Procedimiento para la gestión del conocimiento en las aldeas universitarias de la Misión Sucre Eje Barlovento
Enviado por belgica rodriguez
Resumen
En la actualidad las aldeas universitarias de la Misión Sucre en el eje Barlovento, no disponen de un proceder metodológico que le permita seleccionar, organizar, almacenar, compartir y usar el conocimiento, con el propósito de socializar y elevar el nivel integral del mismo. Para contrarrestar esto, el presente trabajo, tiene como principal objetivo exponer el procedimiento general, para desarrollar la gestión del conocimiento en las aldeas universitarias de la Misión Sucre en el eje de Barlovento. Estado Miranda. En el trabajo se utilizaron diferentes técnicas como encuestas, cuestionarios, la observación participante, entrevistas individuales a coordinadores de aldeas, de programas y facilitadores. Además se abordan conceptos asociados a la gestión del conocimiento y criterios necesarios para su implementación, tanto desde el punto de vista organizacional, como desde la base tecnológica necesaria para su funcionamiento en este tipo de institución universitaria. La realización de esta investigación brinda la posibilidad a las aldeas universitarias de mejorar su dirección institucional, distribuyendo el conocimiento e información para que sean utilizados de la mejor manera posible y contribuir así a una eficaz dirección del proceso docente educativo.
Palabras clave: gestión, conocimiento, procedimiento.
Summary
Currently the university villages of Mission Sucre on the shaft Barlovento, do not have a methodology that allows you to select, organize, store, share and use knowledge, in order to socialize and raise the overall level of the same. To counter this, the present study, whose main objective was to present the general procedure for developing knowledge management in the villages of Mission Sucre university in the heart of Barlovento. Miranda State. In the work using different techniques such as surveys, questionnaires, participant observation, individual interviews with village coordinators, program and facilitators. You can address concepts related to knowledge management and criteria for its implementation, both from the organizational standpoint, and from the technology base needed to operate in this type of university. The realization of this research offers the possibility to improve their villages university institutional address, distributing knowledge and information to be used in the best possible way and thus contribute to effective leadership of the educational process.
Keywords: management, knowledge process.
Introducción
Desde hace varios años se vive en la Era, Sociedad o Revolución de la información y del Conocimiento caracterizada por el uso intensivo de la información lo que revoluciona la forma de producir, educarse, comunicarse y recrearse de la sociedad. (Arraiz, 2001; Bowman, 1996)
Las instituciones de educación universitaria (IEU) de hoy están inmersas en un profundo y constante cambio, provocados fundamentalmente por el proceso de globalización, y el extraordinario avance de la tecnología, unido a las crecientes exigencias de los estudiantes y la sociedad quienes, cada vez requieren mayor información. Las IEU venezolanas, al igual que la del resto del mundo, se enfrentan a estos cambios y como una alternativa viable para obtener ventajas competitivas sostenibles trabajan en generar valor a través del conocimiento. (Martínez, 2010)
Actualmente existe una tendencia en el desarrollo de programas para implantar en las instituciones la gestión del conocimiento. Esto ha generado acciones para divulgar y crear cultura sobre el tema entre los profesionales de la gestión de los recursos humanos, de las ciencias de la información y las comunicaciones, y de los ambientes universitarios, en todos los casos para estimular y organizar la formación de los profesionales en gestión del conocimiento. Es por esto que un gran número de IEU comienzan a dar los primeros pasos en el estudio y aplicación de este importante tema. (Martínez, 2010)
El desarrollo obtenido en algunas IEU sujetas a transformaciones profundas en el marco de las transformaciones de la enseñanza universitaria venezolana y el surgimiento de la Misión Sucre, permite reconocer las necesidades de atender de forma explícita el desarrollo de la gestión del conocimiento, creando así la institución inteligente. Una institución inteligente es el resultado de talentos individuales, más modos de colaboración, más memoria compartida, más buena dirección. Para conseguirlo es necesario implicar a todos los actores en un proyecto compartido, en el que todos han de tener un "modelo mental" claro. Todas las instituciones sociales sean educativas o investigativas tienen que funcionar en un mundo cambiante, de competencia globalizada, donde los conocimientos, las técnicas y los productos se generan con gran rapidez en mayor cantidad. Según Marina, 2004 se llama institución inteligente a la que crea un entorno inteligente en que las inteligencias particulares se desarrollan con eficacia y brillantez. Lo consiguen por el modo en que estas instituciones logran hábitos de colaboración, en un clima estimulante en un proyecto. El principal problema radica en la forma en que son organizados y gestionados los recursos intangibles en la institución, lo cual aún no permite satisfacer y dar respuesta a todas las exigencias y requerimientos del entorno. En correspondencia con lo planteado, el principal objetivo del presente trabajo es exponer un procedimiento, elaborado por los autores, para desarrollar la gestión del conocimiento en las aldeas universitarias de la Misión Sucre en el eje de Barlovento. Estado Miranda. Atendiendo a lo anterior, el trabajo reviste gran importancia como primera experiencia en el diseño, asimilación y puesta en práctica de un procedimiento novedoso para la aplicación de la gestión del conocimiento, adecuado a las características de las aldeas universitarias de la Misión Sucre del Eje Barlovento.
