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La ayuda y el manual de usuario
Los sistemas informáticos, sin importar el tipo que sean (dígase sistemas operativos, juegos, editores de lenguajes de programación, gestores o sistemas para usuarios), frecuentemente están acompañados de un sistema externo a los objetivos del mismo. Estos sistemas son las ayudas las cuales tienen como propósito orientar al usuario en el trabajo con el sistema informático al cual pertenecen, las posibilidades del mismo, responderle preguntas comunes y toda la información adicional que pueda serle útil al usuario.
Los sistemas que confeccionan dichos sistemas se conocen como Generadores de Sistemas y en ellos ha jugado un rol fundamental la evolución de la informática pues transformó su desarrollo de forma vertiginosa. La diversidad de datos, usuarios y usos, han resultado aspectos fundamentales a tener en cuenta así como la necesidad de crear formatos más estructurados que los iniciales documento de texto y menos rígido que las conocidas base de datos, por citar algunos.
Los manuales de usuario son técnicas de ayuda más usables en el mundo de los productos tecnológicos. En la industria del software también aparecen pero, aunque también les aportan información sobre el producto a los usuarios y cuentan en algunas ocasiones con informaciones compartidas, no es correcto decir que son la misma cosa. Veamos su definición:
Manual de usuario: Describen las características técnicas y de funcionamiento de la aplicación. Su lectura detenida, como casi todas, es muy recomendable y obligatoria para el correcto uso de la aplicación y poder explotar sus funcionalidades.
El manual del usuario contiene los siguientes aspectos:
Introducción, aspectos que introducen al usuario tales como:
a. Identificación del software expresando su nombre comercial y el problema que resuelve.
b. Panorámica de los elementos componentes (subsistemas) describiendo de forma general las características básicas de cada uno de ellos, así como exponiendo a grandes rasgos la información que es necesario suministrar al software y los resultados que serán obtenidos.
c. Organización y estructura del documento y breve descripción del contenido del manual.
d. Forma de usar el manual.
Generalidades, brinda información general al usuario tales como:
a. Información sobre el producto del software, indicando quien diseñó, desarrolló y documentó el software.
b. Forma de como contactar con el productor, brindando además la información que el usuario debe tener en caso de detectar errores en el software.
Versión del producto.
Lugar de producción y modelo de la computadora.
Tipo de monitor, tipo de tarjeta gráfica.
Versión del sistema operativo.
c. Información sobre la facilidad de obtener ayuda o asesoría técnica.
Iniciación, consta de la siguiente información:
a. Comienzo. Pasos iniciales para dar inicio a la utilización del software, por ejemplo el procesamiento de la información antes del tratamiento automatizado, el procedimiento de carga, etc.
b. Modo de ayuda, descripción de como se puede obtener ayuda referente a la utilización del software.
c. Documentación de referencia. Recomendación en caso necesario de la consulta de cualquier material impreso que posibilite completar los conocimientos de los métodos, algoritmos, etc. utilizados en el software.
Utilización, muestra instrucciones precisas sobre como usar las opciones o comandos que brinda el software.
Para el caso de los comandos debe incluirse:
a. Propósito, orden, sintaxis y posibles parámetros y valores implícitos.
b. Relación de comandos y su descripción.
Para el caso de las opciones debe incluirse:
a. Diálogos que se establecen o mensajes informativos.
b. Exposición de las pantallas de entrada y salida de información asociadas a las diferentes opciones.
Tratamiento de los errores, describe los posibles casos para las cuales pueda fallar cualquiera de los comandos del software.
Recuperación de los fallos, muestra las formas en que son tratados estos casos y que puedan presentarse en la utilización de la aplicación, como se evitan o se recupera el software ante los mismos.
Apéndices, brinda información adicional que se requiere suministrar al usuario. Esta puede ser:
a. Relación de los mensajes de error.
b. Relación de todas las abreviaturas.
Herramientas rápidas para generarlas.
