Procedimiento para la organización del trabajo en cargos docentes-administrativos

Introducción

En el presente se documento expone el procedimiento resultado de una adaptación realizada en la presente investigación. En el mismo se proponen un conjunto de pasos para realizar estudios de organización del trabajo (OT) en puestos docentes administrativos, problema de investigación que se resuelve en este trabajo. Para el cumplimiento de este propósito, se tuvo como referencia el análisis bibliográfico realizado en la investigación.

Descripción del procedimiento para la realización de estudios de organización del Trabajo en cargos docentes-administrativos

Los estudios de organización del trabajo permiten perfeccionar el trabajo mediante un análisis sistemático para de esta manera obtener resultados superiores, es decir, agotar las reservas de productividad e incrementarlas de manera sostenida. Para este propósito se tienen como principios la integralidad, sistematicidad y participación activa de los trabajadores en la realización de dichos estudios. Teniendo en cuenta lo planteado anteriormente se logra que las labores se desempeñen en un ambiente seguro, que el producto o servicio que se preste posea la calidad adecuada cumpliendo los requisitos legales exigidos.

El procedimiento mostrado en este capítulo tiene como propósito proponer un conjunto de pasos para realizar estudios de Organización del trabajo (OT) en cargos docentes administrativos. Esta estructura de pasos es elaborada, a partir de criterios de autores y experiencias acumuladas en investigaciones realizadas anteriormente tales como: Marsán Castellanos et al., (1987); Díaz Urbay et al., (2000); Beltrán Sanz et al., (2000); Cuesta Santos, (2006); Bravo Jiménez, (2007); Suárez Sabina, (2008); Rodríguez García, (2009); Nguema Ayaga (2011). El objetivo central del procedimiento se basa en el diagnóstico del proceso de organización del trabajo, la realización de estudios de seguridad y salud en el trabajo, la determinación de cargas de trabajo y número de trabajadores para ocupar cargos docentes administrativos. Constituyendo lo expuesto anteriormente un aporte practico de la presente investigación y en lo cual se basa la adaptación realizada en la misma.

Los especialistas encargados de llevar a cabo el estudio deben:

• Realizar estudios sistemáticos de la OT llevando a cabo un análisis para elevar la productividad del trabajo, reducir los costos e incrementar la calidad.

• Realizar un diagnóstico de la situación existente de la organización del trabajo con el fin de determinar la estrategia a seguir.

• Evaluar las diversas variantes de organización de un puesto de trabajo, métodos y procedimientos del trabajo.

• Confeccionar y evaluar los sistemas de pagos.

Existen tres etapas a seguir en el procedimiento para realizar estudios de OT, como se muestra en la

Figura 1, las mismas están elaboradas de una forma lógica y sistematizada.

Figura 1. Etapas del procedimiento para realizar estudios de organización del trabajo (OT). Fuente: elaboración propia.

Aspectos en lo que se sustenta el procedimiento:

• Metodología de estudio del trabajo, seleccionar, registrar, examinar, establecer, evaluar, definir, implantar y controlar.

• En una primera instancia realizar el estudio de la OT a nivel de procesos y luego a nivel de puesto de trabajo.

• Se tendrán en cuenta métodos, técnicas desde el punto de vista de la seguridad y salud para el diagnóstico y propuestas de soluciones a nivel de puesto de trabajo, asegurando con ello la calidad de vida de los ocupantes del cargo estudiado.

• La medición de los tiempos de trabajo, se realizará acorde a las características de las funciones realizadas en el sistema educativo venezolano, específicamente en las instituciones universitarias.

• En el procedimiento se describen además las posibles técnicas y métodos a emplear para cada paso. A continuación se realiza la descripción de cada una de las etapas que conforman el procedimiento.

Etapa I: Preparación del estudio de organización del trabajo (OT).