Desarrollo
El procedimiento propuesto para la gestión del conocimiento en las aldeas universitarias de la Misión Sucre en el eje Barlovento consta de cinco (5) fases (inicio, planificación, ejecución, control y finalización) cada una de las cuales está formada por actividades. A continuación se describen, de forma resumida, las fases y actividades del procedimiento:
1) Fase de Inicio:
Esta fase esta compuesta de diferentes actividades, las cuales son:
Definir el responsable del proyecto y el equipo de trabajo.
La gestión del conocimiento requiere de una dirección de conocimiento cuyo principal objetivo sea dirigir el conocimiento institucional. Si bien la aldea universitaria entera debe ser involucrada en el proceso sinérgico de la gestión del conocimiento, es importante también la generación de políticas, estrategias, y tácticas en función de la coordinación de la aldea, para lo cual debe considerar los factores clave siguientes:
Dirigir activamente el proyecto (liderazgo e integridad total); capacidad de tomar decisiones.
Planificar y convocar reuniones periódicas.
Tener habilidades políticas: Influenciar y motivar a personas de diferentes orígenes (programas, área, etc.) y que muchas veces son directivos de la aldea.
Gran parte de la clave del éxito de un proyecto es realizar una buena gestión, teniendo el gestor unas cualidades donde el principal peso recae en aspectos humanos y no técnicos.
Considerar:
Que los directivos no deben obligar a los trabajadores con conocimientos a ser más productivos De hecho la mayoría de las veces el conocimiento está encerrado en programas, unidades de negocio y especialmente, en grupos de trabajo, con intereses específicos. En muchos casos este conocimiento es protegido celosamente no solo de los competidores, sino también de los colegas que se encuentran en otras partes de la aldea universitaria. De esta forma se generan muchas islas del conocimiento.
Los grupos de trabajo con intereses específicos, pueden encontrarse en cualquier parte de la aldea universitaria y la mayoría de las personas pertenece a más de uno.
Como a un fin se puede llegar por diferentes caminos; el procedimiento es aplicarlo en buena parte de las personas de la aldea, en campos diferentes, y formar parte de la gestión del conocimiento, previendo un equipo de proyecto que debe recoger y capitalizar los resultados.
La innovación es mucho más importante que haber partido de un plan claramente explicitado, las personas sabiendo que deben buscar soluciones, se sienten coparticipes de la cultura del conocimiento.
Estudio y esclarecimiento conceptual.
¿Qué es conocimiento? Evolución hasta el marco conceptual contemporáneo.
¿Qué es el trabajo para una aldea universitaria basado en el conocimiento? Y ¿quiénes son los trabajadores con conocimientos?
La actividad primaria y primordial del trabajo basado en el conocimiento es la adquisición, creación y aplicación del conocimiento.
A pesar de que los trabajadores con conocimientos aparecen en todos los niveles, la mayoría siguen siendo profesionales o especialistas como investigadores, ingenieros, en software, contables, asesores, profesores, etc. El tiempo de estos especialistas deberá ser ocupado en mejorar, compartir y aplicar su conocimiento en beneficio de la aldea universitaria.
2) Fase de Planificación
Definir la gestión del conocimiento para la aldea universitaria.
Esta actividad esta fundamentada por las siguientes preguntas:
¿Qué es la gestión del conocimiento para la aldea universitaria?
