Administración del Tiempo (Gerencia del Tiempo)

"El tiempo es el recurso más escaso, y a menos que sea bien administrado, ninguna otra cosa se puede administrar"

Peter Drucker

Cuestionario

Mis percepciones acerca de la administración del tiempo

Mis percepciones acerca de la administración del tiempo

• 1. Si me lo propusiera, podría encontrar muchas formas de ahorrrar tiempo.

FALSO. No hay forma de "ahorrar" tiempo. Todo lo que puedes hacer con el tiempo es usarlo. Cuando nos referimos al término "ahorrar tiempo", nuestra idea es la de acortar el tiempo dedicado a una tarea en particular. Sin embargo, ese tiempo "ahorrado" no podemos guardarlo para uso futuro.

SUGERENCIA. Deja de preocuparte en cómo ahorrar tiempo. Concéntrate en cómo usarlo.

• 2. La mayoría de las personas podría resolver sus problemas de tiempo trabajando más arduamente.

FALSO. Trabajar más inteligentemente es mejor que trabajar más arduarmente. Los que creen en el trabajo arduo son aquellos que trabajan muchas horas al día y continúan en la noche, sufren de stress y de tensión, castigan sus cuerpos inneesariamente y todavía no consiguen resultados.

SUGERENCIA. Trabaja inteligentemente. Trata de reducir el número de tareas. Haz el trabajo más fácil o más rápido. Analiza periódicamente tu flujo de actividades.

• 3. La mayoría de las personas está sobrecargada de trabajo a consecuencia de la misma naturaleza de su trabajo.

FALSO. El problema no es la naturaleza del trabajo sino la naturaleza de la persona. La sobrecarga de trabajo, por lo general, se debe a causas tales como la falta de delegación, el no saber decir NO, la ausencia de prioridades, el gastar mucho tiempo en detalles o a los hábitos de trabajos inadecuados.

SUGERENCIA. Analiza tu trabajo. No hagas lo que podría ser hecho por otro. Aprende a decir NO. Analiza la importancia de cada una de tus actividades.

• 4. Encontrar el problema es fácil; lo verdaderamente difícil es encontrar la solución.

FALSO. El hecho de no identificar el problema con propiedad quizás es el obstáculo más grande para resolverlo. La tentación de aplicar un remedio en forma apresurada es muy fuerte. El resultado es que te mantendrás ocupado tratando síntomas mientras el problema permanece intacto.

SUGERENCIA. No confundas los síntomas con los problemas. Recolecta información para entender la naturaleza del problema. Las soluciones serán entonces más fáciles y es más probable que funcionen.

• 5. La mayoría de la gente sabe en qué gasta su tiempo; en consecuencia, puede identificar con facilidad aquellas actividades que le hacen perder el tiempo.

FALSO. Poca gente en realidad conoce cómo gasta su tiempo. ¿Te cuesta creerlo? Trata de reconstruir tu última semana con precisión. Lo más probable es que no recuerdes muchas de las cosas que hiciste. ¿Por qué? Simplemente porque mucho de tu comportamiento es por hábito. Los hábitos son comportamientos automáticos. Cuando actúas por hábito, no te estás concentrando en tus actividades.

SUGERENCIA. Mantén un registro de tu tiempo. Analiza el uso de tu tiempo por una o dos semanas. Descubre los hábitos y patrones en el uso de tu tiempo. Verifica cuando tu tiempo es desperdiciado.

• 6. La mayoría de los resultados que logramos son producidos como consecuencia de muchas actividades.

FALSO. La mayoría de los resultados que logras son producidos por unas pocas actividades críticas. Esto fue expuesto por primera vez por Vilfredo Pareto, un economista italiano del siglo XIX. El principio es denominado comúnmente la Regla del 80-20. "El 80% de los valores se basan en el 20% de los elementos, mientras que el 20% restante de los valores están basados en el 80% restante de los elementos". Esto significa que sólo unas pocas actividades son críticas para que logres el éxito. ¿Puedes identificar ese 20% de actividades de gran valor?

SUGERENCIA. Reconoce que algunas actividades son mucho más valiosas que otras en términos de contribución para lograr tus objetivos. Examina todas tus actividades para descubrir cuáles de ellas son las más importantes. Entonces, comienza a poner énfasis en esas actividades.

• 7. No siempre es posible actuar sobre la base de prioridades.