Existen un conjunto de herramientas para la creación de ayudas. Estas herramientas son denominadas Generadores de sistemas de ayudas. Entre ellas existen familias de generadores que se han desarrollado al ritmo que la industria del software lo ha pedido, de esta manera ya existen ayudas para aplicaciones Web específicamente, por citar un ejemplo. Entre los generadores de ayuda más conocidos tenemos:
RoboHelp: Es un producto para la creación de sistemas de ayuda y documentación profesionales para aplicaciones de escritorio y basadas en Web, tales como aplicaciones .NET y aplicaciones dinámicas de Internet. Podrá crear sistemas de ayuda que incluyan elementos tales como temas de ayuda, tablas de materias, índices, glosarios y ayuda contextual entre otras características. Este tiene una variedad de productos entre los que se encuentran:
RoboHelp Office: Es el estándar en lo que se refiere a la autoría de sistemas de ayuda. Con RoboHelp Office puede trabajar en el editor de HTML incorporado de RoboHelp, en cualquier editor popular, tal como Dreamweaver, o en Microsoft Word.
RoboHelp Office Pro: Tiene todas las características de RoboHelp Office además de poderosas características basadas en el servidor, tales como el análisis en tiempo real de la actividad del usuario final y la búsqueda en lenguaje nativo.
RoboHelp Office Pro for .NET: Tiene todas las características de RoboHelp Office Pro, además de otras características para el desarrollo de sistemas de ayuda que se desplegarán en Microsoft .NET.
RoboHelp para Word: Se diseñó para los usuarios que prefieren trabajar en Microsoft Word.
WINHELP: Es un desarrollo de Microsoft para proporcionar la ayuda ("Ayuda de Microsoft Windows") en el entorno Windows 95 y posteriores. Se pueden generar ficheros compatibles con este formato (.HLP). El visor nos presenta tres visiones (Tripane): la tabla de contenidos (TOC), el índice de términos y una utilidad de búsqueda. La empresa Blue Sky Soft ha desarrollado un producto compatible WINHELP2000-ROBOHELP.
WEBHELP: Es un desarrollo de Help (http://www.ehelp.com/) basado en HTML y DHTML que funciona sobre cualquier plataforma.
Help Magician: En el mundo de la autoría de sistemas de ayuda Help Magician es muy popular cuando se necesita crear ayudas HTML o páginas Web.
Aclarar que aunque existen generadores de ayuda, cuando se realiza un software puede crearse en el propio lenguaje de programación ventanas de ayudas con determinada funcionalidad para el sistema.
RoboHelp
Para comenzar, se aprenderán un grupo de elementos que conforman las ayudas:
Extensión .hlp: Es la extensión de los proyectos de sistemas de ayudas. Sus letras provienen de la palabra help.
Documento: Una ayuda puede estar formada por varios documentos. Los documentos deben relacionar información de un mismo tema. Por ejemplo: si se fuera a realizar la ayuda de un sistema de aplicaciones multimedias no tendría sentido que cada multimedia tuviera su ayuda en un mismo documento a menos que tuvieran todas la misma forma de funcionamiento. Por lo que la ayuda de ese sistema estaría conformada por un proyecto llamado por ejemplo: Ayuda del sistema de aplicación multimedia X.hlp y cada documento tendría de nombre por ejemplo: Funcionamiento del sistema.doc, Aplicación 1.doc, Aplicación 2.doc, etc, siendo 1 y 2 los nombres de las aplicaciones de las cuales esos documentos son la ayuda.
Pensemos en un libro para dar las siguientes explicaciones. Se conoce que un libro tiene un índice, se pudiera decir que el libro estructura la información en un índice, capítulos y epígrafes. Todos estos elementos ayudan a estructurar la información y que esta quede organizada de la mejor manera. Las ayudas cuentan con esta forma de estructuración y algunos otros elementos con los que no cuentan los libros por tener un formato lineal y duro.
TOC: Serían los capítulos del libro o las carpetas de un escritorio. Se identifican por dos iconos en dependencia de si está desplegada o no la información que tiene: Si está seleccionada sino
Podrían tener otros iconos representativo.
Topic o tema: Se identifica en el Robohelp por el icono
y en las aplicaciones con el icono
Sirven para estructurar la información. Serían los epígrafes de un libro. Su contenido es información, nunca otros topics.
Popup: Denominados también mensajes emergentes por la literatura de Windows o ventanas flotantes por los lenguajes de programación. Son saltos a pequeñas ventanas sin información adicional. Son útiles para ubicar en ellos información complementaria como definiciones, imágenes de apoyo, etcétera.
