Directrices para la Gerencia Efectiva de Proyectos en las Ciencias Agrícolas (página 2)

Palabras Claves: Dirección Integrada por Proyectos, enfoque de sistema, modelo gestión organizacional.

Guidelines in order to Project Effective Management in the Agriculture Sciences

Abstract

The main objective of the article is to identify and to systematize the main guidelines or areas of the knowledge that assure the effectiveness in the administration of agricultural projects, seen through production plans, projects of technological innovation, development programs and commercial plans. Eight of the main rules or components are explained through the management of agricultural projects with actuals examples to achieve a good understanding in the necessity and possibility of applying modern managerial technical as the Projects Integrated Management (DIP) through the use of the Computer Science's Technologies and the Communications (TICs). As conclusion we highlight the technical and operational viability to apply with holistic focus in the Cuban Agriculture, that facilitates the optimization of material and human resources, the evaluation of solutions alternatives considering the factors of risks and the analysis of financial sensibility, making emphasis in the human capital as the most important component  in the development and consolidation of the agricultural company, through the training processes, motivation and creation of values, able to reach the managerial intelligence in production units with enough capacity to transform the experiences and knowledge acquired in value.

Key words: Project Management, system focus, organizational management model.

Introducción

El desarrollo y consolidación de las organizaciones dedicadas a la producción de alimentos en Cuba se sustenta en su capacidad productiva, la que no puede analizarse de forma aislada, ya sea por la introducción de variedades más productivas, instalación de sistemas de riego, aplicación de fertilizantes, etc., por el contrario, la integración estratégica y el manejo multifactorial de procesos o áreas del conocimiento involucrados en los sistemas productivos constituyen la forma más efectiva de lograr el desarrollo empresarial.  

La posibilidad de estructurar planes de producción, programas de desarrollo y planes de negocios usando la Dirección Integrada por Proyectos (DIP) como modelo de gestión organizacional unido a las  Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (TICs),  constituye una alternativa destinada a desarrollar productos y servicios que generen valor, a partir de un mejor control de los costos de producción, el tiempo de ejecución de las labores, los recursos e insumos necesarios y la calidad de las producciones.

La actual concepción de proyecto se interpreta como la célula base del desarrollo de programas, planes de acciones, estrategias,  etc. dado por el carácter competitivo del entorno que exige el desarrollo de una cultura organizacional a partir de la integración de conocimientos y tecnologías. 

La DIP se fundamenta en diversos métodos de dirección, con el propósito  de garantizar la continuidad de dicho proceso (Delgado, 2004), y consiste en la organización por un equipo de especialistas que conducen a diferentes subordinados hacia el cumplimiento de los objetivos planteados, haciendo uso adecuado de la información, los conocimientos y las tecnologías, teniendo como meta la optimización del tiempo y los recursos a partir de un enfoque sistémico y criterios de medida.

La Dirección Estratégica Integrada se apoya en un escenario a largo plazo y es la base para el desarrollo de la Dirección por Objetivos a mediano plazo con la definición del plan de acción en el que se definen los proyectos a ejecutar siguiendo el modelo de la Dirección Integrada por Proyectos apoyada por las TICs. Este último es donde se definen las tareas con sus recursos y es donde el hombre materializa las acciones.

El trabajo tiene como objetivo fundamental identificar y sistematizar las principales áreas del conocimiento que garantizan la eficacia en la gestión de proyectos, programas de desarrollo, planes de producción y/o negocios orientados a la producción de alimentos.

En el contenido se exponen los conceptos básicos sobre los distintos elementos que intervienen de forma general y particular en la concepción, control de la ejecución y cierre de las actividades que pueden conforman los proyectos de innovación tecnológica y planes de producción, a través de ejemplos ilustrativos que ayudan a comprender la necesidad y posibilidad de implementar sistemas gerenciales como la DIP apoyados en las TICs, para finalizar se brindan las conclusiones y recomendaciones que de inmediato se pueden implementar.