FALSO. No solo es posible. Es esencial. Administrar tu tiempo significa usarlo de la mejor manera posible. Cuando dejas dse establecer prioridades, estarás garantizando que gastarás algo de tu tiempo en actividades de poca importancia a expensas de otras verdaderamente importantes.

SUGERENCIA. Haz de las prioridades un hábito. Pregúntate continuamente cuál es el mejor uso que le puedes dar a tu tiempo. ¿Qué es más importante. La importancia está basada en los objetivos que estás tratando de lograr.

• 8. Aquellos que se concentran en trabajar eficientemente, son las personas más efectivas.

FALSO. La eficiencia no necesariamente conduce a la efectividad. Ser eficiente significa usar adecuadamente los recursos para una determinada tarea. Ser efectivo se refiere al cumplimiento de objetivos.

SUGERENCIA. Primero, enfoca la efectividad, luego la eficiencia. Determina qué debes hacer y luego decide cómo hacerlo eficientemente. Haz correctamente las cosas correctas.

• 9. Si lo hago yo mismo puedo lograr más resultados en menos tiempo. En otras palabras, es un buen consejo hacer las cosas uno mismo porque esto es una garantía de que serán hechas correctamente.

FALSO. Esto puede ser correcto a muy coirto plazo, pero nunca a largo plazo.

SUGERENCIA. Reconoce que tu habilidad para obtener resultados está ligada íntimamente al rendimiento de tu equipo de trabajo. No son solo tus esfuerzos lo que cuentan, sino el esfuerzo colectivo.

• 10. Las personas activas y ocupadas son las que consiguen mejores resultados.

FALSO. El hecho de mantenerse activo y ocupado no necesariamente significa lograr resultados. Esta clase de actividad no conduce a ninguna parte. Consume tiempo y el resultado es muy pobre en términos de logros significativos.

SUGERENCIA. Invierte todos los días algo de tu tiempo pensando en tus actividades. ¿Cuánto contribuye cada una al logro de tus objetivos? ¿Qué actividades que no estás haciendo deberías comenzar a hacer?

• 11.  Nadie tiene suficiente tiempo.

FALSO. El tiempo es una paradoja. Nos parece que nunca tenemos suficiente tiempo, y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No existe más tiempo. El problema no es la cantidad de tiempo sino la forma cómo lo usas.

SUGERENCIA. Piensa quién eres y qué estás tratando de lograr. Escribe tus objetivos y fija prioridades.

• 12.  El problema con la administración del tiempo es que no permite un comportamiento espontáneo.

FALSO. Las personas que administran bien su tiempo tienen más tiempo disponible para aprovechar las oportunidades que se le presenten e involucrarse en comportamiento espontáneo.

SUGERENCIA. Reserva tiempo para algo de diversión en tu vida. Una fuerte motivación para aprender a administrart bien tu tiempo es que tendrás más tiempo para hacer las cosas que disfrutas.

Introducción a la administración del tiempo

Roland Matthies, en su libro titulado: "Su Majestad el Tiempo", afirma que no hay dos personas que definan el tiempo de la misma manera y menos hay dos filosofías iguales sobre el tiempo. Después de concluir que ¡no se sabe qué es el tiempo!, nos indica que es una cuestión de apreciación individual. Cada quien lo entiende de acuerdo con su formación y carácter.

El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos, físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. El tiempo es vida. Es irreversible e irremplazable. Perder tu tiempo es perder tu vida. El tiempo, anota Ivan Lansberg: "es el recurso mása importante del que disponemos. Su buen manejo, "la gerencia del tiempo", se reconoce hoy como factor determinante de todo progreso y superación. Individual, grupal y hasta a nivel nacional".

El tiempo es una paradoja. Nos parece que nunca tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuánto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocar primero las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente queremos hacer. Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir nuestro tiempo de la mejor manera.

"El tiempo, o más bien su falta, constituye el látigo de nuestra era".

Roland Matthies

CALIDAD VS CANTIDAD

Muchas personas operan bajo la creencia errónea de que tendrían tiempo para todo, sólo si pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es, a menudo, un intento de realizar las tareas con más rapidez, razonando que, de ser lo suficientemente rápidos, se podría obtener algo de tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona, y como estrategia para administrar el tiempo es muy pobre. Muy a menudo trabajar con rapidez produce más problemas que resultados. Al trabajar bajo presión, cometemos más errores. Tenemos menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.

Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina se generan otros problemas. Las horas semanales de trabajo se alargan y hasta se duplican. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. La fatiga, tanto física como mental, se convierte en na constante. El juicio es cada vez menos claro y nos encontramos con problemas que resolvemos en horas, mientras que, con una mente clara y descansada, podríamos resolverlos en minutos.

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, l acalidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Nadie puede usarlo por ti. Aunque otras personas pueden hacer demandas sobre cómo usar tu tiempo, todavía eres tú quien lo haces. Solo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, tú usas tu tiempo como tú lo deseas.

La forma como usas tu tiempo te define. Más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que escoges, lo que piensas, la forma como usas tu tiempo te describes. Muchas personas dicen algo y hacen lo contrario. Por ejemplo, identifican a la familia como el aspecto más importante en su vida, y sin embargo invierten muy poco tiempo en actividades familiares. Es lo que una persona hace, no lo que dice, lo que es importante. Para descubrir los verdaderos valores de una persona, investiga como invierte su tiempo. Recuerda: Tiempo es vida. La forma como usas tu tiempo, define tu vida; lo que eres. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.

Control ambiental

Muchas personas sienten que desperdician su tiempo en asuntos que no son verdaderamente importantes para ellos, mientras que aquellos que si lo son, se postergan continuamente.

Hay situaciones que podemos controlar y situaciones que definitivamente no podemos controlar; tareas que podemos realizar y tareas que no podemos; áreas para las cuales tenemos aptitudes y áreas para las cuales no tenemos; metas que podemos alcanzar y metas que no podemos. Una vez hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar en consecuencia, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertirá en un problema menor.

Debes convencerte que tú si puedes tomar control de tu tiempo y de tu vida. Es tan simple como emprender las acciones requeridas ahora; no la próxima semana o el mes que viene. Es tan simple como alcanzar hoy un pequeño éxito y ganar la auto confianza necesaria para alcanzar grandes éxitos a partir de este momento.

¡Inténtalo!

"Saber quién soy, de donde vengo, en donde estoy, y lo que `voy siendo`son inquietudes fundamentales que nos acompañan a lo largo de nuestra existencia. En la medida en que ese sentido de identidad se cristalice en nosotros, más capaces seremos de conectarnos con nuestro pasado, proyectar un porvenir, y vivir a la vez el momento con intensidad" Ivan Lansberg H.

Caso de estudio

8:00 Rafael es Gerente medio que siempre llega a tiempo. Se sirve una taza de café, se conecta a Internet y lee las noticias deportivas. Comenta con Anita, la

Asistente del Departamento, acerca de la fiesta de despedida que habrá esta tarde.

8:20 Comienza a revisar su correo electrónico. Tiene 22 mensajes pendientes, 3 de ellos importantes. Uno de ellos es de la Asistente del Presidente recordándole que envíe las estadísticas financieras para la elaboración del presupuesto.

8:30 Joaquín, un compañero de trabajo, entra en la oficina y comenta con Rafael acerca de los efectos que tendrá en sus trabajos el nuevo administrador. La conversación se dirige haci un programa de televisión que ambos vieron recientemente.

8:45 El mensajero interno entra a la oficina con un grupo de documentos que ha fotocipiado. Joaquín se excusa y se retira. Rafael revisa las fotocopias para asegurarse de que estén bien. Nota que un documento necesita ser fotocopiado de nuevo, ya que le han escrito una nota marginal. Mientras, el mensajero permanece de pie esperando por sus órdenes. El le instruye que le pida a Anita que imprima la página de nuevo y le haga su respectiva fotocopia para volver a revisarla. Este documento debe ser enviado a la brevedad a un cliente.

9:05 Recibe un recordatorio de la agencia electrónica para reunirse con Raúl, su jefe inmediato, quien necesita ver el informe de la reunión de ayer. Se sirige a la oficina de Raúl y permanece discutiendo hasta las 9:45, como es usual. Rafael no ha elaborado el informe de la reunión.

9:45 Regresa a su oficina. Piensa acerca de varios asuntos que tienen que ser hechos. Aproximadamente 8 vienen a su mente. Nota que han llegado 7 nuevos mensajes a su correo electrónico. Siente que "no tiene suficientes horas al día". Decide que es mejor consultar con José y Rosa acerca del contrato de Granos y Semillas C.A., el cual aparenta ser el punto más importante. Se dispone a llamarlos, cuando….