¿Qué es y será el trabajo para una aldea universitaria basado en el conocimiento?
Se proponen diferentes vías para la gestión del conocimiento en una aldea universitaria.
– Perspectiva centrada en la información, la gestión del conocimiento teñida de un fuerte contenido tecnológico.
– Perspectiva centrada en el cambio cultural. La fusión de historia, comunicación, conversaciones, trabajo en equipo.
Valorar ambas, determinando qué posibilidades hay de utilizar y las bondades en una solución de equilibrio. Ir identificando los cambios necesarios para planificar el cambio.
¿Cómo implantar la gestión del conocimiento en la aldea universitaria?
Debe iniciarse una búsqueda auto alusivo, consistente en detallar aquellos conocimientos que son críticos para la práctica de la aldea universitaria. Esta búsqueda puede iniciarse de la forma siguiente:
A partir de los procesos:
– Qué procesos claves desarrolla la aldea universitaria.
– Cómo se organiza el personal en la aldea universitaria
– Cuáles son las competencias principales del proceso docente educativo en la aldea universitaria
– Competencias y habilidades de las personas.
– Cómo mejorar el proceso docente educativo en la aldea universitaria.
Conocimiento principal a partir de procesos.
Con estos elementos puede identificarse mejor las instancias de proyectos de gestión del conocimiento que puede desarrollarse en el la aldea universitaria. Tener en cuenta: que existen procesos estratégicos claves para la aldea universitaria, por lo que conocerlos y su cadena de valor es muy importante. Si no existe una clara definición debe desarrollarse, porque es importante identificar los procesos en que se desarrolla su práctica y los programas de formación que la aldea universitaria ofrece o puede ofrecer a la comunidad. Alineación del proceso de gestión del conocimiento con las estrategias de la aldea universitaria.
No es necesaria una implantación brusca de la gestión del conocimiento en la aldea universitaria. Solo será necesario establecer cuál es la mejor oportunidad para iniciar una instancia de proyecto de gestión del conocimiento que ayude a implantar esta en la aldea universitaria
Hay que lograr una alineación de los objetivos estratégicos de la aldea universitaria, buscando que el aprendizaje apoye estos programas que cooperativamente busquen soluciones, potenciando el trabajo en equipo y la colaboración.
Todo proyecto debe ser coherente con la estrategia de la aldea universitaria El cumplimiento de sus plazos y condiciones debe suponer una fortaleza más o una oportunidad futura.
3) Fase de Ejecución.
Esta fase está formada por las actividades siguientes:
Toma de decisiones.
Al iniciar esta etapa se tiene un resultado de varias alternativas de proyectos de gestión del conocimiento, como es el caso de varias instancias de este programa general que se ha estado enfocando y una valoración de posible impacto sobre la estrategia de la aldea universitaria.
Tomar la decisión de cuáles ejecutar debe ser un acto profesional, no puede depender del azar, sino de una cadena de análisis, síntesis, planificación y valoración de alternativas.
Según Jesús Mondria (2000), es preciso pasar por un proceso de adaptación hacia la toma de decisiones profesional y que use, a menudo una herramienta especifica.
Este proceso incluye ocho etapas:
1) Revisar las propias convicciones.
2) Establecerse metas.
3) Asignar prioridades.
4) Definir objetivos: No basta con definir los objetivos, que tienen que ser lógicos. Los objetivos tienen que ser con fecha límite, relevantes, especificas, medibles y alcanzables.
5) Consultar a expertos.
6) Evaluar alternativas.
7) Tener presente todas las ideas en los análisis: no desechar ninguna idea que pueda ser contradictoria y/o superflua.
8) Actuar.
Como herramienta para evaluar alternativas se pueden utilizar:
Diagrama de flujo para un proceso de toma de decisiones.
Soporte documental "toma de decisiones".
Para centrar el tema, recopilar información necesaria y delimitar personas, es conveniente elaborar un mapa mental, a ser posible, en colaboración con todos los responsables de llevar a buen termino la decisión más acertada.
