- Capitulo 1: Aspectos generales del proyecto
- Capitulo 2: Aspectos metodológicos
- Capitulo 3: Resultados.
- Capitulo 4: Análisis de sistema actual
- Capitulo 6: Diseño de pantallas
- Capitulo 7: Conclusiones
INTRODUCCIÓN
Cabe anticipar que a través de las siguientes líneas tratadas a continuación hemos recopilado un estudio por medio de las encuestas que nos demuestran la importancia de aplicar una modernización en la Escuela de Rincón Hondo que nos ha dado como resultado una gran acogida a tipos de programas y proyectos de programas como este.
En este trabajo escrito daremos a conocer los distintos pasos que seguimos para la elaboración de nuestro proyecto que consiste en diseñar, estructurar y fabricar un software que nos permita llevar de una manera más sencilla el calculo para sacar los promedios finales de los estudiantes. Cabe destacar que con la utilización y aplicación de proyectos de esta índole nuestras labores en los campos más necesitados dejarán de ser imposibles, y con el mismo aplicaremos de una manera mucho más sencilla y rápida a toda la población que en el momento lo necesite.
Enfocamos un análisis de todas las virtudes de un software como este, que nos ofrece una gran variedad de ventajas y que a demás le da mejor imagen a la escuela.
Capitulo 1: Aspectos generales del proyecto
1.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA:
La empresa que hemos elegido para la elaboración de este proyecto se conoce con el nombre de la Escuela de Rincón Hondo, esta institución cuenta con 5 educadores y una cantidad de 70 estudiantes.
Esta institución fue fundada en el año 1962, en ese entonces contaba con un total de 2 educadores y 20 estudiantes. Actualmente esta institución está a cargo de la dirección la Lic. Aida Peña.
La escuela cuenta con un sistema manual para calcular los promedios finales de los estudiantes y pronto contará con controladores totalmente computarizado. Esperando nosotros ganarnos la oportunidad de poder facilitarles un buen sistema computarizado.
Esta Escuela está situada en la comunidad de Rincón Hondo de Pesé a escasos 6 minutos de la zona distrital.
Para nosotros es un verdadero agrado poder contribuir con la enseñanza, no solo de esta institución sino también con todas aquellas que se interesen por la superación, que en este caso sería la de los propios estudiantes y en parte de la propia escuela.
1.2 SITUACIÓN ACTUAL O ESTADO ACTUAL DEL PROBLEMA:
La Escuela de Rincón Hondo, a decidido mejorar la forma en que laboran, debido a que se les hace muy difícil hacer cálculos matemáticos para sacar los promedios finales de los estudiantes y además pasan problemas con los datos de los estudiantes, porque tienden haber muchas confusiones y equivocarse de notas.
Es por eso que nos han buscado a nosotros los estudiantes de Ing. En Sistemas para la elaboración de un sistema computarizado que pueda mejorar la problemática de la escuela.
1.3 SUPUESTO GENERAL:
Con la elaboración de un sistema computarizado que pueda hacer los cálculos de calificaciones y sacar todos los promedios de cada uno de los estudiantes se cree que se pueda mejorar la forma de trabajar en la institución y además hacerla más rápida.
1.4 OBJETIVOS GENERALES:
El objetivo principal de este proyecto es hacer más fácil el trabajo de todos los educadores que allí laboran, puesto que este sistema los ayudará a llevar el control de las calificaciones y poder todos los promedios por medio de una base de datos que tenga todos los estudiantes y evitar los errores que se presentan a menudo.
1.5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Por medio de la estructuración, diseño, análisis, y aplicación de este sistema, esperaremos los siguientes beneficios.
- Obtener un registro de la calificaciones de cada estudiante de una manera mucho más segura por medio de una base de datos que estará ligada al sistema a aplicar.
- Establecer un orden y control sobre los informes a realizar por parte de la directiva de la escuela, dirigida por la Lic. Aida Peña.
- Evitar los errores que se presentan con la forma manual de sacar los promedios.
1.6 DELIMITACIÓN – ALCANCE O COBERTURA:
La aplicación de nuestro sistema a aplicar será establecida en la provincia de Herrera – distrito de Pesé, en el corregimiento de Rincón Hondo.
1.6.1 DELIMITACIÓN:
Tenemos algunas delimitaciones como es la distancia de la que se encuentra la Escuela Rincón Hondo de la ciudad de Chitré.
La falta de recursos disponibles para poder presentarnos en la institución cada ves que así se desee.
1.6.2 ALCANCE O COBERTURA:
Este proyecto solamente abarcará por ahora la Escuela de Rincón Hondo, pensando que un futuro se extienda a más escuelas a su alrededor.
1.7 RESTRICCIONES Y /O LIMITACIONES:
Hemos encontrados algunas restricciones a la hora de elaborar este proyecto de las cuales podemos mencionar los siguientes.
- La distancia que tenemos desde nuestro centro de estudios al lugar donde desarrollamos nuestro sistema.
- El poco conocimiento que teníamos acerca de la institución a la que ayudaríamos a mejorar.
1.8 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:
A través de los años el mundo a dado grandes cambios en lo que respecta al campo tecnológico y cultural.
Diariamente apreciamos como la labor manual es remplazada por las computadoras, haciendo que todo el trabajo que realizaban varias personas hoy solo es aplicada por medio de una sola y la ayuda de la informática. Muchas instituciones se mantienen siempre a la vanguardia de la tecnología, pero siempre nos encontramos con algunas que no lo están o que están en proceso. Es por eso que nosotros los estudiantes de Ing. en sistemas hemos puesto a cabo nuestros conocimientos para mejorar su forma de trabajo.
1.8.1 IMPORTANCIA:
Consideramos que un sistema aplicado a la rama de la educación es de vital interés importancia ya que con la ayuda del mismo, aquellos que utilicen dicha herramienta se verán favorecidos con su aplicación.
La elaboración de un sistema computarizado que lleve el control de todas las calificaciones y a la vez los datos de los estudiantes le ayudará a la institución sacar los promedios más rápido y mejorará la forma de trabajar en dicha escuela.
1.8.2 APORTES:
A través de la aplicación de este sistema podrá aportar diferente beneficios para la institución a la cual va destinado su funcionamiento y aplicación.