Jump: Son saltos a otras ventanas a través de hipervínculos. La frase, palabra o imagen que sirve de vínculo se conoce como hotspot y tiene similitud con las teclas calientes. Dichas ventanas por lo general son semejantes a las que le dan origen aunque se pueden configurar en dependencia de la importancia que se les quiera dar.
Contents: Aparece en las aplicaciones y muestra el índice de la documentación que se le ofrece al usuario. Es muy importante pensar en la estructura que se le dará a este pues será la primera guía que reciba el usuario para entender el mensaje que le ofrece el realizador.
Index: Lista de keywords o palabras claves. El Index es similar a un Glosario de términos o una guía de definiciones válidas para que el usuario entienda las palabras que le pudieran resultar incomprensibles. Por ejemplo, se realiza la ayuda de un nuevo lenguaje de programación. Las palabras reservadas serían keywords o palabras claves. Si el programador del lenguaje no las conoce las pudiera utilizar como variables, por ejemplo, y no ser comprendidos por el compilador del sistema. Las operaciones también podrían ser palabras claves.
Para entender las definiciones estudiadas anteriormente, explicaremos la funcionalidad del software Robohelp.
Al abrir el Robohelp aparecerá una ventana (Anexo 11). En ella se puede elegir entre crear un nuevo proyecto de ayuda o abrir uno ya hecho. Si no ha trabajado en ninguno, solo mostrará los proyectos ejemplos que acompaña la instalación del sistema y que aparece en la carpeta Samples.
Al abrir un proyecto, ya sea de nueva creación, ya creado o un ejemplo, el sistema proporcionará un asistente de ayuda con los elementos principales que debe conocer el usuario sobre el trabajo con Robohelp
El sistema generador de ayudas se integra al Word por lo que al abrir la aplicación abrirá el Microsoft Word (Anexo 11.1). La ventana de Robohelp proporciona una serie de herramientas y opciones. De izquierda a derecha y de arriba abajo:
Barra de título.
Barra de menú.
Barra de iconos.
Guardar todo.
Generador de la plantilla de ayuda primaria: Compila la aplicación y genera los archivos necesarios para su ejecución.
Ejecuta la aplicación: Muestra el resultado de la aplicación realizada.
Abre el documento Word que se integra con la aplicación en cuestión. Si no se tiene abierta aplicación alguna, muestra al Word con un documento en blanco. Si el Word está minimizado en la barra de tarea de Windows, lo maximiza.
Muestra los componentes de Robohelp que se muestran en el menú desplegable. En la parte inferior de las opciones del menú se selecciona la vista en que quiere trabajar activándole en la barra de la izquierda del panel izquierdo, los iconos afines. Los componentes también son mostrados en la parte inferior del mismo panel.
Los siguientes iconos son de activación del panel izquierdo
Oculta/Muestra el panel derecho.
Cambia el panel a vista de imágenes. Estas se pueden modificar en esta vista.
Cambia el panel a vista de vínculos.
Cambia el panel a vista de topics o temas.
Componentes de Robohelp. Cambia la vista del panel izquierdo mostrándola por proyecto, por temas, por palabras claves, glosario y herramientas.
Por su parte Word muestra una barra de iconos que especifica una función determinada para cada uno:
La barra tiene separadores que relacionan funciones afines. Veamos su desglose por funcionalidad:
Trabajo con Tepic o temas.
Nuevo tema: Permite crear un nuevo tema o Topic. Esta acción puede realizarse también con las teclas Ctrl + T. De ambas maneras abre una ventana como la que se muestra a continuación.
Edita el tema seleccionado. Abre una ventana similar a la que ejecuta icono anterior. Puede modificar la información y presionar Aceptar para que los cambios tengan efecto.
Crea un vínculo a un salto de ventana (Jump). La frase que se selecciona para hacer de vínculo se le llama en inglés hotspot (lugar caliente). Al dar clic sobre este icono se abrirá otra ventana (Anexo 11.2).
Debe definir en la siguiente ventana (Anexo 11.3), el texto de la frase o palabra y el tema y el documento al que pertenecerá. Puede configurar además su aparienciay la acción que se espera cuando se presione. Para más información ver la ayuda que ofrece Robohelp en esta ventana: 
Crea un popup o ventana flotante. Esta ventana contendrá solo la información que describa en New Popup. Tendrá, al igual que el Jump, una frase que se definirá en Hotspot Text y que tendrá como función que cuando el usuario presione dicho vínculo, aparezca, sin perder la ventana anterior, una ventana flotante. Es generalmente utilizado para textos explicativos y conceptos. Al igual que en el caso anterior se puede seleccionar la forma en que se desea ver y la acción que debe ocurrir cuando aparezca la ventana flotante.
