Aplicación del Enfoque del Sistema de Control Interno

INTRODUCCIÓN

La universidad cubana viene realizando un esfuerzo desde 1998 en todas sus instituciones para implantar el Nuevo Modelo de Gestión Económico-Financiera (NMGEF) como parte del perfeccionamiento de su gestión a la que convocó la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba. Responde también a las exigencias que impone la batalla política que se libra en todo el país contra el delito la corrupción y las ilegalidades.

La necesidad de este nuevo modelo no implica un rompimiento con la evolución y las transformaciones que ha experimentado la actividad económica dentro de la organización y en el país en el transcurso de los años anteriores, de lo que se trata es de actualizar y adecuar la gestión universitaria al entorno que se avecina en los próximos tiempos, como un medio decisivo en la estrategia para el aseguramiento de los objetivos de la planeación estratégica en este campo.

Los beneficios que para la universidad cubana tiene la implementación del nuevo concepto de control interno a través de sus componentes son muchos y con variados matices: Un cambio en la mentalidad de los directivos universitarios y todos los trabajadores en cuanto al alcance, el enfoque y los objetivos del control interno y las responsabilidades de todos para con el sistema; mejor organización del trabajo al quedar establecidos los manuales de organización y el diseño de cada puesto de trabajo; poseer indicadores para evaluar el desempeño de cada área funcional y cada puesto de trabajo; poder diseñar actividades de control según las características de cada proceso y adecuadas al resultado de una identificación y evaluación de sus riesgos; contribuir al autocontrol; y fortalecer la autoridad y el liderazgo.

DESARROLLO

Control interno:

El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La definición es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos específicos.

"El control interno es un proceso efectuado por el directorio, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías":

– Eficacia y eficiencia de las operaciones

– Fiabilidad de la información financiera

– Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

Dentro de los cinco componentes del control interno en este trabajo se ejemplifican la Evaluación de riesgos y la Comunicación e información.

Evaluación de los riesgos:

Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados.

"La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas".

Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran así como las posibles consecuencias.

Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un

carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la entidad

Información y comunicación:

Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.

Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.

El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y efectiva está fuera del alcance de los manuales de políticas y procedimientos. Depende del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta dirección.

Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes. Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre dentro de la organización y se mantengan bien informadas. Por otra parte, la información comunicada por entidades externas a menudo contiene datos importantes sobre el sistema de control interno.