Entre algunos de los aportes que podremos mencionar tenemos los siguientes.
- Facilidad en el momento de calcular las calificaciones finales de los mismos.
- Seguridad en el manejo de archivo, ya que cada archivo tendrá sus apropiadas y correctas copias de seguridad.
- Automatización y modernización de la institución por medio de la información digitalizada o computarizada.
- Aminorar la cantidad de fallas dentro de la escuela debido a su menor complejidad.
Capitulo 2: Aspectos metodológicos
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
Las calificaciones de los estudiantes siempre se ha manejado de una manera manual, y siempre ha sido el maestro quien lleva la labor de desempeñar dicho trabajo, pero nunca se ha llevado un control trabajado de una manera automatizada y computarizada y creímos que lo más probable era la aplicación de una correcta base de datos y un sistema con un buen estructurado diseño para que a la hora de calcular los promedios finales todo quede lo mayormente ordenado posible y poder tener presente que se puede acceder de una manera libre a estos tipos de datos que muchas veces pensamos que no nos son de utilidad en el momento pero que con el pasar de tiempo siempre resulta importante guardar o archivar de una manera sencilla y sin que nos tome mucho espacio o nos cueste en equipo de oficina.
Una de las problemáticas a las que se enfrentan muchas veces son a los reclamos de notas debido a los errores que cometen los educadores al momento de calcular los promedios finales.
2.2 FORMULACIÓN DE SUPUESTOS:
Con la utilización de un sistema informático que será diseñado con herramientas fáciles de aplicar y manipular, creemos que se podrá facilitar a la directiva de la Escuela de Rincón Hondo una manera más correcta de desarrollar sus informes sin tener que preocuparse por hacer cálculos o tener la información a la disposición en papel, sino de un manera más sencilla y eficaz hablando en términos informáticos.
Además de tener un acceso a las calificaciones de los estudiantes e informes estudiantiles con datos completos acerca de los mismos como lo son sus nombre completos, edades, dirección, grado que cursan, entre otros. Consideramos que a través de dicho sistema informático podamos dar soluciones prontas y efectivas a esta institución.
2.3 INSTRUMENTACIÓN:
Aplicaremos un número considerable de vías a desarrollar para la elaboración de nuestro sistema informático, vías como lo serán las encuestas, entrevistas y una serie de recopilación de datos necesarios para poder culminar nuestra investigación y cumplir con la meta que nos hemos propuesto, que no es más que encontrar una solución correcta y concreta aplicando un control adecuado de los datos en la institución.
2.3.1 ENCUESTAS:
Decidimos realizar una sola encuesta de la cual podremos sacar conclusiones especificas, para evaluar el desarrollo de un sistema aplicable para calcular la calificación final.
Hemos diseñado un modelo de encuestas que por medio de la misma conoceremos la opinión y comprobaremos en gran parte la efectividad de este proyecto a aplicar.
2.3.1.1 POBLACIÓN:
La población para nuestras encuestas están establecidas en un número de 5 encuestas y las mismas están dirigidas a los docentes de la escuela de Rincón Hondo.
Nos enfocamos a los docentes ya que solo ellos pueden darnos una opinión más correcta con lo que respecta a la utilización de un equipo informático con el que se pueda contar para la automatización adecuada y estables de archivos estudiantiles.
2.3.1.2 MUESTRA:
Hemos decidido que la muestra será efectuada con respecto a los docentes que laboren dentro de la institución, pensamos que un numero de 5 encuestados será más que suficiente para efectuar nuestras investigaciones y por ser 5 docentes exactamente los que allí laboran no tendremos que utilizar una formula estadística para observar los resultados.
2.3.1.3 TIPOS DE MUESTREO:
Nuestro tipo de muestra ha sido escogida de acuerdo a nuestras prioridades dentro del proyecto a realizar, por lo tanto hemos decidido que nuestro tipo de muestreo será realizada al azar dentro de la población de profesores o maestros de la institución donde efectuaremos la implementación del sistema informático.
2.3.2 ENTREVISTA:
Hemos diseñado una sola entrevista que será dirigida a la Lic. Aida Peña (directora de la institución) debido a la cantidad de años que ha efectuado funciones dentro de la misma y por ser la persona más apta para poder explicarnos un poco más de las necesidades que se presentan dentro de la institución.
2.3.2.1 SELECCIÓN DE LOS ELEMENTOS MUESTRALES:
Solo entrevistaremos a la directora de la institución y los aspectos que tomaremos en cuenta en el momento de efectuar y llevar a cabo dicha entrevista serán los siguientes.
- La opinión de la directora acerca de los métodos actuales para la preservación de datos que se aplican dentro de la institución hoy día.
- Su disposición a analizar una propuesta acerca o para el mejoramiento del sistema de calcular promedios finales.
- Su opinión acerca de la importancia del uso de las computadoras y su aplicación dentro de las instituciones gubernamentales (ya sea educativas o no) en una manera generalizada.
- Su opinión sobre la influencia de las computadoras en el estilo de vida actual dentro de la que podría destacar la evolución tecnológica del ser humano.
- Sugerencias que la directora pueda tener sobre la creación del sistema a implementar y diseñar.
2.3.2.2 PROCEDIMIENTOS PARA SU REALIZACIÓN:
La entrevista será efectuada con preguntas que nos permitan tener un perfil de las opiniones de la directora sobre los métodos actuales que se aplican dentro de la institución para la planeación de datos y archivos que sean de vital importancia, los resultados que se observan por estos métodos, si está en contra o a favor de la aplicación de un sistema totalmente computarizado y a los cambios que se han venido dando con los grandes avances tecnológicos.
Para la realización de la entrevista no hubo contratiempos ni dificultades. Nos pusimos en contacto con la Lic. Aida Peña para la realización de la entrevista que sería efectuada en su residencia y luego nos pusimos de acuerdo para una posible visita a la institución donde la Profesora imparte sus clases.
2.3.3. OBSERVACIÓN:
Algunas de las observaciones que queremos destacar (quizás la de mayor interés) de este plantel educativo es que no cuenta con computadoras para la aplicación de clases para los estudiantes y que solo en la dirección de la misma pudimos percatarnos que si se tiene una, pero solo para la aplicación de informes textuales e impresos en papel y que no se cuenta con un sistema o control real de archivo o datos computarizados y que todos los archivos se llevan de una manera tradicional.
