Aplicación del Enfoque del Sistema de Control Interno (página 2)

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ACTIVIDAD DE CIENCIA Y TÉCNICA

I. Objetivos estratégicos:

• Incrementar los resultados científico – técnicos asociados a la solución de los problemas territoriales y nacionales, priorizando la transferencia de tecnologías y la generalización en la modalidad de proyectos.

• Aumentar publicaciones en revistas de alta visibilidad, especialmente a nivel nacional.

• Perfeccionamiento del los trabajos en el Forum, la ANIR y las BTJ, logrando resultados destacados en el territorio.

II – Funciones de la Dirección de Ciencia y Técnica: [1]

• Asesorar a los departamentos, facultades y grupos, por medio de sus respectivas Comisiones Científicas, en la planificación de la actividad de Ciencia y Técnica, a mediano y corto plazo.

• Establecer las relaciones de coordinación y los convenios necesarios a nivel territorial para la actividad de Ciencia y Técnica.

• Dar seguimiento a la marcha de los planes estratégicos y tácticos en los diferentes niveles y conducir las modificaciones pertinentes.

• Controlar y evaluar la calidad de las actividades de Ciencia y Técnica, de manera frecuente, parcial y final, a partir de la medición del impacto en sus diferentes formas, con énfasis en el momento del Balance Anual de Ciencia y Técnica.

• Regular y controlar la documentación de Ciencia y Técnica y trabajar por la adecuada disciplina informativa.

• Conducir el Movimiento del Forum y contribuir al funcionamiento de otros entes aglutinadores como las BTJ y la ANIR.

• Asesorar a la base en cuanto a la participación en convocatorias a premios locales, nacionales e internacionales, tales como los del CITMA, la Academia de Ciencias, etc.

• Conducir el proceso de mejora continua para la elevación de la calidad de la actividad de Ciencia y Técnica según el reglamento de acreditación.

III – Procedimientos para la planificación, control y evaluación la actividad de Ciencia e Innovación Tecnológica.

3.1 – Sobre la modalidad predominante para la organización de la actividad de ciencia e innovación: Toda la actividad investigativa debe concretarse a través de proyectos, los cuales se elaborarán de acuerdo con la metodología que se oriente según el tipo de programa al que se asocie (ver documentos normativos en cada caso). Se debe priorizar la elaboración de proyectos alrededor de investigaciones asociadas a Maestrías y Doctorados, lo cual contribuye a la búsqueda de financiamiento externo para tales procesos de formación de recursos humanos.

3.2 – El Plan de Ciencia y Técnica para el año: Cada Facultad y Dpto. deben tener el Plan de Ciencia y Técnica con la correspondiente aprobación del Decano, previa evaluación en la Comisión Científica. Dicho plan debe contemplar:

• Líneas de investigación.

• Proyectos en ejecución:

• a- Código y Número

• b- Título del proyecto

• c- Equipo de investigación

• d- Tarea del año

• e- Resultados esperados

• f- Vínculo con el trabajo científico – estudiantil

• g- Publicaciones y otras producciones científicas asociadas

• h- Otros aspectos de interés.

IV – Integración del área de Ciencia y Técnica con otras ARC:

El ARC de Ciencia y Técnica debe trabajar integrada, de manera especial, con las siguientes ARC: Postgrado y Aseguramiento Material y Financiero (AMF).

Es válido en este acápite lo planteado al abordar el ARC de Postgrado: las diversas actividades de postgrado que implican un componente investigativo de envergadura, deben diseñarse teniendo en cuenta el Plan de Ciencia y Técnica; ello es especialmente válido en el caso de las tesis de Maestrías y Doctorados.

En cuanto al vínculo con el AMF, el mismo se traduce en:

• Realización de servicios científico-técnicos

• Ejecución de Proyectos

• Comercialización de productos

• Realización de Eventos

Evaluación de riesgos en el Área de Resultados Clave "Ciencia y Técnica".

Identificación de los riesgos.

La identificación de riesgos es la primera etapa del proceso y es sumamente importante, dado que ella nos permite determinar de una manera más exacta la exposición a un riesgo o pérdida.

Para poder desarrollar esta actividad se utilizaron algunas herramientas las cuales son:

• Cuestionarios (fueron aplicados a la Jefa de Carrera y al Decano de la Facultad de Ciencias Económicas).

