Sistema de Costo ABC para Empresas (página 2)

Impacto Económico: Cuantificación económica de la reducción de los costos por concepto de una mejor distribución, planificación y control de los mismos:

Total: 135 600,00 CUP 

               8 610,42 CUC

Desarrollo

Sistema de Costo ABC para la Empresa Perforadora y Extractora de Petróleo de Occidente. Antecedentes y estado actual de la temática

A partir de 1950, la necesidad de articular una Contabilidad de Gestión apta para la toma de decisiones, se convirtió en uno de los principales centros de atención de muchos investigadores y profesionales relacionados con la Contabilidad de Costos.(Baujín Pérez 2005) [1].

A la luz de esta revolución, cabe esperar cambios sustanciales en la contabilidad, después de todo, los sistemas tradicionales de contabilidad de costos fueron diseñados en la era anterior en la que la mano de obra directa y los materiales eran los factores de producción predominantes, la tecnología era estable, las actividades generales soportaban el peso del proceso productivo y existía una gama limitada de productos. La solución de este complejo problema ha sido planteada en la literatura a partir del Sistema de Costo Basado en las Actividades (ABC) por su denominación anglosajona Activity Based Costing. Los orígenes conceptuales del ABC se pueden fijar en Staubus (1971), quien publicó la obra "Activity costing and input – output accounting", en la cual se recogían las bases teóricas, asociadas en principio con la noción del trabajo o tarea, constituyendo la piedra angular de este sistema.

Según Johnson (1991) [2], la importancia del cambio a que conduce este nuevo modelo puede ilustrarse mediante la alegoría mítica de la caverna de Platón. Las asignaciones de costos tradicionales permiten ver, desde luego, los costos – las sombras sobre la caverna – , pero no los causantes de los costos, los agentes reales que originaban estas sombras en el fondo de la caverna. Con el hallazgo de las actividades, la Contabilidad de Costos sale de la caverna de décadas en que se hallaba sumida para descubrir la auténtica fuente de costos y competitividad.

En este sentido, el mérito que debe atribuirse a Johnson y Kaplan (1987) [3] en su libro: "Pérdidas relevantes: surgimiento y fallos de la administración contable", es el de facilitar la búsqueda de nuevos sistemas de análisis y determinación de costos al realizar el estudio de los nuevos cambios que se venían produciendo en el proceso de producción y comercialización debido a las nuevas técnicas de programación y control, que se estaban poniendo en práctica. Posteriormente Kaplan (1990) [4] presenta las etapas del modelo, difundiendo mundialmente los conceptos básicos que subyacen en el sistema ABC y estableciendo las bases para propiciar su implantación.

El ABC no se trata únicamente de un método de cálculo de costos cuyo máximo objetivo es lograr la exactitud, sino que se trata de un sistema de gestión empresarial, que engloba desde el cálculo del costo de cualquier tipo de información para la gestión empresarial y facilita a la alta dirección información relevante y oportuna para la toma de decisiones en cuanto a: el costo de las actividades de la empresa, el costo de los procesos del negocio, el costo de los diferentes eslabones de la cadena de valor, el costo de los productos y/o servicios, el costo de los clientes de forma individual, qué productos son rentables y cuáles no, qué clientes son rentables y cuáles no, decisiones de hacer o comprar en toda la cadena de valor, reducciones de costos basadas en el análisis de las actividades, reducciones de costos basadas en el análisis de los procesos, la clasificación de las actividades respecto al valor añadido, y decisiones sobre reducción, eliminación o división de determinadas actividades.

Cuba no está alejada del desarrollo evolutivo de la Contabilidad de Gestión en el ámbito universal. La condición elemental para la integración económica del país es el pleno proceso de perfeccionamiento de su regulación contable.

En el período anterior a 1959, la normalización contable cubana estuvo muy influenciada por la práctica contable norteamericana. Posteriormente, los cambios ocurridos en la vida nacional fueron debilitando la influencia norteamericana, y en los años sesenta, por la primacía de concepciones reconocidas más tarde como erróneas, desaparecen las relaciones monetario – mercantiles entre las empresas y virtualmente con ellas la Contabilidad, la cual se ve limitada al control económico.

La praxis cubana vuelve a renacer en 1975, pero entonces muy deudora de las concepciones contables que prevalecían en los antiguos países socialistas de Europa del Este, al formar parte Cuba de los países miembros del Consejo de Ayuda Mutua Económica (CAME). A partir de ese momento, comienzan sucesivos cambios en la Contabilidad Cubana, enmarcados en tres etapas sucesivas de perfeccionamiento, según análisis realizados por Borrás y López (1996) [5] y Armenteros y Vega (2000) [6].

Las empresas cubanas a través de las Universidades, fundamentalmente, asimilan esta crisis de la Contabilidad de Costos Tradicional, y estudian las herramientas más acertadas que se aplican en el ámbito mundial, para potenciar el desarrollo económico. Es por eso que la presente investigación propone un Sistema de Costo basado en las actividades para la Unión Petrolera Cubana, particularmente para la Empresa de Perforación y Extracción de Petróleo de Occidente, por la importancia de la misma en la economía nacional.

