Propuesta de distribución dinámica de los materiales resguardados en el almacén 12 (página 2)

TABLA 3. Actividades realizadas

Fuente: Propia 22 ? Entrevistas No Estructuradas Estas se aplicaron a los encargados del manejo de materiales y al jefe del departamento a fin de obtener algunas especificaciones, antecedentes, etc.

Materiales utilizados para la recolección de información ? Lápiz y papel, para tomar nota de la información y datos obtenidos a través de las entrevistas y la observación directa.

? Cámara fotográfica para capturar imágenes referentes al estado actual de los materiales del almacén 12.

? Computadora con acceso a la Internet y al sistema SAP para la elaboración del informe.

En la Tabla 4, se muestran las técnicas de recolección de datos y los instrumentos utilizados para el logro de cada objetivo específico.

TABLA 4. Técnicas e instrumentos utilizados para la recolección de información.

Fuente: Propia 3. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 3.1. OBJETIVO Nº 1 "Listar y caracterizar los materiales resguardados en las naves del almacén 12, así como también, los materiales que se encuentran en los almacenes de respaldo" Para el cumplimiento de este objetivo, se realizaron visitas al área, en donde fueron tomados los códigos de todos los materiales que se encuentran en el almacén, además de sus características principales. A continuación se muestra los datos que se tomaron y tabularon:

? CÓDIGO: Se refiere a la simbolización que se lleva en la empresa para la identificación de cada material.

? DESCRIPCIÓN: nombre del material.

? UBICACIÓN: Ubicación del material en el almacén según la matriz de ubicación física de materiales en SAP descrita anteriormente.

? UM: unidad de medida con que se contabiliza el material.

? STOCK ÚTIL: Cantidad de material de libre utilización.

? CALIDAD: Cantidad de material en control de calidad.

? BLOQUEADO: Cantidad de material que no ha sido liberada a nivel de sistema para su utilización.

? ESTADO: se refiere al estado del material actualmente. En este caso, se puede referir al estado de toda la cantidad de material existente en el almacén o a solo una porción de material. Las descripciones que se utilizaron fueron:

o D- Deteriorado: Materiales con averías o muy antiguos, que han sufrido algún daño propiamente en el material o en su empaque, produciendo un cambio en su estructura física o química que debe ser atendido con prontitud.

o V- Vencido: Materiales cuyo periodo de útil ha caducado.

o H- Humedecido: Materiales que se han impregnado o absorbido agua debido al problema de permeabilidad que presenta el techo de la nave B del almacén 12.

? PRESENTACIÓN: se refiere la forma del empaque del material y su capacidad. Ej.: Tambor 40lts.

? ESTIBA: Modo o manera de almacenamiento que se le da a cada material de acuerdo a sus características, basado en las capacidades por paletas de madera, según la codificación que se muestra en la Figura 6.

Fuente: Propia

FIGURA 6.

Codificación de estiba utilizada.

Donde:

Unidades: se refiere a las unidades de presentación por paleta. Ej. Cuatro tambores por paleta.

Pilas: Disposición de materiales o bultos uno encima de otro, e niveles. Ej. Pila de tres niveles.

? ÁREA OCUPADA: metros cuadrados (aproximados) ocupados por el material tomando en cuenta las condiciones de estiba. Ej. 1,44m2. (ver Figura 7).

ÁREA OCUPADA: 1,44m2

Fuente: Propia

FIGURA 7.

Ejempo de presentación, estiba y área ocupada.

3.2. OBJETIVO Nº 2 "Determinar la frecuencia de rotación de los materiales resguardados en el almacén". La frecuencia de rotación de los materiales fue calculada en base a los despachos que tuvo el material en un periodo de tiempo de un año, desde el 01 de agosto de 2008 al 01 de agosto de 2009.

Los movimientos de los materiales fueron tomados mediante el sistema SAP, a través del movimiento mb51: Visualizar documento material por material (ver Anexo 1), donde se ingresaron los siguientes datos:

CÓDIGO DEL MATERIAL ? CENTRO: Se refiere a la ubicación de la planta. Se ingresa la codificación S000, con la que se identifica la población de Puerto Ordaz.

ALMACÉN: se ingresa el código del almacén, que para el caso fue 0012.

