Con la finalidad de fortalecer el Control Interno en las entidades se ha aplicado este programa que constituye un instrumento que permitirá conocer a los dirigentes y trabajadores en general, la situación en que se encuentra la misma. Los avances y atrasos en la instrumentación de las tareas programadas, lo que permitirá tomar acciones correctivas pertinentes para cumplir con lo establecido.
En Cuba, en la Resolución Económica del V Congreso del P.C.C. se consigna… En las nuevas condiciones en que opera la economía, con un mayor grado de descentralización y mas vinculados a las exigencias de la competencia internacional, el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel…y mas adelante se precisa … Condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial, será la implementación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control de uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas.
NECESIDAD E IMPORTANCIA DEL TEMA.
1.- El control interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de las entidades.
2.-El desarrollo de nuevos términos relacionados con el control interno.
3.- La introducción de nuevas técnicas que aporten elementos para la elaboración del sistema de control interno de cada entidad.
OBLIGATORIEDAD
1.- Los sistemas de control interno de cada entidad, a partir del estudio de sus características, debe establecer sus acciones y medidas de control interno y deben cumplirse por todas las personas involucradas y responsabilizadas con su funcionamiento.
2.- Es de aplicación para todo el sistema empresarial.
3.- Los manuales de procedimiento deben confeccionarse teniendo en cuenta los criterios establecidos en las normas generales de control interno.
DEFINICION DE CONTROL INTERNO
Es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:
Confiabilidad de la información.
Eficiencia y eficacia de las operaciones.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.
Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad.
CARACTERISTICAS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en si mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.
En cada área de organización, la persona encargada de dirigirla es responsable del control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de la categoría ocupacional que tengan.
Debe facilitar la consecución de objetivos en una a más de las áreas u operaciones en la empresa.
Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con el logro de los objetivos fijados.
Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.
El sistema de control interno en entidades pequeñas, establecimientos y unidades de base, debe ser sencillo, con el uso de pocos trabajadores que manejen y procesen poca información, previendo que el máximo dirigente o alguien designado por el, se responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.
LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO SON:
Ambiente de control.
Evaluación de riesgos.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Supervisión o monitoreo.
1 – AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control debe tener presente todas las disposiciones, políticas y regulaciones que se consideren necesarias para su implementación y desarrollo exitoso.
La dirección de la entidad y el auditor interno, si lo hubiese, pueden crear un ambiente adecuado si:
Existe una estructura organizativa efectiva.
Se aplican sanas políticas de administración.
Cumplimiento de leyes y políticas que serán asimiladas de mejor forma si el personal la tiene a la vista por escrito.
El ambiente de control es, de todos los componentes la base para el desarrollo del resto de ellos y se basa en otros fundamentos claves, tales como:
La filosofía y el estilo de dirección.
La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de procedimientos.
La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como, su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.
El grado de documentación de políticas y decisiones y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de unidades de auditoria interna con suficiente grado de independencia y calificación profesionales.
NORMAS PARA EL AMBIENTE DE CONTROL
La misma autoridad del órgano debe procurar, suscitar, difundir y vigilar la observancia de valores éticos y el reglamento de los cuadros del estado y de gobierno aceptados.
Estos valores deben enmarcar la conducta de dirigentes y demás trabajadores, orientados su integridad, compromiso personal y su sentido de pertenencia con su entidad.
Los valores éticos son esenciales para el ambiente de control, ya que definen la conducta de quienes lo operan.
COMPETENCIA PROFESIONAL
Los dirigentes, funcionarios y demás trabajadores deben caracterizarse por:
Contar con un nivel de competencia profesional en relación con sus responsabilidades.
Comprender suficientemente la importancia, objetivos y procedimientos del control interno.
Asegurar la calificación y competencia de todos los dirigentes y demás trabajadores.
El sistema de control interno opera mas eficazmente en la medida que exista personal competente que comprenda los principios de este.
