Sistema de indicadores de gestión para el programa deporte de rendimiento (página 3)

Cuadro 6. Cont. Matriz de análisis de los resultados obtenidos en la aplicación del cuestionario

Cuadro Nº 7. Proceso Productivo del Programa Deporte de Rendimiento

Fuente: Flores (2005)

Cuadro Nº 8. Proceso para la inclusión de atletas en preselección estadal

Cuadro N º 9. Proceso de Control Técnico Metodológico Para Atletas y Entrenadores (Fase de Entrenamientos)

Cuadro Nº 10. Proceso para el Fortalecimiento de las Asociaciones Deportivas Federadas del Estado Lara

Cuadro 11. Proceso para Otorgar Beneficios Socioeconómicos al Atleta

Cuadro 12. Servicio de Atención Médica -Odontológica

Cuadro Nº 13.Servicio de Capacitación Técnico Docente

Conclusiones del Diagnóstico

Una vez culminado el proceso de diagnóstico del programa Deporte de Rendimiento de la Fundación para el Deporte del Estado Lara (FUNDELA), se obtienen las siguientes conclusiones:

• Se determinó que los trabajadores del programa Deporte de Rendimiento no están familiarizados con la misión y visión de la FUNDACIÓN, es decir, no la conocen, lo que puede influir negativamente en el logro de objetivos institucionales.

• El programa Deporte de Rendimiento no tiene definida su misión, lo cual es fundamental para el proceso de planificación estratégica, como elementos que orientan al proceso y le dan vida a las acciones que debe cumplir el programa para el logro de su objetivo.

• En lo que respecta al objetivo del programa, el mismo es compartido por las unidades dependientes, lo que se traduce en una fortaleza para el programa a la hora de asignar responsabilidades y asignar actividades, ya que existe una misma orientación para el logro de un objetivo en común, como lo es, prestar un servicio de calidad al atleta, contribuyendo así, a su formación como deportista.

• Se observan serias debilidades en el proceso de planificación del programa Deporte de Rendimiento, en el análisis realizado se determinó que existe una desarticulación entre los objetivos planteados y los resultados obtenidos, no están definidos los indicadores de progreso del objetivo ni los medios de verificación en la mayoría de los casos revisados. La programación de actividades no está acorde con la cantidad de recursos disponibles para su consecución, lo que ocasiona una planificación poco sustentable.

• No se evalúa el cumplimiento de metas, objetivos y actividades descritos en el Plan Operativo Anual de los años 2004.

• Se evidencia inconsistencia en las metas programadas y falta de homogeneidad en la concepción del objetivo.

• Se evidencia ausencia de políticas de evaluación, control y supervisión de las actividades contenidas en el plan operativo de los años 2004.

• Inexistencia de manuales y normas que regulen de manera formal los procesos internos del programa.

• El programa no cuenta con indicadores de gestión para evaluar y medir la gestión cumplida en un periodo determinado, lo que puede distorsionar los resultados mostrados de una gestión al privar criterios sujetivos en la valoración de resultados.

• Se evidenció que existe la factibilidad de implantar un sistema de indicadores de gestión para el programa Deporte de Rendimiento, ante la ausencia de este instrumento de medida tan valioso para la gerencia moderna y que debe formar parte del sistema de control institucional, proporcionándole a la gerencia verdaderos beneficios para el proceso de evaluación y toma de decisiones.

Recomendaciones del Diagnóstico

Según las conclusiones obtenidas por el investigador, en el análisis aplicado al diagnóstico del programa Deporte de Rendimiento de la Fundación para el Deporte del Estado Lara; se procede a realizar las siguientes recomendaciones:

• Promover y difundir la misión y visión de FUNDELA, entre sus trabajadores, no solo al personal que labora en el programa Deporte de Rendimiento sino al resto de los programas o unidades orgánicas de la Fundación, para lo cual, se recomienda elaborar dícticos inductivos para los trabajadores, en el cual se difunda el conocimiento de la misión, visión, valores y objetivos de la institución. Exhibir en lugares centrales de la Fundación estos elementos institucionales de manera tal que todo el que entre o salga de la institución pueda ver la misión, visión, valores y objetivos de FUNDELA.