Crea un vínculo a un fichero del tipo macro. Su selección abre una ventana (Anexo 11.4) similar al de la creación de Jumps.
- Inserta una imagen a la aplicación de ayuda. Con la ayuda de la ventana que se muestra a continuación, puede seleccionar una de las imágenes que trae predeterminadas el Robohelp o seleccionar una creada por usted. Podrá ver la imagen previamente antes de que sea insertada en el documento.
Inserta un botón de ayuda. Con la ayuda de la ventana Insert Help Button (Anexo 11.5) usted podrá definir e insertar un botón. Este puede estar identificado con una imagen como un icono, un texto que lo identifique o ambas cosas. Para ello debe seleccionar el tipo de botón que desea.
Debe definir además a qué página de todo el sistema de ayuda hará el vínculo el usuario si presiona dicho botón.
Inserta elementos de multimedia, dígase video y sonido, a la aplicación con el objetivo de proporcionar mayor grado de información al usuario. Para ello utiliza la ventana Insert Help Multimedia. (Anexo 11.5)
Edita las propiedades de los topics. De esta manera puede definir o modificar nuevas palabras claves.
Añade palabras previamente seleccionadas al index.
Buscar Tepic o tema. Puede buscar por documento por tema. Si no recuerda exactamente el documento en que se encontraba, puede seleccionar la pestaña Search y buscar por tema y no por documento (Anexo 11.6).
Hace una vista previa del tema seleccionado.
Anexos 1: Portada del cuaderno de ingeniería.
Anexo 2: Ejemplo de una Página de contenidos del cuaderno de ingeniería.
Contenidos del Cuaderno de Ingeniería. | |||||
Página | Temas | Fecha | |||
Anexos 3: Ejemplo de una página del cuaderno de ingeniería.
Fecha | Contenido | No. de la página | ||
Anexos 4: Tabla de registro de tiempo.
Estudiante: _______________________ Fecha: _______________________
Profesor: _________________________ Clase: ________________________
Fecha | Comienzo | Fin | Tiempo de interrupción | ? tiempo | Actividad | Comentarios | C | U | |||||||
Anexo 5: Plan de periodo y producto.
Anexo 6: Resumen semanal de actividades:
Nombre: | Fecha: | ||||||
Tarea/Día | Total. | ||||||
D | |||||||
L | |||||||
M | |||||||
Mi | |||||||
J | |||||||
V | |||||||
S | |||||||
Totales | |||||||
Tiempos y Medias del producto. | Número de semanas. (Número anterior + 1) | ||||||
Resumen de las semanas anteriores. | |||||||
Totales | |||||||
Máxima | |||||||
Media | |||||||
Mínima | |||||||
Resumen incluyendo la última semana. | |||||||
Totales | |||||||
Máxima | |||||||
Media | |||||||
Mínima | |||||||
Anexo 7: Cuaderno de trabajo:
Anexo 8: Rangos de tamaño de un programa.
Anexo 9: Diagrama de Gantt.
Proyecto: ____________________________
Autor: _______________________________
Fecha: _______________________________
Anexo 10: Guión del software educativo "Agrosoft"
Descripción General del Guión del Software educativo.
Nombre: Agrosoft
Tipo de software: Hiperentorno de aprendizaje.
Agrosoft es el nombre del producto correspondiente a la asignatura Bases de la Producción Agropecuaria I (BPA), que se estudia en la carrera de técnico medio en la especialidad de Agronomía 1er Año.
Objetivo: Consolidar las habilidades básicas fundamentales de la asignatura de (BPA I), en los estudiantes de 1er año, de la especialidad de Agropecuaria.
CONTENIDO.
1. La vida: Componentes químicos y origen.
Origen de la vida en la tierra. Teoría de Oparin.
Origen y evolución de las células primitivas.
Componentes químicos de la vida. Componentes orgánicos: Biomoléculas; características esenciales e importancia biológica de los carbohidratos, los lípidos, las proteínas, los ácidos nucleicos y las vitaminas e inorgánicos: El agua y las sales minerales.