Todo tipo de estudio necesita obligatoriamente una etapa inicial donde se organice y prepare el trabajo a desarrollar posteriormente. Cuando se habla de un estudio de organización del trabajo es importante saber determinar o diagnosticar los problemas que existen en la entidad donde se vaya a realizar estudios de esta esfera. Es por ello que la selección y aprobación de los equipos para dicho estudio recae en el coordinador del área de la institución universitaria, que se apoyará en su equipo de trabajo y en las organizaciones políticas de la entidad, a partir de una permanente y fluida retroalimentación con la base o áreas claves. En la Figura 2 se muestra un esquema de la Etapa 1, la cual será descrita paso a paso a continuación.

Figura 2. Etapa I: Preparación del estudio de organización del trabajo

Paso 1: Definición del equipo de trabajo.

Es una etapa organizativa decisiva, ya que el equipo de trabajo que se conforme deberá estar integrado por especialistas, profesionales y trabajadores de experiencia, que dominen bien el proceso a estudiar, así como la teoría y las técnicas de la organización del trabajo, de manera empírica o sistematizada. Es por ello, que se debe ser cuidadoso a la hora de seleccionar a los integrantes del mismo. Algunos podrán ser permanentes mientras que otros serán seleccionados en dependencia del proceso que se va a analizar, pero lo que si no debe faltar es la combinación de conocimientos, experiencias y habilidades demostrados para poder llevarlo a cabo con efectividad. Es importante aclarar que estos equipos de trabajo no son formales, esto quiere decir que una vez lograda la misión y los objetivos para los que fue creado, debe desintegrarse, quedando como responsable de su monitoreo y control el especialista de Recursos Humanos, encargado de esta área así como el máximo jefe del proceso en cuestión.

Paso 2: Información a los trabajadores de los objetivos del estudio.

La participación activa de los trabajadores es un principio esencial de los estudios del trabajo, ya que ellos son los protagonistas de los procesos que se desarrollan en una organización, sus criterios serán necesarios y efectivos por lo que se les necesitan a favor de la realización del estudio. Se le informará en una asamblea a los trabajadores de las áreas implicadas sobre el estudio, en dependencia del alcance del mismo y de las características de la entidad, en ella se les explicará la necesidad de su participación activa, buscando su compromiso y contribución para el desarrollo exitoso de la investigación. Además se darán a conocer los objetivos que se han trazado, los que podrán rediseñarse a partir de la retroalimentación.

Paso 3: Análisis del estado de la organización del trabajo (OT) en la institución.

Este paso se lleva a cabo para demostrar el porqué es necesario la realización de un estudio de Organización del Trabajo, haciendo un análisis detallado del estado actual de este tema en la institución educacional, para lo cual se siguen los siguientes puntos:

• 1. Diagnosticar el proceso de organización del trabajo (OT).

• 2. Determinar orden de prioridad de solución de las debilidades detectadas.

• 3. Identificar indicadores de organización del trabajo (OT).

• 4. Elaboración del plan de acción.

• 1. Diagnosticar el proceso de organización del trabajo.

Pueden ser utilizadas como herramientas de diagnóstico en esta etapa:

• Preguntas de evaluación contenidas en la tecnología de diagnóstico que acompaña a la NC 3000, (2007).

• El análisis del cumplimiento de los requisitos establecidos en la NC 3001:2007 en el aspecto referido al módulo de OT.

• La guía de diagnóstico del módulo de OT elaborada para las empresas que se encuentran en perfeccionamiento empresarial.

Lo anteriormente mencionado, permitirá conocer el estado de la OT en la institución educativa objeto de estudio, permitiendo así la identificación de puntos débiles y fuertes, definiéndose de esta manera un análisis de la OT en la entidad objeto de estudio.

• 2. Determinar orden de prioridad de solución de las debilidades detectadas.

Después de la identificación de las debilidades encontradas con el proceso de OT en la entidad, se dará prioridad a las mismas, las principales técnicas son las siguientes:

• Técnica UTI.

• Análisis de los Modos y Efectos de los Fallos (FMEA).

• Diagrama de Pareto

La técnica UTI (Urgencia, Tendencia e Impacto): Se emplea para definir prioridades en la elaboración de planes de mejora. Esto se hace considerando la urgencia, la tendencia y el impacto de una situación.