• Definir y promover la misión del programa Deporte de Rendimiento, la misma debe estar ajustada a la realidad del deporte larense.

• Fortalecer el proceso de planificación estratégica a través de talleres de motivación y de capacitación en el diseño y control de indicadores, dirigidos al personal responsable de las diferentes áreas, de manera tal, que aprendan a utilizar esta herramienta gerencial en el día a día de sus actividades.

• Lograr que la cultura organizacional, individual y colectiva, esté dirigida a la aceptación de los mecanismos de control y evaluación, a través de la aplicación de procesos de planificación y seguimiento de las acciones plasmadas en el plan operativo anual. Utilizando además, el sistema de indicadores de gestión como una herramienta de apoyo en el proceso de toma de decisiones para implantar correctivos en forma oportuna.

• Se recomienda que procedan a elaborar los manuales y normativas de control de los procesos internos del programa, lo que permitirá que los mismos se cumplan de una manera mas objetiva.

• Como una manera de fortalecer al programa y hacer mas eficiente la utilización de los recursos, se recomienda que diseñen las actividades, las metas, los objetivos y los productos, tomando en consideración la realidad presupuestaria de la institución, lo que permitirá cumplir una gestión con un presupuesto sostenible, sustentable y solvente ante terceras personas.

• Implantar como política la evaluación, control y supervisión de los Planes Operativos, de manera trimestral, realizando mesas de trabajo, donde participen los responsables de la ejecución física y financiera del programa. En la misma, se deberán evaluar y analizar los resultados obtenidos sobre la base de indicadores de gestión, lo que facilitará el proceso para tomar decisiones y aplicar correctivos sobre la marcha.

Fase II. Factibilidad del Proyecto

Para analizar la factibilidad del presente proyecto de investigación, se analizarán los resultados obtenidos en la fase de diagnóstico, sus conclusiones y recomendaciones, sumados a los conocimientos sobre la materia del investigador, los contenidos teóricos recopilados y la experiencia de las personas involucradas.

Estudio Económico

En el presente estudio de factibilidad se analizarán el comportamiento de la oferta y la demanda del proyecto: la oferta está representada por el Diseño de un Sistema de Indicadores para el programa Deporte de Rendimiento de Fundela, que es el aporte final del proyecto a la Gerencia del Programa, la demanda está conformada por la Gerencia Administrativa del Programa, el Consejo Directivo y los Coordinadores de las diferentes áreas del programa ya que existe la necesidad de la implantación de un sistema de indicadores que permita evaluar la gestión, el personal ha mostrado desconocimiento en el área, para el diseño de indicadores y por ser una exigencia de la Contraloría General del Estado Lara y del Ejecutivo Estadal, que todo programa debe ser evaluado sobre la base de indicadores de gestión, se hace necesario el presente proyecto.

Estudio Técnico

El estudio técnico se refiere a los recursos humanos y materiales que se utilizaran para la elaboración del presente proyecto: El Recurso Humano, está conformado por el investigador quien aportará la parte técnica. Los coordinadores de actividades quienes contribuirán con el levantamiento de la información en las diferentes áreas. Los recursos físicos, equipos y materiales los aportará la Fundación para el Deporte del Estado Lara.

Ubicación del Proyecto

Desde el punto de vista de la Mácrolocalización, el proyecto está localizado en el Estado Lara específicamente en el ámbito del sector deportivo. Desde el punto de vista de la Microlocalización, el proyecto estará ubicado en la Sede Administrativa de FUNDELA, específicamente en la Dirección del Programa Deporte de Rendimiento, bajo la responsabilidad de la Prof. Yomaira de Lugo – Directora. La sede de FUNDELA está ubicada en la Avenida Libertador con calle 40, Barquisimeto, Estado Lara (Anexo 3).