• Entrevistas (al Jefe de Departamento y al Responsable del Área de Resultados Claves de Ciencia y Técnica de la Facultad de Ciencias Económicas).

Teniendo en cuenta los criterios para la medición del objetivo del área de resultado clave de ciencia y técnica, nos damos cuenta que la variable mas afectada es la relacionada con el impacto de esta área en lo social; ya que fue la única a la que no se le dio cumplimiento y de aquí es que nos damos cuenta que no se previeron los riesgos que podrían evitar el cumplimiento de los objetivos.

Clasificación de los Riesgos.

Con relación a la Dirección:

• Pasivos: Son aquellos que existen de manera potencial, pero que la organización no ejerce de manera consciente acción alguna sobre ellos, lo cual puede estar dado por las siguientes razones: considerarlos insignificantes ante la amenaza que implican al patrimonio, o porque no los han identificado y desconocen su existencia.

Con relación al Tiempo:

• Estáticos: Están conectados con pérdidas causadas por la acción irregular de las fuerzas de la naturaleza o los errores y delitos del comportamiento humano y que resultan una pérdida para la sociedad.

Con relación al Origen:

• Morales: Son los que se crean por la actitud mental de un individuo.

Con relación a lo Económico:

• No-Financieros: Riesgos que no pueden ser medidos estrictamente en términos monetarios. Aunque puedan existir implicaciones financieras, pero el resultado final y real sólo puede ser valorado mediante las implicaciones humanas que conllevan a estas decisiones.

Con relación a la Causa:

• Especulativos: Son aquellos cuyo resultado puede producir una pérdida o una ganancia.

 El Administrador de Riesgos dispone de diversos métodos de trabajo, procedimientos y alternativas que le permitirán desarrollar la evaluación de los riesgos a la que se expone su entidad.

Entre  estos  métodos  tenemos los siguientes:

1. Método para la obtención de   información necesaria en la medición de los riesgos:

• Sistematizar y organizar la información básica-necesaria para medir los riesgos y jerarquizarlos es un método simple pero muy efectivo.

• Riesgos Legales y Contractuales

      Límites fijados por:

• Contratos.

• Código Civil.

• Leyes  del Trabajo.

• Riesgos Personales

      Límites fijados por:

• Leyes del Trabajo.

• Seguridad Social.

• Contratos Colectivos de Trabajo.

• Riesgos  de las Propiedades Físicas

Para este tipo de riesgo la cuantificación se fija sobre la base del valor del bien dañado.

El valor del bien se determina por las informaciones siguientes:

• Costo de adquisición.

• Valor en libros o contable.

• Valor de reproducción.

• Valor de reposición.

• Valor real o actual.

• 2. Método del criterio de frecuencia de Prouty: Este método clasifica los riesgos según el criterio de frecuencia de pérdida ante la ocurrencia de sucesos. Los riesgos se agrupan con arreglo a los criterios siguientes:

• Riesgo poco frecuente: Si la frecuencia de pérdida es casi nula, prácticamente el evento no sucede.

• Riesgo Ligero: Aunque posible, el evento no podría suceder en corto plazo.

• Riesgo moderado: Si la frecuencia sucede una vez en un lapso de tiempo.

• Riesgo frecuente: Si la frecuencia sucede regularmente.

• 3. Método del criterio de gravedad o financiero: Este método clasifica los riesgos según el impacto financiero que tengan sobre la entidad. Los riesgos se agrupan con arreglo a los criterios siguientes:

• Riesgo leve: Si el impacto financiero de las pérdidas se puede llevar contra el presupuesto de gastos y este lo asume.

• Riesgo moderado: Si el impacto financiero de las pérdidas hace necesario una autorización fuera del presupuesto para sobrellevarlo financieramente.

• Riesgo grave: Si el impacto financiero de las pérdidas afecta las utilidades, pero se mantiene la continuidad del proceso productivo.

• : Si el impacto financiero de las pérdidas pone en peligro la supervivencia de la entidad.