2.4.2 JUSTIFICACION:
A través de los años el mundo a dado grandes cambios en lo que respecta al campo tecnológico y cultural.
Diariamente apreciamos como la manufacturación es remplazada por las computadoras haciendo que todo el trabajo que realizaban varias personas hoy solo es aplicada por medio de una sola y la ayuda de la informática.
Hay tomar en cuenta que la tecnología esta tomando parte muy significativa de la educación y de otras ciencias, modificando y aportando a la calidad de vida de cada individuo.
Basándonos en que las computadoras forman parte en le presente de la vida cotidiana de cada persona, nosotros como futuros profesionales en el campo de la informática y computación nos hemos propuesto a diseñar un sistema informático estructurado de una manera sólida para llevar a cabo algunas funciones que se nos han establecido dentro de nuestros planes de elaboración de dicho software que será aplicado de una manera correcta para la escuela de Rincón Hondo.
3.1.1 ANALISIS DE LAS ENCUESTAS:
En esta sección del trabajo escrito describiremos las encuestas que aplicamos a los docentes de la escuela, y la opinión de estos acerca de la implantación de un sistema de control totalmente computarizado donde se puede tener toda una gama de registros estudiantiles disponibles con las que se pueda contar a diario por medio de las computadoras y además sus opiniones acerca de la importancia del uso y la aplicación de las computadoras en la educación de los estudiantes de todos los niveles académicos actualmente en nuestro país.
3.1.1.2 TABULACIÓN POR PREGUNTA Y OPCIÓN Y PORCENTAJE (%) POR OPCIÓN.
CUADRO #1
APLICACIÓN DE ESTE SISTEMA INFORMATICO
- ¿ Piensa usted que se debería implantar sistemas informáticos en el plantel para calcular promedios finales de los estudiantes?
Respuesta | Cantidad | Porcentaje(%) |
SI | 4 | 80% |
NO | 1 | 20% |
Totales | 5 | 100% |
Fuente: Bravo, José; De los Santos, Cecilio
Análisis:
Esta pregunta fue hecha con el objetivo de saber su opinión acerca del sistema automatizado para calcular promedios debido a que muchos educadores todavía no confían en estos sistemas.
CUADRO #2
IMPORTANCIA DE LAS COMPUTADORAS HOY DIA
2.¿ Considera importante el uso de las computadoras hoy día?
Respuesta | Cantidad | Porcentaje(%) |
SI | 5 | 100% |
NO | 0 | 0% |
Totales | 5 | 100% |
Fuente: Bravo, José; De los Santos, Cecilio
Análisis:
El 100% de los encuestados respondieron que si porque consideran que las computadoras se han convertido hoy en día en la mejor herramienta para elaborar cualquier trabajo.
CUADRO #3
IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE CALIFICACIONES EN LA ESCUELA
3.¿ Como docente considera que es importante el uso de un sistema de cálculos de promedios finales de los estudiantes en la escuela?
Respuesta | Cantidad | Porcentaje(%) |
SI | 4 | 80% |
NO | 1 | 20% |
Totales | 5 | 100% |
Fuente: Bravo, José; De los Santos, Cecilio
Análisis:
El mayoría de los docentes contesto que si era muy importante porque les costaba menos trabajo hacer todos esos cálculos y solamente una persona contesto que pensaba que no era tan primordial ese sistema.
CUADRO #4
EL SISTEMA DE CALIFICACION COMO MEJORA DE NUESTRAS LABORES
4.¿ Cree que este sistema nos podría ayudar en nuestras labores?
Respuesta | Cantidad | Porcentaje(%) |
SI | 5 | 100% |
NO | 0 | 0% |
Totales | 5 | 100% |
Fuente: Bravo, José; De los Santos, Cecilio
Análisis:
La respuesta que nos dieron los docentes de la escuela fue totalmente aprobatoria para la elaboración de este proyecto.
CUADRO #5
USO DE LAS COMPUTADORAS PARA LA CLASIFICACION DE ARCHIVOS
5.¿ Considera usted que se debería utilizar estos tipos de sistemas para evitar las demoras y las constantes fallas que se cometen?
Respuesta | Cantidad | Porcentaje(%) |
SI | 5 | 100% |
NO | 0 | 0% |
Totales | 5 | 100% |
Fuente: Bravo, José; De los Santos, Cecilio
Análisis:
Los docentes de esta escuela contestaron que si lo estaría porque le ahorraría tiempo ya que seria más fácil de utilizar y más seguro.
CUADRO #6
IMPLEMENTACION DE ESTE SISTEMA DE CALIFICACIONES
- ¿ Está usted de acuerdo implementar este sistema en la escuela?
Respuesta | Cantidad | Porcentaje(%) |
SI | 5 | 100% |
NO | 0 | 0% |
Totales | 5 | 100% |
Fuente: Bravo, José; De los Santos, Cecilio
Análisis:
Todos los docentes que laboran en la escuela de Rincón Hondo estuvieron de acuerdo en la implantación de este sistema ya que le dará una mejor imagen a la escuela y les ayudaría a conocer un poco más, acerca de cómo laboran con la ayuda de las computadoras.
3.1.2 ANALISIS DE LA ENTREVISTA:
En esta sección del capitulo 3 expondremos la entrevista que realizamos a la directora de la escuela de Rincón Hondo, la Lic. Aida Peña y analizaremos su opinión con respecto al tema de la aplicación del sistema informático que beneficie en gran escala no solo a esta institución sino que también al resto de las instituciones que necesiten una automatización y soporte al tema modernismo.
Trataremos de enfocarnos a una entrevista con preguntas que puedan darnos respuestas que beneficien de una manera constructiva nuestro proyecto a aplicar y una visión de desarrollo que facilite un paquete de ventajas para la puesta en marcha de nuestro cometido que no es más que la meta de diseñar, estructurar y desarrollar un sistema que este al servicio de dicha entidad.
3.1.2.1 MUESTRA DE LA ENTREVISTA APLICADA A LA DIRECTORA DE LA INSTITUCION:
- ¿ La escuela cuenta con un equipo de computo que lleve la organización correcta del cálculo de promedios finales de la misma?
