Pymes, nociones y herramientas básicas de administración

INTRODUCCIÓN

Antes de presentar el texto, unas observaciones de las razones, que motivaron su confección.

Las Pymes, que en periodos de crisis o eventos imponderables, saltan a la palestra, porque agrupan, a miles de empresas chilenas y son fuente laboral, de muchos trabajadores. Tienen comúnmente, una gestión errática y de mucha inercia, con unos conceptos de administración y aspiraciones, que sólo les permite marcar el paso, es decir se imponen límites y por su intermedio a todos los que están relacionados con ella. Razones, que las hacen tan vulnerables, a los siempre presentes cambios de los ciclos económicos, momentos en los que se impone pedir ayuda. Ayuda que proviene de su entorno(Los propios consumidores, con sus impuestos, vía el Estado), y de las empresas que realizan buenas gestiones.

Es, esa visión errada de empresa, su gestión y sus propósitos, para consigo misma, su interior y su entorno, la que debe ser cambiada y actualizada a los tiempos.

Eh ahí la motivación.

El presente texto, sobre nociones y herramientas básicas de administración, para Pymes, pretende colaborar para cambiar esa perspectiva errada, del concepto de empresa, su administración y su responsabilidad ante si misma y el entorno.

Para lograr su propósito, el desarrollo del texto va presentando, nociones y aspectos básicos de la empresa y sus funciones, para integrarlos en una visión conceptual de sistema. Ya conceptual izada la empresa, como sistema, se incorporan elementos básicos de la administración o acto de administrar y sus funciones.

Ya, conjugada la teoría de sistemas con la empresa y el alcance que tiene administrarla, se aborda la primera función de la Administración, la Planificación.

El desarrollo básico de esta función, sus nociones y aplicación es el tema tratado en los capítulos II y III. Para su aplicación, se sugiere una metodología que utiliza el FODA, en el contexto de una Planificación Estratégica, metodología que es abordada, tanto conceptualmente, como práctica, vía el desarrollo de un caso o ejercicio.

La utilización de la metodología sugerida, conjuga, además, todos los conceptos expuestos sobre; empresa, sistemas y administración.

Concepción, Mayo del 2010 El Autor

Capitulo I

Introducción.-

El presente capítulo tiene una sola finalidad, presentar conceptos básicos relacionados con: La Empresa, sus clasificaciones según las finalidades de éstas y sus estructuras jurídicas. Presentar también la estructura interna, clásica, es decir las funciones que realizan todas las empresas, para lograr sus objetivos.

Ir introduciendo la percepción de la relación simbiótica, que existe entre toda empresa y su entorno, pera abordarla posteriormente con la Teoría de Sistemas.

Teoría que se explica inicialmente usando la analogía del Organismo Humano, por ser de ordinario conocimiento. Para posteriormente enfocar la visión de la empresa desde una perspectiva total de sistemas.

Terminando con conceptos básicos de Administración y las funciones o acciones, que el acto de administrar debe realizar, para así acercar la función de planificación y más específicamente la planificación estratégica, cuyo alcance y metodología es la finalidad del presente texto.

El lector también, se podrá dar cuenta que lo que se plantea como política a nivel de gobierno, no es más que la aplicación de la ciencia o arte de la administración.

Pero no se podía terminar este capítulo, sin hacer referencia a los dos componentes fundamentales de toda Pyme, el empresario y el administrador, cuyas funciones, características y alcance, en la práctica se confunden.

Paradójicamente, la claridad entre las funciones de ambos puede marcar el éxito o fracaso de una Pyme.

I. Conceptos

I.1.- Empresa

I.1.1 Definición General de Empresa

Es usual, que el concepto empresa se relacione con una organización, cuyo fin es la obtención de utilidades o la generación de riqueza.

El concepto de empresa es más amplio y abarca a toda organización humana o de personas, que persiguen un objetivo común.

Es, esta acepción amplia la que permite que en la actualidad las organizaciones sociales sean consideradas empresas, aún cuando su objetivo no sea la generación de riqueza, pero si se observa su estructura interna, su administración y todos los elementos que la componen, no se diferencian de una empresa con fines de lucro más que en sus objetivos.

I.1.2 Tipos de Empresas

I.1.2.1 Empresas cuyo objetivo es la generación de riqueza.

Se ha utilizado el término generación de riqueza, pues es una acepción económica amplia que no está limitada, por el supuesto tradicional de "Maximización de Utilidades", ya que la generación de riqueza NO implica necesariamente la maximización de utilidades NI el exprimir los recursos.