Estudio Financiero:

Los costos que se puedan generar por la realización de este proyecto, serán cubiertos en un 100% por FUNDELA, en entrevistas con el Director de la Institución se pudo constatar que existen los recursos presupuestarios para apoyar el desarrollo del proyecto, los cuales se estiman en Tres Millones Trescientos Sesenta y un Mil Quinientos (Bs. 3.361.500,00), calculados de la siguiente manera.

Los costos involucrados en la ejecución de este proyecto se estiman en:

Cuadro Nº 14. Costos del Proyecto

Fuente: Flores (2005)

Estudio Político

El proyecto contribuirá a mejorar y orientar las directrices y políticas institucionales, ya que los indicadores servirán de instrumento o herramienta a los Directivos de la Fundación, para la toma de decisiones que repercutirán en la ejecución de las políticas vigentes y la formulación de nuevas políticas, de acuerdo con resultados y productos bien cuantificados y evaluados.

CAPITULO IV

Propuesta del estudio

La propuesta comprenderá el diseño de un sistema de indicadores de gestión para el programa Deporte de Rendimiento, que permitirá medir y evaluar la gestión cumplida por el programa, estructurado de acuerdo a las variables más significativas y representativas de la gestión y que contribuyan a medir la gestión aplicando criterios de eficacia, eficiencia y economía en las actividades cumplidas.

Propósito de la Propuesta

Presentar a la Gerencia de FUNDELA, instrumentos de medida y evaluación diseñados para uno de los programas medulares de la institución, como lo es el programa Deporte de Rendimiento. El mismo, debe permitir presentar informes de seguimiento, evaluación y control del plan operativo anual soportados con una información sistematizada y organizada de manera técnica, para generar informes objetivos, oportunos y verificables.

El sistema de indicadores, permitirá a la gerencia del programa, presentar informes sencillos, de manera rápida y que permitan evaluar todas las dimensiones del programa de manera conjunta o disgregada, según se requiera, para aplicar correctivos de manera oportuna, de manera tal, que se pueda dar un mejor uso y aprovechamiento de los recursos, con un máximo beneficio a los usuarios del programa.

Variables Claves a Medir por el Indicador:

Las variables a medir por el sistema de indicadores, diseñado para el programa Deporte de Rendimiento de FUNDELA, están clasificadas de acuerdo a la clasificación que presenta Guevara (1999) en económicas, cronológicas y físicas, las cuales representan las variables con las cuales se evaluará el desempeño gerencial del programa. Las mismas se utilizaran para medir cada fase del proceso productivo del programa (Entrada, Insumo, Proceso, Producto, Efecto o Impacto).

Las Variables surgidas en el proceso productivo del Programa Deporte de Rendimiento de FUNDELA se indican en el cuadro N° 10, las mismas servirán de base para la formulación de indicadores.

Estructura Básica de un Indicador

Los indicadores que formaran parte del sistema de indicadores de gestión del programa Deporte de Rendimiento de la Fundación para el Deporte del Estado Lara, se estructurarán de acuerdo a la metodología planteada por Diafante Acevedo (1999), la cual está representada por cuatro elementos a saber:

E1: indicador de numeral o cantidad.

E2: preposición "de"

E3: Sustantivo en plural en el que se indica la categoría de la variable que se quiere medir, es decir, física, económica o cronológica.

E4: Verbo irregular (terminado en ado, edo, ido, ato, eto, ito) indicando la acción ejecutada.

Definición de Perfiles para el Diseño del Sistema de Indicadores de Gestión:

La metodología utilizada para la generación de indicadores, esta basada en la metodología aprobada por la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela. El mismo está estructurado a través de la definición de perfiles para cada indicador, con los cuales se medirá la eficacia, eficiencia y economía que ha tenido la gestión a través de la aplicación de indicadores de tipo: económico, físico y cronológicos.

La definición del indicador implica los siguientes pasos:

• 1. Identificar los procesos productivos

• 2. Identificar las variables que surgen dentro del proceso productivo.

• 3. Relacionar las variables para formular indicadores de II nivel

• 4. Nombre del indicador

• 5. Código del Indicador

• 6. Definir la fórmula del indicador, lo cual permitirá interrelacionar las variables y obtener un resultado de esa valoración.

