Plan de Acciones para mejorar la situación económico financiera en una empresa comercial

El sistema empresarial tiene como propósito alcanzar un nivel de gestión elevado con resultados eficientes. Para ello. Sin embargo, no en todos los casos se logra tales aspiraciones por no contar las organizaciones con las herramientas necesarias que le viabilicen como gestionar el cambio.

Lo anterior ha motivado la realización de esta investigación, con el objetivo de proponer un plan de acciones para mejorar la situación económica financiera en una empresa comercial.

El trabajo se inicia con la caracterización de la entidad así como la aplicación de las diferentes técnicas estudiadas para determinar las principales debilidades que inciden de forma negativa en la gestión económica financiera de entidad. Concluye con la propuesta de un plan de acciones, encaminadas a disminuir estas problemáticas desde una orientación al cliente (estudios de mercados); alineada con el inventario de riesgos de la entidad y contemplando acciones de monitoreo y control.

Introducción

En la actualidad, el sistema empresarial cubano experimenta una serie de transformaciones como consecuencia de los cambios estructurales a nivel macro económico, con la introducción de la Dirección por Objetivos, Planeación Estratégica y de su elemento más integrador el Perfeccionamiento Empresarial. Es una realidad que la empresa estatal cubana está llamada a reconvertirse integralmente, con el propósito esencial de elevar sus parámetros de eficiencia y eficacia. Esto indudablemente trae implícito un cambio que debe comenzar a materializarse en la mentalidad de los empresarios para luego poner en práctica los conocimientos en función de la transformación.

Es importante señalar que los cambios deben ser gestionados, implican costos, riesgos, ineficiencias temporales y cierto grado de confusión en las organizaciones y en la comunidad. Ante la necesidad de un cambio es importante imaginar, concebir y planificar el estado deseado, y prever profundamente el estado de transición. Son muchos los conflictos, obstáculos y dificultades que los directivos tienen que enfrentar en un proceso de esta índole; pero esto no puede dar al traste con la deficiente administración de los recursos financieros, humanos y materiales dentro de la organización.

Este entorno no le es ajeno a una empresa comercial que a través de los años ha sufrido un proceso administrativo desacertado en parte, el que ha dejado huellas negativas como son: Pérdidas de la certificación de la contabilidad y del control interno, ocurrencia de presuntos hechos delictivos que involucraron a cinco miembros del consejo de dirección y deterioro en algunos indicadores relacionados con su situación económica financiera, razón por la cual debe materializar un proceso de cambio con la mayor agilidad y efectividad posible, en aras de sanear sus finanzas internas a través de la gestión propia en la organización, así como la utilización de la forma adecuada de las fuentes externas de financiamiento.

De la situación problémica anteriormente descrita se deriva el siguiente problema:

• ¿Cómo mejorar los resultados económicos financieros en la Empresa Municipal Comercio y Gastronomía de Quemado de Güines?

Para dar respuesta a este problema se plantea los objetivos siguientes:

Objetivo General:

• Proponer un plan de acciones para mejorar la situación económica-financiera de la Empresa Municipal de Comercio y Gastronomía de Quemado de Güines.

Objetivos Específicos:

• 1. Caracterizar una empresa comercial.

• 2. Diagnosticar las principales debilidades con énfasis en las que inciden en el análisis económico financiero.

• 3. Elaborar un plan de acción para mejorar los resultados económico financieros

Para llevar a cabo la presente investigación se estudiaron diversas consideraciones teóricas, así como la estructuración del proceso investigativo contemplando las características propias de la organización y su diagnóstico para establecer las posibles acciones de perfeccionamiento de la problemática propuesta.

Desarrollo

1.1 Caracterización de la entidad

La empresa comercio objeto de estudio radica en un municipio de la provincia de Villa Clara.. Se crea, con el objetivo de dirigir, efectuar y controlar la política del Estado y del Gobierno en cuanto al comercio minorista, la economía de almacenes, las reservas estatales y la protección al consumidor, priorizando la canasta básica, el consumo social y el saneamiento de las finanzas internas.