Este tipo de empresas, que son la base de cualquier sistema económico, ya sea liberal o mixto de mercado, (actualmente, por el rol que juega el estado, todos los sistemas económicos son mixtos, con mayores o menores grados de ingerencia del mercado o del estado), al cual pertenecen las Pymes, se pueden agrupar dependiendo del tipo de bienes o productos a ofrecer en:

a. Empresas Manufactureras.

Son las empresas que transforman materia prima vía un proceso productivo cualquiera, independiente de su complejidad y tamaño, en un producto o bien determinado. Son llamadas, técnicamente hablando, "Empresas manufactureras".

Estas empresas, a su vez, dependiendo de si el bien producido es destinado al consumo final, (como es la vestimenta, la alimentación, etc.), o se utiliza en la elaboración de otro bien, se pueden subdividir en:

Empresas Manufactureras de bienes finales o de bienes intermedios:

Entonces:

Bienes Finales; son aquellos bienes cuya elaboración o producción es para ser consumidos o utilizados. Es decir son gratificadores o satisfactores inmediatos de necesidades. Ejemplo; Cualquier producto alimenticio, de vestuario, autos, estufas, etc.

Bienes Intermedios; son los bienes elaborados cuya finalidad es l ser utilizados en la elaboración o producción de otros bienes o servicios, es decir, son utilizados en otro proceso productivo. Ejemplo; Las máquinas para: producción agrícola, minera, de alimentación, de vestuario, generación de energía, construcción, etc.

b. Empresas de Servicios

Son las empresas, que producen o generan un bien o satisfactor de necesidades "Intangible", es decir, el producto o bien NO es físico, como un bien final o intermedio. Ejemplo; Los seguros, el transporte, la entretención, la educación, etc.

Entonces:

Un Servicio; es un satisfactor de necesidades intangible, es un bien intangible, que al no ser físico no tiene las propiedades de la materia.

Empresas de este tipo son; Las compañías de seguros (entre ellas considérense las ISAPRES, etc.), los bancos, las AFP, las empresas de educación, las empresas de transporte, las empresas de entretenciones, etc.

Empresas Comercializadoras, son así llamadas las empresas que compran un bien final o intermedio con la finalidad de revenderlos, Ejemplos; Las tiendas (independiente de su tamaño), los negocios de barrio, los supermercados, etc.

Si se analizan objetivamente las características de estas empresas,

¿Qué venden?, un "Servicio". Son intermediarios del canal de comercialización, entre el productor del bien y el consumidor.

En consecuencia una empresa comercializadora ES una empresa de Servicios; cuya función es acercar al Productor con el Consumidor.

c. Empresas extractivas.

Son las empresas que se dedican a la extracción de minerales u otros productos naturales (Petróleo, por Ej.), para efecto de las Pymes son referidas a la pequeña minería.

d. Empresas agrícolas.

Son las empresas que se dedican a la actividad agrícola, es decir al cultivo de algún satisfactor natural, (Frutos, hortalizas, legumbres, granos, etc.)

e. Empresas pesqueras.

Son las empresas que se dedican a la actividad pesquera y otros frutos del mar.

f. Empresas ganaderas.

Son las empresas que se dedican a la producción de cualquier tipo de ganado, independiente de la finalidad de estos.

g. Empresas forestales.

Son las empresas que se dedican a la producción o manipulación de cualquier tipo de árboles, independiente de su finalidad.

En economía; las empresas de las letras c.- a la g.- corresponden al sector primario, las manufactureras al sector secundario y las de servicio al sector terciario.

I.1.2.2 Empresas cuyo objetivo NO es la generación de riqueza.

a. Empresas de Servicio Social

Son organizaciones de cualquier tipo, cuya finalidad u objetivo último es el desarrollo o prestación de algún tipo de Servicio a la comunidad o al Individuo, sin fines de lucro o riqueza, independiente de las características, que asuma su financiamiento. Ejemplos; Las fundaciones, las iglesias (que representen cualquier tipo de religión), una junta de vecinos, una agrupación gremial, etc.

I.1.2.3 Tipos de Empresas, según su estructura o características

Jurídicas.

Cualquier empresa cuyo objetivo es la generación de riquezas, puede asumir alguna de las siguientes estructuras jurídicas, si cumple con la normativa legal exigida, la cual básicamente regula la composición o estructura del capital social o patrimonio de la empresa y las características legales de su administración y representación.

a. Empresas Individuales

Son las empresas conformadas por una persona natural. La característica de esta empresa radica en que no existe delimitación entre la empresa y su dueño, desde el punto de vista del capital social y su representación.

El dueño o propietario de esta empresa trabaja con su nombre civil, su RUT (en el caso de Chile) y su responsabilidad jurídica patrimonial, abarca a la totalidad de sus bienes personales.

b. Sociedades de Responsabilidad Limitada.