• 7. Definir criterios de evaluación, lo que permitirá valorar el indicador a través de criterios de eficacia, eficiencia y economías.

• 8.  Categorías de las Variables: para determinar si el indicador es físico, económico o cronológico.

• 9. Tendencia: implica darle un valor hacia el cual el indicador se aproxima para presentar resultados positivos.

• 10. Objetivo: indicar el propósito del indicador que se está definiendo

• 11. Rango de desempeño: escala de valores que permitirá ubicar el indicador en un rango predeterminado.

• 12. Causas de la Variación: permite definir las principales causas que le dan origen a una variación en los resultados obtenidos por el indicador.

• 13. Correctivos: Precisar cuales son las medidas que deben aplicarse para corregir las variaciones obtenidas.

• 14. Niveles de Aplicación: se refiere al ámbito en el que puede ser aplicado el indicador.

• 15. Comparación con otros indicadores: permite evaluar los resultados obtenidos por el indicador con los resultados obtenidos por otros indicadores aplicables a esas variables.

• 16. Ubicación Física de los datos: Se refiere a la localización de las fuentes de información utilizadas para calcular el indicador.

• 17. Periodicidad el uso: con que frecuencia debe ser medido o evaluado el indicador.

• 18. Usuarios potenciales: representa las personas interesadas en conocer los resultados obtenidos con el indicador.

Cuadros indicadores de gestión

CAPITULO V

Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

El proyecto de investigación cumplido para realizar la propuesta de un Sistema de Indicadores de Gestión para el Programa Deporte de Rendimiento de la Fundación para el Deporte del Estado Lara (FUNDELA), permitió conocer y definir en forma esquemática, los procesos internos que se cumplen en el programa, para poder obtener un producto final que es la formación de atletas de alta competencia deportiva en el Estado Lara.

El trabajo cumplido permitió identificar los puntos críticos del programa y las variables mas relevantes que posteriormente permitieron definir los principales indicadores de gestión con los cuales se puede evaluar y medir las actividades cumplidas dentro del proceso para el logro de los objetivos del programa y de la institución.

La fase de Diagnóstico, permitió conocer las principales fallas o debilidades del programa que pueden afectar de manera directa o indirecta los productos de la organización. Así mismo, esta fase permitió determinar las principales variables que surgen dentro del proceso productivo del programa, el cual se identifica en un cuadro resumen del Sistema de Variables, de acuerdo a los componentes o unidades operativas del programa.

El programa Deporte de Rendimiento no cuenta con una misión definida formalmente, auque de forma implícita se conoce el objetivo y la misión del mismo, la cual en líneas generales, es formar atletas de alta competencia.

Se determinó que no existen políticas de evaluación de las actividades cumplidas o de los resultados obtenidos en la gestión, debido a que no cuentan con indicadores de gestión.

Ausencia de un proceso de control y registro estadístico que permita contar con una base de datos actualizada, que ofrezca información sobre el desarrollo deportivo obtenido por el programa.

El proceso de Seguimiento, Evaluación y Control se presenta de forma mensual, pero no se cumple la etapa de monitoreo de las actividades cumplidas y los resultados obtenidos, lo que imposibilita la aplicación de correctivos dentro del periodo de la gestión.

La planificación de actividades no guarda relación directa con los recursos disponibles ya que se pudo constatar que el programa opera con un presupuesto insuficiente y que recurre a créditos adicionales para cubrir las insuficiencias.

Falta de coherencia entre lo planificado y lo ejecutado, debido a que no están bien definidas las metas y objetivos dentro del proceso de planificación.

En la Gerencia del programa existe la disposición y la voluntad para implantar un sistema de indicadores de gestión.

Recomendaciones

Se recomienda que se revise el proceso de planificación que cumple el programa de manera tal, que permitirá implantar correctivos al evaluar el grado de cumplimiento de las metas y objetivos.

Difundir la misión del programa, de manera que todos los trabajadores del mismo, puedan definirla y tenerla presente en el cumplimiento de sus actividades rutinarias.