Antecedentes

Las tecnologías de dirección han desarrollado su máxima aplicación en diferentes sectores de la producción y los servicios. En nuestro país la DIP, la Gerencia de Proyectos, o Project Management como se ha dado a conocer por diversos autores, ha alcanzado gran aceptación y desarrollo debido a su efecto favorable en las empresas que trabajan por proyectos y que muchas de ellas transitan hacia el proceso de perfeccionamiento empresarial como la industria básica, la construcción, el turismo, el transporte, la defensa, y la docencia entre otras muchas más (Delgado y Vérez, 2005).

La implementación de la DIP en la agricultura como modelo gestión organizacional apoyada en los sistemas informáticos de avanzada constituye una importante herramienta de trabajo en el proceso de planificación, control de la ejecución y evaluación de planes de producción y proyectos agrícolas. Este modelo de gestión permite el desarrollo de la sinergia, la reingeniería de procesos y la gestión del conocimiento como  componentes claves en la toma de decisiones, además posibilita la organización de la producción bajo enfoque sistémico, considerando las condiciones de suelo y clima, las tecnologías de producción y los recursos disponibles y/o necesarios, además permite la optimización de recursos materiales y humanos, la comunicación entre suministradores, productores y clientes, el tiempo de ejecución de las actividades, la calidad en el desempeño de los recursos humanos y el análisis financiero como elemento integrador de la eficiencia  empresarial.

Gerencia en la integración del proyecto

Esta área del conocimiento describe los procesos o etapas requeridos para asegurar que los diferentes elementos del proyecto estén correctamente coordinados. Estas etapas se pueden resumir en 4 momentos claves:

Concepción: Esta fase consiste en la fundamentación y/o desarrollo de una estrategia de trabajo conforme con una idea, necesidad o solicitud de un cliente, que necesariamente debe estar enmarcada dentro del marco jurídico-legal de la empresa, además de responder coherentemente a su  factibilidad técnica, económica, financiera y de mercado. De esta forma los objetivos y el alcance del proyecto responderán de forma clara y concisa a la problemática planteada, con el apoyo combinado de la Dirección Estratégica, la Dirección por Objetivos, el Marco Lógico, entre otros.

Planificación y/o diseño: Consiste en desarrollar una programación estructurada en

el tiempo de actividades lógicas, hitos y tareas resumen, con los recursos materiales y humanos disponibles o necesarios, apoyándose en los instructivos técnicos, cartas tecnológicas, manuales de procedimientos, etc. También se debe incluir el nivel de participación de las entidades involucradas en el cumplimiento de las tareas programadas haciendo uso de las técnicas de sistema.

Ejecución: Es la fase del desarrollo del proyecto más importante y compleja, donde 

convergen todas las fuerzas y componentes de la gestión de proyectos, además de estar dialécticamente unida al control, sin llegar a olvidar que este debe estar presente en todas las etapas. Mediante la evaluación por cortes, hitos y el uso de las líneas de base, seguimiento y de progreso se conoce el estado del cumplimiento de las tareas programadas y al mismo tiempo tomar decisiones oportunas en función de los objetivos gerenciales.

Cierre: Responde a la fase final del proyecto y se fundamenta en la evaluación del cumplimiento de los objetivos planteados. Mediante la elaboración y edición de informes por etapas y el análisis de los indicadores de medida, considerando el uso de tablero de comandos como instrumento integrador en la evaluación final.

Gerencia de tiempo

Constituye uno de los 3 objetivos gerenciales más importantes en la conducción efectiva de cualquier tipo de proyecto. En el caso particular de programas o planes de producción en la agricultura es de vital importancia tener estricto control de este elemento, asumiendo que cualquier actividad en la agricultura está definida en gran medida por el efecto del medio ambiente, dado por las épocas de plantación para los diversos cultivos, los períodos de alta probabilidad de lluvia, sequía y afectaciones por huracanes. Del mismo modo el trabajo con materiales vivos ya sean plantas, animales o microorganismos exigen de la ocurrencia de procesos claves para su desempeño exitoso. Por ejemplo, el control de malas hierbas en la caña de azúcar ya sea por medios mecánicos o químicos debe realizarse en los primeros 4 meses de iniciada plantación, de lo contrario se perderían alrededor de 1,0 t/ha de azúcar cada 15 días de competencia libre y sin control (Cuellar, et all, 2003). Sin embargo, el uso de la ruta crítica como herramienta de trabajo en la programación de la carta tecnológica de los cultivos permite visualizar las diferentes actividades que responden a un objetivo específico, donde el tiempo juega un papel fundamental en la ejecución de las tareas, tales como: época plantación, atenciones culturales, riego y cosecha.

