. Sin embargo, las actividades que hoy se reconocen como actividades logísticas surgen ya en la prehistoria de la humanidad, en el periodo neolítico en Egipto hace unos 7000 años, asociada al inicio de las actividades agrícolas. (1)

Puede plantearse que la Logística se relaciona de una manera directa con todas las actividades inherentes a los procesos de aprovisionamiento, fabricación, almacenaje y distribución de los productos, esto es, la Logística está asociada al ciclo Abastecimiento-Producción-Distribución. Desde el punto de vista de este ciclo la Logística como tal no aparece en la literatura económica de los primeros siglos y surge en la historia asociada a las actividades militares.

La Logística asociada a la actividad empresarial comienza a reconocerse en la década de los 60 asociada a la distribución física, esto es, enfocada al conjunto de actividades relacionadas con el movimiento de los productos terminados desde al final de su fabricación hasta el consumidor. La necesidad de las empresas de ser cada vez más competitivas y llevar un control cada vez mayor de sus costos ha impulsado grandemente el desarrollo de la Logística, que empieza a tener una mayor significación a finales de la década de los 70 y que ha ido creciendo en los últimos 20 años.

El problema surge cuando la empresa se da cuenta de que además de unos costos directos muy controlados y provenientes del proceso productivo existen otros costos como el de adquisición de materias primas, materiales, partes, piezas, etc, el de conservación de los productos en inventarios, el de almacenamiento, transporte y distribución que cada vez van teniendo un mayor peso y que de no controlarse pueden llevar a la empresa a no obtener los resultados esperados, sobre todo en estos tiempos en el que, mantener el servicio al cliente, con un precio correcto, con la calidad requerida, asegurando los plazos de entrega convenidos, son factores importantes para el mantenimiento de la competitividad empresarial

Definiciones de Logística existen muchas, incluso puede plantearse los autores han ido ajustando las mismas al propio desarrollo que ha tenido la logística en los últimos 40 años. Hemos seleccionado de éstas dos que nos parecen adecuadas a nuestros fines:

La Logística es el "Proceso de planificar, implantar y controlar eficaz y eficientemente el flujo y almacenamiento de bienes, servicios y la información relacionada, desde el punto de origen al punto de consumo con el propósito de alcanzar los requerimientos de los clientes". Council of Logistics Management, 1992.

Las 7 Rs definen a la logística y abarcan:

El aseguramiento de la disponibilidad del producto, en la cantidad y calidad

deseada, en el lugar correcto, en el tiempo preciso, para el cliente correcto,

a un costo adecuado. Coyle, Bardi, Langley, 1992

El desarrollo de la Logística ha pasado por distintas etapas que los autores clasifican en tres (2 ) ( 3 ):

1950 – 1964 (Etapa de crecimiento), la cual marca el desarrollo de la teoría y practica de la Logística y que se caracteriza entre otros factores por el surgimiento de la distribución física como vía para desarrollar una lógica que permitiera controlar y contener los costos asociados a las nuevas políticas de marketing., y la comprensión y utilización del concepto de costo total, el cual se convierte en un elemento fundamental para el desarrollo de la logística.

1965 – 1979 (Etapa de madurez), en la cual como rasgo característico se desarrolla y consolida el papel de la distribución física, surge la Gestión de Materiales, abarcando las actividades vinculadas al movimiento y almacenamiento hasta y durante el proceso de producción y comienza a producirse una integración de las actividades comprendidas en la gestión de materiales y de la distribución física, ya que ambos se ocupan de proporcionar un determinado nivel de servicio al cliente con el menor costo y utilizan el enfoque de sistema como base de su principio de integración.

De los años 80 hasta el presente. Esta etapa se caracterizada por crisis económica e Incertidumbre en la economía, las que se reflejan en las actividades logísticas; creciente importancia de las operaciones a nivel multinacional, lo que influye en la forma de distribución de los productos y reconocimiento de la necesidad de gestionar la totalidad del proceso logístico.