El resto de los criterios de búsqueda se dejaron en blanco.

Al ejecutar el programa, se genera una tabla con una serie de datos, entre ellos, el registro de todos los movimientos del material (ver Anexo 2). Se fijaron dos filtros de búsqueda, para la clase de movimiento y para la fecha de contabilización (ver Anexo 3).

Para la clase de movimiento, se utilizaron los despachos identificados con la siguiente codificación:

? 201: SM para centro de coste ? 221: SM para proyecto ? 261: SM para orden Para la fecha de contabilización, se colocó el periodo estudiado, 01/08/2008-01/08/2009.

Una vez que se fijaron los filtros, se genera la tabla de movimientos de despachos en el periodo de tiempo definido para el estudio. De esta tabla se obtuvieron los siguientes datos:

CANTIDAD DE DESPACHOS REALIZADOS, con la finalidad de identificar la frecuencia de rotación del material.

FECHA DE ÚLTIMO DE DESPACHO.

CANTIDAD TOTAL DESPACHADA: en el periodo de tiempo estudiado.

El procedimiento se realizó para todos los códigos que se manejan en el almacén 12. Una vez recopilada la información, fue tabulada de la siguiente manera:

CÓDIGO: Se refiere a la simbolización que se lleva en la empresa para la identificación de cada material.

DESCRIPCIÓN: Nombre del material.

FRECUENCIA DE ROTACIÓN Se definieron cinco (5) frecuencias de rotación para los materiales, que se describen a continuación.

S- Semanal: aquellos materiales que tienen tres (3) o mas despachos a la semana. Se considera un material con frecuencia semanal aquel que posea treinta y seis (36) o más despachos en total para el periodo de tiempo estudiado.

M- Mensual: Se considera un material con frecuencia mensual aquel que posea desde treinta y cinco (35) hasta nueve (9) despachos en total para el periodo de tiempo estudiado.

B- Bimensual: Los materiales que posean de ocho (8) a seis (6) despachos en total para el periodo de tiempo estudiado, se considera con una frecuencia de rotación mensual.

T- Trimestral: Los materiales que posean de cinco (5) a tres (3) despachos en total para el periodo de tiempo estudiado, se considera con una frecuencia de rotación trimestral.

A- Anual: aquellos materiales que tienen dos (o) o solo un despacho al año, se consideran materiales con frecuencia anual.

ÚLTIMO DESPACHO: registrado por el sistema.

DESPACHOS REALIZADOS: Cantidad total de despachos realizados del material en el periodo de tiempo estudiado.

CANTIDAD DESPACHADA: Cantidad total de material despachada en el año estudiado.

CANTIDAD C/DESPACHO: Promedio de cantidad de material de cada despacho basado en los despachos realizados y la cantidad total despachada, expresado en la unidad de medida de cada material. Se calculo mediante la formula:

Cantidad c / despacho :

Cantidad despachada

Despachos Re alizados ? UM: Unidad de medida.

STOCK ACTUAL: Cantidad de material en el almacén.

PEDIDOS EN STOCK: Cantidad de pedidos que se pudiesen despachar con el stock actual de material resguardado, basado en el promedio de cantidad de cada despacho. Se calcula mediante la formula:

Pedidos en Stock :

Stock Actual

Cantidad c / despacho

MARGEN DE SEGURIDAD: Cantidad propuesta a almacenar para suplir la demanda de materiales para 6 meses y 12 meses, basándose en la cantidad total de material despachada para el periodo de tiempo estudiado. Se calcula por la formula:

M arg en de Seguridad 1 Cantidad M arg en de Seguridad 2 Cantidad

Despachada / 2 Despachada ? DIFERENCIA: Cantidad de material en exceso. Se calcula mediante la formula:

Diferencia 1 Stock Diferencia 2 Stock

Actual ? M arg en de Seguridad 1 Actual ? M arg en de Seguridad 2 3.3. OBJETIVO Nº 3 De acuerdo con los resultados arrojados por el objetivo Nº 2, se identificaron materiales con ciertas características que cuestionan la factibilidad de su presencia en el almacén. Estos materiales fueron listados y se realizó el análisis de su situación para luego generar una propuesta.