- ¿ Que opina usted de los métodos actuales para el caculo y almacenamiento de los promedios finales que se utilizan en la escuela?
- ¿ Estaría dispuesta a estudiar y analizar una propuesta para el mejoramiento de los métodos de cálculos de promedios finales si esto consistiese en un estilo automatizado y modernizado?
- ¿ Que clase de sistema informático le gustaría que se le brindara?
- ¿ Podría darnos su opinión con respecto a las ventajas que nuestro sistema propuesto le podría dar a la escuela?
- ¿ Como ve usted a los maestros en cuanto a lo que se piensa implementar en la escuela?
3.1.2.1 ANALISIS DE LA ENTREVISTA A LA DIRECTORA AIDA PEÑA DE LA INSTITUCION.
Pregunta #1:
1. ¿ La escuela cuenta con un equipo de computo que lleve la organización correcta del cálculo de promedios finales de la misma?
Respuesta:
En estos momentos no, solamente contamos con dos computadoras, que se utilizan para implantarles clases de tecnología a los estudiantes.
Análisis:
Esta pregunta estuvo hecha para saber si podíamos implementar este sistema en la escuela.
Pregunta #2:
2. ¿ Que opina usted de los métodos actuales para el caculo y almacenamiento de los promedios finales que se utilizan en la escuela?
Respuesta:
Que se necesita mucho tiempo para obtener los promedios finales y una gran concentración ya que es un asunto muy delicado.
Análisis:
Quisimos darnos cuenta de los problemas a los que se enfrentan todos los maestros de esta escuela.
Pregunta #3:
3. ¿ Estaría dispuesta a estudiar y analizar una propuesta para el mejoramiento de los métodos de cálculos de promedios finales si esto consistiese en un estilo automatizado y modernizado?
Respuesta:
Si, estaría dispuesta a acatar cualquiera disposición que haga más eficiente nuestra labor de docente.
Análisis:
Con la elaboración de esta pregunta nos quisimos dar cuenta si la directora del plantel, estaba de acuerdo con la implementación de este sistema.
Pregunta #4:
4. ¿ Que clase de sistema informático le gustaría que se le brindara?
Respuesta:
Estaba pensando en un programa que pudiera llevar todo el control de inventario y de gastos que tiene la escuela, para no tener algunos problemas en el archivo de los mismos.
Análisis:
En esta pregunta queríamos saber con que clase de programa le gustaría contar la directora del plantel, ya que de hay podríamos sacar una información de mas o menos lo que ella quiere.
Pregunta #5:
5. ¿ Podría darnos su opinión con respecto a las ventajas que nuestro sistema propuesto le podría dar a la escuela?
Respuesta:
El sistema que me ha propuesto creo que nos ayudaría en gran manera, porque nos haría nuestra labor más eficiente y más rápida y no tendríamos que pasar tantos días en el proceso de los cálculos finales.
Análisis:
Con la elaboración de esta pregunta querríamos saber si el sistema propuesto era considerado como una ventaja para la escuela y si realmente era necesario.
Pregunta #6
6. ¿ Como ve usted a los maestros en cuanto a lo que se piensa implementar en la escuela?
Respuesta:
La educación en cuanto a la informática se refiere en los maestros no esta muy avanzada, pero creo que con asistencia a un pequeño seminario podría aprender lo suficiente para poder adaptarse al nuevo sistema.
Análisis:
La pregunta fue hecha para saber si los maestros estaban capacitados para manejar el programa, para saber si había que darle algún tipo de capacitación para un buen dominio del programa.
3.1.3 ANALISIS DE LAS OBSERVACIONES:
- La institución no cuenta con herramientas informáticas, solamente con lasa primordiales para impartir clases.
- Los recursos económicos de la institución son escasos y solo cuenta con el apoyo de los padres de familia al igual que el equipo completo de docentes, entre ellos la directora que también imparte clases dentro de la misma.
- La institución cuenta con una sol escuela primaria y jardín de Infancia, en la cual en la escuela primaria hay una taza de 30 estudiantes inscritos aproximadamente y dentro de todo el plantel pudimos percatarnos de que solo cuenta con dos computadoras, las cuales están destinadas a las clases de los estudiantes.
- La partida que el ministerio de educación otorga es muy escasa para los gastos de la escuela y la misma cuenta con un estrecho margen de inversiones (por no contar con recursos necesarios).
- en un futuro ( quizás en un periodo de 1 año) la escuela contará con un equipo de computadoras para la implementación de clases para sus estudiantes y no han ofrecido a nosotros los estudiantes de Ing. en Sistemas de la Universidad Latina la oportunidad de ejercer nuestro trabajo comunal Universitario (CTU.)
Capitulo 4: Análisis de sistema actual
4.1.2 IDENTIFICACION DE LA COMUNIDAD DE USUARIOS:
La encargada de llevar todo el control de notas de los estudiantes es la directora del plantel, y toda esa información es suministrada por todos los educadores que allí laboran
4.1.3.1 FUNCIONES:
La escuela de Rincón Hondo cuenta con muchas funciones de las cuales podemos mencionar las siguientes:
- Tratar de dar la mejor educación posibles a los estudiantes que diariamente llegan a estudiar.
- Poder brindarle un buen trabajo a los padres de familia cuando llegan a retirar sus boletines.
- Implantar la mejor educación posible para que en los años futuros hallan más estudiantes en el plantel.
4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD.):
Nuestro proyecto hemos querido detallarlo lo más impecable posible, otorgando a las partes involucradas exactamente lo que deseamos "Una herramienta para mejorar la función de la escuela".
Sabemos que lo que hoy es tecnología y avance, mañana será atraso, pero si no proponemos a hacer mejoras diarias, conservaremos el desarrollo y estaremos a la vanguardia de la tecnología.
A través de la siguiente paginas presentaremos los distintos diagramas de flujo de datos, los cuales haremos más fácil su entendimiento y poder explicar más claramente para darnos una idea de cómo trabajará nuestro proyecto a la hora de su uso y de su ejecución.
5.3.2 COSTOS DE SOFTWARE:
En nuestro proyecto aplicaremos un programa que pueda calcular todas las calificaciones de los estudiantes.
El programa no requiere de requisitos, así que estimamos que solo se necesita invertir en la adquisición del mismo, alrededor de B/80.00.