Es a finales de los 90 que surge la era de la Logística integral, la cual puede interpretarse "como una forma de gestionar la empresa en un entorno altamente competitivo en la que los conceptos de oportunidad y rapidez en el suministro de los productos y el servicio y la calidad total constituyen un complemento imprescindible a las clásicas variables de calidad del producto y precio competitivo que el mercado exige. La Logística Integral es, a largo plazo, el único camino para asegurar y mantener una competitividad continuada en el mercado". (4 )

Tal como se desprende de las definiciones dadas anteriormente en Logística es fundamental el control del flujo considerando tanto el de mercancías y el de la información que lo genera a lo largo de la denominada cadena logística, lo cual se podría representar de la forma siguiente.

Figura 1 Cadena Logística

Como se puede apreciar, el flujo de productos va desde la fuente de aprovisionamiento (Proveedores), hasta los clientes, mientras que la información que genera el referido flujo material va en sentido contrario, o sea desde los clientes hasta la fuente de suministro.

De todo lo anterior puede derivarse que, la Logística es un enfoque que permite gestionar la empresa a partir de los flujos, material e informativo asociado, que va desde los proveedores hasta los clientes, y donde el flujo material se desarrolla, tal como se puede apreciar de la cadena logística, a partir de la gestión de los aprovisionamientos, la gestión de los procesos de transformación y la gestión de la distribución. A partir de estas consideraciones puede plantarse que determinados autores al considerar el conjunto de actividades de que se ocupa la Logística como sistema considera que las mismas se agrupan en tres subsistemas que denominan Logística del Aprovisionamiento, Logística de la Producción y Logística de la Distribución.

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. Debe observarse que en empresas puramente comerciales también se presenta y con gran fuerza el aprovisionamiento, lo que en estos casos generalmente se trata de la adquisición de productos terminados que se utilizan para satisfacer las necesidades del cliente final.

La gestión del aprovisionamiento lleva implícito la toma de un conjunto de decisiones que deben contribuir al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico. Es precisamente el objetivo del presente trabajo presentar técnicas cuantitativas que permiten apoyar la toma de decisiones en algunas áreas de la gestión del aprovisionamiento, en particular en el área de compras, así como expresar lo que consideramos principales dificultades que en nuestra opinión impiden una mayor utilización de las mismas.

Aprovisionamiento y compras

Los términos aprovisionamiento y compras son empleados con frecuencia para describir funciones empresariales similares, aunque debe señalarse que la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio que la de compras.

Puede decirse que APROVISIONAR es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su funcionamiento. ( 5)

Para cumplir estas funciones es necesario realizar las siguientes actividades:

• a) Prever las necesidades de la empresa

• b) Planificarlas en el tiempo

• c) Expresarlas en términos adecuados desde el punto de vista descriptivo en forma cuantitativa y cualitativa

• d) Buscar en el mercado los productos que las satisfacen

• e) Adquirir los productos

• f) Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas

• g) Pagar los productos adquiridos

El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios, las que aportan técnicas y procedimientos que permitan lograr el mejor resultado del aprovisionamiento en su conjunto. En ese sentido, (6) plantea que "El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza una empresa a fin de disponer y mantener los materiales y artículos idóneos en la cantidad correcta, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible"

Por otra parte las COMPRAS como función empresarial presenta un carácter más restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio. Se identifica con los puntos d),e), f) y g) de la anterior definición. Aunque esta función constituye una de vital importancia para la empresa, como puede verse solo es una parte de todas las operaciones que esta debe realizar para aprovisionarse.

La función de compras tiene amplia implicación sobre la estructura financiera de la empresa ya que a ésta le interesa mantener la mejor relación posible entre los recursos monetarios invertidos en activo fijo y circulante, procurando que este se mantenga en un nivel que permita una gestión eficiente.

Actualmente la gestión de aprovisionamiento tiene una importancia estratégica que difícilmente se percibía en tiempos pasados, cuando se le confundía solo con las labores administrativas que realizaba el Departamento o Área de compras. Aun hoy en muchas empresas se perciben elementos de esta situación pasada, cuando en la realización de esta actividad el tiempo se emplea principalmente en actividades administrativas rutinarias, los resultados se miden solo en términos de la bueno reacción o no a las solicitudes de las otras áreas a la que compra le presta servicio que habitualmente son de urgencia.