Propuesta del Sistema ABC

Teniendo en cuenta los elementos abordados hasta el momento durante la investigación, corresponde en este epígrafe presentar la propuesta del Sistema ABC el cual consta de tres pasos, que posteriormente serán desglosados en tareas para poder comprender en detalles la secuencia lógica del sistema. El modelo general se representa en el Esquema 1.

A continuación se presenta el despliegue de cada uno de los pasos propuestos en el modelo diseñado.

Paso I: Localización de los Procesos

Este paso se desarrolla con el fin de seleccionar los procesos de la empresa, determinando los subprocesos que lo integran y las actividades implicadas, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Análisis preliminar del diseño de los procesos

Para realizar el análisis preliminar del diseño de los procesos, es necesario formar un equipo de trabajo para lo cual se tendrá en cuenta el Método de Expertos, estos expertos deben poseer conocimientos acerca de la temática abordada. Para la selección de expertos se utilizará la metodología propuesta por el Comité Estatal para la Ciencia y la Técnica de la antigua URSS en la cual la competencia de los expertos se determina por el coeficiente K,  el cual se calcula de acuerdo con la opinión del candidato sobre su nivel de conocimiento acerca del problema que se está resolviendo y con las fuentes que le permiten argumentar sus criterios.  

Fuente: Elaboración Propia

Posteriormente se pasa a identificar los procesos para lo cual se utilizará el Método Delphi, como un método de expertos que facilitará el trabajo del Equipo Ejecutivo seguido de la selección de los procesos operativos, estratégicos y de apoyo definiendo la relación de los mismos con los objetivos estratégicos de la organización. Esta tarea concluye con la designación del responsable de cada proceso.

2. Diseño o rediseño de los procesos

Para cada uno de estos elementos se realiza un análisis exhaustivo que culminará con el análisis del valor añadido de cada proceso.

Se comenzará el análisis con la constitución del equipo de trabajo el cual será seleccionado por el responsable del proceso quienes elaborarán una ficha técnica para cada proceso y determinarán los subprocesos.

Posteriormente se determinan las actividades a través de entrevistas con los trabajadores y se elabora el diccionario de actividades.

Paso II: Identificación de los elementos del costo de cada proceso En este paso se identifican los elementos del costo de cada proceso o actividad teniendo en cuenta que las actividades son ahora el centro del modelo.

1. Análisis de actividades primarias y de apoyo

En esta tarea, las actividades serán clasificadas a partir de los criterios de Porter (1985) [7] y se identificarán los inputs y outputs de cada una de las actividades primarias y secundarias, es decir, las entradas necesarias para que comience cada actividad y las salidas que se obtienen de cada una de ellas y que implica al recurso consumido por parte de la misma.

2. Elección de los inductores de costo

La selección de los inductores más adecuados está en función del parámetro que más influye en la variación de los costos. Su obtención se realiza mediante dos formas: una cuantitativa y otra cualitativa. En el primer caso se genera a través del sistema informativo actual y en el segundo caso se obtiene con el método de expertos, por lo que deberá ser incluido en el sistema informativo.

Paso III: Determinación del costo de los procesos

En este paso se elabora el procedimiento para el cálculo del costo de los procesos, el cual contiene el cálculo del costo de las actividades.

1.     Cálculo del costo de las actividades primarias y de apoyo

2.     Asignación del costo de las actividades de apoyo a las primarias

3.     Asignación del costo de las actividades a los procesos    

Validación del Sistema ABC en la Empresa Productora y Extractora de Petróleo de Occidente

Para la validación del sistema se tendrá en cuenta el Sistema ABC diseñado anteriormente.

Paso I: Localización de los Procesos

Después que cada experto selecciona las características por las que considera cumplir con los requisitos para ello y las fuentes de sus conocimientos se obtienen los siguientes resultados:

Tabla1: Puntuaciones de cada experto evaluado

Fuente: Elaboración Propia

Como se puede ver en la tabla anterior, todos los evaluados obtienen una puntuación mayor a 80%, por tanto, permite avalarlos como expertos.

El sistema continúa con la identificación de los procesos potenciales los cuales son priorizados posteriormente siguiendo los criterios definidos anteriormente, los resultados se muestran en la    Tabla 2.

Tabla 2: Listado de los Procesos seleccionados

Fuente: Elaboración Propia

Una vez determinada la concordancia de expertos, se clasifican los procesos en operativos, estratégicos y de apoyo lo cual se muestra en el Esquema 2.

Esquema 2: Clasificación de los Procesos

    Fuente: Elaboración Propia

Seguidamente se designa el responsable de cada proceso el cual se encargará del desarrollo de las tareas posteriores.

La validación del sistema prosigue con la constitución del equipo de trabajo para delimitar procesos y subprocesos y posteriormente seleccionar las actividades de cada proceso las cuales se relacionan en el Anexo No. 1

Paso II: Identificación de los elementos del costo de cada proceso

Para el análisis del valor añadido se aplican los criterios de Porter (1985) definidos anteriormente, este análisis se presenta en el Anexo No. 2 conjuntamente con la identificación de las actividades primarias y de apoyo paso que da continuidad al modelo.