El Análisis de Fallos, Modos y Efectos (FMEA): Es una técnica que permite reorganizar y evaluar el fallo potencial ocurrido; a partir de identificar la acción que podría eliminar o reducir el mismo y a la vez ayuda a documentar el proceso. Además identifica modos de fallos potenciales y la relación de severidad de sus efectos; evalúa objetivamente la ocurrencia de causas y la habilidad para detectar estas cuando ocurren; ordena el rango del producto potencial y los procesos deficientes; enfoca sobre la eliminación de productos y procesos concernientes y ayuda provenir problemas desde que ocurren.

Diagrama de Pareto: Herramienta utilizada en programas de mejoramiento de la calidad para identificar y separar en forma crítica los pocos proyectos que provocan la mayor parte de los problemas.

• 3. Identificar indicadores de organización del trabajo (OT).

Los indicadores permiten establecer, en el marco de un proceso (o de un conjunto de procesos), qué es necesario medir. Constituyendo un instrumento que permite recoger de manera adecuada y representativa la información relevante (habitualmente expresión numérica) respecto a la ejecución y los resultados de uno o varios procesos de forma que se pueda determinar la capacidad y eficacia de los mismos, así como la toma de decisiones sobre los parámetros de actuación (variables de control asociadas) [Beltrán Sanz et al., (2000)].

En este análisis el equipo de trabajo debe tener en cuenta que los indicadores seleccionados en el proceso cumplan con los requisitos de representatividad, rentabilidad, sensibilidad, fiabilidad y relatividad en el tiempo. De manera que sea posible llevar a cabo una medición lo más representativa posible, que el uso de los mismos compense el esfuerzo de recopilar, calcular y analizar los datos, deben permitir seguir los cambios en la magnitud que representan, que los mismos sean basados en mediciones fiables y finalmente que permitan comparar en el tiempo su evolución y tendencias

Para la definición de los indicadores se pueden observar los pasos que se relacionan en la Tabla 2.1; además se debe analizar si en su definición se siguieron los pasos relacionados que aparecen en esta.

Tabla 2.1. Pasos generales para la definición de indicadores en un proceso. Fuente: Suarez Sabina (2008).

En la Tabla 2.2 pueden verse propuestas de indicadores validados, estos fueron tomados a partir de investigaciones realizadas anteriormente por Nguema Ayaga (2011).

Tabla 2.2. Propuesta de indicadores para evaluar el proceso de OT. Fuente: Nguema Ayaga (2011)

• 5. Elaboración del plan de acción.

Este punto tiene como objetivo emprender acciones para el control, es necesario poner en práctica la mejora continua de la organización del trabajo, a partir de proyectar medidas para la solución de los problemas analizados durante el estudio, las mejoras deben quedar expuestas a través de planes de acción que propicien como se ejecutará el mismo, cuando y quiénes serán sus responsables. Por lo que este punto persigue:

• Elaborar planes de mejora para hacer efectivo el cambio, poniendo en marcha una nueva secuencia de trabajo que obedece a un proceso rediseñado, para ello pueden utilizarse técnicas como la 5W2H.

• Establecer procedimientos documentados de acciones correctivas, preventivas y de no conformidad.

Implantación del cambio a través de:

• Observar, controlar y evaluar la experiencia implantada con respecto a la que existía.

• Realizar la implantación definitiva como consecuencia de los resultados positivos obtenidos.

Etapa II: Realización del estudio de organización del trabajo (OT).

Es la etapa principal pues en la misma:

• Se profundiza en el diagnóstico del problema detectado que se desea modificar.

• Se definirá de forma más precisa, se determinan sus límites y aristas del estado actual del mismo.

• Se seleccionan las técnicas para realizar el estudio en dependencia de la situación y del objetivo del mismo.

• Se identifican causas y se procederá a la generación de soluciones.

En esta etapa se realizan dos pasos fundamentales en la realización del estudio de organización del trabajo, el diagnóstico a nivel de proceso y de puesto de trabajo. En la Figura 3 se muestra un esquema que describe dicha etapa.