La técnica del diseño conceptual o mapa mental se utiliza como complemento de la forma secuencial de exposición. La palabra hablada y escrita se presenta en forma lineal, mientras que el pensamiento bioasociativo une dos ideas que, en un principio, no estaban aparentemente relacionadas. El mapa mental tiene una idea o tema central (el nombre del asunto). De esta idea principal parten radicalmente imágenes fundamentales y de estas parten otras ramificaciones.
El mapa mental ayudará a descubrir y comunicar aspectos e interrelaciones que se habrían olvidado de la forma tradicional.
Todo este análisis es el resultado de la implantación de las acciones. Se relacionan las acciones necesarias, se asignan prioridades, fechas de ejecución y responsables.
Definición de variables: las variables alcance y tiempo.
Las acciones antes definidas pueden ser consideradas por si mismas micro-proyectos y su alcance y ubicación temporal para facilitar el proceso de control, debe quedar bien explicitado.
Para comprender la gestión del conocimiento se presentan dos variables que permiten visualizar mejor las diferentes formas en que se presentan estos proyectos en las instituciones: el alcance y el tiempo (Pérez, 2002).
La variable alcance se puede definir en función de diferentes criterios.
Tomando como criterio el conocimiento implicado.
Proyecto estratégico: contempla concepciones y acciones relativas a la creación de conocimiento y a su papel en la generación de competencias esenciales.
Proyecto operativo: que incida sobre todo en los aspectos de distribución y transferencia de conocimiento básico, cuestión más relacionada con sistemas, plataformas tecnológicas, por las cuales debe almacenarse y distribuirse este.
La variable tiempo: relaciona el alcance con el tiempo. Los proyectos de gestión del conocimiento son dinámicos y esta dimensión resulta esencial para valorar los resultados. Hay que aprender de los errores y generar nuevas dinámicas de funcionamiento. Hay que relacionar el alcance inicial con la evolución, lo que requiere ser documentado, analizado y explicado.
Identificar las acciones necesarias para ejecutar el cambio.
Paralelamente en el propio proceso de análisis es necesario realizar un diagnóstico que permita determinar un estado actual e identificar un estado deseado, para conocer una brecha con el estado identificado como ideal.
Los métodos de diagnóstico varían según el objeto del proyecto definido en el alcance y los objetivos propuestos.
Siempre debe contemplar un análisis de la aldea universitaria que se propone que abarque las categorías organizacionales: estructura y sistemas, conocimientos, recursos y cultura, estilo y valores. Esto permite planificar el cambio en el entorno organizacional de la aldea universitaria.
4) Fase de control.
Esta fase se ejecuta paralelo al resto, en interacción, y es la que permite ajustar y darle seguimiento a las desviaciones del plan. Debe estar presente durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Procesos de gestión de proyectos: se identifican actividades como:
Gestión de riesgo.
Realización de informes eficaces sobre el estado y progreso del proyecto.
Ausencia de burocracia.
Comunicación fluida y continua del equipo y los participantes en general.
Gestión eficiente de las reuniones de trabajo.
Mentalizar al equipo de la necesidad de autocontrol y de valoración del esfuerzo.
En la práctica la información sobre el avance del programa de gestión del conocimiento en la aldea universitaria está muy relacionada con tres dinámicas que se desarrollan y que hay que identificar y ampliar:
Dinámica organizativa: la práctica retroalimenta el sistema cultural y el sistema de decisiones y comunicacional. Representa las condiciones humanas y organizacionales que favorecen el conocimiento.
Dinámica de la Información: calidad del feedback, que permite a los sistemas adaptarse y cambiar, informaciones recibidas en el sistema de si mismo y de su entorno.
Dinámica auto alusiva: rediseña la práctica a partir de la práctica, incidiendo en la cultura, las competencias, las redes, la imagen, los procesos, los resultados. Accionar sobre si misma de materia planificada y controlada. Es mirarse al espejo y contestar ¿qué conocimiento falta o quiero?¿qué acción o cambio llevar a cabo para conseguirlo ?
5) Fase de finalización
En los proyectos en general se gestiona un ciclo de vida, se dividen en fases, estas finalizan y dan lugar a otras fases, hasta obtener un producto final.
En los proyectos de gestión del conocimiento estas fronteras, deben evaluarse mediante la obtención de determinados resultados. Pero estos resultados son esencialmente intangibles, lo intangible puede ser medido pero aun está en fase de estudio.