Por otra parte queremos recordar que nuestro trabajo será donado a la escuela de Rincón Hondo.
5.3.3 OTROS COSTOS:
Pensamos muy concretamente que uno de los pocos gastos que se dará a la hora de la fabricación del software y la instalación del sistema se encontrará en el cableado que se necesitará para implantar una red.
Otros de los gastos que podemos tener, puede presentarse en el momentote equipar las maquinas con algunos suplementos o accesorios que por uno u otro motivo tengamos que recurrir a instalar o agregar.
A continuación presentaremos como está estructurado nuestro sistema, que no es más que una base de datos con algunas seguridades.
6.1.1 DISEÑO DE PANTALLA DE PRESENTACION:
- DISEÑO DE PANTALLA DE CAPTURAS:
- DISEÑO DE PANTALLA DE CONSULTA:
6.2 PROGRAMACIÓN:
Esta programación fue hecha con el fin de poder ayudar a las escuelas pequeñas con su labor de calcular los promedios finales de los estudiantes.
La programación fue hecha de una manera en que se pueda calcular promedios finales y guardar los datos de los estudiantes al igual que sus calificaciones.
6.2.1. CÓDIGO FUENTE:
El código fuente se dividirá en las siguientes partes:
‘ Cálculos Matemáticos.
Dim D As Double
Dim F As Double
Dim u As Double
Dim x As Double
Dim s As Double
Dim C As Double
Dim L As Single
Dim r As Single
Dim q As Double
Dim w As Double
Dim E As Double
Dim t As Double
Dim y As Double
u = aa.Text
x = bb.Text
s = cc.Text
C = dd.Text
D = u + x + s + C
F = D / 4
ee.Text = F
u = 0
x = 0
s = 0
C = 0
D = 0
F = 0
‘ Código de nuevos registros:
BASEDATOS
base.Errors.Clear
'On Error GoTo Error
base.Execute "INSERT INTO DATOS_PERSONALES" & "(cedula,apellido,nombre,sexo,edad,telefono,grado) VALUES " & " ('" & cedula & " ','" & apellido & " ','" & nombre & " ','" & sexo & " ','" & edad & " ','" & telefono & " ','" & grado & " ') ; "
BASEDATOS
base.Errors.Clear
base.Execute "INSERT INTO Tabla1" & "(aa,bb,cc,dd,ee,ff,gg,hh,ii,jj,kk,ll,mm,nn,ññ,oo,pp,qq,rr,ss,tt,uu,vv,ww,xx,yy,zz,aaa,bbb,ccc,ddd,eee,fff,ggg,hhh,iii,jjj,kkk,lll,mmm,nnn,ñññ,ooo,ppp,qqq,rrr,ced) VALUES " & " ('" & aa & " ','" & bb & " ','" & cc & " ','" & dd & " ','" & ee & " ','" & ff & " ','" & gg & " ','" & hh & " ','" & ii & " ','" & jj & " ','" & kk & " ','" & ll & " ','" & mm & " ','" & nn & " ','" & ññ & " ','" & oo & " ','" & pp & " ','" & qq & " ','" & rr & " ','" & ss & " ','" & tt & " ','" & uu & " ','" & vv & " ','" & ww & " ','" & xx & " ','" & yy & " ','" & zz & " ','" & aaa & " ','" & bbb & " ','" & ccc & " ','" & ddd & " ','" & eee & "','" & fff & " ','" & ggg & " ','" & hhh & " ','" & iii & " ','" & jjj & "','" & kkk & " ','" & lll & " ','" & mmm & " ','" & nnn & " ','" & ñññ & " ','" & ooo & " ','" & ppp & " ','" & qqq & " ','" & rrr & " ','" & ced & "') ; "
MsgBox "El Registro a sido grabado con exito", vbInformation
cedula = ""
apellido = ""
nombre = ""
sexo = ""
edad = ""
telefono = ""
grado = ""
aa = ""
bb = ""
cc = ""
dd = ""
ee = ""
ff = ""
gg = ""
hh = ""
ii = ""
jj = ""
kk = ""
ll = ""
mm = ""
nn = ""
ññ = ""
oo = ""
pp = ""
qq = ""
rr = ""
ss = ""
tt = ""
uu = ""
vv = ""
ww = ""
xx = ""
yy = ""
zz = ""
aaa = ""
bbb = ""
ccc = ""
ddd = ""
eee = ""
fff = ""
ggg = ""
hhh = ""
iii = ""
jjj = ""
kkk = ""
lll = ""
mmm = ""
nnn = ""
ñññ = ""
ooo = ""
ppp = ""
qqq = ""
rrr = ""
Código de búsqueda:
Dim r As ADODB.Recordset
Dim I As Integer
Dim y As Integer
Set r = New ADODB.Recordset
BASEDATOS
r.Open "DATOS_PERSONALES", base, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdTable
For I = 1 To r.RecordCount
If Combo1 = r!cedula Then
apellido.Text = r!apellido
nombre.Text = r!nombre
sexo.Text = r!sexo
edad.Text = r!edad
telefono.Text = r!telefono
grado.Text = r!grado
End If
r.MoveNext
Next
r.Close
ced = Combo1
6.3. DOCUMENTACIÓN:
El plantel donde llevaremos a cabo nuestro proyecto, se ha basado en los sistemas de documentación establecidos de una manera manual, en donde se aplican tanto el control de matriculas totales anuales, el control individual de los promedios y calificaciones de cada estudiante, efectuado por el docente encargado y la manufacturación de las partidas que corresponde a dicho plantel (escuela de Rincón Hondo.) Queremos indicar que el sistema que aplicaremos está dirigido esencialmente al control de calificaciones, promedios y matricula, aunque no sabemos a ciencia cierta si en un futuro se a corto o a largo plazo dicho sistema sufra alguna modificación de índole administrativa ( partida.)
Queremos señalar que nuestro software (sistema de control de matriculas y calificaciones) permitirá facilitar la documentación de cada estudiante de una manera individual y permitirá al usuario el uso y acceso inmediato de dicha información de una manera sencilla y eficaz.
Nosotros como estudiantes de sistemas computacionales hemos tratado de estructurar, diseñar y programar un software que permita al usuario la utilización del mismo lo más fácil posible, evitándole procesar toda esta información de una manera manual y a la ves modernizando y automatizando dicha escuela.