9:55 Julián, un subalterno, toca a su puerta (no piede permiso a Anita); entra y comienza a hablar acerca del problema que él y otros tres Supervisores están teniendo por compartir una sola Asistente.

10:35 Anita le trae la correspondencia. Rafael comienza a abrir los sobres. Pide café y llama a José y a Rosa para que se reúnan con él para discutir el contrato. Al comenzar, lo atrae la lectura de artículo interesante.

10:55 Rosa llega a la oficina y le informa que José llegará tan pronto como pueda. Rafael está clasificando la correspondencia en paquetes. Le pide a Rosa que espere para comenzar la discusión apenas llegue José. Hablan de temas triviales mientras él hojea otros artículos que le parecen interesantes.

11:05 José llega y comienzan a discutir acerca del contrato. Rafael pensaba que ellos tenían la información necesaria, pero descubre que faltan varios datos, pero ellos le informan que no le escucharon nada de eso. Se ponen de acuerdo acerca de los elementos que faltan y deciden que se reunirán cuando los tengan listos.

11:45 Rosa y José dejan la oficina. Anita le informa que Jesús lo ha estado esperando desde las 11:10 para discutir el caso Johnsom. Rafael sale y le pregunta a Jesús si tenían una cita. Jesús le responde que la cita está registrada en la agenda electrónica. Rafael le pide que vuelva en la tarde después del almuerzo. Sale 15 minutos antes, ya que tiene un incipiente dolor de cabeza.

Cuando se dirige a la cafetería piensa que "…esta no ha sido mejor mañana. Necesito ver a Jesús después de almuerzo y la fiesta de despedida es a las 3:30, lo que sólo me deja dos horas disponibles para finalizar el contrato de Granos y Semillas, enviar las estadísticas financieras (no recuerda bajo que nombre guardó el archivo), llamar a la Arrendadora y a Envases Cónicos (llamadas que tienen alta prioriodad), redactar cerca de 10 cartas (4 de las cuales tienen alta prioridad), revisar mi correo y agenda electrónica, enviar el reporte que no le he entregado a Raúl, y coordinar con Anita mi itinerario de visitas al interior para las próximas semanas, todo esto suponiendo que nadie me interrumpa".

¡Yo tengo trabajo para dos personas!

CASO DE ESTUDIO – HOJA DE TRABAJO

Análisis del tiempo

"Hay una buena excusa para no efectuar un análisis personal del tiempo: implica mucho trabajo. Sin embargo, considera esta sugerencia: si no estás satisfecho de la forma como manejas tu trabajo; si incidentes específicos revelan que tu trabjo es redundante, que la distribución del tiempo es inadecuada, que las cosas prioritarias no están siuendo hechas de primero, un análisis de tu tiempo puede ser la mejor solución, la menos costosa" M. Januz

En toda actividad productiva se suelen hacer inventarios con el objeto de conocer la existencia de diversos elementos. De igual manera, en la administración del tiempo, es necesario que hagas un inventario de dónde y cómo gastas tu tiempo. Las personas suelen engañarse ellas mismas en relación a la forma como están gastando su tiempo.

Cuando se le pregunta a una persona acerca de la fecha en que ocurrió o se realizó un determinado evento, se suele oír una respuesta que dista mucho de precisar la fecha exacta en que este ocurrió. Una persona entrevistada estimó que gastaba solamente cerca de treinta minutos por semana ayudando a otros a realizar su trabajo, pero un análisis de su tiempo reveló que en tal efectividad este trabajador estaba utilizando casi ocho horas a la semana, lo que representaba que para realizar su trabajo tuviera que trabajar de noche y durante fines de semana enteros. En conclusión, la base del análisis del tiempo va más allá de la mera descripción de a dónde va tu tiempo. El análisis del tiempo debe ser enfatizado en el otorgamiento de prioridades referidas a las actividades que cumplan o satisfagan objetivos establecidos.

Cuando tus actividades están vinculadas a netas, es preciso que asignes prioridades, poniendo las principales en primer lugar, jerarquizando luego las subsiguientes y eliminando aquellas que no son productivas para ti. Esto, en términos generales, viene a ser la principal virtud de vivir dentro del ámbito de la administración del tiempo.