ATMOSFERA DE CONFIANZA MUTUA.
Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para consolidar el flujo de información entre las personas y su desempeño eficaz para el logro de los objetivos de la entidad. La confianza esta basada en la seguridad respecto a la integridad y competencia de la otra persona o grupo.
La comunicación abierta crea y depende de la confianza dentro de la entidad. Un alto nivel de confianza estimula para que cualquier tema de importancia sea de conocimiento de más de una persona. El compartir la información fortalece el control, reduciendo la dependencia del juicio, la capacidad y la presencia de una única persona.
ORGANIGRAMA.
Toda entidad debe desarrollar una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de la misión y objetivos la que deberá ser formalizada en un organigrama.
ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización y funciones, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las acciones y los cargos a la par de establecer diferente relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos. Los miembros de la organización deben conocer claramente sus deberes y responsabilidades.
POLITICAS Y PRACTICAS EN PERSONAL.
La conducción y tratamiento de personal de la entidad debe ser justa y equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento ético y competencia.
Los procedimientos de contratación, inducción, capacitación y adiestramiento, calificación, promoción y disciplina deben corresponderse con los propósitos enunciados en la política.
La dirección asume su responsabilidad en tal sentido en diferentes momentos:
Selección: Al establecer requisitos adecuados de conocimiento, experiencia e integridad para las incorporaciones de la entidad.
Inducción: Al preocuparse para que los nuevos trabajadores sean metódicamente familiarizados con las costumbres y procedimientos del organismo.
Capacitación: Al insistir en que sean capacitados.
Rotación y promoción: A lograr una movilidad de la organización, el reconocimiento y promoción de los más capaces e innovadores.
Sanción: Al aplicar, cuando corresponda, las medidas disciplinarias.
COMITÉ DE CONTROL
En cada entidad de constituirse un comité de control integrado, por un dirigente del máximo nivel y el auditor interno. Su objetivo general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del sistema de control interno y su mejoramiento continuo.
2 – EVALUACION DE RIESGOS.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las entidades. Identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y externos) como de la actividad.
NORMAS PARA LA EVALUACION DE LOS RIESGOS.
Identificación del riesgo.
Estimación del riesgo.
Determinación de los objetivos de control.
Detección del cambio.
La entidad debe tener identificado los riesgos vinculados a los dominios o puntos clave de la organización en: internos, externos y de la actividad propia de este.
En el proceso de identificación de los riesgos se tuvo en cuenta los factores o fuentes que mas inciden en los mismos.
La entidad debe estimar la frecuencia con que se presentaran los riesgos identificados, así como, cuantificar la probable perdida que ellos pueden ocasionar.
Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, la máxima dirección y los responsables de otras áreas deben tener los objetivos específicos de control y en relación con ellos, establecer los procedimientos de control mas convenientes.
3 – ACTIVIDAD DE CONTROL
Las normas de la actividad de control están recogidas en manuales que contienen los procedimientos referidos a: control interno, contabilidad general, contabilidad de costos; los que en cada caso deben estar elaborados por la entidad.
Para el análisis de las actividades de control en la entidad se propone la siguiente estructura de elementos claves:
2. Gestión financiera.
3. Administración y custodia de los recursos materiales.
4. Recursos humanos.
5. Tecnología de la información.
4 – INFORMACION Y COMUNICACIÓN
La entidad tiene documentado y autorizado por la autoridad competente, los sistemas de información tanto manual como informáticos.
Esta definida la responsabilidad en la revisión, aprobación y actualización de los sistemas de información utilizados por la organización.
La información externa es recibida y emitida en tiempo de acuerdo con los plazos establecidos.
Los sistemas de información diseñados e implementados en la entidad facilitan el acceso al cumplimiento de los objetivos de trabajo y los criterios de medidas en la planeacion, estrategia a corto, mediano y largo plazo.
5 – SUPERVISION Y MONITOREO.