En el diagnóstico, los problemas pueden agruparse atendiendo a elementos fundamentales integrantes de la OT relacionados con:

• División y cooperación del trabajo.

• Métodos de trabajo.

• Organización y servicio al puesto de trabajo.

• Condiciones de trabajo.

• Normación del trabajo. (Documentación normativa y legislativa relacionada con el proceso).

• Organización de los salarios.

• Disciplina laboral.

Durante el diagnóstico pueden detectarse problemas que pueden ser solucionados sin tener que esperar a la conclusión del mismo, pero siempre se tiene que hacer una valoración integral de las consecuencias de esta solución cuando termine el estudio.

A continuación se describen los pasos de esta etapa.

Paso 4: Diagnóstico de la organización del trabajo (OT) a nivel de proceso.

En este paso el procedimiento debe cumplir con dos objetivos fundamentales estos son la identificación y descripción de los procesos de producción que conforman la entidad, después de haber establecido las prioridades en los mismos, para así establecer por cual proceso se comenzará la realización del estudio de OT. Se deberá proceder siguiendo los puntos que se describen a continuación:

1. Identificación y selección del proceso relevante a ser estudiado.

2. Análisis de los indicadores técnico-económicos.

3. Registro y análisis del método de trabajo a nivel de procesos.

Figura 3. Etapa II: Realización del estudio de organización del trabajo

• 1. Identificación y selección del proceso relevante a ser estudiado.

En este punto se hace necesario establecer prioridades en el estudio, para el mejoramiento de los procesos; las prioridades en el estudio son relativas, varían en dependencia del escenario estratégico en que se encuentre la organización. Uno de los criterios más importantes para establecer prioridades es el relativo al impacto de los procesos en los objetivos principales de la empresa (Cuesta Santos, 2009).

En este punto de no tener claro el orden de prioridad que merecen los procesos, entonces se hará necesario por el equipo de trabajo, identificar o seleccionar, en primer lugar, sobre qué proceso se actuará o se comenzará el estudio de OT.

Uno de los requisitos que plantea la Norma Cubana 3001, (2007), en el módulo relacionado a la OT es: "las entidades deben tener identificados los procesos que añaden valor o encarecen los costos, a partir de indicadores económicos y de calidad, y que constituyan una prioridad para la organización".

Si la entidad no tiene identificado los procesos que añaden valor o encarecen los costos, se deberán observar los principales factores que inciden en la selección del proceso relevante. Algunos de estos se muestran en la Tabla 2.3.

Tabla 2.3. Principales elementos para la selección de los procesos relevantes. Fuente: Beltrán Sanz et al. (2000).

Al tener ordenado por prioridades los procesos le permite al equipo de trabajo hacer un análisis más efectivo de los mismos, para la selección de los procesos relevantes, usando en técnicas como:

• "Brainstorming",

• Dinámica de grupos de trabajo.

• Matriz de selección de procesos, entre otras.

Después de que se decida cual proceso es el más relevante, se procederá entonces a definir su alcance y recopilar la información necesaria para esta investigación, de manera que permita la familiarización con el mismo, como premisa fundamental para evaluar el desempeño del proceso de OT.

• 1. Análisis de indicadores técnicos.

En este punto hay varios análisis posibles que se pudieran realizar como:

• El estado de opinión de los trabajadores acerca del problema, causas y soluciones posibles, esto puede ser posible a través de la utilización de instrumentos psicosociales como entrevistas y/ o cuestionarios.

• Búsqueda documental y de indicadores estadísticos, los que se pueden agrupar de la siguiente forma:

Trayectoria pasada: Es el cumplimiento real y planificado de períodos anteriores.

Situación actual: Los resultados reales que se están obteniendo enmarcados en un determinado período.

Potencialidades perspectivas: Son los indicadores planificados a alcanzar en un determinado plazo.

• 2. Registro y análisis del método de trabajo a nivel de procesos.