Gerencia del presupuesto

El financiamiento y los costos de cualquier proyecto tienen importancia capital para todos las partes involucradas en su ejecución. Hoy este aspecto en la agricultura en Cuba se esta reconsiderando en los diferentes niveles de dirección y administración empresarial, como resultado del entorno globalizado que exige de proyectos efectivos y competitivos. De esta forma es factible disponer de diversas herramientas de cálculo apoyadas en los sistemas informáticos de avanzada para una correcta y ágil representación e interpretación de los recursos financieros necesarios, los momentos requeridos para su utilización, saber su disponibilidad y control. El flujo de caja, las variables para el calculo en las inversiones como el VAN, TIR y DIR por solo mencionar las mas difundidas entre los inversionistas son considerados junto con la curva de S y el costo acumulado vs tiempo los principales instrumentos para manejar de forma exitosa los recursos financieros. De igual modo la relación entre los costos y el tiempo permiten el cálculo de la pendiente y por ende la optimización del cualquier proceso productivo, mediante un análisis comparativo de tareas comunes se puede distinguir la que mejor responda a la función objetivo.

Gerencia de la calidad

La calidad es el tercer objetivo gerencial a tener en cuenta en los proyectos relacionados con la producción agrícola, y no por ser el último es el de menor importancia, por el contrario, el control de la calidad abarca desde las materias primas hasta la cosecha y comercialización de los productos, en la fase de ejecución tiene una incidencia determinante en los dos elementos anteriores. El no cumplimiento y control de los parámetros establecidos de calidad se manifiesta de forma negativa tanto en el tiempo como en el costo de las tareas que conforman el plan de producción.

El diseño del sistema de la calidad se debe ejecutar sobre  la carta tecnológica, los instructivos técnicos y manuales de procedimientos  que permita analizar la secuencia de las actividades programadas y definir en cada tarea su resultado, precisar la información  normalizativa y metrológica a emplear y reflejarla en el sistema informático para facilitar su trazabilidad y control  posterior. En cada tarea deben estar recogidos los criterios de medidas que garantizan su correcto cumplimiento como forma de comprometer a todos los que participan en su ejecución. Los instructivos técnicos, los manuales de procedimientos, las normas presupuestadas contienen los indicadores de medida más importantes a tener en cuenta en la ejecución de los proyectos de producción agrícola, que bajo un enfoque sistémico permite la integración estratégica del proceso productivo.

Gerencia de la NTICs

En la actualidad, la utilización de los sistemas informáticos de avanzada para la gestión de proyectos constituye un desafío ineludible para el desarrollo endógeno de la empresa agropecuaria, mediante la utilización consecuente de las NTICs es factible lograr la efectividad y competitividad de cualquier tipo de proyecto, programa y plan de producción.

El uso de las TICs permite establecer un sistema de Dirección por Proyectos  capaz de garantizar su desarrollo desde la concepción y programación hasta el control de la ejecución, haciendo uso de las técnicas de diagnóstico, pronósticos y monitoreo con el uso de los sistemas informáticos profesionales y los complementos del M. Office.

El proyecto en formato electrónico facilita la comunicación, su actualización a distancia, contribuye con la calidad del mismo y eleva las posibilidades de éxito en los procesos de licitación en busca de financiamiento (Delgado, 2005). 