Características generales de los virus.
2. La célula como unidad básica de estructura y función de los seres vivo.
Definición de célula.
La célula como unidad estructural y funcional.
Estudio comparativo de la célula eucariota y procariota. La célula animal y vegetal.
Características de los organismos. Su unidad y diversidad.
Estructura de las plantas. Estructura interna: Tejidos vegetales: meristemáticos y permanentes (conducción, parénquima, clorofílicos y reserva). Importancia. Estructura interna. Características y funciones. Órganos de plantas: Raíz, tallo, hoja, flor, y frutos. Concepto.
Estructura de los animales. Estructura interna: Principales tejidos: epitelial, nervioso, óseo y muscular. Importancia. Características y funciones. Esqueleto. División. Componentes e importancia.
4. Los organismos y su interacción con el medio ambiente.
El hombre y su medio. Recurso natural y concepto de Medio Ambiente.
Medio ambiente y desarrollo. Principales problemas ambientales globales. Desarrollo sostenible.
El clima en Cuba. Instrumentos de medición de los elementos del clima: radiación solar, temperatura del aire, humedad del aire, precipitación. Presión atmosférica.
5. Nutrición.
Definición. La nutrición en los seres vivientes.
Formas de nutrición: autótrofa y heterótrofa.
Clasificación de los alimentos. Características de los básicos, concentrados y voluminosos.
Sistema digestivo. Órganos que lo componen y función. Monogástricos, poligástricos, y aves.
Diagrama de flujo
Descripción de las pantallas
El Software iniciará con un video o una animación, mostrará diferentes escenas referentes a la agropecuaria, vinculada con otras asignaturas y a las nuevas tecnologías. Aparecerá en forma de texto y luego de locución el nombre del Software (AgroSoft), y un texto saliendo del centro con el nombre del grupo de Software del ISPETP.
P 1
Posteriormente debe mostrar una imagen representativa de un paisaje natural de nuestro país, que presente además rostros de animales y en el centro el ave nacional cubana. Colocar todos los módulo con que contará el software e insertar el nombre del producto, posteriormente de forma automática se presenta la pantalla principal del software donde el usuario tiene la posibilidad de acceder a los 4 módulos fundamentales que presenta el Programa que son los siguientes:
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1 Botón Instrúyete: Al efectuar un clic sobre el incurrirás en la pantalla de contenido por temas.
2 Botón Evalúate: Oprimiendo este te dirigirás hasta los ejercicios por temas.
3 Botón Galería: Se efectuará un clic para avanzar hasta la pantalla galería de imágenes.
4 Botón Glosario: Al hacer clic sobre el navegarás a la pantalla Glosario de términos.
5 Botón ayuda: Muestra la ayuda de navegación.
6 Botón salir: Nos permite abandonar el programa.
Todas las pantallas presentarán un aspecto común, variando en cada caso el área que llamaremos área de trabajo.
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Rencomendamos que la interfaz presente un diseño sobre la base de colores verde claro y oscuro, los textos deben tornarse con color de letra oscura sobre fondo verde claro.
Área de trabajo 1: Galería
Glosario:
ZM1
Listado de palabras con su significado.
Num. | Palabra Caliente | Significado | ||||||||
Área de imágenes
En esta área se muestran las diversas imágenes fijas en un tamaño pequeño y al hacerle clic se amplía la imagen seleccionada. Las flechas ubicadas en cada extremo permiten la navegación hacia las posteriores imágenes, arriba (1) y abajo (2).
Área de videos o animaciones
Se muestran los diferentes videos o animación. Las flechas de avances arriba (1) y abajo (2) se utilizarán para desplazarse por los videos para ser visualizados.
Las imágenes se encontraran en la carpeta: "IMG"
I1.
I2.
I3.
Los videos se encontraran en la carpeta: "AVI"
V1.
V2.
V3.
Anexo 11: Ventana inicial.
Anexo 11.1: Ventana Microsoft Word.
Anexo 11.2: Ventana Insert Help Hotspot.
Anexo 11.3: Ventana Insert Pupop
Anexo 11.4: Ventana Insert Help Image.
Anexo 11.5: Ventana Insert help Multimedia.
Anexo 11.6: Ventana Find Tepic.
Autor:
Lic. Hamdid Garc?a Verdecia
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