LO IMPORTANTE VS LO URGENTE

Uno de los criterios más usados para definir prioridades es trabajar sobre la base de demandas "urgentes". Esta palabra frecuentemente tiene el poder mágico de destruir una planificación consciente de nuestro tiempo. Si realmente analizáramos la verdadera "urgencia" de estas demandas, nos encontraríamos que en muchos casos la "urgencia" no es más que manipulación. La clave consiste en analizar la verdadera importancia de estas actividades. Una actividad urgente que no conduzca al logro de objetivos no debería tener prioridad sobre una actividad importante.

EJERCICIO INDIVIDUAL – HOJA DE TRABAJO

Hábitos

Todas las cosas tienen relación entre sí. Los hechos no ocurren en forma aislada. Tienen que ver con situaciones, lugares y cosas. Un cambio en una parte de nuestra vida puede impactar directamente también otras partes.

Los hábitos son difíciles de cambiar porque están interconectados. Una acción simple constituye una clave para otras acciones y su modificación puede hacer cambiar otras conductas. A través de este proceso, nosotros desarrollamos hábitos de secuencia que forman un vigoroso patrón de conducta.

Se suele decir que las personas controlan los hábitos y que los hábitos controlan los destinos. Una buena parte de nuestra vida la gastamos en hábitos porque mucha de nuestra conducta diaria es rutinaria. Hábitos, por definición, son conductas que han sido realizadas tantas veces que se convierten en automáticas. Esto significa que nuestra conducta habitual opera por debajo de los niveles de nuestra conciencia.

Cuando estamos preocupados o cuando actuamos rutinariamente, no estamos administrando nuestro tiempo libremente como lo haríamos si actuáramos en forma no rutinaria. Administrar el tiempo requiere una observación precisa de los hechos que están ocurriendo.

IDENTIFICACIÓN DE HÁBITOS

¿Por qué hago lo que hago cuando lo hago? ¿Qué criterios utilizo para distribuir mi tiempo? Cada uno de nosotros tiene diferentes formas de decidir qué va a hacer durante cvada momento del día. A continuación se encuentra una lista de algunos de los criterios más comunes que gobiernan la forma en que distribuimos nuestro tiempo.

• 1. Hacemos más rápido lo que nos gusta…que aquello que no nos gusta.

• 2. Hacemos primero las cosas que conocemos…que las que no sabemos cómo se hace.

• 3. Hacemos lo fácil…antes de lo díficil.

• 4. Hacemos lo que requiere poco tiempo…antes de lo que requiere mucho tiempo.

• 5. Hacemos aquello…cuyos recursos para hacerlo están disponibles.

• 6. Hacemos cosas que están programadas…antes de aquellas que no están programadas.

• 7. Respondemos a requerimientos de otros… más que a requerimientos de nosotros mismos.

• 8. Hacemos cosas que son "urgentes"… antes de hacer cosas que son importantes.

• 9. Respondemos rápidamente…a crisis y emergencias.

• 10. Hacemos cosas interesantes…antes de hacer cosas poco interesantes.

• 11. Hacemos cosas…que producen avances en nuestros objetivos personales.

• 12. Esperamos que le fin del plazo se aproxime… antes que anticiparnos a la fecha estblecida.

• 13. Hacemos cosas…que tienen el más rápido procedimiento.

• 14. Respondemos sobre la base de… quién ordena tal cosa.

• 15. Respondemos sobre la base de…las consecuencias que tal acción puede tener.

• 16. Atacamos pequeños problemas…antes de atacar grandes problemas.

• 17. Hacemos las cosas… a medida que se van recibiendo.

CONTROL DE HÁBITOS

Hay cinco pasos involucrados en un cambio exitoso de conducta: Deseo, Conocimiento, Visualización, Planificación y Acción.

Cambiar hábitos es difícil y requiere persistencia, y se hace necesario para todas aquellas personas que desean utilizar su tiempo efectivamente. Para eliminar los hábitos de auto-frustración y cambiarlos por hábitos de auto-ayuda haz lo siguiente:

• 1. Identifica los hábitos que quieres cambiar: Recuerda que existen también buenos hábitos. Refuérzalos.

• 2. Define los nuevos hábitos que quieres desarrollar: Esto requiere que tengas deseos de mejorar, sabiendo que las modificaciones que harás mejorarán tu estilo de vida.

• 3. Inicia tu nueva conducta fervientemente: No veas hacia atrás.

• 4. No te apartes de esta conducta hasta tanto los nuevos hábiutos no estén firmemente establecidos: Debes ser persistente.