3.4. OBJETIVO Nº 4 "Proponer la distribución idónea para los materiales dentro de las naves del almacén 12 de SIDOR y el almacenamiento de los considerados no aptos". El presente objetivo será realizado de acuerdo a los resultados obtenidos de los objetivos específicos anteriores, y mediante el análisis técnico realizado tomando en cuenta todos los aspectos estudiados teóricamente.

4. TABULACIÓN Con la finalidad de procesar y analizar la información recolectada para dar respuesta al objetivo general, se diseñaron las siguientes tablas de datos según los objetivos específicos planteados.

Objetivo Nº 1: Tabla 5.

Objetivo Nº 2: Tabla 6

CAPÍTULO IV

Resultados

Luego del procesamiento de la información, se muestra el análisis general de los resultados en función de los objetivos específicos correspondientes.

1. OBJETIVO Nº 1 "Listar y caracterizar los materiales resguardados en las naves del almacén 12" Actualmente, en las naves A, B, C y D del almacén 12, se maneja un total de 492 códigos de materiales que fueron listados y caracterizados como se describió anteriormente.

A partir del desarrollo de este objetivo, es posible realizar las siguientes observaciones con respecto a las características identificadas para los materiales.

§ Respecto a la ubicación Se observaron discrepancias entre la ubicación de algunos de los materiales a nivel del sistema SAP, y la ubicación en físico del material. Además, fueron identificados códigos de materiales con múltiples ubicaciones, es decir, se encontraron grupos de materiales dispersos en dos o más naves. Esta situación es producto del incumplimiento de la práctica operativa PRASER 01018, por lo que se recomienda investigar las causas por las que se incurre en su incumplimiento y aplicar las medidas correctivas necesarias impulsando a aplicar a cabalidad la misma. Además, se propone la implementación de un programa de actualización de ubicaciones. Este programa consistiría en la actualización de las ubicaciones mediante recorridas a través del almacén y el trabajo en equipo de las cuadrillas de trabajo. Se realizaría la actualización de la ubicación de al menos diez (10) códigos de materiales por turno, con lo que, al cabo de un mes aproximadamente, se tendrán las ubicaciones de los materiales en físico acordes a las del sistema SAP. Para el cumplimiento de este plan, es necesario el compromiso e iniciativa del personal responsable, mayormente en el nivel de supervisión y la jefatura del sector.

El procedimiento a realizar seria el siguiente:

1. Se imprime el formato para registrar las nuevas ubicaciones (ver Anexo 4).

2. El supervisor de turno, junto a un operador de equipo de manejo de material, se dirigen a los materiales y mediante la inspección visual, registran la ubicación de diez códigos de materiales en el formato.

3. Se revisan las ubicaciones en el sistema SAP.

4. Se compara con la ubicación actual y se procede a dejar la ubicación correcta.

5. Se verifican las ubicaciones a nivel del sistema SAP. Tiempo de duración estimado diario: 30 minutos.

Esfuerzo: Mínimo.

Responsable: Supervisor de turno.

§ Respecto al estado del material Materiales humedecidos: La condición de filtraciones en la nave B del almacén 12, abarca desde los 175 m hasta el final de la nave, en toda su extensión. Se han visto afectados la mayoría de los materiales en esta ubicación. Algunos materiales no han sido humedecidos del todo por encontrarse sobre paletas; sin embargo, se identificaron materiales que han sufrido daños considerables por la humedad generada. Se recomienda gestionar lo antes posible, la reparación del techo de esta nave. Esta situación será tomada en cuenta para la propuesta de distribución de los materiales.

Materiales deteriorados: Mediante la realización de las actividades planificadas para el cumplimiento del presente objetivo, fueron identificados materiales que han sufrido daños de diversos orígenes. Se evidenció la presencia de materiales cuyo embalaje ha sufrido daños (roturas, desprendimientos, etc.) a causa de la manipulación, materiales sin embalajes que presentan ciertos cambios en sus estructuras físicas, y materiales que, por el pasar del tiempo, muestran un estado de detrimento en general. Para solventar esta situación, se propone intensificar la labor del equipo de mejora continua encargado del reacondicionamiento de los materiales con estas características, mediante la motivación hacia el trabajo en equipo, y una mejor planificación, ejecución y seguimiento de las actividades programadas. Además, se recomienda dictar charlas de concientización a los operadores de equipos de manejo de material, con la finalidad de motivarlos a la conservación del buen estado de los materiales e involucrarlos en el proceso de mejora puesto que ellos son los encargados de la manipulación de los materiales. Estas charlas estarían a cargo de los supervisores de turno, tendrían una frecuencia semanal y en ellas se identificarían los posibles materiales a reacondicionar o reparar según sea posible.