ARBOL DE RIESGO

Sistema de Información para la Gestión de Ciencia e Innovación tecnológica para la universidad.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. La universidad cubana con la implementación del nuevo concepto de control interno a través de sus componentes que son muchos y con variados matices tiene como beneficio: un cambio en la mentalidad de los directivos universitarios y todos los trabajadores en cuanto al alcance, el enfoque y los objetivos del control interno y las responsabilidades de todos para con el sistema; mejor organización del trabajo al quedar establecidos los manuales de organización y el diseño de cada puesto de trabajo; poseer indicadores para evaluar el desempeño de cada área funcional y cada puesto de trabajo; poder diseñar actividades de control según las características de cada proceso y adecuadas al resultado de una identificación y evaluación de sus riesgos; contribuir al autocontrol; y fortalecer la autoridad y el liderazgo. Es por ello que se hace necesario he importante un adecuado flujo de información y que transite por los canales de comunicación mas oportunos y pertinentes.

Luego de haber identificado los objetivos estratégicos de la Ciencia y la Técnica en el Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Facultad de Ciencias Económicas, se selecciona como una información de trascendencia para el cumplimiento de los mismos, el Balance Anual del Trabajo Científico Técnico el cual es un proceso anual de auto evaluación que se realiza en las instancias universitarias y se completa con la evaluación global que realiza el MES mediante el sistema de indicadores medidores del desempeño científico de cada centro.

Este proceso debe conllevar un análisis profundo, lo más participativo posible, desde la base, para determinar el cumplimiento de los objetivos propuestos y el avance alcanzado en materia de desarrollo científico y tecnológico, comparado con periodos anteriores y su contribución a nuestra sociedad. El Balance debe concluir con un informe que exprese los resultados alcanzados, los avances comparativos y las contribuciones realizadas.

CONTENIDO DEL INFORME BALANCE ANUAL

El Balance Anual del Trabajo Científico Técnico de la Organización toma como base esencial la información y la valoración de los resultados y avances que informan las universidades y los centros de investigación en sus Informes de Balance, de ahí la importancia y necesidad que los mismos tengan una alta calidad informativa.

• 1. Análisis del cumplimiento de los objetivos previstos para el período.

El Informe Balance debe recoger el análisis realizado sobre el cumplimiento de los objetivos del año evaluado a través de los criterios de medida concertados para el año.

2. Ejecución del plan de proyectos de investigación.

Este punto, que forma parte también del análisis del cumplimiento de los objetivos del año, debe incluir la valoración del cumplimento de los principales compromisos contraídos con las diversas instancias del país, en el Plan de Proyectos de Investigación.

3. Impacto de los resultados científicos y tecnológicos.

La medición de los aportes (IMPACTO) de la ciencia y la técnica, es un elemento que debe continuar perfeccionándose, con el fin de poder expresar de forma más precisa la contribución que se realiza al desarrollo de la sociedad cubana mediante el proceso de investigación. En el Informe Balance debe tratarse de plasmar con la mayor precisión y veracidad posible la información sobre estas contribuciones.

Se informará fundamentalmente sobre los impactos (aportes favorables) de carácter económico, ambiental y social.

Sistema de información.

El Sistema de Información se diseñó atendiendo a la estrategia y al programa de la actividad de la ciencia y la técnica, en correspondencia a su objeto social y a las actividades para las cuales fue creada la misma.

Se hizo con el objetivo de apoyar la estrategia, la misión, la política y los objetivos de esta área.

Debemos destacar que tanto el diseño como la estructura del sistema constituye un proceso eficiente al logro d los objetivos y precisar además que de esta forma la información fluye con un grado de detalle ajustado al nivel de toma de decisiones, refiriéndose a situaciones externas como internas:

Externas:

El flujo de la información parte de diversas vías:

• 1. CITMA NACIONAL—-Dirección de CT del MES—-CUIJ—-Facultad—-Dpto.

• 2. CITMA Territorial—-CUIJ—-Facultad—-Dpto.

• 3. CITMA Territorial—-Dirección de Ciencia y Técnica—-Facultad—-Dpto.

Interna:

El flujo de la información parte de la siguiente vía:

1. Dirección de Ciencia y Técnica del MES—–Vicerrectoría de Ciencia y Técnica del CUIJ—-Facultad—-Dpto.

El CITMA Nacional es el encargado de emitir políticas y programas por los cuales debe regirse la actividad de ciencia y técnica. Además de estar estrechamente relacionado con la dirección de ciencia y técnica del MES, el cual posee 3 vertientes las cuales son:

• 1. Formación del Profesional (los estudiantes con sus actividades científicas desde las propias asignaturas, hasta los eventos).