Las normas de supervisión y monitoreo son: evaluación, eficacia, auditoria del sistema de control interno y tratamiento de las deficiencias detectadas.
Auditoría
Esta auditoria tuvo como objetivo verificar el análisis y la evaluación de los sistemas de control interno en la marcha de los trabajos de implementación de la resolución 297 del MAC así como evaluar la efectividad de los medios previstos en el plan de prevención establecidos en la resolución 13/03 del mismo ministerio , verificar el cumplimiento del objeto social , comprobar el movimiento da efectivo partiendo del recibo de efectivo hasta su destino final en los estados de cuenta del banco así como las conciliaciones bancarias ,comprobar la legitimidad de los cheques emitidos , verificar las facturas de clientes y proveedores y su comparecencia con la recepción y entrega , también la existencia y legitimidad de los contratos económicos y el grado de actualización y contenido de las cuentas contables objeto de análisis .
Para realizar estos objetivos se evaluaron mediante pruebas de cumplimiento de efectividad según componentes y normas establecidas en la resolución 148/06 del MAC, a estos efectos se visitaron la oficina central de la entidad y todos sus frentes, el almacén y la nave de productos.
Se aplico el programa para la comprobación nacional al CI en el tema de los ciclos de tesorería, cobros y pagos, inventarios AF, gastos y costos, ventas y otros ingresos.
Se comprobó el cumplimiento de la legislación vigente expresada en cada uno de los programas objetos de revisión y que fueron entre otros principios y procedimientos de control interno , de acuerdo con los componentes y normas establecidas en la resolución 276/03 de MAC sobre el expediente único ,resolución 13/03 de este mismo ministerio sobre el plan de previsión , resolución 324/94 del extinto banco nacional de cuba que establece regulaciones sobre el efectivo y la resolución 235/05 sobre las normas cubanas de contabilidad.
Se considerara para su revisión las operaciones comprendidas desde el 1er de Enero hasta el 31 de Marzo del 2009 con muestras a periodos anteriores y posteriores a esta fecha, además la técnica utilizada para realizar loas diferentes muestras fue la del método al azar.
Se aplicaron las normas de auditoria interna sin haber existido limitantes que impidieran el cumplimiento del objetivo formal de trabajo
Informe al Director de la entidad
Al analizar la situación con la parte financiera de la UBPC se sacaron varias razones para tener una medida de su funcionamiento al comparar el primer trimestre del año 2008 con el primer trimestre del año 2009.
Nótese que en marzo 2009 la UBPC constaba con $95345.86 de fondo de maniobra mas que en marzo 2008 para hacer frente a sus deudas , además en este ultimo año posee para el pago de cada peso de deudas $1.31 contra $1.08 en el 2008 lo que es bastante aceptable para esta razón ya que su rango permisible esta entre $1.00y $2.00 :Mientras que la capacidad para hacer frente a cada peso de deuda inmediata decrece en $0.03 muy lejos de su rango considerado como bueno que debe ser creciente tendiendo a $1.00, por tanto al tenerse en cuenta la distorsión del indicador anterior vemos que la liquidez instantánea es de solo $ 0.02 centavos para las deudas que vencen hoy lo que es insuficiente.
En cuanto a la forma en que se han financiado los recursos adquiridos en el 2009 descienden en 8 puntos porcentuales con respecto al 2008 por lo que la razón es buena con 62% en 2008 y 70% en 2009, que es como la entidad se ha financiado con recursos propios de las deudas contraídas por lo que es saludable
La rotación de las cuentas por cobrar indica que en el 2008 rotaban 1.02 veces y el ciclo de cobro se establecía en 30dias .En el 2009 rotan 0.81 veces y el ciclo de cobros sube a 38 días, manteniendo una buena gestión de cobro del 98 % y 123 % respectivamente.
Por cada peso de activos se vende $ 0.06 y $0.03 respectivamente, por cada peso de activo circulante se vende $ 0.08 en el 2008y $ 0.04 en el 2009 y por cada peso de activo fijo $ 0.03 en el 2008 y $ 0.04 en el 2009.