- MANUAL DE USUARIO:
Este manual está hecho para que los usuarios puedan comprender fácilmente el manejo de este sistema.
¿ COMO ACCESAR AL PROGRAMA?
Lo primero que se debe hacer es dar un click en la carpeta del programa que se encontrará con un acceso directo en el panel de escritorio.
AYUDA DE LA PANTALLA DE SEGURIDAD:
Una vez que el usuario halla encontrado y clickeado sobre el icono de acceso directo del programa de control de calificaciones y matrículas accesará a una pantalla que le pedirá su nombre de usuario y su contraseña respectiva, esta pantalla fue diseñada para tener un control mas que nada de tipo de seguridad para que sólo personal autorizado tenga libre acceso a todos los datos generados, organizados y almacenados en las bases de datos del sistema.
AYUDA DE LA PANTALLA DE MENÚ PRINCIPAL:
Una vez que el usuario halla almacenado su nombre de usuario y su contraseña tentar libre acceso a los documentos y a la información que se encuentre alojada en la nace de datos del programa.
El usuario podrá hacer modificaciones, búsqueda de archivos y creación de nuevos informes que le facilitara la ejecución del sistema.
Se le ejecutara una pantalla de menú con el contenido de las distintas herramientas que el sistema le ofrecerá.
AYUDA DE LA PANTALLA DE BUSQUEDA DE INFORMES:
La primera opción luego de el acceso al menó principal es la opción de Archivos desde la cual podrá abrir automáticamente una pantalla de búsqueda que esta controlada por un combo con el contenido de todas las cédulas que contenga la base de datos.
OPCION COMBO EN LA PANTALLA DE BUSQUEDA DE INFORMES:
La opción de combo fue estructurada de ésta forma para que el usuario pudiese escoger libremente la cédula del estudiante sin necesidad de memorizarla, así aparecerá un listado de las mismas.
AYUDA DE LA PANTALLA DE CREACION DE NUEVOS INFORMES:
La opción de Creación de nuevo informe es la segunda pantalla que se encontrara en la opción de de menú que se encuentra en el árbol de Actualización de Informes.
Como su nombre lo indica, la opción de creación "Creará un Nuevo Informe" que será Almacenado dentro de la base de datos del sistema y que podrá ser (una vez introducida) facilitada para todo aquel usuario que en un futuro necesite de acceder a dicho registro.
BOTÓN DE CALCULAR EN LA PANTALLA DE CREACION DE NUEVO INFORME:
El usuario enriquecerá ésta pantalla con los datos personales del nuevo estudiante de una manera fácil y sencilla y a la vez podrá calcular las calificaciones del mismo con el botón de CALCULAR.
AYUDA DE LA PANTALLA DE EDITAR Y ACTUALIZAR INFORMES:
Esta pantalla fue estructurada para que el usuario pueda en un futuro hacer modificaciones en los informes estudiantiles.
Esta pantalla es de gran manera muy parecida a la pantalla de búsqueda ya que contiene la opción de COMBO el cual le permitirá al usuario buscar y acceder al informe que este necesite sin necesidad de memorizar dicha cédula, generando una búsqueda inmediata del informe que desea modificar y actualizar.
¿QUE TIPO DE MODIFICACIONES?
Si el estudiante ha cambiado cualquiera de los datos personales como por ejemplo la edad, el usuario podrá hacer esta modificación y si sólo se tienen las calificaciones de uno o dos bimestres el usuario podrá incorporar las notas de los bimestres que falten en el momento que lo requiera o que así lo precise.
¿COMO HACER UNA ACTUALIZACION DE REGISTROS?
El primer paso que el usuario debe dar para la actualización de registros es rellenar los espacios donde éste crea que será necesario hacer modificaciones o actualizaciones. Ya sea el nombre. Apellido, edad, numero telefónico, grado que cursa ó las calificaciones que el estudiante tenga.
¿QUE BOTONES OPRIMIR?
Si el usuario desea hacer un arreglo de calificaciones o incorporar una nota que en realidad era la correcta, lo más sencillo es acceder a la pantalla de actualización y remplazar la nota que desee y luego de este paso oprimir el botón de CALCULAR, que ejecutará de manera breve el nuevo resultado.
ULTIMO PASO PARA LA ACTUALIZACION:
Una vez realizado el reemplazo de datos, el ultimo paso que el usuario debe seguir es el de almacenar los datos para que estos se registren en la base de datos oprimiendo el botón de EDITAR que sirve para guardar todos los anteriores pasos de la actualización.
AYUDA DE LA PANTALLA DE ELIMINACION:
Esta sección de la ayuda está especialmente diseñada para la limpieza de todos los datos que el usuario no necesite y que crea conveniente eliminar para aligerar la carga de datos de la base de datos.
¿COMO ELIMINAR UN INFORME?
El prime paso a seguir para la eliminación de informes es escoger la "CEDULA" del estudiante que desea eliminar del los registros de la base de datos.
En el espacio de la "CEDULA" se deberá colocar la cédula del estudiante que desee eliminar y luego oprimir en el siguiente renglón "APELLIDO" la tecla de "ENTER O ENTRADA" para que el formulario de eliminación se rellene con todos los datos que contenga el registro que ha de buscar. Esta opción funciona de manera muy similar a la búsqueda con excepción de que en el espacio del campo o "RENGLON" "CEDULA" NO CONTIENE UN COMBO que suministre una lista finita de cédulas, debido a la precaución de que el usuario pudiese equivocarse de cédula y "ELIMINAR" DE MANERA ACCIDENTAL UN REGISTRO.
Una vez que el archivo haya sido escogido los campos del informe se rellenaran con la información que será eliminada.
¿QUE BOTON OPRIMIR PARA REALIZAR LA ELIMINACION?
Una vez seguidos todos los pasos indicados en la sección de eliminación el usuario podrá eliminar de la manera más sencilla la información que desee sin preocuparse por equivocarse de informe.
Deberá oprimir el botón de "ELIMINAR" para que éste proceso sea efectuado.
Una vez eliminado el informe, el usuario no podrá acceder nuevamente al mismo debido a que será extraído de la base de datos y no podrá ser invertido el proceso.