Sin embargo, en la actualidad la importancia de los aprovisionamientos hace necesario un nuevo enfoque orientado hacia una perspectiva logística que integre la función de aprovisionamientos en la formulación y puesta en práctica de la estrategia global de la empresa.

Una contribución sustancial del aprovisionamiento a la mejora competitiva de la empresa solo es posible si la responsabilidad de gestión comienza con la participación de esta función en la definición de la estrategia de la empresa y termina cuando el producto o servicio es empleado adecuadamente en el propio proceso de transformación o satisface las necesidades del cliente final. Es decir, cuando se contempla la actividad de aprovisionamiento como parte integrante del sistema logístico de la empresa.

La función de aprovisionamiento es clave dentro de la actividad empresarial, constituyendo además una función compleja. Esta complejidad se deriva lógicamente de la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objeto de adquisición, sin olvidar otros aspectos fundamentales como: la necesidad de adaptarse a un entorno económico altamente cambiante motivado por la globalización de los mercados, las variaciones cualitativas y cuantitativas de la demanda de los productos, la escasez de capitales y el crecimiento de los costos financieros, así como los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de calidad.

Puede plantearse que los objetivos de la función de compras son:

• Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los programas de fabricación o de compras

• Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las especificaciones de calidad requeridas

• Obtener los productos necesarios al costo total mas bajo posible dentro de las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos

• Prevenir al Dpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de precios, coyunturas, tendencias, etc.

Todo esto implica una COORDINACION permanente entre las áreas de Producción, Comercial, Finanzas y Compras. Sin embargo, la función de compras tiene por naturaleza unas actividades claramente diferentes de las otras funciones y que pueden resumir de la siguiente manera:

• Estudio de las fuentes de suministro

• Selección de proveedores

• Control de las especificaciones de calidad requeridas

• Gestión de precios

• Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor

• Venta de sobrantes y productos obsoletos

Por otra parte compras debe ocuparse de un conjunto de actividades que resultan básicas y que abarcan las siguientes:

• Búsqueda y evaluación de proveedores

• Mantenimiento de un registro actualizado de productos con información referida a: Características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precio y condiciones de entrega y pago

• Negociación permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago y Plazos de entrega

• Previsión de compras en sus aspectos técnicos, económicos y financieros

• Planificación de pedidos por articulo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstos

• Preparación de ordenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de calidad

• Solventar discrepancias en la recepción del producto

• Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad

Como se planteó anteriormente, la función de compras se inicia cuando un bien o un servicio debe ser buscado en el exterior de la empresa y finaliza al cesar todos los derechos y obligaciones mutuamente establecidos con el proveedor. Esto puede definirse como un Proceso en el que se distinguen diferentes fases, tal como se muestra a continuación:

FASES DEL PROCESO DE COMPRAS

En esta secuencia de actividades que corresponden al proceso de compras se ponen de manifiesto responsabilidades diferentes, como son: Responsabilidades administrativas, técnica, comercial, financiera y económica, las que se pasan a comentar.

Administrativa: La compra es un acto administrativo que ocasiona la entrada de mercancía y la salida del correspondiente valor en dinero. Este carácter administrativo es el que permite organizar el conjunto de operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de compra y gestionar con eficacia este servicio.

Técnica: La compra debe realizarse a aquellos proveedores que mejor satisfacen las necesidades de la empresa. Esto obliga a un conocimiento detallado de las características y variedades de las mercancías a comprar y las alternativas validas que puedan existir.

Comercial: La compra obliga a un continuo contacto comercial con los proveedores, tanto actuales como potenciales. Requiere descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento y mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas, razonando en todo momento como una fuente generadora de beneficios para la empresa.

Financiera: La compra inmoviliza capital, su escasez obliga a limitar el volumen de este inmovilizado a fin de poder satisfacer otras necesidades de financiación de la empresa sin recurrir excesivamente a capitales externos.

Económica: Las operaciones de compra generan unos costos que incidirán directamente en los precios de venta de los productos vendidos. Una forma de generar beneficios a la empresa es reducir al mínimo los costos derivados del cumplimiento de las funciones que le son asignados.

Independientemente de cual sea la estructura organizativa funcional de la empresa siempre existirá un área, departamento, subdirección, etc, que desempeñe la función de compra, encargada de la toma de decisiones.