En cuanto al rendimiento del capital por cada peso de recurso invertido en ambos años se vende $0.04
La capacidad de las ventas para generar utilidades es de $ 0.44 en el 2008 y $ 0.90 en el 2009, el costo por peso de producción es de $ 0.73 y $0.69 y la eficiencia de la gestión en ambos años es de $ 0.63.
Conclusiones
La evaluación es deficiente:
Causas que lo provocan:
Falta de previsión por parte de la entidad a la cual están subordinadas
Falta de dominio practico en el frente de contabilidad ,ocasionando mala contabilización
No estricto cumplimiento de lo establecido por la disciplina de caja
Deficiente seguimiento y actualización de las medidas establecidas en el plan de prevención
Incumplimiento de la resolución 148/06 del MAC en sus componentes y normas
Recomendaciones
Exigir a la entidad a la cual están subordinados que le efectúen supervisiones periódicamente.
Exigir al frente de contabilidad todo lo establecido en las resoluciones al respecto
Establecer el sistema de control interno basado en la implementación de la resolución 148 de MAC
Que se realice mensualmente el análisis de los estados financieros y se use como herramienta en la toma de decisiones.
Aunque la UBPC es rentable debe mejorar los niveles de producción y gestión de ventas para mejorar aquellos indicadores en que los resultados no son los esperados , dando con ello cumplimiento a la guía de control interno en su totalidad como apoyo a reorganizar de forma eficiente el trabajo para lograr los resultados y objetivos propuestos.
Bibliografía
Resolución 297 del MAC.
Resolución 13 del MAC.
Resolución 148/06 del MAC.
Resolución 276/03 del MAC.
Resolución 324/94 del extinto Banco Nacional de Cuba.
Resolución 235/95 sobre las normas cubanas de contabilidad.
Balances de comprobación de saldos.
Estados financieros.
Actas del consejo de dirección, submayores, registros y modelos, plantillas de cargos, nóminas, expedientes de trabajadores, actas de asambleas de trabajadores y otros documentos relacionados con la actividad productiva y técnica.
Anexos
Cuestionario de Control Interno para ejecutar en cualquier tipo de Auditoría .
PRESENTACIÓN DEL BALANCE GENERAL
PRESENTACION DEL ESTADO DE RESULTADO
DATOS DE LOS AUTORES
Autor principal: Julio César Molina Pérez
Edad: 33 Años
Calificación: Técnico medio
Cargo: Instructor
Integración revolucionaria: Es una persona integrada a la sociedad, participa en actividades de su CDR, sindicato, MTT
Por ciento de participación: 60%
Coautor: Idalmi Estrada Castillo
Edad: 39 Años
Calificación: Técnico Medio
Cargo: Jefe de Área
Integración revolucionaria: Es una persona integrada a nuestra sociedad, es militante del PCC, pertenece a los CDR, MTT y esta afiliada a su sindicato.
Por ciento de participación: 20%
Coautor: Alberto Triana Mendoza
Edad: 48 años
Calificación: Técnico Medio
Cargo: Económico de la empresa Eléctrica
Integración: es un compañero integrado a la sociedad, participa en las tareas de los CDR, pertenece a las MTT, esta afiliado a su sindicato, cumple con las tareas que se le asignan.
Por ciento de participación: 20%
Autor:
Julio C. Molina Pérez
Coautores:
Idalmi Estrada Castillo
Alberto Triana Mendoza
Trabajo de Forum Municipal de Ciencia y Técnica
Municipio Quemado de Guines
Privincia de Villa Clara
AÑO DE PRESENTACION: 2009
AÑO DE TERMINACION: 2009
UNIVERSIDAD CENTRAL MARTA ABREU DE LAS VILLAS
SEDE UNIVERSITARIA: ENRIQUE NUÑEZ RODRIGUEZ
CARRERA: LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS
5TO AÑO
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