• 5. Usa cada oportunidad para practicar la nueva conducta: Verás que en corto tiempo estarás aplicando los nuevos hábiutos como si fueran conductas aprendidas desde hace mucho tiempo.

Objetivos y prioridades

El Instituto Alexander Hamilton llevó a efecto una encuestra entre un grupo de ejecutivos de alto nivel, con el propósito de investigar los métodos usados por ellos para administrar el tiempo en forma efectiva. Entre tantas respuestas llama la atención el tiempo dedicado a la planificación rutinaria de las actividades.

Algunos de los comentarios obtenidos fueron:

"Yo llego a la oficina alrededor de media hora antes que el resto de los empleados y planeo mi día, o una porción del mismo, para hacer las cosas que yo deseo hacer".

"Yo trato de bosquejar un programa al comienzo del día o de la semana de los resultados que quiero lograr en esos períodos".

"Yo comienzo con los problemas difíciles".

"Yo tomo mi tiempo para analizar y planear antes de actuar"

Todos los ejecutivos tienen algo en común: administran su tiempo mediante la determinación de objetivos y prioridades.

Los objetivos son los fundamentos para un mejor uso del tiempo. No es posible hacer buen uso del tiempo si no se han definido objetivos. Para saber si una actividad representa un mejor uso del tiempo que otra actividad, necesitamos saber el resultado final de esas actividades en relación al cumplimiento de objetivos.

EL PRINCIPIO DE PARETO

Como vimos en la unidad anterior "el 20% de nuestro tiempo lo gastamos en producir el 80% de nuestros resultados". A la hora de establecer objetivos debemos determinar cuál es ese 20% y qué actividades están relacionadas con esos resultados.

Evidentemente, el mejor uso de nuestro tiempo será aquel que nos conduzca al logro de resultados.

LA PIRÁMIDE DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos deben estar relacionados entre si. Objetivos a corto plazo, deberían conducir al logro de objetivos a largo plazo. Establecidos en forma jerárquica, el cumplimiento de objetivos diarios debería conducir al logro de objetivos mensuales y así sucesivamente hacia el logro de objetivos a largo plazo.

El alcanzar objetivos regularmente, te ayudará a ganar confianza en tu habilidad para alcanzar objetivos cada vez más importantes. Es más fácil dejar de lado asuntos triviales cuando tu enfoque está dirigido hacia el logro de objetivos significativos.

Los objetivos y las prioridades son exactamente poderosos y nos conducen hacia resultados. Una vez comiences a alcanzar logros importantes te convertirás en un adicto a los resultados. Establecer objetivos y prioridades sobre una base diaria, semanal, mensual, trimestral, anual y a largo plazo, se convierte en un hábitom en una forma de vivir. Alcanzar objetivos se convierte en algo gratificante y te inspirará a mantener tu atención en objetivos que posiblemente considerabas inalcanzables.

Para superar el Cabo Bojador

Matcel Antonorsi Blanco

A comienzos del siglo XV el Cabo Bojador, en la Costa de Oro del Africa Occidental, se erigía como un límite formidable para los navegantes portugueses que pretendían llegar más al sur. Además de los vientos que embravecían las olas en aquel punto, estaba la creencia de que más allá encontrarían un mar gelatinoso en el cual los barcos se quedarían pegados, presas de horribles monstruos marinos, y calcinados por un inclemente sol africano.

Fueron muchos los intentos, siempre fracasados y siempre mortales. Bordeando la costa que no se atrevían a perder de vista, los vientos cruzados y la ferocidad del mar, impedían el paso, desbaratando las naves y terminando con las vidas de los temerosos navegantes. El Cabo Bojador aparecía como un límite infranqueable.

Para atreverse a pasar el Cabo Bojador hizo falta todo el coraje de aquellos marinos portugueses, así como el empuje explorador del príncipe Enrique el Navegante (1394 -1460). Y fue así que, un buen día de 1434, las naves portuguesas lograron pasar más allá del Cabo Bojador. ¿Cómo? En lugar de bordear la costa, como era costumbre, se separaron de ella hacia el oeste hasta perderla peligrosamente de vista y con gran temor de hacer en el supuesto abismo. Después, navegaron hacia el sur, hacia lo desconocido y temible, y, más adelante, pusieron rumbo hacia el este, hasta que pudieron ver la costa de nuevo, al sur del temido Cabo. De esta manera, lo lograron. ¡Pasaron más allá del Bojador!