Materiales vencidos: La situación que se esta presentando con los materiales perecederos afecta la gestión del almacén y esta perjudicando, de cierto modo, a la empresa. Las principales causas que se identificaron fueron el ingreso de alto stock con bajo consumo, la falta de supervisión en el despacho los materiales perecederos y la identificación inadecuada de las fechas de vencimiento en los materiales.

Se propone implementar rigurosamente el sistema de inventario FIFO (First In, First Out) con los materiales perecederos. Este sistema es factible puesto que la cantidad de códigos de materiales perecederos en el almacén es manejable (ver Tabla 7).

Actualmente, se esta diseñando una modificación a nivel del sistema SAP en donde, al momento de la recepción de materiales, se indique si se trata de un material perecedero o no perecedero y se indicaría la fecha de vencimiento de ser el caso. Para facilitar el control de estos materiales, se propone incluir en dicha modificación del sistema SAP, una relación de la información registrada al momento de la recepción del material con los despachos de estos materiales. Se trata de un aviso que se genere al momento de realizar un despacho de algún material perecedero, donde se indique al despachador, el lote de material mas próximo a vencer y la ubicación, para que se realice el despacho de ese lote.

Este procedimiento será efectivo en la medida en que se vigilen estrictamente los despachos por parte de los supervisores de turno. Además, será necesario mejorar la identificación de los materiales en cuanto a la fecha de vencimiento se refiere. Se recomienda colocarle la fecha de vencimiento a los materiales perecederos en el empaque por todos sus lados, a fin de visualizar dicha fecha fácilmente al momento de despachar.

El beneficio principal que traería consigo la implementación de este sistema seria la minimización de los materiales vencidos por lo que disminuirían las compras innecesarias de dichos materiales.

2. OBJETIVO Nº 2 "Determinar la frecuencia de rotación de los materiales resguardados en el almacén." Mediante la ejecución de las actividades planificadas para el cumplimiento de este objetivo, fue posible identificar dos situaciones. A modo general, fueron identificados materiales con movimientos de despacho, sin despachos en el periodo de tiempo estudiado y materiales sin despachos.

De manera mas especifica, se calcularon las frecuencias de rotación para aquellos materiales que presentaron despachos en el periodo fijado. A continuación, se muestran detalladamente las situaciones antes descritas.

? DISTRIBUCIÓN DE LOS CÓDIGOS POR PRESENCIA DE DESPACHOS EN SUS MOVIMIENTOS.

Según el estudio realizado, se evidenció la presencia de códigos de materiales con las características mostradas en la Tabla 8.

A partir de esta tabla, es posible realizar un grafico a fin de visualizar los datos obtenidos (ver Gráfico 1).

GRÁFICO 1. Distribución de los códigos por presencia de despachos en sus movimientos.

Evidentemente, se observa que más de la mitad de los códigos de materiales tomados (54%) presentan movimientos de despacho para el periodo de tiempo estudiado. Sin embargo, una cantidad considerable de códigos no muestran despachos para este periodo (41%), y el 5% de los códigos no presentan despachos desde su ingreso al almacén.

Esta situación, de materiales sin despachos desde hace un año y mas, representa una condición desfavorable para la gestión del almacén por los costos asociados al resguardo de estos materiales y el espacio que es ocupado por ellos, si se tiene en cuenta que el principal problema del almacén, actualmente, es la falta de espacio para el almacenaje.

A continuación se describe detalladamente cada uno de los casos identificados.

o MATERIALES SIN DESPACHOS Fueron identificados veintiséis (26) códigos de materiales que no presentan movimientos del tipo 201, 221, 261 desde su primer ingreso al almacén. Estos materiales se listan a continuación en la Tabla 9.