Por ser sociedad, ya implica la asociación de dos o más personas. Su conformación exige ciertas formalidades legales, su responsabilidad jurídica patrimonial, se limita al capital social o su patrimonio. Sus características legales de administración y representación se definen en el contrato social.

En Chile existe la posibilidad de conformarse la empresa de responsabilidad limitada individual, la cual tiene regulaciones y formalidades legales, pero permite existir legalmente con una sola persona natural.

c. Sociedades Anónimas.

c.1.- Sociedad Anónima Cerrada.

Su constitución exige formalidades legales, hay ciertas regulaciones para el contrato social y su capital social está dividido en un número determinado de Acciones, con cierto valor nominal, que representan una fracción del capital social, también tiene regulaciones legales específicas en lo referido a su administración y representación.

c.2.- Sociedad Anónima Abierta.

Para simplificar, se puede decir que la diferencia con las S.A. cerradas, esta en la constitución del capital social, se exige que una parte de éste sea ofrecido en el mercado financiero. Es decir, las acciones son transables en la bolsa de valores.

Tiene regulaciones legales específicas, entre otras, sus estados financieros deben ser de público conocimiento y están sometidas a la fiscalización y regulación de las Superintendencias de Valores y Seguros y a la de Sociedades Anónimas. No así las cerradas.

Por sus características tanto financieras y legales, corresponden a grandes empresas, NO a PYMES.

d. Personerías Jurídicas.

Las Organizaciones Sociales o de Servicio Social, cuando están legalmente acreditadas, obtienen del Estado un reconocimiento de Personería Jurídica (en el caso de Chile). Esta personería les permite actuar como una persona independiente de sus asociados.

Las empresas que son:

Sociedades de Responsabilidad Limitada. Sociedades Anónimas.

Personerías Jurídicas.

Son legalmente "Personas Jurídicas". Vale decir, que bajo ciertas normas legales, tienen los mismos derechos de una persona natural, con sus consecuentes responsabilidades.

Al ser persona jurídica, la empresa ya está diferenciada de la persona de los propietarios, es un ente legal con vida propia. Puede asociarse, contraer compromisos legales, etc. Esto lo realiza por intermedio de su o sus representantes legales.

RESUMEN:

Las Pymes pueden ser de los siguientes tipos y asumir cualquiera de las siguientes estructuras jurídicas:

Estructura Jurídica

Cuadro I.1.-

En consecuencia, este libro está referido a las Pymes cuya finalidad es la generación de riqueza.

Los ejemplos, ejercicios o casos que serán presentados, estarán referidos a las Pymes del rango superior sólo con la finalidad de incluir un mayor número de variables, pero en ningún caso dejan de ser aplicables a una Pyme de menor tamaño, en este caso el Nº de variables disminuye pero al desarrollarse la pyme, se pueden ir incorporando y ampliando el abanico de factores a considerar.

Es pertinente aclarar que el concepto de Industria, No es sinónimo de empresa manufacturera. La industria es un concepto abstracto, que está referido a un conjunto de empresas de un mismo rubro, por Ej.: La industria del calzado, se refiere a todas las empresas manufactureras y otras relacionadas con el calzado, así las demás industrias.

I.2 Funciones de la Empresa

Las funciones, se han planteado y desarrollado en el tiempo, como una forma "racional" de agrupar ciertas actividades homogéneas que toda empresa realiza y permitir la especialización del recurso humano y su manejo.

Paradójicamente, estas funciones son el resultado del "Proceso de Administrar", es decir, no se administra sobre o por intermedio de las funciones de la empresa solamente, sino que éstas a su vez son el resultado de administrar una empresa.

Clásicamente estas funciones son:

1. Comercialización, Marketing, Mercadeo o Mercadotecnia.

Su función u objetivo fundamental, como su nombre lo indica, es relacionar a la empresa con su mercado objetivo -su segmento de mercado- o potenciales clientes definidos.

Clásicamente sus funciones básicas son dos (2):

1.1 Desarrollar la estrategia de Comercialización.

Que en lo fundamental, tiene que ver con las decisiones de:

• Medio ambiente o entorno del mercado.

• Mercados del consumidor.

• Segmentación del mercado.

• Medición y pronósticos del mercado.

1.2 Desarrollo de la mezcla Comercial.

Que en lo fundamental, tiene que ver con las decisiones de:

• Producto.

• Precio.

• Canales de Distribución.

• Distribución física.

• Comunicaciones.

• Publicidad y Promoción.

• Fuerza de venta.

Que también se conocen como las cuatro P; Producto, Precio, Plaza y Promoción.