Es una entidad dedicada en lo fundamental al comercio minorista y la prestación de servicios, cuyo objeto social está encaminado en lo fundamental a:

Comercializar de forma minorista productos alimenticios y no alimenticios en la red de comercio minorista, en pesos cubanos, según la nomenclatura aprobada por el Ministerio de Comercio Interior.

La razón de ser de la entidad se describe en su misión y está orientada a:

"Garantizar la alimentación del pueblo, cubrir sus necesidades básicas con un servicio de calidad y excelencia, con los recursos económicos disponibles, protegidos y confiables"

En consecuencias se proyecta la siguiente Visión:

Somos un Grupo Empresarial integrados al sistema de Comercio Interior, reconocidos por la profesionalidad en la planificación, organización, dirección y control del cumplimiento de la política del Estado y del Gobierno, capaz de dar respuesta a las exigencias y necesidades de las Empresas que agrupa el Comercio, la Gastronomía, los Servicios Técnicos, Personales y del Hogar, con elevado nivel de compromiso, honestidad y sentido de pertenencia.

1.2 Resultados del diagnóstico

La determinación de oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades (DAFO) de la empresa, se define como sigue:

Del análisis matricial se desprenden dos grandes opciones: Contar con una amplia gama de productos para la venta le ofrece a los clientes ante la flexibilización de ceder al crédito bancario, puedan concurrir a nuestros mercados y adquirir o satisfacer sus necesidades, lo contrario está en que se incumple en las ventas netas ya que los insuficientes niveles de aseguramiento en determinados servicios y productos se hacen sentir más fuerte cada día aparejado a los altos precios en algunos renglones.

Los procesos claves identificados en la organización son: distribución, comercialización, prestación de servicios, contabilidad y finanzas, recursos humanos y estudios del mercado. Por la importancia que juega para los resultados económicos de la entidad se muestra en la figura 3 el mapa del proceso de estudio del mercado.

Se definieron las principales debilidades de la empresa, entre las que se encuentran:

No contar con la contabilidad certificada ni un sistema de control interno aceptable, informalidad en el cumplimiento de la contratación económica por parte de los proveedores afectando el cumplimiento de los planes de ventas (higiene y limpieza, insumos agrícolas y otros giros), disminución de las ventas netas y el total de activos con relación al año anterior que afectan la rentabilidad de la entidad. Malas condiciones de almacenamiento por hacinamiento en los locales y falta de equipamiento, de envases y embalaje para el mejor uso y manejo de los productos, poca comprensión por parte de los cuadros del consejo de dirección de la importancia de los análisis económicos y financieros, elevado valor en inventarios y mercancías para la venta y en inventarios ociosos y de lento movimiento.

Altos valores e indicadores que atentan sobre el capital de trabajo de la entidad, malas condiciones de almacenamiento por hacinamiento en los locales, falta de equipamiento, de envases y embalaje para el mejor uso y manejo de los productos, falta de implementación de un sistema de gestión integrado de la calidad y el medio ambiente.

Incrementos de los costos de productos elaborados que reducen el margen de utilidad e inciden en la liquidez de la entidad, inestabilidad en la oferta gastronómica durante todo el tiempo de servicio en las unidades que operan dicho giro, afectando directamente la calidad del servicio,

Fluctuación de los recursos humanos que se encuentran vinculados directamente con la prestación de los servicios y falta de sentido de pertenencia y compromiso en los trabajadores.

Se identifica la probabilidad de ocurrencia y el impacto de las debilidades que pueden poner en peligro el cumplimiento de los objetivos de trabajo dentro de la organización;

– No contar con la contabilidad certificada ni un sistema de control interno aceptable.

– Disminución de las ventas netas y el total de activos con relación al año anterior que afectan la rentabilidad de la entidad.