MATERIALES SIN DESPACHOS EN EL PERIODO DE TIEMPO ESTUDIADO Se identificaron materiales que no presentan movimientos de despachos para el periodo de tiempo estudiado, pero han sido despachados en otras oportunidades. Las fechas de los últimos despachos varían en un rango de diez (10) años, desde julio de 1999 hasta julio del año 2008. En el almacén, existen doscientos dos (202) códigos con esta característica que se muestran en la Tabla 10.

Fuente: Datos tomados del Sistema SAP Teniendo en cuenta que estos materiales no han sido despachados desde hace un año o más, se han identificado la cantidad de códigos por año desde el último despacho realizado. La distribución se muestra en la Tabla 11.

TABLA 11. Códigos sin despachos en periodo de tiempo estudiado por año

Fuente: Propia A partir de los datos mostrados en la Tabla 11, se elabora su representación grafica (ver Gráfico 2).

Fuente: Tabla 11. GRÁFICO 2.

Códigos sin despachos en GRÁFICO 2.

Códigos sin despachos en PTE por año Se observa que el rango de tiempo para estos códigos, desde su último despacho hasta el presente, es de diez (10) años por la presencia de un material cuyo último despacho se realizó en el año 1999. Además, se observa que la mayor cantidad de códigos corresponde al año 2008, por ser el año más reciente.

La existencia de materiales cuyo último despacho se realizó hace más de un año, va en contra de uno de los principios básicos de todo almacén, que sugiere hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, es decir, una rápida rotación. Mantener materiales sin movimiento en el almacén significa tener menos espacio libre para utilización, un posible foco de desorden y más tiempo en realizar las tareas de manipulación. Estos problemas se agravan cuanto más tiempo permanezcan los materiales en el almacén.

Para solventar esta situación, se propone:

o Realizar un estudio detallado para aquellos códigos de materiales cuyo último despacho se ha realizado en los años 2008, 2007 y 2006; a fin de determinar y analizar las causas de la interrupción en su demanda e identificar si, en un corto plazo, es posible que retomen su movimiento.

o Desincorporar aquellos materiales que no presentan movimientos de despachos durante el periodo 1999-2005; por considerarse antiguos y representar una carga para el almacén.

? FRECUENCIAS DE ROTACIÓN DE LOS CÓDIGOS ESTUDIADOS Como fue descrito con anterioridad, se definieron cinco (5) frecuencias de rotación para los materiales, las cuales son: semanal, mensual, bimensual, trimestral y anual.

En la Tabla 12 se muestra la distribución de las frecuencias de rotación de los materiales según los códigos de materiales.

TABLA 12. Frecuencias de rotación

Fuente: Propia.

GRÁFICO 3. Frecuencias de rotación En el Grafico 3, se observa que el 62% de los códigos de materiales almacenados corresponden a las mayores frecuencias de rotación, semanal y mensual. El 13% de los códigos, presentan una frecuencia de rotación menos constante, con periodos de tiempo entre despachos de dos (2) a tres (3) meses. El 25% de los códigos corresponden a los materiales con frecuencia anual, es decir, aquellos materiales que son despachados una o dos veces al año.

La presencia de una cantidad considerable de materiales con frecuencia de rotación anual, es un factor desventajoso que influye negativamente en la eficiencia del almacén, debido a que se esta destinando un espacio físico para el resguardo de dichos materiales y únicamente son despachados una o dos veces al año. Basándose en este motivo, se propone, de ser necesario, incluir los materiales con frecuencia de rotación anual en el programa mediante el cual se han trasladado materiales sin rotación al almacén 6. De esta manera, es posible liberar espacio físico para su posterior aprovechamiento.

MATERIALES CON EXCESO DE STOCK Mediante la realización del presente objetivo, se generó la posibilidad de estimar posibles excesos de stock para los códigos de materiales estudiados. El cálculo se realizó mediante la utilización de dos de los datos tomados para el cálculo de la frecuencia de rotación, el stock actual de material que se maneja en el almacén y la cantidad total despachada de material en el periodo de tiempo estudiado.