Decisiones de compra

La decisiones fundamentales en el área o departamento de compras están dirigidas a dar respuesta a los siguientes interrogantes:

Y aunque sea competencia de otras áreas, en dependencia de la estructura organizativa de la empresa, el Departamento de Compras puede colaborar con otras áreas funcionales, por ejemplo: Con el departamento o área técnica en la decisión de "Que comprar" y con el Departamento de producción y la gestión de inventario en lo referido a: "Cuanto y cuando comprar".

A menudo surgen conflictos entre los distintos departamentos. Quizás el departamento de compras de importancia al precio y piense que las especificaciones técnicas de un cierto producto son excesivas en función de su uso, pero quizás producción piense que compras le da demasiada importancia al precio y desconoce aspectos técnicos que justifican la petición de dicho material. Solo la necesaria colaboración interdepartamental en la empresa, a veces basada en el simple dialogo y exposición de argumentos, pueda poner de acuerdo a todos, para obtener el máximo rendimiento de todas las funciones.

En relación con la decisión de compras existen 4 indicadores que resultan básicos, estos son:

• Precio

• Calidad

• Condiciones de pago

• Plazos de entrega

Con respecto al precio cabe decir que éste debe estar claramente definido, ser unitario e incluya toda clase de conceptos como transporte, manipulación, etc. Existen productos que por su especial naturaleza o destino no los consideran, sobre todo aquellos que son de importación, debiendo detallarse entonces conceptos tales como seguros, impuestos, recepción, etc.

Desde luego el objetivo no es comprar lo más barato posible, sino optimizar en su conjunto los indicadores de precio, calidad y servicio (que abarca condiciones de pago y plazo de entregas). En función de la posición de la empresa en el mercado la negociación será de una u otra forma. Se pueden lograr descuentos por cantidad y otras formas de revisión dependiendo de los tipos de contratos establecidos. La forma de pago puede afectar seriamente el precio, ya que un pago aplazado es como si el proveedor estuviese financiando al comprador.

El plazo de entrega es otro factor importante a considerar para no entrar en ruptura del inventario, o lo que es peor, paralización del proceso productivo o se servicios. Resulta de interés que el plazo de entrega sea lo mas pequeño posible para trabajar con una menor cartera de pedidos y tener una menor financiación comprometida.. Se requiere también que el plazo sea fiable. Si no lo fuera pues nos vemos obligados a mantener un mayor nivel de inventario de seguridad, lo que se traduce en mayores costos de conservación y mayor capacidad para el almacén. Para lograr plazos adecuados será conveniente conocer la evolución de nuestra demanda al comienzo del periodo de planificación y poder acordar y negociar con el proveedor la cantidad y frecuencia de los pedidos, facilitando de esta forma la planificación del mismo.

Por otra parte, siempre que sea posible, es conveniente contar con varios proveedores, lo que fomenta entre ellos competitividad en cuanto a precio, calidad y servicio, lo que proporciona además flexibilidad a la hora de repartir pedidos.

Finalmente, es preciso tener cuidado con las promociones a bajo precio. Serán fiables si un nuevo proveedor desea ganarse nuestra confianza dándonos a conocer su producto, pero en otras ocasiones los productos pueden provenir de inventarios almacenados durante mucho tiempo o pueden ser de baja calidad. Por el contrario, una calidad excesiva de los productos puede ser innecesaria y hace incrementar los precios sin aportar valor añadido al consumidor.

Previsión de las necesidades

En la previsión de las necesidades de aprovisionamiento surgen dos tipos de situaciones que tienen gran incidencia en la misma; una está referida a la cantidad de artículos o materiales a gestionar y la otra a la elección de la técnica de previsión más adecuada para que las estimaciones sobre los requerimientos de los mismos sean correctas.

Cuando el número de productos a gestionar es muy grande y su incidencia teniendo en cuenta determinada característica es bastante dispar, resulta conveniente clasificarlos utilizando un determinado criterio.