6.3.2. MANUAL DE PROGRAMACIÓN:
Por medio de este esquema podremos saber los diversos criterios que debemos tener en cuenta al momento de seleccionar un software:
En este esquema representamos lo dos software elementales que necesitaremos para nuestro sistema. Uno será el sistema operativo, que será la base para nuestro sistema de control el cual hemos preferido que sea el Windows 98, ya que ofrece solidez y rentabilidad a parte de ser un sistema comprensible para el usuario.
El otro software que hemos representado es el de soporte el cual consta con un recurso de suma importancia como lo es el Microsoft Access (software soporte para nuestra base de datos.)
También tenemos que mencionar que dentro de dicho parámetro aplicaremos nuestro software de control de calificaciones
Sabemos que al momento de ofrecer nuestro software tenemos que ser muy minuciosos en relación al soporte que ofreceremos y el mismo debe otorgar los siguientes beneficios y características:
SERVICIOS Y ATENCIÓN
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prestigio:
Nuestro software contará con un manual de ayuda para los usuarios que lo utilicen, y nosotros como fabricantes nos encargaremos de dar un servicio de capacitacion en el manejo del mismo.
Soporte:
Ofreceremos tiempo de atención ya sea por vía telefónica o personalmente en el momento que el usuario lo requiera o necesite.
Ayuda:
Facilitaremos la comunicación rápida e inmediata y documentación de fácil uso para quienes manipulen el software.
6.4. IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN:
Uno de los factores más preocupantes e importantes los encontramos en el instante de invertir en los costos para la adquisición de equipo de software y tener en cuenta el entrenamiento que se debe tener para el manejo del mismo, se toman a consideración los siguientes puntos.
Costos:
Se aplicarán en el momento de dar entrenamiento al nuevo personal y cada vez que el sistema requiera de mantenimiento dado por nuestros servicios.
SELECCIÓN DE HARDWARE.
Son muchos los puntos que debemos tener en consideración y en cuenta al momento de escoger y seleccionar el equipo que escojamos. La parte más delicada (creemos) en la administración del sistema de computo es quizás la adquisición del equipo palpable ( piezas, monitores, teclados, y todo lo respecta a la parte física), proveedor(es) y los precios en la que adquirimos todo lo mencionado.
A continuación mostraremos los puntos que consideramos más importantes en la selección de equipo, proveedores y precios.
ADQUICICIÓN Y SELECCIÓN DE HARDWARE.
CARACTERISTICAS DEL PROVEEDOR Y PRECIOS.
ADQUISICIÓN DE SOFTWARE Y HARDWARE.
Sistemas Operativos: Programa que controla los programas operativos.
Paquete de Usuario Final: El usuario elabora sus procesos(base de datos).
Paquetes de Sistemas Aplicados: Programa que solo el usuario usa pero no domina, como por ejemplo programas de inventario.
Software Autorizado: Son los programas ya mencionados.
6.4.1. INTRODUCCIÓN:
Nos hemos referido a la parte a la implementación y a la evaluación con un punto vital dentro de este proyecto, ya que no solamente debemos tomar en cuenta nuestro sistema de control sino también al equipo en general en que nuestro sistema será utilizado, los proveedores y los precios que son de suma importancia para la adquisición de la parte hardware. Hay que destacar que una parte esencial del sistema será la aplicación de otros software como lo será el sistema operativo y demás.
6.4.2. PERSONAL QUE PARTICIPA:
El personal que participa dentro de la organización de este proyecto estará dentro de los parámetros del plantel:
a. La directiva
b. Personal docente (5)
c. Realizadores del software.
Estas serán las responsables del uso , mantenimiento y manejo de una forma parcial o completa del sistema, teniendo en cuenta que los realizadores del software serán los encargados de las modificaciones, manejo del equipo (mantenimiento completo) y solución de problemas en el momento que estos se presenten.)
Durante el diseño del software aplicamos rigurosos controles de prueba para encontrar fallas en el mismo y así evitar en el momento de su aplicación halla un conflicto en la introducción de los datos que serán procesados y automatizados.
Consideramos un periodo no mayor de 6 meses en el cual será aplicado nuestro software dentro del plantel.
6.5 USO Y MANTENIMIENTO:
Aclararemos que dentro del uso del sistema solo estarán autorizados el personal docente y directivo, pero cabe destacar que solo estos serán capacitados explícitamente para dicho fin (uso.) Los realizadores del software serán enteramente responsables del mantenimiento completo del sistema señalado dentro de este proyecto.
6.5.1 INTRODUCCIÓN:
La calidad en el desarrollo y mantenimiento del software se ha convertido hoy día en uno de los principales objetivos de nuestro sistema.
A mayor calidad de mantenimiento, menor será las posibilidades de errores dentro del mimo, que es precisamente lo que nosotros esperamos de nuestro software y para eso hemos diseñado un esquema de nuestro contrato ofrecido al plantel en el cual expondremos puntos de suma importancia como lo serán soporte de emergencia, comunicación por vía telefónica, control de depuración de errores y posibles modificaciones que se requieran para el mejoramiento del la automatización de la información.
6.5.2 PERSONAL QUE PARTICIPA:
El personal que participa enteramente dentro del mantenimiento seremos nosotros quienes hemos diseñado y quienes instalaremos el software para beneficio enteramente de la institución.
Es muy importante indicar que el personal docente y directivo será capacitado para el funcionamiento del sistema y en algunos aspectos para el mantenimiento parcial y no total del mismo, y es por esto que proveeremos un contrato para la solución de problemas quizás repentinos que el software pueda generar en un momento no determinado.
6.5.3 CONTRATO DE MANTENIMIENTO:
Por medio del presente contrato escrito los Srs.de la Escuela primaria de Rincón Hondo de Pesé bajo la autoridad máxima de la Licda. Peña, Aida con número de identidad personal 6-48-430 han solicitado los servios de mantenimiento por un periodo definido no menor de 12 meses por un monto de B/. 1800.00, en la cual los ciudadanos: Bravo, José con número de identidad personal 6-708-601 y De Los Santos, Cecilio con número de identidad personal 8-702-2072 ambos de nacionalidad panameña se hacen responsables de cubrir los siguientes puntos por motivo de servicios prestados:
Servicio de emergencia de mantenimiento (B/ 30.00 ocacional).