El procedimiento consistió en una comparación entre estas dos variables para dos casos. En el primero, se calculo la cantidad de material despachada en promedio para un periodo de seis (6) meses (basado en la cantidad de material despachada en el periodo de tiempo estudiado de un año) y este resultado fue comparado con el stock actual del almacén, mediante la formula descrita en el objetivo Nº 2. Para el segundo caso, se calculo la cantidad de material despachada para un periodo de doce (12) meses, y se realizo la comparación de la misma forma que la anterior.

Aun cuando lo ideal seria mantener en existencia un stock de materiales para cubrir la demanda de seis (6) meses, se considera prudencial tomar en cuenta el margen de seguridad referente a la cantidad de material para un periodo de doce (12) meses. En la Tabla 13, se muestran los materiales que presentan despachos en el periodo de tiempo estudiado con exceso de stock. Se recomienda difundir estos datos al Departamento de compras para que sean tomados en cuenta y evitar la compra de materiales innecesaria y, emprender un estudio que abarque la actualización de los puntos de pedidos para los materiales a fin de limitar las existencias a lo estrictamente necesario, obviamente considerando márgenes de seguridad prudentes y todos los factores asociados.

TABLA 13. Materiales con exceso de stock

Fuente: Datos tomados del Sistema SAP 3.

OBJETIVO Nº 3 "Identificar los posibles materiales a excluir del almacén 12" Todo manejo y almacenamiento de materiales es un procedimiento que implica un agregado de costos a la gestión de cualquier empresa sin agregarle valor a sus productos. Esto, es una razón suficiente por la cual se debe procurar conservar el mínimo de existencias en los almacenes, con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

En el almacén 12 de SIDOR, se han identificado materiales con tiempos de permanecía considerables y sin despachos en largos periodos de tiempo. Esta situación acentúa algunos problemas que se están presentando en el almacén, por lo que es necesario prescindir de estos materiales con prontitud.

Los materiales identificados para su desincorporación se muestran a continuación de acuerdo a sus motivos.

? MATERIALES SIN DESPACHOS Aun cuando estos materiales no ocupen un espacio físico considerable, se propone su desincorporación por la ausencia de movimientos de despacho desde su ingreso al almacén y el periodo de tiempo considerable que ha transcurrido desde entonces. En total, se estaría ahorrando 42,8 m² aproximadamente.

En la Tabla 14, se muestran los materiales sin despacho con sus respectivas áreas ocupadas

MATERIALES SIN DESPACHOS PARA EL PERIODO 1999-2005 Un total de 100 códigos de materiales no presentan movimientos de despachos desde hace más de 3 años, por lo que se consideran antiguos y se propone su desincorporación. El área recuperada en caso de desincorporar los materiales listados en la Tabla 15, seria de 495,9 m2.

En total, el espacio que se dispondría de ejecutar la desincorporación de los materiales mencionados con anterioridad es de 538,7 m2.

Esto es un espacio considerable que se podrá destinar para una mejor distribución de los materiales en el almacén y para aligerar las condiciones de estiba que se mantiene actualmente. Al tener más espacio disponible, será posible disminuir la situación de desorganización que se presenta actualmente, puesto que se podrán disponer más ordenadamente los materiales.

4. OBJETIVO Nº 4 "Proponer la distribución idónea para los materiales del almacén 12 de SIDOR y el almacenamiento de los considerados no aptos." La forma de distribución de un almacén depende de varios factores tales como el tamaño y el plano del almacén, la variedad de productos a resguardar, las cantidades de materiales manejadas, la rotación de los productos y la flexibilidad relativa de los equipos utilizados para las actividades inherentes a un almacén.

Para la distribución de los materiales dentro del almacén 12, se tomará en cuenta la situación actual del almacén que fue descrita anteriormente además de los resultados obtenidos precedentemente.

Para generar la propuesta de distribución se tendrán en cuenta, principalmente, los siguientes aspectos:

§ Dimensiones y características del almacén.

§ Tipos y cantidades de materiales manejadas.

§ Presentación y estiba de los materiales.

§ Frecuencias de rotación.

Primeramente, es necesario recordar el área ocupada por los materiales que se encuentran actualmente en el almacén, según las estimaciones realizadas. En la Tabla 16, se muestra en resumen los metros cuadrados ocupados por los materiales, excluyendo aquellos que se encuentran en la jaula de materiales codiciables y los materiales a granel, puesto que ya se tomaron en cuenta estos espacios.