Mucho e importante fue lo que descubrieron. Al sur del Cabo Bojador el mar no era gelatinoso, ni aparecíuan monstruos marinos, ni el sol calentaba más de lo usual en aquellas latitudes.

Descubrieron que el Cabo Bojador no era un límite absoluto. Descubrieron que había una manera de pasar más allá si se dejaba de lado la sabiduría convencional. Descubieron que valía la pena hacer el esfuerzo, porque más allá del Cabo Bojador estaba la posibilidad de navegar alrededor del continente y llegar a las riquezas del Asia legendaria.

Fernando Pessoa (1888-1935), el gran poeta portugués, cantó la hazaña de aquellos navegantes en un poema que es un himno para todas las empresas que requieren ingenio y coraje para atreverse a superar obstáculos y lograr lo que vale la pena. El poema se titula: "Mar Portugués", y dice así:

"Mar Portugués"

¡Oh mar salada, cuánta de tu sal

Son lágrimas de Portugal!

¡Por cruzarte, cuántas madres lloraron,

Cuántos hijos en vano rezaron!

¡Cuántas novias quedaron por casar,

Para que fueses nuestra, oh mar!

¿Valió la pena? Todo vale la pena,

Si el alma no es pequeña.

Quien quiere pasar allende el Bojador,

Tiene que pasar allende el dolor.

Dios al mar el peligro y el abismo dio,

Mas fue en él donde el cielo se miró.

En la vida todos nos enfrentamos muchas veces con un Cabo Bojador que no nos deja pasar más allá. Atreverse a superar el peligro real y el abismo aparente significa pasar más allá del dolor y del esfuerzo, con coraje. Todo vale la pena, si el alma es grande. Más allá del Bojador seguramente encontraremos un mar abierto con reflejos de cielo. Ahí está la gesta de los navegantes portugueses para recordarlo.

MIS PARADIGMAS

Instrucciones

Dedica unos minutos a pensar en tus paradigmas relacionados con tu vida laboral, personal y familiar. Identifica aquellos que son relevantes.

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MI VISIÓN DE FUTURO

Dedica unos minutos a pensar en tu visión de futuro a 5 – 10 años. ¿Cómo te imaginas en tu vida personal, laboral y familiar?

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CRITERIOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS

Un buen objetivo es aquel que te motiva a tomar acción y provee una dirección para esa acción. Los siguientes criterios pueden ser usados para permitirte desarrollar buenos objetivos:

• 1. Deberían ser tus objetivos. Muchas personas caen en la trampa de usar su tiempo en beneficio del cumplimiento de objetivos de otras personas, mientras los suyos permanecen en la lista de espera. El no saber decir NO es la causa más frecuente de esta situación.

• 2. Deberían ser escritos. De esta manera podemos tenerlos a la mano para cuando queremos recordarlos y no en manos de nuestra volátil memoria, quien nos puede inducir a trabajar inconscientemente.

• 3. Deberían ser realistas y alcanzables. Muchas veces nos engañamos a nosotros mismos, imponiéndonos objetivos que son un reflejo, no de lo que podemos hacer sino de lo que quisiéramos lograr. Esto no trae más que traumas y desaliento, haciéndonos llegar a conclusiones erradas tales como "me es imposible trabajar en base a objetivos".

• 4. Deberían ser específicos y sujetos de medición. Esto es, el objetivo debería estar redactado en tal forma que sea evidente el decidir si se ha cumplido o no. Debemos evitar a toda costa los objetivos vagos o sujetos a interpretaciones interesadas.

• 5. Deberían estar limitados en el tiempo. En caso contrario, cualquier fecha es buena para cumplir con el objetivo y no sentiremos ninguna presión en cuanto a su culminación.

• 6. Deberían ser compatibles. Tanto con mis objetivos globales, como con los objetivos de mi equipo de trabajo. Recordemos que no somos una isla solitaria. Nuestros objetivos están en función de los objetivos globales de la organización para la cual trabajamos.

MIS OBJETIVOS

Instrucciones

Dedica unos minutos a pensar en los objetivos que te llevarán a alcanzar tu visión de futuro.

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Planificación ( ) Semanal ( ) mensual

Criterios para establecer prioridades

Establecer prioridades es difícil. Tomamos decisiones de prioridad incluso cuando decidimos no establecer prioridades. Los siguientes criterios pueden ayudarnos a poner orden a nuestros objetivos. Para establecer prioridades, evalúa cuidadosamente cada actividad preguntándote…

• ¿Está dirigida hacia el logro de un objetivo?