Para el registro y análisis de los procesos de trabajo; se va primero al registro del sistema de procesos y funciones, y segundo a las particularidades (actividades) de los procesos. Así primero se solicitan los mapas organizacionales y después los mapas de actividades de los procesos o diagramas de análisis de los procesos. Con posterioridad, en la proyección o diseño, se consideran especialmente las técnicas de examen crítico, del balance de carga y capacidad, de seguridad e higiene ocupacional y ergonomía, junto a las propias técnicas de análisis y registro para configurar el "Antes" y "Después" del diseño implantado.

En este punto se pasará a la selección de técnicas de estudios de OT, para saber más acerca del proceso seleccionado en pasos anteriores. Las técnicas de registro que pueden ser utilizadas en los estudios de OT son las que se muestran a continuación:

• Diagramas de análisis de procesos (SIPOC, Cursogramas: OTIDA y OPERIN).

• Diagrama de recorrido.

• Diagrama tridimensional de recorrido.

• Diagrama de flujo de documentos.

• Diagrama de flujo de actividad.

• Diagrama del trabajador en el proceso.

• Diagrama del recorrido del trabajador.

• Diagrama de hilos o hilogramas.

• Diagrama de capacidad seccional.

• Técnicas psicosociales (encuestas en sus modalidades de entrevistas/ cuestionarios).

• Técnicas de estudio de tiempo (fotografía detallada individual y colectiva, muestreo por observaciones instantáneas, cronometrajes).

• Análisis de los perfiles de cargo.

• Análisis de la estructura organizativa.

• Matriz de correlación actividades Vs áreas/cargos.

• Tabla cuadriculada.

• Diagrama de gannt.

• Gráfico de trayectoria.

• Diagrama matricial jerárquico.

Una vez registrado el proceso de trabajo, se pasará a la selección de las técnicas de análisis, que pueden ser las siguientes:

• Examen crítico.

• Arboles de decisión.

• Lista de comprobación.

• Diagrama causa efecto.

• Tormenta de ideas (de generación de ideas), Reducción de listado, votación ponderada, hoja de balance (búsqueda de consenso). Todas son técnicas factibles de ser utilizadas tanto para registrar como para analizar un problema.

• Método de expertos.

• Técnicas de grupo nominal.

• Balance de cargas y capacidades.

Después de aplicada la técnica de análisis esta debe concluir con la proyección del nuevo proceso o sistema de trabajo.

Se debe puntualizar en lo que dice el investigador W.T Short (1959), cuando afirma que, "Demasiados sistemas para mejorar las operaciones no toman en consideración el hecho de que un método no es bueno, a menos que el operador piense que lo es".

Para hacer verdadera la participación de los trabajadores, hay que facultar, dar autoridad a los empleados y confiar; ellos tienen que sentir que han conformado el sistema de trabajo y que es bueno.

• 3. Análisis de la disciplina.

En este análisis se tendrán en cuenta dos aspectos de la disciplina:

• Disciplina laboral.

• Disciplina tecnológica.

Ambas pueden ser entendidas como el cumplimiento de los deberes establecidos para alcanzar los fines y propósitos de la actividad de los hombres en el proceso de trabajo; constituyen la base del desarrollo armónico e integral de cualquier tipo de nivel de OT.

• Disciplina laboral.

En la disciplina laboral se tienen en cuenta los aspectos siguientes:

El régimen de trabajo y descanso.

• El aprovechamiento de la jornada laboral.

• Las normas y reglamentos organizativos que rigen.

Puede estar determinada por el uso de los siguientes indicadores:

• Ausentismo.

• Impuntualidades.

• Desaprovechamiento de la jornada laboral por TIDO (Tiempo de interrupción debido a la violación de la disciplina laboral).

• Incumplimiento de las normas de trabajo.

• Incumplimiento en la calidad del trabajo.

• Incumplimiento de las reglas de protección e higiene del trabajo.

• Incumplimiento de las reglas de protección física y del secreto estatal.

• Desobediencia o falta de respeto a la administración.