La selección de los inductores más adecuados está en función de los parámetros que más influyen en la determinación de los costos. Los inductores seleccionados se presentan en el Anexo No. 3.

Paso III: Determinación del costo de los procesos

Finalmente para la determinación de los costos de los procesos se continúa con el modelo propuesto obteniendo los resultados que aparecen en la Tabla 3.

Tabla 3: Total de Costos de los Procesos

Fuente: Elaboración Propia

Una vez calculado el costo de cada actividad se puede proseguir con el cálculo del costo de los productos, servicios y clientes. No obstante con el cálculo del costo de las actividades, se pueden tomar decisiones en cuanto a: el costo de las actividades de la empresa, reducciones de costos basadas en el análisis de las actividades y decisiones sobre reducción, eliminación o división de determinadas actividades.

Conclusiones

1. El ABC constituye un potente sistema de gestión que se presenta como una alternativa a los sistemas tradicionales, en un intento de superar las deficiencias presentadas por éstos en el cálculo de los costos y, como un sistema que ayuda en la gestión de acuerdo a las nuevas exigencias de información en las empresas modernas.
2. El ABC además de basarse en el análisis de las actividades y los costos tiene en cuenta otras variables críticas de éxito (calidad, innovación, tiempo, flexibilidad), abandona la visión por departamentos de la empresa, permite valorar y tomar decisiones relacionadas con otros objetos de costo diferentes a los productos y rastrea el consumo de los recursos que realizan los productos desde su concepción hasta su abandono.
3. El conocimiento de los trabajadores y en especial de la alta gerencia sobre las posibilidades que brinda el modelo ABC, es de especial atención en cada una de las organizaciones que vayan a aplicar este sistema.
4. La aplicación del procedimiento necesita la participación de gran parte de la organización en función de la definición de los procesos, actividades e inductores necesarios.
5. El procedimiento diseñado necesita la adecuación del sistema informativo actual pues existen varios aspectos que no están contemplados actualmente.
6. El costo basado en las actividades fue diseñado y aplicado partiendo de las reglas para su instalación y teniendo en cuenta sus ventajas y desventajas, en la EPEP Occidente , aplicación que arrojó el costo por procesos.

Recomendaciones

1. Aplicar el procedimiento diseñado en las demás unidades de la organización, lo que posibilite la generalización a toda la unión.
2. Mantener una relación directa y fructífera entre todas las áreas de la empresa.
3. Organizar de conjunto con las Universidades, cursos de capacitación para profundizar en las posibilidades que brinda el ABC, comprometer a todos los trabajadores y en especial a la alta gerencia.
4. Crear un grupo de expertos, conocedores de todas las áreas y actividades en las mismas dentro de la empresa, que trabaje en conjunto con un informático para lograr automatizar el sistema, adecuarlo y explotarlo.
5. Enriquecer el sistema informativo actual creando nuevos registros que permitan el trabajo con el ABC.
6. Brindar conocimientos, información, experiencias adquiridas, a otras entidades del país pertenecientes al Ministerio de la Industria Básica con el fin de obtener una buena retroalimentación.

Referencias bibliográficas

1.     Pérez, P. B. (2005). Diseño y Validación de Sistema de Costos por Actividades para el Sector Hotelero. Departamento de Economía. Matanzas, Universidad de Matanzas. Doctorado: 130p.

2.     Johnson, H. J. 'Activity-Based Management: Past, Present and Future, The Engineering  Economist " [s,l.] : [s,n.], primavera 1991, Is.p./.

3.     JKaplan,R S. 'Strategiccost analysis',Cost accounting for the '90: the challenge of technological change, Conference proceedings, National AssociationofAccountants, Montvale New Jersey,1986.

4.     Kaplan, R "The Four Stage Model of Cost System Design", Management Accounting. [s.l.]: [s.n.], February 1990, pp.22-26.

5.     Armenteros, M. y Vega, V. "Evolución histórica de la Contabilidad de Gestión  en Cuba", Cuba, 2000.

6.     Borrás, F. y López, M. "La Contabilidad de Gestión en Cuba". Madrid AECA, 1996.

7.     Porter, M. "Ventaja Competitiva. Creación y sostenimiento de un desempeño superior". México: Editorial Continental SA, Cuarta Impresión, noviembre 1985,

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Autor:

Lic. Oreibys I Chaviano Duarte

Licenciado en Contabilidad y Finanzas. Profesor Instructor del Departamento de Ciencias Contables de la Univversidad de Cienfuegos. Cuba.

Lic. Andrés Ramos Álvarez

Licenciado en Contabilidad y Finanzas. Profesor Instructor del Departamento de Ciencias Contables de la Univversidad de Cienfuegos. Cuba.

Dra. C. Grisel Pérez Falco

Doctora en Ciencias Contables. Profesora Asistente del Departamento de Ciencias Contables de la Univversidad de Cienfuegos. Cuba.