El uso de soportes informáticos como herramientas de trabajo en la solución a los problemas de planificación y control de la ejecución de proyectos, tomando como base en el análisis el Microsoft Project 2003 y su integración con los componentes básicos del Office 2003, unido a las páginas web, correo electrónico, sistemas de información geográfica, bases de datos, etc., constituye la vía más efectiva para lograr la integración estratégica en las diferentes áreas del conocimiento. Disponer de un sistema integrado de información usando el proyecto como política de organización, permite obtener ventajas competitivas reflejadas en la implementación de la gestión del conocimiento y la tecnología, en apoyo a la toma de decisiones así como la incorporación al proceso productivo o de servicios de nuevos resultados obtenidos por la investigación, propiciando la dirección científica en la empresa agropecuaria.

Gerencia de la logística

Para la planificación y ejecución de programas de producción y/o servicios se necesitan insumos y recursos necesarios para cumplir con cada una de las tareas programadas. Por ejemplo, la preparación o alistamiento del suelo requiere de maquinaria específica según el tipo de cultivo y propiedades del suelo, además de combustibles, lubricantes, etc., por otra parte el operador debe contar con la preparación y habilidad suficiente para cumplir con los indicadores de medida que controlan la calidad y el tiempo de ejecución de la tarea, aspectos esenciales para lograr una buena preparación de tierras.

De esta forma queda definido que el proyecto requiere también de insumos al inicio y durante su ejecución. La forma de garantizar que estos recursos se vinculan en el momento adecuado y con las características requeridas, son áreas que requieren de la atención personalizada del jefe para su correcta ejecución y evitar así, sobre costos o pérdidas de tiempo por la falta de un recurso oportunamente. Para enfrentar este aspecto es necesario mantener una actitud proactiva partiendo de un enfoque sistémico, mediante la utilización del diagrama de barras, el método de redes y la utilización de la curva de recursos compartidos como los principales elementos a tener en cuenta en el estudio logístico.

Gerencia del riesgo

Existe la posibilidad de que las cosas no salgan según lo planeado a pesar de haber cumplido con calidad la fase de concepción del proyecto. Durante la realización del proyecto aparecen sucesos que pueden poner en riesgo el cumplimiento en el tiempo programado, la calidad y los costos del mismo. Esto sugiere una administración del riesgo asociado a los factores que afectan al proyecto y que permitan anticipar las medidas necesarias para minimizar el impacto negativo que puedan tener sobre los resultados esperados. Es importante considerar este elemento dentro del plan de producción de cualquier especie vegetal, teniendo en cuenta la diversidad de factores externos que están involucrados en la realización y cumplimiento de las actividades, por ejemplo, afectación por plagas y/o enfermedades, ocurrencia de fenómenos atmosféricos, caída de los precios, etc.

Al respecto, se mencionan los pasos para gerenciar los riesgos y así minimizar sus efectos negativos:

1. Identificar e incorporar al plan de producción los posibles factores de riesgo.
2. Elaborar con carácter holístico una estrategia de minimización y/o acciones de contingencia para cada factor de riesgo.
3. Monitorear cada factor de riesgo a lo largo del desarrollo del proyecto y tomar decisiones en base a lo ya planificado.

Gerencia del capital humano

Aunque esta área del conocimiento se comienza a gerenciar en la fase de planificación debido a su  participación y trascendencia en el resto de las áreas se analiza de forma individual. En ella se analizan todos los recursos humanos involucrados en el proyecto, como los: ejecutores, asesores, proveedores, patrocinadores, financistas, clientes y participantes, es muy importante definir por objetivos, funciones y de ser posible hasta las salidas y/o beneficios del proyecto, pues solo así se lograr la gerencia efectiva de los recursos humanos.

Según, López, 2003, el capital humano está formado por el conjunto de conocimientos, valores, convicciones, habilidades y experiencias que poseen los integrantes de una institución. En la actualidad se tiene como referencia conceptual el término capital intelectual, que logra agrupar de forma estratégica el capital humano, el estructural y el capital relacional.

