Gerencia de servicios: Es la encargada de vigilar las operaciones del cajero, servicio al cliente y mantenimiento velando para que estas se efectúen. También es encargado de enviar las requisiciones al departamento de compras para la obtención de los productos que se necesitan.
Servicio al cliente: Es responsable de elegir en trato personalizado y eficiente a los clientes que visitan la plaza.
Mantenimiento: Este velara por mantener los equipos en perfecta condiciones.
Caja: Recibir el efectivo, preparar los depósitos y cuadrar las caja, registrar todas las ventas realizadas.
¿Qué es un sistema contable?
Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones valiéndose de recursos, como formularios, reporte, libros, etc. Y qué presentado a la gerencia le permitan la toma de decisiones financiera.
Catálogo De Cuentas
I Activos:
II Activos circulantes:
II-00 Efectivo en caja y banco
II-0I Caja general
II-02 Caja chica
II-03 Banco Popular
I-04 Banco de Reservas
II-05
II-06
I2 Cuentas por Cobrar
I2-01 Cuentas por cobrar clientes
I2-02 Cuentas por cobrar funcionarios y empleados
I2-03 Otras cuentas por cobrar
I2-04 Provisión para cuentas incobrables
I2-05
13 Inventarios
13-01 Inventario mercancías
13-02 Inventario materias primas
13-03 Inventario producto en proceso
13-04 Inventario producto terminados
13-05
14 Activos no circulantes:
1400 Propiedad planta y equipos
14-01 Terreno
14-02 Edificio
14-03 Depreciación Acumulada Edificio
14-04 Equipo de transporte
14-05 Depreciación acumulada equipo De transporte
14-06 Mobiliario y equipo de oficina
14-07 Depreciación Acum. Mobiliario y equipo de oficina
14-08
15 Activos Diferidos:
15900 Gastos pagados por anticipado
15-01 Seguro pagado por anticipado
15-02 Intereses pagados por anticipado
15-03 Alquileres pagados por anticipado
15-04
16 Otros Activos:
16-01 Arrendamiento de la propiedad
16-02
2 Pasivos:
20 Pasivos corrientes
20-01 Cuentas por pagar
20-02 Cuentas por pagar proveedores
20-03 Cuentas por pagar clientes
20-99 Documentos por pagar
21-00 Retenciones
21-01 Seguro social
21-02 Impuesto sobre la renta
21-03 INFOTEP
21-04 Prestaciones laborales
21-05 Regalía pascual
21-06
22 Nomina:
22-01 Nomina mensual
22-02 Nomina Quincenal
22-03 Nomina Semanal
3 Capital:
31-01 Richard Castillo capital
31-02 Richard Castillo retiro
31-03 Resumen de gasto y pérdida
4 Ingresos:
41-01 Ventas paradas
41-02 Descuentos de ventas
41-03 Devolución y rebaja de venta
41-04 Venta de crédito
41-06 Ventas al contado
42-00 Otros ingresos:
42-01 Venta activos fijos
42-02 Ingresos misceláneos
42-03 Donaciones
5 Costos:
50-01 Costos de mercancía vendida
50-02
50-03
6 Gastos:
60 Gastos generales y administrativos
60-01 Sueldos administrativos y jornales
60-02 Gasto de teléfono
60-03 Gasto de agua y la luz
60-04 Seguro social paternal
60-05 Modificaciones
60-06 Vacaciones
60-07 Prestaciones laborales
60-08 Gasto de viatico
60-09 A horas extras
61-00 Otros gastos
61-01 Gasto financieros
61-02 Comisiones bancarias
61-03 Intereses sobre préstamos
Manual de procedimientos
I. Activos: Es la cuenta que agrupa los bienes líquidos de la empresa así como los bienes muebles e inmueble. Aumenta del lado debito, disminuyen del lado crédito.
II. Pasivos: Son las obligaciones que tiene la empresa. Aumenta del lado crédito y disminuye del lado debito.
III. Capital: Representa los recursos invertidos por los propietarios. Es igual a los activos menos los pasivos. Este aumenta del lado crédito y disminuye del lado debito:
IV. Ingresos: Son todas las entradas por conceptos de ventas, ingreso misceláneo que tiene la parada. Esta aumenta del lado crédito y disminuye del lado debito.