En la Tabla 17, se muestran los cálculos en m2 del espacio realmente disponible descontando el área ocupada por los pasillos, el material a granel, la oficina y la jaula de materiales codiciables.

Una vez determinadas el área disponible y el área que ocupan los materiales actualmente, es posible generar la propuesta de distribución.

4.1. DISTRIBUCIÓN FÍSICA DEL ALMACÉN Durante el almacenamiento, el principal factor que se considera es la rotación de los materiales, es por esto que la propuesta básicamente consiste en la reubicación de los materiales resguardados en las naves del almacén 12 según la frecuencia de rotación determinada. A modo general se propone lo siguiente:

Ubicar los materiales con frecuencia de rotación semanal, mensual y bimensual en las naves A y B, por ser las naves en donde se ejecutan las actividades administrativas de recepción y despacho de material, además de encontrarse el personal encargado de las labores del almacén, lo que contribuiría a un mayor control de los movimientos de los materiales. En la Tabla 18 se muestra la distribución de los espacios para estas naves.

Ubicar los materiales con frecuencia de rotación trimestral, anual y aquellos materiales sin despacho en el periodo de tiempo estudiado desde 2006 hasta el año 2008, en las naves C y D del almacén 12. En la Tabla 19, se muestra la distribución del espacio en las naves C y D.

Como se puede observar, el espacio físico con que se cuentan en las naves es suficiente para el resguardo de los materiales que se manejan en el almacén y se mantiene un espacio para los posibles aumentos de las cantidades recibidas.

Se recomienda disponer los materiales en bloques por códigos y tipo de material en la medida posible. Aun cuando es difícil de mantener este orden por la naturaleza del almacén y las características propias de los materiales manejados, se propone realizar jornadas periódicas en donde se procure el mantenimiento del orden logrado. También, es necesario pintar y señalizar las caminerias y áreas de pasillos, incluyendo las zonas de acceso a los extintores, puesto que no se encuentran ya visibles.

Adicionalmente, se plantea crear una zona de materiales perecederos, junto a la jaula de materiales codiciables en la parte derecha de la nave A. Dicha zona contará de un espacio físico de aproximadamente 15m de largo por 13m de ancho y deberá ser delimitada y debidamente identificada. Esto se realiza con la finalidad de facilitar la supervisión de los movimientos de estos materiales y así minimizar los efectos de la falta de control sobre ellos.

4.2. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA DE DISTRIBUCIÓN

ü Reducir los recorridos y tiempo de trabajo.

ü Reducir las distancias que recorren los materiales así como el personal. Esta es una manera de reducir los esfuerzos realizados y el tiempo de operación de los equipos utilizados para el manejo de materiales.

ü Reducir movimientos y maniobras, ya que cada vez que se mueve un material, hay una ocasión más para estropearlo.

ü Promueve el orden dentro del almacén por lo que se disminuirían los daños en los materiales.

ü Se reducirían los tiempos de ubicación de los materiales por lo que el tiempo de atención de los pedidos de materiales se acortaría.

ü El control sobre la gestión se realizaría más fácilmente.

4.3. PLAN DE ACCIÓN Para la ejecución de todas las propuestas contenidas en el estudio, se elaboró un plan de acción en donde indican las posibles actividades a realizar, los tiempos estimados de duración de las actividades y los responsables. En la Tabla 20, se muestra dicho plan.

Cabe destacar que dicho plan de acción abarca únicamente las actividades que se recomiendan realizar con prontitud debido a que tendrían un gran impacto en la mejora de la situación actual del almacén. El resto de las acciones de mejoras propuestas se podrán realizar inmediatamente y no presentan un periodo de tiempo definido. El resumen de las propuestas se listan en la Tabla 21. Adicionalmente, se incluye un croquis donde se representa gráficamente, la disposición de los materiales en el almacén luego de ejecutar las propuestas generadas del estudio (ver Figura 8).

Fuente: Propia

FIGURA 8. Croquis de disposición de materiales en almacén 12.