• Disciplina tecnológica.

En la disciplina tecnológica se tienen en cuenta los aspectos siguientes:

• Aprovechamiento de los recursos.

• Documentación tecnológica: (instructivo técnico, régimen tecnológico de los equipos).

La disciplina (laboral o tecnológica) es un elemento de la OT de vital importancia para las organizaciones, éstas deben crear:

• Una nueva disciplina en el trabajo.

• Nuevas formas de relaciones entre los hombres.

• Formas y procedimientos nuevos de atracción de los hombres al trabajo.

Paso 5: Diagnóstico de la organización del trabajo (OT) a nivel de puestos.

Una vez efectuada la identificación, la selección y descripción del proceso de producción relevante, realizados en pasos anteriores, surge la necesidad de realizar este mismo estudio a nivel de puestos de trabajo.

En este paso se harán uso de las mismas técnicas de registro y análisis, pero ahora en el puesto de trabajo, para darle solución a las debilidades encontradas en cada uno de los puntos siguientes:

1. Método actual del trabajo.

• 2. Estudio de seguridad y salud en el trabajo.

• 3. Análisis de los tiempos de ejecución de la tarea.

• 4. Determinación de las necesidades de fuerza de trabajo

• 1. Método actual del trabajo

El estudio de métodos de trabajo puede definirse como la aplicación de un procedimiento sistemático y lógico de análisis e investigación adecuada al proceso de trabajo objeto de estudio.

Su objetivo es establecer el "cómo" debe hacerse un trabajo, de la forma más sencilla y eficaz, en las condiciones existentes, así como la proyección de nuevos procesos y procedimientos de trabajo para actividades aún no existentes.

Las técnicas de métodos de trabajo que pueden ser utilizadas en los estudios de OT se describen a continuación:

• Diagrama de la coordinación del trabajo.

• Diagrama de análisis de operación (bimanual).

• Diagramas de secuencia.

• Diagramas de recorrido.

• Diagramas de hilos.

• Diagrama Hombre-máquina.

• Diagrama de actividades múltiples.

• Diagramas de análisis de la operación.

• Técnicas fotográficas y cinematográficas.

• Técnicas matemáticas.

• Técnicas de registro de la actividad.

Las técnicas mencionadas anteriormente podrían tener como objetivo la recogida de la información actual, el análisis del método, del procedimiento de trabajo y la propuesta de un nuevo método.

• 2. Estudio de Seguridad y Salud en el trabajo.

Para llevar a cabo esta fase se realizan entrevistas, observaciones directas, revisión de documentos con el objetivo de analizar que aspectos del trabajo están afectando la satisfacción laboral de los ocupantes del cargo estudiado.

Aplicación de cuestionarios a una muestra de trabajadores para conocer el nivel de satisfacción en las áreas que componen la organización. Para este propósito es escogido el cuestionario que se propone en este trabajo dado por Melia y Peiro (1998). La autora de la presente investigación propone que al aplicar el mismo, se delimiten algunos aspectos que permitan mostrar el resultado del estudio y que propician las propuestas de mejoras para la organización, para el proceso y para el puesto de trabajo.

• 3. Análisis de los tiempos de ejecución de la tarea.

El estudio de tiempos es un referente obligado del valor creado en los procesos y puestos de trabajo, así como en el mejoramiento de los mismos. Exige del establecimiento una estructura que comprenda una clasificación de los tiempos a analizar. A esta estructura se le denomina "Estructura de la jornada laboral. Para el estudio del AJL pueden ser empleadas, entre otras, las siguientes técnicas:

• Fotografía detallada individual.

• Fotografía detallada colectiva.

• Muestreo por observaciones instantáneas.

• Medición con cronómetros.

En esta investigación se abordarán aspectos relacionados con la norma de servicio ya que en la organización objeto de estudio, las características del trabajo realizado visualizan la necesidad de realizar estudios de tiempo utilizando esta clasificación.