– Elevado valor en inventarios y mercancías para la venta y en inventarios ociosos y de lento movimiento.

– Altos valores e indicadores que atentan sobre el capital de trabajo de la entidad. Incrementos de los costos de productos elaborados que reducen el margen de utilidad e inciden en la liquidez de la entidad.

Análisis de la situación económica-financiera

El periodo analizado corresponde a los estados financieros para el mes de diciembre de los años 2013-2014. A continuación se explican los principales problemas:

• 1- La composición de la fuente de financiamiento la clasifica como una empresa que opera con un elevado riesgo, ya que esta, aunque mejoró de un año a otro en un 32.7%, aún trabaja con el 55% de financiamiento ajeno y el 44.9 propio, indicador fuera del rango permisible para el sector en cuestión.

• 2- El ciclo de inventarios aunque decrece de un año a otro en 2 días aún se encuentra en 48 días, muy por encima de lo necesario para mantener una rotación estable.

• 3- El ciclo de pagos, disminuyó en 23, 4 días de un período a otro el actual es de 11,6 días muy por debajo a lo pactado con los proveedores.

• 4- El endeudamiento que presenta la entidad se presenta como una de las principales problemáticas, aunque disminuyó 14 centavos de un año a otro, aún cuenta con 55 centavos de pasivo por cada activo.

• 5- Mala calidad de la deuda, en estos momentos existen 99 centavos por cada peso de las deudas contraídas que deben saldarse en el corto plazo, situación que manifestó un incremento de un año a otro.

• 6- La solvencia a corto plazo, independientemente de haber crecido en 0.09 pesos, continúa siendo insuficiente para las características de la entidad, el valor actual es de 1.38 pesos.

• 7- La calidad de la solvencia a corto plazo es mala, al deducir los inventarios ociosos y de lento movimiento del activo circulante, este valor solo alcanza 1.18 pesos.

• 8- El margen neto de la entidad solo logra alcanzar los seis centavos por cada peso de venta.

• 9- Los gastos financieros aumentaron de un año a otro en un 22.7 % lo que presenta en valores un monto ascendente a 13 920 pesos.

Consecuencias originadas:

• 1- Lentitud en la rotación de inventarios provoca inmovilización en los recursos financieros de la entidad e incrementa los gastos de almacenaje.

• 2- El resultado evaluado con anterioridad, pone en riesgo la calidad de los productos almacenados, exponiéndolos a un posible deterioro a cusa del tiempo y las condiciones de almacenaje.

• 3- El elevado riesgo financiero con que opera la entidad, la puede poner en una situación difícil ante sus proveedores y el banco.

• 4- El capital de trabajo de la entidad que asciende a $2892311 puede verse comprometido por el monto de los inventarios de lento movimiento y ociosos ($ 1 530 522.00), que representa el 53% del capital de trabajo.

• 5- Otra posible amenaza al capital de trabajo se identifica en los adeudos del organismo superior que ascienden a $ 877 552.00 que representa el 30% del mismo, ya que el tratamiento contable que se les da a estos adeudos no permiten su conversión a activos líquidos.

Se identificaron como puntos fuertes:

• 1. El análisis de la estructura de balance, en cuanto a la distribución de los activos, con el 76.3% de estos en sus partidas más liquidas, la caracteriza como una empresa comercializadora, aspecto en la que coincide plenamente con su objeto social.

• 2. La entidad se encuentra ubicada en el cuadrante de navegación de empresa consolidada o en desarrollo, además de mejorar su posición con respecto al año anterior en la solvencia a corto plazo (de $ 1.29 a $ 1.39) mientras mantiene la rentabilidad financiera en $ 0.20

• 3. Crecen las ventas totales en 6.8 % y sin embargo los costos totales solo aumentan en un 19.0%.