Lo más interesante son las comparaciones, hay que tener un punto de referencia, el año anterior, una previsión, la mejor aldea universitaria.
Como indicación general se recomienda que no sean muchos y que se disponga de información para cuantificarlos en un estado inicial y en su evolución en un tiempo posterior (futuro) que debe explicitarse en relación con la evolución prevista.
Puede prepararse encuestas, que es una herramienta universal o indagar en los sistemas de información de la aldea universitaria, por ejemplo "gestión de recursos humanos ", medir niveles o tendencias, etc.
En el camino de establecer indicadores de capital intelectual, y poder medir a través de ellos la transición de un estado inicial a un estado proyectado en el futuro, puede llegarse al estado deseado y este ser el punto final, sin embargo la perspectiva dinámica de la gestión del conocimiento debe tenerse siempre presente.
La resolución de problemas, aplicando conocimientos, en este caso se puede tener resultados y evaluarlos, pero cabe preguntarse. ¿Debe perderse la perspectiva de aplicar los nuevos conocimientos, que se obtuvieron? La respuesta es no, por tanto aceptar que la gestión del conocimiento es un camino, y no un objetivo, deriva en que no existe el fin como una ruptura sino la medición de estados, el avance de un estado actual, a un estado deseado o ideal, y en esta sucesión de estados, ocurrirá el tránsito, hacia la transformación, que el actual entorno demanda. Es el momento de hacer uso de la creatividad y generar iniciativas que puedan tener seguimiento y un desarrollo práctico, teniendo en cuenta el contexto sociocultural en el que se desarrolla.
Siempre debe ser un objetivo documentar los resultados, esto permite capitalizar las experiencias, tanto positivas como negativas, así se aprende de los errores y de las mejores practicas. Es importante explicitar los conocimientos generados, esto hará mas fácil su socialización y quedarán para la historia de la aldea universitaria, independientes de sus creadores.
Conclusiones
Como resultado de la investigación realizada se pueden exponer, como principales conclusiones, las siguientes:
1. La necesidad, importancia y actualidad de gestionar el conocimiento está condicionada por la evolución histórica de la sociedad y la economía, constituyendo un imperativo para las instituciones de educación universitaria de hoy, necesitando las mismas proveerse de herramientas metodológicas para enfrentar este proceso de cambio que se desarrolla a escala internacional.
2. El procedimiento propuesto es de utilidad para emprender una primera etapa de organización de la gestión del conocimiento en las aldeas universitarias de la Misión Sucre en el eje Barlovento.
3. El procedimiento propuesto es resultado de un proceso investigativo de análisis y síntesis, sobre casos prácticos, reflejados en la literatura especializada, en el que desarrollar la gestión del conocimiento ha tenido éxito, aplicando los resultados de su evolución hasta el marco conceptual contemporáneo.
4. La organización de las personas y los equipos de trabajo para enfrentar, en la práctica, la gestión del conocimiento en las aldeas universitarias debe ser planificado y necesita un seguimiento, para organizar proyectos de gestión del conocimiento en las aldeas, que relacionen horizontalmente a las personas y equipos con independencia de sus responsabilidades funcionales.
5. El proceso de conversión del conocimiento define conceptualmente el ciclo de vida de los proyectos de gestión del conocimiento en cada aldea, interpretándose como un aprendizaje continuo, que parte de la aplicación de conocimientos para generar nuevos conocimientos que a su vez debe volverse a aplicar y así repetir continuamente el proceso, por lo que, se considera fundamental, registrar la experiencia y establecer indicadores para evaluar los resultados.
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Demicheli, Guido M. (2010), Psicólogo, Universidad de Chile Magister en Comunicación, State University de Chile Doctor (c) en comunicación, state university of New York. Profesor titular Escuela de Psicología, Universidad Valparaíso.
Autor:
Prof. Bélgica del Valle Rodríguez Alvarado.
Institución: Facilitadora del programa de gestión social
Aldea Universitaria Tacarigua. Misión Sucre. Venezuela.
Dr. C. Carlos Cristóbal Martínez Martínez.
Institución: Profesor Titular de la Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas. Cuba.
Dr. C. Roberto Cespon Castro.
Institución: Profesor Titular de la Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas. Cuba.
8vo Congreso Internacional de Educación Superior "Universidad 2012"
Ponencia.