• ¿Existe una fecha tope?

• ¿El trabajo de alguien depende de que yo cumpla esa actividad?

• ¿Mi jefe, o el jefe de mi jefe, le asignó una prioridad alta a esta actividad?

• ¿Qué pasaría si no lo hago?

• ¿Qué prioridad debo asignarle?

A La más alta prioridad

Asuntos importantes y urgentes (Cuadrante 1)

Tienen que hacerse de inmediato

B Prioridad media

Asuntos importantes no urgentes (Cuadrante 2)

Deben hacerse a un ritmo conveniente

C Baja prioridad

Asuntos no importantes no urgentes (Cuadrantes 3 y 4)

Pueden diferirse

Desperdiciadores del tiempo

Una exitosa administración del tiempo depende de algo más que un cuidadoso sistema de planificación. Debes tomar una acción positiva contra los desperdiciadores de tiempo que amenacen con destruir tus planes. Mejorando tus técnicas de planificación y eliminando muchos de los desperdiciadores de tu tiempo, habrás abierto dos frentes que te permitirán usar tu tiempo efectivamente.

De acuerdo a Douglass y Douglass, la fórmula para una buena administración del tiempo es: "Planificación Sistemática del Tiempo + Acción Positiva contra Desperdiciadores de Tiempo = Uso Efectivo del Tiempo". Si falla alguno de los dos sumandos, no tendrás éxito en tus intentos de administrar el tiempo con propiedad.

También debes aceptar que no sólo la autodisciplina es suficiente para un control total del tiempo. Al trabajar con otras personas debes resignarte a su impredicibilidad, lo cual puede generar demandas sobre ti en momentos inoportunos. Tú no puedes controlar todo. Una clave para el uso efectivo del tiempo consiste en aceptar lo que no podemos controlar y controlar lo que sí podemos.

Los desperdiciadores de tiempo pueden dividirse en dos grupos: externos e internos. Los primeros son generados por algo o alguien más. Los internos son generados por nosotros mismos. Ellos a menudo son difíciles de identificar y combatir. Mucha gente pasa años de su vida culpando a otros por sus problemas, cuando la fuente verdadera de ellos es interna.

Postergación, tendencia a socializar, falta de planificación y la inhabilidad para decir no, son ejemplos de desperdiciadores de tiempo internos. Todos desperdiciamos algo de tiempo. Sin embargo, aquellos que son realmente productivos, mantienen el desperdicio de un mínimo.

La identificación de tus objetivos es el primer paso para derrotar a los desperdiciadores de tiempo. Al no existir objetivos, no existen los desperdiciadores de tiempo, ya que cualquier actividad es tan buena como cualquier otra.

Cuando sí tengas objetivos; cuando sepas qué es lo que quieres lograr, es cuando los desperdiciadores de tiempo se convierten en un asunto importante. Lo que es pérdida de tiempo para una persona, puede ser un uso valioso del tiempo para otra.

En promedio todos desperdiciamos al menos 2 horas cada día y los gerentes son interrumpidos cada 8 minutos. Sin embargo, la mayoría de las personas no se esfuerza en identificar sus desperdiciadores de tiempo; no tienen tiempo para encontrar la causa del problema. Cuando finalmente tratamos de identificar lo que nos hace perder el tiempo, tendemos a ser bastantes arbitrarios, a sacar conclusiones precipitadamente. Las conclusiones hechas de esta manera, arbitrariamente, son a menudo inexactas, incorrectas. Las energías que gastamos tratando de resolver los problemas incorrectos, son completamente desperdiciadas.

Un mejor enfoque consiste en analizar sistemáticamente tus actividades. ¿En qué forma contribuye cada una de ellas al logro de tus objetivos? ¿Cuáles te hacen perder el tiempo? Este tipo de análisis siempre produce una visión completa de la situación. Te permitirá comenzar a identificar aquellas situaciones que te hacen realmente perder el tiempo. En la medida en que comiences a identificar tus desperdiciadores de tiempo, descubrirás que vienen de dos fuentes. La primera es el ambiente, cosas que otra gente hace, o no hace, que terminan haciéndote perder el tiempo. La segunda fuente eres TU, aquellas cosas que vienen de ti mismo y que también resultan en hacerte perder el tiempo.