1. Preparación de las observaciones.

2. Realización de las observaciones.

3. Procesamiento de la información y análisis de los resultados.

4. Determinación de las necesidades de fuerza de trabajo

Según Diaz Urbay (2000) existen diversos métodos para determinar la necesidad de fuerza de trabajo para un cargo. En el caso de los cargos docentes administrativos el método a ser utilizado es el Diferencial, en este método se determina de forma diferenciada por categorías ocupacionales por cargos, por áreas, por puestos, por tanto el procedimiento tiene sus particularidades en cada caso.

El autor mencionado anteriormente plantea que en el caso del personal de dirección su cantidad y calificación queda determinada por la estructura de dirección en la empresa, la cual depende a su vez de las características técnicas y organizativas del proceso de producción o servicio de la misma. Por tanto de la racionalidad de la estructura que se adopte será la racionalidad de la plantilla en esta categoría ocupacional.

Técnicos y Administrativos; la cantidad de trabajadores necesarios en estas categorías ocupacionales se determina área por área y cargo por cargo, utilizando la expresión:

N=Q/Ft (2.1) donde:

N =Número de trabajadores técnicos o administrativos necesarios.

Q =Carga de trabajo (anual, mensual o diaria) estimada para cada cargo analizado en (hombres días ó en hombres horas)

Ft = Fondo de tiempo (o capacidad) de un trabajador en igual periodo y unidades que la carga de trabajo.

Determinar la cantidad de trabajadores no es sencillo. La dificultad en determinar con precisión la cantidad de trabajadores necesarios en estas categorías ocupacionales, radica en la dificultad determinar con cierta exactitud la carga de trabajo, pues el otro factor, es decir el fondo de tiempo de un trabajador está definido por el régimen de trabajo y descanso definido por la ley (Diaz Urbay, 2000).

Determinación de la carga de trabajo

Para determinar la carga de trabajo de un trabajador se debe conocer el conjunto de tareas que deben ser realizadas por él, así como su frecuencia y el tiempo que consume en la misma.

La medición del trabajo del personal técnico y administrativo es una actividad compleja y en muchos casos se da por supuesto que dicho trabajo no puede ser medido porque tiene demasiada diversidad, y las interrupciones y decisiones que lo afectan hacen difícil su medición. Sin embargo, lo cierto es que aunque no es práctico medir ciertos trabajos de este tipo, gran parte de ellos pueden y deben ser medidos aunque esta medición tenga cierta imprecisión.

Para determinar la carga de trabajo de este personal se comienza por precisar, cargo por cargo, las diferentes funciones que son necesarias realizar para la consecución de los objetivos, así como definir las tareas a ejecutar para llevar a cabo dichas funciones.

Una vez definidas las tareas, éstas deben ser clasificadas en periódicas, eventuales e imprevistas,

Las tareas periódicas son aquellas que se repiten siempre en intervalos de tiempos determinados (diarios, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales, etc.) y por lo general se caracterizan por estar enmarcadas por regulaciones establecidas. Por ejemplo: confección de modelos estadísticos, balance financiero, nominas etc.

Las tareas eventuales no se rigen por ninguna regulación establecida, por la que la frecuencia de ejecución de las mismas no es siempre igual, así como tampoco es igual su complejidad y tiempo de duración.

Las tareas imprevistas son aquellas que, como su nombre lo indica, no pueden ser previstas cuándo van a ocurrir, que complejidad tendrán y que tiempo demorarán, por lo que generalmente se estima un porciento de la carga de trabajo total para estas tareas. Este porciento será mayor o menor en dependencia de las características del cargo, oscilando en la mayoría de los casos (según experiencia de diferentes autores) entre un 10% y un 15% de la carga total.

Por tanto, la precisión con que se pueda determinar la carga de trabajo estará en dependencia de la precisión con que se pueda determinar la frecuencia de ejecución en las tareas eventuales y de la precisión con que se pueda determinar el tiempo de realización, tanto en las periódicas como las eventuales.