• 4. Incrementa el capital de trabajo en 778264 pesos en el periodo evaluado, el cual representa el 48% de su patrimonio

• 5. Aumenta la rentabilidad económica en 0.20 pesos de un año a otro y dicho valor alcanza los 0.38 pesos, cifra que se puede considerar como aceptable para ala entidad en cuestión.

• 6. Presenta un buen ciclo de cobro de 11 días, cifra que decrece en 11 días de un año a otro, evidenciando una efectiva gestión de cobros.

Por ser la debilidad 6, relacionada con la lenta rotación de inventarios, la de mayor significación para la entidad y la de mejores probabilidades de solución en estos momentos por parte de la entidad se le profundizó el análisis mediante el diagrama causa/efecto.

Plan de acciones propuesto

Teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico realizado se propone un plan de perfeccionamiento con el objetivo de minimizar el efecto de las principales debilidades diagnosticadas y con énfasis en la debilidad fundamental.

Para llevar a cabo este plan de acciones deben tenerse en cuenta algunos requisitos y supuestos de partida:

• Implicación de toda la alta dirección de la empresa.

• Negociación y aceptación del plan por todos los involucrados en su cumplimiento.

• Flexibilidad y orientación a la acción; es decir, el plan debe instrumentarse como herramienta de trabajo y monitorearse su desenvolvimiento siendo capaces de prever posibles acciones de corrección de ser necesario.

• La concepción y desarrollo del plan debe estar orientada, en última instancia, a la satisfacción de necesidades del cliente. Es decir, cada acción acometida debe ser planeada y ejecutada desde la orientación al público como pilar de la eficacia de la gestión en las empresas de servicios.

• El plan de acciones debe estar alineado con el inventario de riesgos de la entidad para garantizar su instrumentación en el sistema de trabajo.

Teniendo en cuenta este último requisito se procedió a actualizar y definir el inventario de riesgos de la entidad, que se muestra a continuación.

Identificación de riesgos:

Como aseguramiento al desarrollo de los distintos procesos claves dentro de la organización, se ha procedido a identificar los riesgos que implican las causas de las debilidades, que pueden además poner en peligro el cumplimiento de los objetivos planificados:

Se evidencia que los riesgos altos son: ineficiente estudio de mercado que provoca el "Efecto látigo" debido a que el cliente final no es quien hala la cadena; comercializar productos que no cuenten con los parámetros de calidad requeridos; poca correspondencia entre los precios establecidos y la renta de los clientes. Resultados económicos desfavorables.

El plan de acciones, en este sentido, refleja tareas definidas en el sentido de disminuir estos riesgos, que ya han sido corroborados en el diagnóstico anterior.

Plan de acciones propuesto:

Conclusiones

• Se llevó a cabo un diagnóstico de la situación problemática de una empresa comercial a través de deferentes instrumentos que arrojaron como resultado fundamental que las principales debilidades de la entidad están relacionadas con la existencia de inventarios como elevado valor en ociosos y lento movimiento; así como la existencia de cuentas de adeudos del organismo superior; siendo estos los elementos que amenazan el capital de trabajo de la organización.

• Se propone un plan de 12 acciones, encaminadas a disminuir estas problemáticas desde una orientación al cliente (estudios de mercados); alineada con el inventario de riesgos de la entidad y contemplando acciones de monitoreo y control.

Bibliografía

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• Weston, T. F, (s/a): "Fundamentos de administración financiera". Editorial Félix Varela. Vol.3.

Sobre los Autores

Vicente Isaías Marty Delgado:

Graduado de Licenciado en Control Económico en la Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas. Cuba. Master en Ciencias de la Educación Superior. Diplomado en Gestión Contable.

Magaly Loredo Berta:

Graduada de Ingeniera Química en la Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas. Cuba. Master en Ciencias de la Educación Superior

Autor:

MSc. Vicente Isaías Marty Delgado

MSc. Magaly Loredo Berta

Quemado de Güines, 2015