• 2. Formación de Postgrado (hacia adentro, es decir la actividad de superación para el claustro del centro y hacia fuera para los profesionales del territorio.)

• 3. Unidades de Ciencia y Técnica o Semejantes (los Centros de investigación).

Comunicación: La comunicación es la manera en que las personas se relacionan entre sí y conjugan sus esfuerzos. Es la transferencia de información de persona a persona y se clasifica de la siguiente manera:

• 1. Por Dirección:

Descendente:

• El CITMA normaliza, reglamenta, convoca y se lo proporciona a la Dirección de Ciencia e Innovación tecnológica del MES, esta la envía a la Vicerrectoría de Ciencia y Técnica del CUIJ, el cual luego se lo facilita al Jefe del objetivo en la Facultad.

• Las instituciones le piden un servicio científico-técnico a la Facultad y esta la envía al Departamento, posteriormente este lo tramita el grupo multidisciplinario (el cual esta compuesto por docentes investigadores y el colectivo científico estudiantil) el cual realiza el servicio propuesto.

• La Dirección Nacional del CITMA envía información a la Delegación Territorial presente en el Municipio, la cual posteriormente la envía a la Facultad, Luego pasa al departamento y consecutivamente a los Grupos Multidisciplinarios.

Ascendente:

• La realización de proyectos(que son el núcleo del sistema en este caso) se alimenta de las líneas de investigación departamentales, de la formación académica (maestrías, doctorados, especialidades) y de los programas de Ciencia e Innovación tecnológica (los cuales son rectorados por el CITMA); estos pueden ser nacionales, territoriales, ramales e institucionales. Los proyectos son realizados por los Grupos Multidisciplinarios, este le rinde cuenta al Departamento por la ejecución del proyecto a través del informe anual de Ciencia y Técnica. Luego con esta información el Departamento elabora el Balance de Ciencia y Técnica, posteriormente se le suministra esta información a al Facultad la cual confecciona el suyo y así ascendentemente hasta la realización del Balance Anual de Ciencia e Innovación Tecnológica en el Ministerio de Educación Superior y este le rinde cuenta posteriormente al CITMA.

• 2. Por Lenguaje:

• Verbal: Es la comunicación tanto formal como informal que se da en las organizaciones la cual incluye el diálogo, la discusión etc.

• Formal: es la comunicación que se da mediante comunicados, sistemas de información interna (oficial), la que contienen las políticas y procesos establecidos, la ofrecida por los supervisores en forma jerárquica.

• Informal: Comunica asuntos y situaciones reales o percibidas y no por eso es menos importante.

• No verbal: se compone de las actitudes y mensajes que no se expresan con palabras pero que pueden leerse mediante la forma de hablar, mirar, y gestos, entre muchas otras maneras y nos dan idea del pensamiento o reacción de las personas.

• El Contacto Físico

• La Apariencia

• La Voz

• El Entorno

• El Tiempo

• El diseño arquitectónico

• Objetos

Canales de Comunicación:

Cada área expuesta en el Sistema de Información de la Universidad tiene una dirección de Ciencia y Técnica o un responsable que responde por ese objetivo. Los canales de comunicación que utilizan para dar y recibir las informaciones son:

• Las reuniones

• Despachos

• Entrevistas

• Vía telefónica

• Vía electrónica

• Etc.

Enfoque del Valor Agregado de la Información

Conclusiones:

• El enfoque de valor agregado de la información trascendental Balance Anual de Ciencia y Técnica así como los canales de comunicación existentes son aspectos fundamentales para el cumplimiento de los objetivos en esta Área.

• Los objetivos del control interno y las responsabilidades de todos para con el sistema; propician una mejor organización del trabajo al contar con una identificación y evaluación de sus riesgos; lo cual contribuye al autocontrol; y fortalece la autoridad y el liderazgo.

BIBLIOGRAFIA:

• Resolución No.297 – 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

• Reglamento de Acreditación de la Educación Superior, las distintas RM del CITMA

• http:// www.monografias.com

• http:// www.yahoo.com

[1] Se asumen como documentos básicos el Reglamento de Acreditación de la Educación Superior, las distintas RM del CITMA

Autor:

Lic. Yanet Villarreal Reyes