2. Finanzas.

Su función primordial, es la de "Velar" por la óptima combinación de: los Activos, Pasivos y Patrimonio de la empresa.

Sus áreas, se pueden definir como:

2.1. Decisiones sobre la administración del Capital de Trabajo.

2.2. Decisiones sobre la estructura del Capital, – Combinación de las fuentes de financiamiento externo e interno -.

2.3. Decisiones sobre selección y evaluación financiera, de los activos a adquirir y de los negocios a realizar.

3. Producción.

Su función principal, es la de elaborar los bienes a comercializar.

Sus áreas se pueden definir como:

3.1 Decisiones sobre el diseño de productos.

3.2 Decisiones sobre el diseño del proceso productivo y su localización de planta.

3.3 Decisiones sobre la programación, funcionamiento y control de la producción.

3.4 Decisiones sobre el control de calidad de los bienes elaborados.

3.5 Decisiones sobre la selección y mantención de los equipos del proceso productivo.

4. Personal o Recurso Humano.

Su función principal es la de proveer, desarrollar y mantener el recurso humano de la empresa.

Sus áreas se pueden definir como:

4.1 Decisiones relacionadas con necesidades y requisitos.

4.2 Decisiones relacionadas con contratación y selección.

4.3 Decisiones relacionadas con reclutamiento.

4.4 Decisiones relacionadas con políticas de remuneraciones.

4.5 Decisiones relacionadas con evaluación de cargos y desempeño.

4.6 Decisiones relacionadas con beneficios laborales.

4.7 Decisiones relacionadas con capacitación, desarrollo e incentivos a los trabajadores.

5. Informática.

Su función principal es la de diseñar, desarrollar y mantener el Sistema de Información Administrativo (SIA) de la empresa.

En términos simples; el SIA es el conjunto de equipos, programas, recurso humano, procedimientos, técnicas, etc. Que permiten recibir, filtrar, elaborar, y emitir la información requerida para la toma de decisiones al interior y con el entorno de la empresa.

Sus áreas se pueden definir como:

5.1 Decisiones sobre el diseño lógico del SIA.

5.2 Decisiones sobre el diseño físico del SIA. (Equipos y programas a utilizar)

5.3 Decisiones sobre la mantención del sistema de información.

5.4 Decisiones sobre la actualización del SIA.

5.5 Decisiones sobre la administración del SIA.

6. Abastecimiento.

Su función principal es la de proveer al departamento de producción, de todas las materias primas, insumos y accesorios requeridos, en el momento que son necesitados y con las especificaciones técnicas solicitadas, en las mejores condiciones financieras para la empresa.

Sus áreas se pueden definir como:

6.1 Decisiones sobre la elección de proveedores.

6.2 Decisiones sobre condiciones de compra.

6.3 Decisiones sobre inventarios.

6.4 Decisiones sobre bodega.

6.5 Decisiones sobre logística de adquisiciones.

En una empresa comercializadora sus áreas son las mismas, sólo que su importancia como función es mayor, ya que no está referida al área de producción solamente, sino que a la base de toda la corriente de entrada de los satisfactores a comercializar en la empresa.

7. Contabilidad y registro.

Su función básica, es el registro de los hechos económicos que realiza la empresa, la confección de sus estados financieros e informes contables y el cálculo de sus costos.

Sus áreas se pueden definir como:

7.1 Decisiones sobre el sistema contable general, su estructura, registros, archivos e informes.

7.2 Decisiones sobre el sistema de costos a utilizar, su estructura, registros, archivos e informes.

7.3 Cumplimiento con la normativa legal.

Las funciones de la empresa antes descritas y sus áreas de decisiones, se relacionan entre SI, a la vez cada una de ellas se relaciona con el entorno de la empresa.

Ejemplos:

Cuadro I.2.-

También, todas estas funciones tienen relación con sus respectivos mercados de conocimientos y tecnología, para estar actualizados en sus respectivas áreas.

Los trabajadores como seres individuales, con su entorno inmediato, personal y social.

Cada una de las funciones de la empresa opera como un subsistema en si mismas, se relacionan con las demás vía las decisiones de administración general, que afectan a la empresa en su conjunto y a la información que deben compartir, como de recursos – en algunos casos – para lograr los objetivos y metas temporales de la empresa, como también por la interacción del recurso humano que componen cada función o área.

En el caso de una Pyme dependiendo de su tamaño, las funciones de la empresa, NO necesariamente están totalmente departamentalizadas, por cuanto una persona o cargo realiza más de una función, pero en mayor o menor grado, con mayor o menor complejidad, todas se deben realizar. (Ver cuadro resumen y de ejemplos, en página siguiente)

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