En el caso de las tareas periódicas, donde la regularidad y complejidad de las tareas está preestablecidas por regulaciones, será necesario, y mucho más fácil, determinar con la mayor exactitud posible el tiempo necesario para la realización de la tarea, lo cual podrá realzarse utilizando alguno de los métodos de medición del tiempo conocidos( cronometraje, fotografía detallada, autofotografía ) o incluso podrá estimarse con cierta precisión mediante el análisis con el trabajador encargado de la tarea y con otros que tengan experiencias en su ejecución.

Ejemplo, una tarea que tiene establecida una frecuencia diaria y que se ha determinado (o estimado) un tiempo de ejecución de 1,5 horas, implicara una carga de trabajo mensual de 36 hombres-horas (24×1, 5) y una carga anual de 432 hombres-horas (12×36).

En el caso de las tareas eventuales, primeramente se tendrá que determinar la periodicidad promedio de las mismas, para lo cual tendrá que recurrir a la información contenida en los archivos y a la experiencia del personal que las realizan. En estos casos, dada la poca frecuencia de la ejecución de las tareas, la precisión del tiempo necesario para su realización será muy difícil hacerla mediante los métodos de medición de tiempo, y por lo tanto lo más común es hacer un estimado teniendo en cuenta la comparación con trabajos similares y los criterios del ejecutor y su jefe inmediato.

Conocidas las tares que tienen lugar, sus frecuencia, sus tiempos de ejecución y por tanto su carga de trabajo, se sumaran las cargas de trabajo de todas las tareas determinándose así la carga de trabajo total del cargo, la que se utilizara entonces para determinar la cantidad de trabajadores necesarios en esta especialidad.

Determinación del fondo de tiempo

Para determinar el fondo de tiempo anual de un trabajador, expresado en horas, se parte de descontar a la cantidad de días del año, los días feriados y de conmemoración nacional, los domingos y sábados no laborables, así como los días de vacaciones del año, resultando de ello la cantidad de días laborables del año, los que multiplicados por las horas laborables por días nos dará el Fondo de tiempo anual.

Determinación de la cantidad de trabajadores

Determinada la carga de trabajo y el fondo de tiempo, se determinara la cantidad de trabajadores necesarios mediante la expresión anterior (2.1), siendo un aspecto importante a señalar en este paso el hecho de que es posible que los cálculos den un número inexacto de empleados.

En estos casos la aproximación podrá hacerse por exceso o por defecto, requiriendo la decisión que se tome de un análisis profundo a fin de que se adopte la solución más racional.

Es evidente que si se aproxima por exceso se desaprovecha el fondo de tiempo disponible de algunos empleados. Sin embargo, cuando la aproximación se realiza por defecto sucederá que la carga de trabajo designada será mayor que las posibilidades de los empleados que la ejecutan, lo cual implicará la necesidad de laborar fuera de la jornada de trabajo para cumplir el volumen de trabajo asignado o de redistribuir entre otros trabajadores la carga.

En aquellos casos en que la carga de trabajo adicional sea grande y por tanto se decida analizar la posibilidad de la redistribución de la misma entre otros empleados, se tendrán en cuenta en el análisis los siguientes aspectos:

• Carga de trabajo que implica la función o tarea a redistribuir.

• Fondo de tiempo disponible del trabajador o de los trabajadores a los cuales se les asignara dicha función o tareas.

• Compatibilidad entre la calificación requerida para ejecutar la función o tareas a redistribuir y la calificación del o los trabajadores a los cuales se les pretende asignar las mismas.

• Que los trabajadores involucrados (trabajadores que ceden o reciben funciones o tareas) estén ubicados dentro de una misma área de responsabilidad.

Una vez analizada la posibilidad de redistribución de funciones, si se arriba a la conclusión de que esta no se puede realizar, debido a que las cargas de trabajo del resto de los cargos están muy ajustadas, es aconsejable, no obstante, realizar el ajuste por defecto.

Esta afirmación se basa en que los trabajos que llevan a cabo los trabajadores técnicos y administrativos tienen características de ser poco estable en su periodicidad y en los tiempos de ejecución, lo que implica imprecisión en la determinación de la carga de trabajo.