V. Costos: Su saldo presenta el valor de las mercancías adquiridas en el mercado interior y local durante el ejercicio fiscal. También son inversiones para el funcionamiento de la empresa. . Aumenta del debito lado y disminuye del lado crédito.
VI. Gastos: Bienes y servicios consumidos durante la operación de este de cualquier otro negocio. Son también erogaciones que la empresa incurre para que esta se mantenga en pie. . Aumenta del lado debito y disminuye del lado crédito.
Control interno del sistema.
Medidas de control para el efectivo:
a) Que sea recibido por el cajero mediante comprobante pre- enumerador.
b) Que sea recibido por cajeros por el ejecutivo de la confianza de la empresa, es decir, el tesoro o encargado de cobros.
c) Que sea guardado en caja fuerte segura
d) Que sea depositado en el banco diariamente
e) Que el volante de depósito sea revisado por el financiero
Medida de control para los gastos
a) Que cuente con la aprobación de los autoridades
b) Que antes de incurrir en gasto significativos se hagan en análisis de la situación financiera de la empresa
c) Que cada gasto este justificado por el comprobante
Medidas de control para los inventarios
a) Que se realicen conteos físico periódicamente
b) Qué se hagan chequeos periódicamente
c) Que los primeros en entrar sean los primeros en venderse
Medidas de control interno para el personal
a) Que se prepare tarjeta de entrada y salida
b) Que se utilicen relojes marcadores de la hora de entrada y salida
c) Que ningún empleado divulguen política interna de la empresa
d) Que se dote personal con carnet de identificación
Medida de control para la gerencia financiera
Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Básicamente, comprende cuatro áreas:
Control contable. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa. El objetivo primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones. El control contable debe:· Proporcionar información veraz y oportuna.· Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.· Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones.· Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.· Evitar malos manejos y desfalcos.· Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta información a través, no sólo de registros, sino de los estados financieros, y de análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de las razones financieras que son estándares, medidas o indicadores de la situación financiera de la organización.
Formularios a utilizar
Para contabilidad:
1. Volante de caja chica: Se utiliza para la salida del efectivo de caja, hasta que se haga la reposición de la factura original.
2. Recibo de ingreso: Sirve para dejar constancia de los ingresos que efectivamente se reciben por conceptos diversos.
3. Reposición de caja chica: Se utiliza para hacer la reposición de caja chica.
4. Cuadré de caja: Este se usa diariamente para detallar cada uno de los cobros del día anterior y reflejar las ventas tanto al contado como al crédito.
5. Comprobante de ingreso: Este refleja la salida de efectivo por cualquier motivo que sea, en empresa organizada se conoce por medio de cheque.
6. Nomina de pago: Es el registro que muestra el salario pagadero a cada uno de los empleados durante cierto periodo. Así como diverso deducciones como impuesto sobre la venta (IRS), ARS, INFOTEP, ETC.
7. Tarjeta de activo fijos: Se utiliza para toma de inventario físico cuando se pesen y de miden los artículos y se cuenta.
8. Cheques: Se utilizan para desembolsar fondo de la empresa para el pago de sus obligaciones.
9. Libro de ingreso de caja: Se utilizara para la operaciones de registral todos los efectivo que entra en diferentes conceptos
10. Libros diarios de cheques: Se utiliza para llevar registro de todos los cheques con sus respetivos cargos.
11. Mayor general: Contiende todas las cuentas existentes en el catalogo y es donde se muestra el resultado de la cuenta de un periodo dado.
Compras:
1. Factura: Relación por memorizada de bienes que de compra que se vente mostrando los termino de venta.
2. Orden de compra: Se utiliza para solicitud escrita para un proveedor
3. Cotización: se utiliza para comparar los precios en el mercado
4. Requisición de compras: Documento interno que utilizan los departamentos para solicitar cualquier material para el desempeño de so funciones.
Almacén:
1. Conduce: Este se utiliza para dejar una constancia de los materiales de producción
2. Conocimiento de despacho: Se utiliza para tener constancia de lo que fue despachado en el almacén.
3. Entrada de almacén: Se utiliza para tener una constancia de todo material que entra en el almacén y quien lo recibe y la cantidad.
Conclusión
Al finalizar este trabajo hemos podido podido aprender la importancia de un sistema contable el cual es como la base de operaciones de una empresa ya que una empresa que no esté organizada adecuadamente está en peligro. Y concluimos que:
1. Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
2. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa.
3. Opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
Autor:
Richard J. Castillo T.
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