En la agricultura se pueden identificar diferentes momentos picos donde coinciden diversas actividades que demandan de gran número de mano de obra, equipos y materiales, como por ejemplo, la cosecha de la caña de azúcar, que junto a la fertilización, demolición y preparación tierras conforman el conjunto de actividades que deben ejecutarse al unísono, aprovechando las condiciones climatológicas del momento. En tal sentido, para hacer uso eficiente del capital humano, la utilización del fondo de recursos compartidos de la fuerza de trabajo permite conocer su plan de trabajo por actividades y por planes de producción en ejecución, así mismo la curva de distribución de los recursos humanos a partir de la programación, brinda información de las variaciones en función del tiempo y la misma puede ser balanceada en función de las necesidades del proyecto o los proyectos  que están ejecución.

Se identifican los procesos requeridos para hacer el uso más eficaz del equipo de trabajo.

1. Selección por categorías (asesores, grupo de expertos, especialistas, técnicos, obreros, etc.) de acuerdo a las funciones a desempeñar.

2. Visualizar funciones usando la matriz de responsabilidades.

3. Establecer indicadores de desempeño y canales de comunicación.

4. Hacer uso de sistemas informáticos gerenciales.

Conclusiones

En el sector agrícola se identifican 8 de las principales directrices o áreas del conocimiento  para la conducción efectiva de proyectos, planes de producción, programas de desarrollo, etc. Se destaca la necesidad de aplicar la DIP como modelo de gestión empresarial apoyada en el uso de las NTICs como elemento indispensable para lograr la sinergia, la comunicación, evaluación de alternativas y el análisis de sistema. De tal forma se logra integrar conocimientos y tecnologías, agilizando el cálculo y ajuste de las tareas vistas a través de los instructivos técnicos y cartas tecnológicas de los cultivos, se propicia la gestión del conocimiento en apoyo al  proceso de toma de decisiones, la optimización de recursos materiales y humanos teniendo en cuenta el tiempo de ejecución, los costos, la calidad y la logística.

Sin embargo, la gerencia del capital humano ocupa el eslabón fundamental del proceso de gestión, debido a su desempeño creador e innovador en cada una de las áreas identificadas. La capacidad de gestión, la iniciativa y el comprometimiento de los recursos humanos en lograr los objetivos propuestos, constituyen los principales componentes en la gerencia efectiva de los proyectos vinculados a las ciencias agrícolas.

Recomendaciones

1.     Incorporar en los programas de capacitación (postgrados, diplomados, maestrías, etc.) temas vinculados con la gestión de proyectos, la DIP, manejo de sistemas informáticos, sistemas de calidad, etc.

2.     Trabajar en mejorar los sistemas de redes informáticas como soportes tecnológicos para la implementación de la gestión del conocimiento y la tecnología.

3.     Diseñar y conformar bases de datos e información sobre una estructura relacional que permitan la búsqueda automática de proyectos, normas presupuestarias, manuales de procedimientos tecnológicos.

4.     Garantizar los servicios de correo electrónico, intranet e Internet de acuerdo a las posibilidades existentes como medio eficaz de garantizar la comunicación y actualización de partes integrantes en los proyectos o planes de producción.

Referencias bibliográficas

1.     Nonaka, I. et al (2003): Harward Business Review. Gestión del Conocimiento. Ediciones Deusto.

2.     Cuellar, I; M. León, A. Gómez. D. Piñón, R. Villegas y I. Santana, 2003: Caña de Azúcar paradigma se sostenibilidad. Publinica, La Habana, 175 pp.

3.     Delgado, R. 2004: La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las nuevas tecnologías de la informática y las comunicaciones. CETA. Sexta Ver. ISBN 07685-785. La Habana. Pág. 10-27.

4.     Delgado, R. y M. Vérez 2005: La Dirección Integrada por Proyectos en su proceso de perfeccionamiento a través de las consultorías y el proyecto de cambio. PDF. La Habana. Págs. 15

Autor:

MSc. Elio Rodríguez de la Torre 1 

Dr. C. Roberto Delgado Victores 2  

1 Instituto de Investigaciones Fundamentales en Agricultura Tropical (INIFAT)

2 Ministerio de Educación Superior (MES)