Una técnica cuantitativa bastante sencilla y ampliamente utilizada para realizar clasificaciones es el conocido método ABC, también llamado análisis ABC, análisis de Pareto o regla 20/80. .El mismo se fundamenta en los resultados alcanzados por el economista italiano Wilfredo Pareto en 1897 tras realizar un estudio de la distribución de los ingresos. El mismo arrojo como resultado que un gran porcentaje de los ingresos estaba concentrado en las manos de un pequeño porcentaje de la población. Este principio se conoció como la ley de Pareto.

El principio de Pareto establece que: "Hay unos pocos valores críticos y muchos insignificantes. Los recursos deben de concentrarse en los valores críticos y no en los insignificantes".

En 1951 el norteamericano H. F. Dickie, basándose en el principio de Pareto y en sus propias experiencias prácticas al estudiar los inventarios presentó un método de clasificación que respondía al siguiente planteamiento general: "En cualquier clasificación de los inventarios una pequeña fracción expresada en términos de elementos representa una fracción mayoritaria en términos de efecto ".

Ell método ABC es un procedimiento que permite establecer una clasificación a partir de un determinado criterio, y como su nombre lo indica, clasifica en base a 3 grupos, A-B-C. Este agrupamiento es convencional ya que pueden crearse más grupos aunque en la práctica empresarial se prefieran éstos.

El método ABC es uno de los más conocidos métodos de clasificación y mediante el mismo se pueden establecer clasificaciones de múltiples cosas para su posterior evaluación, como por ejemplo:

Al aplicarse el Método ABC se obtiene una curva de distribución logarítmica normal que representa la distribución estadística del efecto de los artículos, considerados a partir del criterio seleccionado con tres zonas bien diferenciadas.

A continuación se presenta una representación gráfica del resultado de la aplicación del método ABC para clasificar los productos en función del valor monetario de las compras que de los mismos se realizan,

Figura 2 Clasificación ABC

Como puede observarse están claramente delimitadas las 3 zonas:

Zona A: Los productos de este grupo representan el 20% del total y en ellos se concentra el 75% del valor de las compras

Zona B: Los productos de este grupo representan el 30% del total y en ellos se concentra el 20% del valor de las compras

Zona C: Los productos de este grupo representan el 50% del total y en ellos se concentra el 5% del valor de las compras

Los rangos en que se mueven las zonas no son rígidos. No en todas las organizaciones se cumple exactamente la relación 20-80 aunque en general se aceptan como valores para la zona A: 20/80, para la zona B: 30/15 y para la zona C: 50/5.

El principio básico implícito en este procedimiento consiste en focalizar la atención sobre los elementos más importantes con vistas a su gestión. Evidentemente los productos que pertenecen a la zona A, por su especial relevancia, requieren un tratamiento más riguroso, que los que corresponden a la zona C. Los de la zona A serian los mas importantes, los de la zona B, serian medianamente importantes y los de la zona C serian poco importantes, por tanto, desde el punto de vista del análisis y control de los productos, sobre los de la zona A se ejercería un control máximo, sobre los de la B un control intermedio y sobre los de la C un control mínimo.

En el marco de la actividad de compras resulta importante el uso de esta técnica no solo para clasificar productos sino también a los proveedores. En el marco de la actividad de aprovisionamiento en general, que abarca también la actividad de la gestión de los inventarios, el uso de esta técnica ha tenido amplia aplicación a la hora de tomar decisiones en relación con las políticas de inventario a establecer

Ahora bien, el método ABC fue desarrollado sobre la base utilizar un solo criterio para clasificar los productos, clientes, proveedores, etc. Sin embargo se ha desarrollado un procedimiento para considerar el uso de más de un criterio al aplicar el método ABC, el cual pasamos a presentar

El procedimiento parte primeramente de definir los criterios a utilizar para clasificar los productos. En este caso se utilizarán como criterios, el volumen en unidades físicas de cada producto y el valor en términos monetarios.

Para la clasificación de los productos en los grupos A, B y C, teniendo en cuenta los dos criterios se procede a calcular un indicador denotado V, el cual en la literatura consultada ( 7 ) se conforma a partir del % acumulado tanto del valor como del volumen físico, de la forma siguiente:

Para el grupo A

Para la determinación de los grupos se recomiendan los siguientes valores para los indicadores V(A), V(B), Y V(C): ( 7 )

Para el grupo A: V(A) > 3.0