Tomar como medida de control interno, el monitoreo de actividades cumplidas en comparación con lo programado, lo que permitirá analizar las variaciones obtenidas, justificarlas y aplicar correctivos dentro del mismo ciclo de evaluación.

Realizar reuniones trimestrales con todos los responsables del cumplimiento de actividades, para analizar los resultados obtenidos basándose en los indicadores propuestos para el programa, lo cual permitirá tomar decisiones estratégicas que permitan optimizar los productos e implantar correctivos y acciones preventivas a la gestión cumplida.

Se recomienda aplicar un proceso de capacitación para el personal involucrado en cada una de las actividades del programa deporte de rendimiento, con el fin de prepararlos para el manejo, formulación y control de los indicadores de gestión.

Diseñar sistemas estadísticos, que permitan controlar y registrar los datos obtenidos en el proceso productivo del programa, lo cual es indispensable para aplicar y definir indicadores de gestión.

Programar las actividades aplicando criterios de solvencia y sustentabilidad presupuestaria.

Evaluar e implantar la propuesta de Indicadores de Gestión que aquí se presenta, lo cual contribuirá con el fortalecimiento interno del programa, agilizar el proceso de toma de decisiones de la Gerencia de FUNDELA y presentar resultados objetivos, de la gestión cumplida en un periodo determinado.

Una vez implementados los indicadores propuestos, se debe ampliar el entorno de evaluación, hacia una evaluación de impacto, para lo cual, se deben diseñar indicadores que midan la calidad del servicio ofrecido a los atletas y la satisfacción de la población beneficiada con las actividades del programa.

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DEDICATORIA

Dedico el presente trabajo de investigación, a mi hija Andrea Virginia y a mis sobrinos Richard Manuel y Elimar Alexandra, quienes son la razón y objeto de todos mis logros. Sirva mi esfuerzo por profesionalizarme, de ejemplo en cuanto a constancia y dedicación.

A la Fundación para el Deporte del Estado Lara (FUNDELA), por su valioso aporte para la realización de este trabajo, que le servirá como herramienta para medir y evaluar el principal proceso productivo de la Fundación, como lo es, el programa Deporte de Rendimiento. Por ser la institución que me abrió las puertas para mi desarrollo profesional en el sector público y en agradecimiento al apoyo que me ha brindado en el proceso de formación en el área de Planificación y Presupuesto.

FUNDELA, es el hogar de la familia deportiva del Estado Lara y como tal debemos cuidarla y preservarla como un patrimonio del gentilicio larense. Este trabajo de investigación está dirigido a fortalecer el control interno de uno de los programas medulares, que le da la razón de ser a esta prestigiosa institución, por lo que solicito a su Directiva, que sea revisado y puesto en aplicación.

Lic. Carmen Elena Flores

AGRADECIMIENTO

Doy Gracias principalmente a Dios, quien es mi refugio y fortaleza espiritual, por ayudarme a superar los momentos difíciles.

Al Divino Niño Jesús, por todos los favores concedidos, entre los cuales esta la culminación de este trabajo de grado.

A mi madre, Beda Pastora, por su apoyo incondicional en todo lo que hago.

A mi hija, Andrea Virginia, por estar en mi vida y ser el motor que me impulsa; para ti todos mis logros.

A mi cuñada Yolimar y a la Sra. Flor, por la colaboración brindada día a día.

A mi compadre y amigo, Lic. Américo Perozo, por la colaboración prestada en la realización de este trabajo.

Al Lic. Juan leal Melo, por las orientaciones y recomendaciones dadas en este proyecto.

A FUNDELA y el personal involucrado en el proceso de levantamiento de información, de manera muy particular a la Prof., Nancy de Sanoja y a la Prof. Yomaira Aguilar por la colaboración y el apoyo brindado.

A mi persona, por la constancia y perseverancia en el logro de mis metas y objetivos.

A todos de corazón, gracias.

Autor:

Lic. Carmen Elena Flores

Tutor: MSc. Juan Leal Melo

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"

DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

POSTGRADO DE GERENCIA SOCIAL