Solicitud de funciones especiales (B/ 50.00 mensuales).
Mejoramiento del sistema (B/ 50.00 mensuales).
- Detección de fallas (B/ 50.00 mensuales).
IMPORTANTE:
La parte contratista y la parte contratada pueden hacer mejoras o adecuaciones a este contrato siempre y cuando ambas partes sean beneficiadas y representadas legalmente.
Los Srs. Bravo, José y De Los Santos, Cecilio se reservan todos los derechos de reproducción y fabricación sobre la duplicación de dicho software. Toda persona que no esté autorizada legalmente para la reproducción total o parcial del mismo será sancionada con una multa por delito de piratería y copia ilegal de éste producto.
Cláusulas del contrato:
1. Servicio de emergencia de mantenimiento:
El servicio de emergencia será dado de manera telefónica y repentina, dependiendo de la urgencia que se sucite en un momento no esperado. En caso que el problema sea de carácter complejo para el usuario los ciudadanos Bravo, José y De Los Santos, Cecilio estarán en el deber de apersonarse y dar la solución que en el momento se requiera.
Nota: Por cada servicio de emergencia se hará un cobro por una suma de B/. 30.00
2. Solicitud de funciones especiales:
Contempla posibilidades que el cliente tenga para adquirir de parte de la parte contratada los ciudadanos Bravo, José y De Los Santos, Cecilio funciones especiales como las siguientes contempladas en ésta lista:
- Capacitación a nuevos usuarios para el uso de nuestro sistema (solo aplicado para el beneficio de la parte contratista) .
- Soporte en copias de seguridad (solo aplicado para el beneficio de la parte contratista) .
- Instalación a nuevos hardware ( no necesariamente nuestro software y solo aplicado para el beneficio de la parte contratista) .
Nota: Este servicio será cobrado por una suma de B/. 50.00 por mes durante un periodo no menor de 12 meses o 365 días periodo que contempla 1 año.
3. Mejoramiento del sistema;
En el mejoramiento del sistema están contemplados los siguientes puntos:
- Actualización del sistema (mejoras de todo tipo con respecto al software aplicado).
- Adecuación para controles la seguridad del Sistema (Controles antivirus).
- Mejoramiento en la adecuación de nuevos usuarios (controles de entrada o contraseñas de acceso).
Nota: Este servicio será cobrado por una suma de B/. 50.00 por mes durante un periodo no menor de 12 meses o 365 días periodo que contempla 1 año.
4. Detección de fallas:
Esta parte del contrato contempla la posibilidades de evitar errores o futuras complicaciones en la funcionalidad del sistema previniendo cualquier mal funcionamiento que pueda provocar la perdida de documentos de suma importancia y en el cual se podrán mencionar los siguientes servicios:
Análisis en las bases de datos.
Análisis del sistema.
Revisión y análisis de infecciones (virus) que puedan afectar el funcionamiento del sistema.
Nota: Este servicio será cobrado por una suma de B/. 50.00 por mes durante un periodo no menor de 12 meses o 365 días periodo que contempla 1 año.
6.5.3.1 EMERGENCIAS:
Dentro de este punto contemplaremos algunas situaciones que se puedan dar de manera irregular dentro la funcionalidad del software. El servicio de emergencia será dado de manera telefónica y repentina, dependiendo de la urgencia que se sucite en un momento no esperado.
En caso que el problema sea un poco complejo para el usuario nosotros personalmente estaríamos en el deber de apersonarnos y dar la solución que en el momento se requiere, siempre y cuando éste punto esté contemplado dentro del contrato.
6.5.3.2 SOLICITUD DE FUNCIONES ESPECIALES:
La solicitud de funciones especiales contempla distintas posibilidades que el usuario tiene para adquirir de nuestra parte una ayuda que no será de vital importancia (emergencias.) Algunas funciones especiales podrían ser las siguientes:
- Capacitación a nuevos usuarios para el uso de nuestro sistema.
- Soporte en copias de seguridad.
- Instalación a nuevos hardware ( no necesariamente nuestro software.)
6.5.3.3 MEJORAMIENTO DEL SISTEMA:
El mejoramiento del sistema es uno de los puntos más importantes que se deben contemplar dentro de un contrato. En el mejoramiento del sistema están contemplados los siguientes ejemplos;
- Actualización del sistema (mejoras de todo tipo con respecto al software aplicado).
- Adecuación para controles la seguridad del Sistema (Controles antivirus).
- Mejoramiento en la adecuación de nuevos usuarios (controles de entrada o contraseñas de acceso).
- Ampliación y acoplo en la gama de instrucciones ejecutables (nuevas funciones).
- Explansión de la red donde se aplique nuestro sistema (instalación de nuestro software en otras maquinas)
6.5.3.4 DETECCIÓN DE FALLAS:
Como su nombre lo indica, esta parte del contrato contempla la posibilidades de evitar errores o futuras complicaciones en la funcionalidad del sistema, nos sirve para prevenir cualquier mal funcionamiento que pueda provocar la perdida de documentos de suma importancia y en mismo podemos mencionar algunos puntos contemplados como lo serian:
Búsqueda de desperfectos mecánicos que puedan influir en la funcionalidad del sistema.
Análisis en las bases de datos.
Análisis del programa o software.
Revisión y análisis de infecciones (virus)
RECOMENDACIONES
- Que los docentes de la escuela de Rincón Hondo aprovechen la informática para el estudio de sus estudiantes.
- Que los docentes de la escuela tengan mejor prelación académica sobre informática a través de seminarios, capacitaciones y talleres etc. Acerca de la informática para que luego puedan aplicar sus conocimientos adquiridos con los estudiantes.
- Que la directora del plantel trate de hacer más utilidades con la informática, a fin de crear un sistema organizado de las calificaciones de cada estudiante.
- Para que la implementación del sistema sea 100% efectiva, es recomendable que se maneje con gran seguridad y reducir la cantidad de personas que utilicen el sistema para que no halla confusiones.
- Que la informática sea el instrumento para conocer las referencias personales de más importantes de los estudiantes que completan a la escuela de Rincón Hondo.
Bravo P. José A.
De Los Santos E. Cecilio A.