Conclusiones

1. En el almacén 12 de SIDOR, se presenta una situación de organización en cuanto a la disposición de los materiales que ha generado diversos problemas como retrasos en la localización de los materiales, deterioro de los mismos y congestionamiento. Esto se debe, principalmente, a las cantidades de materiales almacenados y a las características propias de los materiales donde predomina el volumen; además, del espacio físico limitado con que se cuenta.

2. Se observaron discrepancias entre las ubicaciones de los materiales a nivel del SAP y la ubicación física, además de múltiples ubicaciones para el mismo material. La causa principal de esta inconformidad es el incumplimiento de la practica PRASER 01018 que estipula método lógico a seguir para la ubicación de materiales.

3. Se registraron materiales en estado de detrimento general y materiales que han sufrido daños físicos por diversos motivos, entre los que se puede mencionar la manipulación inadecuada de los materiales con los equipos utilizados para ello, algunas condiciones de estiba incorrectas y recepción de carga que ha sufrido siniestro.

4. El control aplicado a los materiales perecederos no es el adecuado debido a que los materiales están caducando con el pasar del tiempo sin ser despachados durante su periodo de vida útil, lo que genera perdidas de capital, retrasos en los procesos y compras excesivas.

5. Se identificaron materiales sin despachos desde su ingreso al almacén y materiales que no presentan despachos desde hace más de un año, lo que representa una condición desfavorable para la gestión del almacén por los costos asociados al resguardo de estos materiales y el espacio que es ocupado por ellos.

6. En el almacén, se presentan materiales con exceso de stock, es decir, materiales cuyo stock cubriría la demanda promedio estimada de más de un año. Esta situación es desventajosa, teniendo en cuenta que todo manejo y almacenamiento de materiales implica un agregado de costos a la gestión de cualquier empresa sin agregarle valor a sus productos, por lo que se debe procurar conservar el mínimo de existencias en los almacenes.

7. El 62% de los códigos de materiales almacenados corresponden a las mayores frecuencias de rotación, semanal y mensual. El 13% de los códigos, presentan una frecuencia de rotación menos constante, con periodos de tiempo entre despachos de dos (2) a tres (3) meses; y el 25% de los códigos corresponden a los materiales con frecuencia anual, es decir, aquellos materiales que son despachados una o dos veces al año.

Recomendaciones

1. Ejecutar la jornada de actualización de ubicaciones propuesta con la finalidad de disminuir las discrepancias entre las ubicaciones en sistema y las ubicaciones reales; además de procurar el cumplimiento de la práctica relacionada.

2. Trabajar en el mejoramiento del sistema de manejo de los materiales implementado para minimizar los daños en los mismos y procurar su conservación, iniciando con las propuestas planteadas para ello.

3. Aplicar el control adecuado sobre los materiales perecederos, involucrando los niveles jerárquicos necesarios.

4. Procurar mantener en el almacén únicamente materiales con rotación realizando estudios periódicos similares al presente, con el objetivo de identificar aquellos materiales que dejen de presentar movimientos de despacho y realizar su desincorporación.

5. Actualizar los puntos de pedidos de los materiales de modo que se limiten las existencias a lo requerido, disminuyendo la presencia de materiales con exceso de stock en los almacenes.

6. Realizar la reubicación de los materiales propuesta con la que se reducirían los recorridos y tiempo de trabajo, además de las distancias que recorren los materiales y el personal.

7. Realizar un estudio similar en el resto de los almacenes de la empresa.

Referencias

1. ILLERA Carlos Rodrigo; PRIETO Antonio. Aspectos estratégicos en la dirección de producción. Centro de Estudios Ramón Areces (Madrid). Editorial Ramón Areces, 2001. Pág. 121.

2. MORANTE, Pamela. Gestión de Almacenes para la reducción de Costos en Empresas Distribuidoras [en línea]. [Fecha de consulta: 8 de septiembre de 2009]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos16/gestion-almacenes/gestion- almacenes

3. PARRA, Francisco. Almacenes logísticos de empresas [en línea]. [Fecha de consulta: 10 de septiembre de 2009]. Disponible en: http://almacenajeslogisticosdeempresas.blogspot.com/2007/05/captulo -n-4-principios-basicos-de.html

4. VALLHONRAT Josep María; COROMINAS Albert. Localización, distribución en planta y manutención. Edición ilustrada. Marcombo, 1991. Pág. 92.

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